Palkkahallinnon visio Missä olemme nyt? 5/31/2011 1
Palkkaraportointi aiheuttaa merkittäviä hallinnollisia kustannuksia Suomessa Palkkahallinto tuottaa: - Palkkalaskelmat työntekijöille - Tiedot vakuutusyhtiöille ja verotukseen - Ilmoitukset tapaturman sattuessa - Tiedot ansioista tarvittaessa Kelaan ja vakuutusyhtiöille - Muut tilastot Yhteiskustannus arviolta 914 276 000 euroa/vuosi 5/31/2011 2
Kuukausiprosessi palkkahallinnossa Tarvittaessa Tarvittaessa Tarvittaessa Tarvittaessa Palkansaaja Palkanlaskennassa laaditaan erillinen kuukausiyhteenveto kaikille sitä edellyttäville tahoille Tilitoimiston arkisto Työnantaja Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan 5/31/2011 Palkanlaskija laskee palkat palkanmaksupäivittäin Palkanlaskija laatii palkkalaskelman 3
Kuukausi-, vuosi- ja muu kausi-ilmoittaminen Tarvittaessa Tarvittaessa Tarvittaessa Tarvittaessa Vuosi-ilmoittaminen on yksi työläimmistä prosesseista palkkahallinnossa Palkanlaskennassa laaditaan erillisiä ilmoituksia kuukausittain, kausittain ja vuosittain Palkansaaja Tilitoimiston arkisto Työnantaja Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan 5/31/2011 Palkanlaskija laskee palkat palkanmaksupäivittäin Palkanlaskija laatii palkkalaskelman 4
Säännölliset haasteet Työnantajan/palkkahallinnon haasteet: Standardit puuttuvat Ohjeistukset heikkoja Ei yhtenäistä terminologiaa Useita eri ilmoituksia Tieto raportointivaateista hajallaan Erilaiset vastaanottomenettelyt Tieto muutoksista ei aina riittävän ajoissa Alan koulutus ei yhtenäistä Tietoturvakysymykset 5/31/2011 Raporttien vastaanottajien haasteet: Vastaanotettava tieto ei standardoitua Tieto epäluotettavaa Edellyttää usein manuaalista jatkokäsittelyä Viime hetken muutokset eivät mukana raportointiohjelmistoissa Raportit eri formaatissa (paperia, sähköisiä lomakkeita, skannaten jne.) Vertailu- ja täsmäytystietojen saatavuus Tietoturvakysymykset 5
Satunnaiset haasteet Lomapalkkalaskelmat lomanmääräytymisvuosittain Työntekijän tapaturma- tai sairastapauksissa lääkärintodistus Kelalle ja/tai vakuutusyhtiölle paperikopiona. Lomautuksen tai irtisanomisen sattuessa palkkatiedot edelliseltä vuodelta, kuluvalta vuodelta ja viimeiseltä palkanmaksukaudelta TAI tiedot palkoista 43 viikon ajanjaksolta (viikoilta, joissa työssäoloehdon tuntimäärä täyttyy). Verokorttitiedot Perusverokortit sähköisesti Muutosverokortit paperilla Palkkatodistukset erilaisiin tuki- ja muihin tarpeisiin 5/31/2011 6
Palkkaraportoinnin tavoitetila ja visio Mihin haluaisimme päästä? 5/31/2011 7
Järkevöittämällä toimintoja voisimme luopua vuosi-ilmoittamisesta kokonaan! Palkansaaja Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan Palkkaraportti / kk Palkanlaskija laatii palkkalaskelman Tilitoimiston arkisto Työnantaja 5/31/2011 Palkanlaskija laskee palkat palkanmaksupäivittäin 8
Kaikkea ei saa heti - mistä voisimme aloittaa? Eri vakuutusten ja sotumaksun ikärajojen yhtenäistäminen ja yhtenäinen terminologia Lääkärintodistukset Kelalle ja/tai vakuutusyhtiölle sähköisinä Palkkatodistuksille 1-3 hyväksyttävää mallia eri tarkoituksiin, jokaisen tahon hyväksyttävä nämä valitut (ovat aluksi vaikuttamassa malleihin) toimitus sähköisesti Verokorttitiedot sähköisesti myös kesken vuotta Eläkevakuutukset kuukausi-ilmoittamiseen ensitilassa kaikilla Y-tunnus vakuutuksiin vakuutusnumeroksi ja muille tahoille asiakas/jäsennumeroksi Sähköinen palkkaerittely sallituksi, järjestelmien yhtenäistäminen PALA ylläpitämään koodistoa ja yhtenäistämään tapoja toimia (ei liity TES asioihin) 5/31/2011 9
Jo alku tarjoaa isot edut: Virheet pienenevät, oikaisujen kustannukset Arkaluontoisiksi luokitellut tiedot suojassa, käsittely nopeutuu Todistusten moninkertainen tekeminen poistuu, käsittely nopeutuu, ihmiset saavat korvaukset ajallaan Voidaan luopua paperiverokorteista Turhat virheet ja selvittelyt siitä missä ilmoitusmenettelyssä yritys on Vain yksi yritystunnus jolla yritys tunnistetaan, huomattava ajansäästö rekisterien ylläpidossa ja tietojen etsinnässä Ns. Verkkopalkkalaskelma iso kustannussäästö Yhtenäiset tavat toimia ammattimaistavat alaa, osaaminen kasvaa, yrittäjän itsensäkin helpompi halutessaan hoitaa 5/31/2011 10
Palkkaraportoinnin tavoitetila ja visio Missä voisimme olla pitkällä aikavälillä? 5/31/2011 11
Suomi palkkahallinnon mallimaa Suomessa yksi yhtenäinen palkkakoodisto jota kaikki palkanlaskenta sovellukset käyttävät, koodistossa määritykset kaikille tarvittaville raporteille, kukaan ei kerää mitään tietoa jota ei tarvitse, eikä päällekkäisiä tietoja ei kerätä Koko prosessi sähköistetty, tieto tulee palkanlaskentaan oikeassa muodossa, jossa sen käsittelee tehokkaasti motivoitunut ammattilainen Joka palkkakaudesta tiedot välittyvät eteenpäin, turhat takaisinperinnät sosiaalietuuksissa ovat kaukaista historiaa Työsopimukset ja muut tarvittavat dokumentit syntyvät automaattisesti heti työsuhteen alussa ja kaikki lain tarvitsemat tiedot kerätään samalla Henkilötiedot ovat suojassa ja Pala hallinnoi yhtenäisiä tapoja tehdä asioita ja antaa suosituksia ohjeiksi uusiin asioihin Suomi kiinnostaa mallimaana muita Euroopan maita järkevässä hallinnollisen taakan poistamisessa 5/31/2011 12