Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 1 (18) Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteerin valinta 2013 n loppuraportti 1 Taustaa 2 2 Valintatyöryhmän kokoonpano 2 3 Valintatyöryhmän tehtävät 2 4 Valintatyöryhmän toiminta 3 Hakuilmoitus ja -aikataulu 3 Hakijat 3 Konsultoinnit 4 5 Prosessin kulku 4 6 Prosessin arviointi ja huomioita 4 Yleistä 4 Päätöksenteko ja julkisuus 5 Viestintä 6 Liite 1. Rekrytointiryhmän nimittäminen 7 Liite 2. Prosessin aikataulu 8 Liite 3. Hakuilmoitus 9 Liite 4. n kokousmuistio 10.1.2013 11 Liite 5. n kokousmuistio 15.1.2013 12 Liite 6. n kokousmuistio 29.1.2013 13 Liite 7. n kokousmuistio 6.3.2013 14 Liite 8. n kokousmuistio 13.3.2013 15 Liite 9. n kokousmuistio 18.3.2013 16 Liite 10. n kokousmuistio 19.3.2013 17 Liite 11. n kokousmuistio 27.3.2013 18
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 2 (18) Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteerin valinta 2013 n loppuraportti 1 Taustaa Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan () pääsihteeri toimii esimiehenä ylioppilaskunnan aatteelliselle sihteeristölle ja yhdyshenkilönä ylioppilaskunnan eri toimijoiden välillä. Pääsihteerin työnkuvaan kuuluvat lisäksi osallistuminen :n taloushallintoon ja hallituksen, edustajiston sekä taloustoimikunnan toimintaan. :n edustajiston (E) kokouksessaan 7/2009 valitseman pääsihteerin, tekniikan ja maatalousja metsätieteiden ylioppilas Teemu Halmeen, kauden (2010 2013) lähestyessä loppuaan edustajisto ryhtyi vuoden 2012 lopulla valmistelemaan uuden pääsihteerin valintaa. Kokouksessaan 12/2012 E nimitti valintaa valmistelemaan pääsihteerin valintatyöryhmän (Liite 1). Tämän raportin tarkoitus on kuvata nimitetyn valintatyöryhmän toimintaa. 2 Valintatyöryhmän kokoonpano Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan voimassa olevien sääntöjen mukaan edustajiston tehtäviin kuuluu valita ja vapauttaa tehtävästään ylioppilaskunnan pääsihteeri. Tehtävän laajuuden ja luonteen vuoksi pääsihteerin valintaa valmistelemaan nimitettiin pääsihteerin valintatyöryhmä (Liite 1). Ryhmän kokoonpano oli seuraava: Martin Aalto (Valintatyöryhmän puheenjohtaja) (Edustajiston PJ 2013) Julius Hurri (Valintatyöryhmän jäsen) (Sinivihreät) Rasmus Kiihamäki (Valintatyöryhmän jäsen) (Polytekarna) Pipsa Penttinen (Valintatyöryhmän jäsen) (Luova) Valintatyöryhmän sihteerinä toimi :n virkaa tekevä pääsihteeri Teemu Halme. :n hallituksen puheenjohtajalla, Piia Kuosmasella, oli työryhmän kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. 3 Valintatyöryhmän tehtävät Kokouksessaan 12/2012 E päätti määrittää työryhmän tehtäviksi seuraavaa: 3) velvoittaa työryhmän tuomaan esityksensä hakuaikataulusta ja luonnoksen hakuilmoituksesta vuoden 2013 ensimmäiseen edustajiston kokoukseen. 4) velvoittaa työryhmää laatimaan loppuraportin pääsihteerin valinnasta toimikautensa loppuun mennessä. 5) valinnan tekemiseksi velvoittaa ryhmän tuomaan vähintään kaksi parhaimpana pitämäänsä ehdokasta edustajiston kokouksen haastateltavaksi. Haastattelujen sekä valintatyöryhmän esityksen perusteella edustajisto valitsee uuden pääsihteerin kokouksessaan maalis-huhtikuussa.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 3 (18) 4 Valintatyöryhmän toiminta Valintatyöryhmän toiminnan tarkastelua varten ryhmä laati kokouksistaan muistiot. Muistiot on liitetty tämän raportin liitteiksi 4-11. Valintatyöryhmä aloitti työskentelynsä 10.1.2013. Ensimmäisessä kokouksessaan valintatyöryhmän jäsenet esittäytyivät. Työryhmän todettiin vastaavan hyvin tehtävän asettamia vaatimuksia. Ryhmän sisältä todettiin löytyvän sekä syvällistä ylioppilaskunnan tuntemusta sekä rekrytointikokemusta ja taitoa. Valintatyöryhmä aloitti työskentelynsä tutustumalla aikaisempiin vastaaviin prosesseihin ja niitä varten sekä niiden jälkeen laadittuihin asiakirjoihin. Taustamateriaaleihin tutustuttuaan työryhmä lähti työstämään hakuprosessin aikataulua ja hakuilmoitusta. Hakuilmoitus ja -aikataulu Valintatyöryhmän laatima hakuilmoitus (Liite 3) hyväksyttiin edustajiston kokouksessa 1/2013 (kokouskohta 11.). Samalla hyväksyttiin työryhmän ehdotus hakuaikataulusta. Haku avattiin kokouksen jälkeen 25.1.2013. Haku päättyi 22.2.2013. Hakuilmoituksen laatimisen yhteydessä työryhmä käytti merkittävästi aikaa haettavan henkilön arvioinnin valmisteluun kirjaamalla ilmoitukseen tehtävän vaatimat edellytykset ja hyväksi katsottavat kriteerit. Edellytämme: Ylioppilaskunta-/järjestötoiminnan tuntemusta Taloushallinnon tuntemusta Esimiestaitoja Hyvää paineensietokykyä Akateemisia opintoja Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä ruotsin ja englannin kielen osaamista Katsomme eduksi: Esimieskokemuksen :n ja Aalto-yliopiston tuntemuksen Akateemisen loppututkinto Spelögan Hakuilmoituksen levittämiseen päätettiin käyttää liitteessä 5 (kohta Hakukanavat) mainittuja kanavia. Hakijat Hakemuksia vastaanotettiin kymmenen kappaletta. Yhtään hakemusta ei hylätty. Hakijoista 7 oli miehiä ja 3 naisia. Valintatyöryhmä päätti hakemusten perusteella haastatella puhelimen välityksellä kuutta hakijaa. Haastattelujen pituus oli 15 20 min per hakija. Haastattelut pidettiin 19.3.2013. Puhelinhaastattelujen jälkeen valintatyöryhmä päätti kutsua kolme hakijaa kasvokkain pidettäviin haastatteluihin (Liite 10). Kolmen ehdokkaan haastattelut pidettiin 25.3.2013 osoitteessa Lämpömiehenkuja 2. Haastattelujen pituus oli 1,5-2 tuntia per hakija. Haastatteluilla pyrittiin selvittämään hakijoiden soveltuvuutta
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 4 (18) Konsultoinnit 5 Prosessin kulku pääsihteerin tehtävään painottamalla kysymyksissä hakuilmoituksessa mainittuja kriteereitä. Haastattelu sisälsi tilaisuuden aikana toteutettavan tehtävän ja ehdokkaille asetettiin ennakkotehtävä. Haastattelujen jälkeen valintatyöryhmä päätti kokouksessaan (27.3.2013 Liite 11) esittää edustajistolle kolmea ehdokasta pääsihteerin tehtävään. Henkilöt olivat (aakkosjärjestyksessä) Hyrkkö Saara, Koskenniemi Janne ja Onatsu Toni. Ehdotetuille hakijoille pidettiin haastattelutilaisuus 10.4.2013, joka oli avoin päätöksen tekevän edustajiston jäsenille. Työryhmä näki tarpeelliseksi kerätä edustajistoryhmiltä kysymyksiä etukäteen moderoinnin ja ryhmittelyn vuoksi. Toni Onatsu jättäytyi prosessista ennen päätöskokousta työllistyttyään muihin tehtäviin. Edustajisto päätti kokouksessaan 3/2013 valita Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan seuraavaksi pääsihteeriksi Janne Koskenniemen. Laajentaakseen perspektiiviään valintatyöryhmä päätti konsultoida parhaaksi katsomiaan henkilöitä liittyen pääsihteerin valintaprosessiin ja pääsihteerin tehtävään sekä ominaisuuksiin. Konsultointiin pyydetyt henkilöt on esitetty liitteessä 5. Esitetyllä otoksella pyrittiin hankkimaan näkemystä organisaation sisältä vapaaehtoisilta sekä työntekijöiltä ja organisaation ulkopuolelta tehtäväkenttään perehtyneiltä henkilöiltä. Janne Koskenniemeä ei konsultoitu hänen haettua pääsihteerin virkaa. Konsultointien jälkeen työryhmä kokosi tulokset kokouksessaan 6.3.2013 (Liite 7). Tulosten pohjalta työryhmä työsti haettavan henkilön profiilia. Konsultointien tuloksia käytettiin hakijoita koskevissa valinnoissa. Valintatyöryhmän perustamispäätöksen (Liite 1) taustalla oli tarve suorittaa hakijoiden esikarsinta kooltaan rajoitetun ryhmän sisällä. Edustajiston jäsenten esitysoikeutta edustajiston eteen tuotavista ehdokkaista ei kuitenkaan rajoitettu, joten edustajistolla oli mahdollisuus ohittaa valintatyöryhmän esikarsinta ja nostaa lopulliseen päätöskohtaan ehdokkaita niiden henkilöiden joukosta, jotka olivat toimittaneet hakemuksensa virkaan hakuajan sisällä. Yllä kuvailulla mahdollisuudella haluttiin taata tulevalle pääsihteerille koko edustajiston tuki ja poistaa mahdolliset jälkeenpäin käytävät valintaa koskevat spekuloinnit. Valintatyöryhmän kahden kokoukseen tuoman ehdokkaan lisäksi ehdolle nostettiin kolme muuta ehdokasta: Korhonen Henri, Tarhala Mika ja Tiitinen Maija. 6 Prosessin arviointi ja huomioita Yleistä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto valitsi huhtikuun kokouksessaan ylioppilaskunnan seuraavaksi pääsihteeriksi valintaa valmistelemaan asetetun valintatyöryhmän ehdokkaan. Valintaprosessi pysyi sille asetetuissa aikaraameissa ja noudatti suurimmalta osaltaan hyviä rekrytointikäytäntöjä. Kokonaisuutena prosessia voidaan pitää onnistuneena.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 5 (18) Päätöksenteko ja julkisuus Ylioppilaskunnan erikoisen luonteen ja rakenteen vuoksi pääsihteerin rekrytointiprosessiin liittyvää päätöksentekoa ei ole mielekästä suoraan verrata minkään muun organisaation vastaavanlaiseen päätöksentekoon. Ylioppilaskunta on julkishallinnollinen organisaatio. Tämä tarkoittaa, että työryhmän vastaanottamat hakemukset liitteineen ovat julkista tietoa ja luovutettava kysyttäessä. Toisaalta pääsihteerin tehtävään pyrittiin löytämään mahdollisimman hyviä hakijoita, joiden kohdalla liiallinen prosessia koskeva julkisuus usein haittaa hakijan muita urasuunnitelmia ja saattaa johtaa hakijan poisjäämiseen. Asetelma asetti työryhmän työskentelylle merkittäviä haasteita. Työryhmä otti (ennen haun avaamista) päällimmäiseksi prioriteetikseen löytää ylioppilaskunnalle paras mahdollinen pääsihteeri. Työryhmä teki tietoisen päätöksen olla julkaisematta hakijoiden nimiä ja hakemuksia nimilista ja hakemukset luovutettiin henkilökohtaisesti niitä pyytäneille henkilöille. Työryhmän ratkaisu herätti prosessin myöhemmissä vaiheissa epäilyksiä tietojen salaamisesta. Nämä epäilyt voidaan todeta täysin perättömiksi. Seuraavan vastaavanlaisen rekrytointiprosessin yhteydessä työryhmän olisi hyvä tuoda edustajistolle yksiselitteisenä tiedoksi tietojen julkisuutta koskeva linja ja syyt esitettyyn tulkintaan päätymiseen. Päätöksen pääsihteerin valinnasta tekee ylioppilaskunnan edustajisto. Päätöstä valmistelemaan perustettiin valintatyöryhmä, joka pyrki ennen hakijoita koskevia päätöksiä kuulemaan tasapuolisesti ylioppilaskuntayhteisön osapuolia. Eri tahojen kuuleminen toteutettiin hyvissä ajoin ennen prosessin haastatteluvaihetta, jotta valintatyöryhmän olisi mahdollista muodostaa hakijaprofiili ennen ehdokkaisiin tutustumista. Valintatyöryhmä suoritti tämän jälkeen esikarsinnat käyttäen hyväkseen muodostettua profiilia. KONSULTOINNIT Kuullaan tahoja organisaation sisältä ja ulkopuolelta Valintatyöryhmä muodostaa käyttöönsä PROFIILIN, johon käytetään konsultointien tuloksia. Valintatyöryhmä suorittaa esikarsinnan käyttäen apunaan mm. muodostettua profiilia. Yllä esitetty menettelytapa lienee jättänyt useammalle aktiiviselle toimijalle, erityisesti työntekijäsektorilla, tunteen oman mielipiteen sivuuttamisesta. Tämä mieliala vahvistui edustajiston jäsenille järjestetyn kyselytilaisuuden yhteydessä. Tulevissa rekrytointiprosesseissa on yllä mainittujen kokemusten perusteella syytä selvittää prosessin kulku sekä edustajistolle että muulle yhteisölle yksityiskohtaisemmin etukäteen. Työntekijäsektorille on syytä etsiä oma tiedonsaantikanava. Mikäli vastaavanlaiseen haastattelutilaisuuteen päädytään jatkossakin, olisi syytä kerätä esitettäviä kysymyksiä myös työntekijöiltä, vaikka työntekijöiden läsnäolo haastattelutilaisuudessa ei ole suotavaa. Lisäksi ylioppilaskunnan eri ryhmille (edustajisto, hallitus, työntekijät, vapaaehtoiset) on syytä selvittää asemansa näin tärkeässä valintaprosessissa sekä selventää minkälaista inputia kultakin taholta prosessiin toivotaan.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 6 (18) Viestintä Prosessin aikana keskustelua heräsi tietojen julkisuuden lisäksi sopivista keskustelukanavista. Kuten jokaisen rekrytointiprosessin kohdalla, pääsihteerin valinnan tekevän tahon, edustajiston, ja sen jäsenten on voitava ilmaista mielipiteensä ehdokkaista riippumatta siitä onko mielipide positiivinen vai negatiivinen. Nykyinen :n edustajiston viestintään käytettävä edustajisto-lista ei kokoonpanonsa vuoksi ole tähän soveltuva. Tästä syystä edustajiston jäseniä pyydettiin käymään ehdokkaita koskevaa keskustelua kokouskohdan aikana suljettujen ovien suojassa. Tämä moderointi epäonnistui ja julkiseen levitykseen rinnastettavalle edustajisto-listalle pääty huomattava määrä tietoa ja mielipiteitä, joilla voi hakijoiden kannalta olla negatiivisia vaikutuksia. Tulevissa rekrytointiprosesseissa olisi syytä perustaa keskustelulle tarkoitettu kanava, jonka sisältöön olisi oikeus vain äänivaltaisilla edustajiston jäsenillä. Yleisenä keskustelua koskevana kommenttina voidaan todeta, että tämän luokan henkilövalinta herättää huomattavan määrän keskustelua, jossa voi olla hyvin vaikeaa taipua keskustelulle asetettuihin raameihin. Nämä raamit perustuvat kuitenkin useimmiten lakiin. Jatkossa edustajistoa olisi syytä perehdyttää viestinnälle asetettuihin rajoihin ennen keskustelun eskaloitumista.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 7 (18) Liite 1. Rekrytointiryhmän nimittäminen Pääsihteerin rekrytointiryhmän nimittäminen (Kangas) E 12/2012 Kokouskohta 24. Nykyisen pääsihteerin työsuhde päättyy 31.8.2013. Jotta uuden pääsihteerin perehdyttäminen olisi mahdollisimman jouhevaa, olisi hänet hyvä saada valittua maalis-huhtikuussa. Sääntöjen mukaan edustajisto valitsee pääsihteerin, jolloin edustajiston on hyvä nimittää keskuudestaan työryhmä valmistelemaan asiaa. Päätös Edustajisto päätti 1) perustaa pääsihteerin valintatyöryhmän, jonka toimikausi on elokuun 2013 loppuun. 2) nimittää työryhmän puheenjohtajaksi edustajiston vuoden 2013 puheenjohtajan ja jäseniksi Pipsa Penttisen, Rasmus Kiihamäen, Julius Hurrin sekä sihteeriksi nykyisen pääsihteerin sekä todeta, että hallituksen puheenjohtajalla on työryhmän kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus. Lisäksi työryhmä voi kuulla ulkopuolisia asiantuntijoita työnsä tueksi. 3) velvoittaa työryhmän tuomaan esityksensä hakuaikataulusta ja luonnoksen hakuilmoituksesta vuoden 2013 ensimmäiseen edustajiston kokoukseen. 4) velvoittaa työryhmää laatimaan loppuraportin pääsihteerin valinnasta toimikautensa loppuun mennessä. 5) valinnan tekemiseksi velvoittaa ryhmän tuomaan vähintään kaksi parhaimpana pitämäänsä ehdokasta edustajiston kokouksen haastateltavaksi. Haastattelujen sekä valintatyöryhmän esityksen perusteella edustajisto valitsee uuden pääsihteerin kokouksessaan maalis-huhtikuussa.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 8 (18) Liite 2. Prosessin aikataulu 10.1.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 4 15.1.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 5 24.1.2013 E 1/2013 29.1.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 6 12.2.2013 Konsultointi 13.2.2013 Konsultointi 14.2.2013 Konsultointi 19.2.2013 Konsultointi 21.2.2013 Konsultointi 25.2.2013 Konsultointi 28.2.2013 E 2/2013 6.3.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 7 13.3.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 8 18.3.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 9 19.3.2013 Puhelinhaastattelut ja ehdokkaiden karsinta Muistio liitteenä 10 25.3.2013 Haastattelut 27.3.2013 PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä 11 16.4.2013 E 3/2013 14.5.2013 E 4/2013
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 9 (18) Liite 3. Hakuilmoitus Aalto-yliopiston ylioppilaskunta hakee pääsihteeriä Aalto yliopiston ylioppilaskuntaan () kuuluu noin 15 000 opiskelijajäsentä. :n palveluksessa on yli 50 vakinaista työntekijää sekä useita kymmeniä vapaaehtoisia toimijoita. :n piirissä toimii noin 200 yhdistystä. Ylioppilaskunnan toiminnan painopisteitä ovat vahva edunvalvonta ja palvelutoiminta. Lisäksi ylioppilaskunta tarjoaa omistamissaan asunnoissa kodin noin 3 000 jäsenelleen. :n omaisuus on noin 150 miljoonaa euroa ja vuosittainen liikevaihto noin 15 miljoonaa euroa. Haemme kokopäivätoimista PÄÄSIHTEERIÄ kaudelle 1.9.2013-31.8.2016 Pääsihteerin tehtävänä on toimia aatteellisen sihteeristön esimiehenä ja linkkinä ylioppilaskunnan eri toimijoiden välillä. Pääsihteeri osallistuu :n taloushallintoon ja hallituksen, edustajiston sekä taloustoimikunnan kokouksiin ja toimintaan. Päivittäisessä työssä toiminnan suunnittelulla ja jatkuvalla kehittämisellä on suuri rooli. Pääsihteerin tehtäviin kuuluu keskeisenä osana myös sidosryhmätyöskentely ja ylioppilaskunnan edustaminen. Edellytämme: Ylioppilaskunta-/järjestötoiminnan tuntemusta Taloushallinnon tuntemusta Esimiestaitoja Hyvää paineensietokykyä Akateemisia opintoja Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä ruotsin ja englannin kielen osaamista Katsomme eduksi: Esimieskokemuksen :n ja Aalto-yliopiston tuntemuksen Akateemisen loppututkinto Spelögan Tarjoamme sinulle monipuolisen ja innostavan työyhteisön sekä ainutlaatuisen näköalapaikan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan että Otaniemen kampusalueen rakentamiseen. Pääsihteerin työtehtävä tarjoaa monipuolisia haasteita, laaja-alaisen toimintakentän, sekä kilpailukykyisen palkan. Toimistomme vilkkaan ja innostavan ilmapiirin luovat ylioppilaskunnan aktiiviset vapaaehtoiset ja huippuosaavat asiantuntijat. Työsuhteesi ajan olet oikeutettu asumaan :n omistamissa asunnoissa. Tehtävään sisältyy palkallinen perehdyttämisjakso mahdollisuuksien mukaan toukokuusta alkaen. Hakemukset ansioluetteloineen ja palkkatoiveineen toimitetaan :n edustajiston asettaman pääsihteerin valintaa valmistelevan työryhmän sihteerille Teemu Halmeelle 22.2.2013 klo 12:00 mennessä osoitteeseen teemu.halme@ayy.fi. Hakemukset kuitataan vastaanotetuiksi. Hakemukset käsittelee luottamuksellisesti
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 10 (18) pääsihteerin valintatyöryhmä. Haastattelut järjestetään viikoilla 10-11. Työryhmä tekee haastattelujen perusteella ehdotuksen soveltuvimmista hakijoista :n edustajistolle, joka tekee lopullisen päätöksen pääsihteerin valinnasta huhtikuun aikana. Lisätietoja toimesta antavat pääsihteerin valintatyöryhmän puheenjohtaja Martin Aalto (martin.aalto@ayy.fi, 050 342 4360) ja sihteeri Teemu Halme (teemu.halme@ayy.fi, 050 512 5852) Lisätietoja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnasta löydät osoitteesta.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 11 (18) Liite 4. n kokousmuistio 10.1.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 10. tammikuuta 2013 klo 16.20 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Todettiin työryhmän kokoonpano ja esittäydyttiin. Puheenjohtaja kävi läpi työryhmän tehtävän. Puheenjohtaja oli koostanut työryhmän jäsenille materiaalipaketin, joka sisälsi mm. hallintoohjesäännön, aiemman työryhmän loppuraportti, vanhoja pääsihteerin hakuilmoituksia, TKY:n vuoden 2007 pääsihteerin toimenkuvatyöryhmän loppuraportti, vuoden 2006 KY:n pääsihteerin tehtävän kuvaus, puheenjohtajan koostamat pääsihteerin tehtäviin liittyviä huomioita sekä pääsihteerin toimen hoitamisen edellytyksiin liittyviä huomioita. Käytiin läpi, mikä voisi olla rekrytoinnin aikataulu: haku julki edari 1/2013:ssa hakuaika neljä viikkoa, jonka jälkeen toimikunta päättää jatketaanko hakua vai ryhdytäänkö haastattelemaan hakijoita. Edustajisto päättää valittavasta henkilöstä kokouksessaan huhtikuussa. Pohdittiin hakuilmoituksen sisältöä ja rakennetta. Käytiin pohjana läpi :n, TKY:n ja HYY:n hakuilmoituksia pääsihteerin valinnasta. Keskusteltiin puheenjohtajan laatiman tekstipohjan perusteella hakuilmoituksen sisällöstä. Tehtiin joitakin tarkennuksia ja sovittiin, että pohditaan sisältöä vielä tarkemmin sähköpostin välityksellä ennen seuraavaa kokousta. META: todettiin käsiteltävien asioiden olevan lähtökohtaisesti luottamuksellisia. Keskusteltiin seuraavassa kokouksessa käsiteltävistä asioista. Seuraava kokous: 15.1.2013 klo 16.30 Lämppärillä.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 12 (18) Liite 5. n kokousmuistio 15.1.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 15. tammikuuta 2013 klo 16.40 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Asialistalla oli leivoksia. Hakuprosessin aikataulun hyväksyminen Hyväksyttiin puheenjohtajan laatima aikataulu keväälle 2013 esitettäväksi edustajistolle. (haku auki 25.1., hakuaika päättyy 22.2., väliraportti edustajistolle 28.2., ehdokkaiden haastattelut viikolla 10 11, paneeli valittaville viikolla 14 15, edustajisto päättää valittavasta henkilöstä 16.4.) Hakuilmoituksen hyväksyminen Käytiin läpi edellisen kokouksen pohjalta laadittu hakuilmoitusluonnos. Hyväksyttiin hakuilmoitus esitettäväksi edustajistolle. Hakukanavat MOL Aarresaari (Aalto Careerweb) - kaikki yliopistot Facebook ayy.fi SYL:n listat TEK Sefe Konsultoinnit Teemu Halme (nykyinen pääsihteeri) Voitto Kangas (hpj 2012) (Tiina Metso, Henna Lahti (:n luottamushenkilöt) Antti Karkola (EPJ 2012) Katri Korolainen (HYY ps) Matti Parpala (SYL ps) Janne Koskenniemi (hallintopäällikkö)... META Julius esittelee asiat edarille. Seuraava kokous 29.1.2013-16.30 Lämppärillä
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 13 (18) Liite 6. n kokousmuistio 29.1.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 29. tammikuuta 2013 klo 16.30 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Pipsa Penttinen (jäsen) oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Puheenjohtaja esitteli SkyDrive -kansion, johon oli koottu työryhmän työlle oleellisia dokumentteja. Sovittiin, että puheenjohtaja ja sihteeri sopivat konsultoitavien henkilöiden kanssa sopivat tapaamisajat ja työryhmän jäsenet osallistuvat aikataulujensa puitteissa tapaamisiin. Työryhmän jäsenet lisäävät omia konsultointikysymyksiään SkyDriveen 5. helmikuuta mennessä. Keskusteltiin, rajoittaako mahdollisten hakijoiden määrää se, että haku on julkinen. Todettiin, että pyritään pitämään hakuprosessi mahdollisimman diskreettinä ja että paneeli olisi noin viikkoa ennen asiasta päättävää edustajiston kokousta ja että se olisi avoin vain edustajiston jäsenille. Keskusteltiin konsultointikysymyksistä ja kirjattiin niitä SkyDriveen. Seuraava kokous sovitaan - Martin hoitaa.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 14 (18) Liite 7. n kokousmuistio 6.3.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 6. maaliskuuta 2013 klo 17.15 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Pipsa Penttinen (jäsen). Julius Hurri (jäsen) oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Puheenjohtaja esitteli missä mennään. Aikataulusta ollaan hieman myöhässä ja todettiin, että siirretään haastatteluja kahdella viikolla eteenpäin, eli haastattelut viikoille 12 & 13 puheenjohtaja ilmoittaa kaikille hakijoille aikataulun muutoksesta. Edustajistolle tarkoitettu tilaisuus siirretään viikolle 15 (8.-14.4.2013). Todettiin, että yliopistolain perusteella hakijoiden nimet ovat julkista tietoa, mutta työryhmä ei kuitenkaan tiedota aktiivisesti asiasta liikaa. Mahdolliset kyselyt osoitetaan puheenjohtajalle/sihteerille ja heille vastataan seuraavalla mallilla: "Tervehdys, Voitte noutaa hakijaluettelon ylioppilaskunnan keskustoimistolta (Lämpömiehenkuja 2, pääsette sisään ilmoittautumalla vastaanotossa) allekirjoittaneelta tai voin jättää jäljenteen luettelosta nimellänne varustetussa kirjekuoressa keskustoimiston postilokerikostoon allekirjoittaneen lokeroon. Luettelo on sinänsä julkinen asiakirja, mutta toivomme pääsihteerin valintatyöryhmässä, ettei asiakirjaa levitettäisi tarpeettomasti. Ystävällisin terveisin, Teemu Halme pääsihteeri" Käytiin läpi konsultointien tulokset. Taulukossa on pyritty tiivistämään sisältöä varsinaisista muistiinpanoista. Työstettiin millaista profiilia valittavalta henkilöltä haluttaisiin. Muistakaa palauttaa hakemukset Teemulle, kun prosessi on ohi. Seuraava kokous ensi viikolla 13.3.13 klo 17.13
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 15 (18) Liite 8. n kokousmuistio 13.3.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 13. maaliskuuta 2013 klo 17.15 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen). Pipsa Penttinen (jäsen) ja Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja) olivat estyneet osallistumasta kokoukseen. Todettiin hakijat, joita oli 10 (hakijaluettelo). Käytiin läpi hakemukset puheenjohtajan luoman PowerPoint-esityksen pohjalta. Päätettiin, että Juliuksen johdolla toteutetaan ensin puhelinhaastattelut á 15 minuuttia hakijoille 2, 3, 5, 6, 8 ja 9. Puhelinhaastattelut toteutetaan 19.3. klo 17.15-20. Julius hoitaa haastattelun, muut kuuntelevat. Seuraava kokous maanantaina 18.3. klo 17.15 alkaen, suunnitellaan haastattelukysymykset (sekä puhelinhaastatteluun ja kasvokkain haastatteluun) ja -aikataulu. HUOM! Puhelinhaastattelua varten Julius lähettää maanantaihin mennessä suunnittelemansa haastattelurungon ja itseään pohdituttavat lisäkysymykset. Muutkin pohtivat, mitkä kysymykset pohdituttavat hakijoissa. Edustajiston haastattelutilaisuus Avoin vain edustajiston jäsenille Järjestetään kokousta edeltävillä viikoilla (viikot 14 15) Martin ja Teemu hoitavat HUOM! Ideoita tilaisuuden konseptista saa heitellä!
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 16 (18) Liite 9. n kokousmuistio 18.3.2013 Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 18. maaliskuuta 2013 klo 17.15 alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri) ja Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja). Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen) ja Pipsa Penttinen (jäsen) olivat estyneet osallistumasta kokoukseen. Todettiin, että puhelinhaastattelut ovat tiistaina 19.3. Puheenjohtaja totesi, että pyritään heti puhelinhaastattelujen jälkeen päättämään ketkä hakijoista kutsutaan haastatteluihin. Puheenjohtaja osallistuu kaikkiin haastatteluihin. Puheenjohtaja toivoi, että sihteeri pääsee tekemään muistiinpanot haastatteluista (sihteeri totesi, että onnistunee jos kaikille ok ja näin halutaan). Tämän lisäksi paikalle pääsevät jäsenet tulevat mukaan haastatteluihin vähintäänkin tarkkailemaan ja mahdollisesti esittämään kysymyksiä. Puheenjohtaja etsii sopivat haastatteluajankohdat keskiviikkoaamuna. Käytiin läpi Juliuksen laatima haastattelurunko, joka todettiin erittäin käyttökelpoiseksi. Todettiin, että yksittäiseen hakijaan käyviä kysymyksiä pitää pohtia ja kirjata ylös. HUOM! Tiistaina 19.3. puhelinhaastattelujen jälkeen käydään kaikki speksit kunnolla yhdessä läpi.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 17 (18) Liite 10. n kokousmuistio 19.3.2013 Pääsihteerinvalintatyöryhmän puhelinhaastattelujen jälkeinen kokous 19.3.2013 klo 19:50 alkaen @ Lämpömiehenkuja 2:n Lappia Hall Läsnä olivat Martin Aalto (PJ), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen) ja Piia Kuosmanen (HPJ). Teemu Halme (sihteeri) ja Pipsa Penttinen (jäsen) olivat estyneitä osallistumaan. Käytiin läpi puhelinhaastatteluissa esiin tulleet asiat ja todettiin puhelinhaastattelujen antaneet tarvittavat täydentävät tiedot karsinnan suorittamiseksi. Käytiin puhelinhaastatteluissa olleet ehdokkaat yksitellen läpi. Etsittiin ehdokkaiden vahvuuksia ja heikkouksia sekä pohdittiin ehdokkaiden valmiutta ottaa vastaan pääsihteerin virka. Ehdokkaita vertailtiin keskenään ja työryhmä päätti (korostettakoon, ettei hallituksen puheenjohtajalla ollut äänivaltaa päätöksessä) yksimielisesti kutsua haastatteluihin kolme ehdokasta: Saara Hyrkkö, Janne Koskenniemi ja Toni Onatsu.
Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti 10.5.2013 18 (18) Liite 11. n kokousmuistio 27.3.2013 Pääsihteerinvalintatyöryhmän kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 27.3.2013 klo 17:15 Läsnä olivat Martin Aalto (PJ), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen). Teemu Halme (sihteeri) ja Piia Kuosmanen (HPJ) olivat estyneitä osallistumaan kokoukseen. Käytiin puheenjohtajan johdolla läpi loppuprosessin aikataulu. Keskusteltiin tulevan haastattelutilaisuuden käytännön järjestelyistä ja tilaisuuteen liittyvistä kysymyksistä. Keskusteltiin myös tulevasta edustajiston kokouksesta 16.4. ja siihen liittyvistä käytännön asioista kuten työryhmän loppuraportista. Käytiin puheenjohtajan johdolla läpi ehdokkaiden hakemukset ja työryhmän kokemukset haastatteluista. Ehdokkaiden arvioinnissa käytiin keskustelua sekä yksilökohtaisesti että muihin ehdokkaisiin vertaamalla. Käytiin läpi hakuilmoituksessa ilmoitetut edellytykset ja eduksi katsomiset sekä näiden toteutuminen ehdokkaiden kohdalla. Pyrittiin muodostamaan mahdollisimman todenmukainen kokonaiskuva ehdokkaista. Päätettiin kutsua edustajiston jäsenille tarkoitettuun haastattelutilaisuuteen Toni Onatsu, Saara Hyrkkö ja Janne Koskenniemi. Sovittiin, että puheenjohtaja ilmoittaa ehdokkaille päätöksestä heti kokouksen jälkeen. Hyväksyttiin edustajistolle lähetettävän viestin muotoilu ja valtuutettiin PJ lähettämään viesti kokouksen jälkeen edustajiston sähköpostilistalle.