Hallituksen kokous 10/2017 Pöytäkirja Aika: 18.10.2017, klo 20.00 Paikka: Skype-puhelinkokous Kokoukset 2017 6/2017 7/2017 8/2017 9/2017 10/2017 Mäkiaho Timo, pj x x x x x Ahonen Jukka-Pekka, vpj x x x x x Ahlfors Heidi - - x - x* Härkönen Janne x - x x - Ignatius Tanja x x - x x Kaivola Teemu x x x x x Konttaniemi Niina x x x x x Lehto Kaisa - - - - - Puurunen Vuokko x x x - x Ruokolainen Kauko x x x x x Salminen Kaisu x - - - x Ylitalo Annaleena - x - x - Läsnä yht. 8/12 8/12 8/12 8/12 8/12 *) osallistui 20:37 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Timo Mäkiaho avasi kokouksen klo 20.16. 2 Kokouksen järjestäytyminen Kokouksen sihteeriksi valittiin Niina Konttaniemi. Pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Teemu Kaivola ja Vuokko Puurunen. 3 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Paikalla 8/12 hallituksen jäsenestä. Suomen Valjakkourheilijoiden Liitto ry Rovaniemi Puh. 040 539 0372 toimisto@vul.fi, www.vul.fi
4 Edellisen kokouksen pöytäkirja Todettiin että pöytäkirja 9/2017 on allekirjoituskierroksella. 5 Toimikunnat Esitys: Käydään läpi toimikuntien kuulumiset. Kurinpitotoimikunta: Ei ole meneillään mitään mainittavaa. Eläinten hyvinvointi: Ei ole meneillään mitään mainittavaa. Antidopingtoiminta: Aija Mäkiaho on osallistunut WADA:n koulutukseen. Yhteistyökumppanit: Sponsorineuvotteluja on meneillään. Talous: Valtion tuen toinen maksuerä on tullut syyskuussa. Viestintä: Viestintäkyselyn tulokset on saatu. Tulosten julkaisemista mediassa on pyritty edelleen lisäämään. PR-toiminta: Ei ole meneillään mitään mainittavaa. Tuomaritoiminta: Aktiivinen tuomaritoiminta on saanut kiitosta kansainvälisesti. Kilpailu- ja huippu-urheilu: Maajoukkueen kasaaminen ja Puolan MM-kilpailumatkan suunnitteleminen. Aikuis- ja harrasteliikunta: Ei ole meneillään mitään mainittavaa. Lasten- ja nuorten liikunta: Junioriurheilijat keräävät rahaa omaan MMkilpailumatkaansa. 6 Puolan MM-kilpailut Esitys: Päätetään Puolan MM-kilpailujen maajoukkueen kokoonpano. Päätetään avustukset maajoukkueurheilijoille Puolan MM-kilpailuihin. Päätetään seedingjärjestys Puolan MM-kilpailuihin. Kilpailutoimikunnan esitys liitteenä (liite 1). Päätösesitys: Hyväksytään maajoukkueen kokoonpano liitteen 1 mukaisesti. Kilpailuihin ilmoitetaan Suomesta yksi viestijoukkue. Maajoukkueurheilijoilla täytyy olla allekirjoitettuna maajoukkueurheilijasopimus, joka postitetaan niille urheilijoille joilta se vielä puuttuu. A-maajoukkueelle sekä junioreille maksetaan osallistumismaksu yhteen luokkaan. B-maajoukkue maksaa itse osallistumismaksut. Kilpailujen jälkeen maksetaan stipendejä menestyksen mukaan. Stipendien saajat ja summat päätetään kilpailujen jälkeen. Seedingiin valitut urheilijat on merkitty liitteeseen 1. 7 VUL:n arkiston siirtäminen Esitys: Olympiakomitea on irtisanonut 31.7.2017 päivätyllä sähköpostilla VUL:n varastosopimuksen osoitteessa Radiokatu 20, HKI. Vuokrasopimus päättyy 31.1.2018. Kaisu Salminen noutaa arkistomateriaalin pois varastolta vkolla 42. VUL:lle tulee hankkia uusi arkistopaikka, johon mahtuvat myös VUL:n teltta, kilpailuaidat ja muu tarvittava materiaali. Olympiakomitea on irtisanonut vuokrasopimuksensa osoitteessa Radiokatu 20, Helsinki. Olympiakomitea ei jatka toimitilojen eikä varastotilojen vuokrausta 31.1.2018 jälkeen.
Olympiakomitea irtisanoo tällä ilmoituksella liittonne vuokrasopimuksen varastotilasta päättymään 31.1.2018. Pyydämme teitä tyhjentämään varastotilanne tammikuun loppuun mennessä. Edellisessä kokouksessa päätettyä: Heidi Ahlfors selvittää mahdollista uutta varastopaikkaa ja asiasta tehdään esitys kokoukseen 20.9.2017. Asian käsittelyä siirrettiin 20.9.2017 edelleen seuraavaan kokoukseen. Päätösesitys: Kaisu Salminen on hakenut arkiston pois Helsingin tiloista. Kaisu on myös jatkanut tilavaihtoehtojen selvittämistä. Esitetään että asia päätetään helmikuun tilikokoukseen mennessä ja edelleen uudelle arkistojärjestelylle budjetoidaan rahaa vuoden 2019 toimintasuunnitelmaan. 8 VUL:n toimiston postiosoite muuttuu Esitys: Posti on ilmoittanut poste restante tuotteen lakkaavan yritysten ja yhdistysten käytöstä ja tästä syystä VUL:n on järjestettävä uusi postiosoite. Uuden osoitteen tulisi olla mahdollisimman pitkään sama, koska osoitteenmuutos aiheuttaa merkittävästi työtä ja kustannuksia. Lisäksi saapuva posti on oltava helposti noudettavissa. Esitetään hankittavaksi postilokero VUL:n toimiston saapuvaa postia varten. Postilokeron perustamismaksu 145 ja vuosimaksu 160,20. Päätös: Päätetään hankkia VUL:lle postilokero toimistoon saapuvaa postia varten. Niina Konttaniemi hoitaa sopimuksen Postin kanssa ja osoitteenmuutoksen. 9 IFSS:n VP Development tehtävään valittavan äänestys Esitys: Hello, I m pleased to announce that we have two candidates for VP Development. Please read the attached documents carefully and send back your vote. The last day to vote is October 20th, 2017. Mari Hoe Raitto Darren Scragg Päätösesitys: Suomi äänestään Mari Hoe Raittoa IFSS:n kehitysjohtajan tehtävään.
10 Sähköpostiäänestystuloksen vahvistaminen Esitys: Esitetään hyväksyttäväksi hallituksen sähköpostipäätös SM-hiihtokilpailujen järjestämisestä Kollaa kestää ja koirat juoksee -kilpailuissa. Päätös on tehty 7.10.2017. Sähköpostiäänestyksen tulos Kannatan 11 En kannata - Tyhjää - SM-hiihtokilpailut 2018 päätetään järjestää Kollaa kestää ja koirat jouksee kilpailussa kilpailuhakemuksen mukaisesti. (Liite 2) Päätösesitys: Vahvistetaan sähköpostiäänestyksen tulos. 11 Viestintätutkimuksen tulokset Esitys: Liiton syksyllä järjestämän viestintäkyselyn tulokset on nyt koostettu raporttiin. Raportti löytyy Google Docsista. Päätösesitys: Raportti julkistetaan liiton kotisivuilla. 12 Kotisivujen ja Facebook-sivujen ylläpito-oikeudet Esitys: Tällä hetkellä liiton kotisivujen ja Facebook-sivujen ylläpito on yksin toimiston vastuulla. Viestinnän nopeuttamiseksi ja monipuolistamiseksi ehdotetaan siirryttävän toimintamalliin, jossa ylläpito-oikeuksia ja -velvollisuuksia voidaan jakaa useammalle. Wordpress-julkaisualusta mahdollistaa useiden ylläpitäjien samanaikaisen työskentelyn. Lähtökohtaisesti jokaisella toimikunnalla tulisi olla oikeus julkaista omaa toimintaa koskevia tiedotteita. Mikäli toimikunnan piiristä ei löydy sopivaa osaamista, tapahtuu tiedottaminen toimiston välityksellä. Toimikunnat vastaavat oman vastuualueensa tiedottamisen sisällöstä. Kaiken tiedottamisen tapahtuminen yhden henkilön välityksellä ei ole tehokasta.
Päätösesitys: Esitetään että varapuheenjohtajalle myönnetään ylläpito-oikeudet liiton kotisivuille ja Facebook-sivuille. Varapuheenjohtaja laatii tiedottamista koskevat ohjeet hallituksen hyväksyttäväksi. Ohjeisiin sitoutuville, toimikuntien nimeämille tiedottajille voidaan antaa jatkossa ylläpito-oikeuksia. 13 Muut esille tulevat asiat Ei muita esille tulevia asioita. 14 Seuraavat kokoukset Seuraava kokous Skype-puhelinkokouksena 7.12.2017; klo 19.00. 15 Kokouksen päättäminen Kokouksen puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22.58. Timo Mäkiaho, puheenjohtaja Niina Konttaniemi, sihteeri Teemu Kaivola pöytäkirjan tarkastaja Vuokko Puurunen pöytäkirjan tarkastaja
Maajoukkue MM Puola 2017 Liite 1 A-maajoukkue: Rita Karjalainen, DCW seeding Tero Mäkinen, DCMV Marko Punavaara, DCMV seeding Kati Mansikkasalo-Jurvelin, DBW seeding Maija Nivala, DSW1 seeding, DS2 Tuomas Notko, DSM1 seeding, DS2 Petri Kiiski, DS2 seeding, DSM1 Antti Mäkiaho, DR6 seeding, DS2NB seeding Vesa-Pekka Lehtomäki, DR8 seeding B-maajoukkue: Hanna Kaipiainen, DCW Henna Lappi, DCW Heidi Liimatainen, DCW, DBW Jenna Kanko, DCW, DBW Marika Tiiperi, DCWV seeding Tanja Ignatius, DBW Juha Lipponen, DBM seeding Tuire Mikkonen-Kalpio, DBWV seeding Sanna Lipponen, DSW1 Jasmin Köcher, DSW1 DS2 Vesa-Pekka Jurvelin, DSM1 Teemu Lojamo, DR4 seeding, DS2 Ville Halme, DR8 Juniorit: Patrik Siekkinen, DCMJ seeding Lotta Ahlström, DCWJ Jade Halme, DCWJ Jonna Lipponen, DBWJ seeding, DCWJ seeding Eemeli Mäkinen, DBMJ seeding, DCMJ Aliina Mäkinen, DS1J seeding, DCWJ Lisäksi ilmoitetaan yksi viestijoukkue MM-kilpailuihin. A-maajoukkueelle sekä junioreille maksetaan osallistumismaksu yhteen luokkaan. B-maajoukkue maksaa itse osallistumismaksut. Kilpailujen jälkeen maksetaan matka-avustusta menestyksen mukaan.