TEHOKKUUTTA HENKILÖVALINTAAN

Transkriptio

1 Karl-Magnus Spiik Ky Tehokkuutta.../ sivu 1 TEHOKKUUTTA HENKILÖVALINTAAN Työvoimatoimistot palvelevat yrityksiä ja asiakkaitaan hyvin ja laadukkaasti. Olemme rakentaneet yhteistyömallin, joka on tehokas ja vähentää työtä hakuprosessissa. Se tuo selkeämmin esiin ne hakijat, jotka sopivat parhaiten avoinna olevaan tehtävään (mm. hakemuksen laatu ja persoonallisuus, avoimuus ja rohkeus kertoa itsestään). Minäkuva -arvion (persoonallisuustestin) ottaminen mukaan on myös toiminut hyvin. Tässä mallissa hakija tekee enemmän töitä etukäteen, jolloin hakemus kertoo myös hänen todellisesta kiinnostuksestaan, keskittymiskyvystään ja motivaatiostaan. Koska kaikki tehtävät ovat erilaisia, on tässä alla muutamia tärkeitä asioita ja sen jälkeen käytännön malliesimerkki. TÄRKEÄ 1 Kerro avoinna olevasta tehtävästä niin tarkasti kuin mahdollista. Kerro myös minkälainen ihminen tai osaaminen ei siihen sovi. Pane tämä tieto yrityksenne sivuille nettiin. * Tarkka kuvaus karsii ei-sopivat, joka on sekä hakijan että yrityksen etu. * Hakemuksen tekeminen edellyttää perehtymistä tehtävään, jolloin hakemuksista voi nähdä, kuka on aidosti kiinnostunut ja kuka vain lähettelee hakemuksia. On kuitenkin hyvä muistaa, että kirjallinen ilmaisutaito ei ole kaikilla ihmisillä samanlainen. 2 Pyydä hakijoita tekemään jokin arvio itsestään. Kotisivujemme IHMISTUNTEMUS TESTI on vapaasti käytettävissä. Jos kyseinen teoria on sinulle ennestään vieras, perehdy siihen huolella, jotta voit käyttää sitä arvioidessasi hakijoita. * Voit harkitusti karsia hakijat, joiden profiili ei sovi tehtävään. Tässä kohtaa on syytä muistaa, että mitkään kirjalliset arviot eivät kerro totuuksia. Ne ovat suuntaa antavia. Tuloksissa näkyy usein myös toiveita ja kehittymispyrkimyksiä. Profiilin vertaaminen hakemuksen muuhun osaana antaa lisää tietoa. * Kun hakemus vaikuttaa hyvältä, voit käydä minäkuva -arvion kysymykset läpi rivi riviltä. Valinnat eri riveillä kertovat ko. hakijan ajattelusta. * Henkilökohtainen tapaaminen ja hyvin suunniteltu haastattelu (keskustelu) on tärkein vaihe. Paperilla oleva tieto antaa yhden kuvan; hakijan tapaaminen paljon laajemman ja syvällisemmän kuvan. Tarvitsetko ehkä ulkopuolista apua? Taso 1 Voimme suunnitella puolestasi viestin työvoimatoimistolle, netti-ilmoituksen ja tehtäväkuvauksen. Tämä edellyttää puhelinkeskustelua tehtävästä ja tarpeista. Taso 2 Voimme mahdollisesti myös vastaanottaa hakemukset puolestasi, tehdä alkukarsinnan ja ehdottaa joukosta esim. 5 parasta perusteluineen. Pyydä tarjous.

2 Karl-Magnus Spiik Ky Tehokkuutta.../ sivu 2 OMA ESIMERKKIMME * Tällä sivulla on sähköpostiviesti työvoimatoimistolle ja toimiston netti-ilmoitus. * Sivuilla 3-5 on www-sivuillamme ollut kuvaus työstä ja vastaamisohjeet hakijalle. Hei Toimistomme sihteeri ryhtyy opiskelemaan, joten yksi työpaikka on auki. Voimme ilmeisesti toimia samalla tavalla kuin kaksi vuotta sitten, eli Te panette ilmoituksen sivuillenne. Kun Teiltä kysytään tästä työstä, niin toivoisin korostettavan seuraavia kahta asiaa: * Hakemuksen lähettäminen edellyttää tutustumista www -sivuillamme oleviin ohjeisiin. Olen jatkuvasti muualla kouluttamassa, ja siksi hakemusten lukeminen ja haastatteleminen tuottaa aikatauluongelmia. Haluan näin karsia ne hakijat, jotka eivät ole tosissaan tai joille tämä työ ei sovi. * Toimistosihteerin työ on huolellisuutta ja tarkkuutta vaativa tehtävä. Hänen pitää usein perehtyä kirjallisiin materiaaleihin ja poimia sieltä omat työnsä. Tämän menettelyn avulla näen miten hyvin tällainen oma-aloitteinen työ sujuu. Tässä alla on hakemuksen teksti. Hakuaika on... asti. Ohjeet hakemusta varten ovat netissä parin tunnin sisällä, joten ilmoituksen voi aktivoida huomisesta alkaen. Terveisin ja kiitos avusta Karl-Magnus Spiik Toimistosihteeri (vakituinen) Yritys: Karl-Magnus Spiik Ky (henkilöstö 3), toiminta on henkilöstön koulutus ja valmennus (yhteistyö, tiimityö, johtaminen, asiakaspalvelu, myyntitaito...). Työ alkaa heti. Työ tarjoaa monipuolista ja vaihtelevaa toimistotyötä asiakkaiden arvostamassa konsulttiyrityksessä. Itsensä jatkuvaa kehittämistä. Näköalapaikkaa yrityselämään. Joustavuutta. Avoimet ja lämpimät ihmissuhteet. Mahdollisuutta oppia päteväksi toimistosihteeriksi. Edellytykset. Tärkein edellytys on uuden oppimiseen halu ja kyky sopeutua pitkälle kehitettyyn työskentelytapaan (toimiston ja töiden järjestelmällisyys); lisäksi avoimuus ja ennakkoluulottomuus. Työ on tiivistä yhteistyötä, siksi se edellyttää joustavuutta, kykyä ja rohkeutta puhua asioista suoraan. Kymmensormijärjestelmä ja kokemusta Macintosh-tietokoneista tarvitaan, kohtuullinen ruotsi on eduksi. Oma auto (toimiston sijainti). TOIMENPITEET: Ennen hakemuksen lähettämistä mene kotisivuillemme < >, sitten YHTEYSTIEDOT ja kohtaan SIHTEERI. Lue huolella kuvaus tehtävästä ja toimi siellä olevien ohjeiden mukaan.

3 Karl-Magnus Spiik Ky Tehokkuutta.../ sivu 3 HEI! OLETKO TULEVA TOIMISTOSIHTEERIMME? Pyrin tässä yhteenvedossa kertomaan mahdollisimman tarkasti sihteerin työstä ja odotuksistamme. Etsimme pitkäaikaista toimistosihteeriä ja siksi on tärkeä, että tiedämme kumpikin alusta asti mitä voimme tarjota ja mitä odotamme toinen toisiltamme. Mikäli lukemasi jälkeen koet, että tämä työ ei ehkä sovi Sinulle, hakemusta ei kannata lähettää. Olemme kolmen hengen konsultti- ja valmennusyritys. Emme aio kasvaa suuremmaksi. Monet asiakkaistamme ovat alansa edelläkävijöitä, jotka ovat ymmärtäneet ihmisten merkityksen tulosten tekemisessä. Yhteistyömme asiakkaiden kanssa on tiivistä ja luottamuksellista. Päätoimintamme on henkilöstön valmentaminen eli seminaarien järjestäminen, joissa yritysten ja organisaatioiden avainhenkilöille koulutetaan uusia taitoja (yhteistyö, tiimityö, johtaminen, asiakaspalvelu, myyntitaito...). Löydät lisää tietoa kotisivuiltamme kohdasta valmennusalueet. Katso myös etusivu näin ajattelemme, näin toimimme. Ajatukset tulisivat koskemaan myös Sinua. TOIMISTOSIHTEERIN TYÖ Työ tarjoaa mm. seuraavaa: pienen yrityksen toimistotyön tuntemus, organisointitaito ja ajan hallinta kehittyvät, itsensä kehittäminen, näköalapaikka yrityselämään, avoimet ja lämpimät ihmissuhteet. Ehkä suurin hyöty on, että opit monipuolista toimisto- ja työparityöskentelyä. Työ on monipuolista ja vaihtelevaa, mutta sisältää paljon yksittäisiä ja valmiiksi suunniteltuja rutiinitehtäviä. Siksi huolellisuus, tarkkuus ja sopeutuminen jo olemassa oleviin pelisääntöihin on välttämätöntä. Työ on tältä osin vaativa. Ihmissuhteisiin ja henkiseen kehittymiseen tulet saamaan paljon virikkeitä ja kokemuksiakin. Mieti huolella itseäsi seuraavien näkemysten pohjalta. Tämä työ ei sovi Sinulle, * jos olet luova ja haluat toteuttaa itseäsi työssä (toimistossa on tarkka järjestys, jota ei voi muuttaa oma-aloitteisesti, koska käytämme kaikki samaa kokonaisjärjestelmää). * jos kaipaat työssä ihmisiä ympärillesi (tulet useimmiten työskentelemään yksin toimistossa). * jos koet jatkuvat muutokset ja toisten laatimien ohjeiden noudattamisen vaikeaksi. Mikäli olet ollut pitempään työelämässä, joudut todennäköisesti tarkistamaan monia työskentelytapojasi. OLOSUHDETEKIJÄT JA EDELLYTYKSET Työympäristö on toimistohuone ja tarvittaessa muutakin tilaa omakotitalon yhteydessä. Toimistossamme on uudet Mac-tietokoneet ja muita tarpeellisia teknisiä laitteita. Käytämme aktiivisesti sähköpostia.

4 Karl-Magnus Spiik Ky Tehokkuutta.../ sivu 4 Työajoissa, vapaissa, lomien kohdalla jne. löytyy paljon joustavuutta, kunhan asiat sovitaan hyvissä ajoin etukäteen. Saat päivittäin lounaan ja kahvit. Oppimisvaiheessa työaika on Pitkälle kehitetyn tehokkuuden (kerralla oikein) ja tietojärjestelmän ansiosta työaika voidaan myöhemmin lyhentää esim Koska kesällä ja vuoden vaihteessa asiakkaat eivät kouluta henkilöstöään, tulee joulun tienoilla kuukauden ja kesällä puolentoista kuukauden tauko. Ehdot näiden kohdalla sovitaan erikseen. Työsuhteessa noudatamme työehtosopimuksen henkeä ja pelisääntöjä. Kymmensormijärjestelmän osaaminen on yksi tämän työn edellytyksistä. Kohtuullinen liikeelämän tietämys on hyväksi, mutta ei välttämätöntä. Toimistossamme on Macintosh-tietokoneet, joten toivottavasti ne ovat Sinulle tuttuja ennestään. Kohtuullinen ruotsinkielen taito on eduksi. Toimistomme sijainnin takia (Ala-Lemussa, 12 km Turun keskustasta) tarvitset oman auton, koska tänne ei kulje linja-autoja. Työssä on tärkeintä ennakkoluulottomuus, halu uuden oppimiseen ja sopeutuminen pitkälle kehitettyyn työskentelytapaan. Joustavuus ja rohkeus puhua asioista suoraan liittyvät valmenustyöhömme, joten niitä tarvitaan toimistossakin. Palautteiden antaminen ja vastaanottaminen on ehdoton edellytys. Yhteistyö on hyvin tiivistä ja noudatamme hyväksi havaittuja pelisääntöjä. Työ on kuitenkin itsenäistä, koska kouluttajana olen muualla ja sihteeri toimistossa. Hyvä itseluottamus on tärkeä: opit asiat nopeasti, työ lähtee sujumaan ja koet onnistumisia. TOIMISTON TEHTÄVÄT LYHYESTI * Puhelin ja sähköposti: asiakasyhteydet, koulutuspaikkojen varaukset, tilaukset ja asioiden hoito, muu tiedonvälitys, päivittäiset viestit. * Koulutusmateriaalit: monistus (kopiokone), kokoaminen ja palauttaminen, kehitteleminen ohjeiden mukaan. * Tekstinkäsittely ja Mac: kirjeet ja tarjoukset, raportit ym. asiakkaalle, laskutus, dokumentointi, koulutusmateriaalit ja kalvot. * Järjestys ja siisteys: toimiston siivous, kirjeet postiin kotimatkalla. * Toimisto sijaitsee kodin yhteydessä, joten ruoan tekemisen ja kahvin keittämisen kohdalla olet yksi meistä. TOIMI SEURAAVASTI 1. Lähetä vapaamuotoinen hakemuksesi heti (viimeistään...), jossa kerrot itsestäsi ja ajatuksistasi, sekä erityisesti miksi haluat tämän työpaikan. Miksi uskot sen sopivan juuri Sinulle? Kuvaile omin sanoin itseluottamustasi, avoimuuttasi ja yhteistyökykyäsi erilaisten ihmisten kanssa. Toivon Sinun esittävän myös palkkatoivomuksesi. Koeaika on puolin ja toisin kolme kuukautta.

5 Karl-Magnus Spiik Ky Tehokkuutta.../ sivu 5 Teemme päätöksen nopeasti ja työ alkaa heti, koska nykyinen sihteeri ryhtyy opiskelemaan... alkaen. 2. Tulosta kotisivujemme kohdasta TYÖKALUJA ihmistuntemus -testin. Tee se ja lähetä lomakkeet hakemuksen liitteenä. Teoriaosan avulla voit perehtyä aiheeseen tarkemmin, jos haluat. Kiitos että olet lukenut tämän yhteenvedon, josta sait jonkinlaisen käsityksen siitä, mitä tarkoitan sanoilla avoimuus ja suoruus. Toivottavasi lukeminen auttaa Sinua päätöksenteossa. Jos tarpeesi ja arvosi vastaavat näitä ajatuksia, tämä saattaa olla ihannetyöpaikka ja henkisesti rikas vaihe elämässäsi. Ole kuitenkin kriittinen. Mikäli et koe tätä omaksesi (esim. huolellisuus ja tarkkuus eivät kuulu luonteenpiirteisiisi), hakemusta ei kannata lähettää. Jos kutsun Sinut haastatteluun, ole ystävällinen ja valmistaudu kertomaan itsestäsi, toiveistasi, arvoistasi, tarpeistasi ja myös miettimällä kysymyksiä etukäteen. Terveisin Karl-Magnus Spiik liikkeenjohdon konsultti (LJK), ekonomi PS. Jotta tiedät mitä on odotettavissa, niin tässä on pitkäaikaisimman ( 8 vuotta) sihteerimme palaute, kun hän oli ollut runsaan vuoden toimistomme sihteerinä. TYÖN PLUSSAT: Itsenäisyys, riittävästi töitä, viihtyisä työympäristö, monipuolinen ja vaihteleva työ, innostavat työkaverit, tunnetut asiakkaat, saa palautetta, joustavuus, haasteita on, mielenkiintoiset raportit, mahdollisuus itsensä kehittämiseen, työrauha, mukana koulutuksissa, oma oppiminen, rohkeus on kasvanut (mm. puhelimessa ja omienkin asioiden hoitamisessa), asiat/tunteet -ajattelu on selkeytynyt, järjestelykyky on parantunut, nautinto hyvin menneestä työstä, on kiva tulla töihin. TYÖN MIINUKSET:10-sormijärjestelmä ei toimi vielä riittävästi, joskus on kiire ja se vähän stressaa, toisinaan itsellä keskittymisvaikeuksia, jatkuvat virheiden korjaukset, oma unohtaminen. KALLEN PLUSSAT: Mukava, lupsakka, hauska, hyvä ystävä, suora palaute, kannustus ja patistaminen, tiukka työasioissa (vaatiminen opettaa), ammattitaito, pätevä, tässä ja nyt -toiminta eli mukana oleminen, tavallinen ihminen eli ei ole pelottava, muutosprosessi on vaikeaa ja tuskallista mutta niin palkitsevaa kun onnistuu ja huomaa kehittyvänsä, pakottaa jatkuvasti ajattelemaan. KALLEN MIINUKSET: Toimistossa joskus äkkipikainen, kysymiseen joskus tyly vastaus (lähinnä puhelimessa kun seminaarissa on tiukka aikataulu), palautteen kohdalla joskus ylireagointia, antaa toisinaan totisen ja kaikkitietävän kuvan, ihmissuhteen rakentaminen oli alussa vaikea, kun K. puhui asioista niin suoraan.