K U U L U T U S / K O K O U S K U T S U Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokous pidetään torstaina klo 18.00 Keskusseurakuntatalolla, Rauhankatu 14, Hämeenlinna. Kokouskahvit klo 17.30 alkaen. Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherranvirastossa ajalla 23.9.2015 23.10.2015 viraston aukioloaikoina arkisin kello 9.00 15.00. Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 33 Kokouksen avaus 34 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 35 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 36 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen 37 Tuloveroprosentin vahvistaminen vuodelle 2016 38 Rengon pappilan kiinteistön myynti 39 Muut asiat 40 Seuraava kokous 41 Valitusosoitus 42 Kokouksen päättäminen Hämeenlinnassa 9.9.2015 Erkki Alanen yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Ensimmäisille varajäsenille lähetetään esityslista tiedoksi. Varajäsen kutsutaan tarvittaessa erikseen kokoukseen puhelimella tai sähköpostilla. Mahdollisesta esteestä pyydämme ilmoittamaan Päivi Hyväriselle puh. 040-8049 403, sähköposti paivi.m.hyvarinen@evl.fi.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 2 33 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 34 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on kutsuttu koolle liitteen mukaisella kuulutuksella. Kokouskuulutus ja asialista on asetettu nähtäville Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, ja Tuuloksen seurakuntien kirkkoherranvirastojen ilmoitustauluille 9.9. 23.10.2015 väliseksi ajaksi. Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty valtuutetuille 9.9.2015. Kirkkojärjestyksen säännösten mukaisesti on kutsu asialuetteloineen lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston jäsenille viikkoa ennen kokousta (KJ 8:5 ). 35 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja ääntenlaskijaa. 36 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 37 Tuloveroprosentin vahvistaminen vuodelle 2016 Talous- ja henkilöstöjaosto 3 / 28.8.2015 / 41 1.1.2009 perustetun Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tuloveroprosentiksi päätettiin käyttää Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa pitkään käytössä ollutta tuloveroprosenttia 1,15%, vaikka muissa yhtymään liittyneissä muissa seurakunnissa tuloveroprosentit olivat merkittävästi suurempia (Hauho 1,75%, Kalvola 1,60%, Lammi 1,60%, Renko 1,75%, Tuulos 1,95%). Itsenäisten seurakuntien tuloveroprosenttien keskiarvo oli 1,63% ja jäsenmäärällä painotettu keskiarvo 1,30%.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 3 Keväällä 2013 pidetyn yhteisen kirkkovaltuuston talousseminaarin jälkeen todettiin, ettei seurakuntayhtymän talouden tasapainottaminen ole mahdollista ilman verotuloprosentin nostoa. Osana talouden tasapainottamista tuloveroprosentti nostettiin 1,30 %:iin yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä 13.6.2013, jotta seurakunnallisen toiminnan saatavuus voitiin turvata koko seurakuntayhtymän alueella. Uusi tuloveroprosentti 1,30 % astui voimaan 1.1.2014. Vuoden 2015 kirkollisverotilitykset ovat kuluvan vuoden tammi-heinäkuussa pienentyneet viime vuoteen verrattuna -42.000 euroa eli -0,6 %. Talousarvioon verrattuna tilitykset ovat kertyneet ennustetusti. Yhteisöverokertymä on ollut selvästi ennustettua parempi. Yhteisöveroja kertyi tammi-heinäkuussa +80.000 euroa / +10,0% viime vuoden vastaavaa ajankohtaa enemmän. Vuonna 2016 yhteisövero muuttuu valtionkorvaukseksi (Kirkkohallituksen yleiskirje nro 11/2015). Valtionkorvauksen arvioidaan olevan kuluvan vuoden yhteisöverokertymän tasolla. Talous- ja henkilöstöjaosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle vahvistetaan tuloveroprosentiksi 1,30 prosenttia vuodelta 2016 toimitettavassa verotuksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 5 / 3.9.2015 / 69 Liitteenä on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen ajalta 1.1.- 31.8.2015. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle vahvistetaan tuloveroprosentiksi 1,30 prosenttia vuodelta 2016 toimitettavassa verotuksessa. Yhteinen kirkkovaltuusto Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen ajalta 1.1.- 31.8.2015. Vuoden 2015 kirkollisverotilitykset ovat kuluvan vuoden tammielokuussa pienentyneet viime vuoteen verrattuna -83.839 euroa eli -1,0 %. Yhteisöverokertymä on ollut selvästi ennustettua parempi. Yhteisöveroja kertyi tammi-elokuussa +89.290 euroa / +10,1% viime vuoden vastaavaa ajankohtaa enemmän. Yhteenlasketut verotulot ovat olleet viime vuoden tasolla ja talousarvioon nähden verotuloja on kertynyt +191.961 euroa / +2,1% budjetoitua enemmän. Yhteisen kirkkoneuvoston päätösesitys: Yhteinen kirkkovaltuusto vahvistaa Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle tuloveroprosentiksi 1,30 prosenttia vuodelta 2016 toimitettavassa verotuksessa.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 4 38 Rengon pappilan kiinteistön myynti Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 5 / 16.9.2014 / 59 Insinööritoimisto Poutanen Oy / Juha Poutanen on laatinut arviokirjan Rengon pappilan rakennuksista ja maa-alueista. Juha Poutanen tulee kokoukseen selostamaan arviokirjan perusteita ja tuloksia. Johtokunta käy asiasta keskustelun. Johtokunta kävi asiasta pitkän keskustelun. Laaditun arviokirjan perusteella johtokunta suosittelee Rengon pappilan rakennusten myyntiä huomioiden, että päiväkerhotyölle ja partiotyölle osoitetaan korvaavat tilat. Yhteinen kirkkoneuvosto 8 / 8.12.2014 / 94 Kiinteistöpäällikkö ja talousjohtaja selostavat kokouksessa arviokirjan perusteita ja tuloksia. Yhteinen kirkkoneuvosto käy asiasta keskustelun. Yhteinen kirkkoneuvosto kävi asiasta keskustelun. Yhteinen kirkkoneuvosto 2 / 26.3.2015 / 25 Insinööritoimisto Poutanen Oy / Juha Poutanen on laatinut arviokirjan Rengon pappilan rakennuksista ja maa-alueista ja hän tulee kokoukseen selostamaan arviokirjan perusteita ja tuloksia. Yhteinen kirkkoneuvosto käy asiasta keskustelun ja päättää jatkotoimenpiteistä. Asiasta saadun selvityksen ja käydyn keskustelun jälkeen yhteinen kirkkoneuvosto palautti asian uudelleen valmisteluun. Yhteinen kirkkoneuvosto 3 / 12.5.2015 / 46 Edellisessä kokouksessa 26.3.2015 25 yhteinen kirkkoneuvosto tutustui Insinööritoimisto Poutanen Oy / Juha Poutanen laatimaan Rengon pappilan kiinteistöjen arviokirjaan. Asiasta saadun selvityksen ja käydyn keskustelun perusteella yhteinen kirkkoneuvosto palautti asian uudelleen valmisteluun. Käydyssä keskustelussa nousi esille mahdollisuus järjestää Rengon alueen seurakuntalaisille keskustelutilaisuus seurakuntaelämästä ja pappilan tulevaisuudesta. Maanantaina 11.5. klo 18 järjestetään Rengon seurakuntatalolla Renko-ilta, jossa keskustallaan Rengon alueen seurakuntaelämästä ja pappilan tulevaisuudesta. Yhteiselle kirkkoneuvostolle annetaan tästä tilaisuudesta kokouksessa suullinen selvitys. Puheenjohtajan päätösesitys: Selvitys merkitään tiedoksi. Asiasta käytiin pitkä keskustelu ja saatu selvitys merkittiin tiedoksi. Lisäksi viestintäpäällikön tilaisuudesta laatima muistio liitetään kokouspöytäkirjaan liitteeksi.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 5 Yhteinen kirkkoneuvosto 4 / 4.6.2015 / 56 Laadittujen selvitysten mukaan kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan edellyttämien korvaavien tilojen osoittaminen päiväkerhotyölle ja partiotyölle on Rengossa mahdollista. Kerhotilojen osalta neuvotteluja on käyty Hämeenlinnan kaupungin edustajien kanssa tilojen sijoittamisesta Rengon kirjaston tiloihin. Partiotyön osalta vaihtoehtona ovat olleet esillä mm. seurakuntatalon alakerta tai nykyisen rippituvan käyttö vuokrattuna uudelta omistajalta. Kuitenkin sekä kerhotyö että partiotyö jatkuvat normaalisti Pappilan rakennuksissa ainakin kuluvan vuoden loppuun saakka. Laadittujen selvitysten ja asiasta käytyjen keskusteluiden perusteella seurakuntayhtymän johtoryhmä on päätynyt esittämään ratkaisua, jossa Rengon pappila talousrakennuksineen sekä noin 1,8 ha maa-alue asetetaan myyntiin ja vasta mahdollisen myyntipäätöksen jälkeen tehdään päätökset edellytetyistä korvaavista tiloista (ts. uusiin vuokrasopimuksiin ei sitouduta ennen kuin myyntipäätös on tehty). Mikäli riittäviä tarjouksia ei tule, voidaan myyntiä harkita uudelleen kesällä 2016. Koko valmisteluprosessin ajan on huomioitu, että mahdollisella Rengon pappilan myynnillä on suoria lapsivaikutuksia. Vaikutuksia on arvioitu yhteistyössä toimijoiden kanssa ja lopullinen arviointi tehdään, mikäli myynti etenee. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Rengon pappila talousrakennuksineen ja n. 1,8 ha maa-alue asetetaan tarjouskilpailumyyntiin 1.7. 31.8.2015 väliseksi ajaksi. Kiinteistövälittäjän kilpailutus suoritetaan kesäkuun aikana. Yhteinen kirkkoneuvosto pidättää itsellään oikeuden myös hylätä kaikki saadut tarjoukset. Talous- ja henkilöstöjaosto 3 / 27.8.2015 / 42 Rengon pappilan asuntopääty jäi tyhjäksi kappalainen Soili Juntumaan muutettua siitä pois joulukuussa 2013. Vuodelta 2012 alkaen ns. virastopäädyssä on toiminut Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan lapsityö arkisin koululukuukausien aikoina. Pappilan viereisessä rippituvassa on partiolippukunta Jaakon Samoajat toiminut pitkään, vaikka rakennus on kovin huonokuntoinen. Kesäkuussa 2015 talousjohtaja pyysi välitystarjoukset ja kohteen hinta-arviot Autiotalot Oy:ltä, Huoneistokeskus Oy:ltä ja Etelä-Hämeen OP-Kiinteistökeskus Oy:ltä, joista Autiotalojen jättämä esitys hyväksyttiin. Heinäkuun alussa n. 1,8 ha määrä-ala merkittiin maastoon seurakuntayhtymän toimesta. Valitun välittäjän kanssa käydyissä neuvotteluissa päädyttiin ratkaisuun, että pohjamyyntihintaa ei aseteta vaan kohdetta myydään tarjousten perusteella (kaikki tarjoukset voidaan myös hylätä). Myynti materiaali valmistui heinäkuun puolessa välissä ja kohde laitettiin esille eri www-palveluihin. Samalla julkaistiin seurakuntayhtymän toimesta myös mediatiedotteet ja ne saivatkin hyvin julkisuutta. Välittäjän toimesta kohteella pidettiin kaksi yleistä esittelyä (su 28.7. ja su 9.8) sekä useampia yksityisiä esittelyjä. Kävijöitä on ollut runsaasti. Suljetut tarjoukset tulee jättää Autiotalojen toimistolle torstaihin 27.8.2015 klo 12.00 mennessä. Tarjoukset avasi talousjohtaja, talouspäällikkö, kiinteistöpäällikkö ja kiinteistövälittäjä LKV Juha Autio Autiotalot Oy:stä torstaina 27.8.2015 klo 16.15. Avaamistilaisuudesta on
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 6 laadittu avauspöytäkirja. Tarjouksia on määräaikaan mennessä Rengon pappilan kiinteistöistä jätetty seitsemän kappaletta. Talous- ja henkilöstöjaosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Rengon pappilan kiinteistöt myydään korkeimman tarjouksen jättäneelle Victorian Rose Oy:lle ja varalle valitaan toiseksi korkeimman tarjouksen jättäneet Aki Ajo ja Hanna Hakkarainen. Yhteinen kirkkoneuvosto 5 / 3.9.2015 / 71 Talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö tapaavat ostajan edustajat esityslistan lähettämispäivänä maanantaina 31.8.2015 klo 12 ja tästä tapaamisesta raportoidaan suullisesti kokouksessa. Victorian Rose Oy on turkulainen matkailualan yritys ja yrityksen aikomuksena on laajentaa toimintaansa aloittamalla pappilassa majoitus- ja kahvilatoimintaa. Pappilaan syntyisi myös sisustus- ja lahjatavaraliike sekä vuokrattava juhlatila. Partiolippukunta Jaakon Samoojien kanssa on kesän aikana käyty neuvottelua toiminnan siirtämisestä Rengon seurakuntatalolle ja heidän 13.8.2015 päiväämällä viestillä siirto voidaan toteuttaa (jopa mahdollisimman pian), vaikka muutamia tilaan liittyviä yksityiskohtia jää myöhemmin ratkaistavaksi. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kerhotoiminta on pappilassa käynnistynyt normaalisti koulujen alettua ja kerhot pidetään siellä ainakin vuoden 2015 loppuun saakka (mahdollisesti helmikuun loppuun 2016 saakka). Kaupungin edustajien kanssa käydään neuvottelu kerhotoimintojen siirtämisestä Rengon kirjaston yhteyteen. Aikaa tälle neuvottelulle ei ole esityslistan lähettämiseen mennessä vielä sovittu, mutta esiselvityksiä asiasta on tehty jo aiemmin. Koska Rengon pappilan myynnillä on suoria lapsivaikutuksia, valmistellaan asiasta vielä erillinen vaikutusten yhteenvetotaulukko. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Rengon pappilan kiinteistöt myydään korkeimman tarjouksen jättäneelle Victorian Rose Oy:lle hintaan 301.500 euroa ja varalle valitaan toiseksi korkeimman tarjouksen jättäneet Aki Ajo ja Hanna Hakkarainen. Pappilan päärakennuksen kuntokartoitus ja kaupanvahvistajan vahvistama esisopimus kaupasta tehdään ennen yhteisen kirkkovaltuuston kokousta. Yhteinen kirkkovaltuusto Pappilan päärakennuksen kuntokartoitus tehtiin tiistaina 8.9.2015. Tarkastuksen suoritti sekä ostajan, myyjän että kiinteistövälittäjän edustajien paikalla ollessa Matti Pirhonen Suomen Rakennustarkastus Oy:stä. Raportti valmistuu maanantaihin 14.9.2015 mennessä ja se käsitellään tiistaina 15.9.2015 klo 10.00. Samassa tilaisuudessa valmistellaan esisopimus kaupasta sekä luonnos kauppakirjasta ja ne esitellään kokouksessa.
YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO Sivu 7 Kaupungin edustajien kanssa käydään neuvottelu kerhotoimintojen siirtämisestä Rengon kirjaston yhteyteen tiistaina 15.9.2015 klo 14.00. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan lapsityö arvioi omalta osaltaan myynnin vaikutuksia lapsiin. Yhteenvetotaulukko lapsivaikutuksista valmistuu yhteisen kirkkovaltuuston kokoukseen mennessä ja se esitellään kokouksessa. Yhteisen kirkkoneuvoston päätösesitys: Yhteinen kirkkovaltuusto myy Rengon pappilan kiinteistön rakennuksineen korkeimman tarjouksen jättäneelle Victorian Rose Oy:lle hintaan 301.500 euroa ja varalle valitaan toiseksi korkeimman tarjouksen jättäneet Aki Ajo ja Hanna Hakkarainen. Lisäksi yhteinen kirkkovaltuusto valtuuttaa talousjohtajan allekirjoittamaan kauppakirjan, kun Kirkkohallituksen virastokollegio on vahvistanut myynnin. 39 Muut asiat Kiinteistöpäällikkö ja talousjohtaja antavat suullisen selvityksen seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian valmistelusta ja sankarihautojen kunnostamisen valmistelusta 40 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkovaltuuston kokous ilmoitetaan kokouksessa. 41 Valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun mukainen valitusosoitus sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista kirkkolain 24 luvun 5 :n mukaan ei saa tehdä kirkollisvalitusta eikä hallintolainkäyttölain 5 :n 1 momentin nojalla ryhtyä julkisista hankinnoista annetun lain mukaiseen hakemusmenettelyyn, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. 42 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.