Tietosuojatyöryhmä 00065/2010/FI WP 174 Lausunto 4/2010 henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa koskevista Euroopan suoramarkkinointiliiton (FEDMA) eurooppalaisista käytännesäännöistä Annettu 13. heinäkuuta 2010 Tietosuojatyöryhmä on perustettu direktiivin 95/46/EY 29 artiklalla. Se on riippumaton EU:n neuvoa-antava elin, joka käsittelee tietosuojaan ja yksityisyyden suojaan liittyviä kysymyksiä. Sen tehtävät määritellään direktiivin 95/46/EY 30 artiklassa ja direktiivin 2002/58/EY 15 artiklassa. Työryhmän sihteeristön tehtävistä huolehtii Euroopan komission oikeusasioiden pääosaston linja C (perusoikeudet ja kansalaisuus), toimisto No LX-46 01/190, B-1049 Bryssel, Belgia. Verkkosivusto: http://ec.europa.eu/justice/policies/privacy/index_en.htm
TIETOSUOJATYÖRYHMÄ, joka on perustettu 24 päivänä lokakuuta 1995 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 95/46/EY 1, ottaa huomioon mainitun direktiivin 29 artiklan ja 30 artiklan 1 kohdan d alakohdan, ottaa huomioon työjärjestyksensä ja erityisesti sen 12 ja 14 kohdan, on antanut seuraavan lausunnon: 1. JOHDANTO Yhteisön käytännesäännöistä säädetään direktiivin 27 artiklan 3 kohdassa: Yhteisön sääntöluonnokset ja olemassa olevien yhteisön sääntöjen muutokset tai laajennukset voidaan antaa 29 artiklassa tarkoitetun työryhmän käsittelyyn. Työryhmä päättää muun muassa sille annettujen sääntöluonnosten yhdenmukaisuudesta tämän direktiivin mukaisesti säädettyjen kansallisten säännösten kanssa. Jos se katsoo aiheelliseksi, se voi hankkia rekisteröityjen tai heidän edustajiensa lausuntoja. Komissio voi taata työryhmän hyväksymien sääntöjen asianmukaisen julkisuuden. Tietosuojatyöryhmä laati syyskuussa 1998 valmisteluasiakirjan tämän säännöksen soveltamisen helpottamiseksi. Valmisteluasiakirjassa selvennetään menettelyä, jota sovelletaan, kun osapuolet esittävät yhteisön käytännesääntöjä koskevia ehdotuksia ja kun työryhmä tämän jälkeen arvioi ehdotusta direktiivin 95/46/EY 2 27 ja 29 artiklan mukaisesti. Siinä esitetään yhteenveto keskeisistä menettelyvaiheista. Tietosuojatyöryhmä antoi kesäkuussa 2003 lausunnon henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa koskevista Euroopan suoramarkkinointiliiton (FEDMA) eurooppalaisista käytännesäännöistä. Se totesi, että käytännesäännöt ovat tietosuojadirektiivin 27 artiklan mukaiset ja täydentävät riittävässä määrin direktiiviä. Niissä keskitytään riittävässä määrin erityisiin tietosuojaa koskeviin kysymyksiin ja ongelmiin suoramarkkinointialalla ja tarjotaan riittävän selkeitä ratkaisuja näihin kysymyksiin ja ongelmiin. 3 Näin ollen työryhmä katsoi käytännesääntöjen täyttävän direktiivin 27 artiklan vaatimukset. Tietosuojatyöryhmä kuitenkin korosti, että käytännesäännöt ovat niin yleiset, ettei niillä lähtökohtaisesti pystytä ratkaisemaan kaikkia erityisesti verkkoympäristöön liittyviä ongelmia. Siksi se pyysi FEDMAa laatimaan käytännesääntöihin liitteen, jossa tarkasteltaisiin näitä ongelmia. Se kehotti sisällyttämään liitteeseen toimenpiteitä varsinkin lasten yksityisyyden suojelemiseksi, sillä kuten tietosuojatyöryhmän kuulema Euroopan kuluttajaliitto (BEUC) korostaa, lapset ovat erityisen alttiita verkkoympäristön vaaroille. FEDMA toimitti tietosuojatyöryhmälle 16. joulukuuta 2005 päivätyllä kirjeellä asiakirjan, johon sisältyi Liite tietosuojaa ja suoramarkkinointia koskeviin 1 2 3 EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31, saatavilla osoitteessa: http://europa.eu.int/comm/internal_market/privacy/law_en.htm Toimintasääntöjä koskeva työ tulevaisuudessa: Valmisteluasiakirja menettelystä, jonka mukaisesti työryhmä käsittelee yhteisön toimintasääntöjä, 10. syyskuuta 1998, asiak. WP 13. Lausunto 3/2003, asiak. WP 77, saatavilla osoitteessa: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/docs/wpdocs/2003/wp77_en.pdf. 2
käytännesääntöihin, jäljempänä liite. FEDMAn mukaan liitteessä keskitytään verkkomarkkinoinnista aiheutuviin erityisongelmiin. FEDMAn yleisten käytännesääntöjen tapaan liitteen tarkoituksena ei ole korvata tai sekoittaa kansallista sääntelyä eikä puuttua kysymyksiin, joista ei toistaiseksi ole annettu EU:n lainsäädäntöä. Liitteessä annetaan rajojen yli toimiville markkinoijille ohjeita verkkomarkkinoinnissa noudatettavista toimintatavoista. Tietosuojatyöryhmän puheenjohtaja ilmoitti FEDMAlle 8. kesäkuuta 2006 päivätyllä kirjeellä, että tietosuojatyöryhmä oli laatinut huomautuksensa verkkomarkkinointia koskevan liitteen luonnoksesta. Huomautuksia oli useita, ja ne koskivat asiakirjan eri osia. Tietosuojatyöryhmä pyysi FEDMAa ottamaan huomioon kirjeen ohessa esitetyt huomautukset, jotta liite vastaisi paremmin direktiiveissä 95/46/EY ja 2002/58/EY ja niiden kansallisissa täytäntöönpanosäännöksissä esitettyjä tietosuojastandardeja. FEDMAn pääjohtaja toimitti 7. kesäkuuta 2007 tietosuojatyöryhmän puheenjohtajalle tarkistetun version verkkomarkkinoinnin käytännesääntöihin laaditusta liitteestä. Liitettä oli uudistettu perusteellisesti, ja uusi teksti noudatti tietosuojatyöryhmässä aiemmin hyväksyttyjen (WP 77) FEDMAn vuoden 2003 yleisten käytännesääntöjen rakennetta. Käytännesäännöistä vastaava tietosuojatyöryhmän tilapäinen työryhmä kokoontui useita kertoja tarkastelemaan FEDMAn toimittamia asiakirjoja. Lisäksi se järjesti FEDMAn kanssa tapaamisen keskustellakseen verkkomarkkinointia koskevasta liitteestä ja pyytääkseen selvennystä useisiin käytännesäännöissä käsiteltyihin aiheisiin ja kysymyksiin. Näiden tapaamisten jälkeen FEDMA lähetti helmikuussa 2010 tietosuojatyöryhmälle uuden version verkkomarkkinointia koskevasta liitteestä. Tietosuojatyöryhmän puheenjohtaja pyysi 25. toukokuuta 2010 FEDMAa ratkaisemaan vielä yhden asiakashankintakampanjoita (member-get-member) koskeviin sääntöihin liittyvän kysymyksen, jotta työryhmä voisi tehdä lopullisen päätöksensä siitä, onko verkkomarkkinointia koskeva liite direktiivin 95/46/EY ja nykyisin sovellettavan direktiivin 2002/58/EY 4 vaatimusten mukainen. FEDMA toimitti kesäkuussa 2010 verkkomarkkinointia koskevan liitteen lopullisen version, joka on direktiivin 95/46/EY vaatimusten mukainen ja täydentää sitä riittävässä määrin. 2. VERKKOMARKKINOINTIA KOSKEVAN LIITTEEN RAKENNE JA SISÄLTÖ Verkkomarkkinointia koskevan liitteen aiheena on sähköpostimarkkinointi, jonka osalta liitteen olisi täytettävä seuraavat kaksi eurooppalaisille käytännesäännöille asetettua keskeistä vaatimusta, jotka tietosuojatyöryhmä määritteli valmisteluasiakirjassa WP 13: Direktiivin 95/46/EY 27 artiklan mukaisesti ehdotettujen käytännesääntöjen on oltava direktiivin ja sen nojalla hyväksyttyjen kansallisten määräysten mukaisia. 4 Direktiiviä 2002/58/EY on muutettu 25. marraskuuta 2009 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivillä 2009/136/EY. Muutettu direktiivi 2002/58 on pantava täytäntöön viimeistään 25. toukokuuta 2011 (EUVL L 337, 18.12.2009, s. 11). 3
Ehdotettujen käytännesääntöjen on oltava laadultaan riittävät ja johdonmukaisesti laaditut ja täydennettävä riittävässä määrin tietosuojadirektiivejä ja muuta sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Käytännesäännöissä on keskityttävä riittävässä määrin erityisiin tietosuojaan liittyviin kysymyksiin ja ongelmiin siinä organisaatiossa tai sillä toimialalla, johon käytännesääntöjä aiotaan soveltaa, ja tarjottava riittävän selkeitä ratkaisuja näihin kysymyksiin ja ongelmiin. Koska verkkomarkkinointia koskevat säännöt on laadittu liitteeksi eurooppalaisiin käytännesääntöihin henkilötietojen käytöstä suoramarkkinoinnissa ja koska niiden tarkoituksena on täydentää FEDMAn sääntöjä, tietosuojatyöryhmä ymmärtää, että FEDMAn yleisiä käytännesääntöjä sovelletaan soveltuvin osin myös tähän liitteeseen. Liitteen rakenne vastaa tarkasti FEDMAn yleisten käytännesääntöjen rakennetta ja täydentää sitä riittävässä määrin. - Yleistä: Määritelmät - Osa 1: Sovellettava lainsäädäntö - Osa 2: Henkilötietojen hankkiminen suoraan rekisteröidyltä - Osa 3: Henkilötietojen hankkiminen muista lähteistä kuin rekisteröidyltä - Osa 4: Kieltorekisteripalvelut - Osa 5: Tietosuojalausuma ja evästeiden käyttö - Osa 6: Lasten yksityisyyden suojaa koskevat erityissäännöt - Osa 7: Kiellettyjä käytäntöjä koskevat erityissäännöt - Liite: Esimerkkejä sähköisen mainonnan hyvistä ja ei-hyväksyttävistä käytännöistä Liitteen sisältö parantaa asiakirjan laatua ja selkeyttää siinä käsiteltyjä eri kysymyksiä. Seuraavat esimerkit havainnollistavat liitteen tuottamaa lisäarvoa: Määritelmät Määritelmien luetteloa on tarkistettu perusteellisesti ja laajennettu. Siihen on sisällytetty käsitteiden ei-toivottu kaupallinen viestintä, henkilötietojen käsittely ja suostumus määritelmät. Luettelo täydentää yleisiin käytännesääntöihin ennestään sisältyviä määritelmiä. Osa 2: Henkilötietojen hankinta suoraan rekisteröidyltä Osassa 2 esitetään asianmukaisen tietojenkäsittelyn yleiset periaatteet ja rekisterinpitäjää koskevat vaatimukset direktiivin 95/46/EY mukaisesti. Siinä annetaan erityissäännöt henkilötietojen keräämisestä kuluttajilta (velvollisuus antaa kuluttajille tiedot siitä, onko tiedot tarkoitettu ainoastaan rekisterinpitäjän käyttöön ja luovutetaanko rekisteröidyn henkilötietoja ulkopuolisille) ja yrityksen tuotteisiin tai palveluihin liittyvien henkilötietojen keräämisestä oikeushenkilöiltä. Tietosuojatyöryhmä on tyytyväinen, että liitteessä vaaditaan nimenomaisesti sisällyttämään kaupallisiin sähköpostiviesteihin niiden kaupallisen luonteen tunnistamisen mahdollistavat tiedot ja että liitteeseen on lisätty postituslistatilausten peruuttamista koskeva osa, jossa edellytetään, että vastaanottajilla on käytettävissään tehokas ja maksuton menetelmä, jonka avulla he voivat suoraan ja vaivattomasti peruuttaa tulevat sähköisten kaupallisten viestien postitukset. Vastaanottajien on voitava peruuttaa tilauksensa syytä ilmoittamatta. Osa 3: Henkilötietojen hankinta muista lähteistä kuin rekisteröidyltä Osassa 3 mainitaan rekisterinpitäjän velvollisuus antaa rekisteröidylle tietoja ja pyytää rekisteröidyn tietoinen suostumus. Postituslistojen osalta mainitaan nimenomaisesti, että markkinoijan on saatava postitukseen rekisteröidyn suostumus. Tietosuojatyöryhmä on tyytyväinen myös asiakashankintakampanjoita (member-get-member) koskeviin 4
sääntöihin nyt, kun tekstiä on selvennetty lainsäädännön virheellisen tulkinnan välttämiseksi (3.2.1 kohta). Osa 4: Kieltorekisteripalvelut Tietosuojatyöryhmä on erityisen tyytyväinen siihen, että liitteeseen on lisätty kieltorekisteripalveluja koskeva osa 4. Osa 5: Tietosuojalausumat ja evästeiden käyttö Tässä osassa annetaan säännöt muun muassa tietosuojalausumien saatavuudesta. Lausumiin on sisällytettävä selkeät ja kattavat tiedot kaikista evästeistä. Direktiivin 2002/58/EY muodostama lainsäädäntökehys, sellaisena kuin se on muutettuna 25. toukokuuta 2011 lähtien sovellettavalla direktiivillä 2009/136/EY, saattaa edellyttää tämän osan tarkistamista direktiivin vaatimusten mukaisesti. Osa 6: Lasten yksityisyyden suojelu Säännöissä viitataan FEDMAn yleisissä käytännesäännöissä määriteltyihin menettelyihin lasten suojelemiseksi uusilta, nimenomaan verkkoympäristöön liittyviltä vaaroilta. Tietosuojatyöryhmä on erityisen tyytyväinen sääntöön, jonka mukaan on lainvastaista pyytää lapselta ilman holhoojan suostumusta arkaluonteisia tietoja, jotka koskevat rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista sekä käsitellä lapsen terveyteen ja seksuaaliseen käyttäytymiseen tai lapsen omaan tai muiden, esimerkiksi vanhempien tai ystävien taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja. Osa 7: Kielletyt käytännöt Tässä osassa annetaan nimenomaiset säännöt tietojen automaattiseen keruuseen ja urkintaohjelmiin liittyvistä kielletyistä käytännöistä. Tietosuojatyöryhmä panee merkille, että liitteen osat 5 ja 7 vastaavat direktiiviä 2002/58 (erityisesti sen 5 artiklan 3 kohtaa), sellaisena kuin se on muutettuna direktiivillä 2009/136/EY. Molempia osia olisi tulkittava käyttötottumuksia seuraavasta internetmainonnasta äskettäin annetussa tietosuojatyöryhmän lausunnossa 5 esitettyjen ohjeiden mukaisesti. Liite: Parhaat ja ei-hyväksyttävät käytännöt Tämä liite, joka sisältää esimerkkejä verkkomainontaa koskevista parhaista ja eihyväksyttävistä käytännöistä, tuo lisäarvoa sääntöjen käytännön täytäntöönpanoon. 3. PÄÄTELMÄT Työryhmä katsoo, että verkkomarkkinointia koskeva liite, joka on laadittu henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa koskeviin FEDMAn eurooppalaisiin käytännesääntöihin, on direktiivin 95/46/EY ja nykyisin sovellettavan direktiivin 2002/58/EY sekä voimassa olevan kansallisen lainsäädännön 6 mukainen. Liitteessä käsitellään monia keskeisiä verkkomarkkinoinnin alaan liittyviä kysymyksiä (esim. asiakashankintakampanjat, lasten yksityisyyden suoja, postituslistatilausten peruutus), ja se täydentää siten riittävässä määrin direktiivejä ja antaa selkeitä ratkaisuja verkkomarkkinoinnin alaan liittyviin ongelmiin. Näin ollen liite täyttää direktiivin 95/46/EY 27 artiklan vaatimukset. Direktiivin 2002/58/EY, sellaisena kuin se on 5 6 Lausunto 2/2010 käyttötottumuksia seuraavasta internetmainonnasta, 22. kesäkuuta 2010; asiak. WP 171, saatavilla osoitteessa: http://ec.europa.eu/justice_home/fsj/privacy/docs/wpdocs/2010/wp171_en.pdf Kansallisessa lainsäädännössä voidaan asettaa lisävaatimuksia. 5
muutettuna direktiivillä 2009/136/EY, saattaminen osaksi jäsenvaltioiden lainsäädäntöä voi kuitenkin edellyttää liitteen muuttamista etenkin evästeiden ja urkintaohjelmien osalta, jotta se vastaisi uusia säännöksiä. Työryhmä kehottaakin FEDMAa arvioimaan mukautukset, joita käytännesääntöjen liitteeseen on tehtävä 25. toukokuuta 2011 mennessä, jotta se olisi direktiivin 2002/58/EY muodostaman oikeudellisen kehyksen, sellaisena kuin se on muutettuna direktiivillä 2009/136/EY, ja kansallisten täytäntöönpanosäännösten mukainen. Jotta kansallisille tietosuojaviranomaisille voitaisiin tiedottaa asianmukaisesti käytännesääntöjen käytännön toimivuudesta, FEDMAn tietosuojakomitea laatii työryhmälle vuosittain raportin käytännesääntöjen soveltamisesta. Mikäli raportti herättää kysymyksiä, työryhmä ottaa ne esille FEDMAn kanssa. Työryhmä kehottaa FEDMAa aktiivisesti tiedottamaan käytännesääntöjen liitteestä suoramarkkinointialalla, jotta rekisteröidyillä olisi riittävästi tietoa sen olemassaolosta ja sisällöstä, ja jatkamaan työtä yksityisyyden suojan tason parantamiseksi tällä alalla. Työryhmä perehtyy erityisen tarkasti FEDMAn tietosuojakomitean käytännesääntöjen soveltamisesta laatimiin vuosiraportteihin. Liite: Sähköistä suoramarkkinointiviestintää koskeva liite henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa koskeviin eurooppalaisiin käytännesääntöihin (suoramarkkinointia koskeva liite). Tehty Brysselissä 13. heinäkuuta 2010 Työryhmän puolesta Jacob KOHNSTAMM Puheenjohtaja 6