Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 1 (10) 98 Kotihoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalveluostojen hankinta HEL 2011-004168 T 02 08 02 00 Päätös päätti kotihoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalvelujen hankinnasta esityslistalla esitetyin perustein seuraavaa: 1. Valita oheisessa valitut palveluntuottajat-listassa mainitut yritykset puitejärjestelyyn kohteittain sopimuskaudelle, jonka kesto on neljä vuotta. 2. Todeta, että seuraavat tarjoajat on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle: -Coronaria Hoitoketju Oy -Hoivaextra Oy -MediExtra Oy -Selekta Henkilöstöpalvelut Oy -Vanhusten palvelutaloyhdistys ry 3. Todeta, että osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päätti oikeuttaa Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut -osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisesta ja purkamisesta. Esittelijä Lisätiedot virastopäällikkö Matti Toivola Erja Snellman, hankintapäällikkö, puhelin: 310 74402 erja.snellman(a)hel.fi Anna-Liisa Lyytinen, palvelualueen johtaja, puhelin: 310 42660 annaliisa.lyytinen(a)hel.fi Liitteet 1 Valitut palveluntuottajat 2 Tarjousvertailu 3 Tarjouspyyntö
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 2 (10) Otteet 4 Hyvän hallinnon periaatteet 5 Sopimusluonnos 6 Kotihoidon organisaatio Ote Palveluntuottajat Otteen liitteet Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Päätösehdotus päättänee kotihoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalvelujen hankinnasta esityslistalla esitetyin perustein seuraavaa: 1. Valita oheisessa valitut palveluntuottajat-listassa mainitut yritykset puitejärjestelyyn kohteittain sopimuskaudelle, jonka kesto on neljä vuotta. 2. Todeta, että seuraavat tarjoajat on suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle: -Coronaria Hoitoketju Oy -Hoivaextra Oy -MediExtra Oy -Selekta Henkilöstöpalvelut Oy -Vanhusten palvelutaloyhdistys ry 3. Todeta, että osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta päättänee oikeuttaa Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut -osaston osastopäällikön allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella tehtävät sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisesta ja purkamisesta. Esittelijä
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 3 (10) Taustaa Sopimuskausi ja hankinnan arvo Tarjouskilpailu Tämä asia on käsiteltävä tässä kokouksessa. Terveyslautakunta hyväksyi kotihoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalvelujen ostoa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat 11.9.2012. Hankittavat kotihoitoapu ja kotisairaanhoito täydentävät kaupungin itse tuottamaa palvelua. Palvelujen tarjoamisella tuetaan asiakkaan omatoimisuutta. Tarjouskilpailussa saattoi tarjota useita osakokonaisuuksia, sillä jokaiselle kotihoitoyksikölle valitaan erikseen suomen- ja ruotsinkieliset kotihoitoavun palveluntuottajat, suomen- ja ruotsinkieliset kotisairaanhoidon palveluntuottajat sekä suomen- ja ruotsinkieliset yhdistetyn kotihoitoavun ja kotisairaanhoidon palveluntuottajat. Tarjottavilla osakokonaisuuksilla pyrittiin siihen, että pienetkin yrittäjät voisivat osallistua kilpailutukseen. Asiakkaat myös tarvitsevat kotikäyntejä eri yhdistelminä. Mikäli asiakas tarvitsee sekä kotihoitoapua että -sairaanhoitoa, hänen luonaan käy sellainen palvelutuottajan edustaja, joka tarjoaa molempia palveluita. Lisäksi huomioidaan mahdollisuus suomen- tai ruotsinkieliseen palveluun. Tarjouspyynnön mukaan palveluntuottajat valitaan tarjottaviin osakokonaisuuksiin siten, että yhteen ryhmään valitaan enintään viisi kelpoisuusehdot täyttävää tarjoajaa. Kolme ensimmäistä valitaan ilman etusijajärjestystä, jolloin ne muodostavat niin sanotun ensisijaisuusryhmän niin, että kaikilta kolmelta voidaan tilata palvelua. Ensisijaisuusryhmässä työt jaetaan tuottajien kesken tasapuolisesti. Ensisijaisuusryhmän lisäksi kaksi jäljelle jäävää palveluntuottajaa muodostavat etusijajärjestyksen siten, että neljänneksi tullut palveluntuottaja on ensisijaisuusryhmän jälkeen järjestyksessä toissijainen ja viidenneksi tullut kolmossijainen. Sopimuskausi on neljä vuotta. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on n. 6,5 miljoonaa euroa (alv 0). Solmittavat sopimukset eivät sisällä mitään vähimmäisostovelvoitetta. Helsingin kaupungin hankintakeskus järjesti tarjouskilpailun sosiaali- ja terveysviraston puolesta. Kyseessä on avoin hankintamenettely. josta julkaistiin hankintailmoitus 16.1.2013 julkisten hankintojen nettiportaalissa ja Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalissa. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 28.2.2013 klo 12.00 ja ne tuli jättää Tarjouspalvelu.fi portaaliin.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 4 (10) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen Määräaikaan mennessä tarjouksensa jätti 22 tarjoajaa: -Attendo Oy -Cecilia Hoiva Oy -City-Care Oy -Coronaria Hoitoketju Oy -Debora Oy -Esperi Care Oy -Hoivaextra Oy -Hoivapalvelu Metsätähti Oy -Home Instead Finland Oy -Koti-Medi Oy -Mainio-Vire Oy -Med Group Oy -Oy Medicum Services Ab -MediExtra Oy -Medsun Oy -Piika & Sisar Oy -Ratamo-Koti Oy -Selekta Henkilöstöpalvelut Oy -Sortso Osuuskunta -Tarjousryhmittymä PAK -Vanhusten Palvelutaloyhdistys ry -VTKL-palvelut Oy Neljä tarjousta ei täyttänyt tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia, koska tarjoajilta puuttui asianmukainen kuntakohtainen lupa tai rekisteröity ilmoitus tarjouspyynnön mukaisten palvelujen antamiseen Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla tulee olla kotisairaanhoitoa tarjotessaan voimassa oleva lupa yksityisten terveydenhuoltopalvelujen antamiseen (laki yksityisestä terveydenhuollosta 152/1990 muutoksineen). Tarjotessaan kotihoitoapua tarjoajan on tullut tehdä yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta annetun lain (603/1990 muutoksineen) mukainen ilmoitus tai tarjoajalla tulee olla lupa tarjouspyynnön mukaiseen toimintaan. Tarjouspyynnössä todettiin, että vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa vaadittavat selvitykset. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä tai tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan kyseisiä tietoja, suljetaan poistarjouskilpailusta. Kotisairaanhoitoa tarjoavalta edellytettiin todistusta palveluntuottajan hyväksymisestä yksityisten terveydenhuoltopalveluiden antajaksi.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 5 (10) Kodinhoitoapua tarjoavalta edellytettiin todistus yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta annetun lain (603/1996 muutoksineen) mukaisen ilmoituksen tekemisestä tai luvasta tämän tarjouspyynnön mukaiseen toimintaan. Coronaria Hoitoketju Oy esitti luvat ympärivuorokautiseen sosiaalipalvelujen antamiseen asumispalveluissa eri puolille suomea. Tämän tarjouspyynnön mukaiseen toimintaan ja Helsinkiin ei lupaa esitetty. Näin ollen Coronaria Hoitoketju Oy:n tarjous ei täytä vaatimusta ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta. Hoivaextra Oy esitti kuntakohtaisen luvan Espooseen, ei Helsinkiin. Näin ollen Hoivaextra Oy:n tarjous ei täytä vaatimusta ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta. MediExtra Oy esitti kuntakohtaisen luvan Vantaalle, ei Helsinkiin. Näin ollen MediExtra Oy:n tarjous ei täytä vaatimusta ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta. Selekta Henkilöstöpalvelut Oy esitti tarjouksessaan, että mikäli lainsäädäntö edellyttää aluehallintoviraston myöntämää lupaa tarjotun palvelun tuottamiseen, tarjoaja hakee toimilupaa ennen palvelun aloittamista. Luvan tuli olla voimassa jo tarjousta jätettäessä, koska luvan käsittelyprosessi vie oman aikansa, eikä sopimuksen mukaista toimintaa voida käynnistää sopimuskauden alkaessa. Näin ollen Selekta Henkilöstöpalvelut Oy:n tarjous ei täytä vaatimusta ja tarjoaja tulee sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousvertailu Tarjouspyynnön mukaan tuli tarjota tuntihinta arkipäivinä (ma-pe) klo 7-18, arki-iltana (ma-pe) klo 18-22 sekä viikonloppuna ja arkipyhinä. Vanhusten palvelutaloyhdistys ry tarjosi tuntihinnan vain arkipäivinä (ma-pe) klo 7-18. Muita hintoja tarjoaja ei ilmoittanut. Näin ollen Vanhusten palvelutaloyhdistys ry:n tarjous tulee hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Muiden soveltuvuusvaatimukset täyttävien tarjoajien tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus hinnasta ja laadusta saatujen pisteiden kokonaismäärän mukaan. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan siten, että tarjoushinta on
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 6 (10) painoarvoltaan 70 % eli 70 pistettä ja laatu on painoarvoltaan 30 % eli 30 pistettä. Hintapisteet oli tarjouspyynnössä painotettu niin, että tuntihinnan painoarvo arkipäivänä (ma-pe klo 7-18) oli 35 % eli maksimipistemäärä oli 35 pistettä. Tuntihinnan painoarvo arki-iltana (ma-pe klo 18-22) oli 17,50 % samoin kuin tuntihinnan painoarvo viikonloppuna ja arkipyhinä. Laatupisteitä sai sekä tarjoajan henkilökunnan erityisvalmiuksista että palvelun järjestämisen sujuvuudesta. Erityisvalmiuksista saattoi saada laatupisteitä seuraavasti: muistisairaat 8 pistettä, kehitysvammaiset 4 pistettä, kuulovammaiset 4 pistettä ja alle 18 -vuotiaiden lasten kotisairaanhoito 4 pistettä. Erityisvalmiuksien pisteytys tapahtui niin, että tarjoaja ilmoitti tarjouksessaan, mitä tarjouspyynnössä mainittuja erityisvalmiuksia omaavia työntekijöitä hänen henkilökunnassaan on. Tarjoajan tuli myös liittää kyseisen erityisvalmiuden omaavan työntekijän todistus tarjoukseen tai jos henkilökuntaa ei ole vielä palkattu, tarjoajan tuli antaa henkilökunnan erityisvalmiudesta kirjallinen vakuutus ja henkilökuntaa koskevat todistukset tulee tällöin toimittaa viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Palvelun järjestämisen sujuvuuteen liittyen tilauksen peruutusajasta sai laatupisteitä sen mukaan, miten tilaus on peruutettavissa. Tarjouspyynnössä todettiin, että jos tarjottu tilauksen peruutusaika ennen sovittua palveluaikaa on yli 2,5 tuntia, siitä saa 0 pistettä. Jos tilauksen peruutusaika ennen sovittua palveluaikaa on yli 1,5 tuntia, mutta enintään 2,5 tuntia. siitä saa 5 pistettä. Jos tilauksen peruutusaika ennen sovittua palveluaikaa on 1,5 tuntia tai lyhyempi. siitä saa 10 pistettä. Tarjousvertailu pisteytyksineen käy ilmi päätöksen liitteenä olevasta tarjousvertailusta (liite 2). Vertailun perusteella valittiin kohteittain kokonaisedullisimmat viisi tarjoajaa, jotka käyvät ilmi oheisesta liitteestä (liite 1). Home Instead Finland Oy ilmoitti tarjouksessaan erityisvalmiuksina muistisairaat (8 pistettä) ja kehitysvammaiset (4 pistettä). Tarjouspyynnössä edellytettiin muistisairaiden kohdalla muistihoitajan tai -koordinaattorin koulutusta tai vähintään kolmen vuoden työskentelyä muistisairaiden asiakkaiden hoidossa. Lisäksi tarjouspyynnössä vaadittiin kotihoitoapua suorittavalta henkilökunnalta vähimmäisvaatimuksena lähihoitajan pätevyyttä. Muistisairaiden kohdalla Home Instead Finland Oy esitti mm. henkilöä,
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 7 (10) Sopimusten allekirjoittaminen ja päättäminen jonka koulutus oli kotiavustaja. Näin ollen asetettu vähimmäisvaatimus ei koulutuksen osalta täyty. Kehitysvammaisten erityisvalmiuksien kohdalla mm. esitettiin fysioterapeuttia, joka nimikkeen perusteella antaa kuntoutusta ao. henkilöille eikä se kokonaisuutena katsottuna ole tämän tarjouspyynnön mukaista palvelua, josta voisi saada lisäpisteitä. Kukaan muukaan esitetyistä henkilöistä ei täytä erityisvalmiuksille esitettyjä vaatimuksia, joten eritysvalmiuksien osalta tarjoajan esittämät pisteet jätetään huomioimatta. Lisäksi Home Instead Finland Oy:n tarjouksessa mainitut erityisvalmiuskoulutukset eivät vastaa tarjouspyynnössä tarkoitettuja koulutuksia. Helsingin kaupungin hallintosäännön 26 :n mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä ja varmentaa valmistelija, ellei toimielin toisin päätä. Virastopäällikkö pitää riittävänä, että sopimuksen allekirjoittaa sosiaalija terveysviraston puolesta Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut - osaston osastopäällikkö yksin. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti, mitä sosiaali- ja terveysviraston kokousaikataulu ei todennäköisesti mahdollista. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut -osaston osastopäälliköllä. Esittelijä Lisätiedot virastopäällikkö Matti Toivola Erja Snellman, hankintapäällikkö, puhelin: 310 74402 erja.snellman(a)hel.fi Anna-Liisa Lyytinen, palvelualueen johtaja, puhelin: 310 42660 annaliisa.lyytinen(a)hel.fi Liitteet 1 Valitut palveluntuottajat 2 Tarjousvertailu 3 Tarjouspyyntö 4 Hyvän hallinnon periaatteet 5 Sopimusluonnos 6 Kotihoidon organisaatio
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 8 (10) Otteet Ote Palveluntuottajat Otteen liitteet Esitysteksti Muutoksenhaku hankintapäätökseen, sosiaali- ja terveyslautakunta Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Tiedoksi Palveluntuottajat Palvelualueen johtaja Kotihoitopäällikkö Hankintapäällikkö Päätöshistoria Terveyslautakunta 11.09.2012 226 HEL 2011-004168 T 02 08 02 00 Päätös Terveyslautakunta päätti hyväksyä kodinhoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalveluostojen hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat sekä oikeuttaa terveyskeskuksen tekemään niihin mahdollisesti tarvittavia välttämättömiä vähäisiä muutoksia. 21.08.2012 Ehdotuksen mukaan 19.06.2012 Ehdotuksen mukaan 04.10.2011 Ehdotuksen mukaan Esittelijä Lisätiedot toimitusjohtaja Matti Toivola Erja Snellman, hankintapäällikkö, puhelin: 310 74402 erja.snellman(a)hel.fi Toimitusjohtaja 17.11.2011
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 9 (10) HEL 2011-004168 T 02 08 02 00 Päätös Päätöksen perustelut Esittelijätiedot Toimitusjohtaja päätti keskeyttää kodinhoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalveluostojen hankinnan tarjouspyynnössä olevien epätarkkuuksien ja virheellisyyksien vuoksi. Lisäksi toimitusjohtaja päätti, että hankinnasta julkaistaan uusi tarjouspyyntö, johon tulee toimittaa uudet tarjoukset ja että keskeytettävään tarjouskilpailuun mahdollisesti saapuneet tarjoukset eivät ole julkisia ennen kuin uusi tarjouskilpailu on ratkaistu. Tämä päätös muutoksenhakuohjeineen annetaan tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille tarjoajille. Hankinnan keskeyttämisestä ilmoitetaan HILMA-ilmoituskanavalla ja Helsingin kaupungin hankintakeskuksen julkisella hankintailmoitussivulla. Terveyskeskus on pyytänyt tarjoukset kodinhoitoavun ja kotisairaanhoidon asiakaspalveluostojen puitejärjestelyä varten. Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö HILMA-ilmoituskanavassa 19.10.2011. Hankintamenettelynä on avoin menettely, jossa tarjousten jättämisen määräajaksi on merkitty 17.10.2011 klo 12:00. Tarkentavia kysymyksiä on saanut toimittaa viimeistään 28.10.2011, ja kysymyksiin on annettu vastaukset 4.11.2011 lomakkeella H046-11-2 tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Tarjouspyyntöaikana on ilmennyt, että tarjouspyynnössä on epätarkkuuksia ja virheellisyyksiä. Nämä epäkohdat koskevat tarjouspyynnön liitteenä 5 ollutta vastauslomaketta sekä niitä tarjouspyyntöä tarkentavia vastauksia jotka koskevat tarjoajan henkilökuntaresursseja tarjouksen jättöhetkellä. Nämä epätarkkuudet ja virheellisyydet voivat rajoittaa osallistumista tarjouskilpailuun ja siten vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Tämän vuoksi tarjouskilpailun keskeyttäminen on perusteltua ja välttämätöntä. Hankinnasta julkaistaan uusi tarjouspyyntö, jossa nyt ilmenneet epäkohdat on korjattu. Nyt keskeytettävään tarjouskilpailuun mahdollisesti saapuneet tarjoukset eivät ole julkisia ennen kuin uusi tarjouskilpailu on ratkaistu (Hankintalaki 348/2007, 73 a perusteluineen). Koska uusi tarjouskilpailu käynnistää erillisen hankintamenettelyn, tulee sitä varten toimittaa uudet tarjoukset, kun uusi hankintailmoitus HILMAilmoituskanavassa on julkaistu. toimitusjohtaja Matti Toivola
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 6/2013 10 (10) Lisätiedot Snellman Erja, hankintapäällikkö, puhelin: 310 74402 erja.snellman(a)hel.fi