REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Päivitetty: 1.12.2014 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Hämeenlinnan kaupungin terveyden ja toimintakyvyn edistämisen lautakunta Osoite: Raatihuoneenkatu 9, PL 84 Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna 2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Nurmikari Markku Tehtävä: tilaajaylilääkäri Puhelin: 03-621 2012 Helkiö Kirsti Tehtävä: Palvelusuunnittelija Puhelin: 03-621 9908 3. Rekisterin nimi HÄMEENLINNAN PERUSTERVEYDENHUOLLON JA VANHUSTENHUOL- LON EFFICA- POTILAS- JA ASIAKASTIETOJÄRJESTELMÄ 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Järjestelmässä olevia tietoja käytetään Hallintosäännössä määritellyn terveyskeskuksen potilaan tutkimuksen ja hoidon toteuttamiseen ja seurantaan liittyvien hoitotietojen ylläpitämiseen, kotihoidon ja pitkäaikaishoivan asiakkaan palvelujen suunnitteluun ja toteutumisen seurantaan. Järjestelmän tietoja käytetään palveluiden laskuttamisessa. Rekisterin tietoja käytetään myös rekisterinpitäjän oman toiminnan seurannassa, arvioinnissa ja suunnittelussa. Rekisterin tiedoista kootaan tarvittavat toimintatilastot. Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys on potilas- tai asiakassuhde. Hämeenlinnan kaupunki Raatihuoneenkatu 9 puhelin (03) 6211 PL 84 www.hameenlinna.fi 13101 Hämeenlinna e-mail: etunimi.sukunimi(at)hameenlinna.fi
5. Rekisterin tietosisältö Vanhat tiedot: Rekisteri sisältää lakkautettujen Hämeenlinnan seudun kansanterveystyön kuntayhtymän ja Lammi-Tuuloksen kansanterveystyön kuntayhtymän potilasrekisterien tiedot sekä tietoja Hauhon, Hämeenlinnan, Kalvolan ja Rengon kuntien ikäihmisten palveluista ajalta ennen 31.12.2008. Siirretyt tiedot/hämeenlinnan seudun ktt:n ky: - toimipisteiden paperiset arkistot - WebStar-arkisto, joka sisältää aiemmin käytössä olleen Finstarpotilastietojärjestelmän tiedot, - Effica-potilastietojärjestelmän tiedot Siirretyt tiedot/lammi-tuuloksen kansanterveystyön kuntayhtymä - toimipisteiden paperiset arkistot - Pegasos- potilastietojärjestelmän tiedot - WinHit-potilastietojärjestelmän arkisto Rekisteriin kirjattavat toiminnassa syntyvät tiedot 1.1.2009 alkaen: Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot: -nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoite, lähiomaisen yhteystiedot, rekisteröidyn ilmoittama yhteyshenkilö, Rekisteröidyn hoitoon ja tutkimukseen liittyvät tiedot (tiedot terveydentilasta). Hoito- ja palvelusuunnitelmat, palvelupäätökset ja tiedonannot, asiakasmaksuihin ja laskutukseen liittyvät tarpeelliset käyntitiedot, muut käynti- ja yhteydenottotiedot sekä selvitys maksujen määräytymiseen liittyvistä tiedoista. Rekisterissä on tekstisisällön lisäksi digitaalisia röntgenkuvia, digitaalisia valokuvia, taulukoita ja kaavioita sekä äänitiedostoja. Kuvat voivat olla myös paperikopioita tai filmejä. eomahoito-osion kautta ammattihenkilön ja potilaan kirjaamat tiedot tallentuvat omalle lomakkeelleen. Potilas voi tallentaa eesitiedot liittymän kautta järjestelmään itse sähköisesti tekemänsä oirearviointi- ja terveystarkastustiedot. Potilastietojärjestelmää voi käyttää myös mobiililaitteilla tai Citrix-yhteyden kautta. 6. Rekisterin yhteydet muihin rekistereihin Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen 2/5
potilastietorekisterin. Yhteisen potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä ovat kaikki rekisteriin liittyneet terveydenhuollon toimintayksiköt niiden omien potilasasiakirjojen osalta. Vanhainkotien tiedot eivät kuulu tähän yhteiseen rekisteriin. Potilasta hoitava terveydenhuollon toimintayksikkö saa käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Yhteiseen potilastietorekisteriin liittyneiden terveydenhuollon toimintayksiköiden välinen potilastietojen käyttö ei edellytä potilaan nimenomaista suostumusta. Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää toisen toimintayksikön tietojen käyttö. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Rekisteristä on tekninen yhteys potilas/asiakaskohtaisiin muihin rekistereihin: Valtakunnallinen potilastiedon arkisto (KanTa) Sairaanhoitopiirin ylläpitämä alue-effica Sairaanhoitopiirin ylläpitämä RISPACS Fimlab - laboratotiotietokanta KuntoApu 7. Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä saatavat tiedot. Potilaalta/asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan saatavat tiedot Kotihoidon tuloihin perustuvan asiakasmaksun määräämisessä tarvittavat vero- ja eläketiedot Hoidon ja tutkimuksen tai palvelujen yhteydessä syntyvät tiedot Muista hoitolaitoksista rekisteröidyn suostumuksella saatavat tiedot 8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset tai tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan kansaneläkelaitokselle (KELA), laitoshoidossa olevista potilaista ja eräissä tapauksissa Valtiokonttorille. Tietoja luovutetaan säännöllisesti myös erityislakeihin perustuen eräisiin valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin. Tällaisia ovat esimerkiksi valtakunnalliset hoitoilmoitusrekisteri, syöpärekisteri, lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, tartuntatautirekisteri ja vastaavat Salassa pidettäviä henkilötietoja (kaikki terveystiedot) luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta anne- 3/5
tussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeudesta on erikseen lailla säädetty. Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Rekisteriin merkitään vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisteriä ylläpidetään pääsääntöisesti ATK:n avulla. Manuaalista uutta aineistoa voi syntyä alkuperäistä allekirjoitusta vaativissa asiakirjoissa, kuten suostumus- ja lupa-asiakirjoissa ja eräissä muualta saaduissa ja omassa tuotannossa syntyvissä asiakirjoissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsitellään huolellisesti siten, että henkilön yksityisyyden suoja turvataan kaikissa tilanteissa. Tietoja käsitteleviä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tietoja saavat käyttää vain kaupungin tai terveyspalveluliikelaitoksen palveluksessa olevat henkilöt, jotka ovat hoitosuhteessa rekisteröityyn ja jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Kaupungin palveluksessa oleviin rinnastetaan myös kaupungin lukuun ostopalvelusopimuksella palveluita tuottavat henkilöt joiden käyttöoikeuksista sovitaan aina erikseen. Käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien laajuuden mukaan käyttäjäryhmittäin toimintokohtaisesti ja poikkeustapauksissa henkilökohtaisella käyttövaltuudella Tietojen käyttöön vaaditaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Ennen järjestelmään pääsyä vaaditaan tulevan käyttäjän allekirjoittama salassapitosopimus. Järjestelmän pääkäyttäjät sekä potilasasiamies seuraavat säännöllisesti rekisterin käyttöä lokirekisterin avulla. Lokitiedoista muodostuu oma rekisteri. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Rekisteröity voi tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Henkilökohtainen tarkastusoikeus: - Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot siten kuin Henkilötietolaissa on säädetty. - Tarkastusta koskeva pyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä ja osoitettava hoitavalle lääkärille tai palvelualueen tai -osaston esimiehelle tai tilaajaylilääkärille - Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ei riitä puhelimitse tai sähköpostitse tehdyn pyynnön esittäminen 4/5
Salassa pidettävien tietojen tarkastuksen yhteydessä varmistetaan tarkastusoikeutta käyttävän henkilöllisyys. - Tarkastus tapahtuu ensisijaisesti ao. toimintayksikössä hoidon aikana tai asiakkaan kanssa erikseen sovitun henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. - Tarkastuksen kohteena olevat tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisesti. - Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Rekisteröity voi vaatia tiedoissa esiintyvän virheen korjaamista. Henkilötietolain mukainen virheen oikaisu: - Rekisterissä oleva virheellinen tieto korjataan rekisteröidyn pyynnöstä siten kuin Henkilötietolaissa on säädetty. - Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. - Virheellisen tiedon korjaamista vaadittaessa vaatimus on yksilöitävä. - Virheellisen tiedon korjaamista koskeva pyyntö on osoitettava hoitavalle lääkärille tai palvelualueen tai -osaston esimiehelle tai tilaajaylilääkärille - Mahdollisten virheiden korjaamisesta vastaa ensisijaisesti hoitava lääkäri tai palvelualueen esimies ja toissijaisesti palveluosaston ylilääkäri. - Mahdollisesta tietojen korjaamisesta kieltäytymisestä annetaan kirjallinen todistus. 5/5