Etelä-Pohjanmaan väliaikaisen valmistelutoimielimen (VATE) työjärjestys sen toimintakaudella ennen väliaikaista valmistelutoimielintä koskevan lainsäädännön vahvistamista TAUSTAA Etelä-Pohjanmaan sote- ja maakuntauudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen (myöhemmin VATE) kokoonpano on hyväksytty niin varsinaisten kuin varajäsenten osalta maakunnan kuntien ja valmistelussa mukana olevien organisaatioiden johdon yhteisellä 9.6.2017 päivätyllä sopimuspöytäkirjalla. Sen mukaan VATE aloittaa työnsä epävirallisesti niin pian kuin mahdollista jo ennen voimaanpanolaissa mainittua määräaikaa, ja sen toimikausi jatkuu maakuntavaalien jälkeiseen ensimmäiseen maakuntavaltuuston kokoukseen ja maakuntahallituksen valintaan saakka. Etelä-Pohjanmaan maakuntahallitus on osaltaan vahvistanut VATEn kokoonpanon kokouksessaan 22.5.2017 ( 51) sekä tarkistukset sen kokoonpanoon kokouksessaan 28.8.2017 ( 88). VATEn sopimuspöytäkirjan hyväksymisen jälkeen maan hallitus päätti 5.7.2017 siirtää sote- ja maakuntauudistuksen toimeenpanoa niin, että uudet maakunnat aloittavat toimintansa vuoden 2019 sijaan vasta vuoden 2020 alussa. Tästä muutoksesta johtuen VATE tulee toimimaan epävirallisena elimenä ilman lainsäädännöllistä perustaa eri ajan kuin sopimuspöytäkirjaa tehtäessä oli tiedossa. Syksyllä 2017 tiedossa olevan aikataulun mukaan VATE tulee saamaan juridisen toimivallan 1.6.2018 alkaen. Tämä VATEn hyväksymä työjärjestys on voimassa kunnes VATE on juridisesti toimivaltainen. Varsinaisen toimivallan alkaessa työjärjestystä tarkistetaan voimassa olevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. TYÖJÄRJESTYS VATEN EPÄVIRALLISELLE TOIMIKAUDELLE 1 Työjärjestyksen soveltaminen Työjärjestystä noudatetaan sote- ja maakuntauudistuksen valmistelussa sekä VATEn päätöksenteko- ja kokousmenettelyssä. Työjärjestystä sovelletaan kunnes VATE on juridisesti toimivaltainen ja on vahvistanut itselleen voimassa olevan lainsäädännön mukaisen työjärjestyksen. 2 Valmistelun aikaisen väliaikaishallinnon organisoituminen Poliittinen johtoryhmä (SOTEMAKU-johtoryhmä) Etelä-Pohjanmaan maakuntahallituksen 19.6.2017 ( 64) tekemän päätöksen mukaan SOTEMAKU-johtoryhmän tehtävinä VATE-ajalla on johtaa poliittista harkintaa edellyttävien asioiden valmistelua, yhteen sovittaa sote- ja maakuntauudistuksen valmistelua yhdessä VATEn kanssa sekä hakea maakunnan yhteisiä ratkaisuja uudistuksen valmistelussa. 1
SOTEMAKU-johtoryhmän käsiteltäviksi kuuluvat esim. palveluverkkoon liittyvät linjaukset, yhteistyö muiden maakuntien kanssa ja kannanotot uutta maakuntaa koskeviin lakiesityksiin. Väliaikainen valmistelutoimielin (VATE) Etelä-Pohjanmaan VATE vastaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta siihen saakka, kunnes maakuntavaltuusto on valittu ja maakuntavaltuuston asettama maakuntahallitus on aloittanut toimintansa. Ennen juridisen toimivaltansa vahvistamista VATE toimii sote- ja maakuntauudistuksen valmistelua koordinoivana elimenä, joka tekee tarvittaessa esityksiä SOTEMAKU-johtoryhmälle sekä juridisesti toimivaltaisille maakunnallisille elimille, kuten Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallitukselle tai Etelä- Pohjanmaan maakuntahallitukselle. VATEssa on 14 jäsentä ja heillä henkilökohtaiset varajäsenet. Jäsenet ovat taustaorganisaatioidensa viranhaltijoita. Valmistelun johto ja organisointi Sote- ja maakuntauudistuksen valmistelun käytännön johtamisesta Etelä-Pohjanmaalla vastaa valmistelujohtaja. Valmistelujohtajan tehtävänä on johtaa maakuntauudistuksen valmistelua, toimia VATEn esittelijänä ja valmistelutehtävissä olevan valmistelu- ja tukihenkilöstön esimiehenä sekä vastata uudistuksen valmisteluun kuuluvasta yhteydenpidosta valtakunnallisiin ja alueellisiin sidosryhmiin. VATE nimittää valmistelujohtajalle varahenkilön. 3 Kokouksiin osallistuminen VATEn kokouksiin osallistuvat sen jäseniksi valitut henkilöt tai heidän estyneenä ollessaan kunkin henkilökohtaiset varajäsenet. 4 Kokousaika ja -paikka VATE päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Jos kaikkia kokouskutsussa mainittuja asioita ei saada kokouksessa käsiteltyä, käsittelemättä jääneet asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille lähetetään sähköinen viesti jatkokokouksen ajasta ja paikasta sekä jatkokokouksen päätöksentekotavasta. 5 Kokouskutsu Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. 2
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään vähintään kolme päivää ennen kokousta, lähetyspäivä ja kokouspäivä mukaan luettuina. Kokouskutsu lähetetään ensisijaisesti sähköisenä, ellei VATE erikseen muuta päätä, jäsenille ja varajäsenille sekä muille, joilla on läsnäolo-oikeus VATEn kokouksissa. 6 Varajäsenen kutsuminen VATEn jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai VATEn sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle. 7 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei VATE toisin päätä. VATE voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 8 Kokouksen johtaminen VATEn puheenjohtajan tehtävänä on johtaa puhetta VATEn kokouksessa. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 9 Läsnäolo VATEn kokouksissa VATEn kokouksissa on sen jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus Etelä-Pohjanmaan sote- ja maakuntauudistuksen muutosjohtajilla sekä SOTEMAKU-johtoryhmän puheenjohtajalla tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajalla. VATE voi kutsua halutessaan kokouksiinsa myös muita asiantuntijoita. 10 Kokouskutsussa mainitsemattoman asian käsittely VATE voi esittelijän ehdotuksesta tai jäsenen ehdotuksesta, jota on kannatettu, ottaa enemmistöpäätöksellä käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Jos esittelijän ehdotus on asian palauttaminen valmisteltavaksi, toimielin voi ratkaista asian päätöksellään vain perustellusta syystä. Jos asiaa ei ole valmisteltu, asia voidaan ratkaista päätöksellä vain perustellusta syystä. 3
11 Esittelijä ja esittely VATEn esittelijänä toimii valmistelujohtaja. Hänen ollessaan poissa tai esteellinen, esittelijänä toimii muutosjohtaja. Esittelijä vastaa esittelemiensä kokousasioiden asianmukaisesta valmistelusta ja on velvollinen tekemään toimielimelle päätösehdotuksen. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on keskustelun aikana muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan, muutettu ehdotus on pohjaehdotus. Jos esittelijä ehdottaa asian poistamista esityslistalta, asia poistetaan, jollei toimielin toisin päätä. VATE voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. VATE voi tällöin päättää, että puheenjohtajan ehdotus on käsittelyn pohjana eikä vaadi kannatusta. 12 Esteellisyys Ennen asian käsittelyn aloittamista esteellisen henkilön on ilmoitettava esteellisyydestään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä vetäydyttävä asian käsittelystä ja poistuttava kokouksesta. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava kokoukseen osallistuvan esteellisyys VATEn ratkaistavaksi. Asianomaisen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joilla voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. 13 Äänestys ja vaalit Äänestys toimitetaan nimenhuudolla tai VATEn päättämällä muulla tavalla. Äänestys toimitetaan avoimesti. Puheenjohtaja toteaa äänestyksen tuloksena syntyvän päätöksen. Enemmistövaali toimitetaan suljetuin lipuin, jos yksikin sitä vaatii. Suhteellinen vaali toimitetaan aina suljetuin lipuin. Enemmistövaalissa äänen voi antaa kenelle tahansa vaalikelpoiselle ehdokkaalle tai ehdokasparille. Jos valittavia on enemmän kuin yksi, VATEn jäsenellä on käytettävissään yhtä monta ääntä kuin on valittavia henkilöitä tai ehdokaspareja. Yhdelle ehdokkaalle tai ehdokasparille voi antaa vain yhden äänen, ja kaikkia ääniä ei ole pakko käyttää. Kun enemmistövaali toimitetaan suljetuin lipuin, kokouksen pöytäkirjatarkastajat toimivat samalla ääntenlaskijoina ja avustavat tarvittaessa muutenkin vaalitoimituksessa. Suhteellisen vaalin toimittamiseen sovelletaan maakunnan liiton hallintosääntöä soveltuvin osin. 4
14 Sihteeri VATEn kokousten sihteerinä toimii VATEn määräämä henkilö. 15 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa VATEn puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja sihteeri ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan VATEn määräämällä tavalla. ***** Tämä työjärjestys on hyväksytty Etelä-Pohjanmaan VATEn kokouksessa 12.9.2017. 5