Hankerekisteri: hankeprosessin kulku sekä hankerekisterin uuden visualisoinnin esittely Kirjastotoimen ylitarkastaja Merja Kummala-Mustonen 24.9.2014 Oulu 2.10.2014 Kajaani PS AVI, Merja Kummala-Mustonen, Opetus- ja kulttuuritoimen vastuualue 25.9.2014 1 Valtionavustuslaki 688/2001 Valtionavustus ei saa kattaa valtionavustuksen kohteena olevasta hankkeesta aiheutuvien kokonaiskustannusten täyttä määrää. Valtionavustus saadaan käyttää ainoastaan valtionavustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen ja valtionavustuksen saajan tulee ilmoittaa viipymättä valtionapuviranomaiselle valtionavustuksen käyttötarkoituksen toteutumiseen vaikuttavasta muutoksesta tai muusta valtionavustuksen käyttöön vaikuttavasta muutoksesta. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtionavustus tai sen osa, jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Jos palautettava määrä on enintään 10 euroa, se saadaan jättää palauttamatta 2 1
Valtionavustusta saaneen vastuu (yleisellä tasolla) Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan Kirjanpidon seurannan järjestäminen (oma kustannuspaikka hankkeelle, mikäli mahdollista) Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen Raportointi- ja selvitysvastuu 3 Millainen on hyvä hakemus? Kaikin puolin selkeä ja jäsennelty Loppuun asti mietitty, persoonallinen Mukana tarkka kustannusarvio sekä tiedot siitä, mistä kustannukset koostuvat Konkreettiset tavoitteet kirjoitettuna auki Hakemuksessa on perustelut sille, miksi AVIn pitäisi myöntää kirjastolle avustusta Oikeaan aikaan oikeassa paikassa Millaisen avustushakemuksen haluaisit itse saada? 4 2
Ei näin Kustannusarvio 20 000 Omarahoitus 1,70 Hankkeessa voisi tuottaa tietoa tarpeista ja toiveista usealla eri menetelmällä. Yhteistyökumppani ei muista/tiedä olevansa yhteistyökumppani Hanke alkaa 3/2015 ja päättyy 5/2015 Toivomme tämän projektin avulla asiakkaiden vahvistavan luovuuden siipiään, jotta he jaksavat lentää elämäänsä. Vaan näin Kustannusarvio 19 770, koostuu asioista x ja x. Omarahoitus n. 20 % kustannuksista, koostuu asioista x, x ja x. Hankkeessa tehdään x tavalla x Yhteistyökumppani sitoutetaan hankkeeseen Tarpeeksi pitkä toteutusaika, tämän kierroksen hankkeilla 12/2016 saakka Tavoitteet, check. Toteutus, check. Kustannusarvio, check. Etelä-Suomen PS AVI, Merja Kummala-Mustonen, aluehallintovirasto Opetus- ja kulttuuritoimen vastuualue 9.9.2014 25.9.2014 Hankeavustuksen haku syksyllä 2014 Kirjastot hakevat kehittämisavustuksia hankerekisterin (http://hankkeet.kirjastot.fi) kautta. Hakuaika päättyy 31.10.2014 klo 16.15. Hakemuksen oltava perillä postitse tai sähköisesti Pohjois-Suomen AVIn kirjaamossa (kirjaamo.pohjois@avi.fi). Jos haet avustusta sähköisesti; tulosta täytetty hakulomake hankerekisteristä, allekirjoita, skannaa ja lähetä sähköpostin liitteenä kirjaamoon. 6 3
Mitä tapahtuu hakuajan jälkeen? Jatkotoimenpiteet hakuajan päättymisen jälkeen: 1. hankkeet arvioidaan alueilla 2. kansallinen arviointiryhmä kokoontuu tekemään yhteisiä linjauksia -> tuloksena perustelumuistio 2015 päätöksille 3. esitys OKM:lle avustussumman erottamiseksi kullekin alueelle seuraavan vuoden budjetista 4. päätökset kirjastoille maaliskuun 2015 aikana 7 Hankkeiden tiliselvitykset ja raportit Toimitetaan AVIin kuukauden kuluessa hankeajan päättymisestä. Ei muutaman rivin selostusta, jossa kerrotaan, että kaikki meni ihan hyvin. Onko siitä apua kenellekään? Hankekuvailun lisäksi kysymyksiä pohdittaviksi ja raportoitaviksi: Mikä onnistui ja miksi? Mikä ei onnistunut ja miksi? Mitä saavutimme hankkeella? Mitä kannattaisi tehdä ensi kerralla eri tavalla? Muistathan laittaa liitteeksi kustannuspaikkakohtaisen kirjanpitoraportin, mukaan voi laittaa myös hankkeessa tuotettua materiaalia. Avustuksen takaisinperinnän raja on 10 euroa. 8 4
Raportoinnin merkitys Avustuksen ehtona on raportointi avustuksen myöntäjälle. Tiedotus ja parhaiden käytäntöjen jakaminen. Hyvä raportti on tiivis, olennaisiin keskittyvä. Palvelee myös jatkosuunnitelmien teossa. Hyvä raportti on tärkeä apuväline rahoittajalle 9 Raportissa on syytä kertoa Lyhyt kuvaus projektin kulusta (tarkemmin kuin projekti sujui hyvin ) Saavutetut tulokset Miten avustus on käytetty? Mahdolliset ongelmat Tekisitkö jotakin toisin? Mitä tapahtuu rahoituksen päätyttyä? Jatkuuko toiminta? 10 5
Hankerekisteri http://hankkeet.kirjastot.fi yksi kuntakohtainen käyttäjätunnus kuntakenttä -> kunnan hankkeet helpompi löytää Vuosiluku 2015 (päätöksentekovuosi) Tiivistelmä tärkeä, samoin asiasanoitus 11 Hankerekisterin muutokset Uudet täytettävät kentät; teema ja kohderyhmät Lomakkeessa on myös muita pakollisiksi muutettuja kenttiä, esimerkiksi aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Jatkossa haettu avustus ja omarahoitus eritellään omiin kenttiinsä (matkakulut, henkilöstökulut jne.) Tällä hetkellä kenttiä vielä hiotaan käyttökuntoon; asettelu voi olla hieman epäselvä. 12 6
Hankerekisterin visualisointi Jotain aivan uutta Voit tarkastella hankerekisterin hankkeita esimerkiksi teeman, kohderyhmän, vuoden tai kunnan mukaan. Visualisointi on toteutettu suomeksi, ruotsiksi sekä englanniksi. Otamme mielellään palautetta vastaan visualisoinnista! http://visualisointi.kirjastot.fi/hankkeet/ 13 Muista avustusta hakiessasi ainakin nämä asiat Hankehakemus perillä 31.10.2014 klo 16.15 kirjaamossa tavalla tai toisella. Selkeät tavoitteet, toteutustapa ja kustannusarvio! Hankkeelle haettuna tarpeeksi pitkä toteutusaika, sillä kaikki ei aina mene niin kuin Strömsössä. Ja ennen kaikkea: Mieti, miksi haet avustusta! 14 7
Yhteystiedot: Merja Kummala-Mustonen Kirjastotoimen ylitarkastaja puh. 0295 017 552 tai 050 396 3013 Opetus ja kulttuuritoimen vastuualue Pohjois-Suomen aluehallintovirasto PL 293, 90101 Oulu s-posti: etunimi.sukunimi@avi.fi s-posti kirjaamo: kirjaamo.pohjois@avi.fi Käyntiosoite: Linnankatu 3, Oulu puhelinvaihde: 0295 017 500 www.avi.fi/pohjois 15 Miksi ja millaisia kehittämishankkeita? Kirjastotoimen ylitarkastaja Merja Kummala-Mustonen 24.9.2014 Oulu 2.10.2014 Kajaani PS AVI, Merja Kummala-Mustonen, Opetus- ja kulttuuritoimen vastuualue 25.9.2014 16 8
Mihin avustusta myönnetään? (OKM:n ohjekirje 3.9.2014) Kirjastopalvelujen ja prosessien kehittämiseen Käyttäjäystävällisten tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen Monikulttuuristen palvelujen kehittämiseen Sähköisten sisältöjen käyttöönoton edistämiseen Lukemisen ja kirjallisuuden harrastamisen edistämiseen Mediakasvatuksen ja tiedonhankinnan ohjauksen tueksi tarvittavien laitteiden hankintaan Kirjastojen internet-yhteyksien sekä asiakaspalvelun parantamiseen PS AVI, Merja Kummala-Mustonen, Opetus- ja kulttuuritoimen vastuualue 25.9.2014 17 Mihin avustusta ei myönnetä? (OKM:n ohjekirje 3.9.2014 Mikäli hakija saa samanaikaisesti rahoitusta ESR- tai EAKR-ohjelmasta vastaavaan hankkeeseen. Avustusta ei myönnetä kirjastoaineiston hankkimiseen tai kirjaston sisustamiseen. 18 9
Avustusta ei vuonna 2014 myönnetty aineisto- ja kalustehankintoihin, lukulaitteiden ostoon, remontti- ja sisustustöihin, kotimaassa järjestettävän täydennys- ym. koulutukseen osallistumisen matkakuluihin, henkilökunnan virkistys- ja tutustumismatkoihin, yksittäisiin juhlatapahtumiin tai yksittäisten kirjastojen markkinointilehtien ja -esitteiden tekemiseen. Kirjastojärjestelmien asiakaskäyttöliittymien kehittämistä avustetaan siltä osin kuin ne edistävät Finnan käyttöönottoa. 19 Millainen on hyvä hanke? Hankkeella on todellinen tarve ja se saa aikaan halutun muutoksen Selkeät tavoitteet ja toimenpiteet niiden saavuttamiseksi Realistinen suunnitelma Kustannustehokas ja tiivis toteutus Toiminta jää elämään hankkeen jälkeenkin Hyötyä myös muille kuin tekijälle itselleen 20 10
Kun alat suunnitella hanketta Mitä halutaan? -> hankkeen tavoite Mitä tehdään? -> toimenpiteet Millä tehdään? -> kustannusarvio 21 Mitä hankkeella halutaan saavuttaa? Mihin rahoitettavalla hankkeella pyritään? Mikä on toiminnan vaikutus/tulos/tuotos? Kuinka mitataan vaikuttavuutta? Määrällinen vai/ja laadullinen vaikuttavuus? Käykö hakemuksesta ilmi hankkeen laajempia vaikutuksia? Mitä esim. kirjailijavierailulla saavutetaan? Ketkä siitä hyötyvät ja miten? Miten kirjailijavierailun vaikuttavuutta voisi lisätä? 22 11
Toimenpiteet Mitä tehdään? Kuka tekee? Kenen kanssa? Aikataulu 23 Kustannusarvio Hankkeen kokonaiskustannusarvio: menot ja tulot Omarahoitusosuus! HUOM! Myös omarahoitusosuus on osa kokonaiskustannusarviota Myös yhteistyökumppanin (esim. koulun) omarahoitusosuus 24 12
Miksi epäonnistuminen ei ole maailmanloppu? Kantapään kautta oppii, ensi kerralla paremmin Epäonnistumisen dokumentoinnista on hyötyä sekä itselle että muille. Pakko-onnistumisen kulttuurista yrityksen ja erehdyksen kautta eteenpäin! Jos et edes yritä, et voi onnistua Emme peri rahoja takaisin siksi, että kehittämisyritys meni pieleen. 25 Mikä vaikuttaa avustuksen saantiin? OKM: Erityisen suotavina pidetään alueellisesti tai valtakunnallisesti hyödynnettäviä hankkeita, sekä hankkeita, jotka toteutetaan kuntien kirjastojen yhteistyönä tai monialaisina hankkeina. Harkintaperusteena käytetään kirjaston toimintaympäristöä, kunnan kokoa tai jo toteutuneita samantapaisia hankkeita. Selkeä, jäsennelty ja tarkoin mietitty hakemus on aina plussaa. Uusia ideoita ja avauksia pyritään tukemaan! 26 13
Kuinka välttyä yleisimmiltä ongelmilta? Useimmat jatkoaikahakemukset johtuvat henkilöstötilanteen muutoksista. Voisiko tähän varautua tavalla tai toisella? Yhteistyökirjastojen ja -kumppaneiden sitouttaminen; jokainen hoitaa oman osuutensa sovitusti. Olisiko hyvä tehdä asiasta sopimus? Hankkeen sisältö tuntuu hyppäävän suunnitelman ulkopuolelle; otathan yhteyttä AVIin, niin voimme keskustella hankkeen tilanteesta ja jatkosta. 27 Jos hanke silti myöhästyy Jatkoaikaa voi hakea toimittamalla vapaamuotoisen jatkoaikahakemuksen AVIin. Hakemuksessa tulisi selvittää seuraavat asiat: 1. hanke ja hakija 2. peruste lisäajan hakemiselle 3. paljonko avustusta on käytetty ja paljonko käyttämättä 4. suunnitelma ja aikataulu avustuksen käytölle 5. lisäajan tarve Jatkoaikaa myönnetään maksimissaan puoleksi vuodeksi kerrallaan. 28 14
Vielä kertaukseksi: Hankeavustuksen haku syksyllä 2014 Kirjastot hakevat kehittämisavustuksia hankerekisterin (http://hankkeet.kirjastot.fi) kautta. Hakuaika päättyy 31.10.2014 klo 16.15. Hakemuksen oltava perillä postitse tai sähköisesti Pohjois-Suomen AVIn kirjaamossa (kirjaamo.pohjois@avi.fi). Jos haet avustusta sähköisesti; tulosta täytetty hakulomake hankerekisteristä, allekirjoita, skannaa ja lähetä sähköpostin liitteenä kirjaamoon. 29 Lisää kertausta: Muista avustusta hakiessasi ainakin nämä asiat Hankehakemus perillä 31.10.2014 klo 16.15 kirjaamossa tavalla tai toisella. Selkeät tavoitteet, toteutustapa ja kustannusarvio! Hankkeelle haettuna tarpeeksi pitkä toteutusaika, sillä kaikki ei aina mene niin kuin Strömsössä. Ja ennen kaikkea: Mieti, miksi haet avustusta! 30 15
Yhteystiedot: Merja Kummala-Mustonen Kirjastotoimen ylitarkastaja puh. 0295 017 552 tai 050 396 3013 Opetus ja kulttuuritoimen vastuualue Pohjois-Suomen aluehallintovirasto PL 293, 90101 Oulu s-posti: etunimi.sukunimi@avi.fi s-posti kirjaamo: kirjaamo.pohjois@avi.fi Käyntiosoite: Linnankatu 3, Oulu puhelinvaihde: 0295 017 500 www.avi.fi/pohjois 31 16