Tapahtumajärjestäminen kiireestä kantapäähän. Taneli Tulkki JYYn hallitus Kulttuuri, Jylkkäri, Kampus Kustannus

Transkriptio

1 Tapahtumajärjestäminen kiireestä kantapäähän Taneli Tulkki JYYn hallitus Kulttuuri, Jylkkäri, Kampus Kustannus

2 Sisältö Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman valmistelu Talousarvion laatiminen Yhteistyökumppanit Avustukset Tiedotus ja markkinointi Vastuualueiden jakaminen Aikataulutus

3 Sisältö Riskit Turvallisuus Jälkityöt Lupa-asiat Elokuvalisenssi Anniskelulainsäädäntö Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin JYYn kulttuurivaliokunta

4 Tapahtumajärjestäminen on hauskaa! Se pitää vain valmistella ja viimeistellä huolella.

5 Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman ajankohdan valitseminen. Mitä muuta tapahtuu samaan aikaan? Paikan valinta ajoissa. Huomioitava toimivuus, varustetaso, tilavuokrat & esteettömyys mikä on tapahtuman kannalta paras paikka? Tapahtuman kohderyhmä. Ketkä tulevat tapahtumaan ja montako heitä on?

6 Tapahtuman suunnittelu Tapahtuman kokoluokka. Vaikuttaa mm. budjetointiin. Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen Tapahtumapaikan varaaminen Ohjelman suunnittelu: Esiintyjien hintataso ja sopivuus kohderyhmälle.

7 Tapahtuman valmistelu Alustavan budjetin laatiminen Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms. Esiintyjien hinnoista tinkiminen (esiintyjäkin on silti ihminen) Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen kanssa ja käytännön asioista sopiminen Sovittujen asioiden varmistaminen & tuplavarmistaminen

8 Tapahtuman valmistelu Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu Kirjalliset sopimukset Tapahtuman yksityiskohdista ja aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille Asioiden lukkoonlyöminen Tiedottaminen Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen Lupien hakeminen

9 Talousarvion laatiminen Kenellä taloudellinen vastuu? Budjetti laadittava realistisesti Hintojen kilpailutus Mahdollinen ALV hinnoissa Yllättäviin kuluihin varautuminen Tapahtuman rahoitusrakenne Taloudellisten riskien minimointi

10 Talousarvion laatiminen TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot eli koristelu, ruokailut, yllättävät kulut

11 Yhteistyökumppanit Sponsoritarjousten laatiminen Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt Yhteinen kohderyhmä Sponsoreiden hankkiminen työlästä Yhteydenotot ajoissa Henkilökohtainen yhteydenotto Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

12 Yhteistyökumppanit Perussääntö: ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan. Valmiita suhteita kannattaa hyödyntää. Tavaranvaihto usein rahadiilejä helpompaa Vakuuttavuus Sinnikkyys Kirjalliset sopimukset Kiittäminen jälkikäteen suhteiden ylläpitämiseksi

13 Avustukset Avustusten hakeminen: Täytä avustushakemukset huolella Muista tärkeät liitteet: Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma Tee hakemukset ajoissa, niiden saamisessa voi kestää tovi. Epävarma tulonlähde

14 Avustukset Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset: voi hakea ympäri vuoden Keski-Suomen taidetoimikunta: haku tammikuussa Säätiöt

15 Tiedotus ja markkinointi Tiedotteen laatiminen Mediatiedottaminen Sähköpostilistat Sähköiset tapahtumakalenterit Internet, SoMe Lehtien ilmestymisaikataulujen huomioiminen Julistemarkkinointi, flaijerit Graafikon hankkiminen

16 Tiedotus ja markkinointi Jyväskylän kaupunkilehti Keskisuomalainen Suur-Jyväskylän Lehti Radio Keski-Suomi Radio City Jyväskylä Jylkkäri City Sue Voima Keski-Suomen Viikko

17 Vastuualueiden jakaminen Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

18 Aikataulutus Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset Projektin läpiviemisen aikataulutus etukäteen, projektisuunnitelma Sopimukset kuntoon Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot Arvioi osallistujien aikataulu: Älä aloita tapahtumaa tarpeettoman aikaisin / myöhään

19 Riskit Huono sää Esiintyjien peruutus Väkivalta ja pakokauhu Onnettomuudet ja tapaturmat Yllättävän suuri yleisömäärä Vapaaehtoistyövoiman vähyys Aikataulujen viivästyminen Asiakkaiden tyytymättömyys

20 Turvallisuus Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille, jos järjestetään muualla kuin ravintolassa Järjestyksenvalvonta Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat Järjestyksenvalvojien riittävä määrä Ensiapu

21 Lupa-asiat Luvat maksullisia Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto Ruuanmyynti Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa. Spotify vain yksityistilaisuuksissa. Melulupa (hyvissä ajoin!)

22 Anniskelulainsäädäntö 21 ( /764) Anniskelulupa "Alkoholijuomien anniskelua saa harjoittaa vain se, jolle lupaviranomainen on myöntänyt anniskeluluvan. Anniskelulupa myönnetään toistaiseksi, määräajaksi tai tilapäisesti. Anniskelulupa on anniskelupaikkakohtainen". Eli: alkoholijuomien anniskelu ilman lupaa on kielletty. Anniskeluksi voidaan mieltää sellainen toiminta, jossa alkoholia saa rahaa vastaan. Järjestöjen tapahtumat/toiminta eivät ole yksityistilaisuuksia.

23 Elokuvalisenssi Elokuva on tekijänoikeuslain suojaama, taiteellinen teos. Tekijänoikeuden haltijalla on yksinomainen oikeus määrätä mm. teoksen julkisesta esittämisestä. Elokuvan julkista esittämistä on esimerkiksi sen esittäminen tilassa, johon yleisöllä on vapaa pääsy. Pääsymaksun periminen tai perimättä jättäminen ei vaikuta tilanteeseen. Tarvitsette luvan julkiseen esittämiseen, vaikka omistatte omia dvdelokuvakopioita. Myytävät ja vuokrattavat dvd- elokuvat ovat tarkoitettu ainoastaan yksityiseen käyttöön. Kotikäyttöön tarkoitettujen elokuvien esittäminen oman kodin ulkopuolella on tekijänoikeuslain mukaan julkista esittämistä. Lupa tarvitaan vaikka kyseessä olisi hyväntekeväisyysjärjestö. Myös kaikki suljetun piirin esitykset katsotaan julkisiksi esittämiseksi. Tekijänoikeus- ja rikoslain perusteella voidaan oikeudenloukkaaja tuomita teostaan rangaistukseen sekä maksamaan oikeudenhaltijalle hyvitystä ja vahingonkorvausta.

24 Elokuvalisenssi Suomen tekijänoikeuslaki Tekijänoikeuden tiedotus- ja valvontakeskus ( valvoo Suomessa tekijänoikeuslain noudattamista ja tekee säännöllisiä tarkastuksia. Elokuvalisenssi = lupa esittää DVD- ja BluRayelokuvia julkisesti. Tekijänoikeuden Tiedotus- ja valvontakeskus valvoo ja neuvoo tekijänoikeuksiin liittyvissä asioissa.

25 Jälkityöt Tapahtumapaikan siivous Budjetin päivittäminen Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille Laskujen hoitaminen Palkkiot esiintyjille

26 Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä Ilokiven monitoimitilaa, yläkertaa ja terassia voi tiedustella tapahtumakäyttöön keskiviikko-, perjantaija lauantai-illoiksi Ilokiven ravintoloitsijoilta. Ravintoloitsijat hoitavat tapahtumailtojen käytännönjärjestelyt ja anniskelun. Ilokiven monitoimitilaa, yläkertaa ja terassia voi tiedustella muina aikoina käyttöön kulttuurisihteeriltä. Tilojen kapasiteetit: alakerta 440 hlö, yläkerta 280 hlö, terassi 120 hlö.

27 Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin Ainejärjestö yhdistää opiskelijoita ja välittää tietoa eri suuntiin. Sen kautta opiskelijat saavat tärkeää tietoa ja ainejärjestö voi välittää tietoa muille tahoille. - Alan opiskelijoita koskevista ajankohtaisista asioista tiedottaminen opiskeluun liittyvät asiat vapaa-ajan toiminta - Yhteydenpito ylioppilaskuntaan, ammattijärjestöihin jne. - Yhteydenpito muihin ainejärjestöihin ja muiden yliopistojen saman alan opiskelijoihin - Ainejärjestötoiminta luo yhteisöllisyyttä - On tärkeää, että ainejärjestöjen viestintä toimii

28 Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin Tiedotuksen työnjako Olennaiseen keskittyminen tiedotuksessa Yhtenäiset tiedotuskäytännöt Tiedonkulusta huolehtiminen, jäsenille & yhteistyökumppaneille Yhteystiedot ajan tasalle Viestintäkanavat resurssien mukaan. Ei kannata pitää esimerkiksi nettisivuja, jos niiden ylläpidolle ei löydy resursseja

29 Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin Ainejärjest rjestön jäsenetj Ainejärjestön sähköpostilistat Ainejärjestön nettisivut Ainejärjestön Facebook-sivu yms. sosiaalinen media Kaikki opiskelijat JYYn sähköpostilistat Jyytiset JYYn verkkosivujen tapahtumakalenteri JYYn kalenteri Julisteet & flyerit kampuksella

30 Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin Valitse tiedotuskanava kohderyhmän mukaan!

31 JYYn kulttuurivaliokunta

32 JYYn kulttuurivaliokunta Aktiivinen valiokunta Kokoukset (noin 10 kpl/vuosi) Tapahtumat, kurssit, ekskursiot, näyttelytoiminta, kirpputorit ja myyjäiset, Kampus Kino ja Vapaa Kino JYYn avajaisbileet syyskuussa ( kävijää) JYYn pikkujoulujen järjestelyapuna Kirpputorit Kulttuurimatkat (2/vuosi) Kurssit (mm. järjestyksenvalvoja-,leffaprojektori- ja DJ-kurssit)

33 JYYn kulttuurivaliokunta Tule paikalle ja tuo kaveritkin! Liity Facebook-yhteisöön (JYYn kulttuurivaliokuntalaiset) Sähköpostilistalle Ehdota rohkeasti omia ideoita ja kysele Osallistu meneillään oleviin projekteihin ja hanki kokemusta

34 Muita tapoja hankkia kokemusta Jyrock (Talkoolaiset, työryhmä, FB) Amazing Race (Rastinpitäjät, talkoolaiset) Snowday (Talkoolaiset) Kampus Kino (Lipunmyyjät, leffakokoukset) Yksittäiset tapahtumat, joita putkahtelee silloin tällöin & sinne tänne

35 Kaikesta huolimatta Paljon on mietittävää ja tehtävää......mutta rapatessa roiskuu ja tekemällä oppii. Tartu rohkeasti toimeen!