Palvelukonsortion johtoryhmän kokous 4-2012, PÖYTÄKIRJA Aika: torstai 22.11.2012 klo 10-12 Paikka: Luonnos CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy, Monitoimitila 1. Kerros, Keilaranta 14, 02101 Espoo Videoneuvotteluyhteys Paikalla: Aalto-yliopisto: Satu Kekäläinen (puheenjohtaja) Helsingin yliopisto: Minna Herno Svenska Handelshögskolan: Ava Engström CSC: Soile Pylsy (koordinaattori, sihteeri), Klaus Lindberg Etänä: Itä-Suomen yliopisto: Leena Leskinen, Raija Pappila Jyväskylän yliopisto: Elina Ratalahti (puhelinyhteys) Lapin yliopisto: Merija Timonen Lappeenrannan teknillinen yliopisto: Mari Trinidad Oulun yliopisto: Juha Mönkkönen Tampereen teknillinen yliopisto: Kaisa Niskanen Turun yliopisto: Mervi Varja Åbo Akademi: Christel Söderholm Vieraileva asiantuntija: Hely Lahtinen, Joopas.fi -koordinaattori, CSC/Turun yliopisto Poissa: Sibelius-Akatemia: Marja-Leena Pétas, Jonna Aakkula Tampereen yliopisto: Sami Hautakangas, Ismo Isopoussu Teatterikorkeakoulu: Anna Nybondas Vaasan yliopisto: Outi Järvi, Kaisa Toivonen Asialista 1. Kokouksen järjestäytyminen 1a 1b Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja Satu Kekäläinen avasi kokouksen klo 10:10. Läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja totesi läsnäolijat. Koska paikalla oli 11/15 yliopiston edustajat, todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 2. Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin. 1(5)
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen LIITE 1 Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. 4. Konsortion johtoryhmä toimikaudelle 1.1.2013-31.12.2014 4a 4b LIITE 2 Konsortion johtoryhmän jäsenet seuraavalle toimikaudelle Nykyisen johtoryhmän toimikausi on 1.1.2011-31.12.2012. Kokouskutsun 14.11. yhteydessä yliopistoja pyydettiin ilmoittamaan etukäteen mahdolliset muutokset johtoryhmän jäsenissä ja varajäsenissä toimikaudelle 1.1.2013-31.12.2014. Johtoryhmä totesi seuraavat ennalta ilmoitetut muutokset jäsenluettelossa: Oulun yliopiston varajäsen: Juha Mönkkönen Sibelius-Akatemian varajäsen: Jonna Aakkula (sijainen). Uusi Taideyliopisto, joka muodostuu Sibelius-Akatemista, Kuvataidekorkeakoulusta ja Teatterikorkeakoulusta ja joka aloittaa toimintansa 1.1.2013, tulee muuttamaan johtoryhmän kokoonpanoa seuraavalle toimikaudelle. Samoin myös Tampereen teknillisen yliopiston johtoryhmän jäsen saattaa muuttua seuraavalle toimikaudelle yliopiston sisäisten muutosten vuoksi. Muutokset tehdään, kun ne ovat selvillä. Taideyliopisto ja TTY ilmoittavat muutokset Soile Pylsylle. Muiden yliopistojen johtoryhmän edustajat ovat liitteen 2 mukaiset. Konsortion johtoryhmän puheenjohtajan valinta seuraavalle toimikaudelle Nykyisen puheenjohtajan toimikausi on 1.1.2011-31.12.2012. Puheenjohtaja on valittava uudelleen toimikaudelle 1.1.2013-31.12.2014. Satu Kekäläistä (AY) ehdotettiin tehtävän jatkamiseen. Päätettiin, että puheenjohtajana seuraavalla toimikaudella jatkaa Satu Kekäläinen, joka suostui tehtävään. 5. Toimintakertomus 2012 (1.1.-31.10.2012) tilannekatsaus LIITE 3 Soile Pylsy esitteli toimintakertomuksen 2012 tilannekatsauksen. Valmis toimintakertomus, jonka liitteenä on talousraportti ja käyntitilastoja, esitetään seuraavassa kokouksessa. 6. Teknisen alustan toimivuus ja soveltuvuus nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin: Kysymyksiä ja mahdollisuuksia. Satu Kekäläinen alusti asiaa: Emme tiedä kuinka kauan nykyinen järjestelmä kestää. Järjestelmän toimivuus ja kestävyys vaatii Soile Pylsy/CSC Soile Pylsy/CSC Soile Pylsy/CSC ja Satu Kekäläinen/AY 2(5)
selvitystyötä. Rajapintoja vanhaan järjestelmään ei kannata tehdä eikä vanhaa kannata korjata. Vanhalla järjestelmällä on kuitenkin lyhyellä tähtäimellä mentävä. Uuden ratkaisun tekeminen vaatii myös selvitystyötä. LIITE 4 Soile Pylsy esitteli kokoamansa koosteen Avoinyliopisto.fi -järjestelmän toimivuudesta ja soveltuvuudesta. Keskustelussa: On selvitettävä, tarvitaanko nykyiseen järjestelmään välttämätöntä kehitystyötä ja mikä on järjestelmän elinkaari. Yhteistyöoppilaitosten asema ja kansallisten hankkeiden aikataulutus: Miten yhteistyöoppilaitokset ovat mukana kansallisissa hankkeissa? Uutta järjestelmääkin tehtäessä on selvitystyö tehtävä ensin. On määriteltävä tavoitetila: millaisen uuden järjestelmän haluaisimme? Todettiin, että vanhasta järjestelmästä ei tarvita mitään sisältöä uuteen järjestelmään. Todettiin myös, että vanhaa järjestelmää ei kehitetä. Selvityksen yhteydessä kartoitetaan riskit. Päätös: Selvitetään nykyisen järjestelmän elinkaari ja millä tavalla palvelusta voidaan luopua, kun sen aika tulee. Pyydetään Siniseltä Meteoriitilta tarjous konsultoinnista, jossa selvitetään nykyisen palvelun elinkaari ja toimenpiteet nykyisestä palvelusta luopumisesta. CSC/Soile Pylsy on mukana organisoimassa ja koordinoimassa, Satu Kekäläinen avustaa tehtävien määrittelyssä konsultointitarjouspyyntöä varten. CSC ilmoittaa konsortiolle konsultoinnin hinnan, jonka konsortion johtoryhmän jäsenet hyväksyvät sähköpostitse. Tavoitetila. Mikä on mahdollista kaikille yhteisesti? Selvitetään vaihtoehdot Avoinyliopisto.fi:n uudeksi ratkaisuksi. Miten halutaan näkyä? Jokainen yliopisto selvittää itse, miten yliopistojen omista järjestelmistä tiedot siirretään uuteen järjestelmään ja mitä muita toimenpiteitä mahdollisesti tarvitaan yliopistokohtaisesti. Raija Pappila on yhteydessä OPH Anita Johanssoniin KOTVE-asioissa mm. Aikatauluun, arkkitehtuuriin ja toiminnallisuuteen liittyen. 7. Avoinna olevat kysymykset Joopas.fi -konsortiolta Avoinyliopisto.fi - konsortiolle LIITE 5 Kokouksessa käytiin läpi Hely Lahtisen esittelemänä ehdotus opintotarjontapalvelusta (liite 5). Hely puhui Joopas.fi:n ja Avoinyliopisto.fi:n samankaltaisesta tilanteesta valtakunnallisten hankkeiden keskellä. Joopaksella on olemassa opintotietotarjonnan www.avoinyliopisto.fi Hely Lahtinen/Joopas ja Satu Kekäläinen/AY 3(5)
käyttöliittymä, jossa tiedonsiirrot ovat mahdollisia. Joopas on miettinyt mahdollisuutta näyttää käyttöliittymässä opintoja, jotka osittain tulevat KOTVE:sta. Missä aikataulussa JOO ja Avoimen yliopisto-opetuksen opinnot näkyvät kansallisessa palvelussa? Mitä tietoja siirtyy Virrasta Opinportaaliin? Tietoja pitäisi pystyä täydentämään, koska kaikki tarvittavat tiedot eivät tule Virrasta Opinportaaliin. Päätettiin ehdottaa AF:n kokouksen asialistalle tammikuulle liitteessä olevan Joopaksen tavoitetilakuvan käsittelyä: olisiko tämä myös avoimen opetuksen tavoitetila? Mervi Varja kutsui Hely Lahtisen esittelemään ehdotuksen (liite 5) Avoimen Foorumin tammikuun 2013 kokoukseen. Lisäksi sovittiin, että Raija Pappila esittelee ehdotuksen Avoimen foorumin tietohallintoryhmässä (kevät 2013). Sovittiin, että Mervi Varja kertoo Avoimen foorumin kuulumiset seuraavassa kokouksessa ja Raija Pappila esittää yhteenvedon keskusteuista tietohallintoryhmässä ja KOTVE:en liittyen. 8. Avoinyliopisto.fi:n ja Joopas.fi:n mahdollisuudet yhteistyöhön LIITE 6 Käsitelty, ks. kohdat 6-7. 9. Toimintasuunnitelman 2013 valmistelu Siirrettään toimintasuunnitelman 2013 valmistelu seuraavaan kokoukseen. 10. Muut esille tulevat asiat Soile Pylsy on kutsuttu Avoimen Foorumin kokouksessa tietohallintoryhmän jäseneksi. 11. Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraavan kokouksen ajankohdaksi päätettiin 8.5.2013 koko päivän varauksella. Soile Pylsy pyytää johtoryhmältä ehdotuksia paikasta. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Satu Kekäläinen päätti kokouksen klo 12:10. Leena Leskinen ja Raija Pappila/UEF Soile Pylsy/ CSC LIITTEET Liite 1: Johtoryhmän kokouksen pöytäkirja 3/2012 (25.5.2012): https://confluence.csc.fi/download/attachments/14944558/jory_kokous25052012_poytakirja_hyvaksytty.pdf Liite 2: Johtoryhmän jäsenet toimikaudella 1.1.2011-31.12.2012: https://confluence.csc.fi/download/attachments/23234343/johtoryhma_2011-2012.pdf Liite 3: Toimintakertomuksen 2012 luonnos 12.11.2012: https://confluence.csc.fi/download/attachments/23234343/toimintakertomus2012_20121112-tilannekatsaus.pdf 4(5)
Liite 4: Kooste Avoinyliopisto.fi -järjestelmän toimivuudesta ja soveltuvuudesta: https://confluence.csc.fi/download/attachments/23234343/soilepylsy_jory_4-2012_esitys-osa6.pdf Liite 5: Joopas-Avoin keskusteluun opintotarjontapalvelu: https://confluence.csc.fi/download/attachments/23234343/opintotarjontapalvelu_ajatuksia.pdf Liite 6: Itä-Suomen ehdotus, Avoinyliopisto.fi:n ja Joopas.fi:n mahdollisuudet yhteistyöhön: https://confluence.csc.fi/download/attachments/23234343/121122ay_fi_johtoryhma_esitys_uef.pdf Kaikki kokouksen asiakirjat Confluence-wikissä: https://confluence.csc.fi/display/avo/jory_kokous_22112012 5(5)