SEURAKUNTANEUVOSTO 4/2014

SIPOON SUOMALAINEN SEURAKUNTA KOKOUSPÖYTÄKIRJA SEURAKUNTANEUVOSTO 4/2014 Kokousaika klo 18.00 20.50 Kokouspaikka seurakuntatalo, Iso Kylätie 1, 04130 Sipoo Läsnä: Georg Bergström Juha Ilonen, puheenjohtaja Kaarlo Kuntsi Eija Laitinen Mervi Lehikoinen Sisko Paakki Anna-Leena Saari Sirkka Sevanto Ulla Siirto Poissa: Tuomas Alaterä Raila Degerholm Heidi Heikkilä Harry Hänninen Maija Kuntsi Anne Pircklén Asiat 49-67 Allekirjoitukset Juha Ilonen, puheenjohtaja Pirita Kantola, pöytäkirjanpitäjä Paikka ja aika: Sipoossa 22.4.2014 Mervi Lehikoinen Sisko Paakki

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 1 49 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. 50 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus n ohjesäännön (2 ) mukaan kutsu kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on ohjesäännön saman pykälän mukaan liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kirkkolain (KL 7:4) mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla oli 9/13 seurakuntaneuvoston jäsentä. 51 Pöytäkirjan tarkastajat ja sihteerin nimeäminen Pöytäkirjan tarkastaa seurakuntaneuvoston ohjesäännön mukaan (6 ) kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, seurakuntaneuvosto kokouksessaan. n sihteeriksi kaudelle 2011-2014 nimetty seurakuntasihteeri Minna Pietikäinen on estynyt toimimasta tämän kokouksen sihteerinä, joten kirkkoherra on seurakuntaneuvoston päätöksen (25.1.2011; 1/2011 4) mukaisesti kutsunut sijaisen. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tämän kokouksen sihteeriksi kirkkoherra on kutsunut toimistosihteeri Pirita Kantolan. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Mervi Lehikoinen ja Sisko Paakki. Lisäksi seurakuntaneuvosto merkitsee tiedoksi kirkkoherran päätöksen kutsua toimistosihteeri Pirita Kantola tämän kokouksen sihteeriksi Minna Pietikäisen ollessa estyneenä. 52 Pöytäkirjan nähtävänä olo Pöytäkirja on tarkastamisen jälkeen pidettävä yleisesti nähtävänä Kirkkolain mukaan (KL 25:3) siten, kuin siitä on seurakunnan ilmoitustaululla ennakolta ilmoitettu. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä 27.5.2014 9.6.2014 välisenä aikana kirkkoherranvirastossa viraston aukioloaikoina.

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 2 53 Esityslistan hyväksyminen Esityslista on toimitettu kokouskutsun mukana. Kokouksen esityslista hyväksytään kokouksen työjärjestykseksi. 54 Vaalilautakunnan valitseminen Viime kokouksessaan 8.4.2014 (3/2014 37) seurakuntaneuvosto käsitteli seurakuntavaalien 2014 vaalilautakunnan valintaa, ja päätti, että vaalilautakuntaa valitaan kirkkoherran lisäksi neljä jäsentä ja neljä varajäsentä, joista varsinaisista jäsenistä korkeintaan kaksi voisi olla ehdokkaita seurakuntavaaleissa tai näiden ehdokkaiden läheisiä. Vaalilautakunnan esteellisyyttä koskevassa Kirkkohallituksen yleiskirjeessä todetaan: Vaalilautakunnan jäsen on esteellinen ottamaan osaa sellaisen päätöksen tekemiseen vaalilautakunnassa, joka koskee häntä itseään tai hänen läheistään tai muutoin muodostaa hallintolain 28 :ssä säädetyn esteellisyyden. Jos vaalilautakunnan jäsen tai hänen läheisensä on ehdokkaana vaaleissa, hän ei voi osallistua äänestyslippujen hylkäämistä koskevaan päätöksentekoon, vaalin tuloksen määräämiseen eikä vaalin tuloksen vahvistamiseen. Vaalilautakunnan päätösvaltaisuuden varmistamiseksi on suositeltavaa, että vaalilautakunnan jäsenistä enemmän kuin puolet on muita kuin ehdokkaita tai heidän läheisiään. Vaalilautakunnan puheenjohtajaksi seurakuntaneuvosto päätti viime kokouksessa nimetä varsinaisista jäsenistä maallikkopuheenjohtajan. Lisäksi päätettiin, ettei seurakunnan aluetta jaeta äänestysalueisiin. valitsee vaalilautakuntaan kirkkoherran lisäksi neljä varsinaista jäsentä ja neljä varajäsentä, joista varsinaisista jäsenistä korkeintaan kaksi voisi olla ehdokkaita seurakuntavaaleissa tai näiden ehdokkaiden läheisiä. Puheenjohtajaksi on päätetty valita varsinaisista jäsenistä maallikkopuheenjohtaja. Kirkkoherra esitti kokoustauon pitämistä, ja esitys hyväksyttiin yksimielisesti. Kokoustauko alkoi klo 18.30, ja päättyi 18.45 kirkkoherran ilmoitettua kokoustauon päättyneen. valitsi vaalilautakuntaan kirkkoherran lisäksi varsinaisiksi jäseniksi Tarmo Ojalan, Kalle Kortetjärven, Tapani Alaterän ja Verneri Mäntysaaren. Varajäseniksi valittiin Merja Arjama, Hannu Arjama, Georg Bergström ja Jaakko Lehvonen. valitsi varsinaisista jäsenistä vaalilautakunnan puheenjohtajaksi Tarmo Ojalan.

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 3 55 Lapsityönohjaajan valinta Kokouksessaan 8.4.2014 (3/2014 45.1) seurakuntaneuvosto päätti julistaa auki lapsityönohjaajan viran, ja valitsi haastattelutyöryhmän tekemään esityksen seurakuntaneuvostolle virkaan valittavasta ja varalle valittavasta siinä tapauksessa, jos virkaan valittu ei ota virkaa vastaan. nimesi haastattelutyöryhmän, johon kuuluu kirkkoherra (kokoonkutsuja ja puheenjohtaja), lapsityön pastori Elisa Varkemaa ja luottamushenkilöt Anna-Leena Saari ja Sirkka Sevanto sekä varalla luottamushenkilö Ulla Siirto. Lisäksi haastattelutyöryhmän tehtävänä on valmistaa hakuilmoitus, sopia hakuilmoituksen julkaisemisesta ja haastatella hakijat. Määräaikaan mennessä virkaa haki yhteensä 7 henkilöä, joista kahdella oli piispainkokouksen päätöksen mukainen koulutus. Hakijoista on tehty erillinen kooste (Liite 1). Haastattelutyöryhmä tekee esityksen lapsityönohjaajan virkaan valittavasta ja varalle valittavasta siinä tapauksessa, jos virkaan valittu ei ota virkaa vastaan. Viran vaativuusryhmä on 502 ja vaativuusryhmän vähimmäispalkka 2 253,75 (1.4.2013), minkä lisäksi maksetaan vuosisidonnaista palkanosaa (0-15 %) sekä ns. Sipoo-lisä (2 %). Koeaika virkaan valitulta on 6 kuukautta. Lisäksi virkaan valitun tulee esittää rikoslain 6 :n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote sekä hyväksyttävä lääkärintodistus. Virka tulee ottaa vastaan 1.8.2014 tai sopimuksen mukaan. päätti valita haastattelutyöryhmän esityksen mukaisesti lapsityönohjaajan virkaan Terhi Kuoppalan ja varalle Sonja Krogarsin, mikäli virkaan valittu ei ota virkaa vastaan. Viran vaativuusryhmä on 502 ja vaativuusryhmän vähimmäispalkka 2 253,75 (1.4.2013), minkä lisäksi maksetaan vuosisidonnaista palkanosaa (0-15 %) sekä ns. Sipoo-lisä (2 %). Koeaika virkaan valitulta on 6 kuukautta. Lisäksi virkaan valitun tulee esittää rikoslain 6 :n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote sekä hyväksyttävä lääkärintodistus. Virka tulee ottaa vastaan 1.8.2014 tai sopimuksen mukaan. 56 Lapsi- ja perhetyön virkojen ja toimien järjestäminen Viime kokouksessaan 8.4.2014 (3/2014 45.2) seurakuntaneuvosto päätti siirtää seuraavaan kokoukseen seurakunnan lapsi- ja perhetyön virkojen ja toimien järjestämistä koskevan keskustelun. Seurakunnan lapsi- ja perhetyötä on hoitanut 5 viran- tai toimenhaltijaa: lapsityön pastori, lapsi- ja perhetyöntekijä / lapsityönohjaaja, vastaava lastenohjaaja (tehtävä siirtynyt päiväkotiyhteyksien ja perhekerhojen hoitamiseen, ei säännöllisesti päiväkerhossa), kokoaikainen lastenohjaaja (päiväkerhotyössä) ja osa-aikainen lastenohjaajan sijainen (päiväkerhotyössä). Vastaavan lastenohjaajan tehtävä on jo muutaman vuoden ajan painottunut monipuolisen perhetyön mm. perhekerhon ja päiväkotiyhteyksien hoitamiseen yhdessä lapsi- ja perhetyöntekijän / lapsityönohjaajan kanssa. Tammikuusta 2014

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 4 lähtien vastaava lastenohjaaja on myös toiminut viikoittain Nikkilän iltapäiväkerhon ohjaajana toisen lastenohjaajan kanssa. Syksyn 2014 osalta päiväkerhotyössä on mahdollisuus järjestää kerhojen ohjaaminen kahden kokoaikaisen lastenohjaajan varaan, sillä talousarviossa päiväkerhon palkkakuluihin on vuoden 2014 loppuun asti varattu vastaavan lastenohjaajan lisäksi kahden muun lastenohjaajan kokoaikainen palkka. Päiväkerhotyön järjestämisessä tulisi seurakuntaneuvoston tehdä osa-aikaisen lastenohjaajan sijaisen osalta pysyvämpi ratkaisu, joka turvaisi sen, että päiväkerhotyössä on kaksi koulutettua lastenohjaajaa, jotka yhteisvastuullisesti vastaavat seurakunnan päiväkerhojen pitämisestä. päättää perustaa kolmannen lastenohjaajan kokoaikaisen toimen 1.8.2014 alkaen. nimeää haastattelutyöryhmän, johon kuuluu kirkkoherra (kokoonkutsuja ja puheenjohtaja) ja 2 luottamushenkilöä. Haastattelutyöryhmän tehtävänä on valmistaa hakuilmoitus, sopia hakuilmoituksen julkaisemisesta, haastatella hakijat ja tehdä esitys seurakuntaneuvostolle seuraavaan kokoukseen toimeen valittavasta ja varalle valittavasta siinä tapauksessa, jos toimeen valittu ei ota toimea vastaan. Toimeen valitulla tulee olla lastenohjaajan toimeen vaadittu piispainkokouksen hyväksymä muodollinen pätevyys sekä seurakunnallisen lapsityön tuntemusta. Toimen vaativuusryhmä on 402, ja koeaika toimeen valitulta on 6 kuukautta. Lisäksi toimeen valitun tulee esittää rikoslain 6 :n 2 momentin mukainen rikosrekisteriote sekä hyväksyttävä lääkärintodistus. Toimi tulisi ottaa vastaan 1.8.2014 tai sopimuksen mukaan. Haastattelutyöryhmään valittiin kirkkoherra Juha Ilonen (kokoonkutsuja ja puheenjohtaja), Sirkka Sevanto ja Mervi Lehikoinen. 57 Esimiesjärjestelmän kehittäminen Suomalaisen seurakunnan henkilöstössä on vajaan kymmenen vuoden aikana tapahtunut merkittävää kasvua. Myös henkilöstön vaihtuvuus on ollut suurta ja vaikuttanut työyhteisöön kuormittavasti. Nykyisen seurakuntaneuvoston aikana seurakunnan tiimiorganisaatiota on kehitetty ja uusi tiimiorganisaatio aloitti toimintansa 1.3.2011 alkaen. Työalojen vapaaehtoista työryhmätoimintaa ja työntekijätiimien järjestäytymistä on tuettu nimeämällä tiimivetäjiä, jotka hoitavat tiettyjä sovittuja tehtäviä ilman esimiesnimitystä. Tiimien toimittua nyt muutaman vuoden ajan tulisi selvittää nykyisen tiimiorganisaation toimivuutta. Lisäksi kirkkoherran esimiestehtävien kasvu tulee ottaa tarkasteluun. Kirkkoherralla on tällä hetkellä 21 alaista, joiden kaikkien lähiesimiehenä hän toimii. Kirkkoherra on vastannut myös kausityöntekijöiden ja sijaisten palkkaamisesta ja perehdyttämisestä. Työn määrä on kasvanut viime vuosina henkilöstön määrän kasvaessa ja vaihtuessa sekä henkilöstöhallinnon tehtävien keskittyessä yhä vahvemmin kirkkoherran virkaan mm. vuoden 2014 alussa siirryttyämme Kirkon Palvelukeskuksen (Kipa) asiakkaaksi ja oman seurakuntayhtymän taloustoimiston henkilöstömäärän supistuessa. Keväällä 2014 sekä

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 5 seurakuntayhtymän palkanlaskija että osa-aikainen toimistosihteeri ovat jääneet eläkkeelle, eikä heille ole palkattu työn jatkajaa. Jatkossa seurakuntayhtymän taloustoimistossa palvelee kumpaakin seurakuntaa kiinteistöpäällikkö, toimistosihteeri ja 1.8.2014 aloittava uusi talouspäällikkö. Erityisesti palkka- ja sopimusasioissa palkanlaskija on ollut kirkkoherran tärkeänä tukena, eikä Kipa tarjoa vastaavankaltaista tukea. Esimiesjärjestelmän kehittämisessä olisi mahdollista nyt tiimiorganisaation vakiinnuttua selvittää mahdollisuutta väliesimiesjärjestelmän kehittämiseen tai pyrkiä muuten ratkaisemaan kirkkoherran työn kuormittavuutta koskevia kysymyksiä. Koska esimieskysymykset ovat työyhteisössä herkkiä, on tärkeää, että niitä käsiteltäisiin hyvässä hengessä ja yhteistyössä työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kanssa, jotta kaikkien näkemyksille ja mahdollisille huolille annetaan tilaa., joka yhdessä kirkkoherran kanssa johtaa seurakunnan strategiaa, voi käynnistää esimiesjärjestelmän kehittämisen. Työyhteisön käsityksiä nykyisestä esimiesjärjestelmästä ja sen kehittämisestä voidaan selvittää henkilöstön kesken tehtävällä kyselyllä sekä muilla tavoin. Asian ratkaisuun olisi hyvä päästä kuluvan vuoden aikana, jolloin nykyinen seurakuntaneuvosto vielä toimii. nimeää esimiesjärjestelmän kehittämistyöryhmän, joka alkaa valmistaa seurakuntaneuvostolle esimiesjärjestelmän kehittämistä yhdessä kirkkoherran ja työntekijäedustajien kanssa. päättää työryhmän kokoonpanon ja keitä luottamushenkilöitä ja työntekijöitä kehittämistyöryhmään nimetään. Kokoonkutsujaksi nimetään kirkkoherra, ja työryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Työryhmään esitetään nimettävän kirkkoherran lisäksi 1-2 luottamushenkilöä ja 1-2 työntekijää. Työryhmän tulee antaa seurakuntaneuvostolle raportti työstään 1.10.2014 mennessä sekä ehdotus esimiesjärjestelmän kehittämisestä. Työryhmään valittiin kirkkoherra Juha Ilonen (kokoonkutsuja), Tuomas Alaterä, Anna-Leena Saari ja varalle Kaarlo Kuntsi. Lisäksi seurakuntaneuvosto päätti antaa työntekijöiden valita kaksi työntekijäedustajaa keskuudestaan. 58 Jumalanpalveluskolehdit on kokouksessaan 4.2.2014 (1/2014 8) hyväksynyt jumalanpalveluskolehdit 31.5.2014 asti. Liitteenä (Liite 2) on ehdotus jumalanpalveluskolehdeista 1.6.2014-31.12.2014. hyväksyy ehdotuksen jumalanpalveluskolehdeista 1.6.2014 31.12.2014 esityksen mukaisesti.

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 6 59 Suomen Lähetysseuran vuosikokousedustaja 2014 Suomen Lähetysseuran vuosikokous järjestetään Lähetysjuhlien yhteydessä Vaasassa lauantaina 7.6.2014 klo 9.00. Seurakuntaa pyydetään nimeämään edustajat vuosikokoukseen ja edustajien nimet tulee ilmoittaa viimeistään 13.5.2013 mennessä Suomen Lähetysseuraan (Liite 3). Seurakunnan jäsenmäärän jäädessä alle 15 000 jäsentä, saa seurakunta lähettää yhdistyksen kokouksiin enintään 2 edustajaa. Lähetyksen ja kansainvälisen diakonian työryhmä on käsitellyt kokouksessaan vuosikokousedustajan nimeämistä, ja jättänyt asiaa koskevan kirjallisen esityksen (Liite 4). valitsee Riitta Nissisen viralliseksi vuosikokousedustajaksi Suomen Lähetysseuran vuosikokoukseen 7.6.2014 Lähetyksen ja kansainvälisen diakonian työryhmän esityksen mukaisesti. Lisäksi esitetään, että vuosikokousedustaja voi halutessaan osallistua valtakunnallisille lähetysjuhlille Vaasaan ajalle 6.-8.6.2014. Seurakunta kustantaa tältä ajalta edustajan osallistumismaksun, ruokailut ja matkakustannukset julkisten mukaan tai vaihtoehtoisesti osallistumismaksun, päivärahan ja matkakustannukset julkisten mukaan. Järjestelyistä vuosikokousedustaja sopii erikseen lähetyssihteerin tai lähetyksen papin kanssa etukäteen. 60 Anomus koulukonserttien järjestämisestä Varhaisnuorisotyö ja nuorisotyö ovat jättäneet seurakuntaneuvostolle anomuksen koulukonserttien järjestämisestä syyskuussa 2014 (Liite 5). Nuorisotyön tiimivetäjän Sanna Ahjosaaren jättämässä anomuksessa perustellaan Pekka Laukkarisen kutsumista esiintymään duona kaikkiin sipoolaisiin suomenkielisiin alakouluihin sekä nuorten illan yhteydessä pidettävään konserttiin. Määrärahaa varhaisnuoriso- ja nuorisotyöllä ei tähän kesken vuotta syntyneeseen hankkeeseen ole varattu tälle vuodelle tehtyjen säästötoimenpiteitten johdosta. Kirkkoherra on keskustellut Sanna Ahjosaaren kanssa hankkeesta ja kuullut, että kustannuksista osan työalat voivat tarvittaessa kustantaa, mutta valtaosaan menoista työalat tarvitsevat seurakuntaneuvoston määrärahaa, mikäli hanke halutaan toteuttaa. päättää tukea varhaisnuoriso- ja nuorisotyön työalojen hanketta koulukonserttien järjestämiseen syyskuussa 2014. myöntää 1200 euroa kustannuspaikasta 1031010001 ( Sipoo), muut kulut (496000). Tämän ylittävän osuuden varhaisnuoriso- ja nuorisotyö kustantavat omista talousarvioistaan.

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 7 61 Kirkkoherran päätösluettelo Ote kirkkoherran päätösluettelosta (Liite 6) on toimitettu seurakuntaneuvostolle tiedoksi. merkitsee päätösluettelo-otteen tiedoksi. 62 Muistioita 1. Lähetyksen ja kansainvälisen diakonian työryhmän kokousmuistio 9.4.2014 (Liite 7) 2. Aikuistyön ja jumalanpalveluksen työryhmän kokousmuistio 23.4.2014 (Liite 8) 3. Etelä-Sipoon aluetyöryhmän kokousmuistio 7.5.2014 (Liite 9) 4. Sipoon kunnan kotouttamistyön ohjausryhmän kokous 31.3.2014 (Liite 10) 5. Keski-Uudenmaan seurakuntarakenteiden selvitystyön ohjausryhmän kokousmuistio 7.4.2014 (Liite 11) merkitsee tiedoksi edellä mainitut muistiot. 63 Tiedoksi 1. Verotulot I-IV/2014 (Liite 12) 2. Yhteinen kirkkoneuvosto on valinnut kokouksessaan 7.5.2014 Sipoon seurakuntayhtymän talouspäällikön virkaan 1.8.2014 alkaen kauppatieteiden maisteri, KHT Jenna Rask-Backmanin ja varalle ekonomi Aila Blombergin. 3. Mersan alueen naisten toimeentulomahdollisuuksien kehittämishanke, nimikkoraportti 3/2013 (Liite 13) 4. Kirkkohallituksen täysistunnon 1.4.2014 ote pöytäkirjasta koskien seurakuntien kielellistä jaotusta (Liite 14) 5. Adressi lasten oikeudesta riittävään kerhotoimintaan kotihoidon aikana (Liite 15) 64 Muut asiat merkitsee tiedoksi edellä jätetyt asiat. 1. Kaarlo Kuntsi kutsui seurakuntaneuvoston Helluntaipäivänä 8.6. klo 15 alkaen kahville seurakuntatila Mannaan (os. Terveystie 2, Söderkulla).

Sipoon suomalainen seurakunta Esityslista 4/2014 8 65 Seuraavat kokoukset n seuraava kokous: -18.6.2014 klo 18.00. Huom. kokouspäivä muutettu. 66 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus liitetään pöytäkirjan liitteeksi koskien pykälien 54-60 päätöksiä. 67 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.50.