RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus ja käyttötarkoitus Selitys: Tilaajan/Käyttäjän on kuvattava aineiston omistajuus ja käsittelyn tarkoitus 2. Aineiston käyttöoikeus 3. Henkilötietojen eri käsittelyvaiheet Aineiston omistajuus säilyy koko ajan Tilaajalla/Käyttäjällä (rekisterinpitäjä), jonka lukuun Toimittaja tuottaa käyttöoikeussopimuksessa kuvatut toimeksiannot. Toimeksiannon mukaisesti Toimittaja ylläpitää RAFAELA -sovellusta RAFAELA -hoitoisuusluokitusten ja resurssien tallennusta/tiedonsiirtoa, raportointia ja PAONCIL-mittausta varten, kehittää sovellusta ja RAFAELA -järjestelmää kokonaisuudessaan sekä tuottaa aineiston elinkaaren hallinnan Tilaajan ohjeiden mukaisesti. Aineiston käyttö- ja käsittelyoikeus on rajattu. Sekä Tilaaja että Toimittaja määrittävät tahoillaan henkilöt, jotka saavat oikeudet aineiston käsittelyyn. RAFAELA -sovellus mahdollistaa eriasteisten käyttöoikeuksien luomisen eri henkilöille. Aineiston käyttäjähallintaan Toimittaja luo oikeudet vain Tilaajan nimeämälle RAFAELA yhteyshenkilölle. Tilaajan yhteyshenkilö luo käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä määrittää oikeudet organisaation muille käyttäjille. Selitys: Henkilötietojen eri käsittelyvaiheet on kuvattava ja määriteltävä, mitkä tehtävät ja käsittelyvaiheet kuuluvat toimeksiantosopimuksen piiriin. On myös sovittava mitä menettelytapoja henkilötietoja käsiteltäessä noudatetaan. Tilaajan käytössä on strukturoitu malli tiedonkeruulle ja suojatulle tiedonsiirrolle. Tilaaja tekee hoitoisuusluokitukset joko omaan potilastietojärjestelmäänsä tai RAFAELA -sovellukseen ohjeissa määriteltyjen kriteerien mukaisesti. Toimittaja saa käyttöönsä ainoastaan aineiston, jossa henkilötunnus on salattu. Näin varmistetaan, että aineisto säilyy eheänä ja ettei sitä käytetä muuhun tarkoitukseen kuin toimeksiantosopimuksessa määriteltyihin tarkoituksiin. Aineisto tallentuu suoraan RAFAELA -sovelluksen tietokantaan, jonka palvelin sijaitsee Suomessa. Palvelinpalveluita vuokrattaessa on huolehdittu siitä, että palvelimet sijaitsevat fyysisesti turvallisessa konesalissa, jossa on kiinnitetty erityistä huomiota kulunvalvontajärjestelmiin, hälytysjärjestelmiin sekä ympärivuorokautiseen valvontaan. Palvelintila on varustettu tehokkaalla ilmastointijärjestelmällä sekä UPS -varmistetulla sähkönsyötöllä. Palvelu sisältää porttikohtaisen palomuurin. Järjestelmän käyttäjillä ja FCG Konsultointi Oy:n pääkäyttäjillä ei ole suoraa pääsyä tietokantaan vaan he voivat tarkastella tietokannan tietoja ainoastaan tietojärjestelmän kautta.
2 Tietoliikennekäytännöt 4. Aineiston suojaustasot RAFAELA -sovelluksen käyttö on rajoitettu Apache-sovellus palvelimen konfiguraatiotiedoston avulla ja pääsy sovellukseen on mahdollista vain tietyistä IP-osoitteista, jotka määritellään tiedostoissa. RAFAELA -tietojen tallennus tapahtuu SSL -suojattuja yhteyksiä käyttäen. Http- ja https-liikenteen pitää olla sallittua kyseiseen osoitteeseen. Sovellus käyttää SSL-suojausta palvelimen ja käyttäjän työaseman välillä. Salasanakäytännöt Salasanassa on oltava vähintään kuusi (6) merkkiä pitkä sisältäen pieniä ja isoja kirjaimia sekä numeroita. Salasana ei voi olla sama kuin käyttäjätunnus. Jos salasana ei vastaa vaadittuja tietoja tai siinä on kirjoitusvirhe, sovellus ilmoittaa sen. RAFAELA -sovellus mahdollistaa sen, että käyttäjää pyydetään vaihtamaan salasana kolmen (3) kuukauden välein. Salasanan pakotettu vaihto - toiminnon käytöstä päättää Tilaaja ja se ilmoitetaan Toimittajalle sopimuksenteon yhteydessä. Rekisterinpitäjän RAFAELA -yhteyshenkilö ja/tai muu henkilö, jolla on käyttäjähallintaan oikeus, voi vaihtaa oman organisaation käyttäjien salasanat. Tilaajan/Käyttäjän tulee määritellä aineistojen suojaustasot, joiden mukaan Toimittaja käsittelee aineistoa. Valtionvarainministeriön julkaisema Valtionhallinnon tietoaineistojen ka sittelyn tietoturvallisuusohje määrittelee luottamuksellisen aineiston suojaustasot seuraavasti: Suojaustaso IV (ST IV) paljastuminen voi aiheuttaa haittaa salassapitosäännöksessä tarkoitetuille yleisille tai yksityisille eduille tai, jos kysymys on tietoturvallisuusasetuksen 9 :n 2 momentissa tarkoitetuista asiakirjoista, jos tiedon oikeudeton paljastuminen voi aiheuttaa haittaa yleiselle tai yksityiselle edulle tai heikentää viranomaisen toimintaedellytyksiä. Määritellään: Aineiston käyttö rajoitettu. Aineisto, jonka käyttö rajataan on esimerkiksi aineisto ilman henkilötunnusta Suojaustaso III (ST III) paljastuminen voi aiheuttaa vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleisille tai yksityisille eduille ja oikeuksille. Määritellään: Aineisto luottamuksellinen. Luottamukselliseksi määritelty aineisto on esimerkiksi henkilötunnus yhdistettynä aineistoon. Suojaustaso II (ST II) paljastuminen voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetuille yleisille eduille.
3 5. Henkilötietojen käytön seuranta Määritellään: Aineisto salainen. Salaiseksi määritelty aineisto on puolustusvoiminen ja / tai SUPO:n generoima ja omistama aineisto. Suojaustaso I (ST I) paljastuminen voi aiheuttaa erityisen suurta vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetuille yleisille eduille Määritellään: Aineisto erittäin salainen. Erittäin salaiseksi määritelty aineisto on puolustusvoiminen ja / tai SUPO:n generoima ja omistama aineisto. Ainoastaan rekisterinpitäjällä (Tilaaja) ja Toimittajan valitsemalla palvelintarjoajalla ja RAFAELA -sovelluksen ylläpitäjällä on mahdollisuus nähdä nimi- ja henkilötunnustiedot. Aineiston luottamustasoksi määritellään pääsääntöisesti ST IV (suojaustaso neljä), joka tarkoittaa, että sen käyttö on rajoitettu toimeksiantosopimuksessa määritellyllä tavalla. Luottamukselliseksi määritelty aineisto, ST III, sisältää potilaan henkilötunnuksen. Tämä aineisto salataan niiltä käyttäjiltä, jotka eivät ole hoitosuhteessa potilaaseen. Selitys: Tilaaja ja Toimittaja vastaavat osaltaan henkilötietojen käytön seurannasta. Tilaajan pyynnöstä Toimittaja antaa RAFAELA -sovelluksen lokitiedot Tilaajalle. 6. Aineiston arkistointi, jatkokäsittely ja hävittäminen Selitys: Tilaajan tulee määritellä aineiston arkistointi, jatkokäsittely ja hävittäminen. Aineiston arkistointi, jatkokäsittely sekä hävittäminen tapahtuvat Tilaajan määrittelemällä tavalla sekä FCG:n määrittelemän tietoturvapolitiikan mukaisesti. Tästä raportoidaan tietotilinpäätöksessä, joka on asiakkaan saatavissa erikseen pyydettäessä. Aineistoa voidaan arkistoida (syy ja aika): Tilaajan aineisto, jonka käyttötarkoitus ja sisällöt on määritelty RAFAELA -järjestelmän käyttöoikeussopimuksessa, säilytetään palvelimella RAFAELA -järjestelmän käyttöoikeussopimuksen voimassaolon ajan, jonka jälkeen Toimittaja vastaa sen hävittämisestä. Sopimuksen irtisanomistilanteessa Tilaaja vastaa siitä, että tallentaa oman kertyneen hoitoisuus- ja resurssiaineiston niin halutessaan. Jatkokäsittely (esim. eri vuosien aineistojen yhdistäminen): Toimittaja ei tee aineistojen yhdistämisiä, vaan Tilaajalle kertyy jatkumo kerätystä aineistosta käyttöoikeussopimuksen voimassaolon ajan. Mahdollisista aineistojen yhdistämisistä tehdään erillinen toimeksiantosopimus Tilaajan ja Toimittajan välillä. Aineiston hävittäminen:
4 Toimittaja vastaa aineiston hävittämisestä asianmukaisesti ja lainsäädäntöä noudattaen, kuitenkin viimeistään kun säilytysaika (12 vuotta) tulee täyteen.
5 7. Tietoturva, siihen liittyvät järjestelyjen tarkistaminen ja arviointi Selitys: Tietoturvasta ja kuinka tietoturvaan liittyviä järjestelyjä tarkistetaan ja päivitetään. Tietoturvaan liittyviä järjestelyjä on arvioitava säännöllisin määräajoin. Tilaajalla on oikeus halutessaan tarkistaa aineiston käsittelyä ja hävittämistä koskevat asiat Toimittajalta. 8. Rekisteri-ilmoituksen laatiminen tietosuojavaltuutetulle Selvitys: Tilaajan on huolehdittava henkilötietolain mukaisen ilmoituksen tekemisestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteri-ilmoitus tehty tietosuojavaltuutetulle..201 Rekisterin vastuuhenkilö: Vakuutan, että olen lukenut lomakkeen ja antanut oikeat tiedot. Päivämäärä, paikka ja allekirjoitus