Esipuhe edessä hallitusvuosi

Alayhdistysopas Uudistettu painos Elokuu 2012 Julkaisija: Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunta () Toimittanut: Kaisa Immonen, tiedotus- ja järjestösihteeri www.ttyy.fi

i ALAYHDISTYSOPAS Esipuhe edessä hallitusvuosi Vuosi killan tai kerhon hallituksessa on antoisa ja opettavainen kokemus, mutta vaatii usein yllättävänkin paljon oman vapaa-ajan käyttämistä puljun asioiden parissa puuhastelemiseen. Jotta hallitustyöskentely sujuisi mahdollisimman jouhevasti ja tehokkaasti, perehtyminen yhdistystoiminnan perusteisiin on suotavaa. Tehokas hallitustyöskentely ei tarkoita hymytöntä suorittamista, vaan ennen kaikkea sitä, ettei aikaa kulu turhaan erilaisten kokousteknisten koukeroiden miettimiseen tai sellaisten asioiden käsittelemiseen, jotka on parempi hoitaa kokouksen ulkopuolella. Näin hallituksen jäsenille ja killan/kerhon toimihenkilöille jää enemmän aikaa mukavaan yhdessäoloon ja oman työn hedelmien nauttimiseen. Tämä opas on tarkoitettu avuksi niin hallitustyöskentelyn suunnitteluun kuin yksittäisten kinkkisten tilanteiden ratkaisemiseen. Näin ollen opasta ei tarvitse kahlata alusta loppuun, vaan sitä voi lukea osissa ja tilannekohtaisesti. Selkeän otsikoinnin on tarkoitus auttaa löytämään vastaukset käsillä oleviin ongelmiin vaivattomasti. Oppaassa käsitellään hallitustyöskentelyn eri vaiheet hallituksen valinnasta ja sisäisestä tehtävienjaosta kokoustoimintaan, kokousten valmisteluun ja pöytäkirjojen laatimiseen sekä tiedottamiseen ja taloudenpitoon. Oma lukunsa on varattu kokoustekniikalle ja erilaisille termeille, jotka tuottavat usein päänvaivaa. Samoin oppaassa käydään läpi ylioppilaskunnan eri toimijat sekä ylioppilaskunnan ja alayhdistysten välinen suhde. Oppaassa käytetään sanaa pulju merkitsemään niin kiltoja kuin harraste- ja ammattiainekerhoja. Antoisaa hallitusvuotta! Tampereen teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan puolesta, Kaisa Immonen tiedotus- ja järjestösihteeri

Sisällys ii Sisällys Esipuhe edessä hallitusvuosi... i Sisällys... ii 1. Hallitus... 1 1.1. Hallituksen jäsenten lukumäärä... 1 1.2. Valinta ja järjestäytyminen... 1 1.3. Hallituksen toimikausi... 2 1.4. Erottaminen tai eroaminen hallituksesta... 2 2. Hallituksen sisäinen työnjako... 3 2.1. Puheenjohtaja organisoi ja johtaa hallituksen toimintaa... 3 2.1.1. Ennen kokousta... 3 2.1.2. Kokouksen aikana... 3 2.1.3. Puheenjohtajan nuija... 4 2.2. Sihteeri huolehtii paperit kuntoon... 4 2.2.1. Ennen kokousta... 4 2.2.2. Kokouksen aikana... 5 2.2.3. Kokouksen jälkeen... 5 2.3. Rahastonhoitaja pitää huolta puljun taloudesta... 5 2.4. Tiedotusvastaava... 5 2.5. Hallituksen muut jäsenet... 5 2.6. Toimihenkilöt... 6 3. Yleistä kokouksista... 7 3.1. Killan/kerhon kokoukset... 7 3.2. Hallituksen kokoukset... 7 3.2.1. Hallituksen kokouksen osallistujat... 7 3.2.2. Hallituksen kokouskäytännöt... 7 3.3. Läsnäolo- ja puheoikeus... 7 3.4. Äänivaltaisuus... 8 3.5. Laillisuus ja päätösvaltaisuus... 8 3.5.1. Kuinka päätösvaltaisuus lasketaan?... 9 3.5.2. Päätösvallaton kokous... 9 4. Ennen kokousta... 10 4.1. Kokouksen valmistelu... 10 4.2. Kokouskutsu... 10 4.2.1. Puljun kokouksen koolle kutsuminen... 11 4.2.2. Hallituksen kokouksen koolle kutsuminen... 11 4.3. Esityslista... 12 4.3.1. Milloin esityslistan tulee olla valmiina?... 12 4.3.2. Esityslistan hyväksyminen... 13 4.3.3. Ilmoitusasiat ja META... 13 5. Kokouksessa... 14 5.1. Hyvä kokous... 14 6. Kokoustekniikkaa ja termejä... 16 6.1. Este... 16 6.2. Jääviys/esteellisyys... 16 6.3. Pöytääminen ja pöydältä palauttaminen... 16 6.4. Asian palauttaminen valmisteluun... 17 6.5. Eriävä mielipide... 17 6.6. Ponsi... 17 6.7. Esittäminen ja kannattaminen... 17 6.8. Äänestys... 18 6.8.1. Yksityiskohtainen äänestysjärjestys... 18 6.8.2. Lyhyt äänestysjärjestys... 19 6.9. Henkilövaali... 19 7. Kokouksen jälkeen... 20 7.1. Pöytäkirja... 20

iii ALAYHDISTYSOPAS 7.1.1. Pöytäkirjan tarkastaminen ja pöytäkirjantarkastajat... 21 7.1.2. Kuinka puljun yleiskokouksen pöytäkirja eroaa puljun hallituksen kokouksen pöytäkirjasta?... 21 7.1.3. Pöytäkirjojen julkisuus... 22 7.2. Kun pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty... 22 8. Puljun talousasiat... 23 8.1. Hallitus huolehtii puljun taloudesta ja omaisuudesta... 23 8.1.1. Kuitit talteen... 24 8.2. Talousarvio (TA)... 24 8.3. Toimintasuunnitelma (TOSU)... 24 8.4. Tilinpäätös ja toimintakertomus (TP ja TOKE)... 25 8.5. Toiminnantarkastus... 25 8.5.1. Toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja?... 25 8.5.2. Kuka voidaan valita toiminnantarkastajaksi?... 26 8.5.3. Kuinka toiminnantarkastus tehdään?... 26 8.5.4. Toiminnantarkastajan muistilista... 27 8.5.5. Toiminnantarkastuskertomus... 27 8.6. Mitä jos tilinpäätöksen vahvistamista ei voida suositella?... 28 8.6.1. Tekniset virheet... 28 8.6.2. Puutteet taloudenpidossa ja hallinnossa... 28 8.6.3. Isot ongelmat... 29 8.7. Tili- ja vastuuvapaus... 29 8.8. Mainosmyynti... 30 9. Tiedotus ja viestintä... 31 9.1. POP ja Tutka... 31 9.1.1. Uutisen lisääminen ja muokkaaminen POPissa... 31 9.1.2. Uutiset vai Tapahtumakalenteri?... 32 9.1.3. POP in English... 32 9.2. Ylioppilaskunnan nettisivut ja Facebook... 32 9.3. wiki... 32 9.4. WerkkoAnturi... 33 9.5. Sähköpostilistat... 33 9.6. Ilmoitustaulut... 33 9.7. Ylioppilaskunnan julkaisut... 34 10. Ylioppilaskunta ja alayhdistykset... 35 10.1. Puljutietolomake... 35 10.1.1. Alayhdistysavustus... 36 10.1.2. Projektiavustusanomus... 36 10.1.3. Kannatusavustus... 37 10.2. Edustajisto... 37 10.2.1. Miksi edustajistotoiminnan pitäisi kiinnostaa myös puljuja?... 37 10.3. Ylioppilaskunnan hallitus... 37 10.3.1. Kiltakummi... 38 10.4. Sihteeristö... 38 10.4.1. Pääsihteeri vastaa taloudesta ja hallinnosta... 38 10.4.2. Toimistosihteeri pyörittää ylioppilaskunnan palvelutiskiä... 38 10.4.3. Koposihteeri valmistelee koulutuspolitiikkaan liittyviä asioita... 38 10.4.4. Soposihteeri vastaa toimeentuloon, asumiseen sekä terveydenhuoltoon liittyvistä kysymyksistä... 39 10.4.5. Tiedotus- ja järjestösihteeri tiedottaa ja neuvoo järjestöjä... 39 10.4.6. Saunaisäntä huolehtii teekkarisaunasta... 39 10.4.7. Muut sihteerit... 39 10.5. Mistä ylioppilaskunnan väen tavoittaa?... 39 10.6. Hallinnon opiskelijaedustajat eli hallopedit... 39 10.6.1. Kuinka hallopedit valitaan?... 40 10.6.2. Miten kilta liittyy halloped-toimintaan?... 40 10.7. Jaostot... 40

iv 10.7.1. Kenen kuuluu osallistua jaostoihin?... 41 10.7.2. Jaostoaktiivisuusporkkanat... 41 10.7.3. Kaikille avoimet jaostot... 41 10.7.4. Suljetut jaostot... 42 11. Alayhdistyksille tarjottavat palvelut... 43 11.1. Teekkarisauna... 43 11.2. Hotelli Torni... 43 11.3. Pakettiauto ja peräkärry... 43 Liite 1: esityslista... 44 Liite 2: pöytäkirja... 45 Lähteet... 48

1 ALAYHDISTYSOPAS 1. Hallitus Puljun kokous valitsee puljulle hallituksen vastaamaan puljun taloudesta, päivittäisestä toiminnasta ja muista puljun asioista, jotka laki, puljun kokous ja säännöt määrittelevät. Hallituksen on pyrittävä noudattamaan puljun kokouksen antamia ohjeita, mutta sillä on myös itsenäistä harkintavaltaa käytännön toiminnan pyörittämiseen. Hallituksen toimivaltaa rajoittavat hallitusta ylemmältä taholta eli puljun kokouksesta tulleet toimintaohjeet ja hyväksytty talousarvio, puljun säännöt ja toisinaan myös esteellissyyskysymykset. Yhdistyslain 35.1 määrittelee hallituksen tehtävät näin: Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus edustaa yhdistystä. Hallituksen tehtäviin kuuluu pitää huolta puljun taloudesta ja omaisuudesta. Tämä tarkoittaa mm. kirjanpidosta huolehtimista sekä tilinpäätöksen ja taseen asianmukaista laatimista. Hallitus valmistelee vuosittain talousarvion ja toimintasuunnitelman, joista puljun kokous päättää. Hallitus myös valitsee mahdolliset toimihenkilöt sekä valvoo heidän toimintaa. Hallitus edustaa koko puljua ulospäin, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että puljun hallitus voi tehdä sopimuksen ulkopuolisen toimijan kanssa. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen esimerkiksi vuosijuhlien sponsorisopimuksien kohdalla. Alayhdistystoiminnassa puljujen hallitusten asema korostuu, koska puljuilla ei ole palkattuja työntekijöitä ja puljun kokouksia pidetään harvakseltaan, usein vain kaksi sääntömääräistä kokousta vuodessa, jolloin viikoittainen toiminta jää pitkälti hallituksen ja mahdollisten toimihenkilöiden vastuulle. 1.1. Hallituksen jäsenten lukumäärä Yhdistyslain 35 :n mukaan yhdistyksellä on oltava hallitus, jossa on vähintään kolme jäsentä, ja lisäksi hallituksella on oltava puheenjohtaja. Puljun säännöissä on määrättävä hallituksen jäsenten tarkasta lukumäärästä tai vähimmäis- ja enimmäismäärästä ja toimikaudesta. Hallituksen jäsenten lukumäärällä on merkitystä puljun käytännön toiminnan kannalta, sillä jos hallitus on liian suuri, päätöksenteko saattaa olla tehotonta. Riittävän pieni hallitus helpottaa esimerkiksi säännöllisen kokousajan sopimista. Jokainen saa myös kokouksissa äänensä kuuluville, kun hallitus pysyy sopivan kokoisena. Liian pieni hallitus voi kuitenkin johtaa hoidettavien tehtävien kasaantumiseen harvoille ihmisille, aikataulun venymiseen ja siihen, ettei kaikkia toimintasuunnitelmassa määrättyjä asioita saada toteutettua. 1.2. Valinta ja järjestäytyminen Hallitus valitaan vaalikokouksessa puljun sääntöjen määrittämällä tavalla. Hallitukseen valittavilta henkilöiltä tarvitaan suostumus valintaan, ketään ei voida pakottaa ottamaan vastaan hallituspaikkaa. Kun hallitus on valittu, se järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan, joka voidaan pitää jo ennen kuin hallituksen varsinainen toimikausi alkaa. Tällöin kokouksessa tehdyt päätökset tulee vahvistaa hallituksen toimikauden alettua ensimmäisessä hallituksen kokouksessa. Järjestäytyminen tarkoittaa sitä, että kullekin hallituksen jäsenelle määritellään ne tehtävät, joita hän vuoden aikana hallituksessa hoitaa, jollei henkilöitä ole valittu suoraan tiettyihin pesteihin. Järjestäytymiskokouksessa hallitus myös päättää omista toimintatavoistaan kuten kokouskutsun lähettämisen ajankohdasta, esityslistan laatimisesta, mahdollisesta

Hallitus 2 vakiokokousajasta, ajankohtaisista asioista ja päätöksistä tiedottamisesta jäsenistölle päin ja muista hyödyllisiksi katsotuista käytännöistä. 1.3. Hallituksen toimikausi Puljun säännöissä määrätään hallituksen toimikaudesta, joka useimmiten on kalenterivuosi. Jos puljun kokousta uuden hallituksen valitsemiseksi ei ole syystä tai toisesta onnistuttu pitämään tai kokous ei ole ollut päätösvaltainen (liian vähän jäseniä paikalla), jatkuu vanhan hallituksen toimikausi. Jos puljun hallitus joutuu toimimaan yli oman toimikautensa, on sen ensisijaisena tehtävänä huolehtia kerhon kokouksen koollekutsumisesta, jotta uusi hallitus saadaan valittua. Vanha hallitus myös hoitaa puljun toimintaan kuuluvia rutiiniasioita uuden hallituksen valintaan saakka. Isoihin linjanvetoihin kuten monivuotisen projektin aloittamiseen ei tällöin kuitenkaan pidä ryhtyä. 1.4. Erottaminen tai eroaminen hallituksesta Hallituksen jäsen tai koko hallitus voidaan erottaa milloin tahansa toimikautensa aikana. Erottamiseen riittää epäluottamus eikä päätöstä tarvitse perustella. Erottamisesta päättää puljun kokous, ja erottamispäätös astuu voimaan heti, ellei päätöksessä ole mainittu myöhempää ajankohtaa. Puljun kokous voi vapauttaa tehtävästään vain itse nimittänsä henkilöt (hallituksen jäsenet tai mahdolliset toimihenkilöt). Vastaavasti hallitus vapauttaa tehtävistään itse valitsemansa henkilöt. Puljun kokous ei siis voi kävellä hallituksen yli ja erottaa hallituksen nimittämää toimihenkilöä. Jos kokous kuitenkin katsoo, että hallituksen nimittämä toimihenkilö ei suorita tehtäviään vaadittavalla tavalla tai toimii muutoin yhdistyksen sääntöjen tai lain vastaisesti, keinoiksi vaikuttaa tilanteeseen jäävät hallitukselle annettu ponsi (toivomusesitys, esim. hallituksen tulee valvoa ja ohjeistaa aiempaa paremmin toimihenkilöiden toimintaa ) tai hallituksen erottaminen. Puljun kokous voi siis järeimpänä toimenaan erottaa koko hallituksen, nimetä uuden ja toivoa, että uusi hallitus erottaa toimihenkilön ja valitsee tämän tilalle tarvittaessa uuden. Hallituksen jäsen voi myös perustellusta syystä erota hallituksesta, jolloin hänen on ilmoitettava erostaan hallitukselle. Hallitusta on täydennettävä, jos jäljelle jää niin vähän jäseniä, ettei hallitusta saada enää päätösvaltaiseksi ja/tai jos puljun säännöt vaativat hallituksen täydentämistä. Täydentämisestä vastaa puljun kokous.

3 ALAYHDISTYSOPAS 2. Hallituksen sisäinen työnjako Hyvin toimivassa hallituksessa ilmapiiri on kannustava ja hallituksen sisäinen työnjako selkeä. Hallituksen jäsenillä on hyvä olla nimetty rooli tai vastuualue, vaikka tilanteen mukaan tehtäviä tulee voida kuitenkin jakaa kaikkien kesken. Työnjaosta päättäminen niin hallituskauden alussa kuin kunkin projektin kohdalla on tärkeää ensinnäkin siksi, etteivät tehtävät pääse kasaantumaan muutaman (liian) tunnollisen ihmisen niskaan. Toisekseen pöytäkirjojen laatiminen, tilinpidosta huolehtiminen, tapahtumien järjestäminen, mainosmyynti tai vaikkapa kiltalehden toimittaminen vaativat perehdyttämisen lisäksi osaamista ja hiljaista tietoa joka kertyy pikkuhiljaa hallituskauden aikana. Tämän vuoksi hallituksen sisäinen työnjako on tärkeää, sillä se nopeuttaa jokapäiväistä toimintaa sitä mukaan, kun hallituksen jäsenille ja toimareille kertyy kokemusta omien tehtäviensä hoitamisesta. Jatkuvasti vaihtuvat tehtävät johtaisivat tilanteeseen, jossa toiminta on epävarmaa, hidasta ja jopa turhauttavaa, kun ei ole selvää kuvaa siitä, miten mikäkin asia tulee hoitaa. Kuten yllä todettiin yhdistyslain mukaan yhdistyksellä on oltava vähintään kolmihenkinen hallitus, jolla on oltava puheenjohtaja. Muutoin hallitus voi itse päättää sisäisestä tehtävienjaostoon. Jokainen kilta ja kerho voi siten vapaasti määritellä erilaisia vastuualueita/tehtävänimikkeitä niin hallituksen jäsenille kuin toimihenkilöille. Alla on kuvattuna yleisimpien hallituspestien työnkuvaa. 2.1. Puheenjohtaja organisoi ja johtaa hallituksen toimintaa Puheenjohtaja organisoi hallituksen toiminnan, suunnittelee hallituskauden aikataulua sekä huolehtii työnjaosta. Puheenjohtajan ei ole tarkoitus hoitaa kaikkea itse, päinvastoin delegoimisen jalo taito on hyvä oppia jo varhaisessa vaiheessa puheenjohtajuuskautta. Puheenjohtajan tulee olla kuitenkin perillä siitä, miten eri projektit etenevät ja että kaikki hallituksen jäsenet sekä toimihenkilöt hoitavat omat tehtävänsä. Samalla hyvä puheenjohtaja huolehtii, ettei kukaan uuvu liian suuren tehtävämäärän alle. Hallituskavereiden kannustaminen ja motivoiminen ovat myös osa puheenjohtajan tehtäväkenttää. Puheenjohtaja myös edustaa koko puljua ulospäin. Halusi sitä tai ei, koko pulju samaistuu helposti puheenjohtajaan ja/tai muutamaan hallituksen jäseneen, joten sillä, miten puheenjohtaja toimii ulkopuolisten edessä on suuri merkitys ensivaikutelman luomisessa. Monen fuksin ensikosketus kilta- tai kerhotoimintaan saattaa olla juurikin se puljun puheenjohtajan pitämä lyhyt esitys orientaatioviikolla, joten kannattaa miettiä, millaisen kuvan itsestään ja siten koko puljusta antaa. 2.1.1. Ennen kokousta Puheenjohtajan tehtäviin ennen kokousta kuuluvat esityslistan valmistelu ja toimittaminen hallitukselle (yhdessä sihteerin kanssa). Tällä voidaan varmistaa, että kaikki hallituksen jäsenet voivat valmistautua kokoukseen etukäteen. 2.1.2. Kokouksen aikana Puheenjohtaja avaa kokouksen ( ja muistaa tietenkin myös lopettaa sen aikanaan). Kokouksen aikana puheenjohtaja varmistaa, että jokaisesta esityslistalla olevasta asiasta käydään riittävästi keskustelua, ja että jokainen saa äänensä kuuluville. Puheenjohtajan tehtävänä on ohjata keskustelua ja palauttaa se takaisin asiaan, jos puheenvuorot alkavat eksyä sivupoluille. Puheenjohtaja myös varmistaa, että erimielisyydet tuodaan julki ja ratkaistaan. Käydyn keskustelun pohjalta puheenjohtaja pyrkii muotoilemaan päätösesityksen siten, että kaikki kokouksen osallistujat pystyisivät sen hyväksymään. Jos käsiteltävästä

Hallituksen sisäinen työnjako 4 asiasta ei synny yksimielisyyttä, ratkaistaan asia viime kädessä äänestämällä. Tällöin puheenjohtajan tehtävä on todeta ehdotukset, asettaa ehdotukset äänestysjärjestykseen, ehdottaa äänestystapaa, huolehtia äänestyksen järjestämisestä ja todeta äänestyksen tulos (ks. luku 6.8). Puheenjohtaja valvoo, että killan/kerhon sääntöjä noudatetaan. Toisin sanoen puheenjohtaja varmistaa, että päätökset ovat puljun sääntöjen sekä lain mukaisia. Puheenjohtajan tulee myös varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet päätösehdotukset sekä lopullisen päätöksen sisällön, ja että tehty päätös kirjataan oikein pöytäkirjaan. Hyvä puheenjohtaja pitää aina pienen tauon ennen nuijan lyömistä päätöksen teon merkiksi. Tarkoitus on antaa kaikille mahdollisuus älähtää, jos joku katsoo jonkun asian menneen väärin. Esimerkiksi näin: Päätöksenä siis on, että pidetään bileet Cupolassa 3.3.2012. Mari varaa paikan, Jussi hankkii pääsyliput ja Jukka hoitaa mainokset. Tämä sopinee kaikille? (Nyt tässä kohtaa katsellaan ympärille ja varmistetaan, ovatko kaikki samaa mieltä) - Selvä, päätetään näin. [PAM] 2.1.3. Puheenjohtajan nuija Puheenjohtajan nuija tai muu vastaava väline on lähinnä tärkeä symboli. Kokouksen aikana nuijaa kopautetaan aina sen merkiksi, että yksi vaihe kokouksessa on ohi ja siirrytään seuraavaan. Nuijan kopautus on myös merkkinä tehdystä päätöksestä. Nuijaa voidaan myös käyttää nukkuvien herättämiseen tai liiallisen metelin ja häsmäämisen lopettamiseen. Nuijaa voidaan käyttää muun muassa seuraavasti: - Kokouksen avaaminen: [PAM PAM PAM] Avaan kokouksen, kello on 19:03 (suomalainen traditio on avata kokous kopauttamalla kolmasti) - Kohdan päättäminen: Kohta 4 on käsitelty [PAM], siirrytään kohtaan 5 (pidetään ihmiset selvillä siitä, missä asialistalla mennään) - Päätöksen julistaminen: Äänestyksen tulos on 5 puolesta ja 1 vastaan eli hankitaan kiltaan opossumi [PAM] - Huomion herättäminen: HILJAISUUS! [PAMPAMPAMPAMPAMPAMPAM] (Hiljennetään hälisevä kokous) 2.2. Sihteeri huolehtii paperit kuntoon Sihteerin tehtäviin kuuluvat ensisijaisesti kokoustoiminnan järjestelyt: esityslistan ja kokouskutsun laatiminen ja lähettäminen, kokousmateriaalin toimittaminen kokoukseen, tarpeellisten kokousvälineitten huolehtiminen kokouspaikalle (kynät, paperi, fläppitaulu, läppäri tms.), pöytäkirjojen laatiminen ja allekirjoitusten hankkiminen pöytäkirjoihin. Sihteeri myös useimmiten vastaa asiakirjahallinnosta eli arkistoi pöytäkirjat ja muut paperit, laatii toimintasuunnitelman ja kertomuksen (yhdessä puheenjohtajan kanssa) sekä tarpeen vaatiessa valmistelee myös muita dokumentteja. Sihteerin on hyvä pysytellä muutoinkin ajan tasalla killan/kerhon tapahtumista, sillä tämä helpottaa esityslistan laatimista. Sihteerin tehtäviin kuuluu myös ylläpitää jäsenluetteloa. 2.2.1. Ennen kokousta Sihteeri valmistelee esityslistan puheenjohtajan kanssa (pj ja sihteeri voivat käyttää esim. valmista pohjaa, johon lisäävät sopivien kohtien alle seuraavassa kokouksessa käsiteltävät asiat). Esityslistan tekeminen voi kuulua myös ainoastaan puheenjohtajalle, joten työnjako kannattaa aina sopia heti vuoden alussa. Sihteeri toimittaa kokouskutsun sovitulla tavalla

5 ALAYHDISTYSOPAS (esim. hallituksen tai koko jäsenistön sähköpostilistalle) sekä kopioi esityslistan ja muun materiaalin hallituksen jäsenille ennen kokousta. 2.2.2. Kokouksen aikana Sihteerin tärkein tehtävä on laatia kokouspöytäkirjat. Tehtäviensä tasalla oleva sihteeri pysyy hereillä koko kokouksen ajan ja kirjaa päätökset ja muut asiat huolella ylös kokousmuistioon tai pöytäkirjaluonnokseen, jonka pohjalta lopullinen pöytäkirja on helppo kirjoittaa. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että pöytäkirjojen pohjalta tulisi voida kirjoittaa kerhon historiikki (eli mieluummin liikaa tietoa kuin liian vähän, kirjoittamatta kuitenkaan romaania). Pöytäkirja kannattaa laatia mahdollisimman nopeasti kokouksen jälkeen, jolloin asiat ovat vielä tuoreena mielessä. Sihteeri myös huolehtii, että edellisen kokouksen pöytäkirja(t) tulee hyväksyttäväksi seuraavaan kokoukseen. 2.2.3. Kokouksen jälkeen Kirjoitettuaan pöytäkirjan puhtaaksi sihteeri lähettää sen nopeasti hallituksen sähköpostilistalle kommentoitavaksi tai muutoin pitää huolta, että pöytäkirja on mahdollista tarkistaa ennen sen hyväksymistä. Sihteeri myös toimittaa kopiot allekirjoitetuista pöytäkirjoista ylioppilaskuntaan, kun ne on kokouksessa hyväksytty ja allekirjoitettu. Killat toimittavat sekä hallituksen kokousten että killan kokousten pöytäkirjat ja muut alayhdistykset vain yleiskokousten pöytäkirjat. Pöytäkirjoja voi toimittaa esim. 10 kpl:n nippuina. Ensimmäiset kolme pöytäkirjaa kannattaa toimittaa nopeasti, jotta ay-sektori ennättää huomata, jos jokin on menossa pahasti pieleen. 2.3. Rahastonhoitaja pitää huolta puljun taloudesta Rahastonhoitaja huolehtii puljun kirjanpidosta, laatii talousarvion sekä tilinpäätöksen. Rahastonhoitajan tehtävänä on myös huolehtia, että jokainen lasku hyväksytään hallituksen kokouksessa. Jotta hallitus osaisi arvioida ja suunnitella toimintaansa, rahastonhoitajan tulee toimittaa hallitukselle säännöllisin väliajoin katsaus puljun talouteen. Talouskatsauksen avulla pystytään myös seuraamaan, että pulju pysyy talousarviossa asetetuissa puitteissa. 2.4. Tiedotusvastaava Hallituksen tiedotusvastaava tai tiedottaja on tärkeä linkki hallituksen ja jäsenistön välillä. Tiedotusvastaava viestittää hallituksen päätökset eteenpäin jäsenille, mutta hänen tehtäviinsä voi kuulua esimerkiksi myös puljun lehden toimittaminen, kutsujen, tiedotteiden, tapahtumamainosten ja -julisteiden laatiminen ja puljun verkkosivujen ja/tai Facebook-sivun päivittäminen. Monissa killoissa on käytössä viikkotiedotteet, joihin tiedotusvastaava kokoaa tietoa killan tulevista tapahtumista sekä eri sähköpostilistoille tulevista viesteistä jäsenistöä potentiaalisesti kiinnostavat tapahtumat ja tiedotteet. Viikkotiedote voidaan koota esimerkiksi teemoittain (tulevat tapahtumat/killan tapahtumat/muut tapahtumat, yleiset asiat, ylioppilaskunta, työpaikat jne.) tai sitten kronologisesti tapahtumien päivämäärän mukaan. 2.5. Hallituksen muut jäsenet Hallituksen jäsenillä on velvollisuus valmistautua riittävästi hallituksen kokouksiin lukemalla esityslista ja mahdolliset liitteet. Esityslistaa saa kommentoida ja kohtia saa esittää lisättäväksi ja poistettavaksi jo ennen kokousta. Hallituksen jäsenten pitää olla puolueettomia, avarakatseisia, keskusteluun osallistuvia ja vastaanottavaisia toisten näkökulmille. Jokainen hallituksen jäsen tuo hallitustoimintaan oman erityisosaamisensa ja tietoa päätöksentekoa

Hallituksen sisäinen työnjako 6 varten. Hallituksen jäsenet sitoutuvat kollektiivisesti tehtyihin päätöksiin ja pysyvät ajan tasalla meneillään olevista asioista kokousten välillä. Jäsenten tulee myös muistaa, että puheenjohtaja ei ole diktaattori, vaan hallitus päättää kaikista asioista yhdessä viime kädessä vaikka äänestämällä. Toisin sanoen puheenjohtajan ratkaisuehdotusta ei ole pakko hyväksyä, vaan vaihtoehtoisia päätösesityksiä saa ehdottaa ja kannattaa. Jos hallituksen jäsen ei pääse johonkin kokoukseen, on hänen vastuullaan ottaa selvää tehdyistä päätöksistä lukemalla kyseisen kokouksen pöytäkirja ja/tai kysymällä kokouksen kulusta ja päätöksistä esimerkiksi kokouksen puheenjohtajalta. 2.6. Toimihenkilöt Varsinkin monissa killoissa valitaan toimihenkilöitä eli toimareita. Toimihenkilö on hallituksen ulkopuolinen luottamustoiminen henkilö, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksissa, muttei äänivaltaa varsinaisessa päätöksenteossa.

7 ALAYHDISTYSOPAS 3. Yleistä kokouksista 3.1. Killan/kerhon kokoukset Varsinaista päätösvaltaa yhdistyksessä/killassa/kerhossa käyttävät sen jäsenet yhdistyksen/killan/kerhon kokouksessa. Puljun kokouksia voidaan kutsua eri nimillä (vuosikokoukset, kevät- ja syyskokoukset, vaalikokoukset, ylimääräiset yhdistyksen kokoukset), oleellista on kuitenkin, että näissä kokouksissa jäsenistö kokoontuu päättämään toiminnan ja talouden suurista linjoista, joita hallitus sitten toimikautensa aikana toteuttaa. Hallituksen tehtävänä on valmistella ja kutsua koolle puljun kokoukset sekä panna täytäntöön kokousten päätökset kuten esimerkiksi toimintasuunnitelmaan kirjattujen tapahtumien, excursioiden ja seminaarien toteuttaminen sekä jäsenmaksujen kerääminen. 3.2. Hallituksen kokoukset Hallituksen kokoukset muodostavat merkittävän osan hallitustyöskentelystä. Hallituksen kokouksissa päätetään erilaisista tapahtumista ja niiden käytännönjärjestelyistä sekä huolehditaan puljun juoksevista asioista ja taloudesta (kuten puljun kokous on velvoittanut). Hallitusten kokousten osalta olisi hyvä pyrkiä vakiokokousaikaan. Esimerkiksi voidaan sopia, että hallitus kokoontuu joka viikko maanantaisin kiltahuoneella klo 17.00. Tällöin hallituksen jäsenten on helpompi varata kokoukselle aikaa omasta kalenteristaan ja kokouspoissaolot vähenevät. Hallituksen jäsenillä ei ole läsnäolovelvollisuutta hallituksen kokouksissa, mutta jatkuvat poissaolot voivat olla osoitus siitä, että henkilö laiminlyö yhdistyslain edellyttämää huolellisuusvelvollisuutta. Toistuvat poissaolot myös viestittävät motivaation puutetta. 3.2.1. Hallituksen kokouksen osallistujat Kokoukseen osallistuvat hallituksen varsinaiset jäsenet (ne, jotka puljun kokous on hallitukseen valinnut) sekä hallituksen valitsemat toimihenkilöt. Lisäksi kokouksiin voi osallistua hallituksen ulkopuolisia henkilöitä, esimerkiksi opintoneuvoja, kiltakummi, hallopedit tai vaikka puljun jäsen, jolla on asiaa hallitukselle. 3.2.2. Hallituksen kokouskäytännöt Hallituksen yhteisistä pelisäännöistä ja kokouskäytännöistä on hyvä keskustella heti hallituskauden alussa tai jo ennen kauden alkua. Yhteisistä käytännöistä voidaan päättää esimerkiksi järjestäytymiskokouksessa. Odotukset hallituksen kokoustoiminnalle saattavat erota: yksi voi toivoa rentoa yhdessäoloa, toinen tehokasta päätäntäprosessia. Molemmissa ääripäissä on omat huonot ja hyvä puolensa. Liian epävirallinen kokous menee kaaokseksi, liian muodollinen kokous tappaa luovuuden ja hauskuuden. Hallituksen tehtävä on löytää itselleen sopivin toimintatapa. Myös erilaisista sanktioista (esim. myöhästelyt kokouksista) ja palkitsemisista (hyvät ideat, aktiivinen toiminta tms.) voidaan sopia. Kokouskäytäntöjen yhteydessä on hyvä sopia ainakin näistä asioista: miten ja milloin esityslista toimitetaan hallitukselle (esim. sähköpostitse viimeistään vuorokausi ennen kokousta) pidetäänkö kokoukset vakioaikana ja päivinä (esim. tiistaisin klo 16.15 alkaen) VAI päätetäänkö seuraava aina edellisessä kokouksessa/sähköpostitse/doodlen avulla jne. 3.3. Läsnäolo- ja puheoikeus Kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus on

Yleistä kokouksista 8 - puljun hallituksen kokouksissa hallituksen varsinaisilla jäsenillä sekä hallituksen valitsemilla toimihenkilöillä - puljun kokouksessa puljun jäsenillä Kokouksissa läsnäolo-oikeus on - alayhdistyssäännön 9 :n mukaisesti ylioppilaskunnan hallituksen jäsenillä, pääsihteerillä ja hallituksen osoittamilla henkilöillä on oikeus olla läsnä alayhdistysten kaikissa kokouksissa - hallitus voi kokouskohtaisesti päättää myöntää läsnäolo-oikeuden (ja puheoikeuden) myös muille henkilöille. 3.4. Äänivaltaisuus Puljun hallituksen kokouksessa äänivaltaisia jäseniä ovat puljun hallituksen varsinaiset jäsenet. Hallituksen varsinaisia jäseniä ovat henkilöt, jotka on valittu hallitukseen puljun vaalikokouksessa. Puljun kokouksissa äänivaltaisia jäseniä ovat puljun jäsenet, jotka ovat suorittaneet jäsenvelvollisuutensa eli esimerkiksi vuosittaisen jäsenmaksun. Jäsenvelvollisuudet määritellään puljun säännöissä. Äänivaltaa ei voida myöntää läsnäolo- ja puheoikeuden tapaan. 3.5. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevilla säännöillä halutaan turvata kaikkien jäsenten osallistumismahdollisuudet ja se, ettei päätöksenteosta muodostu pienen sisäpiirin mielivaltaista toimintaa. Kun kaikki jäsenet (puljun kokouksessa koko jäsenistä ja hallituksen kokouksessa hallituksen jäsenet) saavat tiedon kokouksesta ajoissa, he voivat itse päättää, osallistuvatko vai eivät. Jättäessään osallistumatta kokoukseen he hyväksyvät samalla sen, että muut tekevät sitovia päätöksiä heidän puolestaan. Kokouksen laillisuuden ehtoja ovat kokouskutsuja, kutsutapa- ja aika sekä käsiteltävät asiat. Yleensä säännöissä määrätään, että hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle, hänen ollessaan estynyt (esim. sairaana, lomalla) tai esteellinen kutsujana toimii varapuheenjohtaja. Lisäksi puljun säännöissä voidaan määritellä, että kokous pitää kutsua koolle myös, jos tietty määrä hallituksen jäseniä sitä vaatii. (Temppu-mallisäännön mukainen suositus on vähintään kaksi hallituksen jäsentä.) (Ks. lisää kappaleesta 4.2.) Puljun säännöissä määritellään harvoin, kuinka ja mihin määräaikaan mennessä hallituksen kokoukset tulee kutsua koolle. Kokous on laillisesti koolle kutsuttu, jos on noudatettu hallituksen itsensä sopimia käytäntöjä. (ks. tarkemmin kappale 4.2). Kokouksen koolle kutsumistapa kannattaa päättää järjestäytymiskokouksessa. Esimerkiksi näin: Esitys: Päätetään, että vuoden 2012 hallituksen kokous on laillisesti koolle kutsuttu, kun puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja on sen koolle kutsunut vähintään vuorokautta aikaisemmin ja lähettänyt esityslistan raadin sähköpostilistalle vähintään kaksi tuntia ennen kokousta. Päätös: Esityksen mukaan. Toisin sanoen, jos on sovittu, että kokouskutsu lähetetään vuorokautta aiemmin hallitukselle ja todellisuudessa kutsuminen tapahtuu vasta tuntia ennen kokousta muutamalla hätäisellä puhelinsoitolla, voidaan todeta, ettei kokous ole laillisesti koolle kutsuttu.

9 ALAYHDISTYSOPAS Kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on puljun sääntöjen edellyttämä määrä hallituksen jäseniä. Yleensä päätösvaltaisuuden ehtona on, että paikalla on vähintään puolet hallituksen jäsenistä mukaan lukien puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Toisinaan säännöissä määrätään päätösvaltaisuuden ehdoksi se, että paikalla on joko puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä vähintään puolet hallituksen jäsenistä. 3.5.1. Kuinka päätösvaltaisuus lasketaan? Sääntöjen sanamuodolla voi olla yllättävän iso merkitys päätösvaltaisuuden kannalta kuten alla oleva esimerkki osoittaa. Samalla hallituksen jäsenmäärällä, mutta erilaisella kirjauksella päästään kahteen eri lopputulokseen. Kerhon X hallituksessa on yhteensä seitsemän jäsentä (pj + kuusi jäsentä). Puheenjohtaja lasketaan mukaan hallituksen jäsenmäärään. VAIHTOEHTO 1: Kerhon X sääntöjen mukaan Kerhon hallitus on kokouksessaan päätösvaltainen, jos kokouksesta on ilmoitettu hallituksen päättämällä tavalla, ja puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan lisäksi läsnä on vähintään puolet (1/2) hallituksen jäsenistä. pj tai vpj + puolet hallituksesta 1+7:2=1+3,5 koska puolikasta ihmistä ei kokoukseen voi raahata, käytännössä henkilömäärä on 1+4=5 kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on viisi hallituksen jäsentä (pj/vpj + neljä hallituksen jäsentä) VAIHTOEHTO 2: Kerhon X sääntöjen mukaan Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun läsnä on vähintään puolet (1/2) hallituksen jäsenistä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien ja kokous on hallituksen päättämällä tavalla kokoon kutsuttu. puolet hallituksesta mukaan lukien pj tai vpj 7:2=3,5 eli käytännössä 4 henkeä kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on neljä hallituksen jäsentä (pj/vpj + kolme hallituksen jäsentä) 3.5.2. Päätösvallaton kokous Joskus voi käydä niin, ettei kokoukseen saavu sääntöjen edellyttämää määrää hallituksen jäseniä, ja kokous on siten päätösvallaton. Voidaanko tällöin ylipäätään päättää mitään ja ovatko kokouksessa tehdyt päätökset täytäntöönpanokelpoisia (= voidaanko ne toteuttaa)? Ehtona täytäntöönpanokelpoisuudelle on se, että päätökset on hyväksytty päätösvallattomassa kokouksessa yksimielisesti (niistä ei ole äänestetty) ja päätöksille hankitaan jälkikäteen poissaolleiden hyväksyntä. Tämä voidaan tehdä niin, että kokouksesta laaditaan normaalisti pöytäkirja, jonka jälkeen kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat sen. Päätökset ovat nyt täytäntöönpanokelpoisia. Jos kyseessä on merkittävä asia, kuten isommasta hankinnasta päättäminen (esim. uusi tietokone kerhohuoneelle), kannattaa asia hyväksyä vielä myöhemmin normaalissa, laillisesti kokoonkutsutussa ja päätösvaltaisessa kokouksessa.

Ennen kokousta 10 4. Ennen kokousta Hyvä kokous ei synny itsestään vaan vaatii aina ennakkovalmisteluja, joiden laajuus riippuu käsiteltävistä asioista. Joka kokouksessa toistuvat kohdat kuten vaikkapa kuittien hyväksyminen hoituvat yleensä nopeasti, mutta esimerkiksi uudenlaisen toiminnan aloittamisesta päättäminen vaatii enemmän valmistelua ja valmistautumista. Myös kokoustekniikan tunteminen edesauttaa kokousten jouhevaa sujumista. Vähintäänkin puheenjohtajan tulee olla perillä päätöksentekoprosessin eri vaiheista ja kokoustekniikasta, mutta kaikkien hallitustyöskentelyyn osallistuvien olisi hyvä tietää ainakin perusteet. Erilaisten kokousteknisten jippojen tarkoituksena ei ole niillä brassailu tai kokouksen viivyttäminen, vaan päinvastoin ne mahdollistavat sen, että päätökset syntyvät demokraattisesti ja sääntöjä noudattaen ja, että kaikilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua. On hyvä muistaa, että puljun hallituksen kokous ei ole oikea paikka ideariihen pitämiselle. Pohjakeskustelua voidaan kokouksessa käydä, mutta ideoinnille on syytä varata oma aikansa. Asiaan liittyviä dokumentteja voi laittaa puljun www-sivuille/wikiin, ilmoitustaululle tai vaikkapa kerhohuoneen pöydälle näkyville, jolloin kokoukseen osallistujilla on aikaa tutustua materiaaliin. Esimerkiksi ennen yleiskokousta hallitus voi laittaa toimintasuunnitelman tai - kertomuksen esille, jolloin lisäys- ja muutosehdotuksia voidaan tehdä jo ennen kokousta. 4.1. Kokouksen valmistelu Pääsääntönä voidaan pitää, että mitään ei päätetä kylmiltään kokouksessa, vaan asiat valmistellaan huolella ennen kokousta, minkä jälkeen niistä voidaan kokouksessa käydä keskustelua ja tehdä varsinainen päätös. Puljun säännöt sekä talousarvio ja toimintasuunnitelma antavat yleiset toimintaraamit asioita valmisteltaessa. Käytännön tasolla kannattaa kiinnittää huomiota raha-asioiden lisäksi myös toteutusaikatauluun ja työnjakoon. Excursion toteuttaminen ei onnistu viikossa, samoin monet muiden tapahtumien järjestelyihin on syytä varata riittävästi aikaa. Tämä pitää huomioida päätöksenteossa: päätös tapahtuman järjestämisestä tai asioiden taustaselvittelystä kannattaa tehdä ajoissa. Puheenjohtajan tehtävänä on laatia kokouksen esityslista yhdessä sihteerin kanssa, mutta myös muiden hallituksen jäsenten tulee valmistautua kokoukseen käymällä ennakolta läpi esityslista sekä mahdolliset muut materiaalit. Tietystä asiakohdasta vastuullisen hallituksen jäsenen tulisi ainakin miettiä etukäteen kysymyksiä, joihin kaipaa muilta vastauksia. (Esimerkiksi Ajattelin, että lähdetään exculle, mennäänkö Ouluun vai Helsinkiin? Ajattelin, että X, Y ja Z voisivat olla kiinnostavia kohteita. Mitä mieltä olette? ) Huom. Jos kyseessä on pidempikestoinen projekti, esimerkiksi vuosijuhlien järjestäminen, kannattaa sille varata esityslistalla oma vakiokohta, vaikkei aina olisikaan mitään uutta päätettävää. Vähintäänkin asiasta vastaava(t) voi pitää lyhyen tilannekatsauksen siihen, miten projekti tms. etenee. Näin muutkin hallituksen jäsenet tietävät, missä mennään eivätkä järjestelyt jää viime tippaan, kun asia on säännöllisesti esillä. 4.2. Kokouskutsu Yhdistyslain 8 :n 8 kohdan mukaan yhdistyksen säännöissä on mainittava, miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle. Yhdistyslain 24 :n mukaan yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty, ja kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka.

11 ALAYHDISTYSOPAS 4.2.1. Puljun kokouksen koolle kutsuminen Yhdistyslakia soveltaen puljun kokouksen koollekutsumisen määrittelevät puljun säännöt. Temppu-mallisäännön suuntaa-antava ohjeen mukaan: Kerhon kokouksista on ilmoitettava vähintään viisi (5) arkipäivää ennen kokousta kerhon varsinaisella ilmoitustaululla. Kokouskutsun yhteydessä on esitettävä myös esityslista. Puljun kokouksen kutsussa on mainittava vähintään seuraavat asiat: - puljun nimi - kokouksen luonne (syys-, kevät-, yleis-, vuosi- tai ylimääräinen kokous) - kokousaika (pvm, klo) ja paikka - käsiteltävät asiat (ks. alla) - kokouskutsun antamisen päiväys ja kellonaika Yhdistyslain 23 määrittelee ne asiat, joista tulee päättää yhdistyksen kokouksessa. Niistä EI siis voi päättää hallituksen kokouksessa, vaan koko jäsenistölle on annettava mahdollisuus osallistua päätöksentekoon. Näistä asioista on myös oltava maininta kokouskutsussa, toisin sanoen, jos niitä ei ole mainittu, ei niistä voida päättääkään. Puljuja koskevia kohtia ovat: - sääntöjen muuttaminen - huomattavan omaisuuden luovuttaminen - hallituksen, hallituksen jäsenen, tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen - tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen taloudesta vastuussa olleille - killan tai kerhon purkaminen 4.2.2. Hallituksen kokouksen koolle kutsuminen Hallitus päättää itse siitä tavasta, jolla hallituksen kokoukset kutsutaan koolle. Esimerkiksi kokouskutsun lähettäminen sähköpostilistalle, seuraavasta kokouksesta sopiminen edellisessä kokouksessa tai kokouspäivien ja aikojen sopiminen etukäteen vaikka puoleksi vuodeksi eteenpäin ovat kaikki käypiä kutsutapoja. Kokouskutsu hallituksen kokoukseen ei ole määrämuotoinen. Kokouskutsusta on kuitenkin tultava esille, mikä kokous on kyseessä sekä missä ja milloin kokous pidetään. Kokouskutsussa ei myöskään tarvitse mainita kokouksessa käsiteltäviä asioita, mutta on suotavaa kertoa ainakin tärkeimmistä asioista etukäteen, jotta hallituksen jäsenet osaavat valmistautua asioiden käsittelyyn. Yhdistyslaista ei seuraa mitään pakollista määräaikaa, jolloin hallituksen kokouskutsu olisi viimeistään lähetettävä. Kuitenkin tulee noudattaa hyvää tapaa eli toisin sanoen kokouskutsu tulisi lähettää riittävän ajoissa siten, että kaikilla hallituksen jäsenillä on realistinen mahdollisuus osallistua kokoukseen. Tämän vuoksi ylioppilaskunta suosittaa, että alayhdistykset määrittävät jonkin vähimmäisajan, esimerkiksi yksi vuorokausi ennen kokousta, jolloin kokouskutsu tulisi viimeistään lähettää. Lisäksi voidaan sopia erikseen, miten toimitaan kiireellisissä tapauksissa, joissa hallitus pitäisi saada päättämään jostakin asiasta nopealla aikataululla (esim. soittokierros kaikille hallituksen jäsenille). Viime hetken ilmoittaminen ei saa kuitenkaan muodostua pääsääntöiseksi tavaksi kutsua hallitus koolle. Sovittuaan kutsutavasta hallitus tekee siitä päätöksen, joka kirjataan pöytäkirjaan.

Ennen kokousta 12 4.3. Esityslista Esityslista sisältää kokouksessa käsiteltävät asiakohdat niiden käsittelyjärjestyksessä (kohta 1, 2, 3, jne.) sekä usein taustatietoa asiakohdasta ja monesti myös päätösehdotuksen. Päätösehdotuksen ei tarvitse olla yksityiskohtainen siinä mielessä, että siinä ehdotettaisiin konkreettista päivämäärää/rahasummaa/tapahtumapaikkaa jne. Päätösehdotuksen tulee sen sijaan olla tavoitteellinen eli siinä on eritelty ne yksityiskohdat, joista halutaan päättää. Varsinaisesta sisällöstä päättää hallitus. Esimerkiksi näin: Esitys: Päätetään kevätkemujen järjestämisestä. Päätetään kemujen paikasta (1), ajankohdasta (2), kustannuksista (3) sekä järjestelyvastuista (4). Päätös: Päätetään järjestää kevätkemut Juvenes-saunalla (1) 12.5.2012 (2). Varataan 200 euroa tilavuokraan, 40 euroa tarjoiluihin ja 25 euroa koristeiden ja pääsylippujen hankkimiseen (3). Anna H. varaa tilan, Markus J. hoitaa pääsyliput ja koristeet, Anna K. ja Krista P. vastaavat tarjoiluista ja Jarkko A. hoitaa julisteiden laatimisen ja tiedottamisen (4). Esityslistan alkupäähän sijoitetaan usein tärkeimmät asiat, joiden käsittelyyn halutaan varata enemmän aikaa. Tätä puoltaa myös se, että alkuvaiheessa kokousta osallistujien keskittymiskyky on tunnetusti parempi kuin kokouksen lopussa. Lisäksi esityslistalla on järkevää olla ns. vakiokohtia, jotka ovat jokaisessa esityslistassa, vaikka asiaa ei aina käsiteltäisikään. Tällaisia kohtia ovat esim. raha-/talousasiat. Vakiokohdat helpottavat esityslistan laatimista ja niitten avulla varmistetaan, ettei mikään tärkeä asia (kuten laskujen ja kuittien hyväksyminen) unohdu. Esityslistan laatimisessa kannattaa muistaa seuraavia asioita: - Tärkeimmät ja isoimmat asiat ensin, kokouksen alkupuolella ihmiset jaksavat keskittyä paremmin. - Toisiinsa liittyvät asiat peräkkäin, edellinen päätös voi vaikuttaa seuraavaan kohtaan. - Vakioasiat, joita käsitellään joka kokouksessa esim. Fuksivastaavan tilitykset tai Talousasiat, kannattaa pitää samalla paikalla joka kokouksessa. Näin kohta ei pääse ainakaan unohtumaan esityslistalta. 4.3.1. Milloin esityslistan tulee olla valmiina? Hallituksen kokouksille on ominaista, että kokouksia on tiuhaan, ja esityslista muuttuu vuoden mittaan. Puheenjohtajan tehtävän on huolehtia esityslistan laatimisesta ajoissa. On tuskallista olla kokouksessa, jonka esityslista laaditaan vasta paikan päällä. Tärkeitä asioita saattaa unohtua, esityslistan laatimiseen vasta kokouksen alussa menee kallista kokousaikaa hukkaan eikä kukaan pysty valmistautumaan ennakolta satunnaisesti valikoituihin asiakohtiin. Sen sijaan ennakkoon toimitetun esityslistan asioita voivat kaikki esityslistan saajat kommentoida etukäteen, vaikka eivät kokoukseen pääsisikään paikalle. Näin voidaan käydä keskustelua jo ennen kokousta, ja jokaisella on aikaa tutustua asioihin rauhassa. Näiden seikkojen vuoksi esityslistan tulisikin aina olla valmiina ennen kokousta. Yhdistyslaki ei määrittele esityslistan lähettämiselle mitään aikarajaa. Esityslistan ei tarvitse lähteä samaan aikaan kokouskutsun kanssa, mutta tällöin jo kokouskutsussa voidaan mainita keskeiset kokouksessa käsiteltävät asiat. On kuitenkin hyvän tavan mukaista lähettää esityslista tiedoksi ennakkoon, jolloin kokoukseen osallistuvat henkilöt pystyvät valmistautumaan kokoukseen. Jos asiasta kuulee vasta kokouksessa, on usein vaikea muodostaa omaa mielipidettä. Määräaika esityslistan lähettämiselle voidaan - ja olisi hyvä - määritellä hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Voidaan esimerkiksi sopia, että esityslista toimitetaan aina kokousta edellisenä päivänä klo 14.00 mennessä. Samoin hallitus voi keskenään sopia

13 ALAYHDISTYSOPAS esityslistan toimittamistavasta; jokaisen hallituksen jäsenen sähköpostiin kolahtava esityslista on yksi vaihtoehto ja sellaisenaan varsin toimiva, koska sähköpostilistalle toimitettu esityslistaan voi kuka tahansa esittää korjaus- ja täydennysehdotuksia nopeasti ja vaivattomasti ( Hei entäs ne meidän haalarit, puuttuu esityslistasta! ). 4.3.2. Esityslistan hyväksyminen Kokous voi hyväksyä esityslistan sellaisenaan tai päättää lisätä tai poistaa asiakohtia. Myös asiakohtien käsittelyjärjestystä voidaan päättää muuttaa. Näin tehdään usein siksi, että kokouksen osanottaja joutuu poistumaan kokouksesta ennen sen päättymistä, mutta haluaa olla mukana käsittelemässä jotakin asialistan loppupuolella olevaa asiaa (esimerkiksi on ollut mukana tapahtuman järjestelyissä ja haluaa olla kertomassa järjestelyjen etenemisestä). 4.3.3. Ilmoitusasiat ja META Esityslistalla on usein varsinaisten päätöstä vaativien asioiden lisäksi kohdat ilmoitusasiat sekä META (=muut esille tulevat asiat), joissa ei varsinaisesti päätetä mitään. Ilmoitusasioissa nimensä mukaisesti annetaan tiedoksi kokouksen osallistujille. Ilmoitusasioissa kerrotaan lyhyesti esimerkiksi menneistä tai tulevista tapahtumista (esim. osanottajamäärä, onnistuiko vai ei, järjestelyjen edistyminen) tai ilmoitetaan/muistutetaan jostain ajankohtaisesta asiasta (esim. POP uudistuu, uutisten jättäminen ei onnistu välillä x.x. y.y.2012). Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi pöytäkirjaan. META-kohdassa voidaan ottaa kokouksen osanottajien aloitteesta käsittelyyn esityslistassa mainitsemattomia, kokouksen aikana esille tulleita asioita. Näistä asioista voidaan keskustella, muttei tehdä sitovia päätöksiä. METAssa voidaan myös keskustella alustavasti jostain tulevasta asiasta (esim. killan nettisivujen uudistus), jos halutaan tietää hallituksen jäsenten mielipiteitä ennakkovalmistelun tueksi. Samoin METAssa voidaan tehdä aloitteita tai ehdotuksia, kuten esittää toiveita kokousjärjestelyjen tai vaikkapa seuraavan esityslistan suhteen.

Kokouksessa 14 5. Kokouksessa Kokouksen esityslista kuvaa hyvin kokouksen kulkua. Tietyt asiakohdat tulee käsitellä ennen muita, kun taas toisten paikkaa voidaan vaihtaa. Kokous ei voi tehdä päätöksiä ennen kuin se on todettu laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Tämän jälkeen seuraa kokouksen järjestäytyminen. Hallituksen kokouksissa ei yleensä tarvita järjestäytymistä, koska kaikki jäsenet on joko valittu suoraan tehtäviinsä tai he ovat itse päättäneet tehtävänjaosto hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Ainoat valittavat henkilöt ovat pöytäkirjantarkastajat, jos pöytäkirjaa ei tarkisteta seuraavassa kokouksessa. Kokoukselle voidaan valita myös sihteeri, jos vakituinen sihteeri on estynyt osallistumasta kokoukseen. Ääntenlaskijat valitaan aina puljun kokouksissa kokouksen järjestäytymisvaiheessa. Ääntenlaskijat laskevat äänet, jos kokous päätyy äänestämään (ks. kappale 6.8) jostakin asiasta tai jos kokouksen aikana järjestetään henkilövaali (ks. kappale 6.9). Hallituksen kokouksissa ääntenlaskijat voidaan valita vasta äänestystilanteessa; varalta ääntenlaskijoita ei tarvitse valita kokouksen alussa vain varmuuden varalta, koska käytännössä hallituksen kokouksissa joudutaan harvoin äänestämään. Ilmoitusasioiden paikka voi olla joko kokouksen alkupuolella tai sitten päätöskohtien jälkeen. Ilmoitusasioihin ei välttämättä kannata käyttää pitkää aikaa varsinkaan kokouksen alussa, jolloin osanottajien mielenkiinto alkaa herpaantua jo ennen kuin varsinaisiin päätösasioihin on päästy. Hallituksen kokous voi noudattaa esimerkiksi seuraavaa etenemisjärjestystä: 1. Kokouksen avaus (ei pakollinen, avausaika tulee kirjata pöytäkirjaan joka tapauksessa) 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Kokouksen järjestäytyminen (ei välttämätön, tilanteen mukaan) 4. Esityslistan hyväksyminen (hyväksytään sellaisenaan tai muutoksin, muutokset kirjataan ylös ja kohtien numerointi muutetaan vastaamaan uutta esityslistaa) 5. Ilmoitusasiat (tai esityslistan loppuun METAn jälkeen) 6. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (jos ei ole valittu pöytäkirjan tarkastajia) 7. Päätösasiat a. Raha-asiat/Talousasiat/Rahat ja laskut b. Excursion järjestäminen c. Killan fuksilehden painaminen d. Työelämäpäivän ohjelmasta päättäminen 8. Keskusteluasiat (asiat, joista halutaan käydä keskustelua valmistelun tueksi) a. Killan nettisivu-uudistus 9. META/Muut esille tulevat asiat 10. Kokouksen päättäminen 5.1. Hyvä kokous Hyvä kokous etenee suhteellisen nopeasti ja kokous pysyy asiassa eikä keskustelu hairahdu väärille urille tai mene henkilökohtaisuuksiin. Hyvän kokouksen edellytyksenä on, että se on