LAPPEENRANNAN KAUPUNKIKONSERNI Ohje Henkilöstöpalvelut MATKUSTAMINEN LAPPEENRANNAN KAUPUNGILLA 1. Matkustamista koskevien ohjeiden tarkoitus Tämä ohjeisto on tarkoitettu ohjaamaan ja yhtenäistämään Lappeenrannan kaupungin matkustuskäytäntöjä. Tätä ohjetta sovelletaan kaikkiin kotimaassa ja ulkomailla tehtyihin viranhaltijoiden/työntekijöiden sekä luottamushenkilöiden matkoihin. Tämä ohje koskee myös kaupunkiyhtiöitä sekä muita kaupunkienemmistöisiä yhteisöjä. Tämä ohjeistus on saatettu tiedoksi niille kaupungin edustajille, jotka toimivat sellaisissa kuntayhtymissä, säätiöissä ja muissa yhteisöissä, joissa kaupungilla ei ole määräysvaltaa. 2. Matkustamista koskevat pääperiaatteet Matkustamisessa on kysymys sekä taloudellisten että työaikaan liittyvien resurssien käytöstä. Kaikissa matkoissa on noudatettava asianmukaisuutta ja kohtuutta. Jokaisen matkan tarpeellisuutta tulee arvioida huolellisesti. Matkamääräyksen antajan tulee arvioida sekä matkan osallistujamäärän tarkoituksenmukaisuutta että sitä, keiden virka-/työtehtäviin matkan tekeminen kuuluu. Matkoista ja niistä suoritettavista korvauksista on määrätty kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) liitteessä 16. Matkat korvataan aina näiden sopimusmääräysten mukaisesti. Kaikki matkat tulee tehdä mahdollisimman edullisesti. Matka tulee tästä syystä myös suunnitella riittävän ajoissa. Matkoilla käytetään ensisijaisesti julkisia kulkuneuvoja. Matkoista suoritettava enimmäiskorvaus on esimiehen hyväksymä tarkoituksenmukaisimman matkustustavan mukainen korvaus. Lappeenrannan kaupunkikonsernilla on käytössään sähköinen matkustuksenhallintajärjestelmä Populus sekä sähköinen asiointijärjestelmä ESS. Kaikki matkoihin liittyvät toimenpiteet tulee tehdä näitä järjestelmiä apuna käyttäen.
2 3. Peruskäsitteitä VIRANTOIMITUSMATKA Virantoimitusmatka on tavanomaisiin virka-/työtehtäviin liittyvä matka. Matkustaminen on tällöin päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa. Tyypillisiä virantoimitusmatkoja ovat esimerkiksi tarkastus-, huolto- tai hoitotoimenpiteisiin liittyvät matkat sekä matka kaupungin toimipisteiden välillä. Virantoimitusmatkaan käytetty aika lasketaan työajaksi. Virantoimitusmatkan johdosta työntekijälle korvataan ne ylimääräiset kulut, jotka hänelle on syntynyt matkan johdosta. VIRKAMATKA Virkamatka on asianomaisen viranomaisen antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan tai työtehtäviin. Matkamääräys voidaan antaa joko suullisesti tai kirjallisesti. Ulkomaille suuntautuvasta virkamatkasta tulee lisäksi tehdä matkasuunnitelma. Tyypillisiä virkamatkoja ovat esimerkiksi tilanteet, jossa viranhaltija/työntekijä määrätään Lappeenrannan kaupungin edustajaksi vaikkapa neuvotteluun, kokoukseen, koulutukseen tai seminaariin. Virkamatkaan käytetystä ajasta työajaksi luetaan vain todellinen työtehtäviin kulunut aika. Virkamatkoista ei näin ollen synny ylityötä. Mikäli työaika matkapäivänä jää edellä kerrotusta syystä normityöaikaa lyhyemmäksi, ei tätä aikaa tarvitse kuitenkaan korvata työnä myöhemmin. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita viranhaltijalla/työntekijällä on ollut virkamatkan johdosta. Mikäli virkamatkalle lähdetään työpäivän aikana, alkaa virkamatka siitä hetkestä, jolloin viranhaltija/työntekijä lähtee työpaikaltaan. Mikäli virkamatkalle lähdetään suoraan viranhaltijan/työntekijän asunnosta, alkaa virkamatka tästä hetkestä. Virkamatka päättyy, kun viranhaltija/työntekijä palaa työpaikalleen tai asunnolleen. Virkamatkan ei katsota vielä päättyneen, jos viranhaltija/työntekijä pysähtyy lyhyeksi aikaa työpaikalleen esimerkiksi tavaroiden palauttamista varten. Tulkinnanvaraisissa tapauksissa esimies päättää, onko kyseessä virantoimitusmatka vai virkamatka.
3 4. ESS- JA Populus-järjestelmät Matkustaminen työnantajan lukuun perustuu aina etukäteen saatuun hyväksyntään. ESS-JÄRJESTELMÄ ESS-järjestelmän avulla hallinnoidaan viranhaltijoiden/työntekijöiden poissaoloja. Poissaolojen tilastoinnin ja seurannan vuoksi on tärkeää, että niistä tehdään asianmukaiset merkinnät ESS-järjestelmään. Pelkkä matkalaskun tekeminen ei siis ole aina riittävää, vaan joissakin tapauksissa tarvitaan myös ESS-järjestelmän poissaolo- ja/tai koulutusmerkintä. Edellä kerrotuista syistä tulee ESS-järjestelmään tehdä anomus poissaolosta ainakin seuraavina matkapäivinä: - koulutus, tapahtuma, tutustumiskäynti ja muu vastaava matka, joka kestää koko työpäivän - ulkomaille suuntautuvat virkamatkat. ESS-järjestelmän hyväksymismerkinnän lisäksi matkustamiseen ei tarvita muita päätöksiä. Valtuudet koulutukseen tai virkamatkalle määräämiseen on todettu johto-/toimintasäännöissä. Koulutuspäivän merkitseminen ESS-järjestelmään! Koulutuspäivistä tulee tehdä ESS-järjestelmään poissaolomerkinnän lisäksi koulutusmerkintä. ESS-järjestelmässä täytetään tällöin kohta Koulutustiedot. Tämä on ensiarvoisen tärkeää, koska koulutuskorvaushakemus tehdään ESS-järjestelmästä saatavien tietojen perusteella. Koulutustietoihin tulee merkitä myös osapäiväkoulutukset, jolloin tuntitietoihin ilmoitetaan koulutuksen pituus tunteina. POPULUS-JÄRJESTELMÄ Populus-järjestelmän kautta tehdään matkaa koskeva matkalasku Matkalasku tulee tehdä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Koulutuskustannusten tiliöinnissä käytetään toimintokoodia 140 (= henkilöstön koulutus). 5. Matkustamista koskevat menettelytavat MATKAT KOTIMAASSA Kotimaan matkat voivat olla joko virantoimitus- tai virkamatkoja. Virantoimitusmatkoista sovitaan esimiehen kanssa etukäteen. Matkoista pidetään ajopäiväkirjaa tai niistä tehdään matkalaskut esimiehen kanssa sovitulla tavalla.
4 Virkamatkoista sovitaan etukäteen esimiehen kanssa ja niistä tehdään tarvittaessa edellä selvitetyt merkinnät ESS-järjestelmään. Laivaristeilymatkat, joilla laiva käy ulkomaisessa satamassa eikä virkamatkaohjelmaan kuulu poistua laivasta, ovat kotimaan matkoja ja niistä maksetaan kotimaan päiväraha. MATKAT ULKOMAILLE Ulkomaanmatkat ovat aina virkamatkoja. Ulkomaanmatkoista tulee tehdä tarvittavat merkinnät ESS-järjestelmään ja matkasuunnitelma Populus-järjestelmään. Ulkomaanmatkan matkasuunnitelman hyväksyy: - toimialajohtaja toimialansa työntekijöiden/viranhaltijoiden osalta Eurooppaan tehtäviä virkamatkoja varten (päätökset tiedoksi kaupunginjohtajalle) - kaupunginjohtaja kaikkien muiden ulkomaille suuntautuvien virkamatkojen osalta (kj:n päätösptk 31.8.2009 65) - kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginhallitus kaupunginjohtajan osalta. Toteutuneista ulkomaanmatkoista tehtävät matkalaskut on hyväksytettävä edellä mainituilla viranhaltijoilla. Esimiesten on huomattava, että henkilöstön ulkomaanmatkojen matkasuunnitelmat ja matkalaskut tulevat Populuksen käsittelykierron mukaisesti ensin esimiehille itselleen. Esimiesten velvollisuus on välittää asianmukaiset ulkomaanmatkasuunnitelmat ja ulkomaanmatkalaskut toimivaltaiselle hyväksyjälle. Esimiehensä sijaisena toimiva alainen ei voi hyväksyä esimiehensä matka- eikä muutakaan laskua, vaan se on toimitettava seuraavalle ylemmälle esimiehelle. Ulkomaanmatkoihin liittyvien laskujen tiliöinneissä käytetään laskentatunnisteena aluetta 090 (= ulkomaanmatkat). LUOTTAMUSHENKILÖIDEN MATKAT JA AVECIT Lautakunnat ja muut toimielimet voivat päättää matkustamisesta tämän toimialaan kuuluvissa asioissa kotimaassa, Pohjoismaissa sekä Suomen lähialueilla. Kaikista muista matkoista päättää kaupunginhallitus. Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden/työntekijöiden puolisoiden mukaantulosta virkamatkoille päättää kaupunginhallitus. Muuten kuin kaupunginhallituksen määräämänä mukana olevan puolison kustannukset maksaa matkalle lähtijä itse tai ne laskutetaan luottamushenkilöltä tai viranhaltijat/työntekijältä matkan jälkeen. Matkalla olleen työntekijän vastuulla on huolehtia puolison kustannusten laskutuksesta.
5 6. Matkasuunnitelma, kulkuvälineet, majoitus ja kustannusten maksaminen matkalla MATKAVALMISTELUT JA MATKASUUNNITELMAN TEKEMINEN Varauksia tehtäessä käytetään Lappeenrannan kaupungin sopimuskumppaneita (majoitus- ja kokouspalvelut, matkatoimisto, VR) ja varaukset hoidetaan näiden järjestelmiä käyttäen. Mikäli esimerkiksi koulutukseen sisältyy tarjous edullisesta majoituksesta, on tätä kuitenkin oikeus hyödyntää, vaikka kyseessä ei olisi kaupungin oma sopimuskumppani. Loman tai muun vapaa-ajan virkistysmatkan yhdistämistä virkamatkaan tulee välttää. Jos tälle poikkeuksellisesti on perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkamääräyksen antajan suostumuksen, voidaan virkamatkalta jäädä lomalle tai vapaa-ajalle. Matkasuunnitelmaan tulee virkamatkan päättymispäiväksi kirjata tällöin viimeinen virkamatkapäivä ja virallisen ohjelman loppumisaika. Vapaa-aikaan ajoittuvia matkustuskustannuksia, esimerkiksi paluumatkaa, ei tällöin korvata. Ulkomaan matkaa koskeva matkasuunnitelma tehdään Populusjärjestelmään. Suunnitelmaan tulee liittää matkan ohjelma. Matkasuunnitelma tulee tehdä hyvissä ajoin, jotta muun muassa edullisia hintoja on mahdollista hyödyntää. JUNAMATKAT JA MUU JOUKKOLIIKENNE Junaa tai linja-autoa on käytettävä silloin, kun se matkan kokonaiskustannusten kannalta on edullisinta ja matkan kohde on hyvien yhteyksien päässä. Junassa on käytettävä 2. luokkaa (Eko-luokka). Junalippujen hankinnasta on annettu erilliset ohjeet. Junaan noustaan lähimmältä rautatieasemalta. YHTEISKULJETUS Mikäli useampi matkustaja on menossa samaan kohteeseen, on matkustajien aina selvitettävä yhteiskuljetusmahdollisuus. Tämä koskee oman ajoneuvon käyttöä, auton vuokrausta ja taksien käyttöä matkoilla. Mikäli kohteeseen on järjestetty yhteiskuljetus, ei oman ajoneuvon käytöstä makseta korvausta. Yhteiskuljetuksissa on käytettävä hankintapalvelujen kilpailuttamia sopimustoimittajia. OMAN AJONEUVON KÄYTTÖ Oman ajoneuvon käytöstä aiheutuneet kulut korvataan, mikäli matka omalla ajoneuvolla tulee kaupungille edullisemmaksi joko ajan säästön vuoksi tai matkakustannusten vähenemisenä useamman henkilön matkustaessa yhdessä.
6 AJOPÄIVÄKIRJA Mikäli viranhaltijalle/työntekijälle kertyy runsaasti laskutettavia ajokilometrejä, voidaan hänelle myöntää oikeus ajopäiväkirjan käyttöön. Oikeuden ajopäiväkirjan käyttöön antaa matkalaskujen hyväksyjä. Ajopäiväkirjana käytetään Populus-järjestelmän sähköistä alustaa. Ajopäiväkirjaa voi käyttää ainoastaan virantoimitusmatkojen kustannusten laskuttamiseen. TAKSIN KÄYTTÖ Taksia käytetään työmatkoilla vain silloin, kun sen käyttö on matkustajien määrän, työn suorittamisen ja muut olosuhteet huomioon ottaen tarkoituksenmukainen ja edullinen vaihtoehto. Matkan tarkoitukseen kuulumaton ja työtehtävien ulkopuolinen taksin käyttö jää matkalla olevan itsensä kustannettavaksi. LENTOMATKAT Lentomatkalle varataan aikatauluiltaan tarkoituksenmukaisin ja hinnaltaan edullisin lentolippu. Lentomatkat tehdään turistiluokassa. Lentovarausten osalta etsitään aina kokonaistaloudellisin hinta- ja reittivaihtoehto lentoyhtiöstä riippumatta sekä matkan kokonaiskesto huomioiden. Jos lentomatkoilta kertyy bonuspisteitä, tulee matkustajan hakea kantaasiakaskortti työmatkustusta varten. Matkustaja käyttää kaupungin virka- ja työmatkoilta karttuneita pisteitä tuleviin virkamatkoihin. AUTONVUOKRAUS Autonvuokraus kaupungin lukuun edellyttää matkamääräyksen antajan ennakkohyväksyntää. Autonvuokraus on perusteltua, kun julkiset liikenneyhteydet ovat huonot ja aikaa vievät, samalla matkalla on useita matkustajia ja matkakohteessa liikutaan paljon. Auton vuokrauksessa on käytettävä hankintapalvelujen kilpailuttamia sopimustoimittajia. PYSÄKÖINTIMAKSU Pysäköintimaksu laskutetaan matkalaskun tai ajopäiväkirjan yhteydessä. Pysäköinnistä on esitettävä tosite tai muu luotettava selvitys. Matkustajan velvollisuutena on huolehtia pysäköintimaksujen riittävyydestä sekä muiden pysäköintiä koskevien sääntöjen noudattamisesta. Mahdollisia pysäköintivirhemaksuja ei makseta.
7 MAJOITUS Majoituspalvelut on kilpailutettu. Kaupungin puitesopimustoimittaja on ajalla 4.2.2015 3.2.2019 on Restel Oy. Tähän hotelliketjuun kuuluvat muun muassa Cumulus, Holiday Inn ja Rantasipi. MATKALLA SYNTYNEIDEN KUSTANNUSTEN MAKSAMINEN Matkan aikana syntyvät matka- ja majoituskulut maksetaan ensisijaisesti kaupungin luottokortilla. Kaupungilla on erilliset luottokortin käyttöohjeet. Matkustaja, jolla ei ole kaupungin luottokorttia, maksaa matkan aikana syntyneet matka- ja majoituskulut itse tai laskulla. Matkustaja saa matkalta palattuaan kulut takaisin Populus-järjestelmän kautta. 7. Matkalaskun tekeminen Matkalasku tulee tehdä viipymättä matkan päätyttyä Populus-järjestelmään. Ehdoton takaraja matkalaskun tekemiselle on kaksi kuukautta matkan päättymisestä. Ajopäiväkirja tulee esittää hyväksyttäväksi vähintään puolivuosittain. Myös matkaan liittyvät kulutositteet liitetään Populus-järjestelmään. Kuluja koskeviin tositteisiin tehdään lisämerkinnät, joista käy ilmi kustannuksen peruste ja maksettava summa. Jos alkuperäinen tosite on hävinnyt, tulee matkustajan hankkia uusi tosite/dokumentti. Jos matkaa varten on vaihdettu valuuttaa, on tosite vaihtotapahtumasta liitettävä laskuun tai muutoin käytetään Suomen pankin ilmoittamaa kurssia. EDUSTUSKULUT MATKALLA Matkalla syntyneiden edustusmenojen tunnusmerkkinä on, että ne kohdistuvat kaupungin ulkopuolisiin henkilöihin/tahoihin. Kaupungin omaan henkilökuntaan kohdistuvat menot eivät ole edustusmenoja, eikä niitä voi sellaisena laskuttaa. Edustus ja kokouskuluja koskeviin tositteisiin tulee merkitä: - tilaisuuden aihe - miten tilaisuus liittyy kaupungin toimintaan sekä - vieraiden kotiyhteisö/yritys/toimipaikat, vieraiden lukumäärä ja pääsääntöisesti vieraiden nimet - suurissa vierailutilaisuuksissa kokous- ja koulutusohjelma sekä osanottajaluettelo. Kaupungin luottokortilla ei saa maksaa mitään yksityiskuluja.
8 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN KUSTANNUKSET Luottamushenkilöiden kustannusten tositteet ja kuitit liitetään matkalaskuun, joka toimitetaan Saimaan talous ja tieto Oy:n palkanlaskentaan. Konsernipalvelujen listatiimi hoitaa asiaan liittyvät käytännön rutiinit. KILOMETRIKORVAUKSET Kilometrikorvauksiin oikeuttavat ajot kirjataan Populus-järjestelmään. Ajosta merkitään sen lähtö- ja päätepiste, ajoreitti ja matkan tarkoitus. Haettaessa korvausta mukana olevasta lisähenkilöstä henkilön nimi kirjoitetaan selityskohtaan. Mikäli kyydissä on asiakas tai oppilas, selitykseen merkitään, että kyydissä asiakas/oppilas. Populus-järjestelmä seuraa vuosittaista kilometrimäärää. Kilometrikorvaus alenee, kun 5.000 kilometrin raja ylittyy. Edestakainen matka on yksi ajomatka, jolloin meno- ja paluumatka lasketaan yhteen. Säännölliset matkat eri työpisteiden välillä Asunnon ja työpaikan väliset matkat eivät ole korvattavia matkoja, vaan ne katsotaan kunkin viranhaltijan/työntekijän elantokustannuksiksi. Verottajan tulkinnan mukaan elantokustannuksiin verrattavia matkoja ovat myös kustannukset, jotka syntyvät säännöllisistä matkoista viranhaltijan/työntekijän pysyvien toimipisteiden välillä. Tällainen on tilanne esimerkiksi silloin, kun opettaja opettaa useammalla kuin yhdellä koululla eikä järjestelyä voida pitää tilapäisenä. Työnantaja voi maksaa korvauksen myös tällaisista matkoista. Työnantajan maksamia korvauksia pidetään tällöin elantokustannusten säästönä, mistä syystä ne ovat verollisia korvauksia. Toisin sanoen maksetut korvaukset rinnastetaan palkkaan. Edellä kerrotuista syistä tällaisista matkoista ei tule hakea korvauksia Populus-järjestelmän kautta, vaan matkakorvaukset maksetaan palkkajärjestelmää apuna käyttäen. Näiden säännöllisten matkakustannusten korvausten hakemista varten on olemassa oma lomake. Tämä lomake löytyy Wintrasta kasvatus- ja opetustoimen työtilasta kohdasta lomakkeet (= ajopäiväkirja / kilometrikorvaus verollinen). MATKALLA SAADUT ATERIAT Populus-järjestelmässä ilmoitetaan matkapäivinä saadut ateriat, joista matkustajalle ei tule kustannuksia. Saadut ateriat vaikuttavat päivärahan mää-
9 rään. Ateriat merkitään matkaohjelman mukaan. Aterian laadulla ei ole merkitystä. Jos hotellimaksuun ei sisälly aamiaista, työntekijä maksaa aamiaisen itse. ATERIAKORVAUS Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että matkasta ei suoriteta päivärahaa ja että henkilöllä ei matkan vuoksi ole mahdollisuutta aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Ateriakorvaus maksetaan KVTES:n mukaisesti. 8. Matkalaskujen maksatus Hyväksyttyjen matkalaskujen maksatus viranhaltijoille ja työntekijöille tapahtuu kerran viikossa. Luottamushenkilöille matkalaskut maksetaan neljännesvuosittain, kokouspalkkioiden yhteydessä. Matkalaskut maksetaan henkilön ilmoittamalle pankkitilille. 9. Kaupungin konserniyhtiön tai kuntayhtymän toimielinten tai vastaavan muun yhteisön matkat Mikäli kaupungin viranhaltija/työntekijä on kaupungin konserniyhtiön, kuntayhtymän tai vastaavan muun yhteisön hallintoelimen jäsen ja hän osallistuu toimielimen määräämälle matkalle, tulee hänen anoa palkallista virkavapautta/työlomaa matkaa varten ESS-järjestelmän kautta. Matkakustannuksista vastaa näillä matkoilla asianomainen taho. 10. Muiden organisaatioiden järjestämät matkat Mikäli viranhaltija/työntekijä osallistuu Lappeenrannan kaupungin edustajana kaupungin ulkopuolisen tahon järjestämälle matkalle tai koulutukseen, tulee matka- ja majoituskulut maksaa Lappeenrannan kaupungin määrärahoista. Lappeenrannan kaupungin edustaja ei voi osallistua matkalle, ellei kaupunki vastaa matka- ja majoituskuluista. Mitään ilmaisia matkoja ei siis saa ottaa vastaan. Ulkopuolisen tahon järjestämälle matkalle tai koulutukseen osallistumisen edellytyksenä on, että matka on kaupungin, toimialan, vastuualueen tai työyksikön kannalta tarpeellinen. Matkalle tai koulutukseen osallistumisesta päättää esimies tai muu hallinto- tai toimintasäännön määrittämä taho. Esimies ja työntekijä arvioivat, onko järjestäjätaholla intressejä vireillä oleviin hankkeisiin, hakemuksiin tai kilpailutuksiin. Yleisesti ottaen muiden organisaatioiden tarjoamiin matkoihin tulee suhtautua pidättyväisesti.
10 11. Matkavakuutus Lappeenrannan kaupungin henkilökunnalla ja luottamushenkilöillä on matkavakuutus, joka on voimassa koti- ja ulkomaan virkamatkoilla sekä virantoimitusmatkoilla. Matkavakuutus sisältää matkustaja-, matkatavara- ja matkavastuuvakuutukset sekä matkaoikeusturvavakuutuksen.