Tietoja EthicsPointista Raportointi yleistä Raportoinnin turvallisuus ja luottamuksellisuus Vinkit ja parhaat käytännöt Tietoja EthicsPointista Mikä on EthicsPoint? EthicsPoint on kattava ja luottamuksellinen raportointiväline, joka on tarkoitettu avustamaan johtoa ja työntekijöitä työskentelemään yhdessä petosten, kiusaamisen ja muiden väärinkäytösten kitkemiseksi työpaikalta ja samalla luomaan positiivisen työympäristön. Miksi EthicsPointin kaltainen järjestelmä on tarpeellinen? Me uskomme, että työntekijät ovat kaikkein tärkein pääomamme. Luomalla avoimia kommunikointiväyliä tarjoamme positiivisen työympäristön ja maksimoimme tuottavuuden. Pörssilistatut yhtiöt ovat laissa velvoitettuja käyttämään anonyymiä raportointimenetelmää kirjanpito- ja tilintarkastuspetosten raportoimiseksi suoraan tilintarkastuskomitealle. Tehokas raportointijärjestelmä avustaa muita pyrkimyksiämme luoda rehelliseen ja eettiseen päätöksentekoon perustuva kulttuuri.
Raportointi yleistä Voinko raportoida joko Internetin tai puhelimen avulla? Kyllä. EthicsPointin järjestelmässä sinä voit jättää luottamuksellisen ja anonyymin raportin joko puhelimitse tai Internetissä. Minkä tyyppisiä tilanteita minun tulisi raportoida? EthicsPointin järjestelmä on suunniteltu niin, että työntekijät voivat raportoida minkä tahansa käyttäytymissäännöstöstämme rikkomuksen tai muun mahdollisen huolenaiheensa. Jos näen rikkomuksen, eikö minun pitäisi vain raportoida se esimiehelleni, turvallisuusosastolle tai henkilöstöosastolle ja antaa heidän hoitaa se? Kun havaitset käytöstä, jonka uskot rikkovan säännöstöämme, me odotamme sinun raportoivan siitä. Ihannetapauksessa sinun pitää esittää huolenaiheet välittömälle esimiehellesi tai muulle johtoryhmän jäsenelle. Me ymmärrämme kuitenkin, että voi olla olosuhteita, joissa sinusta voi olla epämukavaa raportoida ongelmasta tällä tavalla. Olemme ryhtyneet EthicsPointin kumppaniksi juuri tällaisia olosuhteita varten. Meistä on parempi, että raportoit anonyymisti kuin että pidät tiedot itselläsi. Miksi minun pitäisi raportoida tietoni? Mitä minä siitä hyödyn? Meillä kaikilla on oikeus työskennellä positiivisessa ympäristössä, ja tämän oikeuden mukana tulee vastuu toimia eettisesti ja kertoa asianomaisille henkilöille, jos joku ei toimi asianmukaisesti. Yhdessä työskentelemälle voimme ylläpitää tervettä ja tuottavaa ympäristöä. Yrityksen sisäinen väärinkäytös voi vaarantaa koko yhtiön toimeentulon. Haluaako johto todella, että raportoin ongelmia? Aivan varmasti haluamme. Itse asiassa, me tarvitsemme sinun raporttejasi. Sinä tiedät mitä yhtiössämme tapahtuu sekä hyvät että pahat asiat. Sinulla saattaa olla alustavia tietoja toiminnasta, joka saattaa muodostua ongelmaksi. Sinun raportointisi voi minimoida sen potentiaalisen negatiivisen vaikutuksen yhtiöömme ja väkeemme. Lisäksi positiivisen palautteen antaminen voi tunnistaa ongelmia, joiden ratkaisu voi parantaa yrityskulttuuria ja tuloksia. Minne nämä raportit menevät? Kenellä on niihin pääsy? Raportit annetaan suoraan EthicsPointin suojatulle palvelimelle estämään mahdolliset turvallisuusrikkomukset. EthicsPoint tuo nämä raportit yhtiössä ainoastaan niiden tiettyjen henkilöiden saataville, joiden tehtävänä on arvioida raportti, rikkomuksen tyypin ja tapauksen sijainnin perusteella. Näiden raporttien vastaanottajat ovat saaneet koulutuksen raporttien pitämiseen ehdottoman luottamuksellisina.
Eikö tämä järjestelmä ole vain yksi tapa lisää valvoa minua? EthicsPointin järjestelmä keskittyy kokonaisfilosofiamme positiiviseen aspektiin ja sallii meidän varmistaa työpaikan turvallisuuden ja eettisyyden. Me rohkaisemme sinua käyttämään järjestelmää hakemaan ohjausta eettisissä ongelmissa, tarjoamaan positiivisia ehdotuksia tai kertomaan huolenaiheesta. Tehokas viestintä on tärkeää työpaikallamme ja tämä on erinomainen työkalu tällaisen viestinnän tehostamiseen. Me olemme harkiten valinneet parhaan raportointivälineen, joka täyttää vaatimustemme asettamat velvoitteet ja samalla ylläpitää positiivista työympäristöä.
Raportoinnin turvallisuus ja luottamuksellisuus Käsittääkseni kaikki yhtiön tietokoneelta lähettämäni raportit synnyttävät palvelinlokimerkinnän, josta ilmenee jokainen verkkosivusto, johon PC:ni on ollut yhteydessä, ja eikö tämä loki palajasta minut raportin tekijäksi? EthicsPoint ei luo tai ylläpidä mitään sisäisiä IP-osoitteet sisältäviä yhteyslokeja, joten mitään sinun PC:si EthicsPointiin yhdistäviä tietoja ei ole saatavana. Itse asiassa EthicsPointin sopimusehdot estävät sitä selvittämästä raportoijan identiteettiä. Jos sinusta on epämukavaa tehdä raportti työ-pc:lläsi, sinulla on mahdollisuus käyttää työympäristön ulkopuolista PC:tä (kuten Internet-kahvilan, ystävän PC jne.) EthicsPointin suojatulla verkkosivustolla. Monet valitsevat tämän vaihtoehdon, sillä EthicsPointin tiedot osoittavat alle 12 % raporteista luodun työaikana. Voinko antaa raportin kotona ja silti pysyä anonyymina? Kotona, naapurin tietokoneelta tai mistä tahansa Internet-portaalista tehty raportti pysyy salattuna ja anonyymina. Internet-portaali ei koskaan tunnista kävijää käyttäjänimen perusteella ja EthicsPointin järjestelmä poistaa Internet-osoitteet, niin että anonymiteetti säilyy koskemattomana. Lisäksi EthicsPointin sopimusehdot estävät sitä selvittämästä raportoijan henkilöllisyyttä. Minä pelkään, että EthicsPointissa antamani tiedot lopulta paljastavat henkilöllisyyteni. Miten voin taata, ettei näin käy? EthicsPoint-järjestelmä on suunniteltu suojelemaan anonymiteettiasi. Jos kuitenkin haluat pysyä anonyyminä, sinun raportoivana osapuolena pitää varmistaa, että sinun identiteettisi ei käy ilmi raportin materiaaleista vahingossa. Esimerkiksi "työtilani Jan Smithin vieressä..." tai "33 vuoden työurani aikana...". Onko myös maksuton puhelintukilinja luottamuksellinen ja anonyymi? Kyllä. Sinua pyydetään antamaan samat tiedot kuin Internet-pohjaisessa raportissa ja haastattelija kirjoittaa vastauksesi EthicsPointin verkkosivustolle. Näihin raportteihin sovelletaan samoja turvallisuuden ja luottamuksellisuuden takaavia toimia niiden toimituksen aikana. Entä jos haluan, että minut tunnistetaan raportin yhteydessä? Raportti sisältää osion, jossa voit tunnistautua, mikäli niin haluat.
Vinkit ja parhaat käytännöt Tiedän eräiden henkilöiden osallistuneen epäeettiseen käytökseen mutta se ei vaikuta minuun. Miksi minun pitäisi vaivautua raportoimaan siitä? Yhtiömme pyrkii tietoisesti edistämään eettistä käyttäytymistä. Kaikki epäeettinen toiminta, millä tahansa tasolla, vahingoittaa lopulta yhtiötä ja kaikkia sen työntekijöitä, sinä mukaan lukien. Äskettäiset yritysskandaalit osoittavat selvästi, miten katastrofaalisia vaikutuksia näennäisen harmiton eettinen laiminlyönti voi aiheuttaa muutoin terveessä yrityksessä. Joten jos tiedän väärinkäytöstapauksista tai eettisistä rikkomuksista, pidä niiden raportoimista velvollisuutena oman itsesi sekä työntovereidesi vuoksi. En ole varma, onko havaitsemani tai kuulemani asia yhtiön periaatteiden rikkomus tai liittyykö siihen epäeettistä käytöstä, mutta se ei vain näytä olevan oikein. Mitä minun pitäisi tehdä? Tee raportti asiasta. EthicsPoint voi auttaa sinua valmistamaan ja jättämään raporttisia, jotta se ymmärretään oikein. Meistä on parempi, että teet raportin tilanteesta, joka osoittautuu vaarattomaksi, kuin että antaisit mahdollisen epäeettisen toiminnan jatkua esteettä, koska et ollut varma asiasta. Entä jos pomoni tai muut johtajat ovat osallisina rikkeessä? Eivätkö he saa raporttia käsiinsä ja aloita peittelyä? EthcisPoint-järjestelmä ja raporttien jakelu on järjestetty siten, että asianomaisille osapuolille ei ilmoiteta tai anneta pääsyä raportteihin, joissa heidät nimetään. Entä jos muistan jotain tärkeää tapauksesta sen jälkeen, kun olen jättänyt raportin? Tai entä jos yhtiöllä on minulle lisäkysymyksiä raportistani? Kun jätät raportin EthicsPointin verkkosivustolle tai EthicsPointin puhelinpalvelun kautta, sinulle annetaan ainutlaatuinen käyttäjä nimi ja pyydetään valitsemaan salasana. Voit palata EthicsPointin järjestelmään uudelleen joko Internetissä tai puhelimitse ja saada pääsyn alkuperäiseen raporttiin lisätäksesi tietoja tai vastataksesi yhtiön edustajan tekemiin kysymyksiin ja lisätä tietoja, jotka auttavat ratkaisemaan avoimia ongelmia. Me suosittelemme sinua palaamaan sivustolle annetun ajan puitteissa vastataksesi yhtiön kysymyksiin. Sinä ja yhtiö olette nyt aloittaneet anonyymin vuoropuhelun, jossa tilanteita voidaan tunnistamisen lisäksi myös ratkaista, olivatpa ne miten monimutkaisia tahansa. Ovatko nämä jatkoraportit yhtä suojattuja kuin ensimmäinen raportti? Kaikkea EthicsPointin kirjeenvaihtoa kohdellaan samalla ehdottomalla luottamuksella kuin alkuraporttia ja anonymiteettisuoja jatkuu edelleen.
Voinko silti antaa raportin, jos minulla ei ole pääsyä Internetiin? Voit tehdä EthicsPoint-raportin millä tahansa tietokoneella, jolla on pääsy Internetiin. Voit antaa raportin kotona. Monissa julkisissa paikoissa, kuten julkisissa kirjastoissa, on Internet-pääsyllä varustettuja tietokoneita. Jos sinulla ei ole pääsyä tai jos et halua käyttää tietokonetta, voit soittaa EthicsPointin maksuttomalle puhelinlinjalle, joka on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa vuoden jokaisena päivänä.