ohr6. 11.3.2013 LIITE 2. MATKO³ - MATKAILUN KOORDINOINTI ETELÄ-POHJANMAALLA V. 2011-2014 VÄLIRAPORTTI 2. Ajalta 1.7.2012 31.12.2012 Toteuttaja Hanke Seinäjoen koulutuskuntayhtymä SeAMK, Maa- ja metsätalouden yksikkö Ilmajoentie 525. 60800 ILMAJOKI Matkailun koordinointi Etelä-Pohjanmaalla v.2011-2014 (MATKO³) Hankenumero: 14689 Diaari nro: 1646/3560-2011 Päätösnumero: 20647 Raportin laati: 2/2013 Arja Kortesluoma, projektipäällikkö SeAMK, Maa- ja metsätalous, Ilmajoki 1
2. VÄLIRAPORTTI 1.7.2012-31.12.2012 MATKO³ - MATKAILUN KOORDINOINTI ETELÄ-POHJANMAALLA V. 2011-2014 Hankkeella edistetään ja koordinoidaan Etelä-Pohjanmaan matkailun kehittymistä ja kehittymiseen tähtääviä toimenpiteitä niin, että matkailutoimiala edelleen kasvaa ja kehittyy maakunnassa. Hankkeen tavoitteena on pyrkiä varmistamaan kehittämistoimien oikeansuuntaisuus, koordinoida kehittämistoimia päällekkäisyyksien välttämiseksi sekä hankkia, jalostaa ja välittää matkailutietoa alueen matkailutoimijoille kehittämistoimien pohjaksi. 1. TOTEUTUSAIKA ja -ALUE Hanke on käynnistynyt 10.11.2011 ja se päättyy 31.12.2014. Hanketta toteutetaan koko Etelä- Pohjanmaan maakunnassa. 2. HANKEORGANISAATIO Hankkeen hallintotahona toimii Seinäjoen ammattikorkeakoulun maa- ja metsätalouden yksikkö Ilmajoelta. Käytännön työn toteutuksesta ovat raportointikaudella vastanneet päätoimiset hanketyöntekijät: projektipäällikkö Arja Kortesluoma ja projektisihteeri Sanna Jyllilä. Väliaikaisena apuna hankkeessa raportointikaudella on työskennellyt projektiassistenttina Elina Puska 1.9.- 23.11.2012 välisenä aikana. Lisäksi hankkeelle tekivät töitä hallinnoijatahon vakinaiseen henkilöstöön kuuluvat talous- ja henkilöstöhallinnon työntekijät, sekä matkailun tapahtumatutkimuksen toteutukseen liittyen markkinatutkimuspalvelun tutkimushenkilöstö. Näistä töistä on pidetty aina erillistä työaikaseurantaa ja tehdyt työtunnit on veloitettu hankkeelta tuntiseurannan mukaisesti. Hankkeen toimenpiteitä on toteutettu kiinteässä yhteistyössä maakunnan matkailuorganisaatioiden, seudullisten toimintaryhmien, seutukunnallisten matkailutoimijoiden, virkamiesten, alueellisten matkailuhankevetäjien sekä maakunnan matkailuyrittäjien kanssa. Hanketyöntekijät toimivat koordinoijina, jotka ohjaavat, organisoivat, suunnittelevat ja toteuttavat kehittämistoimenpiteitä yhdessä em. tahojen kanssa. Hankkeen ohjausryhmä seuraa tavoitteiden toteutumista. Hankeen ohjausryhmä toimii samalla matkailustrategian mukaisesti Matkailun toimialatiiminä maakunnassa. Ohjausryhmä on kokoontunut raportointi aikana 2 kertaa; elokuussa ja marraskuussa. Hankkeen ohjausryhmän kokouksista on pidetty pöytäkirjaa. 2
3. HANKEORGANISAATIO Toiminnalliset tavoitteet Hankkeella edistetään ja koordinoidaan Etelä-Pohjanmaan matkailun kehittymistä ja kehittymiseen tähtääviä toimenpiteitä niin että matkailutoimiala edelleen kasvaa ja kehittyy maakunnassa. Hankkeen tavoitteena on pyrkiä varmistamaan kehittämistoimien oikeansuuntaisuus, koordinoida kehittämistoimia päällekkäisyyksien välttämiseksi sekä hankkia, jalostaa ja välittää matkailutietoa alueen matkailutoimijoille kehittämistoimien pohjaksi. Tavoitteena on myös kartoittaa elinkeinon yhteinen tahtotila ja laatia siitä päivitetty maakunnan matkailustrategia ja toimenpidesuunnitelma tuleville vuosille. Määrälliset tavoitteet Koska hankkeen kokonaistavoitteena on edesauttaa Etelä-Pohjanmaan matkailuelinkeinon kehittämisedellytysten parantamista ja maaseutumatkailun yleistä kehittymistä pitkällä tähtäimellä, määrällisinä tavoitteina on mm. matkailijamäärien ja matkailutulon lisääntyminen maakunnan matkailustrategiassa esitettyjen tavoitteiden mukaisesti. Hankkeelle asetettuja yksilöityjä määrällisiä tavoitteita ovat lisäksi Etelä-Pohjanmaan matkailua koskevien ja kehittämistoimenpiteitä tukevien ja ohjeistavien matkailututkimusten tekeminen (2kpl) sekä päivitetyn matkailustrategia-asiakirjan laatiminen vuosille 2012-2020. 4. HANKKEEN TOIMINTA Hankkeen toimintatapa perustuu verkostomaiseen toimintamalliin. Hanke koordinoi maakunnassa matkailun kehittämistoimia päällekkäisyyksien välttämiseksi ja elinkeinon toimintaedellytysten parantamiseksi. Hankkeen tehtävänä on tuottaa monipuolista tietoa toimenpiteiden pohjaksi sekä pyrkiä toiminnallaan edistämään yhteistyöverkostojen syntymistä. Työkaluina hankkeessa järjestetään mm. kokouksia, seminaareja, työpajoja, kootaan erilaisia työryhmiä, koostetaan ja julkistetaan erilaisia julkaisuja ja tiedotteita. Hankkeen työntekijöillä on keskeinen rooli koordinointityössä. MATKO3-hankkeen pääasiallisena tehtävänä on koordinoida kokonaisvaltaisesti matkailutoimialan kehittämistä ja siihen liittyviä toimenpiteitä, ensisijaisesti maakunnan sisällä, mutta myös ylimaakunnallisesti ja valtakunnallisesti. Matkailun alueorganisaatiot vastaavat matkailumarkkinointiin ja myyntiin liittyvistä tehtävistä. MATKO3 ja alueorganisaatiot toimivat kiinteässä yhteistyössä toistensa kanssa. 3
4.1. Käytännön toimenpiteet raportointikauden 1.7.2012 31.12.2012 aikana Matkailun käytännön koordinointityötä on raportointikaudella tehty seuraavasti: Matkailun ajankohtaistiedon hankinta, jalostaminen ja matkailutoimijoille jakaminen, sekä muu hanketiedottaminen - Matkailun ajankohtaistiedotteet matkailutoimijoille ja sidosryhmille 4 kpl - Hankkeen omien www-sivujen (www.seamk.fi/matko) päivitys - Hankkeen blogisivujen ( http://www.matko3.blogspot.fi/) päivitys - Valtakunnallisten matkailutiedotteiden välittäminen toimijoille kohderyhmittäin - Yhteydenpito sidosryhmiin ja tiedonvälitys; kokoukset, sähköpostit, puhelin, jne. - Matkailun ajankohtaistilaisuuksissa ajankohtaisista asioista tiedottaminen (kts. seuraava asiakohta / matkailustrategiain päivitys) Maakunnallisen matkailustrategian päivitystyöprosessi - Keväällä kerättyjen aineistojen analysointi ja yhteenveto, suunnittelua - Tausta-aineistoon ja matkailututkimuksiin perehtymistä - Aluetilaisuudet, kuntakäynnit ja teematilaisuudet; Lapua (2.10.), Isojoki (4.10.), Kauhajoki (17.10.), Ähtäri (10.9.), KETI (16.-19.9. ja 22.11.), KAPA (8.10. ja 19.11.), tapahtumajärjestäjät (4.12.), ruokamatkailu (18.-19.9. ja 17.12.), lentomatkailu (29.11.), hyvinvointimatkailu (21.8), kulttuurimatkailu (1.10. ja 9.11.) - Matkailukeskittymätilaisuudet; Härmä (22.10.), Lappajärvi (22.10.), Kuortane (24.10.), Töysä (25.10.), Ähtäri (25.10.), Kalajärvi (1.11.), yhteensä 28 pax - Alueorganisaatioiden hallitusten kokous (5.11.), yhteensä 20 pax - Strategian kirjoittaminen, kuvioiden työstäminen Matkailun Alueelliset Tietovarannot tiedonkeruu-järjestelmän koordinointi ja toteutus E-P:lla - Rekisterin ylläpitotehtäviä ja järjestelmän kehittämistyötä - Valtakunnalliseen ALTIVA-työhön osallistuminen - Toimialarekisterin tietojen tarkistus ja päivitystyön jatkaminen - Majoitusyrittäjien tiedonkeruutyökalun (Excel-ESA) muokkaaminen ja jalkautusta toimijoille Toimialan kehitykseen liittyvien seurantatutkimusten organisointi ja toteutus - Matkailun tapahtumatutkimus (matkailijatutkimus) toteutus(haastattelut/kyselyt; tutkimusaineiston analysointi ja raportointi), tulosten esittely toimijoille ja tuloksista tiedottaminen; Etelä-Pohjanmaan kesätapahtumat 2012 tutkimusraportti - Etelä-Pohjanmaan rekisteröimättömän/rekisteröidyn majoituskapasiteetin määrien kartoittaminen ja yhteistyön pilotointi Tilastokeskuksen kanssa - Matkailun opinnäytetyöt; aihe-esittelyjä ja koordinointia Strategian mukainen hankesuunnittelu, hankesuunnittelussa ja toteutuksessa avustaminen ja rahoitusmahdollisuuksien kartoitus, lausuntojen antaminen ja tiedottaminen MATKO3.n toisen raportointikauden aikana Etelä-Pohjanmaalla on käynnistynyt ja/tai ollut suunnittelussa useita matkailun kehittämiseen suoranaisesti tai välillisesti liittyviä hankkeita, joissa koordinaatiohanke on avustanut joko varsinaisessa hankesuunnittelussa tai antanut pyydettäessä lausuntoja ja kommentteja hankkeiden strategianmukaisuudesta ja sisällöistä. Sen lisäksi matkailukoordinaattori on osallistunut neljän alueellisen matkailuhankkeen ohjausryhmätyöskentelyyn toisen raportointijakson aikana. - Kalajärven MasterPlan toimeenpanon edistäminen hanke ohjausryhmäkokous (1.11.2012) - Terveys- ja hyvinvointimatkailuhankkeen ohjausryhmäkokous (26.9.12) - KuMuRu-hankkeen työpaja (26.9.) ja ohjausryhmäkokoukset (23.8. ja 15.11.12) 4
- MaNe-SäLi hankkeen ohjausryhmäkokous (28.11.12) - E-P.n maakuntaohjelman toteuttamissuunnitelman matkailuosio työstö - Hanke- ja ohjelmatyösuunnitteluihin osallistuminen; E-P:n kulttuuristrategia, MaNe-SäLi, RuokaProvinssin vakiinnuttaminen, Eu-rakennerahastokauden 2014-20 kansallinen valmistelu. Matkailualan seminaareihin, työryhmiin, ohjausryhmiin ja verkostokokouksiin osallistuminen ja matkailuelinkeinon sekä maakunnan edun ajaminen niissä, sekä ajankohtaistiedonhankinta maakunnassa toteutettavien kehittämistoimien pohjaksi Maakunnalliset työryhmät, kokoukset ja seminaarit - Kauppakamarin KAPA valiokuntakokoukset Seinäjoki (8.10. ja 19.11.2012) - Tapahtumatutkimus suunnittelu- ja seurantakokoukset (useita) - Etelä-Pohjanmaan Matkailun markkinointitiimin kokous (4.12.) Ylimaakunnalliset ja Valtakunnalliset työ- ja ohjausryhmät, benchmarking, kokoukset - Maalla hankkeen (K-S) ohjausryhmäkokous Jyväskylä (11.9.2012) - ALTIVA Matkailun alueelliset tietovarannot ohjausryhmäkokous Helsinki (10.10.) - CF kulttuurimatkailu koordinaattorikokous Porvoo (9.10.) - Matkailun ohjelmapalvelut ja aktiviteetit, Out Doors Finland; ajankohtaista (26.10.) - Valtakunnallinen Maaseudun matkailun kehittäjienkokous Helsinki (8.11.) - Kokous- ja kongressimatkailu & Culture Finland; ajankohtaista Helsinki (8-9.11.) - Metsähallitus, Maalla-hanke, Alueelliset tietovarannot yhteistyöpalaveri Jyväskylä (12.12.) Valtakunnalliset seminaarit ja messut - MEK / Visit Finland markkinointiseminaari Helsinki (5.10.2012) - Valtakunnallinen kylämatkailun kehittämisseminaari Peräseinäjoki (1.-2.11.) - Elävä maaseutu - ELMA-messut Helsinki (9.-10.11.) - TEM / Matkailun asiantuntijaseminaari ja toimialaraporttien julkistus, Jyväskylä (13.12.) Matkailun Toimialatiimin ( TAT ) ja Kehitystiimin ( KETI ) kokoukset MATKO3-hanke toimii Matkailun toimialatiimin (= hankkeen ohjausryhmä) ja Kehitystiimin koollekutsujana. Toimialatiimin kokouksia pidettiin raportointijakson aikana 2 kertaa. Matkailun Kehitystiimin (KETIn) kokouksia järjestettiin 2 kertaa, joista 16.-19.9. kokous toteutettiin yhdistettynä opinto- ja kokousmatkana Lappiin. 22.11. pidetty kokous järjestettiin Seinäjoella. Hallinnolliset työt; maksatushakemuksen täydentäminen, henkilöstöasioiden suunnittelu, jne. Raportointikaudella normaalien (taloushallinto, matka-asiat, työaikaseuranta, dokumentointi, ym.) hallinnollisten töiden lisäksi, hankkeen työaikaa on kulunut rahoittajan pyytämien ensimmäistä maksatusta koskevien lisäselvitysten koostamiseen, hankesuunnitelman täydennysten/muutosten tekemiseen sekä henkilöresurssien ja työajankäytön suunnitteluun. Maakunnan matkailun kehittämistoimien yleistä koordinointia ja ohjeistusta Yhteydenpitoa oman alueen yrittäjiin ja matkailualan toimijoihin sekä lisäksi ylimaakunnallisiin ja valtakunnallisiin kehittämisorganisaatioihin, hankkeisiin, kehittämisohjelmiin ja yhteistyökumppaneihin on tehty koko hankkeen ajan. 4.2. Hankkeen talous Hanke on edennyt budjetin mukaisesti, lukuun ottamatta alkuperäisessä suunnitelmassa ostopalveluksi kaavailtua tapahtumamatkailututkimusta. Tutkimus on toteutettu hallinnoijan omana 5
työnä, jolloin siitä aiheutuneet kustannukset on kirjattu palkkakuluihin. Hankkeen toteutuneet kustannukset raportointikaudelta ovat yhteensä 76 390,51 euroa. Hankkeen budjetti, sekä yhteenveto kustannusten toteumasta toiselta raportointijaksolta sekä toteutuneet kustannukset hankkeen alusta raportointikauden (31.12.2012) loppuun, ovat seuraavat: Kertyneet kustannukset Kustannusarvio 2011 2012 Kust. yht. Jäljellä Palkkauskulut 414 000 9 756,22 125 523,46 135 279,68 278 720,32 Ostopalvelut ja palkkiot 46 000 0 1 100 1100 44 900,00 Vuokrat 22 500 224,54 4646,35 4 870,89 17 629,11 Kotimaan matkakulut 37 000 1 275,02 10 997,16 12 272,18 24 727,82 Ulkomaan matkakulut 6 500 0 0 0 6 500,00 Muut kustannukset 24 000 68,46 4613,97 4 682,43 19 317,57 550 000 11 324,24 146 880,94 158 205,18 391 794,82 Rahoitussuunnitelma EU 45 % 247 500 Valtio 55 % 302 500 Yhteensä 550 000 Kertyneet kustannukset maksatuskausittain 2011 1-6 2012 7-12 2012 Palkkauskulut 9 756,22 59 399,84 66 123,62 Ostopalvelut ja palkkiot 600,00 500,00 Vuokrat 224,54 1 920,81 2 725,54 Kotimaan matkakulut 1 275,02 5 971,14 5 026,02 Ulkomaan matkakulut 0,00 0,00 Muut kustannukset 68,46 2 598,64 2 015,33 11 324,24 70 490,43 76 390,51 ei kustannuksiin x) 9,13 54,30 100,77 = tot.vert. 11 333,37 70 544,73 76 491,28 5. TULOKSET RAPORTOINTIKAUDELTA JA JATKOTOIMENPITEET Hanke on edennyt suunnitellun mukaisesti sisällöllisesti ja pääosin myös kustannusten osalta. Kokonaisbudjetin osalta ostopalveluita on käytetty ennakoitua vähemmän, koska matkailun tapahtumatutkimus tehtiin hallinnoijan omana työnä (kulut kirjattu palkkoihin). Matkailustrategian päivitystyö on edennyt suunnitellusti, toimijoita on avustettu hankkeistamisessa ja strategian 6
mukaisia kehittämistoimia on maakunnassa pyritty edistämään, mm. tuottamalla tutkimustietoa ja matkailun ajankohtaistietoa toimijoille kehittämistyön pohjaksi. Verkostoitumista ylimaakunnallisesti ja valtakunnallisesti on edistetty ja tehty hankkeen toimesta. Kehittämistoimenpiteitä tullaan jatkamaan hankesuunnitelman mukaisesti. Väliraportin vakuudeksi Ilmajoella 28.2.2013 Arja Kortesluoma Projektipäällikkö 7