Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 1 (8) KOKOUKSEN ASIAKOHTIEN TARKENNUKSET 1. Kokouksen avaus, läsnäolijoiden kirjaaminen ja äänivaltaisten toteaminen Asukkaiden kokouksen avaa nykyinen Talotoimikunnan puheenjohtaja tai luottamushenkilö. Jos vmy:ssä ei ole Talotoimikuntaa/Luottamushenkilöä tai muusta perustellusta syystä, kokouksen kutsuu koolle omistajan edustaja (alueyhtiö) joka myös avaa kokouksen. Mikäli kyseessä on uusi vmy, jossa ei ole pidetty ensimmäistä asukkaiden kokousta, kokouksen koollekutsujana toimii omistajan edustaja (alueyhtiö). Asukasluettelo Kokouksen koollekutsuja pyytää alueyhtiöstä asukasluettelon kaikista vmy:n asukkaista sekä erikseen luettelon äänivaltaisista asukkaista. Tarvittaessa tulee myös pyytää selvitys vmy:n liike- ja toimistotilojen välittömistä haltijoista, sillä myös heillä on äänivalta asukkaiden kokouksessa (yksi ääni huoneistoa kohti) nykyisen käytännön ohjeen mukaan he voivat käyttää asiamiestä, eli joku tulee puolesta ja käyttää valtakirjaa. Läsnäolijoiden toteaminen Kokoukseen osallistuvat esittäytyvät yksi kerrallaan ja kokouksen avaaja tarkistaa alueyhtiön toimittamasta asukasluettelosta, että osallistujan nimi ja huoneiston numero löytyvät listasta. Tämän lisäksi on hyvä kierrättää osallistujalistaa, johon kukin osallistuja itse kirjoittaa nimensä ja huoneiston numeron. Henkilöiden on tarvittaessa varauduttava todistamaan läsnäolo- ja puheoikeutensa sekä henkilöllisyytensä henkilöllisyystodistuksella. Esimerkiksi, jos henkilö on juuri muuttanut taloon, sen jälkeen kun asukasluettelo on tulostettu, on hyvä ottaa mukaan vuokrasopimus. Ennen kuin voidaan tehdä yhtään päätöstä, tulee olla selvillä ketkä voivat osallistua päätöksentekoon. Pöytäkirjaan on myös hyvä merkitä äänivaltaisten osallistujien lukumäärä ja tarvittaessa (jos lukumäärä muuttunut) kirjata luku myös pöytäkirjan eri päätöskohtiin. Tässä kohdassa kokouksen avaaja voi halutessaan käyttää puheenvuoron, jossa hän mm. lyhyesti kertoo talotoimikunnan toiminnasta, määrärahoista ja tulevaisuudennäkymistä. Liian laajaan selostukseen ei kannata ryhtyä, vaan kannattaa tuoda pääpiirteittäin esille keskeisimmät asiat. Lopuksi voi vaikka mainita että voidaan palata näihin asioihin kokouksen lopulla, jos haluatte näistä asioista keskustella tai teillä on näihin asioihin liittyvää kysyttävää. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä tarvittaessa läsnäolo- ja puheoikeuden myöntäminen Laillisuus Kokouksen laillisuus perustuu lakiin yhteishallinnosta vuokrataloissa (16.7.1990/649) ja sen 4, jossa todetaan, että asukkaiden kokous on kutsuttava koolle vähintään kalenterivuodessa käsittelemään laissa tarkoitettuja asioita. Käytännön ohjeita vuokralaisdemokratiasäännön soveltamisessa (Hekan hallituksen 13.6.2016 hyväksymä) määrittelee Yhteishallinnon pysyvät tavoiteajat: asukkaiden kokoukset tulee järjestää vuosittain 15.11. mennessä. Päätösvaltaisuus Kokouksen päätösvaltaisuutta, eli sitä kuinka monta äänivaltaista asukasta tulee olla kokouksessa paikalla, jotta kokous voi tehdä päätöksiä, ei ole määritetty laissa, vd-säännössä tai sen käytännön
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 2 (8) ohjeessa. Näin ollen yksikin paikalla oleva äänivaltainen asukas voi tehdä päätöksiä asialistassa mainituissa asioissa. Läsnäolo- ja puheoikeus Kun on todettu paikalla olevat äänivaltaiset asukkaat ja liike- ja toimistotilojen haltijat, he päättävät myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus muille (esim. alueyhtiön tai kiinteistöyhtiön edustajat, asiantuntijat, ehdokkaat luottamustehtäviin, talotoimikunnan kokoukseen kutsumat henkilöt jne.) kuin lain ja vd-säännön mukaan oikeuden omaaville. Päätöksenteko Mikäli asukkaiden kokouksen äänivaltaiset osallistujat eivät ole yksimielisiä siitä, myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus, on parasta ennen äänestystä keskeyttää asian käsittely kokouksen järjestäytymisen ajaksi. Järjestäytymisen jälkeen asian käsittelyä jatketaan ja käydään äänestys asiasta päättämiseksi. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, mitä enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Mikäli äänet menevät tasan, ratkaisee se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Äänestysrauhan takaamiseksi on hyvä pyytää muita kuin äänioikeuden omaavia poistumaan kokoustilasta. Kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on valvoa, että äänestyksiin/vaaleihin ei osallistu muita kuin he, joilla on asiassa äänivalta. 3. Kokouksen järjestäytyminen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Kokouksen avaajan on hyvä käydä ennen valintoja läpi seuraavat asiat: Puheenjohtajaksi tulisi valita kokouksen äänivaltainen henkilö, jolla on hyvä kyky jakaa puheenvuoroja, tehdä yhteenvetoja ja ohjata kokousta. Hyvä puheenjohtaja antaa osallistujille riittävästi vapauksia keskustella, mutta toisaalta pitää ohjakset koko ajan tiukasti käsissään. Hyvä puheenjohtaja helpottaa sihteerin työtä kun hän kunkin asiakohdan käsittelyn lopuksi tiivistää asian käsittelyn ja toteaa mitä on päätetty. Kokouksen puheenjohtajaksi tulee valita kokouksen äänivaltainen jäsen, mikäli tehtävään valitaan ei-äänivaltainen henkilö, voi tulla ongelmia äänestyksessä, jossa äänet menevät tasan, koska puheenjohtajan ääni on ratkaiseva. Sihteeriksi tulisi valita henkilö, jonka kykenee pitämään kirjaa kokouksen kulusta ja kirjata kokouksen kuluessa tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Sihteerinä voi toimia joku muukin, kuin vmy:n asukas. Sihteerin tehtävään on harvoin tarjokkaita, vaikka/koska tehtävä on tärkeä. Pöytäkirjan kirjoittaminen koetaan vaikeaksi ja työlääksi. Vähimmäisvaatimuksena pöytäkirjan laatimiseen voidaan pitää sitä, että pöytäkirjaan on selkeästi kirjattu vähintäänkin ne asiat mistä kokouksessa on päätetty ja mahdollisten käytyjen vaalien tulokset. Kokouksen puheenjohtaja vastaa pöytäkirjan oikeellisuudesta ja vahvistaa sen allekirjoituksellaan. Kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjan kokouksen puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti ja allekirjoittaa pöytäkirjan. Mikäli kokouksen avaajaa ei valita kokouksen puheenjohtajaksi, hän tässä vaiheessa siirtyy syrjään ja kokouksen puheenjohtaminen siirtyy valitulle kokouksen puheenjohtajalle. Voi myös sopia, että avaaja toimii puheenjohtajana asialistan kohdan 3. loppuun viemisen ajan, eli myös pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinnan ajan.
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 3 (8) kokouksen pöytäkirjantarkastajien (2) valinta ja ääntenlaskijoiden (2) valinta Kokouksen avaajan/kokouksen puheenjohtajan on hyvä käydä ennen valintoja läpi seuraavat asiat: Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on tarkistaa kokouksen pöytäkirjan oikeellisuus ja varmentaa se allekirjoituksellaan. Kokoustilanteessa pöytäkirjantarkastajat o merkitsevät kokouksen kuluessa itsellensä tarkasti muistiin kokouksen päätökset o kuka tai ketkä valittiin mihinkin tehtävään ja mille ajanjaksolle (=toimikausi) o mitkä olivat ehdotusten tai ehdokkaiden saamat äänimäärät o moitittiinko tehtyä päätöstä (päätöksen moittiminen: kuka, miten moitti). Kokouksen jälkeen he o tarkastavat, että sihteeri on kirjannut kokouksen päätökset ja kokoustapahtumat oikein ja kokouksen kulun mukaisesti o mahdolliset virheelliset kohdat voidaan korjata sopimalla asiasta puheenjohtajan ja sihteerin kanssa (sihteeri korjaa ko. kohdat pöytäkirjaan puheenjohtajan pyynnöstä), tarvittaessa pöytäkirjan tarkastajat kirjoittavat mahdolliset virheelliset kohdat oikeassa muodossa pöytäkirjan tarkastusmerkintään o allekirjoittavat tarkastetun pöytäkirjan ja toimittavat allekirjoitetun asiakirjan sovitun ajan sisällä takaisin sihteerille 4. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Yhteishallintolaki ja vuokralaisdemokratiasääntö määrittelevät mitkä asiat on käsiteltävä asukkaiden kokouksessa (löytyvät malliasialistasta) ja ne tulee olla kokouksen asialistassa, käsitellä asukkaiden kokouksessa ja kirjata pöytäkirjaan asioiden käsittely. Lisäksi vmy:n tarpeen mukaan listaan voidaan tuoda myös muitakin asioita käsiteltäväksi. Vaikka talosuojeluhenkilöiden nimeämiseen ei laki, vd-sääntö tai 1.7.2013 voimaan tullut pelastuslaki velvoita, on tärkeää, että turvallisuushenkilöstö-asia on kokouksen asialistalla. Myös uusi, omistajan laatima järjestyssääntö on hyvä ottaa asialistalle. Suositus: Asukkaiden kokouksissa ei käytetä yhteistä aikaa sellaisten yksittäisten asioiden käsittelyyn, jotka eivät koske läsnä olevia laajemmin ja joiden hoitaminen on toimivinta suoraan asianomaisten kesken (esimerkkejä: yksittäiset vikailmoitukset ohjataan tekemään suoraan kiinteistöyhtiölle, yksittäisiä häirityiksi tulleita asukkaita ohjataan hoitamaan asiaansa alueyhtiön kanssa, asukkaiden väliset mahdolliset riitaisuudet ohjataan sopimaan asianomaisten kesken muualla). 5. Asukasdemokratian toteuttaminen vuokranmääritysyksikössä vuonna 2018 (tämä ei ole lain tai säännön vaatima asiakohta, mutta erittäin tarpeellinen) Kokouskutsussa on hyvä olla maininta siitä, mistä yhteishallintolaki, vd-sääntö ja sen käytännön ohjeet löytyvät, mikäli asukkaat haluavat niihin etukäteen tutustua. Niitä ei kannata tulostaa ja jakaa joka kotiin, koska ovat pitkiä ja raskasta luettavaa tarkoitushan on saada asukkaita kokouksiin, ei estää heitä tulemasta J Muutama tuloste laista, säännöstä ja käytännön ohjeesta (tai sääntö/ohjeet yhdistelmä) pitää kuitenkin olla kokouspaikalla, vähintäänkin kokouksen puheenjohtajan käytettävissä. Suositeltava kirjaus tähän kohtaan on: Päätettiin noudattaa 1.1.2018 voimaan tulevaa Helsingin kaupungin asunnot Oy:n vuokralaisdemokratiasääntöä ja sen käytännön ohjeita sillä rajauksella, että vmy:ssä noudatetaan yhteishallintolakia niiltä osin kun Hekan vd-sääntö tai sen käytännön ohjeet kaventavat lain asukkaille/asukastoimikunnalle antamia oikeuksia.
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 4 (8) Miksi tämä kohta pitää käsitellä ja kirjata asukkaiden kokouksen pöytäkirjaan? Tämän kirjauksen lisääminen ei aiheuta ongelmia, mutta mikäli talotoimikunnan oikeuksia kaventavat käytännön ohjeet (mm. III luku, 17 kohdat 7, 9 ja 10) yritetään ottaa käyttöön, on asukkaiden kokouksen päätöksellä ja kirjauksella suuri merkitys silloin noudatetaan lakia. 6. Hekan suunnittelema vuokranmääritystavan muuttaminen 1.1.2019 lukien Helsingin kaupungin asunnot Oy:n suunnittelee muuttavansa vuokranmääritystä siten, että nykyisen pääomavuokran tasauksen sijaan tasataan kokonaisvuokra, jolloin ei enää ole erikseen vmy-kohtaista hoitovuokraan. Uutta määritystapaa on esitelty alueen Vuokralaistoimikunnalle 3.10.2017 toimitusjohtaja Jaana Närön toimesta. Esityksen mukaan Pikku Huopalahti alueelle on tulossa useana vuonna vuokrankorotuksia. Suunnitelmassa olevan alueen sisäinen pisteytys poikkeaa suuresti nyt voimassa olevasta. Esitys ei kuitenkaan pitänyt sisällä sitä miten ja millä kriteereillä tapahtuu ensimmäinen jako 21 alueelle (nyt 140-120-110-100), vaikka se on merkittävin asia muutoksessa. Suositeltava kirjaus tähän kohtaan on: Asukkaiden kokous päätti, että se ei hyväksy Helsingin kaupungin asunnot Oy:n suunnittelemaan, vuoden 2019 vuokranmääritykseen otettavaa kokonaisvuokran tasausta. Perusteluina mm. se, että talotoimikunnalla/luottamushenkilöllä ei ole ollut mahdollisuutta osallistua vuokranmäärityksen suunnitteluun Yhteishallintolain 10, kohdan 1 mukaisesti. Lisäksi tulevan muutoksen esittely on ollut puutteellinen, kun ei ole esitetty, miten Hekan kokonaisvuokra jaetaan 21 alueelle. Kokonaisvuokran myötä omakustannusperiaatteen toteutumien ja kustannusten jäljittäminen on käytännössä mahdotonta. 7. Käyttökorvaukset (autopaikat, saunat, pesulat) 1.1.2018 lukien Hekan hallitus on päättänyt 15.8.2017 Vuokralaisneuvottelukunnan vastustuksesta huolimatta muuttaa autopaikkojen, saunavuorojen ja pesuloiden hinnoittelun 1.1.2018 lukien. Suositeltava kirjaus tähän kohtaan on: Asukkaiden kokous päätti, että se ei hyväksy Helsingin kaupungin asunnot Oy:n päättämiä käyttökorvauksia vaan pitäytyy Yhteishallintolain 10, kohdan 9 mukaisessa oikeudessa päättää yhteisten autopaikkojen, saunojen, pesutupien vuokraus- ja jakamisperiaatteista. Asukkaiden kokous päättää, että muutoksia nyt voimassa oleviin käyttökorvauksiin ei tehdä 1.1.2018 lukien. Perusteluina mm. se, että Hekan haluamat käyttökorvaukset eivät kohtele asukkaita tasapuolisesti. Alueiden asukkaita ei myöskään ole kuultu asiassa. Lain tulkinta vuokraus- ja jakamisperiaatteesta ei kuulu Helsingin kaupungin asunnot Oy:lle. 8. Vuoden 2018 talousarvio Pikku Huopalahti alueen Vuokralaistoimikunta ei hyväksynyt esitettyä vuoden 2018 talousarviota, jonka mukaan alueen Pikku Huopalahti alueelle esitetty keskivuokra tulisi olemaan 12,54 /m 2 /kk kun kuluvana vuonna 2017 keskivuokra on 12,38 /m 2 /kk. Alueen keskimääräinen korotus vuoden 2018 vuokraan olisi esityksen mukaan 0,16 /m 2 /kk (=1,29 %). Vuonna 2015 pääomavuokran osuus oli 6,17 /m2/kk, joten vuodelle 2018 esitetty pääomavuokra on peräti 0,64 /m2/kk korkeampi. Hoitovuokra vuonna 2015 oli 5,81 /m2/kk ja vuoden 2018 esitykseen verrattuna se on laskenut 0,08 /m2/kk.
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 5 (8) Lisäksi niin alueellisissa kuin vmy-kohtaisissakin budjetoinneissa on paljon epäjohdonmukaisuuksia ja epäselvyyksiä, mutta pyynnöstä huolimatta niihin ei ole saatu selvityksiä. Suositeltava kirjaus tähän kohtaan on: Asukkaiden kokous päätti että se ei hyväksy Pikku Huopalahti alueen osalta vuoden 2018 talousarviota, jossa alueen keskivuokra tulisi olemaan 12,54 /m2/kk kun kuluvana vuonna 2017 keskivuokra on 12,38 /m2/kk. Perusteluina mm. se että asukkaille ei ole esitetty mitkä ovat jakoperusteet alueelle kohdistetusta pääomavuokrasta. Lisäksi omistaja on muuttanut alueella pitkään käytössä ollutta tasausperiaatetta yksipuolisesti, ilman, että asiasta on asukkaita tiedotettu. Myöskään aluetasattavien korjausten osalta ei pyynnöistä huolimatta ole käytetty asukkaita tasapuolisemmin kohtelevaa vyörytystä asuinhuoneiden neliöiden mukaan. 9. Vuokranmääritysyksikön hallinnon ja talouden valvojan raportti vuodelta 2016 Mikäli vmy:öön ei ole omaa valvojaa valittu, kirjataan asiakohtaan, että Ei vmy-kohtaista valvojaa Jos valvoja on, niin raportti voidaan antaa myös suullisena ja kirjata pöytäkirjaan: Kuultiin valvojan antama raportti vuodelta 2016 Jos on jotain erityistä raportoitavaa, niin se on hyvä kirjata pöytäkirjaan. ************************************************************************************ Ennen henkilövaaleja ja nimeämisiä on hyvä käydä läpi tehtävien kelpoisuusehdot On tärkeää, että henkilöllä joka nimetään/valitaan luottamustehtävään on käytettävissään riittävästi aikaa tehtävien ja yhteisten asioiden hoitamiseen halu ja mahdollisuus sitoutua tehtävään toimikauden ajaksi kyky tehdä yhteistyötä ja toimia Hekan / alueen / vmy:n asukkaiden edustajana yhdessä muiden toimijoiden kanssa kyky pysyä määräajoissa pyydettyjen lausuntojen ja esitysten tms. laatimisessa yhteishallintolain, vd-säännön ja käytännön ohjeiden riittävä tuntemus käsitys edustuksellisen demokratian merkityksestä ja vaatimuksista halu kehittyä tehtävässään ja edesauttaa asukasdemokratian toteutumista *************************************************************************************** 10. Valinnat vuokranmääritysyksikön luottamustehtäviin Vuokralaisdemokratiasäännön mukaan asukkaiden kokous valitsee talotoimikunnan puheenjohtajan, yhdestä kuuteen (2-6) varsinaista jäsentä sekä varasijajärjestykseen asetettuna 1-2 varajäsentä, taikka vaihtoehtoisesti luottamushenkilön ja tälle varahenkilön On hyvä käydä ennen tämän asiakohdan valintoja keskustelua siitä onko Talotoimikuntaan riittävästi tulijoita kelpoisuusehdot huomioiden. Mikäli talotoimikunnan vaatimaa vähimmäismäärää, eli kolmea henkilöä ole valittavissa, pyritään valitsemaan luottamushenkilö ja mahdollisuuksien mukaan hänelle varahenkilö. Jos luottamustehtäviin ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Samaan toimielimeen ei saa valita useampia kuin yksi henkilö samasta huoneistosta.
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 6 (8) Mikäli ehdokkaita tehtävään on enemmän kuin paikkoja, tulee käydä vaali. Ennen vaalia tulee huomioida, että ehdokas ei itse voi toimia ääntenlaskijana. Käytännön ohjeissa vain Vuokralaistoimikunnan ja Vuokralaisneuvottelukunnan kohdalla ohjeistetaan noudattamaan aina normaalia enemmistövaalitapaa, mutta ohjeissa ei ole tarkennettu onko kyseessä yksinkertainen enemmistö (=eniten ääniä saanut valitaan) vai ehdoton enemmistö (=valituksi tulevan tulee saa yli puolet äänistä) enemmistövaalitapoja kun on kaksi. Mikäli kokouksessa käydään vaali, tulee kokouksen puheenjohtajan huolehtia siitä, että ennen äänestystä päätetään käydäänkö vaali suljettuna lippuäänestyksenä vai avoimena käsiäänestyksenä. Ja, tuleeko tehtävään valittavan saada yli puolet annetuista äänistä vai eniten ääniä kaikista annetuista äänistä. Puheenjohtajan / luottamushenkilön valinta Talotoimikunnan puheenjohtaja / luottamushenkilö on automaattisesti alueen vuokralaistoimikunnan jäsen ja näin ollen tehtävään kuuluu oleellisena osana osallistua alueen vuokralaistoimikunnan kokouksiin. Varapuheenjohtajan / varaluottamushenkilön valinta tehdään heti kokouksen jälkeen pidettävässä järjestäytymiskokouksessa. Talotoimikunnan varapuheenjohtaja / varaluottamushenkilö on automaattisesti alueen vuokralaistoimikunnan varajäsen ja näin ollen tehtävään kuuluu puheenjohtajan tai luottamushenkilön ollessa estynyt osallistua alueen vuokralaistoimikunnan kokouksiin. Valittu talotoimikunnan puheenjohtaja tai hänen ollessa estynyt varapuheenjohtaja (vastaavasti luottamushenkilö tai varaluottamushenkilö) osallistuu 15.12. mennessä pidettävään Vuokralaistoimikunnan vaalikokoukseen, jossa myös valitaan ehdokkaat alueen ja koko Hekan luottamustehtäviin. Talotoimikunnan 2-6 jäsenen ja etusijajärjestykseen asetettujen 1-2 varajäsenen valinta Mikäli ehdokkaita talotoimikunnan jäseniksi on enemmän kuin paikkoja, tulee käydä vaali. Jos ehdokkaita on esimerkiksi 7, voidaan ennen vaalia päättää, että viisi eniten saanutta valitaan varsinaisiksi jäseniksi ja 6. eniten ääniä saanut on 1. varajäsen ja vähiten ääniä saanut on 2. varajäsen. Vuokranmääritysyksikön hallinnon ja talouden valvojan valinta Vmy-kohtaisen valvojan tehtävistä ja vastuista on laadittu ohjeet, jotka on hyvä käydä läpi ennen valintaa. Laki määrittää vmy-kohtaisen valvojan toimikaudeksi saman kuin tilintarkastajan, vaikkakin vakiintunut käytäntö alueella on ollut se, että valvoja nimetään kalenterivuodeksi tai samaksi toimikaudeksi kuin talotoimikunta. Edustajan nimeäminen vuokranmääritysyksikön talojen merkittävien korjausten suunnitteluun ja toteutukseen (tämä kohta ei ole säännössä asukkaiden kokouksen tehtävä, mutta parempi valita asukkaiden kokouksessa) Tämä kohta on muuttunut aiemmasta, jolloin säännössä puhuttiin työmaakokouksista. Nyt säännöstä ei ilmene mihin edustaja nimetään tai mitä tarkoitetaan suunnittelulla ja toteutuksella tästä ilmiselvästi puuttuvat käytännön ohjeet!! Aiemmin kirjaus oli nimetä asukkaiden edustaja vuokranmääritysyksikön talojen peruskorjauksen suunnitteli-, työmaa- ja vastaavaan toimikuntaan
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 7 (8) Laki ei velvoita nimeämään edustajaa asukkaiden kokouksessa ja vd-säännössä nimeämisoikeus on talotoimikunnalla. On kuitenkin hyvä tehdä nimeäminen asukkaiden kokouksessa samalla kertaa kun kutsutaan asukkaiden kokous koolle sitä varten, että alueyhtiön edustajat tulevat paikalle kertomaan tulevasta korjaushankkeesta. Tätä ei siis välttämättä tarvitse päättää asukkaiden kokouksessa. Jos ei ole tarvetta nimeämiselle, tämä kohta voidaan jättää asialistasta pois tai kirjata tähän kohtaan, että edustajan nimeämiselle ei ole tarvetta. 11. Vmy:n turvallisuushenkilöstön valitseminen (tämä ei ole lain tai säännön vaatima asiakohta, mutta suositeltavaa käsitellä kokouksessa) Vmy:ssä voidaan tarvittaessa valita oma suojelujohtaja ja tarvittava määrä väestönsuojanhoitajia (1 per väestönsuoja), joiden tulee käydä Helpen koulutuksen, jotta voivat toimia tehtävässä. Koulutuksiin osallistumisesta tulee sopia alueyhtiön kanssa. 12. Hallinnon ja talouden valvojien nimeäminen toimikausi 1.1.2018 30.4.2020 ehdokas Pikku Huopalahti alueen yhteiseksi hallinnon ja talouden valvojaksi Uuden vd-säännön mukaan alueen valvoja voi toimia yhdellä tai useammalla alueella (Kansanasunnot, Kantakaupunki, Kumpula, Pikku Huopalahti, Vallila) suostumuksensa mukaan. Ensisijaisesti kuitenkin olisi hyvä valita ehdokas omalta alueelta. o alueen yhteinen valvoja toimii asukkaiden lukuun (ei siis valvo vuokralaisdemokratiaelinten toimia) ja valvoo kiinteistöhuollosta ja isännöinnistä vastaavan alueyhtiön taloutta ja hallintoa sekä alueyhtiön Hekan puolesta tekemiä päätöksiä o alueen valvoja toimii yhteistyössä muiden alueen vd-toimijoiden kanssa o alueen yhteinen valvoja antaa tilinpäätöksen jälkeen kirjallisen raportin vuokralaistoimikunnalle ja tiedoksi alueyhtiölle sekä Hekan valvojalle o alueen yhteinen valvoja opastaa ja ohjaa vmy-kohtaisten valvojien toimintaa o alueen yhteinen valvoja ei voi toimia alueyhtiön hallituksen tai sen valiokunnan jäsenenä o mikäli alueen valvoja ei ole vuokralaistoimikunnan jäsen, on hänen yksi tehtävä osallistua alueen vuokralaistoimikunnan kokouksiin ja tarvittaessa olla valmis vastaamaan toimikunnan esittämiin kysymyksiin. Mikäli asukkaiden kokous en nimeä ketään, tähän asiakohtaan kirjataan Ei nimetty ehdokasta ehdokas koko Heka-alueen yhteiseksi hallinnon ja talouden valvojaksi ajalle 1.5.2018-30.4.2020 Koko Heka-alueella toimiva valvoja voi asua ihan missä Hekan vmy:ssä, ehdokkaita tehtävään löytyy myös www.hekalaiset.fi sivustosta, jos omalta alueelta ei ehdokasta ilmaannu. Koko Hekan yhteinen valvoja toimii yhteistyössä muiden vd-toimijoiden kanssa. Hän tutustuu kiinteistöyhtiön hallintoon ja talouteen, opastaa alueiden valvojia ja yhteistyössä Hekan talouspäällikön kanssa luo ja päivittää alueiden valvojien toiminnalle annettavaa ohjeistusta. Yhteinen valvoja saa alueiden valvojilta raportit, jotka hän ottaa huomioon laatiessaan omaa lausuntoaan vuokralaisneuvottelukunnalle. Raportti annetaan myös tiedoksi kiinteistöyhtiölle ja sen hallitukselle. Raportti tulee myös saattaa vuokralaistoimikuntien, talotoimikuntien ja asukkaiden tietoon. Alueen vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista ja voimassa olevan vd-säännön mukaan esittää asukkaiden kokousten esittämistä ehdokkaista vuokralaisneuvottelukunnalle ehdokasta kiinteistöyhtiön talouden ja hallinnon valvojaksi.
Selvennykset asukkaiden kokouksen asialistamalliin 8 (8) 13. Ehdokkaiden nimeäminen Heka Etelä Oy:n luottamustehtäviin toimikausi 1.1.2018-30.4.2020 ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä: nainen + mies ja yksi varajäsen) Mikäli hallituksen jäsen ei ole vuokralaistoimikunnan jäsen, on hänen yksi tehtävä osallistua alueen vuokralaistoimikunnan kokouksiin (kaikkien 5 alueen?) ja tarvittaessa olla valmis vastaamaan toimikunnan esittämiin kysymyksiin. Hallituksen asukasjäsenten yhtenä tehtävänä on tuoda esille asukkaiden / talotoimikuntien / vuokralaistoimikunnan kanta asioihin. Vuokralaistoimikunta valitsee ehdokkaat edelleen esitettäväksi alueyhtiön vuokralaistoimikuntien (5) yhteiseen vaalikokoukseen. 14. Ehdokkaiden nimeäminen Helsingin kaupungin asunnot Oy:n luottamustehtäviin ajalle 1.5.2018-30.4.2020 ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen) Hallituksen asukasjäsenten tehtävänä on tuoda päätöksenteossa esille asukkaiden kanta ja tahtotila ja mikäli vuokralaisneuvottelukunta on ottanut asiaan kantaa, varmistaa, että se tuodaan esille päätöksen teossa. Alueen vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista ja voimassa olevan vd-säännön mukaan esittää asukkaiden kokousten esittämistä ehdokkaista vuokralaisneuvottelukunnalle kahta (2) ehdokasta, joista toisen tulee olla nainen ja toisen mies, kiinteistöyhtiön hallituksen asukasjäseniksi ja yhtä (1) ehdokasta varajäseneksi 15. Ilmoitusasiat Tässä kohdassa voidaan ilmoittaa vaikka tulevista pikkujouluista tai muusta asukkaille yhteisestä toiminnasta tai alueen tapahtumista tms. 16. Muut esille tulevat asiat Tässä kohdassa voidaan tarvittaessa palata kokouksen alussa esille tuotuihin asioihin ja mahdollisesti tarpeen niin vaatiessa keskustella laajemmin talotoimikunnan toiminnasta. 17. Kokouksen päättäminen Kun kaikki asiat on käsitelty, kokouksen puheenjohtaja kiittää osallistujia ja päättää kokouksen. HUOM! Nämä asiakohtien selitykset ovat ohjeellisia. Ole yhteydessä, mikäli haluat johonkin kohtaan selvennystä tai tarvitset apua asukkaiden kokouksen järjestämisessä. Anne Siivonen/