Finnairin ryhmämyynnin säännöt Suomessa Päivitetty 01.1.2018 Ryhmän minimikoko Ryhmän minimikoko on 8 matkustajaa sekä turisti- että businessluokassa kaikilla Finnairin operoimilla lennoilla, meno- tai paluulennossa. Jos kyseessä on codeshare lento tai varauksessa on muita lentoyhtiöitä, on ryhmän minimikoko 10 henkilöä. Ryhmähinta Finnairin ryhmähinta ilmoitetaan nettohintana ilman YQ/YR:ää sekä veroja. YR sekä muut verot määräytyvät lipunkirjoituspäivän mukaan. Ryhmien YR noudattaa turistiluokassa Y-luokan ja businessluokassa I-luokan tasoja. Ryhmähinta pyydetään Finnairin ryhmämyynnistä: Sähköpostitse groups@finnair.fi tai puh. 09 818 8950 (ma-pe klo 9 10.30) Jos ryhmä pyytää tarjouksen vain yhteen kohteeseen ja yhdelle ajankohdalle, on mahdollista tehdä 000- hintainen varaus ryhmäpyynnön käsittelyn nopeuttamiseksi. Varsinainen ryhmähinta päivitetään vahvistuksen yhteydessä. Hintarivin voi laittaa seuraavassa muodossa: SR GRPFAY-NETFARE EUR000.00 EXCL YQ/YR AND TAXES Varaukset jonottuvat automaattisesti Finnairin ryhmävarausjärjestelmään, erillistä option:ia tai sähköpostia ei tarvita. Useampia tarjouksia pyydettäessä tulee ottaa yhteyttä ryhmämyyntiimme sähköpostilla. Samalla ryhmällä voi olla ainoastaan yksi voimassa oleva varaus, jossa on vahvistetut paikat Finnairin lennoille. Varaukset ovat matkatoimistokohtaisia. Kilpailutilanteessa Finnair ei voi taata, että tietylle matkatoimistolle vahvistetut lentopaikat voidaan siirtää kilpailun voittaneelle toiselle matkatoimistolle. Ryhmävarauksen hinta merkitään seuraavasti (kun hinta kysytty ryhmämyynnistä etukäteen): SR GRPF AY-NETFARE EUR200.00 EXCL YQ/YR AND TAXES RM NET FARE EUR 200 EXCL YQ/YR AND TAXES HELLONHEL infant -lippu (alle 2-vuotias) on 10 % nettohinnasta. Infantista ei makseta YRmaksua ja muut verot määräytyvät kohdemaan mukaisesti. ryhmävarauksissa ei sovelleta lapsialennusta IT-koodi ja fare basis IT-koodi vuonna 2018 on IT8AY2GR. Fare basis on G-luokassa GGRP ja I-luokassa IGRP. 1
Splitit splitit ovat sallittuja, mutta splitatun varauksen ryhmähinta voi muuttua alkuperäisestä riippuen lentojen paikkatilanteesta minimi ryhmänkoko 8 henkilöä ei saa alittua meno- tai paluulennolla matkan toinen suunta tulee lentää ryhmän mukana poikkeama saa olla enintään 2 viikkoa pääryhmästä yhdensuuntaisessa ryhmävarauksessa splitit eivät ole sallittuja split-maksu on 50 / matkustaja split merkitään OS AY SPLIT FEE EUR50 splitatulle ryhmävaraukselle split-maksu maksetaan EMD:llä eikä sillä ole takaisinmaksuoikeutta EMD:n kirjoittamisen jälkeen. Maksu tulee veloittaa lipunkirjoituksen yhteydessä. ryhmävaraukset, joissa on mukana muita lentoyhtiöitä tai codeshare- lentoja, kts. Kohta Muita lentoyhtiöitä ryhmävarauksessa. Ennakkomaksu Ennakkomaksu on G-luokassa 50 /paikka ja I-luokassa 100 /paikka. Ennakkomaksu maksetaan EMD:llä ja sen numero tulee lisätä OSI -riville: OS AY EMD 1052541652143 GROUP DEPOSIT Maksupäivämäärä ja matkustajamäärä laitetaan: OS AY EMD PAID 25NOV 10 PAX Ryhmän ennakkomaksu maksetaan viimeistään 60 vrk ennen matkan alkua kaikille Finnairin reittilennoille. Kesäkaudella 1.6. 30.9. sekä pääsiäisen aikana ennakko maksetaan viimeistään 90 vrk ennen lähtöpäivää. Mikäli matkan alkuun on 74 60 vrk, ennakkomaksu maksetaan 14 vrk kuluessa varauksen vahvistuksesta Mikäli matkan alkuun on 59 37 vrk, ennakkomaksu maksetaan 7 vrk kuluessa varauksen vahvistuksesta Mikäli matkan alkuun on 36-8 vrk, ennakkomaksu maksetaan 2 vrk kuluessa varauksen vahvistuksesta Mikäli matkan alkuun on 7-0 vrk, lentoliput on kirjoitettava heti samana päivänä Finnairilla on oikeus muuttaa ennakkomaksuna perittävän summan määrää ja aikaistaa maksupäivää tilanteen niin vaatiessa, myös ryhmäpaikkojen vahvistuksen jälkeen. Ennakkoa ei ole mahdollista siirtää toiselle ryhmävaraukselle tai uudelle ajankohdalle. Lipunkirjoituksen jälkeen ennakkomaksu hyvitetään täysimääräisenä vain toteutuneiden matkustajien määrän mukaisesti. Nimet Nimien tulee olla varauksessa viimeistään lipunkirjoitushetkellä. Mikäli ryhmävarauksessa on mukana muiden lentoyhtiöiden operoimia lentoja, on matkatoimiston varauduttava ilmoittamaan nimet vähintään 31 päivää ennen lähtöä tai aikaisemmin, jos toinen lentoyhtiö näin vaatii. 2
Mahdollisten epäsäännöllisyystilanteiden vuoksi varauksessa tulee olla myös ryhmänjohtajan nimi ja hänen yhteystietonsa. Peruutusehdot Koko ryhmän ja yksittäisten matkustajien peruutusehdot kaikkien Finnairin reittilentojen osalta ovat: 30 15 vrk ennen lähtöä: kulut 50 % nettohinnasta ja 50 % YR:stä 14-0 vrk ennen lähtöä: kulut 100 % nettohinnasta ja 100 % YR:stä Peruutuskulut maksetaan EMD:llä, jonka numero syötetään varaukseen OSI- riville ennen varauksen peruutusta. Peruutuskulut veloitetaan, vaikka lentolippuja ei olisi vielä peruutusvaiheessa kirjoitettu. Lipunkirjoitus Lentoliput on kirjoitettava viimeistään 7 vrk ennen lähtöä Finnairin operoimille reittilennoille. Lipunkirjoituksen jälkeen ryhmälippuja ei hyvitetä, vaan ne ovat nonrefundable riippumatta siitä, kuinka paljon on aikaa lähtöpäivään. Tämä koskee myös lisäpalvelujen vuoksi kirjoitettuja ryhmälippuja. No-show tapauksissa ei ole takaisinmaksuoikeutta (ainoastaan lentokenttäveroista voi anoa takaisinmaksua). Mikäli ryhmävarauksessa on mukana muiden lentoyhtiöiden operoimia lentoja, matkatoimiston tulee seurata toisen yhtiön lähettämiä viestejä ja varautua kirjoittamaan liput aikaisemmin sen mukaisesti kun toinen lentoyhtiö vaatii. Turistiluokassa lippuun tulee merkitä matkatavaramääräksi 1PC. Poikkeuksena on Japani, jonne matkustettaessa matkatavaramäärä on turistiluokassa 2PC. Muutokset Nimenmuutokset ennen lippujen kirjoittamista: Nimenmuutokset ovat sallittuja kuluitta lipunkirjoitukseen saakka ainoastaan Finnairin operoimilla lennoilla. Muutokset lippujen kirjoittamisen jälkeen: Nimien tai lennonmuutoksesta Finnairin operoimilla lennoilla lipunkirjoituksen jälkeen veloitetaan 75 ja nimenkorjauksesta 30 per matkustaja. Vanha lippu hyvitetään täysimääräisenä, nimi muutetaan ja uusi lippu kirjoitetaan samalla hinnalla. Muutoskulut peritään tekemällä EMD. Jos matkustaja vaihtuu, maksulliset lisäpalvelut kuten esimerkiksi istuinpaikka ja lisämatkatavara eivät ole enää voimassa, eikä niistä kirjoitettua EMD:tä hyvitetä. Mikäli ryhmävarauksessa on mukana muiden lentoyhtiöiden operoimia lentoja, emme voi taata, että lentojen muutokset tai nimien muutokset/korjaukset ennen tai lipunkirjoituksen jälkeen ovat mahdollisia. 3
Lennonmuutokset lipunkirjoituksen jälkeen, mutta ennen lähtöpäivää aiheuttavat ryhmähinnan uudelleenarvioinnin, joka on riippuvainen lentojen paikkatilanteesta. Muutoksesta aiheutuu lisäksi split- ja/tai muutosmaksu, jotka maksetaan EMD:llä. Mikäli yksittäinen matkustaja haluaa vaihtaa menopaluu-varauksen yhdensuuntaiseksi 14 0 vrk ennen lähtöä, peritään lipusta joka tapauksessa edestakaisen lipun hinta (nettohinta ja YR). Matkan alkamisen jälkeen muutokset ryhmävarauksessa eivät ole sallittuja. Tarkemmat EMD:n tekemiseen liittyvät ohjeistukset löytyvät Finnair Easysta. Ylisuuret matkatavarat ja erikoismatkatavarat Ryhmämatkustajalla saa veloituksetta olla yksi ruumassa kuljetettava matkalaukku, joka saa painaa korkeintaan 23 kg ja jonka ulkomittojen summa on enintään 158 cm. Yhdeksi matkalaukuksi voidaan laskea myös erikoismatkatavara, jonka paino on enintään 23 kg ja pituus enintään 1,5 m. Ryhmän matkatavaroiden ylipainosta ja erikoismatkatavaroista tulee ilmoittaa ryhmämyynnille jo heti hintapyynnön yhteydessä. Yksityiskohtaiset tiedot tulee lisätä varaukseen mahdollisimman pian varauksen teon jälkeen SR SPEQ- tai SR XBAGtietona sisältäen myös tavaroiden mitat ja painot. Liittymälennot Jos matkustaja tarvitsee kotimaan liittymälennon, splitataan hänet päävarauksesta (tämä on nk. tekninen splitti, joka on maksuton). Liittymälennot varataan G-luokkaan. Liittymälennon ja ulkomaanlennon välinen vaihtoaika ei saa ylittää 24 tuntia. Hintarivi tulee päivittää vastaamaan uutta reititystä ja hintaa. Jos lippu on jo kirjoitettu ja sen jälkeen halutaan lisätä tai poistaa liittymälennot, muutoksesta peritään muutosmaksu 50 per matkustaja. Muita lentoyhtiöitä ryhmävarauksessa - Ryhmän minimikoko on 10 henkilöä kun ryhmävarauksella on codeshare-lento tai muita lentoyhtiöitä. - Kun reitityksessä on Finnairin lisäksi muita lentoyhtiöitä, hinta tulee ennen varauksen tekemistä kysyä ryhmämyynnistä sähköpostilla. Vastauksessa kerromme hinnan lisäksi ryhmän varausluokan. - Splitit eivät ole mahdollisia, paitsi jos tarvitaan tekninen splitti liittymälentoja varten. Liittymälennot eivät aina ole mahdollisia, vaan tämä riippuu sopimuksesta toisen lentoyhtiön kanssa. - Nimet tulee ilmoittaa vähintään 31 päivää ennen lähtöä tai aikaisemmin, jos toinen lentoyhtiö näin vaatii. - Matkatoimiston tulee seurata toisen lentoyhtiön lähettämiä viestejä sekä varautua kirjoittamaan liput aikaisemmin sen mukaisesti kun toinen lentoyhtiö vaatii. 4
- Finnair ei voi taata, että lentojen muutokset tai nimien muutokset/korjaukset ennen tai lipunkirjoituksen jälkeen ovat mahdollisia. Finnair ei voi vaikuttaa muiden lentoyhtiöiden vahvistusprosessiin, ei myöskään siinä tapauksessa jos toinen lentoyhtiö on peruuttanut omat lentonsa. - Tarjottu hinta perustuu annettuun hintaluokkaan, jonka ilmoitamme. Mikäli toinen lentoyhtiö on vahvistanut lentonsa muuhun kuin antamaamme sopimusluokkaan, matkatoimiston tulee ottaa ryhmämyyntiin välittömästi yhteyttä. Finnair pidättää oikeuden perua varauksen, mikäli matkatoimisto ei ole toiminut tämän mukaisesti. - Mikäli toinen lentoyhtiö on vahvistanut lentonsa korkeampaan hintaluokkaan, johon Finnairilla on myös ryhmäsopimus, pidätämme oikeuden korottaa ryhmähintaa. - Matkatoimiston ei ole sallittua lisätä muiden lentoyhtiöiden lentoja varaukselle ilmoittamatta siitä ensin ryhmämyyntiin. Istuinpaikat Etukäteen varattavat istuinpaikat ovat maksullisia. Istuinpaikan hinta määräytyy lipunkirjoituspäivän mukaan. 2-11-vuotiaat lapset saavat 50 % alennuksen etukäteen varatuista istuinpaikoista. Matkatoimisto voi varata istuinpaikat koska tahansa, kun vahvistetussa PNR:ssä on nimet. Maksullisten istuinpaikkojen hinta veloitetaan EMD:llä. EMD tulee kirjoittaa viimeistään 7 päivää ennen lähtöä ja se vaatii e-lipun. Tarkemmat EMD:n tekemiseen liittyvät ohjeistukset löytyvät Finnair Easysta. Huomioitavaa on, että kirjoituksen jälkeen EMD:t eivätkä ryhmäliput ole enää takaisinmaksukelpoisia. Istuinpaikkoja ei ole mahdollista varata ryhmille Finnairin verkkosivuilta. Matkustusasiakirjat Matkatoimiston tulee huolehtia siitä, että matkustusasiakirjatiedot on syötetty varauksiin niihin kohteisiin, joihin ne vaaditaan. Lähtöselvitys Ryhmän jäsenet voivat itse tehdä lähtöselvityksen etukäteen netissä käyttäen varauskoodia tai lipunnumeroa, nettilinkki www.finnair.fi > Lähtöselvitys. Laukut viedään lentoasemalla baggage drop:iin. Helsinki-Vantaa lentoasemalla on mahdollista tilata etukäteen maksuton ryhmälähtöselvitys erikoismatkatavaran kanssa matkustaville ryhmille (esim. urheilujoukkueet ja orkesterit). Muille ryhmille palvelu on maksullinen. Ryhmälähtöselvityksen tilausohjeet löytyvät Finnair Easysta. Finnair Oyj Suomen ryhmämyynti HEL-RG/601, 01053 FINNAIR groups@finnair.fi, www.finnair.com Tel. +358 9 818 8950 5
Rules for Finnair group sales in Finland Updated 01.1.2018 Minimum group size The minimum group size is 8 passengers both in economy and business cabins, either roundtrip or one way. When codeshare flights or other airlines are included in the group reservation, minimum group size is 10 passengers. Group fare Finnair group fares are given as net excluding YQ/YR and taxes. YR levels are based on Y-class in economy and I-class level in business, but the final YR as well as the other taxes are determined at the time of ticketing. Group fare will be requested from Finnair Group Sales either by email: groups@finnair.fi or by phone: Tel. +358 9 818 8950 (Mon - Fri 9-10.30). Please note you can also create a group booking in the reservation system by using 000- group fare element to speed up the handling process. Finnair Group Sales will update the actual fare upon confirmation. Kindly use the correct SR fare element: SR GRPFAY-NETFARE EUR000.00 EXCL YQ/YR AND TAXES All bookings are queued automatically to Finnair group handling system so there is no need to send an option or email asking for confirmation. The group can only have one booking with confirmed seats in the reservation system and that booking is travel agency related. In case of competition between travel agencies Finnair cannot guarantee that the seats between confirmed and waitlisted PNRs can be transferred to the travel agency which has won the competition. The group fare is entered as follows (when the fare is requested from Group Sales before creating a PNR): SR GRPF AY-NETFARE EUR200.00 EXCL YQ/YR AND TAXES RM NET FARE EUR 200 EXCL YQ/YR AND TAXES HELLONHEL Infant ticket (under 2 years old) is based on 10 % of net fare, no YR fee to be charged. Other taxes are determined according to country of destination. No child discount allowed in group bookings. IT code and fare basis IT code year 2018 is IT8AY2GR. Fare basis in G class is GGRP and in I class IGRP. 6
Splits splits are allowed but the original group fare might be increased for the split PNR when limited availability minimum group size of 8 persons must remain intact on outbound or inbound flight journey must be completed together with the main group on one direction deviation may be maximum of 2 weeks from the main group splits are not permitted for groups on one way journeys split fee is 50 per passenger split fee must be entered in the reservation: OS AY SPLIT FEE EUR50 on split PNR split fee is charged with EMD at the time of ticketing. After issuance EMD is nonrefundable. splits regarding other airlines or codeshare flights, please see Group bookings involving other airlines Deposit The amount of deposit is 50 /seat in G class and 100 /seat in I class and it is payable with EMD. The EMD number must be entered in the reservation: OS AY EMD 1052541652143 GROUP DEPOSIT Please add the date of payment and number of passengers: OS AY EMD PAID 25NOV 10 PAX Deposit on all scheduled Finnair flights must be paid latest 60 days prior to departure. During the summer period 1.6. - 30.9. and at Easter deposit must be paid latest 90 days prior to departure. When 74-60 days prior to departure deposit must be paid within 14 days after confirmation When 59-37 days prior to departure deposit must be paid within 7 days after confirmation When 36-8 days prior to departure deposit must be paid within 2 days after confirmation When 7-0 days prior to departure no deposit required but the tickets must be issued immediately Finnair reserves the right to change the amount of deposit and to set an earlier date for deposit payment if necessary, also in case when the seats have been confirmed at earlier stage. After ticketing the deposit can be fully refunded only on materialised passengers. Deposit cannot be transferred, postponed or forwarded to another group departure. Names Names on Finnair operated flights are required latest upon ticket issuance. In case other airlines are involved names must be inserted latest 31 days prior to departure or according to other airline request. In case of any irregularities, it is advised to insert the name and contact details of the group leader in the group PNR. 7
Cancellation policy Cancellation policy for the whole group and the individual passenger cancelling in the group on all Finnair operated flights: 30-15 days prior to departure: 50 % of net fare and 50 % of YR 14-0 days prior to departure: 100 % of net fare and 100 % of YR Cancellation fee is paid by EMD and the number must be entered in OSI element of the PNR before cancellation. The cancellation fee applies even though the tickets have not been issued yet. Ticketing Group tickets on Finnair operated flights must be issue latest 7 days prior to departure. Once issued, group tickets are non-refundable regardless of the time to departure, this also applies for ticketing when ancillary services have been booked. In case of no-show tickets are also non-refundable. In case other airlines are involved tickets may need to be issued earlier according to other airline request. Baggage allowance 1PC in economy class must be inserted in the group ticket, except for travelling to Japan baggage allowance in economy is 2PC. Changes Name changes before ticketing: Name changes on Finnair operated flights are permitted free of charge until ticketing. In case other airlines are involved in the group booking Finnair cannot guarantee that name changes or corrections are accepted by the other carrier. After ticketing: The name change and flight change fee on Finnair operated flights is 75 per passenger and the name correction fee is 30 per passenger. The original ticket can be fully refunded, name will be changed or corrected and a new ticket will be issued at the original fare. The change fee must be collected by EMD. In case of name change please note that pre-paid ancillary services booked for the original passenger are no longer valid for the new passenger. Furthermore, the EMDs issued for the ancillary services are non-refundable. In case other airlines are involved Finnair cannot guarantee that flight changes, nor name changes/corrections are accepted by the other carrier before or after ticketing. Flight changes after ticketing but before departure are based on availability and will cause a new fare evaluation. Change fee 75 and/or split fee passenger must also be collected when flight change takes place. 8
If a group member wishes to change round trip into one way journey when 14-0 days prior to departure, the group fare will remain unchanged. No changes are permitted when journey has commenced. You will find instructions how to issue EMD on Finnair Easy website. Excess and special baggage The allowance of checked baggage per passenger travelling in a group is one piece of baggage with the maximum weight of 23 kg and the maximum external dimensions of 158 cm. One piece of special baggage may also be considered as allowed, providing that the maximum weight is 23 kg and maximum length is 1.5 meters. Information regarding the excess or special baggage must be informed at the time of group fare request. Detailed information (such as SR SPEQ or SR XBAG with dimensions and weight) should be inserted in the group PNR as soon as possible after a PNR has been created. Connecting flights If a group member needs connecting flights in Finland, the passenger must be splitted from the main PNR (this is called a technical split, no fee applies). The feeder flight will be booked in G class. The connecting time between the domestic and the international flight may not exceed 24 hours. The fare element must be updated in correspondence with the new fare including the feeder flights. When feeder flights are added or cancelled after ticketing a change fee of 50 must be collected. Group bookings involving other airlines - When codeshare flights or other airlines are included in the group reservation, the minimum group size is 10 passengers. - When the itinerary involves other airlines group fare must be requested from Finnair Group Sales by email. Booking can be created once group fare and relevant booking class has been informed. - Splits are not allowed unless a technical split is needed for feeder flights. Feeder flights in this case are not always possible, depending on the agreement with the other airline. - Names are to be inserted latest 31 days prior to departure or according to other airline request. - Travel agency has to follow carefully instructions set in the PNR by the other airline and has to be prepared to issue tickets earlier according to other airline's request. 9
- Finnair cannot guarantee that flight changes, nor name changes/corrections are accepted by the other carrier before or after ticketing. Finnair cannot influence on other airline's confirmations, nor on cancellations. - Offered group fare is based on agreed booking class. In case other carrier's confirmation is based on other booking class than agreed, travel agency must contact Finnair Group Sales immediately. Finnair reserves the right to cancel the group booking in case travel agency fails to act accordingly. - Finnair reserves the right to increase the group fare in case the other carrier has confirmed their flights in a higher booking class level. - Travel agency is not allowed to add flights in the group PNR including other airlines without contacting Finnair Group Sales. Pre-seating Pre-seating for groups is chargeable. The advanced seat reservation fee will be determined at the time of ticketing. Child (2-11 years) discount of 50 % applies to all ASR seats. Travel agency can book seats at any time after PNR creation with passenger names. ASR seats are charged by EMD. EMD needs to be issued latest 7 days prior departure and it requires e-ticket. Further instructions can be found on Finnair Easy website. After issuance both the EMDs and tickets are non-refundable. It is not possible to reserve seats for groups on Finnair website. Travel documents Travel agency must enter the mandatory travel document information in the group PNRs. Check-in The group members can check-in online by using the booking reference or the ticket number at www.finnair.com > Check-in. The luggage must be taken to the baggage drop at the airport. At Helsinki-Vantaa airport groups travelling with special baggage (e.g. sport teams, orchestras) are recommended to book group check-in free of charge. For other groups, this service is chargeable. Information for group check-in can be found on Finnair Easy website. Finnair Plc Group Sales Finland Mailing address: HEL-RG/601, 01053 FINNAIR, Finland groups@finnair.fi, www.finnair.com Tel. +358 9 818 8950 10