DIGITOINTITYORYHMA LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 JWASKYLAN YUOPISTQ , 2014 _ _/i±i 2o Lp DIGITOINTITYORYHMA LOPPURAPORTTI LuovuTETTu HALLINTOJOHTAJALLE JYVASKYLAN YLIOPISTO

2 Digitointityoryhrnän Ioppuraportti I SISALLYS JOHDANTO 1 1 DIGITOINTIEN YLEISTILANNE YLIOPISTOISSA 3 2 DIGITOINTIHANKKEEN KUVAUS 5 3 TOIMINNAN RAHOITUS, VOLYYMI JA ULKOISTAMISTARPEET Jatkovuosien kulut Jatkovuosien tuotot Toiminnan volyymi Ulkoistamistarpeet Ulkopuolinen rahoitus 9 4 HENKILORESURSSIT 10 5 TUOTANTO-, LUOKITTAMIS- JA JULKAISUJARJESTELMAT Julkaisu (JYX-julkaisuarkisto) Metatiedot Tunnisteet 11 6 TEKNINEN INFRASTRUKTUURI Kirjaskannaus Muu digitointi 14 7 TYONJAKO DIGITOINTIIN LIITTYVIEN YKSIKOIDEN KESKEN 15 8 DIGITOINNIN PERIAATTEET Periaatteiden määrittely Laatumääritykset 18 9 TOIMINNAN TLJTKIMUSEETTISET, LAINSAADANNOLLISET JA SOPIMUSHALLINNAN REUNAEHDOT Tekijänoikeus Kirjalliset teokset Valokuvat Audiovisuaaliset teokset Tutkimusaineistot Henkilotietolaki (523/1999) Julkisuuslaki (621/1999) OHJEISTUKSET 24 I

3 Digitointityöryhrnin Ioppuraportti I 11 JATKOSUOSITUKSET 25 LuTE 1: RAPORTIN LUOVUTTAMINEN 26 LuTE 2: TYORYHMAN ASETTAJAN PAATOS 27 II

4 Digitointityoryhmän loppurapoutti I JOHDANTO Hallintojohtaja asetti digitoirttityoryhmän Työryhmän tehtävinä oh arvioida digitointitoiminnan edellyttämät investoinnit ja henkiloresurssit arvioida jatkovuosien tuotot ja kulut vahita aineiston digitoinnin, arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen tuotanto-, luokittamis- ja julkaisuj ärjestelmat määritehlä tyonjako mm. laitosten, tutkimusryhmien, kirjaamon ja arkiston, museon, kirjaston ja muiden digitointiin hiittyvien yksiköiden kanssa selvittää toiminnan tutkimuseettiset ja lainsäädannohliset (henkilotietolaki, tekijän- ja käyttooi keudet) ja sopimushahlinnan reunaehdot arvioida mahdolliset digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen ulkoistamistarpeet ja - mahdollisuudet arvioida mahdollisuudet tarjota digitointipalvelua yhiopiston ulkopuolisihle asiakkaille Työryhmä kokoontui vuoden kuluessa 10 kertaa (28.2., 14.3., 5.4., 7.5., 30.5., 20.8., 9.9., , ja ). Tyoryhmään ovat kuuluneet: professori Heikki Hanka (puheenjohtaja) professori Mikko Aro, tietohahlintopäälhikko Antti Auer, lakimies Visa Hiltunen, yhteysjohtaja Anu Mustonen, kehittamispalvelujen päällikko Markku Närhi, julkaisukoordinaattori Pekka Olsbo, painon päällikko Ilpo Viitala ja intendentti Pirjo Vuorinen. arkistoasiantuntija Jani Hartonen (sihteeri) Koska yhiopistossa on digitoitavana valtavat määrät tutkimus-, opetus-, hallinto- ja muuta ai neistoa, lyhyen tyoryhmätyoskentelyn puitteissa ei ollut mahdohlista kartoittaa aivan koko ai neiston volyymiä eikä arvioida digitoinnin edellyttämiä investointeja, kuluja ja tuottoja. Työ ryhmamme päätyi rajaamaan ehdotuksensa hankesuunnitelmaksi, joka tähtää käynnistysvai heen digitointipalveluun. Tavoitteena on luoda digitointipalvelulle toimiva järjes telmä, jotta kiireelhisimmäksi luokiteltu teksti-, kuva- ja av-aineisto saadaan kartoitettua, digi toitua ja sen pitkäaikaissäihytys turvattua. Hanke on mitoitettu vastaamaan niitä henkilo- ja taloudellisia resursseja, jotka on budjetoitu vuodelle 2014 yliopistopalvelujen toiminta- ja tab ussuunnitelmassa. Tyoryhmä vaikutti toimikautensa aikana keskeisesti yliopistoon perustetun digitointikeskuk sen rakentamiseen ja kaynnistykseen. Tyoryhmä toimi käytännossä digitointikeskuksen suun nittelu- ja koordinaatioryhmänä. Tyoryhmätyoskentelyn päättyessä digitointikeskus toimii talhennepahvelun (tasoskannaus) ja optisen tallennuksen tehtävissä sekä kirjojen skannauksessa. 1

5 Digitointityöryhrnän ioppuraportti I Vuoden 2014 alussa digitointikeskuksessa voidaan aloittaa myös sisäilmavaurioisten kirjojen digitointi. Työryhmä ehdottaa hankkeen tyonjaoksi, että perustettu digitointityoryhmä jatkaa vuoden 2014 alusta lukien toiminnan ohjausryhmänä, jossa ovat edustettuna yliopistonlaajuisesti muun muassa tutkimusaineistoihin liittyvä asiantuntemus (laitokset, erillislaitokset), tietotekni nen sekä digitointityon osaaminen (it-palvelut, yliopistopaino), yliopiston muistiyksikoiden asiantuntemus (kirjasto, museo, arkisto) sekä lain- ja tekijänoikeudellinen asiantuntemus (laki miehet). Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata Jyväskylän yliopistossa suoritettavaa digitointi toimintaa, seurata hankkeen toteutumista sekä käsitellä digitointiin liittyviä materiaalipyynto jä. Lisäksi ohjausryhmä määrittelee tyonjakoa ja kehittää ohjeistuksia digitointiin liittyvien yk siköiden välillä. Ohjausryhmä toimi digitointihankkeeseen liittyvien aineistojen priorisointi- ja selvitystyohon vuoden 2014 alussa palkattavan projektitutkijan apuna ja ohjaajana. Projektitut kija toimii myös perustettavan ohjausryhmän sihteerinä. Työryhmä on toimikautensa kuluessa hyodyntänyt ulkopuolisen konsultin, projektipaällikko Osmo Palosen (Mikkelin ammattikorkeakoulu) asiantuntemusta ja lisäksi tyoryhma on raken tanut yhteistyota muiden yliopistojen kanssa kartoittamalla vallitsevaa digitoinnin yleistilan netta mm. keväällii Jyvaskylän yliopistossa järjestetyillä yliopistojen arkistopaivilla sekä syksyl lä Helsingissä ja Tampereella järjestettyjen yliopistojen AMS-päivien yhteydessä. Työryhmän tyoskentelyyn liittyen sihteeri osallistui lisäksi Kansalliskirjaston Digitointi- ja konservointikes kuksessa Mikkelissä 25.9 järjestettyyn Real Case Lab -hankkeen tilaisuuteen Digitoi kokoel miesi kulttuuriperintöä. Lisäksi tyoryhmä on seurannut aktiivisesti yliopiston digitointikes kuksen perustamista Savelaan sekä tutustunut käyttöönotetun kirjaskannerin toimintaan. Jyväskylässä Heikki Hanka Digitointityöryhmän puheenjohtaja 2

6 Digitointityoryhmän loppuraportti DIGITOINTIEN YLEISTILANNE YLIOPISTOISSA Yliopistot kaipaavat aineistojen digitointien osalta järjestelmällistä toimintapolitiikkaa, toimin tamalleja sekä prosesseja. Useimmat yliopistoissa suoritetut digitointihankkeet ovat toistaiseksi olleet yksittäisten laitosten tai yksiköiden harjoittamaa hajanaista toimintaa. Toteutetuissa digi toiru-ieissa on keskitytty pääosin kuva-aineistojen digitointiin, mutta av-aineistojen ja erityisesti VHS-kasettien osalta digitointitoiminta on ollut huomattavasti vähäisempää tai sitä ei ole lain kaan. Suunnitelmallista digitointitoimintaa on yliopistoissa ryhdytty kuitenkin pohtimaan, sillä huoli aineistojen säilyvyydestä ja tahto ainutkertaisten, tutkimuksellisten tärkeiden aineistojen säilyvyyden turvaamisesta on nousemassa vahvasti esille. Esimerkiksi Helsingin yliopistossa toimintasuunnitelmaan kaudelle ( ) on kirjattu aikomus luoda yliopiston kattava toimin tapolitiikka muun muassa av-aineistojen osalta. Tutkimusaineistojen avoin käyttö, digitointi ja pitkäaikaissäilytys on ajankohtainen kysymys, sillä yhä useapi tutkimusrahoittaja edellyttäa asian huomioon ottamista. Kansallisella tasolla malleja on rakenteilla esimerkiksi CSC:n koordinoiman Raketti-hankkeen (raketti.csc.fi/) yh teydessä. Yhteiskuntatieteellisellä alalla Tampereen yliopistolla on pitkäaikaista kokemusta tutkimusaineistojen digitoinnista Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston (fsd.uta.fi/fi/) kokoel miin. Ruotsissa lääketieteen ja humanistis-yhteiskuntatieteellisen alan digitaalisia tietovaranto ja ylläpitää SND, Swedish National Data Service (snd.gu.se). Harvoista yksittäisistä av-aineistojen digitoinneista on esimerkkinä Tampereen yliopiston mu siikintutkimuksen laitoksella sijaitsevan Kansanperinteen arkiston digitalisoiminen, jota on harjoitettu useamman vuoden ajan ja toiminnassa on keskitytty pääasiassa ääninauhojen pelas tamiseen. Vastaavasti valokuvien digitoiminen on edennyt hitaasti, koska alkuvaiheen skan naustöitä on jouduttu uusimaan alkuvaiheessa käytossä olleiden skannereiden teknisen tason vuoksi. Lähtökohtaisesti Tampereen yliopistolla on tarkoitus saada aikaan myös jonkinlaista yliopiston historiaan liittyvää AV-aineistokokoelmaa, jota olisi mahdollisuus kayttää hyväksi en tilaisuuksissa. AV-aineistojen (VHS ja C-kasetit) digitoimista on suunniteltu toteutettavaksi Kansanperinteen arkiston tiloissa ja laitteilla. Aalto-yliopistossa digitointitoiminta on keskittynyt kuva-aineiston ja piirustusten digitointiin. Aallolla on pitkäaikaissailytyskelpoinen Raami-järjestelmä, johon on kertynyt noin 3000 luette loitua kohdetta. Lisäksi kokoelmaan digitoidaan ja luetteloidaan myös muuta arkistoaineistoa tulevaisuudessa, kuten koulun toimintaa dokumentoivia valokuvia, arkkitehtuuripiirustuksia sekä muita oppilastyökokoelmia. AV-aineistojen, kuten VHS-kasettien osalta, digitointitoimin taa ei ole käynnistetty. Aalto-yliopiston kuva- ja mediatietokantahanke kehittää edelleen jat kossa koko Aalto-yliopistolle kuva-aineistojen hallintaan ja pitkäaikaissäilytykseen liittyviä palveluita. Järjestelmä on tulevaisuudessa laajenemassa hajautetuksi järjestelmäksi, jonka kaut ta Aallossa tyoskentelevät opiskelijat, tutkijat ja henkilokunta voivat jakaa kuva-aineistojaan sekä tehdä ohjeistetusti arkistointiehdotuksia omasta aineistostaan. Suunnitelmissa on myö hemmässä vaiheessa laajentaa Raami-järjestelmää säilytyskelpoiseksi myös AV aineiston osalta. 3

7 Digitointityoryhrnän I oppurapoutti Kansalliskirjasto, esimerkkinä muistiorganisaatioista, on keskittänyt digitointitoimintaansa Mikkelissä toimivaan Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskukseen. Yksi kon tehtävänä on tarjota Kansalliskirjastolle sen tarvitsemat digitoinnin, konservoinnin ja mik rokuvauksen perustoiminnot ja tuottaa aineistoa Kansalliskirjaston digitaalisiin kokoelmiin. Merkittävä digitointipalveluja tuottava toimija on myös Mikkelin ammattikorkeakoulu. EU rahoitteisilla hankkeilla on Mikkeliin rakennettu sähköinen arkistoympäristo, joka koostuu digitointi- ja tallennuslaitteiden lisäksi varmennetusta tallennustilasta ja siihen liittyvistä oh jelmistoista. 4

8 Digitointityoryhmän 1.oppuraportti DIGITOINTIHANKKEEN KUVAUS Vuosille Jaksotettavan digitointihankeen suunnitteluvaiheessa selvitetään mitä toiminnan aloitus- Ja käynriistämisvaiheessa tarvitaan ja varustetaan digitointikeskus opistopainon yhteyteen Savelan toimitiloihin. Selvitystyota, priorisointia ja hankkeen läpivien tiä varten yliopistopalvelut ostavat taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitokselta projektitutki Jan (1 henkilo) tyopanoksen. Loppuosa käytetään tarvittavaan infraan sekä ulkoisiin hin, joita käynnistämisvaiheessa tarvitaan. Hankkeelle esitetään lähtökohtaisesti noin vuosibudjettia. Lisäksi suunnitteluvaiheen aikana valitaan aineiston digitoinnin, arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen tuotanto-, luokittamis- ja julkaisujarjestdlmat sekä määritellään tyonjako en yksikoiden ja mahdollisten ulkoisten palveluntarjoajien kesken. Samalla selvitetään nan taloudelliset, tutkimuseettiset, lainsäädännolliset ja sopimushallinnan reunaehdot sekä mahdollisuudet tarjota digitointipalvelua yliopiston ulkopuolisille asiakkaille. yli palvelui toimin Toteutuksen ensimmäisessä vaiheessa määritetään projektitutkijan toimesta, mitkä ovat kiireisimmät ja tuhoutumisvaarassa olevat digitoitavat aineistot sekä kartoitetaan niiden volyymi en yksiköissä. Aineistoon kuuluvat ensisijaisesti kosteusvaurioinen kirjallisuus, kimusaineistot sekä hallirmollinen aineisto. Valokuvien osalta kohteena ovat vedokset, mutta samalla kartutetaan kokemusta myös negatiiviaineiston ja diamateriaalin käsittelystä. Sisäil maongelmista kärsineen aineiston kiireellinen digitointi edesauttaa digitoinnin kenttaän luvien osa-alueiden tarkentamista sekä yliopistolta vaadittavia järjestelyjä digitointipalvelun rakentamiseksi: tilavarustelu, tietojärjestelmät, tallennuskapasiteetti ja laitteistot, lainsäädäntö, metatietomallit jne. Pilotointi aloitetaan humanistisen tiedekunnan kirja-aineistolla mahdolli simman pikaisesti vuoden 2014 alussa, digitointikeskuksen tilojen LVT-töiden valmistumisen jälkeen. Saadun kokemuksen myötä Iuodaan palvelulle myös hinnoittelumalli hyodynnettä väksi oman digitointitoiminnan laajentuessa myohemmin palvelutoiminnaksi. Lisäksi nan tutkimuseettisia, lainsäädännollisiä ja sopimushallinnan reunaehtoja kehitetään pilotoin nissa saatujen kokemuksen perusteella. tut kuu toimin Kirjaskannerin ja yliopiston digitointikeskuksen laitteiston käyttokelpoisuutta kokeillaan myös muuhun kuin kirjojen skannaukseen. Kuva-aineiston digitoinnin Jarjestämisestä vastaa ton tiedemuseo yhteistyossä hankkeen kanssa. yliopis Toteutuksen toisessa vaiheessa etsitään toteutusmalli av-aineiston digitoimiseksi (oma digitointipaja ja/tai ostopalvelu). Ulkoisia palveluja kokeilemalla testataan, miten yliopis to tulee järjestämään av-aineiston digitoinnin ja mitkä ovat toiminnan ja pitkäaikaissäilytyksen edellyttämät investoinnit ja henkilöresurssit. Av-materiaalin digitoinnin ulkoistamiseksi osin VHS) valitaan aineistokartoituksen pohjalta noin 1000 kappaletta keskeisimmiksi ja av-aineistoja, joiden digitoinnin suorittajaksi suositellaan Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) digitointipalveluja. Pilotin tarkoituksena on hankkia kokemusta av-aineiston toinnin jatkosuunnitelmaa varten sekä määreitä ja mittaluokkia kustannuslaskentaa varten. Työryhmä on pyytänyt MAMK:n digitointipaiveluista alustavan taijouksen VHS nauhojen digitoinnista, erikseen a) 500 kappaleesta ja b) 1000 kappaleesta. Ulkoisen tarjoajan käyttämisellä pyritään hankkimaan mahdollisimman korkeatasoisesti digitoituja paleita. (pää arvioitu digi palvelun kap 5

9 Digitointityöryhmän ioppuraportti Oman digitointipajan varustamisella mahdollistetaan niiden av-aineistojen digitoiminen, jotka aineistokartoituksen pohjalta eivät lukeudu esimerkiksi MAMK:n digitointipalveluissa digitoi tavien aineistojen joukkoon. Tavoitteena on, että hankkeen päättyessä yliopiston digitointipalvelulle on luotu toimiva järjes telmä ja pitkäaikaissäilytyksen ratkaisut, ja että kiireellisimmäksi luokiteltu teksti- ja kuva aineisto sekä av-aineisto (kosteusvaurioinen kirjallisuus, varthenevissa formaateissa oleva tut kimus- ja opetusaineisto sekä yliopiston kulttuurihistorialliset dokumentit) on saatu digitoitua ja niiden pitkäaikaissäilytys on turvattu. 6

10 hetkellä A3-kokoon, mutta palvelurakenteen kehittämisessä tulee huomioida myös suuremmat Tyoryhmän arvio digitointitoiminnan kuluista vuosille on esitetty oheisessa taulu formaattisen skannerin hankintaa. Digitointikeskuksen suurin skannauskoko rajoittuu tällä kossa. Investointeina työryhmä esittää vuodelle 2014 digitointikeskuksen laitteistoihin suur 3.1 Jatkovuosien kulut 3 TOIMINNAN RAHOITUS, VOLYYMI JA ULKOISTAMISTARPEET 7 vestointi (v.2016) (v. 2014), kulut poistoina. Lisäin Poistot ja arvonalentumiset Digitointikeskuksen laitehankinnat HENKILOSTOKULUT Henkilösivukulut Lomarahat Muut palkat ja palkkiot Tuntiopetus Kohdistetut tyopalkat set Kuukausipalkat, määräaikai Kuukausipalkat TUOTOT Jaksotukset Muut tulot Valtionavustukset tuotot Yhteisrahoitteisen toiminnan Liiketoiminnan tuotot Perusrahoitus Kommentit joka mahdollistaisi yliopistolla suoritettavan omaehtoisen av-aineiston digitoimistyon. puen on noin Lisäksi tyoryhmä esittää erillisen digitointipajan varustamista, formaatit (esim. kartoissa). A0-formaatin laitteen hankintahinta ohjelmistovarustuksesta nip Digitointitvoryhmän loppuraportti

11 Digitointityoryhmän 1oppuraportti I Kommentit Aineet, tarvikkeet ja tavarat Nauhavarmistin 5000, digitointipajan varustaminen (v. 2014), tuleville vuosille Palvelujen ostot Ulkoiset digitointipalvelut Tilavuokrat Muut vuokrat ja leasingmak sut Matkakulut Kirj allisuus Käyttooikeudet ja patentit Muut vapaaeht. heriki1ötökulut Vakuutukset Muut kulut MUUT KULUT (SIS POISTOT) Tilakustanriukset (vyöryte tyt) Vyorytykset Yleiskustannus 9 % Muut sisäiset erät SISAISET KULUT (summa) TILIKAUDEN TUOTTO KULUJAAMA 3.2 Jatkovuosien tuotot Digitointikeskuksen lähivuosien tavoite on saada katetuksi mahdollisimman paijon kertyneistä kuluista. Ensimmäisessä vaiheessa tuottoja on odotettavissa optisen tallennuksen palvelusta, vuosina noin vuositasolla. Kirjaskannauksessa yliopiston omaa, si säilmavaurioista aineistoa (lähinnä humanistisen tiedekunnan aineisto) riittää ainakin 5 vuo deksi, joten palvelua ei ole mahdollista tarjota merkittävällä katteella. Yliopiston ulkopuolelle palvelua voidaan antaa lähivuosina vain pienimuotoisesti. Jatkossa digitointikeskuksen kaikki 8

12 palvelut on tarkoitus hinnoitella kannattavasti ja tarjota digitointipalvelua myös yliopiston ul Digitointisuurinitelman rakentaminen vaatii yliopistonlaajuista kartoitustehtävää aineiston volyymin selvittämiseksi ja priorisoitavan aineiston määrittelerniseksi. Hankkeen toteutuksen 3.3 Toiminnan volyymi kopuolelle. 9 pidetty kelpoisina saamaan valtion myöntämiä digitointiavustuksia. tarjoamiseen, sihlä mahdohhisuus varainhankintaan on arvioitu huonoksi, silhä yhiopistoja ei ole sessä tuhisi kartoittaa erityisesti yksityisten rahoittajien kiinnostusta ulkopuohisen rahoituksen Tyoryhmä katsoo, että hankkeen suunnitteluvaiheen kuluessa tuhisi myös selvittää mahdolhi suuksia ulkoisen rahoituksen hankkimiseen kulttuuriperinnon tahlentamista varten. Selvityk 3.5 Ulkopuolinen rahoitus piaikaisempi suunnittelu CSC:n tallennustilan varaan on kuitenkin arvioitu hankalammaksi, telmän varaan. Akuutti säilytystilaongelma voi kuitenkin olla rnahdollista ratkaista tilapäisesti monimedia-aineistojen digitointiin. Digitaahinen arkistomateriaali tallennettiin metatietoineen käyttoliittymän avulla yleison käytettävissä. CSC:n levytilan avulla. Toinen tyoryhmälle esitelty malli oh Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) Ia Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston (ELKA) yhteisprojektissa kehitetty pitkä Mikkehin ammattikorkeakoulun digitaahiseen arkistoon, josta ELKAn aineisto on räätälöidyn tim menetelmät ja käytännot AV-aineistojen, uhanalaisten ääni- ja videonauhojen, filmien ja tuhoutumassa olevia ääni- ja videonauhoja sekä filmi- ja monimedia-aineistoja. Projektissa luo joten pitkäaikaissäilytyksen ratkaisemista ei voitu katsoa laskettavan pelkästään CSC:n järjes Yhtenä esimerkkinä tyoryhmassä esille nousseista mahdollisuuksista pitkäaikaissäilyttämisen osalta on Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n kautta käytettävissä oleva tallennustila. Pidem aikaissäihytyksen ratkaisu. Kyseisessä yhteisprojektissa (ElkaD) pelastettiin digitoinnin avulla nuspalvelut, kansallinen PAS-jarjestelmä. oleviin pitkäaikaissäilytysratkaisuihin: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto (FSD), CSC:n tallen Aineiston pitkäaikaissäilytyksessä tukeudutaan kansallisiin olemassa oleviin sekä kehitteillä 3.4 Ulkoistamistarpeet nen. Saadun kokemuksen myötä luodaan palvelulle myös hinnoittelumalli. rassa olevat digitoitavat aineistot ja kartoitetaan niiden volyymi en yksikoissä. Ensimniäiseksi pilotointikohteeksi otetaan teksti- ja kuva-aineistojen (kosteusvaurioinen kirjallisuus, hallinnol ensimmäisessä vaiheessa, määritetään, mitkä ovat kiireisimmät ja tuhoutumisvaa linen ja tutkimusaineisto) digitointi sekä digitoidun aineiston pitkäaikaissäilytyksen järjestämi Digitointityoryhrnän loppuraportti I

13 Digitointityöryhmän loppuraportti HENKILORESURSSIT Harikkeeseen on aineistojen selvitystehtävän toteuttamiseen arvioitu yhden projektitutkijan henkiloresurssi, jonka yliopistopalvelut ostaa taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitoksesta. Projektitutkija määrittää toteutuksen ensimmäisessä vaiheessa kiireisimmät ja tu houtumisvaarassa olevat digitoitavat aineistot ja kartoittaa näiden volyymin en yksikoissä. Hankkeessa kertyvän kokemuksen ja mittaluokkien täsmentymisen myötä digitoinnista aiheu tuvan työn kustannuksen laskeminen on myös mahdollista suorittaa nykyisiä arvioita tarkem mm. Tämän vuoksi aineiston kartoitustyön ohessa tulisi tehdä myös selvitystä kustannuksista ja tämän pohjalta mahdollisuutta hankkia skannattavaksi suunniteltu aineisto suoraan kustan tajalta. Skannauksen tila- ja tyokustannukset huomioituna voi kirjan uudelleen hankinta muo dostua jopa edullisemmaksi. Kaksinkertaisen työn välttämiseksi jo olemassa olevien sähkoisten kappaleiden saatavuus tulisi myös huomioida selvityksessä. Yliopiston kirjasto on keskemnen asiantuntijataho tämän selvitystyön yhteydessä. Osana digitointihanketta perustetussa koko yliopistoa palvelevassa digitointikeskuksessa työskentelee tällä hetkellä 2-3 yliopistopainon henkiloä. Hankkeen käynnistymisvaiheessa ja aineistojen priorisointityön edistyessä selvitetään mahdollisuutta käyttää digitointityossä myös tutkimusavustajia ylimääräisenä resurssina. Kirjaskannerin käyttöön on toistaiseksi koulutettu kolme henkiloä. Yliopistopaino hakee myös siviilipalvelusmiestä kirjaskannauksen ruuhka avuksi. Digitointihankkeeseen liittyen yliopiston tiedemuseossa tyoskentelee 1-2 henkiloä opetus- ja tutkimusaineiston digitoinnissa. Aineisto on päaosin paperidokumentteja, valokuvia, vedoksia, negatiiveja ja diakuvia. Osana digitointihanketta on tarkoitus testata av-aineiston digitointiin varustettavaa av digitointipajaa, jossa koulutetut henkilot en laitoksilta voisivat tehdä digitointityotä tee-se-itse pohjalta: esimerkiksi tutkimusavustajat ja ahmo-opiskelijat voisivat digitoida tuhoutumisvaa rassa olevaa VHS-aineistoa. Hankkeen tavoitteena on selvittää laajemminkin missä menee en aineistojen osalta henkilö kunnan omatoimisen skannauksen mahdollisuudet, ja missä tarvitaan erityisosaamista edellyt tävää henkilökuntaa. 10

14 tehtävaa digitaalisessa muodossa olevaa aineistoa. JYX-arkiston tehtävänä on parantaa yliopis kimukseen ja varmistaa verkkoversiona olevan tiedon pitkäaikaissäilyvyys. Se on tarkoitettu tossa tehtävän tutkimuksen näkyvyyttä, edistää avointa pääsyä (open access) tieteelliseen tut JYX-julkaisuarkisto on Jyväskylän yliopiston verkkopalvelu, jonne tallennetaan yliopistossa 5 TUOTANTO-, LUOKITTAMIS- JA JULKAISUJARJESTELMAT 5.1 Julkaisu (JYX-julkaisuarkisto) 5.2 Metatiedot 5.3 Tunnisteet 11 mään, joka edellyttää, että luovutettavalla dokumentilla on yksikäsitteinen tunniste. Tunnistei ne sellaisenaan kelpaa esimerkiksi tulevaan sähkoisen aineiston pitkäaikaissäilytysjärjestel Jos aineistoilla ei ole tunnistetta, niillä ei todennakoisesti ole yksikäsitteistä hakuavainta eivätkä ID-tunnusta tai Object Identifier eli OID-tunnistetta (JHS 159). Tunnisteet tulisi tallentaa doku mentteihin Uniform Resource Name eli URN-muodossa, jolloin tunnisteita voidaan käyttää hyperlinkkeinä verkkoaineistoihin URL:ien asemesta. darditunnistetta ei ole, voidaan soveltaa Kansalliskirjaston ylläpitämaa kansallisbibliografian Digitoiduille dokumenteille annetaan pysyvä ja uniikki tunniste silloin kun se on mahdollista. Pysyvinä tunnisteina tulee käyttää olemassa olevia TSO:n standardoimia järjestelmiä. Jos stan kuvailutietojen rakenteita. Yliopiston omia käytanteitä luotaessa noudatetaan Kansallisen digi Metatietojen esittámisen standardit vaihtelevat en aineistoissa ja järjestelmissä. Hankkeessa on taalisen kirjaston (kdk.fi) muistiorganisaatioille välittämiä yhteisiä tietostandardeja, tiedostettu kirjasto-, arkisto- ja museoalalla käynnissä olevat pyrkimykset yhdenmukaistaa hakea kokoelmatietokannasta, johon lisätään digitoinnin vaatima kuvailu. Muun skannattavan aineiston osalta metatiedot voivat olla vaikeasti tavoitettavissa. Pääsääntöisesti ne saadaan ai neiston tuottajalta, mutta esimerkiksi varihemman aineiston osalta jäljitystyo ei ole enää mah tämätöntä. lun taso määritetään digitointihankkeen selvitysvaiheessa. Kirjojen osaka kuvailutieto voidaan Metatietoja tallennetaan digitoitavaan aineistoon skannausvaiheessa. Aineiston vaatima kuvai dollista. Meta- ja kontekstitietojen etsimisessä yhteistyö yliopiston tiedemuseon kanssa on vält lisuus määrittyvät metatiedon avulla. Sahkoisen arkistoinriin toteuttamisessa metatiedolla on keskeinen rooli asiakirjojen hallinnan misesta, sisällöstä, käyttoedellytyksistä, kontekstista ja elinkaaresta. Metatieto on sähkoisen tieto-objektin elinehto sähkoisessä tietojärjestelmässa, jossa tiedon sisältö, rakenne ja toiminnal välineena. Metatiedot pitävät sisällään oleellista informaatiota sähkoisen asiakirjan paikallista tunnuksen avulla varmistuu, ettei kayttaja ajankaan kuluttua törmää toimimattomiin linkkei tunnus). JYX-tunnus ei muutu, vaikka verkkosivujen muu sivuhierarkia muuttuu. Pysyvän koko yliopiston käyttoön. JYX antaa julkaisuille pysyvän tunnuksen (ns. URN-tunnus/handle hin. Digitointityöryhrnän loppuraportti

15 Digitointityöryhmän I oppurapo rtti den käytto on vakiintunutta esimerkiksi kirja-aineistossa, mutta esimerkiksi digitoituihin ku vim niitä on liitetty vain harvoin. Hankkeen yhteydessa selvitetään tunristeiden kayttomahdol lisuutta kaikissa digitoiduissa aineistoissa. Esimerkkinä yleinen työprosessi JYXiin siirrettävien osalta: Tilaus painosta (SR-numero) Skannaus (urn:n määritys + otsikko) Metatietojen lisäys tiedostoon (xml) Jyxiin lähetettävien osalta paino tallentaa tiedostot omaan jyx-hakemistoon Jyx-hakemistosta siirto päivittäin Jyxin puolella hyväksyntaprosessi, jonka aikana voidaan lisätä metatietoja. Hyväksyrinn (tai hylkäyksen) jälkeen sr-osoitteeseen tulee kuittaus Tarvittaessa kirjasto yhdistää JYKDOKin vastaavaan tietueeseen, jonka jälkeen JYKDOKissa olevat tiedot päivittyvät jyxiin automaattisesti. 12

16 lennusymparistössa yliopiston konesalissa. Digitoitavalle materiaalille on varattu 2013 vuoden Digitoinnin (kirjaskannaus) tuottama data sailytetään yliopiston IT-palvelujen keskitetyssa tal lopussa n. 30 teratavua varmerinettua levypintaa, jonka on laskettu riittävän n. 2-3 vuoden ai kana tuotettavan tekstiaineiston tarpeisiin. Skannattu ja kasitelty aineisto siirretään nopeaa 6.1 Kirjaskannaus 6 TEKNINEN INFRASTRUKTUURI 13 väriskannaus 90 sivua/min 200 ja 300 dpi:n tarkkuudella A3-asiakirjaskanneri Canon DR7550C leimasin A3-asiakiijaskanneri keskisuureen tuotantoon väriskannaus 100 sivua!min 200 ja 300 dpi:n tarkkuudella noin skannausta/päivä Canon DR-X1OC Optiseen tallennukseen liittyvat laitteet: Resoluutio: optinen 600 dpi Maksimikoko: 300 x 432 mm Kansiskanneri: Avision FB6280E A3 Bookedge Scanner XML, DjVU suus myös manuaaliseen käyttoön. Teoreettinen nopeus.: 1000 sivua/h (puoliautomaattinen tila), 2500 sivualh (automaattinen tila) Automaattinen sivun kääntö skannauksen valvonnalla (mm. tuplasivujen poisto). Mahdolli Led-valaistus (ei muodosta lämpö/ir/uv-rasitusta) Resoluutio: optinen 300 dpi (mahdollisuus optiseen 400 dpi tarkkuuteen) Värisyvyys: 30-bit Sivuformaatit: mm 5 x 5 cm, max 32 x 32 cm Kirjan paksuus 15 cm saakka Paperin paksuus: ei rajoituksia (suositeltava 40 g/m2 - Tallennusformaatit: JPG, JPG2000, TIFF, TIFF G4, PNG, GIF, BMP, PDF (OCR-tunnistettu), 260 g/m2) Kirjaskanneri ScanRobot 2.0 MDS: Laiteymparistö digitointikeskuksessa: aineiston julkaisemisen tarpeisiin. Infrastruktuuri kykenee tallentamaan ja jakelemaan myös video- ja aäniaineistoja, mutta niiden tarvitsemaa tallennuskapasiteettia ei ole tällä hetkellä allokoitu keskitettyyn palveluun. kuituyhteytta pitkin yliopiston konesaliin, josta se on käytettavissa sekä jatkotyostämisen että Digitol ntityoryhman I oppuraportti I

17 Digitointityöryhmän loppuraportti I skannausta/päivä leimasin 6.2 Muu digitointi Digitointikeskusta lukuun ottamatta infrastruktuurista on lähes mahdoton saada kokonaiskäsi tystä. Tallennus- ja pitkäaikaissäilytyskysymykset on ratkaistu tapauskohtaisesti aineistojen tuottajien yksittäisten tarpeiden perusteella. Hankkeessa on tarkoitus kartoittaa aineistot ja lait teistot koko yliopistossa ja saada siten tietoa yhdenmukaisten käytänteiden luomiseksi. Esimerkkej a muun digitoinnin laiteympäristoistä: 1) Kuvadigitointi: 14

18 Työryhmä ehclottaa hankkeen työnjaoksi, että perustettu digitointityoryhmä jatkaa vuoden muassa tutkimusaineistoihin liittyvä asiantuntemus (laitokset, erillislaitokset), tietotekni nen sekä digitointityon osaaminen (it-palvelut, yliopistopaino), yliopiston muistiyksiköiden 2014 alusta lukien toiminnan ohjausryhmänä, jossa ovat edustettuna yliopistonlaajuisesti muun 7 TYONJAKO DIGITOINTIIN LIITTYVIEN YKSIKOIDEN KESKEN ja. Lisäksi ohjausryhmä määrittelee työnjakoa ja kehittää ohjeistuksia digitointiin liittyvien yk 15 Digitoitavaksi suunnitellun aineiston siirto- ja säilytysprosesseja kehitetään yhteistyossä yli opiston tilapalvelujen kanssa. Ohjeistuksen laatimisessa kiinnitetään huomiota siihen, että ma teriaalin pakkaaminen, kuijettaminen sekä mahdollinen määräaikainen varastointi toteute Jonkinlaista suojautumisen tasoa tulee joka tapauksessa ama noudattaa, riippumatta siitä mil aikana. Lisäksi yhteistyössä tilapalvelujen kanssa kehitetään toimintatapaa aineiston mahdolli sen saastumisen merkitsemisestä, sillä ennen digitointityon aloittamista tulisi käsiteltävan ai laista aineistoa digitointilaitteella käsitelläan. taan siten, että aineistojen eheys ja löydettävyys pysyy turvattuna kaikkien käsittelyvaiheiden neiston puhtaudesta olta tieto työnsuunnittelun sekä henkilöstön tyoturvallisuuden vuoksi. lisessa muodossa olevia tutkimusaineistoja. Avoimena kokoelmien julkaisualustana toimii JYX. Kyselyaineistojen osalta avoin tai rajoitettu julkaiseminen voi tapahtua yliopiston Dataverse alustalla, josta niitä voidaan edelleen siirtää Yhteiskuntatieteellisen tietoarkistoon. Muut aineis jen käytettävyyden kannalta, olipa kyse avoimista tai rajoitettuun käyttoon tarkoitetuista ai ta vastaava henkilo tai yksikko ovat loydettävissä. Digitoinnin tuloksena syntyviä tutkimusaineistoja käsitellään kuten muitakin vastaavia digitaa tot tallennetaan yleensä yliopiston keskitettyyn tutkimusaineistopalveluun. Pitkäaikaissäilytet tävä aineisto pyritään mahdollisuuksien mukaan ohjaamaan CSC:n ylläpidettäväksi. Aineisto neistoista, on keskeistä aineistojen riittävä kuvailu ni, että aineistot ja niiden käyttooikeuksis to JYX:iin, jonne metatiedot tulevat JYKDOKista. Aineisto, jonka vapaa verkkojakelu JYX ylläpidetään yhteistyossä digitointikeskuksen, yliopiston kirjaston ja it-palveluiden kesken. tallennusalusta seka julkaisemisen taso. Pääperiaatteena on, että digitoitavat teokset, jotka ovat tallennetut työt ovat luettavissa digiarkiston päätteellä kirjastossa. sekä digitoinnin laatumääritysten noudattamisesta. Teknistä infrastruktuuria kehitetään sekä Digitointikeskus vastaa työn käytännon toteuttamisesta painetun aineiston digitoimisen osalta Aineiston priorisoinnin sekä tekijänoikeudellisten kysymyksien pohjalta määritellään aineiston luetteloituja ja lukeutuvat yliopiston kokoelmiin, siirretään Jyväskylän yliopiston julkaisuarkis järjestelmässä ei tekijänoikeudellisista syistä ole mahdollista, siirretään digiarkistoon, johon kija toimii myös perustettavan ohjausryhmän sihteerinä. toimintaa, seurata hankkeen toteutumista sekä käsitellä digitointiin liittyviä materiaalipyynto siköiden välillä. Ohjausryhmä toimii digitointihankkeeseen liittyvien aineistojen priorisointi- ja selvitystyohön vuoden 2014 alussa palkattavan projektitutkijan apuna ja ohjaajana. Projektitut miehet). Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata Jyväskylän yliopistossa suoritettavaa digitointi asiantuntemus (kirjasto, museo, arkisto) sekä lain- ja tekijänoikeudellinen asiantuntemus (laki Digitointityöryhmän loppuraportti I

19 Digitointityoryhrnin ioppuraportti Digitointikeskuksen lisäksi digitoinnin käytännon toteutusta tehdään yliopiston tiedemuseos sa. Erillisrahoituksella palkatun digitoijan työstä saadaan kokemusta varsinkin valokuva aineiston skannauksesta. Hankkeen projektitutkija laatii tämän kokemuksen perusteella ohjeis tusta kuva-aineiston digitoirinin toimintatavoiksi. Yhteistyötä tehdään myös viestinnän kuva arkiston ja it-palveluiden Moniviestimen kanssa. Digitointihankkeen yhteistyökumppaneita ovat kaikki yliopiston yksiköt. 16

20 D igitointityoryhmän I oppuraportti DIGITOINNIN PERIAATTEET 8.1 Periaatteiden mäarittely Digitointihanke tukee yliopistojen tehtävää vapaan tutkimuksen edistämisessä turvaamalla tuhoutumisvaarassa ja vanhenevissa formaateissa olevien tutkimus- ja opetusaineistojen sekä kosteusvaurioista kärsivän kirjallisuuden käyttomahdollisuuden. Lisäksi hanke turvaa ton omien kulttuurihistoriallisten dokumenttien säilymistä ja edistää näiden käytettävyyttä. yliopis Hankkeen suunnitelmallisen toteuttamisen mahdollistamiseksi työryhmä katsoo, että Jyväsky lan yliopistossa tulee laatia digitointitoiminnassa noudatettavat periaatteet. Periaatteiden lee ohjata digitointisuunnitelman laatimista ja digitoitavien aineistojen priorisointia sekä tointityön käytäntojä ja toteutustapoja. Digitointihankkeen toteutuksen ensimmäisessä vaiheessa määritetään projektitutki jan toimesta, rnitkä ovat kiireisimmät ja tuhoutumisvaarassa olevat digitoitavat aineistot seka kartoitetaan niiden volyymi en yksikoissä. Aineiston kartoitustyön tukena tulisi olla yhteisesti hyväksytyt periaatteet, joiden tulisi määritellä ja ottaa kantaa (digitoitavien aineistorybmien osalta): 1) (Kosteusvaurioinen) Kirjallisuus Millaiset kokoelmat tai niiden osat ja millaisessa järjestyksessä voidaan ottaa digitoitavaksi? (Esim. digitoitavien aineistojen tulee muodostaa sisällollisesti kattavia ja kiinnostavia sekä kistollisesti mielekkäitä kokonaisuuksia, suositaanko koko kokoelman digitoimista kerralla vai digitoidaanko vain kokoelman osat sitä mukaa kuin niille on kysyntää tai suunniteltua töä?) Kuinka aineisto priorisoidaan? (Esim. Digitoitavaksi priorisoidaan 1) tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen säilyminen turvataan ama, 2) tekijänoikeuksista vapaita aineistoja, joilla on kysyntää, 3) pelastettavaksi niitä kappaleita, joita ei ole tarjolla ja joista on painokset neet.) Mitä tekijänoikeudellisia tai muita rajoituksia digitointiin liittyy? Mitkä kokoelmaluettelon tiedot kiinnitetään metatietona tiedostoihin? Mikä on luetteloinnin ja dokumentoinnin vähimmäistaso, jotta kokoelma voidaan ottaa digitoitavaksi? Luetteloiminen yliopiston kirjaston JYKDOK-järjestelmään, julkaiseminen JYX-julkaisuarkistossa. Miten aineiston kuntoluokitus vaikuttaa digitointitapaan ja/tai -järjestykseen? (Esim. valitaan digitoinnissa käytettäva laitteisto tämän arvion pohjalta.) Millaiset laatuvaatimukset digitoidulle aineistolle asetetaan? (Esim. JY nojautuu digitointitoi minnassaan Arkistolaitoksen suositukseen asiakirjallisen kulttuuriperinnon digitoinnin kriteereiksi sekä Arkistolaitoksen SAHKE2-normiin.) Riittävän työturvallisuuden toteutumiseen kosteusvaurioisen kirjallisuuden digitointiproses sissa. (Esim. työtä tekevälle henkilolle tietty suojautumistaso ja skannerilaitteen puhtaudesta huolehtiminen säännöllisten puhdistusten avulla.) Akuutin digitointityon jälkeiseen digitointiin. (Esim. jatketaan on-demand -periaatteella, jolloin aineistoja voidaan digitoida esiintyvän tarpeen mukaan.) tu digi ar käyt loppu laatu 17

21 Digitointityoryhmän I oppuraportti Selvitystyon toteuttamiseen siitä, onko aineisto digitoituna jonkin toisen organisaation toimesta tai mahdollisesti saatavilla kustantajilta suoraan? (Kokemuksen karttuessa oman tyokustan nuksen j a tilakustannusten arviointi). 2) Vanhenevissa av-formaateissa oleva tutkimus- ja opetusaineisto Kuinka aineisto priorisoidaan? (Esim. Digitointijärjestyksestä: 1) Kartoitetaan aineisto sen säilyttämisen ja kunnon perusteella ja arvioidaan käytto, 2) digitoidaan se aineisto, jonka käyt tämisen mahdollisuus on poistumassa: analogiset magneettinauhatallenteet; tallenteet, joiden toistamisen teknologia on uhanalainen tai katoamassa kokonaan, 3) huolehditaan alkujaan di gitaalisen aineiston tallentamisesta pitkäaikaissäilytyskelpoiseksi: tuotetaan siitä jakeluversiot ja saatetaan ne käyttoon, 4) digitoidaan se aineisto, jonka tiedetään tai arvioidaan tulevan laajal ti käyttöon omassa organisaatiossa.) Digitoidaanko aineisto ja sen tiedot pääsääntöisesti itse vai teetetäänko työ ulkopuolisilla? (Esim. arvokkaimmaksi arvioitu av-aineisto voidaan teknisin ja/tai taloudellisin perustein ul koistaa korkeamman laadun takaamiseksi ulkopuolisella toimijalla.) Millaiset laatuvaatimukset itse digitoidulle aineistolle asetetaan? (Esim. voidaanko olemassa olevalla laitteistolla ja ohjelmistolla tuottaa tiedostoja, jotka täyttävät monipuoliselle käytolle ja pitkäaikaissäilytykselle asetetut vaatimukset?) Kuinka aineiston jatkokäyttoarvo tunnistetaan ja määritellään? Mitä tekijänoikeudellisia tai muita rajoituksia digitointiin liittyy (esim. henkilötietolaki)? Onko olemassa lupaa arkistointiin (tutkittavat, tutkimuksen tekijä)? Ohjeita ja malleja siitä, millaisia suostumuksia tutkittavilta tulee pyytää. Miten tutkimusaineistojen jatkokäytto ja käyttooikeudet hallinnoidaan? 3) Yliopiston kulttuurihistorialliset dokumentit sekä tutkimuksen ja opetuksen tuottamat ai neistot Millaiset kokoelmat tai niiden osat ja millaisessa järjestyksessä voidaan ottaa digitoitavaksi? (Esim. Turvataan tuhoutumisvaarassa olevien aineistojen säilyminen, digitoidaan aineistoja, joilla on kysyntää.) Kuinka digitoidun aineiston hallinta ja pitkäaikaissäilytys jäijestetään (esim. JY nojautuu digitointitoiminnassaan Arkistolaitoksen suositukseen asiakiijallisen kulttuuriperinnon digi toinnin laatukriteereiksi sekä Arkistolaitoksen SAHKE2-normiin.) 8.2 Laatumääritykset Tyoryhmä katsoo, että Jyväskylän yliopiston tulee digitointitoiminnassaan nojautua Arkistolai toksen suositukseen asiakirjallisen kulttuuriperinnon digitoinnin laatukriteereiksi sekä Arkisto laitoksen SAHKE2-normiin. Ajantasaisimmat tiedot Kansallisen digitaalisen kirjaston standar deista loytyvät KDK:n standardisalkusta (www-sivu). Standardien sekä suosituksien noudat tamisella pyritään takaamaan se, että pitkaaikaissäilytyksen järjestaminen ja mahdollinen tie dostojen siirtäminen uusiin laitteisto- ja ohjelmistoympäristoihin toteutuisivat mahdollisimman vaivattomasti. 18

22 jan ohjeiden mukaisesti. Lisäksi on huolehdittava siitä, että tiedot ovat vähintään kahdella mie Arkistolaitoksella on omat kaytanteensa, mutta ei virallista suositusta pitkäaikaissäilytykseen lellään en valmistajan erillisellä medialla. tulisi miettiä valmiiksi. Mahdollisen digitointipajan perustamisessa tulisikin huomioida, että reutetaan eli kopioidaan uudelle medialle riittävän usein. Sopivana tuoreutusaikana voidaan käytettavistä tallennusmedioista. Arkistolaitoksen mukaan tulee huolehtia siitä, että tiedot tuo pitää optisilla ja magneettisilla medioilla noin viittä vuotta, mikäli mediat säilytetaan valmista Digitoituun aineistoon liittyvien hakumahdollisuuksien on oltava hyvät, samoin jakelupaketit Vapaa, formatoimaton teksti, Bittikarttakuvat TIFF rev 5, rev 6 Muotoiltu asiakirja, voi sisältää myös kuvia PDF/A (ia, ib) Aäni PCM Way 16 bit 44,1 KHz Korkealaatuinen video MPEG-2, 50 Mbit/s, 4:2:2 Video MPEG-i Audio Layer 3, 128 KBit 19 merkistö kattaa kaikki maailman kielet Unicode UTF-8 tekstitiedosto SAHKE2-normin mukaiset hyvaksytyt pitkäaikaissäilytysformaatit ovat: äänitiedostojen osalta: IASA:n (International Association of Sound and Audiovisual Archives) laatukniteerit enityisesti standardisalkku: standardisalkku pdf Kansallisen digitaalisen kirjaston Huomioitavia laatukriteerejä: Nun paperi- kuin AV-aineistojen digitoinrlissa tulee noudattaa ja huomioida myös arkistointiin pystyvät toistarnaan alkuperäisen mateniaalin mahdollisimman tarkasti. räisen asiakirjan veroisena. AV-aineiston osalta on tärkeää, että digitoitu versio on mahdolli liittyvat perusperiaatteet. Asiakirjaan liittyvan todistusvoiman ja eheyden tulee pysyä alkupe simman lähellä alkuperäista kaikkine virheineenkin, eli äänessä tai kuvassa olevia häiriöitä ei lähdetä korjaamaan. Autenttisuuden kannalta tärkeitä ovat laadukkaat analogiset laitteet, jotka laista versiota: arkistoversio, käyttoversio sekä verkkojakeluversio. Lisäksi videoaineiston digi saatioille liian kallista. Esimerkiksi MAMK:n videodigitoinnissa sovelletaan mallia, joka mah toimisen kannattavuudessa tehokkuutta pidetaan ratkaisevana tekijä. Digitointityöryhmassä MAMK:n digitointipalveluissa käytäntönä on, että digitoinnin yhteydessä tuotetaan kolme en dessä. digitoinnin yhteydessä tuotetaan käyttotarkoituksen mukaiset versiot digitoitavasta aineistosta. konsultoineen Osmo Palosen mukaan tallentaminen yksi ohjelmalähde kerrallaan on organi dollistaa useasta ohjelmalähteestä tallentamisen samanaikaisesti. Rajoittavana tekijänä video digitoinnissa ovat myös laitteet, joista useimmat eivät pysty tuottamaan pitkäaikaissäilytykseen hyväksyttyja formaatteja. Nämä tekijät tulee huomioida digitointipajan varustamisen yhtey Digitointityoryhman loppuraportti I

23 Digitointityöryhmän I oppuraportti TOIMINNAN TUTKIMIJSEETTISET, LAINSAADANNOLLISET JA SOPIMUSHALLINNAN REUNAEHDOT Digitointihankeen suunnitteluvaiheessa selvitetään digitointitoimintaan liitty vat taloudelliset, tutkimuseettiset, lainsäädännölliset ja sopimushallinrian reunaehdot. Tekijän oikeuslaki, henkilötietolaki sekä julkisuuslaki määrittävät kirjallisten teosten, valokuvien, au diovisuaalisten teosten sekä tutkimusaineistojen osalta ehdot, joita Jyväskylän yliopiston tulee ottaa huomioon digitointitoiminnassaan sekä digitoidun materiaalin esittämisessä ja/tai lai naamisessa. Lainsäädännostä tulevat rajoitukset ovat usein ristiriidassa aineiston säilyttämis pyrkimyksen ja laajaan jakeluun saattamistavoitteen kanssa. Digitointitoimintaa käynnistäes sään yliopiston tulee huolellisesti punnita näitä intressejä ja löytää sellaiset ratkaisut, joilla se kä aineistojen tuottajien että käyttäjien oikeudet ja edut saadaan mahdollisimman hy yin huomioitua. Seuraavassa on esitetty tähäri mennessä selvinneet juridiset lahtokohdat digi tointitoiminnalle. 9.1 Tekijänoikeus Tekijänoikeuslain (404/1961) 2:n mukaan tekijänoikeuden haltijalla on oikeus määrätä teok sensa kappaleiden valmistamisesta. Kappaleiden valmistamiseksi katsotaan yhtä lailla teoksen paperiversion kopiointi kuin digitaalisen kappaleen valmistaminenkin. Yliopiston toimintaan ei voida soveltaa tekijànoikeuslain 12 :n poikkeusta teosten valmistamisesta yksityiseen käyt töön. Kaikkeen tekijänoikeudella suojatun aineiston digitointiin tulee siis olla tekijänoikeuden haltijan lupa, tekijoità edustavan järjestön lupa tai lain poikkeussäànnos. Pääsàäntöisesti yli opisto ei omista tekijänoikeuksia tyontekijöidensä aikaansaamaan materiaaliin. Varsinkin ul kopuolisella rahoituksella toteutetuissa hankkeissa tekij änoikeuksia kuitenkin siirretään yli opistolle sopimusteitse, jolloin yliopisto tekijànoikeuden haltijana voi päättää aineiston digi toinnista. Tekijänoikeus on voimassa 70 vuotta tekijän (yhteisteoksissa viimeisen tekijän) kuo lemasta. Iäkkäàn aineiston kohdalla tilanne voi siten olla myös se, että tekijänoikeudet eivàt ole enää voimassa, jolloin aineisto on vapaasti digitoitavissa ja kàytettävissä. Yliopiston omien tyontekijöiden ollessa kyseessä digitoinnista on yksinkertaisempi sopia teki jan kanssa kuin ulkopuolisten luomien teosten kohdalla. Käytännön digitointityossä on suota vaa edetä siten, että yliopistolla edelleen töissä oleva henkilo pyytää itse luomansa materiaalin digitointia. Digitoinnin yhteydessà sovitaan nimenomaisesti, mutta yksinkertaisella paperityol là niistä käyttöoikeuksista, jotka yliopisto digitoituun materiaaliin saa. Ennen laajamittaista digitoinnin aloittamista valmistellaan malliasiakirja, jolla materiaalin luonut henkilo myöntää yliopistolla tarvittavat kayttooikeudet. Ellei digitoitavan materiaalin tekijää tavoite ta eikà oikeuksien siirrosta ole aiemmin sovittu, on tilanne mutkikkaampi. Tyooikeusperus teisesti voidaan argumentoida, ella yliopistolla on työnantajana oikeus saada toimintansa edel lyttämä käyttooikeus tyontekijoidensà luomaan aineistoon. Tyonantajalle myönnettäviä käyt tooikeuksia on akateemisessa ympäristössä tulkittu kuitenkin perinteisesti varsin maltillisesti. Mikäli tyontekijä on luovuttanut tietyn materiaalin yliopistolle tutkimus- tai opetuskäyttoon ja 20

24 Kirjalliset teokset ovat lähtökohtaisesti tekijänoikeuden suojaamia. Suojan ulkopuolelle jäävät tekijä on seurannut ohjeita tai esikuvia nun tarkasti, ettei tekijänoikeussuoja edellyttämälle luo ainakin aineiston säilyvyyden takaamiseksi. vain lyhyet uutiset, ilmoitukset, aikataulut, tavaraluettelot ja sellaiset tekstit, joiden luomisessa Kirjalliset teokset se on tällä hetkellä ainoastaan paperiversiona, voitaneen oikeutta digitoida pitää perusteltuna 21 tehtävään ryhtynyt päätynyt samaan lopputulokseen. Luova panos valokuvaamisessa voi ilme den kuluttua kuvan valmistamisesta, kun taas teosvalokuva on suojattu 70 vuotta tekijän kuo Tekijänoikeuslain 1:n mukaan suojaa saavat nun sanotut teosvalokuvat. Teosvalokuva ilmen täa tekijänsä luovaa panosta. Kriteerinä voidaan pitaä sitä, olisiko toinen samaan valokuvaus koskevan erityissäätelyn vuoksi. Tekijänoikeuslain 49a :n erityissäännos suojaa tavanomaisia lainmuutoksella. Ne valokuvat, jotka olivat ehtineet poistua suojan piiristä, eivät kuitenkaan valokuvien suhteen joudutaan digitointitoiminnassa pohtimaan vasta, mikäli kyseessä on tioikeutta ennen tilauksen perusteella vastaanottamiin valokuviin. muuta sovittu. Tämän säädöksen nojalla voidaan perustella myös yliopiston käyttö- ja digitoin valokuvia. Molempien pykälien suomat oikeudet ovat samanlaiset, mutta erona on suoja rajaamisessa. Valokuvien kohdalla teoskynnys on kuitenkin asetettu melko korkealle valokuvia lemasta. Aiemmin valokuvien suojasta säädettiin erikseen laissa oikeudesta valokuvaan tulleet takaisin suojan piiriin. Tämä tarkoittaa sitä, että ennen julkistetut valokuvat eivät ole suojattuja, ellei kyseessä ole teosvalokuva. Käytännössä teoskynnyksen ylittymistä oikeus valokuvaan siirtyi tilaajalle, mikäli valokuva valmistettiin tilauksesta eikä erikseen oltu (405/1961). Valokuvien suoja-aikaa pidennetttiin 25 vuodesta 50 vuoteen vuonna 1991 tehdyllä jälkeen julkistettu valokuva kumotun lain oikeudesta valokuvaan mukaan tä esimerkiksi valojen käytossa, ajoituksessa, syväterävyydessä sekä kuvan sommittelussa ja aika. Nykyisen tekijänoikeuslain mukaan tavanomaisia valokuvia voi käyttää vapaasti 50 vuo Valokuvat teella julkaistun kirjan digitointi siis edellyttää kustantajan lupaa. Vaihtoehtoisesti kustantajalta voi ostaa käyttooikeuden kirjan sähköiseen kappaleeseen, mikäli kustantaja tällaista tuotetta tarjoaa. Kirjastolla on kuitenkin tekijänoikeuslain 16:n nojalla oikeus valmistaa kappaleita tikkelien tekijoille ja julkaisijalle on myönnetty vain tietty rajattu käyttooikeus. Kirjojen tekijän omissa kokoelmissaan olevasta teoksesta mm. aineiston säilyttämistä ja sen säilyvyyden tur dollista esimerkiksi laitoksille tai hallintoon hankittujen kirjojen digitointia, mikäli ne eivät ole vuudelle ole jäänyt tilaa. Tieteellisten artikkelien tekijänoikeudet kuuluvat todennäköisesti ar oikeudet puolestaan on useimmiten siirretty kirjan kustantajalle. Kustannussopimuksen perus vaamista varten. Nämä digitoidut kappaleet voidaan välittää yleisolle tutkimusta tai opiskelua valmistaa edelleen digitaalisia kopioita tai välittää sitä edelleen. Tekijänoikeuslaki ei siis mali kirjaston kokoelmissa. varten kirjaston tiloissa olevilla laitteilla. Tästä digitaalisesta kappaleesta ei voi kuitenkaan Digitointityoryhrnän loppuraportti I

25 D igitointityoryhman ioppuraportti Audiovisuaaliset teokset Tekijänoikeuslain perusteefla suojaa saavat myös elokuvateokset ja savellykset. Lisäksi tekijän oikeuden lähioikeuksien perusteella suojataan esittäviä taiteilijoita, kuten tekijänoikeudella suojatun teoksen laulajia tai soittajia. Elokuvateokseen voi kohdistua useita tekijänoikeuksia elokuvan musiikin ja kuvauksen ollessa erikseen tekijäoikeuksilla suojattuja, kuten myös näyt telijöiden esitysten. Elokuvan käsite on tekijänoikeudellisessa tarkastelussa ymmärrettävä var sin laajasti teoskynnyksen ollessa aihainen. Esimerkiksi Youtubea varten kuvatut lyhyet video klipit ovat todennäköisesti tekijänoikeudella suojattua. Mikäli lopputulos ei ilmennä tekijänsä minkäänlaista luovaa panosta (esimerkiksi turvakameran kuva), ei kyseessa ole tekijänoikeu della suojattu teos. Myos audiovisuaalisten teosten digitointiin on saatava tekijänoikeuden hal tijan lupa. Kaupallisten ääni- ja kuvatallenteiden oikeudet on usein siirretty teoksen tuottajille, joilta digitoimislupaa voidaan kysyä. Jollei tuottajia tai tekijöitä tavoiteta, voi ottaa yhteyttä myös heitä edustaviin järjestöihin. Aänitteen tuottajia ja äänitteillä esiintyviä taiteilijoita edus taa Gramex ry. Tuotos ry on elokuva- ja av-tuotantoyhtioiden tekijänoikeusyhdistys. Esittävän taiteilijan ja tuottajan oikeuksien suoja-aika on 70 vuotta vuodesta 2013 lähtien. Aiemmin suoja aika oh 50 vuotta. Kuten valokuvien tapauksessa, suoja-aikaa ei kuitenkaan pidennetä niiden teosten osalta, joiden aiemman lainsäädännön mukainen suoja-aika on ehtinyt päättyä Tutkimusaineistot Tutkimusaineistot ovat päisääntöisesti tekijänoikeussuojan piirissä. Mekaanisesti kerä tyt tutkimusaineistot voivat olla tekijänoikeussuojan ulkopuolella, mutta tähän suhtauduttava pidättyvästi tekijänoikeuden lisäksi voivat tulla suojatuksi tekijänoikeuslain 49a:n mukaise na tietokantana tai luettelona. Suoja-aika on kuitenkin vain 15 vuotta luettelon tai tietokarinan valmistumisesta tai yleison saataviin saattamisesta, joten teoskynnyksen määrittelemisellä voi olla olennainen merkitys aineiston kayttomahdollisuuksia arvioitaessa. Aineistoihin Iiittyvissa sopimuksissa tulisi tekijänoikeuksien lisäksi huomioida myös aineiston mahdollinen pitkäai kaissailyttaminen ja käytto. Jotta aineistoa pystytään kontrolloimaan koko laajuudessaan (esim. mahdolliset dokumenttitason käyttooikeusrajoitukset) tulee tekijänoikeuksien olla selvitettyna jo aineistoa luovutettaessa. Luovutettavasta aineistosta tulee laatia asianmukaiset sopimukset luovutuksen yhteydessä ja sopimus tulee säilyttää aineiston yhteydessä. Sopimuksissa tulee huomioida ja varmistua, että luovuttava osapuoli on tekijänoikeuden omistaja ja käyttöoikeuk sista sovitaan riittävällä tarkkuudella. Kolmansia oikeuksien omistajia on paijon erityisesti taiteen tutkimukseen liittyvissa aineistois sa, joten näiden suhteen tekijanoikeuskysymyksien mäarittelystä on huolehdittava hyvin. 22