2/2014 1 (6) Konsortioryhmän kokous Aika Tiistai 26.8.2014 klo 13.00 15.00 Paikka Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut, kokoushuone Hemuli (D326), Teollisuuskatu 23, Helsinki Paikalla osastonjohtaja Vesa Hongisto, Museovirasto (puheenjohtaja) tietokanta-asiantuntija Pertti Föhr, Lahden ammattikorkeakoulu arkistonjohtaja Lauri Harvilahti, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura johtaja Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto, apulaisjohtaja Mikko Kuutti, Kansallinen audiovisuaalinen instituutti johtava suunnittelija Erkki Lounasvuori, Yleisten kirjastojen keskuskirjasto varapuheenjohtaja Sanna Marttila, Open Knowledge Finland ry tutkija Tuomas Myrén, Helsingin kaupunginmuseo erityisasiantuntija Markku Mäenpää, Kansallisarkisto arkisto- ja kirjastopäällikkö Hanna-Leena Paloposki, Kansallisgalleria johtaja Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto (varajäsen) etäyhteydellä johtaja Liisa Savolainen, Kansalliskirjasto, Tutkimuskirjasto koulutuspäällikkö Leena Tokila, Suomen museoliitto kirjastonjohtaja Pentti Vattulainen, Varastokirjasto etäyhteydellä Kutsutut asiantuntijat suunnittelupäällikkö Minna-Liisa Kivinen, Kansalliskirjasto kehittämispäällikkö Erkki Tolonen, Kansalliskirjasto palvelusuunnittelija Maria Virtanen, Kansalliskirjasto koulutussihteeri Anne Järvinen, Kansalliskirjasto (sihteeri) Poissa erityisasiantuntija Juho Helminen, Opetushallitus kirjastonjohtaja Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopisto yliopistotutkija Pekka Henttonen, Tampereen yliopisto tietotekniikka-asiantuntija Hanna Koivula, Luonnontieteellinen keskusmuseo 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja asialistan hyväksyminen Avataan kokous, puheenjohtaja toteaa osallistujat, asialista hyväksytään. Muutos konsortioryhmän jäsenistössä: Pertti Föhr (Lahden ammattikorkeakoulu) on tullut konsortioryhmään Jussi Kärjen (Satakunnan ammattikorkeakoulu) tilalle. Päätös Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.05. Kokouksen osallistujat esittäytyivät. Asialista hyväksyttiin. Muutos todettiin.
2/2014 2 (6) 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Edellisen kokouksen muistio hyväksytään. Liite 1: Konsortioryhmän kokous 17.4.2014. Muutoksen toteaminen: Kohta 4. Finnan projektisuunnitelma. Viimeisen lauseen täydentäminen: "Todettiin, että konsortioryhmän on hyvä seurata Finnan etenemistä, ja keskustella avoimesti siitä mitä tarpeita eri sektoreilla on ja miten käytettävissä olevia resursseja kulloinkin kohdennetaan." Päätös Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio tällä muutoksella. 3. Sopimusasiat KDK-asiakasliittymän palvelusopimukseen ollaan laatimassa palvelutasoliitettä ja itse palvelusopimusta päivittämässä siten, että siihen voidaan tarvittaessa lisätä liitteitä. Maria Virtanen esittelee palvelutasomäärittelyn sisältöluonnoksen ja aikataulun. Liite 2: Palvelutasomäärittelyjen liittäminen asiakasliittymän palvelusopimukseen. Todettiin, että nyt esitellyt sopimusluonnokset tuodaan seuraavaan konsortiokokoukseen 11.11.2014 päätettäväksi. 4. Finnan tilannekatsaus Erkki Tolonen esittelee Finnan ajankohtaisia asioita. Liite 3: Finna-tilannekatsaus. Keskustelu Erkki Tolonen kertoi työpakettien edistyvän muuten suunnitelmien mukaan, mutta TP4 (Kehityksen roadmap 2014), TP8 (Viestintä) ja TP13 (Yleisten kirjastojen mukaantulo) eivät ole aikataulussa. Syynä TP4:n aikatauluongelmiin on VuFind 2 -pohjaan siirtyminen. Kehittämispäällikkö perusteli myös, miksi VuFind 2:een siirtyminen on välttämätöntä. Kehityksen painopisteitä ovat nyt yleisten kirjastojen Vaskipilotin tarpeet, korkeakoulukirjastojen välttämättömien tarpeiden toteuttaminen ja muiden tarpeiden selvittäminen sekä siirtyminen VuFind 2:een. Lisäksi välitöntä reagointia vaativia parannuksia tehdään muun kehityksen ohella normaalisti. Todettiin, että uusien organisaatioiden mukaantuloputki on vakiintunut toteutettavaksi puolen vuoden välein, ja että tämän syksyn koulutukset järjestetään 12.11. ja 13.11. 5. Finna-projektisuunnitelma 2015 ja siirtoresursointi 2015 2016 Kristiina Hormia-Poutanen kertoo vuoden 2015 Finna-projektisuunnitelman laatimisesta ja siirtoresurssien kohdentamista vuosille 2015 2016. Liite 4: Finna-projektisuunnitelma 2015 ja siirtoresursointi 2015 2016.
2/2014 3 (6) Keskustelu Kristiina Hormia-Poutanen esitteli alustavat linjaukset vuoden 2015 projektisuunnitelman laatimiselle. Opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa on neuvoteltu seuraavista siirtyvillä määrärahoilla toteuttavista kehittämiskokonaisuuksista: Finnan ja Finto-palvelun integrointi Kuvailumuutoksen huomioonottaminen Finnan kehittämisessä Finnan toiminnallisuuksien kehittäminen sekä eri tyyppisten aineistojen käytettävyyden parantaminen erityisesti yliopistokirjastoille Yleisten kirjastojen Finna-käyttöönotto Europeana-aggregoinnin lisääminen Esittelyn jälkeen käydyssä keskustelussa selvennettiin, että siirtyvät määrärahat johtuvat henkilöstö- ja järjestelmämuutoksista. Keskustelussa sivuttiin myös Finnan metadatan avaamista, ja todettiin, että periaatepäätös metadatan lisenssoinnista CC0:lla on tehty, mutta datan tekninen avaaminen siirtyy vuodelle 2015. Keskustelussa nousi huomion kohteeksi myös Finnan kehittämisessä kuvailumuutoksen huomioon ottaminen. Pyrkimyksenä eri sektoreilla on kuvailusääntöjen yhtenäistäminen. 6. Finna-strategia 2016 2020 Kristiina Hormia-Poutanen alustaa lähetekeskustelun Finna-strategian laatimisesta vuosille 2016 2020. Keskustelu Kristiina Hormia-Poutanen ehdotti, että strategia tehdään konsulttivetoisesti. Strategiatyö organisoitaisiin ohjausryhmän, projektiryhmän ja ad hoc -ryhmien avulla. Konsortioryhmä toimisi tämän työn ohjausryhmänä. Projektiryhmä olisi pieni ja hyvin toimiva. Strategiakaudeksi ehdotetaan vuosia 2016 2020 ja kauden puoliväliin sijoittuisi strategian tarkistus. Strategiatyössä lähtökohtana olisi toimintaympäristön analyysi ja työssä painottuisi suunnan etsiminenen, ei niinkään yksityiskohdat. Tarkoitus olisi muodostaa aikaisessa vaiheessa visio vuodelle 2020 kantavina ajatuksina mm. älykäs tiedonhaku, palvelut ja palvelutarjonta. Olisi myös tärkeää pohtia, kuinka loppukäyttäjiä saataisiin osallistettua strategiatyöhön. Keskusteltiin konsortioryhmän roolista ohjausryhmänä. Ryhmä kannatti ehdotusta. Samoin kannatettiin strategiakaudeksi ehdotettua ajanjaksoa 2016 2020, jota pidettiin realistisena. Arkistot toivat esiin, että sektorin pääseminen tuotantoon tapahtunee vasta ehdotetun strategiakauden aikana. 7. Finnan käyttö 2014 käyttäjäkysely ja käyttötilastot Maria Virtanen esittelee tilannekatsauksen Finnan käytön seurannasta ja arvioinnista. Liite 5: Finnan_käyttö2014.pdf Maria Virtanen esitteli Heli Kautosen kokoaman tilannekatsauksen. Keskusteltiin, mitä mahdollisuuksia eri tavoin näkymissä mukana olevilla eri organisaatioilla on saada käyttötietoja.
2/2014 4 (6) Käyttäjäkyselyä koordinoi palvelukoordinaattori Anna Niemelä ja kysely toteutetaan viikoilla 44 46. Käyttäjäkyselyn osalta käydyssä keskustelussa selvennettiin, että kysely kohdistetaan loppukäyttäjille. Finnan käytön trendit -raportin toteuttaa ulkopuolinen asiantuntija ja raportti julkaistaan alkuvuonna 2015. 8. Finna-päivä 3.12.2014 Maria Virtanen esittelee tämänhetkiset suunnitelmat Finna-päivän järjestelyiksi. Ryhmältä toivotaan esityksiä organisointiin ja kommentteja ohjelmaan. Liite 6: Finna-päivä2014.pdf Ryhmältä toivottiin ehdotuksia ja ideoita seuraaviin Finna-päivän järjestelyihin: Mukana olevien organisaatioiden edustajat järjestelyryhmään? Ehdotuksia/vinkkejä ulkopuoliseksi esiintyjäksi? Muita ideoita tai toiveita päivää koskien? Keskustelussa tuotiin esiin, että Finna-päivä järjestetään samaan aikaan kuin Apps4Finlandin päätösgaala Designmuseossa, ja todettiin, että selvitetään mahdollisuudet synenergiaetuihin kahden tapahtuman välillä. 9. Finnan työryhmien tilanne (tiedoksi) Avoimen lähdekoodin yhteistyöryhmä Ei tiedotettavaa. Kansallisen näkymän työryhmä Ei ole kokoontunut edellisen konsortioryhmän kokouksen jälkeen. Kokoontuu seuraavan kerran 25. syyskuuta. Käytettävyysryhmä On kokoontunut 3. kesäkuuta ja 12. elokuuta. Ryhmä on käsitellyt kokouksissaan mm. tutkijoiden erityistapreisiin kohdistuvaa tutkimusta ja käyttäjäkyselyä sekä testannut Finnan käyttöliittymän ominaisuuksia ryhmäarviointimenetelmällä. Uusi jäsen ryhmässä: Jonna Hahto, Tritonia-yhteiskirjasto. Liite 7: KDK-käytettävyystyöryhmän jäsenet Todettiin työryhmien tilanne.
2/2014 5 (6) 10. Tiedotusasiat Tapahtumat ja tilaisuudet Linkity! Kohti yhteentoimivaa metatietoa -seminaari 3.9.2014 Kansallisarkistossa. Finna esillä Avoin Suomi 2014 -messuilla 15. 16.9.2014. Syksyn Finna-tapaamiset Vallilassa Alkusyksyn Finna-tapaamiset: 24.9. 10 12 (AMK-kirjastot) 25.9. 10 12 (YO-kirjastot) 1.10. 10 12 (Museot) 2.10. 10 12 (Arkistot) 7.10. 10 12 (Yleiset kirjastot) Loppusyksyn Finna-tapaamiset: 25.11. 13 15 (AMK-kirjastot) 26.11. 10 12 (YO-kirjastot) 2.12. 10 12 (Museot) 4.12. 10 12 (Arkistot) 9.12. 10 12 (Yleiset kirjastot) Finna koulutukset: 12.11. (Kirjastot) 13.11. (Arkistot ja museot) Finna-päivä 3.12. Käytettävyysseminaari 30.9.2014, klo 12 16. Uusia avauksia oppilaitosyhteistyössä Aalto-yliopiston opiskelijoiden kanssa toteutettavassa hankkeessa aiheena Google Scholar. Suunnitteilla avoimeen dataan ja perusopetukseen liittyvää yhteistyötä Demola Networkin (/Tampereen yliopisto) kanssa. Suunnittelilla Metropolia-ammattikorkeakoulun kanssa Metropolian Finna-näkymä, jonka suunnittelusta vastaavat Metropolian opiskelijat. Todettiin tiedotusasiat. 9. Muut asiat Seuraava kokous tiistaina 11.11.2014 klo 13.00 15.00 Teollisuuskatu 23, 3. krs, kokoushuone Hemuli (D326). Muita asioita ei ollut. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.45.
2/2014 6 (6) LIITTEET Liite 1: Konsortioryhmän kokous 17.4.2014 Liite 2: Palvelutasomäärittelyjen liittäminen asiakasliittymän palvelusopimukseen Liite 3: Finna-tilannekatsaus Liite 4: Finna-projektisuunnitelma 2015 ja siirtoresursointi 2015 2016 Liite 5: Finnan_käyttö2014.pdf Liite 6: Finna-päivä2014.pdf Liite 7: KDK-käytettävyystyöryhmän jäsenet