6AIKA - AVOIMET JA ÄLYKKÄÄT PALVELUT- STRATEGIA KUUTOSKAUPUNGIT Espoo, Helsinki, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa Muistio Ohjausryhmän kokous 9/2014 Aika: 03.12.2014, 11.30-14.00 Paikka: Vuorikivi - kokoustila, Omnian Kirkkokadun toimipiste, Kirkkokatu 16 A, Espoo Osallistujat Jukka Järvinen, Tampereen kaupunki (poistui klo 12:30) Teuvo Savikko, Espoon kaupunki Päivi Sutinen, Espoon kaupunki Seppo Haataja, Tredea Oy Anna- Mari Sopenlehto, Turun kaupunki Aino Ukkola, Turun kaupunki (estynyt) Marko Puhtila, Turku Science Park Oy Kimmo Viljamaa, Vantaan kaupunki Mirka Järnefelt, Vantaan Innovaatioinstituutti Oy Outi Rouru, Oulun kaupunki (puheenjohtaja) Juha Sirviö, Oulun kaupunki (estynyt) Heikki Huhmo, Oulun kaupunki (estynyt) Santtu Von Bruun, Helsingin kaupunki (estynyt) Kimmo Heinonen, Helsingin kaupunki Olli Voutilainen, TEM Mari Kuparinen, Uudenmaan liitto (poistui klo 12:30) Jarmo Eskelinen, Forum Virium Helsinki (estynyt) Sari Luostarinen, 6Aika- strategiatoimisto (esittelijä) Ville Meloni, 6Aika- strategiatoimisto (esittelijä) Minna Torppa, 6Aika- strategiatoimisto (esittelijä) Minna Sikiö, 6Aika- strategiatoimisto (sihteeri)
1. Kokouksen avaus ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Varapuheenjohtaja Outi Rouru avasi kokouksen klo 12.03. Hän toimi kokouksen puheenjohtajana, koska Jukka Järvinen joutui lähtemään toiseen tilaisuuteen kesken kokouksen. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja, jossa ei ollut huomauttamista. 2. Pilottihaun teemat ja aikataulut Sari Luostarinen kertoi hankehaun määrittelyn yleisperiaatteista ja aikataulutavoitteesta. Mari Kuparinen huomautti, että hakijan oppaan sekä infotilaisuuksien järjestämiseen tarvitaan noin kuukausi aikaa ennen virallisen haun avaamista, joten aikataulu on tiukka. Jukka Järvinen totesi, että tammikuussa haku olisi hyvä saada auki, ja ohjausryhmän tämän päivän ehdotuksen pohjalta johtoryhmä voisi vielä tehdä päätöksiä 10.12. kokouksessaan. Keskusteltiin tulevan haun yhteydessä järjestettävistä infotilaisuuksista. Päivi Sutinen tiedusteli, minkälaisia toimenpiteitä järjestettävät infotilaisuudet edellyttävät kaupungeilta. Sari Luostarinen kertoi, että edellisellä hakukierroksella järjestetyissä, rahoittajan virallisissa infotilaisuuksissa kerrottiin yleisesti 6Aika- strategiasta ja lisäksi kaupungit kertoivat, mitkä ovat heidän kaupunkikohtaiset painotuksensa eri painopistealueilla. Eri kaupungeissa järjestetyt tilaisuudet olivat keskenään samanlaiset. Keskusteltiin ESR- haun avaamisen aikataulusta. Mari Kuparinen ehdotti, että sen sijaan, että ESR- haun avauksesta järjestettäisiin oma infotilaisuus, voisi siitä kertoa jo jotain EAKR- hakuinfojen yhteydessä tammikuussa (Hämeen ELY- keskuksesta henkilö paikalle). Tällöin loput tiedot voitaisiin julkaista vain netissä eikä ESR- hakua varten tarvitsisi järjestää erillisiä infotilaisuuksia. Sovittiin, että tavoitteena on saada ensimmäinen pilottihaku auki tammikuussa ja, että EAKR- haun infotilaisuudessa tiedotetaan lyhyesti myös myöhemmin keväällä järjestettävästä avoimen osallisuuden pilottien ESR- hausta. Outi Rouru tiedusteli Olli Voutilaiselta Pohjois- Pohjanmaan maakuntaliiton ESR- budjetista ja sen vaikutuksesta pidempiin yhteishankkeisiin muiden kaupunkien kanssa. Olli Voutilainen totesi budjetin pysyneen samana ensi vuodelle, mutta totesi, että liiton tulee ymmärtää, että budjetin allokointi ei ole kertaluontoinen satsaus. Keskusteltiin tammikuussa avattavan pilottihaun kriteereistä. Sari Luostarinen kysyi rahoittajalta, onko horisontaalisten kriteerien painoarvon mahdollista olla alle 5% per kriteeri. Mari Kuparinen vastasi, että tämä on tarvittaessa mahdollista ja että tärkeintä on, että hakijat tietävät etukäteen, mitkä painotukset ovat. Mari Kuparinen kertoi, että EURA- järjestelmästä johtuen painokriteerien asettaminen muuttuu niin, että sekä 6Aika- kriteerien painoarvot ovat yhteensä 100 % että myös kansallisten kriteerien
painoarvot ovat yhteensä samoin 100%. Mari myös kertoi, että 6Aika- kriteereitä voi olla enemmän kuin kaksi ja erityistavoitteilla 5.1. (avoin data) ja 4.1. (avoimet innovaatioalustat) voi olla erilaiset 6Aika- kriteerit. Keskusteltiin tammikuussa avattavan pilottihaun määrittelystä ja rajaamisesta. Strategiatoimisto oli laatinut kolme erilaista luonnosvaihtoehtoa haun määrittelyyn. Sari Luostarinen painotti, että jos hakua ei rajata tarpeeksi tulee työmäärä hakemusten käsittelyssä olemaan paljon suurempi (tulee huomioida aikatauluissa). Lisäksi, rajattu haku on myös keino karsia täysin väärillä raiteilla olevia hankehakemuksia jo niiden valmisteluvaiheessa. Olli Voutilainen nosti esille sen, että haussa tulisi varmistaa hankehakemusten tiivis kytkös kaupunkien tekemiseen ja, että tämä voisi olla myös yksi haun vaatimuksista. Anna- Mari Sopenlehto kommentoi, että 6Aika- verkkosivuille tuleva hakulomake kysyy tätä ja toimii jo hyvänä karsintamenetelmänä, koska pilotti- ideat syötetään sitä kautta Trelloon. Keskusteltiin osatoteuttajien määrästä luonnosvaihtoehdossa 1 ja sen isoissa hankkeissa. Olli Voutilainen ehdotti, että kaksi osatoteuttajaa kahden eri kuutoskaupungin alueelta riittäisi kolmen sijasta. Tätä kannatettiin. Lisäksi Voutilainen toi esille ehdotetun syksyn 2015 hakuun jäävän budjetin määrän (1,4 Meur), joka vaikuttaa pieneltä. Sari Luostarinen huomautti, että syksyn haussa on ollut ajatuksena mahdollisesti hyödyntää lump sum mallia, jolloin yksittäisten hankkeiden budjetit pysyvät pieninä ja hankkeiden hallinnointi myös helpottuu. Sovittiin, että strategiatoimiston esittämistä luonnosvaihtoehdoista vaihtoehto 1 (kategoriat isot ja pienet hankkeet) on paras ja että vaihtoehdossa esiteltyihin isoihin hankkeisiin riittää minimissään kaksi osatoteuttajaa. Lopullinen ohjausryhmän päätösesitys hankehaun määrittelystä, kriteereistä ja aikataulusta tehdään ma 8.12. järjestettävässä sähköpostikokouksessa. Strategiatoimisto lähettää ohjausryhmän jäsenille kokouksessa tarvittavan materiaalin ja muun ohjeistuksen. Keskusteltiin mekanismista, jolla voitaisiin varmistaa ja seurata rahoituksen jakautumista tasaisesti eri kaupungeille kärkihankkeiden ja pilottien välillä. Pohjautuen kokousta edeltäviin keskusteluihin Jukka Järvisen kanssa, Sari Luostarinen ehdotti, että rahan jakautumista kaupunkialueille (kaupunki ja muut toimijat) seurattaisiin reaaliaikaisesti ja puolivuosittain järjestettäisiin johtoryhmän ja ohjausryhmän yhteinen kokous, jossa linjattaisiin täytyykö budjettia tasata jotenkin ja miten jatkossa edetään. Ehdotusta kannatettiin ja sovittiin, että ehdotus lisätään johtoryhmän kokouksen 10.12. esityslistalle. 3. Tilannekatsaus kärkihankevalmisteluihin Outi Rouru esitteli avointen innovaatioalustojen kärkihankevalmistelun tilannekatsauksen. Helsingissä 27.11. järjestetyn osatoteuttajien yhteisen työpajan
tulos oli kirjava ja kaikki sen tuotokset on lisätty kärkihankehakemustekstiin. Rahoittaja on edelleen painottanut, että kaikkia hakemuksen tekstejä tulee tiivistää olennaiseen. Rahoittaja lukee hakemusta tarkemmin 8.12. alkaen ja antaa kommenttinsa tämän jälkeen (12.12. mennessä). Kaikki muutokset osatoteuttajalomakkeisiin tulisi siis tehdä maanantaihin 8.12. mennessä. Kimmo Heinonen huomautti, että kaikkien osatoteuttajien olisi viimeistään tässä vaiheessa hyvä myös lukea muiden kirjoittamat osiot läpi, jolloin yhteisen tekemisen aukikirjoittaminen myös helpottuu. Seppo Haataja kertoi avoimen datan kärkihankehakemuksen tilanteen. Hakemus on jätetty rahoittajalle uudelleen tarkastettavaksi ja rahoituspäätöstä odotetaan saapuvaksi 15.12. Haataja esitti TEM:ille kommentin hakemuksen muokkaamisprosessista Uudenmaan liiton kanssa. Prosessi on ollut todella pitkä ja haastava eikä ole eronnut millään lailla normaalista EAKR- menettelystä. Olli Voutilainen totesi, että koska kyse on usean miljoonan euron hankkeesta on tärkeää tehdä kaikki perusteellisesti ja tarkasti. Anna- Mari Sopenlehto kertoi avoimen osallisuuden kärkihankevalmistelun kuulumisia. Kaupunkikierrokset on saatu päätökseen ja ne tuottivat hankkeen valmisteluun hyvää pohjatekstiä. Tällä hetkellä hankevalmistelun työpajat jatkuvat (seuraavaksi ti 9.12. Turussa) ja osatoteuttajille on annettu tiukka aikataulu tekstin tuottamisen suhteen. Vasta Turun työpajassa osatoteuttajille annetaan osatoteuttajalomakkeet täydennettäväksi, koska ensin on haluttu keskittyä yhteisen tekemisen määrittelyyn. Hankkeen kärkenä ja johtavana linjana ovat monikanavaiset kuntapalvelut, joista lähdetään miettimään esimerkiksi sähköistä asiakkuutta. Tarkoituksena on lähestyä asiaa asiakas ja palvelut edellä, joka vaatii myös sopeutumista kaupunkikoneistolta. Osallisuus koetaan kärkihankkeessa työkaluna prosessien ja toimintamallien muuttamiseen. Keskusteltiin strategian toteuttajatahojen ja kohderyhmien välisestä sisäisestä jännitteestä. Sari Luostarinen huomautti, että rakennerahasto- ohjelma painottaa kasvua ja työtä ja kohdistuu yrityksiin. Kuitenkin TEM on päättänyt, että Suomen kuusi suurinta kaupunkia lähtee toteuttamaan 6Aika- strategiaa. Haasteena on siis jännitteen hyödyntäminen ja yhteensovittaminen kaupunkien toimintojen ja strategian hankkeiden tavoitteiden välillä (esim. montako uutta yritystä on syntynyt). Päivi Sutinen kommentoi, että myös johtoryhmän ja ohjausryhmän roolien välillä on ristiriita, koska johtoryhmässä istuu elinkeinojohtajia, joiden tehtävänä ei ole keskittyä kaupunkiorganisaation toimintamallien systeemin muuttamiseen, joka taas kaupungeilla voi olla tavoitteena kärkihankkeissa. Sari Luostarinen painotti, että asiasta on hyvä keskustella kaupunkitasolla, jotta johtoryhmän ja ohjausryhmän jäsenten ymmärrys omasta roolista kirkastuu ja päästään yhteiseen käsitykseen siitä, miten 6Aika- strategiaa voi parhaiten hyödyntää kaupungeissa. Olli Voutilainen myös kommentoi, että ymmärrystä yhteisistä sisällöistä ja käsitteistä on hyvä työstää muuallakin kuin esimerkiksi johtoryhmän kokouksissa, kuten nyt esimerkiksi ollaankin tekemässä 10.12. strategiatyöpajassa.
4. Esteellisyys - selvitykset Sari Luostarinen esitteli TEM:in lakimiehen hahmotelman strategian esteellisyyslinjaukseen. Edellytyksenä hankkeiden rahoitukselle on johtoryhmän esitys rahoituksesta ja johtoryhmän tulee tarkastella hankkeita objektiivisesti ja läpinäkyvästi. Johtoryhmässä hankkeista päättävän kaupungin viranhaltijan tulisi pidättäytyä hankkeiden muodollisesta valmistelusta (ei allekirjoittajana rahoitusta hakevan hankkeen yhteistyösopimuksessa tai päättämässä kaupungin sitoutumisesta rahoitusta hakevaan hankkeeseen). Hankkeiden pisteytykseen osallistuva ohjausryhmän jäsen ei voi osallistua johtoryhmän varajäsenenä johtoryhmässä pisteytyksen perusteella tehtävään päätöksentekoon. Hankkeiden valmistelijat eivät myöskään voi osallistua hankkeiden pisteytykseen kaupungeissa. Lisäksi esim. ohjausryhmän jäsen, joka on valmistellut kärkihanketta jäävää itsensä ohjausryhmän pisteytyskokouksesta, jossa hanketta arvioidaan. Olli Voutilainen huomautti, että on samaa mieltä linjauksen kanssa, mutta sen viimeinen kohta on jo hieman ylivarovainen. Johtoryhmän tulee ehdottomasti olla objektiivinen, mutta ohjausryhmän kanssa voisi olla joustavampi. Päivi Sutinen painotti, että esittäjän vastuu on yhtä kova kuin päättäjän vastuu, mistä syystä heillä hankkeiden arvioijat ovat erillisiä valmistelijoista ja koordinaatiosta. Marko Puhtila kysyi, tarkoitetaanko hankkeen valmistelulla myös henkilöä, joka on hankkeessa yhteyshenkilönä. Sari Luostarinen vastasi, että tämä viittaa myös hankkeen valmisteluun ja piloteissa esteellisyyskysymykset tulevat olemaan jopa vielä merkittävämpiä kuin kärkihankkeiden kanssa, koska pilottihaussa eri hankehakemukset ovat keskenään kilpailuasetelmassa rahoituksesta. 5. Strategiatyöpajaan 10.12 valmistautuminen Minna Torppa esitteli suunnitelman 10.12. strategiatyöpajan ohjelmasta. Kaupungeille lähetettyjä ennakkotehtäviä käytetään hyödyksi työpajan valmistelussa sekä työpajan aikana. Työpajan tarkoituksena on strategian ja yhteisen tekemisen kirkastaminen sekä vision miettiminen eli mikä on muuttunut, kun strategia päättyy ja miten tähän on päästy. Työpajaan kuuluu ryhmätyöskentely, jossa kierretään rastilta toiselle ratkoen tähän mennessä strategiatyössä kohdattuja haasteita. Päivi Sutinen kysyi, kuinka yhteisestä tekemisestä voidaan saada aidosti yhteistä, kun tekeminen on aina paikallista. Olli Voutilainen kommentoi, että alussa kuuden kaupungin yhdessä tekeminen voi olla vaikeaa, mutta ambitiotason pitäisi olla yhteiskehittämisessä. Vaikka tekeminen on paikallista niin jatkuvasti hyödytään siitä, että asioita kehitetään yhdessä muiden kanssa, joita voi konsultoida säännöllisesti
matkan varrella. Seppo Haataja muistutti, että kuuden kaupungin tehdessä yhteistyötä ei kaikkien tarvitse tehdä kaikkia juttuja ja voidaan hyödyntää toisten kokemuksia. Olli Voutilainen esitti toiveen, että työpajassa tuotaisiin esille kaupunkien omat strategiset lähtökohdat ja intressit 6Aika:an, mikä helpottaisi yhteistyötä ja vähentäisi spekulaatioita, kun kaikki ovat tietoisia toisten tavoitteista. Minna Torppa kommentoi, että muun muassa näihin asioihin kaupungeilta on pyydetty vastauksia heille lähetetyissä työpajan ennakkotehtävissä. 6. Viestinnän tilannekatsaus Ville Meloni esitteli 6Aika- viestinnän tilannekatsauksen ohjausryhmälle. Viestinnän tämän hetkinen fokus on verkkosivujen uudistuksessa, jota tekemään on valittu Rocky Advertising + W3 Group. Tarkoituksena on saada sivuston ilme ja käytettävyys uudelle tasolle ja lisätä uusia toiminnallisuuksia. Joulukuun aikana on tavoitteena saada konsepti ja sivujen graafinen ilme lyötyä lukkoon, jonka jälkeen ohjausryhmältä pyydetään kommentteja uudesta sivustosta. Uusi sivusto olisi tarkoitus lanseerata helmikuun alussa, minkä jälkeen sitä voidaan edelleen täydentää. Sivustolle tulee myös kaupunkiblogaus- osio painopistekohtaisilla teemoilla. 6Aika- power point pohjien toiminnallisuutta on parannettu poistamalla Open Sans fontti, joka on korjattu Calibrilla. Päivi Sutinen toivoi, että jatkossa saataisiin sellaiset 6Aika- power point pohjat, joissa näkyy myös kaupungin logo, jolloin asioita esitellessä ei suljeta toista pois. Outi Rouru ehdotti, että tämä voisi olla myös joku tietty elementti 6Aika- power point pohjasta, jonka voisi istuttaa kaupungin omaan pohjaan. Ville Meloni lupasi viedä toiveen eteenpäin 6Aika- viestinnästä vastaaville. Olli Voutilainen muistutti vielä, että koska 6Aika- ja INKA- tekemisen raja saattaa olla tapauskohtaisesti hyvin ohut, on kummankin graafiset elementit oltava tällöin näkyvillä samaan aikaan. Keskusteltiin 6Aika- dokumenttien arkistoinnista. Ville Meloni kertoi, että Dropbox ja etenkin kansio Kuutosten ITI- strategian valmistelu on ollut käytössä ongelmallinen ja tähän etsitään ratkaisua. Outi Rouru kysyi, onko Google Docs todella paras tapa ison konsortion asiakirjanhallintaan. Ville Meloni vastasi, että yhteiseen työstämiseen ja jakamiseen Google Docs on paras väline, mutta ei asiakirjahallintaan, jota täytyy edelleen kehittää. 7. Muut asiat Sari Luostarinen ilmoitti, että ohjausryhmään on kutsuttu uusi asiantuntijajäsen liikenne- ja viestintäministeriöstä, Marko Forsblom. Olli Voutilainen kertoi, että Forsblomin osaaminen liittyy avoimen datan kokonaisuuteen, mm. älyliikenteen liikennekuvausasioihin ja hän on mukana ainakin sellaisissa kokouksissa, joissa keskustellaan sisällöistä. Päivi Sutinen kysyi, millä logiikalla uusia jäseniä kutsutaan ohjausryhmään. Sari Luostarinen muistutti, että ohjausryhmän jäsenet on kirjattu
strategiatoimistohankehakemukseen alusta asti. Olli Voutilainen lisäsi, että jäsen liikenne- ja viestintäministeriöstä liittyy TEM:in johdon toiveeseen, että 6Aika olisi kaupunkien omassa päätösvallassa olevan tekemisen lisäksi laajemmalti lisäarvoa tuottavaa. Seuraavat kokoukset järjestetään 9.1.2015 klo 9, Oulu 6.2.2015 klo 11, Turku Sovittiin, että strategiatoimisto laittaa vielä joulukuussa ehdotukset seuraavista kokouksista ja kokouspaikkakunnista. Kokous päättyi 14.15.