ebm-papst Menettelytapasäännöstö Vastuullisen ja oikeudenmukaisen kaupankäynnin periaatteet

ebm-papst Menettelytapasäännöstö Vastuullisen ja oikeudenmukaisen kaupankäynnin periaatteet

Sisällysluettelo ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle 2 74673 Mulfingen Germany Phone +49 7938 81-0 Fax +49 7938 81-110 info1@de.ebmpapst.com 4 Yrityksen hallinnointi: Liikkeenjohdon periaatteet 6 Me toimimme lakeja noudattaen. 8 Me emme hyväksy lahjontaa tai korruptiota. 10 Me emme kierrä veroja. 12 Me luotamme reiluun kilpailuun. 14 Me noudatamme kansainvälisen kaupan sääntöjä. 16 Me kunnioitamme aineellisia omistusoikeuksia. 18 Me kunnioitamme aineetonta omaisuutta ja suojaamme sitä. 20 Me pidämme henkilökohtaiset tiedot salassa. 22 Me dokumentoimme liiketoiminnan oikein ja ajantasaisesti. 24 Me suojelemme ihmiskuntaa ja ympäristöä. 26 Me turvaamme ebm-papstin etuja. 28 Me kunnioitamme muita kulttuureja ja maailmankatsomuksia. 30 Me viestimme täsmällisesti. 32 Loppusanat 34 Yhteyshenkilö Versio Lokakuu 2013 3

Yrityksen hallinnointi: Liikkeenjohdon periaatteet Hyvät työtoverit, ebm-papst on erityinen yhtiö ensisijaisesti perusarvojemme ansiosta, jotka ovat ohjanneet toimintaamme jo yli 50 vuoden ajan. Tärkeä osa yrityskulttuuriamme on, että kaupankäyntimme nojautuu lakimääräysten lisäksi myös eettisiin normeihin. Me annamme täyden kunnioituksen sekä kanssaihmisille että ympäristölle ja arvostamme niitä. Seuraavaksi esiteltävät menettelytavat sitovat jokaista työntekijää ja auttavat meitä toimimaan omien sääntöjemme ja arvojemme mukaisesti. Lisäksi ebm-papst noudattaa EICC - menettelytapaohjeita (Electronic Industry Citizenship Coalition ). Tämä menettelytapasäännöstö määrittelee toimintatavat, joilla varmistetaan elektroniikkateollisuuden hankintaketjun työehdot, työvoiman kunnioittava ja asianmukainen käsittely sekä eettisesti hyväksyttävät liiketoimintaprosessit. Jos sinulla on kysyttävää tai olet epävarma, kuinka jossakin tietyssä asiassa tulisi toimia, käänny oman esimiehesi puoleen. Rainer Hundsdörfer, ebm-papst-konsernin hallituksen puheenjohtaja 5

Johtava periaate Vakaumuksemme on toimia lakeja noudattaen. Me noudatamme niiden maiden lakeja, joissa toimimme. Meidän yrityksessämme lainvastainen kaupankäynti ei tule kysymykseenkään, koska se on epäeettistä, vaarantaa mainettamme ja voi johtaa rangaistuksiin, vahingonkorvauksiin sekä tilausten menetykseen. Lakien vastaisesti toimivien työntekijöiden tulee tiedostaa, että he ovat yksin vastuussa rangaistusseuraamuksista. Lainmukainen kaupankäynti palvelee työntekijöiden omaa turvallisuutta. Me toimimme lakeja noudattaen. Jokainen työntekijä on velvollinen perehtymään voimassa oleviin määräyksiin omalla alueellaan ja noudattamaan niitä. Ristiriitaisissa tapauksissa on käännyttävä esimiehen puoleen. 6

Me emme hyväksy lahjontaa tai korruptiota. Lahjonta, korruptio, lahjat, lahjukset Lahjonta ja korruptio ovat laittomia ja epäeettisiä. Ne molemmat ovat riskejä työtovereillemme ja yrityksellemme. Lahjonta ja korruptio vaarantavat yrityksen olemassaolon eivätkä siksi ole missään muodossa sallittuja; ne aiheuttavat myös menetyksiä kaupankäyntiimme. Me emme tarjoa liikekumppaneillemme kiellettyjä etuja emmekä edes keskustele sellaisista. Korruptiolla käsitämme mm. kääntymistä kolmansien osapuolien/välittäjien puoleen, lahjusrahojen maksamista, Kick-backmaksujen suorittamista ja houkuttelevien lahjojen antamista. Me pidättäydymme vastaanottamasta tai luovuttamasta lahjoja tai muita lahjuksia (myös esimerkiksi ruokailu- tai tapahtumakutsuja). Ne eivät saa missään tapauksissa esiintyä sellaisissa tilanteissa, jotka ylittävät tavanomaisen liiketuttavuuden, käytännön ja kohteliaisuuden rajat. 9

Verot ja tukiaiset Kunkin maan verolait sitovat meitä ja siksi me noudatamme niitä täsmällisesti. Jokaisen työtoverin tulee tiedostaa, että verovilpit johtavat rangaistusseuraamuksiin sekä yritykselle että yksittäisille työntekijöille. Veroviranomaisten suorittamien säännöllisten ja huolellisten verotarkastusten vuoksi kiinnijäämisen riski verovilpistä on erittäin suuri. Epäilykset herättävät hyvin nopeasti verorikkomuksia tutkivien viranomaisten mielenkiinnon. Asiakkaiden ja toimittajien omistusyhteyksistä tehdään tarkastusilmoituksia asianomaisille veroviranomaisille ja päinvastoin. Me emme kierrä veroja. Asiayhteyksien vero- tai tukioikeudellinen arviointi on usein vaikeaa. Epäselvissä tapauksissa on käännyttävä esimiehen ja/tai yrityksen toimivan johdon puoleen. 10

Me luotamme reiluun kilpailuun. Reilun kilpailuhengen vaaliminen Kilpailu toimii vain, jos se on reilua ja vapaata. Vilpilliset kilpailukeinot vaikuttavat haitallisesti vapaaseen kilpailuun. Siksi me emme käytä vilpillisiä kilpailukeinoja kilpailijoitamme vastaan. Me noudatamme kilpailua suojaavia lakeja. Kiellettyjä kilpailukeinoja ovat erityisesti lainvastaiset hinnat ja ehdot, markkinoiden ja alueiden jakaminen, asiakkaiden eriarvoinen kohtelu sekä tarjous-, kehitys- tai tuotantostrategioiden keinotekoinen ohjailu. Tietojen vaihtaminen kilpailijoiden kanssa siten, että sen perusteella voitaisiin toimia yhdessä sopien (erityisesti hintoja, kustannuksia, katteita, ehtoja, tarjouksia, tuotekehittelyä ja valmistuskapasiteettia koskevalla tavalla), on kielletty. Toiminta tätä kieltoa vastaan aiheuttaa seuraamuksia kartelliviranomaisten taholta ja voi johtaa yrityksen olemassaoloa vaarantaviin rangaistuksiin. 13

Kansainvälinen kauppa ebm-papst hyötyy suuressa määrin kansainvälisestä kaupankäynnistä. Sen turvaaminen ja sitä koskevien sääntöjen noudattaminen on omien etujemme mukaista. Siksi noudatamme voimassa olevia tuonti- ja vientimääräyksiä, hankimme tarvittavat luvat ja maksamme lakien vaatimat tullit ja verot. Epäselvissä tapauksissa käänny viennistä vastaavan henkilön puoleen. Viranomaiset valvovat näiden määräysten noudattamista säännöllisillä tarkastuksilla. Rikkomuksista seuraa huomattavat rangaistukset. Me noudatamme kansainvälisen kaupan sääntöjä. 14

Me kunnioitamme kolmannen osapuolen omistusoikeuksia. Käsittelemme omaa ja muiden yritysten omaisuutta vastuullisesti. Vaalimme liikekumppaneidemme koskemattomuutta. Me kunnioitamme aineellista omaisuutta. 17

Myös tuotetut ideat, henkinen pääoma ja design ovat omaisuutta ja siten lakisääteisesti suojattuja. Me kunnioitamme kolmannen osapuolen henkistä omaisuutta. ebm-papst on teknologiayritys, jonka panostus tutkimukseen ja kehitykseen on mittavaa, joten meidän tulee suojata keksintöjämme ja osaamistamme. Siksi suojelemme liikesalaisuuksia erityisen huolellisesti. On varmistettava, etteivät luottamukselliset tiedot pääse kolmannen osapuolen haltuun. Me kunnioitamme aineetonta omaisuutta ja suojaamme sitä. Tämä koskee myös niitä luottamuksellisia tietoja, joita saamme liikekumppaneiltamme. Jos ne erityisistä olosuhteista (esim. asiakkaan kehityshankkeista tai pääomasijoituksista) johtuen ovat erityisen arkaluonteisia, salaamme ne myös työtovereiltamme. 18

Tietosuoja Käytämme työntekijöidemme henkilökohtaisia tietoja vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on meille annettu, ja käsittelemme niitä luottamuksellisina. ebm-papst noudattaa rajoituksessa lain edellyttämää henkilökohtaisten tietojen tietosuojaa. Me pidämme henkilökohtaiset tiedot salassa. 21

Liiketoiminnan dokumentointi Sisäisten ja ulkoisten raporttien on oltava oikeita ja täydellisiä, jotta vastaanottaja saa asianmukaista tietoa. Tässä yhteydessä pidättäydymme esittämään tosiasiat ja kirjaamme ne objektiivisesti. Säilytämme asiakirjoja lain edellyttämällä tavalla, ja ne ovat tarpeen mukaan tarkastettavissa alkuperäisessä muodossaan. Me dokumentoimme liiketoiminnan oikein ja ajantasaisesti. 22

Tuoteturvallisuus, työturvallisuus ja ympäristönsuojelu Asetamme suurimmat vaatimukset tuotteidemme ja toimintamme laadulle ja turvallisuudelle. Me tarkkailemme tuotteidemme laatua markkinoilla ja tuemme asiakkaitamme vaarojen välttämisessä. Me suojelemme ihmiskuntaa ja ympäristöä. Me huolehdimme turvallisesta työympäristöstä. Turvallisuusmääräyksiä on noudatettava täsmällisesti ja niiden toimivuus on tarkastettava. Epäkohdista on ilmoitettava ja ne on korjattava asianmukaisesti. Me toimimme luonnonvaroja säästävällä tavalla ja laajennamme säästäväisyyden myös tuotteisiimme (liittyen GreenTech-toimintaperiaatteisiin). Me vältämme ympäristöä vahingoittavaa toimintaa. On itsestään selvää, että me noudatamme ympäristönsuojelulakeja. 25

Eturistiriitojen välttäminen Me erotamme yrityksen edut henkilökohtaisista eduista. Kaupalliset sivutoimet edellyttävät ebm-papstin etukäteen antamaa lupaa. Yleissääntönä pätee luvan pyytäminen esimieheltä. Tämä koskee erityisesti ebm-papstin kilpailijoihin, asiakkaisiin tai toimittajiin liittyviä sivutoimia tai rahallista osallistumista niihin. Jos edes perheenjäsenillä on kytköksiä näihin toimiin tai osakkuuksia niissä, siitä on ilmoitettava. Me emme myöskään vastaanota ebm-papstin toimissa saavutettuja menestyksiä henkilökohtaiseksi hyödyksi. Liikekumppaneiden toimeksiantoja henkilökohtaiseen tarkoitukseen on vältettävä. Liikekumppaneita ei saa suosia henkilökohtaisten intressien perusteella. Me turvaamme ebm-papstin etuja. 26

Olemme osa globaalia yhteisöä. Sen vuoksi on itsestään selvää, että huomioimme muut kulttuurit ja arvomaailmat ja kunnioitamme niitä. Kohtelemme muita ihmisiä reilusti, avoimesti ja kunnioittaen. Emme hyväksy syrjintää. Yritystoiminnassa olemme poliittisesti sitoutumattomia. Me kunnioitamme muita kulttuureja ja maailmankatsomuksia. 29

Viestintä Vain valtuutetut henkilöt saavat antaa lausuntoja ebm-papstin nimissä. Konsernia koskeviin lausuntoihin on hankittava Mulfingenissa toimivan viestintäosaston lupa ennen niiden julkaisemista. Yhteyshenkilö Hauke Hannig Tiedottaja ebm-papst-konserni Puhelin +49 7938 81-7105 Hauke.Hannig@de.ebmpapst.com Me viestimme täsmällisesti. 30

Loppusanat Tämä menettelytapasäännöstö sitoo kaikkia ebm-papst-konsernin työntekijöitä. Säännöstöä voidaan tarkentaa ja täydentää lakimuutoksilla tai erikoisaiheisiin liittyvillä koulutuksilla, huomioiden asia- tai maakohtaiset määräykset. Erityisvastuu on johtajillamme. Heidät velvoitetaan toimimaan tässä säännöstössä esitettävien ebm-papstin sääntöjen ja arvojen mukaisesti. He toimivat yhteyshenkilöinä, kun heidän alaisillaan on kysymyksiä oikeista menettelytavoista. Heidän tehtävänään on varmistaa omalla vastuualueellaan, että säännöstöä noudatetaan. Säännöstöä tai oikeita menettelytapoja koskeviin kysymyksiin vastaa yksittäisissä tapauksissa kukin esimies, paikallisen toimipisteen tai tytäryhtiön johtoryhmä tai konsernin johtoryhmä. Säännöstön rikkomuksia ei hyväksytä ja ne voivat johtaa työpaikan menetykseen tai rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Mikäli säännöstön eri kieliversioissa on eroavaisuuksia, noudatetaan ebm-papstin Suomen-toimipisteessä säännöstön suomenkielistä versiota. 33

Yhteyshenkilö Säännönmukaisuuden vastuualue Hans Peter Fuchs Johtaja, rahoitus ja valvonta ebm-papst-konserni Bachmühle 2 74673 Mulfingen Saksa Säännönmukaisuutta koskevat asiat ja kysymykset: compliance@de.ebmpapst.com Lisätiedot: 34 www.ebmpapst.com/compliance

www.ebmpapst.com 50029-7-8811 PRCO - 10/13-50 ebm-papst group of companies ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG Bachmühle 2 74673 Mulfingen Germany Phone +49 7938 81-0 Fax +49 7938 81-110 info1@de.ebmpapst.com