Sote-ajanvarauspalvelujen integraatioarkkitehtuuri SADe-ohjelma Sote-palvelukokonaisuus 30.11.2015 v28
Sisällys 1 Johdanto... 3 1.1 Tavoitteet ja rajaukset... 3 1.2 Linjaukset ja lähtökohdat... 4 2 Ajanvaraukseen liittyvät pilotit ja niiden toiminnot... 7 2.1 Ajanvarauspilotit ja niiden integrointivaatimukset... 7 2.2 Yhteenveto integraatioihin liittyvistä toiminnoista... 9 3 Ajanvarauksen tietoarkkitehtuurin suunnittelupäätökset, tietojoukot ja koodistot... 12 3.1 Tietojoukot... 12 3.2 Koodistot... 13 3.3 Tunnisteiden hallinta... 13 3.4 Ohjaustiedot ja ohjaussäännöstöt... 14 4 Ajanvaraus- ja palveluohjausratkaisun tietojärjestelmäpalvelut... 16 4.1 t ja tietojärjestelmäroolit... 16 4.1.1 Ajanvarauksen toiminnalliset palvelut... 17 4.1.2 Asioinnin hallintapalvelut... 19 4.1.3 Tietovarantopalvelut... 22 4.1.4 Muut asiointipalvelut... 24 4.1.5 Ajanvaraukseen liittyvät sote-organisaation tietojärjestelmäpalvelut... 27 4.1.6 Henkilökohtaiset palvelut... 29 4.1.7 Integraatiopalvelut... 31 4.1.8 Käytönhallintapalvelut... 32 4.2 jen sijoittuminen ja yhteydet SADe ajanvaraus-piloteissa... 34 5... 37 5.1 Resurssienhallintaintegraatiot... 37 5.2 Ilmoitusrajapinnat... 38 5.3 Ajanvarauskutsut (palveluhakemisto, riskitestit, web-sivustot jne.)... 41 5.4 Ajanvaraustietojen kokoaminen ja hyödyntäminen ajanvarausasiakirjan avulla... 42 5.5 Asiakkaan kalenterirajapinta... 44 5.6 Muut rajapinnat... 44 6 Tarkennettavat arkkitehtuuripäätökset ja jatkokehitys... 46 6.1 Palvelutapahtumien hallinta ja ajanvarausasiakirja ja sähköisessä asioinnissa... 46 6.2 Asiakkaan suostumusten ja kieltojen hallinta... 47 6.3 Ajanvarauksen suhde sähköiseen potilaskertomukseen ja suunnitelmiin... 48 6.4 Ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus Kanta-palvelujen kautta... 48 6.5 Ajanvarausrajapintojen vaihtoehtoiset tekniset ratkaisut... 48 Lähteet... 50 Dokumentin kokoajat ja sisällöntuottajat: Juha Mykkänen, Itä-Suomen yliopisto Marko Suhonen, Itä-Suomen yliopisto Aki Miettinen, Itä-Suomen yliopisto Pirkko Kortekangas, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Ritva Nevalainen, Itä-Savon sairaanhoitopiiri Jarkko Leinonen, Hyvis-ICT Oy Jani Kariniemi, Hyvis-ICT Oy Tekijät kiittävät erityisesti seuraavia asiantuntijoita, jotka ovat kommentoineet ja tarkentaneet dokumentin sisältöjä kommentointi- ja tarkennuskierroksilla sekä yhteistyökokouksissa: Hyvis-SADe pilottiorganisaatioiden projektiryhmän osallistujat, Konstantin Hyppönen, Janne Kaartinen, Susanna Kaisla, Virpi Kalliokuusi, Sanna Kaven, Anna Kärkkäinen, Virpi Mäkinen, Maija Paukkala, Jari Porrasmaa, Marko Pylkkänen, Juho Pärssinen, Mikko Rautio, Heikki Virintie, Heikki Virkkunen, Pekka Värmälä, Juho Ylä-Rotiala. 2
1 Johdanto Tämä dokumentti kokoaa SADe-ohjelman ajanvarauspalvelujen integraatioarkkitehtuurin sisällön, joka muodostaa osan valtakunnallisia yhteentoimivuuden määrittelyjä SADe-ohjelman ajanvarauspalvelujen osalta. 1.1 Tavoitteet ja rajaukset Dokumentissa kuvataan sosiaali- ja terveyspalvelujen ajanvarausratkaisuja tukeva integraatioarkkitehtuuri. Dokumentti sisältää integraatiovaatimukset ja ajanvarauksen loogiset tietojärjestelmäpalvelut, esittelee keskeisimmät tarvittavat rajapinnat sekä sisältää viittaukset tarkempiin avointen rajapintojen määrittelyihin. Dokumentti perustuu SADe-ohjelman Sote-palvelukokonaisuuden ajanvarauspalvelujen valtakunnalliseen kehittämissuunnitelmaan (THL 2013). Suunnitelman kautta on huomioitu joukko aiempia suosituksia ja määrittelyjä. Kehittämissuunnitelmassa 2013 on kuvattu myös kooste joukosta aiempia määrittelyjä ja selvityksiä hyödyistä, ratkaisuista ja tavoitetilasta. Lisäksi tämän dokumentin pohjana ovat olleet Hyvis- SADe-projektin ajanvaraus ja palveluohjaus-määrittelyt ja SADe-ohjelman loppuun mennessä toteutetut ja pilotoidut ratkaisut. Toiminnallista tavoitetilaa ja ajanvarauspalvelujen hyötyjä kuvataan tarkemmin edellä mainituissa dokumenteissa. Integraatioarkkitehtuurimäärittely on tuoteriippumaton. t, tietojärjestelmät ja tietosisällöt määritellään irrallaan yksittäisistä tuotteista tai järjestelmistä. Dokumentti on koostettu syyskuun 2014 jälkeen tehtyjen tarkennusten perusteella osana SADe ajanvaraus tukiprojektin työtä. Dokumentissa on hyödynnetty aiempaa materiaalia ja tuotettu tarkennettuja määrittelyitä, erityisesti yhteistyössä Hyvis-SADe projektin toteuttajien kanssa. Dokumentin lähtökohtana ovat olleet SADe-ohjelman Sote-palvelukokonaisuuden ajanvarauksen kehittämissuunnitelmassa tehdyt linjaukset ja tavoitetilan kuvaukset. Integraatioarkkitehtuuria ohjaavat erityisesti tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin tavoitteet ja linjaukset, joita käsitellään tarkemmin luvussa 1.2. Tässä dokumentissa käytetyt käsitteet nojautuvat ajanvarauksen käsitemäärittelyihin. Soteajanvarauspalvelujen ja palveluohjauksen käsitteet -dokumentti (THL 2015a) sisältää tässä dokumentissa käytettyjen keskeisten käsitteiden määritelmät. Määritelmiä tai käsitteiden välisiä suhteita ei toisteta tässä dokumentissa. Vaatimus- ja tavoitetilakuvauksissa käytetyt lyhenteet viittaavat ajanvarauksen kehittämissuunnitelman mukaisiin tavoitetila- ja vaatimustunnisteisiin, kun ne ovat olleet vaatimuksen pohjana. Dokumentti on tarkoitettu integraatioratkaisuja ja ajanvaraukseen liittyviä järjestelmiä hankkivien tai suunnittelevien tahojen määrittelyksi. Dokumentin mukaiset kuvaukset ja vaatimukset luovat pohjan sähköisessä sote-palvelujen ajanvarauksessa alueelliselle ja valtakunnalliselle yhteentoimivuudelle monitoimijaisessa ympäristössä ja modulaarisessa tietojärjestelmäkokonaisuudessa. Dokumentin keskeisimmät osat on kirjoitettu normatiivisen vaatimus- ja arkkitehtuurimäärittelyn muotoon. Dokumentissa kuvattujen vaatimusten sitovuudesta (kokonaisuudessaan tai yksittäisten vaatimusten osalta) voidaan tehdä tarkempia linjauksia kansallisesti tai alueellisesti. Dokumentin käyttö on mahdollista esimerkiksi uusien järjestelmä- tai asiointiratkaisujen vaatimus- tai hankintamäärittelyjen osana / liitteenä tai valtakunnallisesti velvoittavien olennaisten vaatimusten viitteenä. 3
Tämän dokumentin lisäksi SADe-ohjelman Sote-palvelukokonaisuuden ajanvarauspalvelujen tukiprojektista saataville tulevat seuraavat määrittelyt, jotka kohdistuvat SADe-ohjelman Sote-palvelukokonaisuudessa priorisoituihin yhteisiin määrittelykohteisiin: käsitemäärittelyt, joiden kautta tarkennetaan keskeiset ajanvarauksessa yhdenmukaisesti käytettävät käsitteet (THL 2015a) ajanvarausasiakirjan määrittelyt: valtakunnallinen sisällöllinen (koodistopalvelu) ja tekninen (CDA- soveltamisopas) määrittely eri järjestelmien välillä lähetettäville ajanvaraustiedoille (THL 2015f) joukko koodistoja, joiden kautta yhtenäistetään järjestelmien ja integraatioratkaisujen sisältöjä ajanvaraukseen ja asiakkaan ohjaamiseen. sekä palvelunhallintaan liittyvien tietojen osalta (ks. luku 3.1) ajanvarauksen icalendar-rajapinta: yksinkertainen rajapinta ajanvaraustietojen siirtämiseksi asiakkaiden henkilökohtaisiin sähköisiin kalentereihin (THL 2015c) HL7 versio 3 ajanvarausrajapintojen tarkennukset suhteessa tarkennettuihin käsitteisiin ja integraatioarkkitehtuurin suunnittelupäätöksiin (THL 2015e) ajanvarauskutsu-rajapinta, jonka kautta ajanvaraus- ja asiointipalveluihin voidaan siirtyä mm. palveluhakemistoista, web-sivuilta, ulkoisista asiointipalveluista, riskitesteistä, tai muuttamaan aiemmin tehtyjä ajanvarauksia (THL 2015d). Yllä kuvatuista määrittelyissä on tarkemmat erilliset määrittelyt, joihin viitataan tässä dokumentissa. Tämä dokumentti kuvaa niiden suhdetta toisiinsa ja ajanvaraus- ja palveluohjausratkaisuissa käytettäviin tietojärjestelmiin ja tietojärjestelmäpalveluihin. Rajapintojen määrittelyt ovat saatavilla esimerkiksi THL:n sivuston, avoindata.fi -sivuston ja HL7 Finland rajapintakartan kautta. Kaikki dokumentissa kuvattavat standardit ja palvelut ovat osa integraatioarkkitehtuuria, ja mukana on vain niitä palveluja ja standardeja, joiden hyödyntämistä on suunniteltu tai kokeiltu SADe-ohjelmassa sähköisiin ajanvarausratkaisuihin liittyen. SADe-ohjelmassa priorisoiduista rajapinnoista on tarkemmat erilliset kuvaukset. Niiden palvelujen integraatioissa, joissa ei ole tarkempia teknisiä kuvauksia, nojaudutaan palvelujen omiin käytäntöihin, joita on kuvattu avointen rajapintojen määrittelyissä esimerkiksi kansalliseen palveluarkkitehtuuriin (Kapa) liittyen. Esimerkiksi ammattilaisten ja asiakkaiden tunnistautumis- tai valtuutusratkaisuja ei kuvata yksityiskohtaisesti osana tätä dokumenttia. Asiakkaan aloitteesta tapahtuvia ajanvarauksia on mahdollista tehdä yleisesti myös tunnistautumattomana. Piloteissa asiakkaiden (myös puolesta-asiointi) ja ammattilaisten tekemät ajanvaraustoimenpiteet tehdään kuitenkin tunnistautuneena, esim. asiakkailla VETUMA-tunnistautumisen kautta. 1.2 Linjaukset ja lähtökohdat SADe-ohjelman Sote-palvelukokonaisuuden keskeisiä linjauksia on ollut valtakunnallisten määrittelyjen tuottaminen myös alueellisia asiointipalvelujen toteutuksia varten. Ajanvaraus on kuulunut SADeohjelmassa luokkaan valtakunnallisesti määriteltävät, alueellisesti toteutettavat palvelut. Tavoitetilan ratkaisuihin liittyviä keskeisiä toiminnallisia linjauksia ovat: Asiakkaille aikariippumattomuuden, liikkuvuuden, valinnanvapauden ja hakeutumismahdollisuuksien tukeminen, omiin palveluihin sitoutumisen ja vaikuttamisen tukeminen, ymmärrettävyys ja odotusaikojen lyheneminen; Ammattilaisille turhan hallinnollisen työn välttäminen, kuormituksen tasaantuminen, ratkaisujen riittävä testaaminen ja helppokäyttöisyys; Palvelujen tuottajille ja järjestäjille käyttämättömien aikojen vähentäminen, prosessien sujuvuus yli organisaatiorajojen, omien resurssien käytön hallinnointivalta. 4
Keskeisiä lähtökohtia nimenomaisesti ajanvarausmäärittelyihin ovat olleet: Palvelujen tuottajat vastaavat omien resurssiensa käytöstä. Resurssien hallinnointi ja siihen liittyvä optimointi ja suunnittelu kuten työvuorojen ja kapasiteetin hallinta ovat palvelujen tuottajien toimintaa. Palvelujen varaamista varten resursseista muodostetaan varaustuotteita, joita voidaan avata ulkoisille varaajille. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilan tarkennuksissa nojaudutaan seuraaviin kehittämissuunnitelman tavoitetilan vaatimuksiin (tunnisteet viittavat tavoitetilakuvausten tunnuksiin kehittämissuunnitelmassa): T152: Ajanvaraukseen liittyvien tietojärjestelmäratkaisujen tarkentamisen lähtökohtana on pidetty seuraavia eri tietojärjestelmäpalvelujen ja tietojärjestelmien toteutustapoja sen suhteen, millä eri toteutustasoilla (kans - valtakunnallisesti keskitetty, alue - alueellisesti keskitetty, paik - palveluntuottajakohtainen) tietojärjestelmäpalvelujen toteutusvastuu (joka on tarkentunut edelleen SAD-ohjelman aikana, kuva esittää lähtötilannetta) on seuraanvanoalinen: Palvelu Paik Alue Kans Resursseja hallinnoiva järjestelmä X X Ajanvaraustietojen X X varasto (varatut) Katseluyhteys x X Vahvistus asiakkaalle Koodistopalvelu Ajanv. prosessinohjaus X Ajanv. kalenteri x X Kansalaisen ajanv. käyttöliitt. Kansalaisen muut sähk.as.palv. x X X X X X x Palvelu Paik Alue Kans Ilmoitus- ja vahv. x x palvelu Ammattil. ajanv. käyttöl. X x Kansal. x X tunnistautuminen Palveluhakemisto x X Säännöstöjen hallinta Valtuutuspalvelu x? Tavoitettavuus? Suostumuksen hallinta x x X Tämän dokumentin kuvaamassa integraatioarkkitehtuurissa on määritelty aiempaa selvemmät säännöt ja vastuut ajanvaraus- ja palveluohjausratkaisuissa käytettäville tietojärjestelmäpalveluille. Osa toteutuksen yksityiskohdista on kuitenkin edelleen tarkennettava alueellisesti tai vasta käyttöympäristössä, koska ratkaisut on sovitettava alueellisesti käytettäviin järjestelmiin ja ratkaisuihin. Eri tietojärjestelmäpalvelujen ja sovellusroolien toteuttaminen on tarpeen useissa eri järjestelmissä, jotka liittyvät ajanvaraukseen ja palvelunhallintaan. Tässä dokumentissa tarkemmin määriteltyjen rajapintojen osalta konkreettiset rajapintamäärittelyt ja ratkaisuehdotukset viittaavat tarkempiin rajapintakuvausdokumentteihin. Kehittämissuunnitelmassa kuvattuja tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilan peruslinjauksia ovat olleet: T153: Ajanvarauksen tietojärjestelmäpalvelujen alueellinen toteutus: Ajanvarauksen keskeisimmät palvelut ja asiakkaan palveluprosessin ohjaus ovat osana omahoito- ja sähköisten (hyvinvointi)palvelujen kansalaiskäyttöliittymiä. Toteuttaminen tapahtuu useimmiten alueellisesti useiden palvelunantajaorganisaatioiden yhteistyöllä. Eteneminen eri tietojärjestelmäpalvelujen kehittämisen ja käyttöönoton osalta tapahtuu palvelukohtaisesti. Tavoitteena ovat kuitenkin yhtenäiset kansalliset määrittelyt sisältöihin, rajapintoihin ja viitearkkitehtuuriin. Säännöstö- ja hoidonohjausmekanismit toteutetaan siten, että ne mahdollistavat vähintään alueellisen yhteistoiminnan. Ajanvaraukseen liittyvien tietojärjestelmien ja sähköisten palvelujen yhteentoimivuusratkaisut pyritään vakioimaan erityisesti alueellisella tasolla. 5
T154: Alueelliset palvelut linkittyvät ainakin seuraaviin valtakunnallisiin palveluihin: Palveluhakemistot, ajanvaraustietojen välittäminen valtakunnalisiin palveluihin, valtuutukset, tunnistautuminen, tietämystiedot (kuten hoitosuositukset, päätöksenteon tuen tiedot, yleinen sosiaali- ja terveystieto). Näiden osalta voidaan lähteä liikkeelle alueellisella ratkaisulla kansallisten palvelujen puuttuessa, tavoitetilana näissä palveluissa ovat kuitenkin kansalliset ratkaisut. T155: Organisaatiokohtaiset toimenpiteet ovat osana määrittelyjä, hankintoja ja käyttöönottoja: varattavat palvelut on luokiteltu kansallisen luokituksen mukaisesti tai kansallista luokitusta kehittäen. resursseja hallinnoiviin järjestelmiin ovat olemassa ja yhteisten määrittelyjen mukaisia. Toteutuksissa on huomioitu myös tiedonvälitys, jota tarvitaan Kantamäärittelyjen mukaisten palvelutapahtumien (tai sosiaalihuollon asioiden) muodostamiseksi ajanvarauksen pohjalta. Osa ajanvaraukseen liittyvistä palveluista tai ohjaustiedoista voi olla organisaatiokohtaisesti toteutettuja, mutta ne on voitava liittää osaksi alueellisia ja valtakunnallisia ratkaisuja. T156: Kansalaiselle mahdollistetaan valinnanvapaus ja eri asiointikanavien hyödyntäminen. Integraatioarkkitehtuuri ei ota suoraan kantaa siihen, mitkä palveluista toteutetaan paikallisten tai alueellisten julkisen palvelutuotannon yksiköiden kautta. Myös yksityisten palveluntuottajien ja kolmannen sektorien toimijoiden ratkaisuja on mahdollista liittää osaksi integraatioarkkitehtuuria. Ajanvarauksen määrittelyissä on pyritty ratkaisuihin, jotka ovat hyödynnettävissä sekä sosiaali- että terveyspalvelujen ajanvaraustarpeisiin. Vaatimuksissa ja SADe-ohjelman piloteissa on kuitenkin korostunut alueellinen julkisen terveydenhuollon näkökulma. 6
2 Ajanvaraukseen liittyvät pilotit ja niiden toiminnot Tässä dokumentissa ei kuvata yksityiskohtaista toiminnallista tavoitetilaa ajanvarauspalvelujen suhteen. Toiminnallista tavoitetilaa on kuvattu yleisesti THL:n julkaisemassa ajanvarauspalvelujen kehittämissuunnitelmassa ja yksityiskohtaisemmin Hyvis-SADe hankkeen materiaaleissa. Toiminnalliseen tavoitetilaan kuuluvat tässä luvussa kuvatut ominaisuudet, joita myös ajanvarauksen integraatioarkkitehtuuri palvelee. 2.1 Ajanvarauspilotit ja niiden integrointivaatimukset Ajanvarauksen toiminnallisia tavoitteita on kuvattu SADe-ajanvaraussuunnitelmassa asiakkaiden liikkuvuuden ja valinnanvapauden, ammattilaisten työajan vapauttamisen hallinnollisista tehtävistä ja palveluja tuottavien organisaatioiden resurssien käytön ja hallinnan näkökulmasta. Lisäksi keskeisiä toiminnallisia tavoitteita ovat ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus asiakkaille ja ammattilaisille, asiakkaiden tunnistaminen ja todentaminen tarvittaessa sekä puolesta-asioinnin mahdollistaminen. Ajanvarauspilottien nykytilaa, tavoitetilaa, toimintamalleja, käyttötapauksia ja vaatimuksia kuvataan tarkemmin erikseen julkaistavassa dokumentissa HyvisSADe-ajanvarauspilottien toiminnalliset kuvaukset (HyvisSADe 2015). Dokumentin pohjana käytetyt esimerkki- ja käyttötapausdokumentit eri pilottikohteista ovat olleet tämän luvun pääasiallisena lähteenä. HyvisSADe-projektin sisällöllisiä, eri alueilla toteutettavia ajanvarauksen ja palveluhallinnan pilottikohteita ovat: Laboratorion ajanvaraus Sairaanhoitajan ajanvaraus Fysioterapian liikuntaneuvonnan ryhmäaikojen ajanvaraus Työterveyshuollon yksittäiset ja moniajanvaraukset PAPA-joukkoseulontojen ajanvaraukset Alkuraskauden ultraäänitutkimukset Painonhallinnan ryhmäaikojen sarja-ajanvaraus Riskitestin tuloksen perusteella tapahtuva laboratorion tai muistihoitajan ajanvaraus. Pilottikohteet ovat kohdistuneet julkisen terveydenhuollon tuottamiin palveluihin. Piloteissa luodaan ratkaisuja ja malleja seuraaviin ajanvarauksen perustyyppeihin, joita on kuvattu tarkemmin kehittämissuunnitelmassa (THL 2013): 1. Asiakkaan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus 2. Palvelunantajan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus (ammattilaisen asiakkaalle avaama ajanvaraus) 3. Alueellinen moniajanvaraus Seuraavassa taulukossa kuvataan keskeisimpiä perustietoja HyvisSADe-hankkeen ajanvarauspiloteista. 7
Pilotti Paikka Tyyppi Säännöt Huom Laboratorio Carea 2 AVPH, lab-järjestelmä, asiakkaan ja ammattilaisen asiointiympäristö, ilmoittautumisjärjestelmä, potilaskertomusjärjestelmä Oikeus perustuu ammattilaisen tekemään pyyntöön, asiakas valitsee ajan ja näytteenottopisteet. Pilotin 1. vaiheessa kalenterien hallinnointi on ajanva- Pyyntöjen haku lab järjestelmästä palveluohjaukseen Sairaanhoitajan ajanvaraus Fysioterapian liikuntaneuvonta Työterveyshuolto PAPAjoukkoseulonta ajanvaraus Alkuraskauden ultraääni ISSHP ESSH P EPSH P AVPH, Effica integraatio resurssikirjalla useita käyttäjiä 2 AVPH, Effica, asiakkaan ja ammattilaisen asiointiympäristö 1 ja paikallinen 3 AVPH, Effica, asiakkaan ja ammattilaisen asiointiympäristö Carea 2 AVPH, asiakkaan asiointiympäristö, potilaskertomusjärjestelmä (perustietojen haku), patologian järjestelmä, laboratoriojärjestelmä Carea 2 AVPH, PTH Effica, jatkossa ESH Effica (ei ajanvaraus- eikä läheteintegraatiota), asiakkaan asiointiympäristö rausjärjestelmässä. Avoin ajanvaraus, oikeus varata määriteltyjen kriteerien perusteella Ryhmäajanvaraus, sarja-ajanvaraus, 6 kk aikana 3 vastaanottoa (testaus, hoitosuuunnitelma, kontrolli), maksullinen 3 käynnin paketti, tekstiviestimuistutukset, perumiset ja siirrot. Ajanvaraus, ajanvarausoikeuden antaminen, käynnin yhteenveto, tilastointi ja laskutus liittyvät perustietojärjestelmään. Käynnistyy kehotuksesta työterveyshuollon eri tyyppisille vastaanotoille (ei lähetettä), 1. ammattilainen avaa yksittäisen ajan varausoikeuden. 2. Moniajanvarauksessa esimerkiksi työterveyshoitaja ja lääkäri, aikojen paketointi asiointikokonaisuudeksi hoitopolulle, jonka säännöstö ohjaa varauksen aikaikkunoita asiakkaalle ehdotettavan pääajan (lääkäri) perusteella. Oikeus syntyy seulontaikäryhmään kuulumisesta, ajanvarauskehotus ekirje kautta. Pilotissa aikoja hallinnoidaan ajanvarausjärjestelmässä. Samaan hoitopolkuun suunniteltu neuvolakäynti, laboratoriovaraus, alkuraskauden uä, rakenneuä, synnytysvalmennus; toimijoina neuvola, esh sihteeri (, asiakas, kätilö. Lähtökohtaisesti lähete määrää yksikön johon varaus tehdään. Esh sihteeri oikeuttaa ajanvarauksen neuvolan terveydenhoitajan ilmoituksen perus- jatkoajanvaraus esim. ompeleen poisto ym. Yksittäinen tai perusterveydenhuollon moniajanvaraus Muistute, nykytilassa, ekirje Tarve esh läheteintegraatiolle 8
Painonhallintaryhmä Riskitestin tuloksen perusteella laboratorio- tai muistihoitaja ISSHP 1 asiakkaan ja ammattilaisen asiointiympäristö, AVPH ISSHP 1/2 testin perusteella AVPH, Effica, laboratoriojärjestelmä, asiakkaan asiointiympäristö teella; mikäli neuvolan lääkäri tekee lähetteen äitiyspoliklinikalle, lääkärin vastaanotto voidaan suunnitella uätutkimuksen yhteyteen. Ryhmäajanvaraus, sarja-ajanvaraus, muistutteet, siirtäminen, peruminen, ravitsemusterapia, 7 ryhmätapaamista, maksullinen, BMI-arvo avaa varausoikeuden Esitietolomakkeen täyttäminen mukana suunnitellussa prosessissa, muistutukset ja web-pohjaiset ohjeet, siirtyminen riskitestistä varaamaan aikaa siten että riskitestin tulos avaa varausoikeuden. Vaihtoehtoisesti siirtyminen web-sivustoille (esim. terveyskirjasto), jos riskit ovat vähäiset. Alue voi itse päättää, miten ja millä pisteillä asiakasta ohjataan asiointialustalla. Eri piloteissa aikojen avaaminen asiakkaiden varattavaksi edellyttää useimmissa tapauksissa ajanvarausoikeuden erillistä avaamista asiakkaille. Tässä avaamisessa herätteenä toimivat sekä terveydenhuollon ammattilaisten tekemät arviot palvelujen ja asiakkuuksien tarpeesta että joissakin piloteissa riskitestien tulosten tai asiakkaan henkilökohtaisten tietojen pohjalta avautuvat oikeudet aikojen varaamiseen. Resursseja hallinnoivissa järjestelmissä hallinnoidaan piloteissa varattavia toiminnan sisäisestä näkökulmasta. Käytettävät resursseja hallinnoivat taustajärjestelmät eivät nykyisellään tunnista varausten kohteena alueellisesti tai kansallisesti sovittuja yhtenäisiä varaustuotteita tai niihin liittyviä palvelunimikkeitä. Alueellisesti varattavien varaustuotteiden vastaavuudet palvelutuottajien sisäisiin resurssien kalentereihin tehdäänkin piloteissa integraatioratkaisujen kautta. Tämä liittäminen on toteutettu piloteissa pääosin siten, että varattavien aikojen hallinnointitoimenpiteissä, joita tehdään resursseja hallinnoivien järjestelmien kautta, pystytään pääosin nojautumaan järjestelmissä muutenkin tuettuihin käytäntöihin. Esimerkki tästä on järjestelmä- tai organisaatiokohtaisesti määriteltyjen vastaanottolajien kautta tapahtuva varattavan palvelun kuvaaminen, jonka vastaavuudet yhteisesti käytettyihin alueellisiin luokituksiin ja otsikointeihin määritellään integraatiokerroksessa. Varattujen aikojen hallinnoinnin master-järjestelmänä toimii eri piloteissa vaihtelevasti alueellinen ajanvarausjärjestelmä tai palveluntuottajan resursseja hallinnoiva järjestelmä. Piloteissa, joissa ajanvaraukset välitetään taustajärjestelmiin, taustajärjestelmään voi siirtyä myös asiakkaiden tai varaajien tekemiä tarkennustietoja. 2.2 Yhteenveto integraatioihin liittyvistä toiminnoista Alla olevassa taulukossa on yhteenveto ajanvaraukseen liittyvistä toimenpiteistä ja niiden suorittajista Hyvis-ajanvarauspiloteissa. Taulukko havainnollistaa toiminnallisia eroja ja yhtäläisyyksiä eri piloteissa ja sitä, millaisiin käyttötilanteisiin integraatiotarpeet ja -vaatimukset erityisesti liittyvät. Taulukko perustuu Hyvi- SADe-projektin materiaaleihin, erityisesti pilottien toiminnallisiin tavoitetilan kuvauksiin. Taulukossa käytetään seuravia pilottien lyhenteitä: lab laboratorion ajanvaraus 9
papa PAPA-seulonnan ajanvaraus fn fysioterapian ryhmäneuvonta ph painonhallinta ryhmätapaamiset rt riskitestistä laboratorioon tai muistihoitajalle tth työterveyshuollon yksinkertainen tai moniajanvaraus sa-sairaanhoitajan ajanvaraus uä- alkuraskauden ultraääni Taulukossa käytetään seuraavia toimijoiden ja järjestelmien lyhenteitä: as asiakas am ammattilainen phj palvelunhallinta/ajanvarausjärjestelmä ptj perustietojärjestelmä / resursseja hallinnoiva järjestelmä X suoritetaan tai tarkistetaan yleisesti osana pilottia 10
Taulukko 1. Ajanvarauspiloteissa suoritettavat ajanvaraustoimenpiteet. Toimenpide / Pilotti lab papa fn ph rt tth uä sa Ajanvaraustoimenpiteet Vapaiden aikojen katselu as as as as as as as as Vapaiden aikojen haku as as as as as as as Kalenterivaraus as, am as as as, am as, am as as,am as,am Tarjotun ajan vastaanottaminen Tarjotusta ajasta kieltäytyminen Varatun ajan peruminen as, am as, am as as,am as, am as,am as,am as,am Varatun ajan siirtäminen as, am as, am as am as as,am as,am as,am Moniajanvaraus as Sarja-ajanvaraus as as Ajanvaraustietojen katselu (Asiakkaan) varattujen aikojen katselu as, am as,am as,am as,am as,am as,am as,am as,am (Asiakkaan) varattujen aikojen haku as, am as as as as as as as Tietyn palvelun varattujen aikojen haku (kaikki asiakkaat) am am am am am am am am Ajat varattavaksi (ennen varaustoimenpiteitä) / varausten käsittely (varaustoimenpiteiden jälkeen) Vapaan ajan merkitseminen / tarjoaminen yksilöidylle asiakkaalle Vapaan ajan merkitseminen varattavaksi kenelle tahansa ulkoiselle varaajalle am am am am am am am am am am am am am am Sisäisten resurssien varaus ulkoisesti varattavaan palveluun liittyen ptj, am, phj ptj, am, phj am, phj am am, phj am am ptj am Alustava varaus (vapaan ajan kellutus esim. ajanvarausehdotuksen yhteydessä) Alustavan varauksen vahvistus Varattavaksi merkityn ajan poistaminen varattavista Ajanvaraukseen tarvittavien käyttäjän oikeuksien ja edellytysten tarkistaminen am am am am am am am am X X X X X X X Palvelun aikojen massaperuutus am, phj am, phj am, phj am, phj am, phj am am am Suunnitelma / tilaus / jono käsittely (Ajanvaraus)suunnitelman teko Tilauksen tai ajanvarauspyynnön teko (sis. myös nk. hallinnollinen lähete ) am am am am Lähetteen käsittely am;lab am;lab Jonon purku (avph oma jono) am am am am am Vahvistusten, muistutusten ja kehotusten käsittely Ajanvarauskehotuksen lähettäminen am manual, phj phj phj phj phj phj phj Ajanvarausvahvistuksen lähettäminen phj phj phj phj phj phj phj phj Varatusta ajasta muistuttaminen phj ptj phj phj phj phj phj phj Peruutus- tai siirtoilmoituksen lähettäminen phj, am phj, am phj, am phj, am phj, am am, phj am, phj am, phj lab papa fn ph rt tth sa uä 11
3 Ajanvarauksen tietoarkkitehtuurin suunnittelupäätökset, tietojoukot ja koodistot 3.1 Tietojoukot Ajanvarausratkaisujen integrointiarkkitehtuurin rajapinnoissa hyödynnetään alla kuvattuja tietojoukkoja. Tietojoukkoihin liittyviä käsitteitä on kuvattu tarkemmin ajanvarauksen käsitemallidokumentissa. Määritellyt tietojoukot tarkentavat SADe Sote-viitearkkitehtuurin (THL 2015g) mukaisia päätietoryhmiä ajanvarauksen ratkaisuarkkitehtuurissa. Tietojoukot eivät suoraan kuvaa ajanvarauksen käsitteiden suhteita tai yksittäisten sanomien tai rajapintojen sisältöjä, vaan ryhmittelevät joukon toisiinsa liittyviä tietokokonaisuuksia. Tässä kuvatut tietojoukot ovat ylätason ryhmittely loogisesti toisiinsa liittyvistä tiedoista. Tietosisältöjä kuvataan tarkemmin rajapinta-, tietosisältö- ja koodistomäärittelyissä: Perustietovarannot ja taustarekisterit: palveluyksiköiden perustiedot resurssitiedot ja sisäiset varattavien aikojen tiedot (esim. vastaanottolajit) varaustuotteiden tiedot asiakas- ja potilastiedot, joita hyödynnetään ajanvarauksessa tai asioinnissa Ajanvaraustiedot: varaustuotteen kalenteritiedot (mm. vapaat ajat ja varatut ajat) resurssin kalenteritiedot (mm. vapaat ajat ja varatut ajat) asiakkaan varatut ajat, mm. ajanvarausasiakirja, asiakkaalle suunnitellut ajanvaraukset, asiakkaan kalenterimerkinnät Palveluohjaustiedot: asiakaspolkumallien tai hoitopolkumallien tiedot asiakkaan asiakaspolun tai hoitopolun tiedot (kuten tunnisteet, otsikot, asiakaspolun tila, asiakkaalle suunnitellut palvelut) palveluohjauksen säännöstöt ja ohjaustiedot o ks. luku 3.4 pyyntöjen ja lähetteiden tiedot, esim o tiedot lähetteistä o tieto ammattilaisen tekemästä palvelun tarpeen ja asiakkuuden tarpeen arvioinnista ja asiakkaan ohjaamisesta tiettyyn palveluun tai yksikköön o laboratoriopyynnöissä suunniteltu näytteenottoaika ja -päivä, näytenumero ja nimi, pyytävä yksikkö ajanvaraukseen ja palveluohjaukseen tarvittavat herätetiedot Tukipalvelujen tiedot: asiakkaan käyttäjä- ja tunnistautumistiedot ammattilaisen käyttäjä- ja tunnistautumistiedot puolesta-asiointitiedot 12
suostumus- ja kieltotiedot Tietosisältöjen ja tietojärjestelmäpalvelujen suhteita on tarkennettu tietojärjestelmäpalvelujen kuvaustaulukoissa luvussa 4. Varsinaiset toteutuksissa ja rajapintamäärittelyissä käytettävät tietoelementit ovat osa integraatioarkkitehtuurin ja rajapintojen tarkempaa määrittelydokumentaatiota. Erityisen keskeisen yhteisen tietomäärittelyn muodostaa ajanvarausasiakirjan tietosisältömäärittely (Ajanvaraus/Tietosisältö Ajanvarausasiakirja), joka on saatavilla THL:n koodistopalvelusta. 3.2 Koodistot Ajanvarausrajapintojen eri tietojoukoissa hyödynnetään valtakunnallisesti yhtenäistettyjä koodistoja. Ajanvaraukseen keskeisimmin liittyviä valtakunnallisia koodistoja, jotka löytyvät THL:n koodistopalvelun kautta ovat: THL Sosiaali- ja terveysalan palvelunimikkeistö, joka sisältää palvelujen kuvaamista ja varaamista varten käytettävät yhteiset nimikkeet; THL Asiointitapa, jolla kuvataan varattavien tapahtumien toteuttamisen tapaa; Ajanvaraus Ajanvarauksen tila, jossa kuvataan ajanvarauksen tilaa suhteessa varauksen kohteena olevaan tapahtumaan; Ajanvaraus Yhteyshenkilön tyyppi; THL Viestintäkanava, jolla kuvataan asiakkaan suuntaan lähetettävien viestien kuten muistutusten tai varaupyyntöjen toimituskanava. Tämän lisäksi erityisen olennainen koodisto on tieto palvelupisteistä (ja niihin liittyvistä yksiköistä ja organisaatioista) asiakkaan asiointiin ja ohjaukseen liittyen. Valtakunnallisen sote-organisaatiorekisterin hyödyntäminen alueellisen asioinnissa käytettävän organisaatio- ja yksikkökoodiston pohjana on tarpeellista, mutta myös tarkennustapeita on tunnistettu. Tällaisia ovat esimerkiksi selkeytykset sille, mitkä ovat sellaisia palvelupisteitä tai yksiköitä joissa asiakas voi osoitteen perusteella asioida ja sellaisia yksiköitä, jotka tarjoavat sähköisesti varattavia palveluita tai varaustuotteita. Sote-organisaatiorekisteri on koostettu ensisijaisesti palvelemaan organisaatioiden yksilöintiä ja rakennetta Kanta-palveluihin liityttäessä, ja rekisterin eri hierarkiatasot eivät tarjoa nykyisellään yksiselitteistä tietoa siitä, mitkä ovat sellaisia yksiköitä, palvelupisteitä ja osoitteita joissa palveluja ja asiointia asiakkaille tarjotaan. Sote-organisaatiorekisteristä tai muista valtakunnallisista koodistoista on tarpeen tehdä alueellisia alijoukkoja (arvojoukkoja), täydennyksiä ja sovittamista yhdenmukaiseen asiointihierarkiaan asiointia varten. Koodistojen hallinnassa käytettävien ratkaisujen kuten alueellisten koodistopalvelujen kautta on mahdollista hoitaa yllä mainittujen koodistojen ja arvojoukkojen hallintaa, samoin kuin varaustuotteiden ja asiakaspolkujen hallintaa. 3.3 Tunnisteiden hallinta Perustietovarantojen ja taustarekisterien sisältämissä tiedoissa hyödynnetään kunkin rekisterin (master data) mukaisia tunnisteita. Pääsääntönä on, että varaustuotteiden ja niihin liittyvien kalenterien tunnisteita hallinnoi se järjestelmä, joka hallinnoi myös varsinaisia varaustuotteita, myös mikäli varaustuotteita hallinnoiva järjestelmä on muu kuin resursseja hallinnoiva järjestelmä. Tavoitteena on, että ajanvarauksella on yksilöivä tunniste, joka säilyy samana myös esimerkiksi ajanvarauksen siirron yhteydessä. Ajanvarauksen pääresurssin kalenteria hallinnoivan järjestelmän tulisi olla myös 13
ajanvarauksen tunnisteen hallinnoija ja palauttaa kyseinen tunniste ajanvaraustoimenpiteitä suorittaville tahoille ja järjestelmille. Mikäli järjestelmässä ei ole kyvykkyyttä hallinnoida ajanvarauksen tunnistetta, on integraatioratkaisujen kautta kyettävä yhdistämään samaan ajanvaraukseen liittyvien resurssien kalentereihin tehdyt varaukset. Samoin on pystyttävä yhdistämään esimerkiksi ajan perumisen ja uuden varauksen kautta tehtävä ajan siirtäminen toiseen ajankohtaan alkuperäiseen ajanvaraukseen, mikäli siirtoa ei voida toteuttaa samaan varaukseen kohdistuen. Tunnisteiden hallinnoinnissa noudatetaan kansallista ohjeistusta OID-tunnisteiden käytöstä. Ammattihenkilöiden yksilöintitunnisteena käytetään kansallisen Kanta-ohjeistuksen mukaisia tunnisteita. 3.4 Ohjaustiedot ja ohjaussäännöstöt Ajanvarauksen ja asiakaspolkujen ohjaussäännöstöjen hallinta on mahdollista toteuttaa asiakaspolkujen hallintapalvelun tai asiakaspolkujen tietoja hallinnoivan järjestelmän yhteydessä. Keskeisiä asiakaspolkujen ja hoitopolkujen ohjaustietoja ovat esimerkiksi: asiakkaiden tietojen kautta muodostuvat ohjaustiedot o asuinkunta o asiakkaan alue o asiakkaan sairaanhoitopiiri o asiakkaan työpaikka o asiakkaan kotiosoite tai oleskeluosoite o asiakkaan sijainti asiakkuuksien ja palvelujen käytön kautta muodostuvat ohjaustiedot o tiedot asiakkaan palveluntuottajista o asiakkaan palvelusetelit o asiakkaan omalääkäri o asiakkaan vanhuspalvelulain mukainen vastuutyöntekijä o asiakkaan sosiaalihuoltolain mukainen omatyöntekijä, palveluohjaaja) asiakaspolkujen ja hoitopolkujen prosessien etenemisen kautta muodostuvat ohjaustiedot o asiakkaalle tehdyt päätökset o tiedot pyynnöistä tai tilauksista, joiden pohjalta ajanvarausoikeuksia asiakkaalle avataan o arvioinnissa palvelukohtaisesti käytettävät asiakas- tai potilastiedot (kuten diagnoosit, lääkitystiedot tai asiakaskertomuksen tiedot) o tiettyjen tutkimusten, testien tai arviointien tulosten arvot o tiedot asiakkaalle tehdyistä suunnitelmista (rakenteinen terveys- ja hoitosuunnitelma, terveysvalmennus, eri palvelujen hoito- ja palvelusuunnitelmat) o asia tai tieto vireillä olevasta asiasta esimerkiksi hakemuksen pohjalta o palvelutapahtumat, tiedot asiakkaan käynneistä ja hoitojaksoista terveydenhuollossa palveluihin, asiakaspolkuihin tai hoitopolkuihin luotujen mallien ja sääntöjen kautta muodostuvat ohjaustiedot o asiakaspolun ja moniajanvarausten tapahtumien ajalliset riippuvuudet (esimerkiksi päätapahtuma ja muut tapahtumat tietyn aikaikkunan sisällä) o hoidon tai palvelun tarpeen arvioinnissa käytettävät tiedot, mukaan lukien arvioinnin taso ja tapa (esim. avuntarpeen itsearviointi, riskitestit, ammattilaisen tekemä arviointi, kiireellisyys, vapaasti varattavissa olevat palvelut) o asiakkuuden tarpeen arvioinnissa käytettävät tiedot, kuten kuuluminen seulontaryhmään, kuntalaisuus, tieto asiakkaan kotialueesta, sijainti, tiedot asiakkaan asiakkuuksista sopimusten, suunnitelmien tai tilausten kautta o palvelusetelin käyttöön liittyvät ohjaustiedot (mm. sopimukset, tiedot palvelusetelin käytöstä ko. palvelussa) 14
palvelukohtaiset tai varaustuotekohtaiset ohjaustiedot o varattavien palvelujen asiointitavat ja eri asiointitapojen aikavälien pituudet o esimerkiksi laboratoriotutkimuksiin liittyvät ohjaustiedot (mm. ravinnotta näytteet, joihin tarjotaan vain aamun ensimmäisiä aikoja, eri näytteiden yhdistäminen siten että näytteet voidaan ottaa samassa paikassa, esim. ekg näytteenotto vain pisteistä joissa on mahdollisuus otttaa ekg-tutkimus mikäli kerralla on useita tutkimuksia tehtävänä, jne.) o palveluihin ohjaamisessa käytettävät viitearvot o äitiyshuollon ohjaustiedot kuten tieto tartuntatauntiriskistä tai raskausviikkojen perusteella suoraan syntyvä ajanvarausoikeus ultraäänitutkimuksiin o säännöstöt asiakkaan tekemien varaustoimenpiteiden valtuuksien voimassaololle, esim. asiakkaan varattavissa tai muutettavissa fysioterapian ryhmäaika 7 vrk ennen tapahtumaa, jonka jälkeen vain ammattilaisen varattavissa, tai aikaikkuna jonka sisällä tapahtuma on toteutettava (aikaikkunan ulkopuolelle ei voi tehdä varausta) toimipiste- tai palvelunantajakohtaiset ohjaustiedot o palveluyksiköiden ohjaustiedot, kuten palvelunantaja- ja varaustuotekohtaiset ajanvarausvälit sekä moniajanvarausten ajalliset säännöt. Ohjaustietojen kautta voidaan ottaa huomioon asiakas- ja palveluntuottajakohtaisia tarpeita ja järjestelyjä. Esimerkiksi potilaan asuinpaikka suhteessa toimipisteeseen voidaan huomioida siten, että. ulkopaikkakuntalaisille koetetaan järjesteää käynnit saman päivän aikana, ja mahdollisesti tarvittavia laboratorio- tai kuvantamistutkimuksia toteutetaan omalla paikkakunnalla etukäteen. Ohjaustietojen kautta herätteitä voidaan myös liittää haluttujen sote-ammattilaisten toimintaan. Ohjaustietojen myöhempään laajentamiseen on myös nähty tarpeita. Ohjaustiedoissa ei toistaiseksi ole huomioitu esimerkiksi asiakkaan henkilökohtaisen budjetin seurantaa tai palvelujen hintatietoja, tai palveluihin kohdistuneita asiakasarviointeja, joita on osin jo mahdollistettu esimerkiksi Palveluvaakaverkkopalvelun kautta. 15
4 Ajanvaraus- ja palveluohjausratkaisun tietojärjestelmäpalvelut 4.1 t ja tietojärjestelmäroolit Tässä luvussa kuvataan ajanvarausratkaisujen integraatioarkkitehtuuriin kuuluvat tietojärjestelmäpalvelut ja tietojärjestelmäroolit. Palvelu- ja roolipohjaisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin kautta kuvataan tarvittavat rajapinnat eri komponenttien välillä ja määritellään eri järjestelmien ja palvelujen vastuut ja yhteydet tietojärjestelmäarkkitehtuurissa. Palvelut ja roolit voivat sijoittua käytännön toteutuksissa eri järjestelmiin ja sähköisiin palveluihin. Joukko kuvattuja palveluja sijaitsee usein samassa järjestelmässä, mutta samoja palveluja tai rooleja voi joissakin tilanteissa olla myös yhden ympäristön useissa eri järjestelmissä. Ajanvarauksen kannalta keskeisimpien palvelujen ja roolien välisiä rajapintoja kuvataan tarkemmin luvussa 5 ja erillisissä rajapintamäärittelydokumenteissa. Ajanvarauksen toiminnalliset palvelut Muut asiointipalvelut Ilmoitus- ja vahvistuspalvelu Ajanvarauspalvelu Peruutusaikapalvelu Ajanvaraustietojen muodostaja Palveluhakemisto Riskitesti / palvelun tarpeen arvointi Omakanta Tunnisteellinen neuvonta ja hoitoonohjaus Esitietopalvelu Palvelunäkymä Ajanvaraustietojen hyödyntäjä Asioinnin hallintapalvelut Henkilökohtaiset palvelut Sote-organisaation tietojärjestelmäpalvelut Varaustuotteiden hallinta Asiakkuuspalvelu Kansalaisen tiedonhallintaalusta Palveluntuottajan toiminnanohjaus Resurssien hallinta Potilas- tai asiakaskertomus Ammattilaiskäyttäjien hallinta Ammattilaisen käyttövaltuushallinta Palveluohjain Asiakaspolkujen hallinta Asiakkaan kalenteri Tietovarantopalvelut Integraatiopalvelut Käytönhallintapalvelut Yksikkörekisteri Arkistopalvelu Koodistopalvelu Palveluväylä Taustajärjestelmäintegraatio Asiakastietojen koonti Asiakkaan tunnistus Tunnistus ja valtuutus Suostumukset ja kiellot Kuva 1. Ajanvarauksen loogiset tietojärjestelmäpalvelut ja tietojärjestelmäroolit (ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisujen ydinpalvelut vihreällä). Palveluiden nimeämisessä on soveltuvin osin noudatettu SADe Sote -viitearkkitehtuurin (THL 2015) käytäntöjä. Palvelujen tiiviitä kuvauksia löytyy myös viitearkkitehtuurin luvusta Palvelukartta. Loogisten tietojärjestelmäpalvelujen sijoittamisessa eri järjestelmiin on oltava vapausasteita, jotta ratkaisu on sovellettavissa ja toteutettavissa erilaisissa alueellisissa tietojärjestelmäympäristöissä. Luvun 4 lopussa kuvataan tarkemmin palvelujen sijoittumista Hyvis-SADe-hankkeessa suunniteltujen ja toteutettujen ratkaisujen osalta. Integrointiarkkitehtuuri jättää myös vapausasteita toimintalogiikan ja sääntöjen toteuttamisessa sekä siinä, kuinka paksu tai kattava joukko palveluita tietyssä ympäristössä toteutetaan. Kaikkien palvelujen toteuttaminen ei ole välttämätöntä asiakkaille tarjottavien yksinkertaisten ajanvarauspalvelujen toteuttamiseksi, mikäli esimerkiksi asiakas- tai hoitopolkujen ohjaus toteutetaan vaihtoehtoisella tavalla tai vaiheistetaan myöhemmin toteutettavaksi. Vaiheistusmahdollisuuksia on kuvattu aiemmin mm. ekat- 16
materiaaleissa. On mahdollista myös luoda toteutuksia, joissa asiakkuudet, resursssit ja niiden kalenterit, palvelutuotteet, prosessit, säännöstöt ja ajanvaraukseen liittyvä logiikka ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa tai saman modulaarisen järjestelmän piirissä. Loogisen jäsennyksen lähtökohtana on kuitenkin ollut toteutuksen läpinäkyvyys rajapintojen kautta. 4.1.1 Ajanvarauksen toiminnalliset palvelut Lisätietoja Ajanvarauspalvelu Tarjoaa asiakkaalle / ulkoiselle varaajalle käyttöliittymän, jonka kautta voidaan katsella varaustuotteen vapaita aikoja ja suorittaa ajanvaraustoimenpiteitä kuten ajan varaaminen. Alueellinen palvelu, joka voi yhdistää tietoja useista taustajärjestelmistä. Asiakas, omainen, ulkoinen varaaja Ajanvarausten hallinta (vapaiden aikojen kyselyt, aikojen varaaminen, peruminen, siirtäminen) Varattujen aikojen hakeminen Tulee linkittyä varaustuotteiden hallintaan, voi linkittyä palveluohjaimeen. Käyttää: tiedot varaustuotteiden vapaista ajoista Tuottaa: tiedot asiakkaalle varatuista ajoista: Voi tuottaa: ajanvarausasiakirja, asiakkaan kalenteritiedot (ks. ajanvaraustietojen muodostaja) Resurssienhallintaintegraatiot Asiakkaan kalenteri-integraatio Asiakkaan tunnistautuminen Voi toimia ajanvarauskutsun vastaanottajana Nojautuu varaustuotteiden hallinnassa tehtyjen varaustuotteiden konfigurointiin; ratkaisumallina voidaan käyttää esim. varaustuotteiden tietojen lataamista suoraan koodistopalvelusta tai varaustuotteiden hallinnasta; tämä integraatio on toteutettavissa myös palveluohjaimessa Esim. HyvisSADe AVPH-järjestelmä. SADe-ohjelman linjausten mukaisesti ajanvarauspalvelu on määritelty alueelliseksi asiointipalveluksi, joka on myös useimpien aiempien selvitysten suositus. Ajanvarauspalvelun toteutusmahdollisuus on myös valtakunnallisella tasolla, mikäli sen edellyttämät rajapinnat pystytään tehokkaasti toteuttamaan. Mikäli valtakunnallista ratkaisua harkitaan, on huomioitava myös arkkitehtuurimuutoksen suorituskykyvaatimukset esimerkiksi kyselyjen kohteena olevien järjestelmäyhteyksien lukumäärän suhteen. Integraatiovaatimukset: AV01: Ajanvarauspalvelun tulee pystyä suoraan tai muiden palvelujen kautta tekemään taustajärjestelmiin kohdistuvissa resurssienhallintaintegraatioissa aikojen kyselyjä ja muita ajanvaraustoimenpiteitä AV02: Ajanvarauspalvelu voi toimia palveluohjaimen ohjaamana AV03: ajanvarauspalvelu voi toimia ajanvarauskutsujen vastaanottajana (vaihtoehtoisesti palveluohjain voi toimia tässä roolissa) AV04: Ajanvarauspalvelun tulisi pystyä muodostamaan asiakkaan kalenterimerkintä. TP06: Kaikkia asiakkaan suorittamia toimenpiteitä tulisi pystyä tekemään myös puolesta-asioija mikäli tällä on asianmukaiset oikeudet tai valtuutukset. Ajanvaraustietojen muodostaja Kokoaa yhteen tietopakettiin tiedot tehdystä tai suunnitellusta ajanvarauksesta ja lähettää tiedot ajanvaraustietoja hyödyntäville järjestelmille tai tietojärjestelmäpalveluille. Ajanvaraustietojen lähettäminen asiakkaalle, asiakkaan omahoitopalveluun, asiakkaan omien terveys- ja hyvinvointitietojen hallinta-alustaan tai asiakkaan kalenteriin 17
Ajanvaraustietojen lähettäminen ammattilaiselle, potilas- tai asiakastietojärjestelmään tai sähköiseen arkistoon Ajanvaraustietojen lähettäminen muille asiointipalveluille Ajanvaraustietojen muodostaminen Ajanvarausasiakirja: muodostaja ja lähettäjä Asiakkaan kalenterimerkintä: muodostaja ja tarvittaessa lähettäjä Voi toimia myös herätteen antajana ilmoitus- ja vahvistuspalvelulle. Ajanvarausasiakirjan muodostaminen ja lähettäminen Linkittyy yleensä kiinteästi ajanvarauspalveluun tai resursseja hallinnoivaan järjestelmään. Voidaan toteuttaa integraatiokerroksessa, mikäli tarvitsee tietoja monista eri palveluista. Toteutettavissa ajanvarauspalvelun, palveluohjaimen tai resurssien hallinnoijan yhteyteen HUOM. keskeinen suunnittelupäätös integraatioarkkitehtuurissa on päättää, mikä tietojärjestelmä / tietojärjestelmäpalvelu vastaa ajanvarausasiakirjan muodostamisesta. Ajanvaraustietojen muodostajan koostama tietopaketti voi toimia myös ilmoitus- ja vahvistuspalvelun lähettämien viestien pohjana. Integraatiovaatimukset: AM01: ajanvaraustietojen muodostajan tulee pystyä muodostamaan ja lähettämään ajanvarausasiakirja AM02: ajanvaraustietojen muodostaja voi muodostaa asiakkaan kalenterimerkinnän ajanvarauksen kohteena olleesta tapahtumasta AM03: ajanvaraustietojen muodostaja voi tukea asiakkaan kalenterimerkinnän lähettämistä asiakkaalle Ajanvaraustietojen hyödyntäjä Palvelu, joka ottaa vastaan tietoja tehdystä ajanvarauksesta, ja johon toimitettujen tietojen (esim. ajanvarausasiakirja) pohjalta voidaan asiakkaille ja ammattilaisille rakentaa lisäpalveluita tai mahdollistaa jatkotoimenpiteitä. Asiakas, ammattilainen Ajanvaraustietojen näyttäminen Ajanvaraustietojen hakeminen Ajanvarausasiakirja, vastaanottaja Ottaa vastaan tai hakee ajanvarausasiakirjan Seuraavat integraatioarkkitehtuurin palvelut voivat toimia ajanvaraustietojen hyödyntäjänä: Arkistopalvelu: ajanvaraustietojen säilyttäminen ja jakelu edelleen ammattilaisille ja kansalaisille; tarkastelu ja katselu sekä jatkotoimenpiteiden käynnistäminen esimerkiksi Omakanta-palvelun kautta. Omatietovaranto: ajanvaraustietojen katselu ja hallinta omahoitosovellusten kautta, asiakkaalle suunnattujen asiointipalvelujen kautta. Palveluväylä: tietojen toimittaminen palveluväylän kautta toteutetuille muille asiointipalveluille Potilas- tai asiakaskertomus: ajanvaraustietojen toimittaminen palveluntuottajalle mm. suunnitelmalinkityksiä varten Ilmoitus- tai vahvistuspalvelu Esimerkkejä: asiointitili, Kanta-arkisto / Omakanta, kansalaisen terveystaltio / omien tietojen hallinta-alusta, kansallisen palveluväylän kautta tarjottavat asiointisovellukset, sähköpostipalvelu joka lähettää asiakkaalle vahvistuksen ajanvarauksesta, ekirjepalvelu asiakkaalle. Integraatiovaatimukset: AH01: ajanvaraustietojen hyödyntäjän tulee kyetä hakemaan tai ottamaan vastaan asiakaskohtaisia ajanvarausasiakirjoja 18
AH02: mikäli ajanvaraustietojen hyödyntäjä liittyy arkistointipalveluun, se voi kysellä ajanvarausasiakirjoja Peruutusaikapalvelu Aikojen tarjoaminen uusille asiakkaille, mikäli varattu aika siirtyy tai peruutetaan. Asiakas, tarvittaessa ammattilainen. Ajanvarausehdotusten hallinta Ajanvarausehdotus, ajanvaraustiedot Peruutusaikapalvelua voi ohjata palveluohjain. Peruutusaikojen tarjoaminen toteutetaan usein ilmoitus- ja vahvistuspalvelun kautta. Yhdistettävissä palveluohjaimen kautta (suositus), mutta toteutuksia myös palvelunantajan toiminnanohjausjärjestelmien tai resursseja hallinnoivien järjestelmien yhteydessä. Integraatiovaatimukset: PA01: peruutusaikapalvelu voi toimia palveluohjaimen ohjauksessa tai liittyä palveluohjaimeen PA02: peruutusaikapalvelu voi käynnistää peruutusaikojen tarjoamisen peruutustapahtuman tai ilmoituksen seurauksena. PA03: peruutusaikapalvelu voi nojautua ilmoitus- ja vahvistuspalveluun asiakkaan suuntaan lähetettävissä viesteissä. PA04: peruutusaikapalvelun kautta tehtävistä ajanvaraustoimenpiteistä tulee välittyä tieto palveluohjaimeen PA05: peruutusaikapalvelun kautta tehtävistä ajanvaraustoimenpiteistä tulee syntyä tarvittavat ajanvaraustiedot resursseja hallinnoiviin järjestelmiin ja ajanvarausasiakirja TP06: Kaikkia asiakkaan suorittamia toimenpiteitä tulisi pystyä tekemään myös puolesta-asioija mikäli tällä on asianmukaiset oikeudet tai valtuutukset. 4.1.2 Asioinnin hallintapalvelut Varaustuotteiden hallinta Kokoaa ulkoista varausta varten tiedot varattavista palveluista ja linkittää resurssien kalenterit varaustuotteisiin. Linkittää yksikkötiedot ja/tai palveluhakemiston tiedot varaustuotteiden yksityiskohtaisiin tietoihin. Varaustuotteiden hallinnan kautta voidaan myös ylläpitää palveluoohjaimen tarvitsemia tietoja (esim. palveluohjauskoodi) eri tuotteisiin tarvittavista ajanvarausoikeuksista ja eri palvelujen tarvitsemista tiedoista tai tietokentistä. Varaustuotteita hallinnoiva ammattilainen tai pääkäyttäjä Varaustuotteiden hallinta Hallinnoi: varaustuotteiden tiedot Hyödyntää: palveluyksiköiden tiedot, resurssientiedot Hyödynnettävät tiedot voivat tulla koodistopalvelusta tai resursseja hallinnoivista järjestelmistä Varaustuotteiden tiedot voivat olla tallennettuna koodistopalveluun Palveluohjain, ajanvarauspalvelu ja asiakaspolkujen hallinta voivat hyödyntää varaustuotteiden hallinnan tietoja. Hyvis koodistopalvelu, perustietojärjestelmä jossa varaustuotteiden hallinta Integraatiovaatimukset: VH01: varaustuotteiden hallinnan tulee mahdollistaa varaustuotteiden yhdenmukainen nimeäminen ja liittäminen valtakunnalliseen palvelunimikkeistöön ja asiointitapaan 19
VH02: varaustuotteiden hallinta voi tarjota rajapinnan, jolla voi kysellä tai etsiä varaustuotteita (hakuavaimina alue / organisaatio / yksikkö, tai palvelunimikkeet?) VH03: varaustuotteiden hallinnan tulee integroitua ajanvarauspalveluun, asiakaspolkujen hallintaan ja/tai palveluohjaimeen siten, että määriteltyjä varaustuotteita päästään varaamaan tai käyttämään osana asiakaspolkuja VH04: varaustuotteiden hallinnan tulee pystyä linkittämään varaustuotteet resurssien hallinnassa käytettyihin resurssien kalentereihin VH05: varaustuotteiden hallinnan tulee pystyä linkittämään varaustuottee yksikkörekisterin mukaisiin organisaatioihin ja palvelupisteisiin Asiakaspolkujen hallinta Hallinnoi asiakas- ja/tai hoitopolkuja sekä säännöstöjä, joiden mukaisesti asiakkaille avataan ajanvarausoikeuksia tai joiden kautta ohjataan toisiinsa liittyvien tapahtumien ajanvarauksia (esim. moniajanvaraus). Voi myös linkittää asiakaspolkuja määriteltyihin palvelupaketteihin, joiden kautta asiakkaita ohjataan käyttämään tiettyjä palveluja. Alueellinen palvelu, joka yhdistää tietoja useista taustajärjestelmistä ja mahdollistaa näiden tietojen pohjalta asiakkaalle hoito-ja palvelupolkujen säännöstöjen mukaisen itsevalinnan, sekä prosessiohjauksen. Asiakaspolkuja hallinnoiva ammattilainen tai pääkäyttäjä Asiakaspolkumallien hallinta Hallinnoi: asiakaspolkujen tiedot, palveluohjauksen säännöstöt Hyödyntää: palveluyksiköiden tiedot, varaustuotteiden tiedot Hyödynnettävät tiedot voivat tulla koodistopalvelusta Asiakaspolkujen tiedot voivat olla tallennettuna koodistopalveluun Palveluohjain hyödyntää asiakaspolkujen hallinnan tietoja Hyvis koodistopalvelu, perustietojärjestelmä jossa varaustuotteiden hallinta Integraatiovaatimukset: AP01: asiakaspolkujen hallinnan tulee mahdollistaa varaustuotteiden liittäminen asiakaspolkumalleihin AP02: asiakaspolkujen hallinta voi liittyä palveluohjaimeen, tai asiakaspolkujen hallinnan tulee pystyä viemään asiakaspolkumallien tiedot palveluohjaimeen muodossa, jossa palveluohjain voi niitä hyödyntää asiakaskohtaisen asiakaspolun ohjaamisessa Yksikkö- ja organisaatiorekisterien tietojen yhdistäminen varaustuotteisiin käsitellään varaustuotteiden hallinta- ja palveluohjain-kohdissa. Palveluohjain Asiointiprosessin ohjauspalvelu, joka huolehtii alueellisista säännöstöistä ja asiakaspolun ohjauksesta ja sen vaiheiden etenemisestä liittyen mm. hoidon tarpeen arviointiin, toisiinsa liittyvien moniajanvarauksen osien ajallisiin riippuvuuksiin jne. Ohjaa asiointiprosessia asiakaspolun sääntöjen mukaisesti. Voi linkittää asiointiprosessiin esimerkiksi ajanvarauksia, esitietojen kyselyjä tai lomakepalveluita tai väestötason seulontaa (esim. asiakkaiden tunnisteet -> hoitopolkujen luonti -> pyynnöt / lähetteet -> käyntien seuranta -> yhteenvedot). Palveluohjaimen ohjaamassa prosessissa optimointi tapahtuu ensisijaisesti asiakasprosessin näkökulmasta. Palveluohjain voi ohjata sekä asiakaspolkuja että hoitopolkuja. Asiakaspolulla voi olla otsikko, joka voi muuttua. Ohjauksen lisäksi palveluohjain voi koota tietoja palvelujen seurantaa varten ja auttaa tekemään havaintoja toisiinsa liittyvistä tapahtumista, esimerkkinä hoitoonpääsyn seuranta ja mittaminen. Tapahtumien yhdistäminen asiakaspolkuun voi tapahtua asiakaspolkumallin kaut- 20