Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää. Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja

Transkriptio

1 Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24, / 5 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41, Järvenpää 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteystiedot Jari Savola Aikuisten sosiaalipalvelujen johtaja Yhteyshenkilö Henna Kaukonen Sosiaaliturvapäällikkö Rekisterin nimi 4. Henkilötietojen käsittelyntarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Sosiaaliturvan ja ohjauksen tietosuojaseloste Toimeentulotuki on sosiaalihuoltoon kuuluva viimesijainen taloudellinen tuki, jonka tarkoituksena on turvata henkilön ja perheen ihmisarvoisen elämän kannalta vähintään välttämätön toimeentulo ja edistää itsenäistä selviytymistä. Ehkäisevän toimeentulotuen tarkoituksena on edistää henkilön ja perheen sosiaalista turvallisuutta ja omatoimista suoriutumista sekä ehkäistä syrjäytymistä ja pitkäaikaista riippuvuutta toimeentulotuesta. Sosiaaliohjauksella tarkoitetaan asiakkaiden ohjaamista ja tukemista elämän eri tilanteissa. Sosiaaliohjauksen lähtökohtana on huomioida asiakkaan kokonaistilanne ja tarjota hänelle tukea, ohjausta ja neuvontaa. Sosiaaliohjaajat auttavat asiakkaita esim. velkaantumiseen, muuttuneeseen elämäntilanteeseen, asumisen ongelmiin, peli- ja muihin riippuvuusongelmiin liittyvissä asioissa. Rekisterin käyttötarkoituksena on yllä mainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin. Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Toimeentulotukilaki (1412/1997) Laki toimeentulotuesta annetun lain muuttamisesta (815/2015) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)

2 Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24, / 5 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut tiedot tallennetaan ProConsona-asiakastietojärjestelmään toimeentulotuen tai sosiaaliohjauksen piiriin hakeutuvien ja sen piirissä olevien asiakkaiden osalta. Rekisterin käyttötarkoitus määräytyy sen sisältöjen perusteella; toimeentulotukihakemusten, asiakkaiden palvelutarpeiden ja huoliilmoitusten käsittely toimeentulotukipäätökset ja maksujen määräytyminen asiakkaan palvelutarpeenarviointi ja/tai sosiaalityön suunnitelma, tilannearvio tai lähete palveluihin asiakaskirjaukset ja muistiinpanot asiakkaan henkilötiedot asiakkaan ja omaisen / läheisen yhteystiedot asiakkaan ja puolison sekä tarvittaessa myös lasten tulo- ja menotiedot sekä muut asiakastalouden taloudellista tilannetta kuvaavat tai muut toimeentulotukihakemuksen käsittelyn kannalta olennaiset dokumentit henkilöstön tekemä sosiaaliohjauksen asiakastyön kirjaaminen, asiakasta koskeva toimeentulotukiohjeistus sekä yhteenvedot asiakkuuden aikana Manuaalisesti tallennetut tiedot toimeentulotukihakemukset ja niiden liitteet asiakkaan suostumukset ja valtakirjat tilinumeron muutospyynnöt Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä toimintayksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja pyydetään aina ensisijaisesti asiakkaalta itseltään. Sosiaalitoimi saa veroviranomaisilta ja kansaneläkelaitokselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja (Sosiaalihuollon asiakaslaki 21). Myös väestötietojärjestelmästä saadaan henkilötietoja sähköisen käyttöliittymän avulla. Mikäli tietoja hankitaan muista henkilörekistereistä sähköisen käyttöliittymän avulla, pyydetään tähän asiakkaan lupa.

3 Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24, / 5 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) 7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset Asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai lain säännöksen perusteella. Merkintä tietojen luovuttamisesta tehdään sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 10 mukaisesti (254/2015). Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä rekisteriin. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/1999) 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. Merkintä tietojen luovuttamisesta tehdään sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 10 mukaisesti (254/2015). Henkilötietolaki 5 ja 8 luku (523/1999) 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, mikä jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

4 Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24, / 5 Toimeentulotuen asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä asian käsittelyyn osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto: Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti niille varattuihin kansioihin ja säilytetään laissa määrätyn ajan. Sähköisesti tallennettu aineisto: Järvenpään kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti, jonka tietoturvasta vastaa tietohallinnon palvelukeskus. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukainen käyttöoikeus sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat tulee vaihtaa säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava Henkilötietolaki 7 luku 32 (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja lastensuojelun asiakasrekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan, minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella kaupungintalon asiakaspisteeseen, jossa se kirjataan vastaanotetuksi ja toimitetaan rekisterinpitäjälle. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimintayksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kiel-

5 Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24, / 5 täytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 2 luku (812/2000) 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Tietojen korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjän on myös estettävä tällaisen tiedon leviäminen, jos tieto voi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa tai hänen oikeuksiaan. Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Henkilötietolaki 6 luku 29 (523/1999)