TIETOSUOJASELOSTE (REKISTERISELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA)

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE TIETOSUOJASELOSTE (REKISTERISELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA) 1. Rekisterin nimi Ulkomaalaisrekisteri 2. Rekisterin pitäjät Päävastuullinen rekisterinpitäjä (hakemusasioiden osarekisteri, työnantajaosarekisteri, muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen osarekisteri, maahantulon ja maastalähdön valvonnan osarekisteri, tutkinto-osarekisteri sekä kansalaisuusasioiden osarekisteri): Maahanmuuttovirasto Postiosoite: PL 18, Helsinki Päätoimipaikka: Panimokatu 2 A, Helsinki Sähköposti: migri@migri.fi Asiakaspalvelu: Lautatarhankatu 10, Helsinki Puh (vaihde) faksi Muut rekisterinpitäjät: poliisi rajavartiolaitos tulli elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset työ- ja elinkeinotoimistot työsuojeluviranomaiset vankeinhoitoviranomaiset yhdenvertaisuusvaltuutettu Korkein hallinto-oikeus ja alueelliset hallinto-oikeudet joiden yhteystiedot ovat selosteen liitteenä. Ulkoasiainministeriö on erikseen pidettävien ulkomaalaisrekisteriin kuuluvien viisumiasioiden osarekisterin ja maahantuloedellytysten osarekisterin päävastuullinen rekisterinpitäjä ja vastaa näiden ylläpidosta. Muiden rekisterinpitäjien yhteystiedot, ks liite. 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö Maahanmuuttovirasto:

2 2 (9) Maahanmuuttoviraston ylijohtaja Jaana Vuorio Puh (vaihde) Tietohallintojohtaja Eero Konttaniemi Puh (vaihde) Lisätietoja tietojärjestelmän sisällöstä antaa tulosalueen johtaja Katariina Lehtola Puh (vaihde) 4. Rekisterin käyttötarkoitus Ulkomaalaisrekisteriä pidetään ja käytetään ulkomaalaisten maahantuloa ja maastalähtöä sekä oleskelua ja työntekoa koskevien asioiden käsittelyä, päätöksentekoa ja valvontaa varten, valtion turvallisuuden suojaamiseksi sekä turvallisuusselvityslaissa (726/2014) tarkoitetun turvallisuusselvityksen tekemiseksi. Ulkomaalaisrekisteriä pidetään lisäksi Suomen kansalaisuuden saamista, säilyttämistä ja menettämistä sekä kansalaisuusaseman määrittämistä koskevien asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa varten. Ulkomaalaisrekisterin tietoja voidaan käyttää tilastojen kokoamiseen kansallisten ja kansainvälisten tarpeiden mukaan ottaen huomioon, mitä henkilötietolaissa (523/1999) säädetään henkilötietojen käsittelystä. Ulkomaalaisrekisteriin kuuluvat hakemusasioiden osarekisteri, työnantajaosarekisteri, muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen osarekisteri, maahantulon ja maastalähdön valvonnan osarekisteri, tutkinto-osarekisteri sekä kansalaisuusasioiden osarekisteri. Lisäksi ulkomaalaisrekisteriin kuuluu erikseen pidettävät viisumiasioiden osarekisterin ja maahantuloedellytysten osarekisteri, joiden päävastuullinen rekisterinpitäjä on Ulkoministeriö. Ulkoministeriö vastaa myös näiden osarekisterien tietosuojaselosteista. Rekisteriin voidaan merkitä vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. 5. Vastuu rekisteriin talletetuista tiedoista Rekisteriä pitävien ja käyttävien viranomaisten palveluksessa olevat ovat oikeutettuja näkemään ja käsittelemään teknisen käyttöyhteyden avulla ulkomaalaisrekisteriin talletettuja tietoja ainoastaan rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvien toimivaltuuksiensa rajoissa. Päävastuullinen rekisterinpitäjä myöntää viranomaisen esityksestä henkilölle käyttöoikeuden niihin osarekistereihin ja osarekistereiden tietoryhmiin tai tietokenttiin, joiden päävastuullinen rekisterinpitäjä katsoo olevan tarpeen kyseisen viranomaisen ulkomaalais- ja kansalaisuusasioita koskevien lakisääteisten tehtävien hoitamista varten. Rekisterinpitäjä, joka tallettaa ulkomaalaisrekisteriin tietoja, vastaa rekisteriin itse tallettamiensa tietojen virheettömyydestä sekä tallettamisen ja käytön laillisuudesta omien tehtäviensä hoidossa. Muutoin rekisterinpitäjän vastuuseen sovelletaan, mitä muualla laissa säädetään henkilötietojen suojasta.

3 3 (9) Osarekistereihin talletettuja sormenjälkiä saadaan käyttää vain siten, kuin ulkomaalaisrekisterilain 3a :ssä ja 3b :ssä tarkemmin säädetään. Poliisilla on lisäksi oikeus käyttää sormenjälkitietoja siten kuin henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 16 a :ssä säädetään. Tietojen käyttöön oikeutetulla on oikeus ottaa rekisteröidyltä sormenjäljet ja verrata niitä rekisteröityihin sormenjälkiin. Vertailua varten otettuja tietoja voidaan käyttää vain vertaamisen ajan, ja ne on hävitettävä välittömästi vertailun jälkeen. 6. Rekisterin tietosisältö A) Ulkomaalaisrekisterin hakemusasioiden osarekisteri, muukalaispassien ja pakolaisen matkustusasiakirjojen osarekisteri, maahantulon ja maastalähdön valvonnan osarekisteri ja tutkinto-osarekisteri sisältävät tietoja henkilöistä: 1) jotka ovat hakeneet viisumia tai oleskelulupaa; 2) jotka ovat suorittaneet ulkomaalaislain (301/2004) 48 :ssä tarkoitetun kielitutkinnon tai osallistuneet kielitutkintoon; 3) joiden oleskeluoikeus rekisteröidään ulkomaalaislain nojalla tai joiden työntekoa koskevat tiedot rekisteröidään muun lain nojalla; 4) jotka ovat hakeneet kansainvälistä suojelua taikka joiden ottamista Suomeen pakolaiskiintiössä tai humanitaarisen maahanmuuton perusteella selvitetään; 5) jotka ovat hakeneet muukalaispassia tai pakolaisen matkustusasiakirjaa taikka joille Suomen viranomainen on antanut maasta poistamisen toimeenpanoa varten yksisuuntaisen matkustusasiakirjan; 6) joille on myönnetty ulkomaalaislain 52 b :n mukainen harkinta-aika Lisäksi voidaan tallettaa tietoja edellä mainittujen henkilöiden perheenjäsenistä, hänen kanssaan samassa taloudessa asuvista henkilöistä ja Suomessa olevista vastaanottajista silloin, kun se asian ratkaisemisen kannalta on tarpeen. Lisäksi saa, siltä osin kuin on tarpeen, tallettaa tiedon: haetusta luvasta, asiasta ja hakemuksen perusteista, selvityksistä, lausunnoista, ratkaisuista, raukeamisesta ja muutoksenhausta hakijan maassa oleskelusta sekä hakijan työnteon ja oleskelun edellytyksistä B) Kansalaisuusasioiden osarekisteri sisältää tietoja niistä, jotka ovat 1) hakeneet Suomen kansalaisuutta tai Suomen kansalaisuuden säilyttämistä taikka vapautumista Suomen kansalaisuudesta tai 2) tehneet ilmoituksen Suomen kansalaisuuden saamiseksi, 3) menettäneet Suomen kansalaisuuden tai 4) joiden kansalaisuusasema on määritetty taikka pyritty määrittämään.

4 4 (9) Lisäksi voidaan tallettaa tietoja edellä mainittujen henkilöiden perheenjäsenistä ja hänen kanssaan samassa taloudessa asuvista henkilöistä silloin, kun se asian ratkaisemisen kannalta on tarpeen. Henkilöistä talletettavat tiedot: asia- tai asiakasnumero, nimet, kasvokuva, nimikirjoitusnäyte, oleskeluluvan, oleskelulupakortin, unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortin, muukalaispassin ja pakolaisen matkustusasiakirjan hakijalta otetut sormenjäljet, DNA-testiä ja sormenjälkien vertailua koskevat lausunnot, sukupuoli, syntymäaika, -paikka ja -maa, henkilötunnus ja ulkomainen henkilönumero tai muu ulkomaisen henkilön yksilöimiseksi annettu tunnus, kansalaisuus- ja kansallisuustiedot, ammatti-, koulutus- ja kielitaitotiedot, tiedot siviilisäädystä ja perhesuhteista, kotikunta, osoite- ja muut yhteystiedot sekä tiedot matkustusasiakirjoista ja ulkomaalaislain 96 :n mukaisesta hakemusasian vireilläoloa osoittavasta kortista. C) Työnantajaosarekisteriin saa kerätä ja tallettaa tietoja luonnollisista ja oikeushenkilöistä, jotka ottavat palvelukseensa ulkomaalaisen työntekijän. Muita talletettavia tietoja: Ulkomaalaisrekisteriin talletetaan maahantulon, maastalähdön, maassa oleskelun ja työnteon valvontaa sekä Suomen kansalaisuutta koskevaa päätöksentekoa varten tiedot henkilöistä ja työnantajista, jotka: 1) on Suomessa otettu vankilaan tai vapautettu vankilasta taikka siirretty suorittamaan rangaistusta vieraasta valtiosta Suomeen tai Suomesta vieraaseen valtioon, sekä tieto toimenpiteestä ja sen ajankohdasta; 2) ovat syyllistyneet tai joiden perustellusti voidaan epäillä syyllistyneen sellaiseen rangaistavaan tekoon, joka saattaa vaikuttaa maahantulon tai maassa oleskelun sallimiseen tai Suomen kansalaisuuden saamiseen, ja teon viitetieto; 3) ovat ryhtyneet taikka joiden voidaan aikaisemman toimintansa perusteella tai muutoin perustellusta syystä epäillä ryhtyvän Suomessa kansallista turvallisuutta tai Suomen suhteita vieraaseen valtioon vaarantavaan toimintaan, sekä teon viitetieto; 4) on käännytetty tai karkotettu taikka joiden pääsy on evätty tai jotka on määrätty maahantulokieltoon, sekä tieto päätöksestä, sen perusteista ja täytäntöönpanosta sekä maahantulokiellon voimassaoloajasta ja -alueesta;

5 5 (9) 5) ovat laatineet tai Suomen viranomaiselle jättämäänsä hakemukseen liittäneet väärennettyjä tai sisällöltään vääriä asiakirjoja, antaneet vääriä tietoja tai jättäneet antamatta tietoja, joilla on merkitystä harkittaessa viisumin, oleskeluluvan tai työluvan myöntämistä, sekä tieto asiasta; sekä 6) ovat syyllistyneet tai joiden perustellusti voidaan epäillä syyllistyneen laittoman maahantulon järjestämiseen. Muita henkilötietojen suojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja saa tallettaa, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa tai jos tiedon tallettaminen on asian käsittelyn kannalta välttämätöntä. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään rekisteröidyn ja/ tai hänen laillisen edustajan ilmoittamien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan suostumuksen tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen hankinnasta tulee tehdä merkintä ulkomaalaisrekisteriin. Rekisterinpitäjällä on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada ulkomaalaisrekisteriä varten sille laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi välttämättömiä tietoja myös sakkorekisteristä, oikeushallinnon valtakunnallisesta diaari- ja asianhallintajärjestelmästä ja ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä ja annettujen ratkaisujen lainvoimaisuudesta, jos tällainen tieto on saatavissa, hakijalle tuomioistuimessa määrätystä elatusvelvollisuutta koskevasta ratkaisusta ja annettujen ratkaisujen lainvoimaisuudesta, jos tällainen tieto on saatavissa, asianomaiselta ministeriöltä turvapaikanhakijoiden osoitetiedoista, esitutkintaviranomaiselta ulkomaalaisrekisteriin rekisteröityjä henkilöitä koskevien rikosasioiden esitutkintaan liittyen siltä osin kuin se voi tapahtua esitutkintaa vaarantamatta vastaanottokeskukselta väestötietojärjestelmästä Kansaneläkelaitokselta ja kunnan sosiaaliviranomaiselta, sosiaaliviranomaiselta tai terveydenhuoltoviranomaiselta, Verohallinnolta, poliisin ja rajavartiolaitoksen henkilörekistereistä Opetushallitukselta, oppilaitoksilta sekä Kansallisarkistolta siten, kuin ulkomaalaisrekisterilain 8 tarkemmin säädetään. Tiedot voidaan luovuttaa siten kuin rekisterinpitäjän kanssa sovitaan, myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla, kun on selvitetty tietojen suojaaminen henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla.

6 6 (9) 8. Tietojen luovuttaminen rekisteristä Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja tahoille suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajan suostumukselle. Viranomaisille tai tahoille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava säädösperuste, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan nimenomaisen lainsäännöksen perusteella. Sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään taikka Suomea sitovissa kansainvälisissä sopimuksissa määrätään, ulkomaalaisrekisteristä saa salassapitosäännösten estämättä ja siinä määrin kuin se on vastaanottavan viranomaisen lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi välttämätöntä, luovuttaa tietoja: puolustusvoimille, esitutkintaviranomaisille, turvapaikanhakijoiden ja ihmiskaupan uhrien vastaanoton järjestämisestä vastaavalle asianomaiselle ministeriölle, väestörekisterikeskukselle ja maistraateille, eläketurvakeskukselle, Kansaneläkelaitokselle ja kunnan sosiaaliviranomaiselle, vieraan valtion viranomaiselle Suomen kansalaisuuden saaneista henkilöistä kansalaisuusaseman määrittämistä varten, jos se voi tapahtua henkilön turvallisuutta vaarantamatta, Kansanterveyslaitokselle ja Helsingin yliopiston oikeuslääketieteen laitokselle, työsuojeluviranomaiselle, hätäkeskuslaitokselle, oppilaitoksille sekä oikeusaputoimistoille. siten, kuin ulkomaalaisrekisterilain 10 tarkemmin säädetään. Tiedot voidaan luovuttaa myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden avulla on tietoja pyytävän esitettävä selvitys tietojen suojaamisesta henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Ulkomaalaisrekisterin tietoja voidaan Ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 10 :n 1 momentin 7 kohdan mukaan luovuttaa vieraan valtion viranomaiselle Suomen kansalaisuuden saaneista henkilöistä kansalaisuusaseman määrittämistä varten, jos se

7 7 (9) voi tapahtua henkilön turvallisuutta vaarantamatta. Ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 10 1 momentin mukaan myös muun tässä säännöksessä tarkoitetun henkilötietojen siirron täytyy perustua Suomea sitovaan kansainväliseen sopimukseen tai muuhun Suomessa lakina voimassa oleviin määräyksiin. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet Ulkomaalaisrekisterilain 2 :ssä tarkoitettujen tehtävien hoitamista varten saadut tiedot ja asiakirjat on pidettävä salassa jos niin lailla säädetään tai lain nojalla määrätään taikka jos ei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei aiheuta vahinkoa tai haittaa Suomen kansainvälisille suhteille, kansainväliselle yhteistyölle taikka hakijalle tai hänen läheiselleen. Ulkomaalaisrekisteriin sovelletaan henkilötietojen suojaa koskevaa lainsäädäntöä. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät ja katsovat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Manuaalinen aineisto Rekisteriin liittyvää paperista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa. Tiloihin liikutaan kulunvalvonnan kautta. Sähköisesti talletettu aineisto Rekisteriin liittyvää sähköistä aineistoa säilytetään UMA - asianhallintajärjestelmässä. Laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tiloihin liikutaan kulunvalvonnan kautta. UMAa käyttävillä henkilöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet joilla rajoitetaan tietojen näkyvyyttä ja tallennusmahdollisuutta. UMAan kirjaudutaan varmenteellisella asiointikortilla. Rekisteritietojen katselua ja käsittelyä on mahdollista seurata ja valvoa käyttölokitietojen avulla. Rekisterinpitäjä vastaa sähköisessä muodossa olevia henkilön fyysisiin ominaisuuksiin perustuvia tunnistetietoja käsitellessään, että käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät, laitteet ja ohjelmistot ovat turvallisia, tunnistetiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä tunnistetietojen luottamuksellisuuteen ja eheyteen kohdistuvilta loukkauksilta, muutoksilta ja väärentämiseltä samoin kuin muulta vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä, tunnistamisessa ja tunnistetietojen käsittelyssä toteutetaan muutoinkin tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tunnistaminen ja tunnistetietojen käsittely voidaan toteuttaa tietoturvallisella ja yksityisyyden suojan turvaavalla tavalla

8 8 (9) Rekisterinpitäjä vastaa tietoturvasta myös sellaisen kolmannen osapuolen osalta, joka rekisterinpitäjän toimeksiannosta joko kokonaan tai osittain toteuttaa henkilön fyysisiin ominaisuuksiin perustuvien tunnistetietojen tallettamisen. 11. Rekisteritietojen tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille tai että tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne edellä olevan mukaan jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut hänestä talletetut tiedot. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, hänen on annettava tästä kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Tarkastusoikeuden epäämisen veroisena pidetään sitä, että rekisterinpitäjä ei ole kolmen kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä antanut kirjallista vastausta rekisteröidylle. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. 12. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastusoikeutta käyttävän on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti. Maahanmuuttovirastolle osoitetun pyynnön voi esittää Maahanmuuttoviraston toimipisteissä, toimittaa postitse tai sähköpostilla Maahanmuuttoviraston kirjaamoon. Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä. 13. Tiedon korjaamisen toteuttaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsitte-

9 9 (9) lyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyn on korjauspyyntöä esittäessään esitettävä tätä koskeva pyyntö henkilökohtaisesta ja todistettava samalla henkilöllisyytensä. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on rekisteröidyn mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterinpitäjä antaa rekisteröidylle kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan ne syyt joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 14. Tietojen poistaminen ja sähköinen arkistointi Ulkomaalaisrekisteristä annetun lain 9 mukaisesti ulkomaalaisrekisterissä olevat rekisteröityä koskevat tiedot poistetaan yhden vuoden kuluttua siitä, kun hän on saanut Suomen kansalaisuuden tai kuollut, tiedot viisumista, oleskeluluvasta ja oleskeluoikeuden rekisteröinnistä, oleskelulupakortista, unionin kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortista sekä myönnetystä matkustusasiakirjasta poistetaan viiden vuoden kuluttua viimeisestä tiedon merkitsemisestä, jos viisumin, oleskeluluvan, oleskeluoikeuden tai asiakirjan voimassaolo on päättynyt, maahantulokieltoa koskevat tiedot yhden vuoden kuluttua siitä, kun maahantulokiellon voimassaolo on päättynyt ja karkotusta ja käännyttämistä koskevat tiedot sekä tiedot pääsyn epäämisestä poistetaan viiden vuoden kuluttua päätöksen tekemisestä. Poistetut tiedot arkistoidaan. Ulkomaalaisrekisterin sisältämiä tietoja on ollut mahdollista arkistoida yksinomaan sähköisessä muodossa alkaen. 15. Asiaa koskeva lainsäädäntö Arkistolaki (831/1994) Henkilötietolaki (523/1999) Laki ulkomaalaisrekisteristä (1270/1997) Ulkomaalaislaki (301/2004) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Kotikuntalaki (201/1994) Hallintolaki (434/2003)