EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ PÄIVITETTY VERSIO 2018
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ SISÄLTÖ 1. JOHDANTO JA MÄÄRITELMÄT 1.1. Johdanto 1.2. Määritelmät 2. Applus+:n KESKEISET PERIAATTEET 1 1 3 4 3. Applus+:n EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 3.1. Mikä on säännöstön tarkoitus? 3.2. Kenen täytyy noudattaa säännöstöä? 3.3. CSR-komitea (CSR) ja Chief Compliance Officer (CCO) 3.4. Applus+:n viestintäkanava 3.5. Kantelujen käsittely, tutkiminen ja kurinpitotoimet säännöstön loukkausten yhteydessä 3.6. Viestintä ja koulutus 3.7. Säännösten tarkastus 5 5 7 8 9 10 10
4. MENETTELYOHJEET 4.1. Arvokkuuden kunnioittaminen työpaikalla 4.2. Työturvallisuusriskien estäminen ja työntekijöiden oikeuksien kunnioittaminen 4.3. Tietosuoja ja yksityisyys 4.4. Ympäristönsuojelu 4.5. Kilpailu markkinoilla ja kuluttajat 4.6. Korruption torjunta Applus+:lla 4.7. Yhteiskuntavastuu, sponsorointi ja lahjoitukset 4.8. Tietojen ja kirjanpidon totuudenmukaisuus 4.9. Luottamukselliset ja ei-julkiset tiedot 4.10. Palvelujen luotettavuus 4.11. Eturistiriidat 4.12. Applus+:n resurssien käyttö 11 11 12 13 14 14 15 16 16 17 18 19
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 1. Johdanto ja määritelmät 1.1. Johdanto Minulla on ilo esitellä Applus+-konsernin eettisen säännöstön uusi painos. Säännöstömme tarkoituksena ei ole pelkkä lain noudattaminen, vaan se pohjautuu rehelliseen ja ammattimaiseen päätöksentekoon. Säännöstössä vahvistetaan joukko yleisiä periaatteita, jotka ohjaavat toimintaamme joka päivä ympäri maailmaa. Tiedämme kaikki, miten tärkeää on toimia rehellisesti ja vastuullisesti. Säännöstössämme määritellyt arvot, periaatteet ja eettiset standardit eivät ainoastaan pyri suojelemaan yhtiömme imagoa ja mainetta tai välttelemään juridisia ongelmia. Rehellisen toiminnan avulla voimme pitää yllä kestävää ympäristöä, johon kuulumisesta voimme kaikki olla ylpeitä, ja tuoda arvokkuutta ammatilliseen toimintaamme. Eettinen säännöstömme auttaa meitä päätöksenteossa, ja se on suunniteltu ohjaamaan toimintaamme joka päivä. Liiketoiminnan kasvu ja tiukkojen vaatimusten asettaminen johtamistyölle ja säännösten noudattamiselle ovat toisiaan vahvistavia tekijöitä. Yhteiskunnan luottamuksen saavuttaminen on hidasta ja edellyttää jatkuvia ponnisteluja. Siksi meidän kaikkien on suojeltava konsernin mainetta. Meidän on toimittava rehellisesti ja kohdeltava sisäisiä ja ulkoisia yhteistyökumppaneitamme, asiakkaitamme, osakkeenomistajiamme, kumppaneitamme ja toimittajiamme oikeudenmukaisesti ja arvokkaasti. Haluat varmasti osaltasi olla rakentamassa Applus+:n tulevaisuutta, joka rakentuu eettisessä säännöstössämme oleviin keskeisiin arvoihimme. Toivomme, että luet tämän eettisen säännöstön huolellisesti, jotta voit osaltasi valvoa sen toteutumista. Kiitämme jo etukäteen yhteistyöstäsi eettisen säännösten toteutumisen varmistamisessa. Sinun tuellasi Applus+ on jatkossakin meille osoitetun luottamuksen arvoinen. 1
Fernando Basabe Applus+ CEO Christopher Cole Applus+:n hallituksen puheenjohtaja 2
1.2. Määritelmät Seuraavassa esitetään tiettyjen säännöstössä käytettyjen termien määritelmät: Applus+ tai konserni tarkoittaa Applus Services, S.A.:ta ja kaikkia sen tytäryhtiöitä ja osakasyhtiöitä, mukaan lukien yhteisyritykset muiden sellaisten liikekumppaneiden kanssa, joita Applus+ Services, S.A. valvoo suoraan tai välillisesti. CCO on lyhenne sanoista Chief Compliance Officer. Ammattilaiset ovat Applus+:lle palveluita toimittavia työntekijöitä ja muita henkilöitä huolimatta siitä, millainen heidän sopimussuhteesta Applus+:n kanssa on. Siten ammattilaiset-termi kattaa työntekijät, freelancerit, esimiehet, toimihenkilöt, johtajat ja Applus+:n palveluksessa liiketoimia käsittelevät ulkoistetut toimeksisaajat. Kolmas osapuoli tarkoittaa globaalin korruptiontorjuntakäytännön mukaisesti kaikkia Applus+:n ulkopuolisia oikeushenkilöitä tai luonnollisia henkilöitä, joilla on lupa toimia Applus+:n nimissä, kuten edustajia sekä tiettyjä alihankkijoita ja konsultteja. 3
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 2. Applus+:n KESKEISET PERIAATTEET Monet tekijät vaikuttavat palvelujemme laatuun ja liiketoimintamme menestykseen, mutta yksi niistä on ehdottomasti se, että toimimme joka päivä rehellisesti, oikeudenmukaisesti ja sosiaalisesti vastuullisesti. Uskomme vakaasti yritysten yhteiskuntavastuuseen, eli että voimme liiketoiminnallamme vaikuttaa positiivisesti ympäristöön ja paikallisiin yhteisöihin, joissa työskentelemme. Tässä onnistuaksemme meidän on noudatettava seuraavia toimintatapoja: Rehellisyys: Uskomme ja kannustamme rehellisyyteen kaikissa toimissamme ja noudatamme tarkasti kaikkia soveltuvia lakeja. Applus+ pitää kaikkia arvokkaina ja huolehtii muiden tahojen turvallisuudesta ja hyvinvoinnista. Läpinäkyvyys: Molemminpuolinen kunnioitus, vuorovaikutus ja läpinäkyvyys ovat suhteidemme peruspilarit. Suhteissamme viranomaisiin, sääntelytahoihin ja valtion virastoihin pyrimme aina toimimaan yhteistyökykyisesti, rehellisesti ja avoimesti. Puolueettomuus ja itsenäisyys: Toimimme vapaasti, objektiivisesti ja itsenäisesti ja pysymme erossa kaikenlaisesta korruptiosta tai eturistiriidoista, jotka voivat vaikuttaa päätöksentekoomme. Vastuu: Kunnioitamme ympäristöä ja kaikkia yhteisöjä, joissa toimimme. Käytännössä me Applus+:lla pyrimme toimimaan rehellisesti, itsenäisesti ja puolueettomasti ja ylittämään tuotteisiimme ja palveluihimme luottavien odotukset vastuullisella tavalla. 4
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 3. Applus+:n EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 3.1. Mikä on säännöstön tarkoitus? Eettinen säännöstö on joukko sääntöjä, jotka määrittelevät odotetut toimintatavat ja esittävät periaatteet, joiden tulee ohjata Applus+:n ja kaikkien sen ammattilaisten toimimista työtehtävien ja liike- ja ammattisuhteiden hoitamisessa. Kaikkien Applus+:n ammattilaisten on noudatettava tässä eettisessä säännöstössä esitettyjä toimintaohjeita. Tämän eettisen säännöstön säännöt edustavat Applus+:n eettisen toiminnan vähimmäisstandardeja kaikissa maissa, yrityksissä ja oikeusjärjestelmissä. Tämä säännöstö sekä sen täytäntöönpanevat säännökset korostavat Applus+konsernin sitoutumista hyvään hallintotapaan, läpinäkyvyyteen ja yhteiskuntavastuuseen. Eettisessä säännöstössä ei ole välttämättä vastauksia kaikkiin tilanteisiin ja eettisiin ongelmiin, joita työympäristössä voi esiintyä. Tästä syystä Applus+ on perustanut säännöstön kohdassa 3.4 kuvatun viestintäkanavan, joka auttaa ongelmatilanteissa kaikkia niitä, joiden on noudatettava säännöstöämme, ja asiakkaitamme, toimittajiamme ja liikekumppaneitamme. 3.2. Kenen täytyy noudattaa säännöstöä? Kaikilla Applus+:n työntekijöillä on velvollisuus tutustua säännöstöön ja noudattaa sitä huolimatta heidän asemastaan, sijainnistaan tai konserniyrityksestä, jolle he toimittavat palveluita. Jokaisen Applus+:n ammattilaisen on nimenomaisesti luvattava noudattaa säännöstön määräyksiä. Siksi Applus+ tarjoaa säännöstön heidän saatavilleen ja antaa sitä koskevaa koulutusta. 5
Säännöstön kunnioittaminen ja noudattaminen sekä sitoutuminen Applus+:n arvojen mukaiseen toimintaan on arvioitava jokaista Applus+:n sisäistä ylennystä harkittaessa. Säännöstön määräysten noudattamatta jättämistä ei hyväksytä missään tilanteessa. Kukaan Applus+:n ammattilainen ei saa toimia eettisen säännöstön määräysten vastaisella tavalla esimiehen ohjeiden perusteella tai tietäen, että esimies on tietoinen määräysten vastaisesta toiminnasta. Näissä tapauksissa Applus+:n ammattilaisen pitää ilmoittaa tällaisesta tilanteesta viestintäkanavan kautta. Säännöstön toteutuminen ja onnistuminen edellyttävät, että kaikki ovat sitoutuneet sen noudattamiseen. Säännöstön määräysten tarkka noudattaminen on kuitenkin erityisen tärkeää johtajille ja esimiehille. Applus+ edellyttää, että kaikki johtajat ja päälliköt: Edistävät tietoisuutta säännöstöstä ja kannustavat sen tarkkaan noudattamiseen, Valitsevat ja ylentävät alaisensa ja työtoverinsa perustuen oleellisiin kriteereihin, joita ovat muun muassa rehellisyys, pätevyys ja työtehtävissä suoriutuminen. Pyytävät ohjeita CCO:lta, jos he eivät ole varmoja tietystä säännöstön soveltamis- tai tulkintatilanteesta, ja Ilmoittavat kaikista havaituista tai epäillyistä säännöstön loukkauksista. Johtajien ja esimiesten rekrytointi-ja valintamenettelyssä huomioidaan heidän ansionsa, kykynsä ja sitoutuminen säännöstön arvojen mukaiseen toimintaan. Edellä mainittujen velvoitteiden täyttyminen otetaan huomioon heidän työtehtävistä suoriutumisensa arvioinnissa, ylennystä harkittaessa sekä heidän palkitsemisensa määrittämisessä. Ryhtyvät riittäviin toimiin sen valvomiseksi, että heidän alaisensa noudattavat säännöstöä, 6
7 Odotamme asiakkaidemme, liikekumppaniemme ja toimittajiemme toimivan ammattimaisesti ja rehellisesti sekä noudattavan keskeisiä periaatteitamme. Jotta tämä olisi mahdollista, Applus+ on sitoutunut edistämään heidän keskuudessaan eettisen säännöstön mukaisia käytäntöjä. Globaalin korruptiontorjuntakäytännön mukaisesti kolmansien osapuolten pitää sitoutua noudattamaan säännöstöämme. 3.3. Yrityksen yhteiskuntavastuutoimikunta (CSR-toimikunta) ja Chief Compliance Officer (CCO) Applus+:n johtokunta on antanut CSR-toimikunnan tehtäväksi edistää yrityksen yhteiskuntavastuukäytännön täytäntöönpanoa ja erityisesti yrityksen hallintotapa-asioiden, yrityksen yhteiskuntavastuun sekä eettisen ja läpinäkyvän toiminnan ohjaamista. CCO:n pitää CSR-toimikunnan ohjaamana ja valvomana ryhtyä tarvittaviin toimiin, joilla saadaan parannettua tietoisuutta eettisestä säännöstöstä ja sekä valvoa sen noudattamista kaikkien Applus+:n ammattilaisten keskuudessa. Siten CCO on vastuussa: Säännöstön sisällön jakelemisesta ja tarvittavan säännöstön noudattamista koskevan koulutuksen suunnittelusta ja toteuttamisesta. Eettisen säännöstön soveltamisen edistämisestä ja koordinoinnista konserniin kuuluvien yritysten keskuudessa. Yrityksemme arvojen tehokkaan toteutumisen edellyttämien sisäisten käytäntöjen ja menettelyohjeiden hyväksynnän parantamisesta ja edistämisestä. Säännöstöön liittyvien kysymysten ja kanteluiden vastaanottamisesta ja tulkitsemisesta. Sääntörikkomusten tutkimisesta ja osallistumisesta sopivien kurinpitotoimien esittämiseen. Tarvittavien riskiarvioiden suorittamisesta säännöstön korjaamistarpeen selvittämiseksi.
Kantelu, joka liittyy epäilyyn, joka todetaan perusteettomaksi, ei ole välttämättä vilpillinen kantelu. Vilpilliset kantelut (eli kantelut, joiden tarkoitus on aiheuttaa vahinkoa tai jotka perustuvat vääräksi tiedettyyn tietoon) tutkitaan, ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdytään. Säännöstön asianmukaisen toteutumisen valvonnasta rajoittamatta sisäisen tarkastuksen tehtäviä. Säännöstön noudattamisen valvomisesta, tarvittaessa sisäisen tarkastusosaston auttamana. Joka vuosi CCO laatii vuosikertomuksen ja lähettää sen johtokunnan hyväksyttäväksi. Vuosikertomuksessa on eriteltävä kaikki toimenpiteet, joilla pyritään varmistamaan edellä mainittujen velvoitteiden toteutuminen, ja sitä tarvitaan eettisen säännöstön noudattamisen arviointiin konsernissa. Applus+ on nimittänyt vaatimustenmukaisuusyhteyshenkilöitä auttamaan CCO:ta mainittujen tehtävien toteuttamisessa divisioona- ja alueellisella tasolla. 3.4. Applus+:n viestintäkanava: whistleblowing.channel@applus.com Kysymykset Applus+:n viestintäkanava on kaikkien Applus+:n ammattilaisten sekä asiakkaidemme ja liikekumppaniemme käytettävissä. Viestintäkanavan kautta saa apua kaikissa eettisen säännöstön tulkintaan ja soveltamiseen liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa. Kaikki kysymykset ovat tervetulleita, ja ne käsitellään tehokkaasti ja asiallisesti. CCO on vastuussa viestintäkanavan hallinnoinnista sekä säännöstöön liittymättömien epäselvyyksien ohjaamisesta asianmukaisen henkilön vastuulle. Kantelut Kaikkien Applus+:n ammattilaisten sekä kolmansien osapuolten pitää ilmoittaa viestintäkanavan kautta kaikista järkevistä havainnoista tai epäilyistä, jotka koskevat tässä säännöstössä määritettyjen vastuiden laiminlyömistä. Jos kantelu liittyy jotenkin CCO:hon tai vaatimustenmukaisuusosastoon, kantelu voidaan tehdä esimiehelle, divisioonan tai alueen vaatimustenmukaisuusyhteyshenkilölle, lakiasiainosastolle tai CSR- toimikunnalle, jonka tehtävänä on valvoa alle esitettyjen sääntöjen toteutumista. 8
Applus+ pyrkii suojelemaan ilmoituksen tehnyttä henkilöä mahdollisimman tehokkaasti. Tätä varten se sitoutuu: Pitämään kaikki kantelut täysin luottamuksellisina. Olemaan paljastamatta ilmoittajan henkilöllisyyttä ilman tämän suostumusta, ellei laki muuta edellytä. Estämään ja tutkimaan kaikkia ilmoittajaan kohdistuvia häirintä- ja kostotoimia sekä toimimaan niitä vastaan. Noudattamaan soveltuvia tietosuojalakeja. Viestintäkanavan toiminnasta annetaan tarkemmat säännöt Applus+:n ilmiantokäytännössä. 3.5. Kantelujen käsittely, tutkiminen ja kurinpitotoimet säännöstön loukkausten yhteydessä Applus+:n ilmiantokäytännön mukaisesti CCO on vastuussa viestintäkanavan ylläpidosta ja käsittelee siten kaikki kanavan kautta annetut kantelut. CCO myös ohjaa ja koordinoi kaikkia tutkintoja, ja kaikkien Applus+:n ammattilaisten pitää noudattaa tätä koskevia CCO:n ohjeita. Säännöstö ja siihen liittyvät menettelyohjeet eivät ole vain parhaita käytäntöjä tai suosituksia, vaan niiden noudattaminen on pakollista. Tästä syystä kaikki niiden loukkaukset johtavat kurinpitotoimiin, jotka voivat käsittää tapauskohtaisesti jopa ammatillisen suhteen irtisanomisen ja jotka toteutetaan soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. 9
3.6. Viestintä ja koulutus 3.7. Säännösten tarkastus Jotta voimme varmistaa, että tämä säännöstö on aina ammattilaisten ja kolmansien osapuolten luettavissa, Applus+ toimittaa heille kopion säännöstöstä työsuhteen tai liiketoimintasuhteen alkaessa. Ammattilaiset ja kolmannet osapuolet sitoutuvat tällöin nimenomaisesti noudattamaan säännöstöä. CCO on vastuussa siitä, että Applus+:n ammattilaiset asiakkaat, toimittajat ja liikekumppanit saavat tietoa eettisestä säännöstöstä ja sen sisällöstä. Voidakseen jakaa tietoa eettisestä säännöstöstä konsernin ammattilaisille CCO:n on laadittava sisäinen koulutus- ja viestintäsuunnitelma ja pidettävä se ajan tasalla. Kaikkien ammattilaisten sitovana velvollisuutena on osallistua säännöllisesti järjestettävään koulutukseen säännöstöstä ja soveltuvin osin sen sisältämistä säännöistä. Eettinen säännöstö pitää tarkistaa ja päivittää säännöllisesti CCO:n vuosikertomuksen mukaisesti. CSR-toimikunnan, sisäisen tarkastusosaston ja CCO:n pitää antaa ehdotuksia eettisen säännöstön kehittämistä varten. Kaikkiin eettisen säännöstön korjauksiin tarvitaan lupa CSR-toimikunnalta ja johtokunnalta. 10
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 4. MENETTELYOHJEET Tässä säännöstön osassa luetellaan Applus+:n keskeisten periaatteiden perusteella luodut menettelyohjeet. 4.1. Arvokkuuden kunnioittaminen työpaikalla Applus+:n sitoutuminen säännöstössä esitettyihin arvoihin ei olisi uskottavaa, ellei näitä arvoja huomioitaisi työsuhteessa; siksi Applus+:lla arvostetaan kaikkia työntekijöitä. Työsuhteeseen ei saa liittyä mitään toimivallan väärinkäytöksiä tai mitään toimintaa, joka saattaa loukata vakavasti muita. Applus+ toimii erilaisissa kulttuureissa, joissa on erilaisia tapoja, jotka meidän on opittava ja joita meidän on kunnioitettava. Meidän on toimittava näitä erilaisia tapoja ja sosiaalisia normeja kunnioittaen ja noudattaen. Syrjinnänestokäytäntömme käsittelee kaikenlaisen syrjinnän estämistä palkkauspäätöksissä, ylennyksissä, työpaikan organisaatiossa tai kurinpitotoimissa. 4.2. Työturvallisuusriskien estäminen ja työntekijöiden oikeuksien kunnioittaminen Terve työympäristö ja työntekijöiden kunnioittaminen käsittävät myös työntekijöiden oikeuksien kunnioittamisen. Konsernimme kunnioittaa kansainvälisen työjärjestön edistämiä kansainvälisiä standardeja kaikilla konsernimme toiminta-alueilla. Applus+:n työterveys- ja turvallisuuskäytännöt ehkäisevät työpaikkaan liittyviä riskejä ja edistävät terveyttä ja turvallisuutta työpaikalla. 11
Kiusaamista ja seksuaalista häirintää ei sallita työpaikalla, ja kaikkien on ilmoitettava tällaisesta käytöksestä. Applus+:lla on velvollisuus pitää huolta ammattilaistensa terveydestä, turvallisuudesta ja hyvinvoinnista ja suojella heitä. Vastaavasti ammattilaisilla on oikeus kyseenalaistaa työtehtävät ja oikeus lopettaa tehtävien teko, jos heillä on turvallisuuteen liittyviä huolenaiheita. Kaikilla ammattilaisilla on puolestaan velvollisuus tuntea konsernin terveys- ja turvallisuuskäytännöt ja niihin liittyvät menettelyohjeet sekä noudattaa niitä sekä varmistaa oma turvallisuutensa ja kaikkien niiden ihmisten turvallisuus, joihin heidän toimintansa voi vaikuttaa. Applus+ sallii kaikille sen organisaatiossa toimiville henkilöille oikeuden liittyä vapaasti ammattiyhdistyksiin. 4.3. Tietosuoja ja yksityisyys Tätä nykyä kaikessa liiketoiminnassa edellytetään työsuhteen aikana kerättyjen henkilötietojen suojaamista. Applus+ kunnioittaa aina kaikkien niiden ammattilaisten yksityisyyttä, joiden tietoja se pitää hallussaan. Vaikka tietosuojalait vaihtelevat toimintamaasta toiseen, kaikkien ammattilaisten on noudatettava seuraavia perussääntöjä: Henkilöstöosastoa, lakiasiainosastoa ja CCO:ta lukuun ottamatta kukaan toimihenkilö tai työntekijä ei saa käyttää kenenkään muun ammattilaisen työntekijätietoja ilman erillislupaa tai mikäli työtehtävän suorittaminen ei edellytä kyseisten tietojen käyttämistä. Henkilökohtaisia tietoja saa kerätä ja kirjata vain sikäli kuin se on tarpeen laillisen liiketarkoituksen saavuttamiseksi, ja näitä tietoja saa käyttää ainoastaan tarkoituksessa, jota varten niitä kerättiin. 12
Kaikkien Applus+:n ammattilaisten henkilökohtaisia tietoja saa käyttää tutkinnassa, kun on kohtuullinen peruste epäillä kyseisen ammattilaisen toimineen säännöstön vastaisesti. Henkilökohtaisten tietojen käytön pitää kuitenkin tapahtua aina soveltuvien lakien mukaisesti. Käsiteltyjä henkilökohtaisia tietoja saa välittää kolmansille osapuolille vain suoraan yhtiön tehtäviin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi, mutta kaikissa tapauksissa ainoastaan kyseisen henkilön luvalla. Applus+ voi myös paljastaa hallussaan olevia henkilökohtaisia tietoja, jos toimivaltainen viranomainen sitä vaatii. Applus+ ja kaikki sen ammattilaiset kunnioittavat muiden ammattilaisten, asiakkaiden, toimittajien ja liikekumppanien oikeutta yksityisyyteen kaikissa muodoissaan. 4.4. Ympäristön suojelu Yhtiömme kunnioittaa kaikkia ympäristönsuojeluun liittyviä lakeja ja on sitoutunut kestävään kehitykseen. Tästä syystä noudatamme parhaita ympäristökäytäntöjä koskevia ohjeita sekä soveltuvia kansainvälisiä käytäntöjä ja menettelyohjeita. 13
Laittomat sopimukset kilpailijoidemme kanssa, lahjonta tai asiattomien etuuksien antaminen viranomaisille tai muiden yritysten työntekijöille on ehdottomasti kielletty. Jos sinulla kysyttävää, voit ottaa heti yhteyttä CCO:hon viestintäkanavamme kautta. 4.5. Kilpailu markkinoilla ja kuluttajat Applus+ uskoo, että innovointi ja kartellilainsäädännön noudattaminen ovat taloudellisen kasvun kannalta välttämättömiä. Siksi seuraavat ovat ehdottomasti kiellettyjä: Kaikki laittomat sopimukset, joiden tarkoituksena on jakaa markkinat tai sopia hinnoista tai tarjouksista julkisella tai yksityisellä sektorilla. Kolmannelle osapuolelle kuuluvien kauppasalaisuuksien, luottamuksellisten tietojen tai immateriaalioikeuksien (kuten tavaramerkkien, tekijänoikeuksien ja patenttien) sopimaton käyttö tai paljastaminen. Kaikenlaiset tarjoukset tai mainokset, jotka sisältävät paikkaansapitämättömiä tietoja tai jotka voivat olla harhaanjohtavia tai vilpillisiä asiakkaille. 4.6. Korruption torjunta Applus+:lla Applus+ noudattaa kansallisia ja kansainvälisiä lakeja, jotka koskevat korruption estämistä kaikissa toimintamaissamme. Siten Applus+:n ammattilaisilla ja kolmansilla osapuolilla on velvollisuus välttää kaikenlaista korruptiota. Applus+ on ottanut globaalin korruptionestokäytännön ja -menettelyn käyttöön kaikissa toimintamaissaan. Tässä käytännössä ja menettelyssä kielletään seuraavat toimenpiteet: Jonkin arvokkaan antaminen tai lupaaminen viranomaisille tai muiden yritysten työntekijöille tarkoituksena saada etuoikeutettu viranomaiskäsittely tai oikeuttamatonta etua. Jonkin arvokkaan antaminen viranomaisille tai muiden yritysten työntekijöille, kun annettu arvo ylittää käytännössämme määritetyt nimenomaiset rajoitukset tai kun antamisessa ei ole noudatettu globaalia korruptionestokäytäntöämme. Jonkin arvokkaan pyytäminen tai vastaanottaminen toiselta yritykseltä, jotta kyseinen yritys tai kolmas osapuoli saa oikeuttamatonta etua. 14
Applus+ kieltää ammattilaisiaan ja kolmansia osapuolia antamasta tai ottamasta vastaan lahjoja tai vieraanvaraisuuden osoituksia Applus+:n puolesta. Minkä tahansa lahjan tai vieraanvaraisuuden osoituksen vastaanottamisen tai antamisen pitää tapahtua tarkalleen globaalin korruptionestokäytännön mukaisesti. Jokin arvokas voi olla jokin seuraavista: Käteinen raha tai lahjakorti Lahjat Kutsut tapahtumiin (urheilutapahtumat, metsästysretket jne.) Ateria- ja matkakulut Työtarjoukset perheenjäsenille tai läheisille ystäville Velan mitätöinti Viranomaisen, tämän perheenjäsenen tai poliittisen puolueen virkailijan tai merkittävän jäsenen kanssa syntyneen henkilökohtaisen suhteen käyttö sopimattomalla tavalla tarkoituksena saada Applus+:lle etuoikeutettu viranomaiskäsittely tai oikeuttamatonta etua. Liiketoimintasuhteeseen ryhtyminen Applus+:n puolesta toimivien kolmansien osapuolten kanssa varmistamatta etukäteen näiden ammatillista rehellisyyttä ja näiden kykyä noudattaa korruptionestokäytäntömme määräyksiä. Maksujen tekeminen viranomaisille, jotka eivät ole vero-, tulli- ja maksunkäsittelyviranomaisia, vaikka paikallinen laki sallisi tällaiset maksut, kun maksun tarkoituksena on saada toimintalupa tai nopeuttaa tai edistää viranomaiskäsittelyä. Joissain maissa tai joillain maantieteellisillä alueilla Applus+ saattaa soveltaa erityisiä korruptionestokäytäntöjä, jotka ovat yleisen käytännön määräysten mukaisia. 4.7. Yhteiskuntavastuu, sponsorointi ja lahjoitukset Yhteiskunnan sosiaalisesti vastuullisena jäsenenä Applus+ edistää kulttuuria, tieteitä ja taiteita sponsoroinnin ja lahjoitusten avulla. Kaikilla sponsoroinneilla tai lahjoituksilla pitää olla laillinen tarkoitus, niiden pitää olla kirjallisesti määriteltyjä, ja niille pitää saada hyväksyntä globaalin korruptionestokäytännön mukaisesti. Lahjoitukset poliittisille puolueille tai ammattiliitoille Applus+:n puolesta on ehdottomasti kielletty kaikkialla maailmassa. 15
4.8. Tietojen ja kirjanpidon totuudenmukaisuus Tietojen rehellisyyden, luotettavuuden ja täsmällisyyden takaaminen on kaikkien vastuulla. Meidän on varmistettava osakkeenomistajillemme, osakkeitamme noteeraaville markkina- alueille ja näiden alueiden valvoville viranomaisille sekä kaikille julkishallinnon tahoille antamiemme tietojen täsmällisyys ja totuudenmukaisuus. Applus+:n ammattilaiset eivät saa missään tapauksessa antaa tietoisesti vääriä tietoja. Applus+ lupaa lisäksi antaa osakkeenomistajilleen riittäviä, todenmukaisia ja objektiivisia tietoja konsernin liiketoiminnan kehittymisestä. Kaikki Applus+:n liiketapahtumat pitää dokumentoida ja kirjata selkeästi ja täsmällisesti. 4.9. Luottamukselliset ja ei-julkiset tiedot Kaikkien konserniin kuuluvien ammattilaisten on pidettävä ehdottoman luottamuksellisina kaikkia rajoitetusti saatavissa olevia tietoja, jotka tulevat heidän tietoonsa Applus+:n palveluksessa hoitamiensa ammattitehtävien kautta. Liiketoimiemme seurauksena saamme haltuumme toimittajiemme ja asiakkaidemme arkaluonteisia tietoja, joita meidän on suojeltava ja käsiteltävä luottamuksellisesti. Tähän kuuluu velvoite olla paljastamatta näitä tietoja ilman tietojen omistajan suostumusta ja hyödyntämättä niitä asiattomasti. Kaikkien, jotka ovat tietoisia järkevistä epäilyksistä luottamuksellisten tietojen vuotamisesta tai tällaisten tietojen henkilökohtaisesta käytöstä, on ilmoitettava asiasta viestintäkanavan kautta. 16
Luottamuksellisia tietoja ovat muun muassa: Applus+:n ja kolmansien osapuolien kauppasalaisuudet, kuten hinnoittelukäytännöt, tutkimushankkeet, asiakaskunta, kirjanpito- tai taloustiedot, tietotaito, markkinointisuunnitelmat, liiketoiminnan kehityssuunnitelmat sekä kaikki luottamuksellisiksi merkityt materiaalit. Lisäksi Applus+:n ammattilaisten pitää välttää henkilökohtaista hyötymistä mahdollisuuksista, jotka he ovat saaneet tietoonsa sen vuoksi, että heillä on ollut työnsä yhteydessä pääsy luottamuksellisiin tietoihin. Tietosuojakäytännössä määritetään nämä velvollisuudet tarkemmin. Mitään luottamuksellisia tai ei-julkisia tietoja pörssissä noteeratuista yrityksistä, mukaan lukien Applus+:ia koskevat tiedot, ei saa käyttää suoraan tai epäsuoraan jonkin tällaisen yrityksen osakkeilla, rahoitusjohdannaisilla tai muilla arvopapereilla tehtävien kauppojen suorittamiseen (eikä kellekään kolmannelle osapuolelle saa suositella tällaisten kauppojen tekemistä). Ammattilaisten, joilla on pääsy konsernia koskeviin ei-julkisiin tietoihin, pitää noudattaa sisäisessä arvopaperimarkkinoiden toimintaohjeessa esitettyjä velvoitteita, rajoituksia ja kieltoja. 4.10. Palvelujen luotettavuus Palvelumme on suoritettava ammattimaisella, riippumattomalla ja puolueettomalla tavalla Applus+:n menetelmien, toimintatapojen ja käytäntöjen sekä kunkin maan lakien mukaisesti. Suositukset, ammatilliset lausunnot, tiedot, tulokset ja väitetyt tosiasiat on dokumentoitava huolellisesti ja sisäisten käytäntöjen mukaisesti. Raporttien ja todistusten täytyy sisältää tulokset ja havainnot sekä asiaankuuluvien ammattilaisten lausunnot. Applus+ noudattaa palveluja toimittaessaan tarkasti kaikkia lakeja ja palvelujen toimittamista koskevia rajoituksia. 17
4.11. Eturistiriidat Eturistiriita syntyy, kun Applus+:n ammattilaisen henkilökohtainen etu on tai voi olla suoraan tai epäsuoraan ristiriidassa konsernin edun kanssa. On vältettävä riski siihen, että ammattilaisen henkilökohtainen etu vaikuttaa tietyssä tilanteessa hänen Applus+:n puolesta tekemäänsä päätökseen, jonka on aina palveltava konsernin etua. Siksi Applus+:issa päättävässä tai päätöksentekoon vaikuttavassa asemassa olevien ammattilaisten on ammatillisen suhteensa puitteissa asetettava konsernin etu henkilökohtaisen etunsa edelle. Ammattilaisilla on lojaalisuusvelvoite Applus+:ia kohtaan, ja tämän vuoksi yleisenä sääntönä on, että eturistiriitojen syntyminen on estettävä ja niitä on vältettävä. Tämä merkitsee eturistiriitojen syntymisen estämiseksi tarvittavia toimenpiteitä ja päätöksiä. Eturistiriitoja ei kuitenkaan voi aina välttää: voi olla jopa tapauksia, jolloin eturistiriita on väistämätön konsernin edun tavoittelemiseksi. Mikäli eturistiriitaa ei ole mahdollista estää kohtuullisin toimin, ammattilaisen on ilmoitettava asiasta esimiehelleen. Maailmanlaajuisessa eturistiriitasäännöksessä on tarkempia sääntöjä, jotka erittelevät, mitä pidetään eturistiriitana ja miten eturistiriitatilanteessa toimitaan asianmukaisesti. Yleisiä esimerkkejä eturistiriitatilanteista ovat seuraavat: Perheenjäsenten tai ystävien palkkaaminen. Tilanne, jossa ammattilaisella on taloudellisia etuja liittyen yrityksiin, jotka kilpailevat Applus+:n kanssa tai jotka ovat konsernin asiakkaita tai toimittajia. Jonkin tehtävän, josta ammattilainen saa maksun, suorittaminen liittyen sentyyppisiin palveluihin, joita Applus+ voi tarjota, kun tämä tehtävä ei liity Applus+:n palveluksessa suoritettaviin töihin. Jonkin muun palvelun toimittaminen Applus+:n asiakkaille, kun kyseisen palvelun perusteena on Applus+:n aiempi työsuoritus kyseiselle asiakkaalle tai kun tämä palvelu estää Applus+:n ammattilaista suorittamaan tehtävänsä puolueettomasti ja objektiivisesti, ellei tähän ole asianmukaista lupaa. Applus+:n kanssa solmitun työsuhteen käyttäminen jonkin liiketoimen tai liikemahdollisuuden hankkimiseen omaksi edukseen. Kaikkiin edellä mainituista voi saada luvan esimieheltä soveltuvien sisäisten käytäntöjen mukaisesti. 18
4.12. Applus+:n resurssien käyttö Kuten Applus+:n tietosuojakäytännössä ja siihen liittyvissä käytännöissä määritetään, yrityksen sähköpostitilit ovat yrityksen omaisuutta, eikä niitä saa käyttää yksityisiin tarkoituksiin. Jos yrityksen sähköpostitiliä käytetään yksityisiin tarkoituksiin, käyttäjä menettää sähköpostien sisällön yksityisyyssuojan. PC:t, kannettavat tietokoneet, tabletit, puhelimet, internetyhteys ja muut viestintäjärjestelmät, jotka Applus+ tarjoaa ammattilaistensa käyttöön, on tarkoitettu vain ammattikäyttöön, ja niitä saa käyttää henkilökohtaisiin tarkoituksiin vain, kun tällainen käyttö ei häiritse ammattitehtävien hoitamista. Applus+ pidättää joka tapauksessa oikeuden valvoa näiden välineiden käyttöä, aikaisempi tietoliikenne mukaan luettuna, aina soveltuvan lain mukaisesti. Ammattilaisten, joilla on Applus+:n yrityssähköpostitili, on aina käytettävä kyseistä tiliä Applus+:n puolesta käymässään työhön liittyvässä viestinnässä. Ulkoisten tiedostojen ja ohjelmien käyttö vaarantaa turvallisuuden ja saattaa aiheuttaa Applus+:lle merkittäviä rikos- ja siviilioikeudellisia seuraamuksia. Tästä syystä valtuuttamattomien ohjelmistojen lataus tai käyttö, kaikki sopimattoman sisällön lataaminen ja kaikki immateriaalioikeuksia loukkaavat toimenpiteet on kielletty. Muita Applus+:n resursseja saa käyttää vain nimenomaisesti yhtiön toimintojen kehittämiseen eikä missään nimessä henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Kaikkien ammattilaisten on pidettävä asianmukaista huolta heille luovutetuista resursseista sekä estää näiden resurssien vahingoittuminen, varastaminen tai sopimaton käyttö. 19
EETTINEN SÄÄNNÖSTÖ 2018 Campus de la UAB Ronda de la Font del Carme, s/n E-08193 Barcelona España / Espanja www.applus.com