ISS Korruptionvastaiset periaatteet 2010 2010 1
PERIAATTEIDEN SISÄLTÖ Korruptio ja lahjonta on laitonta, rikollista ja tuhoisaa yrityksille, laitoksille ja hallinnolle, joten siitä on haittaa kaikille yhteiskunnille ja yksilöille. Hallitukset ja järjestöt ovat jo kauan sitten tunnustaneet tämän kaikkialla maailmassa, ja korruptio on säädetty rikokseksi useimmilla oikeudenkäyttöalueilla. Koska korruptio on vastoin ydinarvojamme (rehellisyys, yrittäjyys, vastuullisuus ja laatu), ISS on aina noudattanut liiketoiminnassaan hyvin tiukkoja korruption ja lahjonnan vastaisia sääntöjä, ja allekirjoittamalla YK:n Global Compact -aloitteen ISS on sitoutunut vahvasti torjumaan korruptiota, kiristystä ja lahjontaa kaikkialla, missä harjoitamme liiketoimintaa. ISS:n korruption ja lahjonnan vastaiset säännöt ovat kuuluneet vuosien ajan ISS:n toimintaohjeisiin. Nämä säännöt ovat osa perusperiaatetta, jonka mukaan ISS kilpailee liiketoimista tasapuolisin ehdoin ja vain tarjoamiinsa palveluihin perustuvien ansioiden pohjalta. Korruption vastaisten lakien noudattamatta jättämisellä voisi olla vakavia haittavaikutuksia ISS:lle ja sen työntekijöille. Seurauksena voisi olla pitkällisiä ja kalliita tutkimuksia, mikä veisi huomattavasti johdon aikaa. ISS joutuisi myös maksamaan huomattavia sakkoja sekä kalliita vahingonkorvauksia, puhumattakaan mittaamattoman tuhoisasta maineen menetyksestä. Lisäksi kaikki lainvastaiseen toimintaan osallistuneet työntekijät voitaisiin tuomita ankariin rikosoikeudellisiin rangaistuksiin. Koska ISS:n hallitus haluaa olla varma, että koko ISS:n henkilöstö tuntee korruptionvastaiset säännöt, ja antaa tarkempaa tietoa erityisesti harmaille alueille kuuluvista seikoista, hallitus on hyväksynyt tässä julkaistavat periaatteet. Liiketoimintamme moitteettomuudessa ei tehdä kompromisseja. Siksi haluan painottaa hyvin selvästi, että mitkään budjettiin liittyvät sitoumukset eivät oikeuta näiden ISS:n keskeisten periaatteiden rikkomista. On erittäin tärkeää, että jokainen työntekijä kollegoineen noudattaa tarkoin tässä asiakirjassa esitettyjä ISS:n periaatteita ja ohjeita. Tässä asiakirjassa olevia ohjeita ei ole tarkoitettu eivätkä ne pysty vastaamaan kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin. Siksi kehotammekin ottamaan yhteyttä paikalliseen lainopilliseen neuvonantajaan ja/tai konsernin lakiasiain osastoon (+45 38 17 00 00) vastausten saamiseksi kysymyksiin, jotka koskevat korruptiota tai näiden periaatteiden soveltamista, ja tähän aihepiiriin liittyvän epävarmuuden poistamiseksi. Ystävällisin terveisin Jeff Gravenhorst Konsernijohtaja 2 2010
Sisällys 1. Johdanto.... 4 1.1 Korruption vastaiset periaatteet ja toimet - perussäännöt... 4 1.2 Näiden periaatteiden tarkoitus... 5 1.3 Rikkomukset ja seuraamukset.... 5 1.4 Seuranta.... 5 1.5 Kysymykset ja raportointi... 6 1.6 Miten periaatteita luetaan ja sovelletaan.... 6 2. MITÄ KORRUPTIO ON................................................. 7 3. KORRUPTIOTYYPIT... 8 3.1 Lahjonta... 8 3.2 Voitelurahat... 8 3.3 Lahjat ja vieraanvaraisuus... 10 3.4 Poliittiset lahjoitukset... 13 3.5 Hyväntekeväisyys ja sponsorointi.... 13 3.6 Yhteistyökumppanit välittäjät.... 14 3.7 Yhteistyökumppanit toimittajat... 17 4. YHTEYDET VIRANOMAISIIN JA TIEDOTTAMINEN... 18 2010 3
1. JOHDANTO 1.1 Korruption vastaiset periaatteet ja toimet - perussäännöt ISS:n henkilöstö noudattaa yhtiön liiketoiminnassa tiukkoja eettisiä periaatteita, ja yhtiö kilpailee tasapuolisin ehdoin ja pelkästään tarjoamiinsa palveluihin perustuvien ansioiden pohjalta vaarantamatta yhtiön moitteettomuutta tai sen liikesuhteita. Korruptio on keskeinen liiketoimintaa vaarantava tekijä. Korruptio aiheuttaisi vakavia oikeudellisia seuraamuksia yhtiölle ja siihen osallistuneille henkilöille. Lisäksi se vahingoittaisi vakavasti ISS:n tuotemerkkiä ja arvoja, joita yhtiömme edustaa. Jotta voitaisiin varmistaa, että ISS noudattaa edelleen tiukkoja eettisiä standardeja ja välttää korruptionvastaisten lakien rikkomista, yhtiö hyväksyi vuonna 2003 ISS:n toimintaohjeet, joihin sisältyvät seuraavat, työntekijöidemme toimintaa ohjaavat korruptionvastaiset perussäännöt: 1) ISS vastustaa korruptiota ja lahjontaa niiden kaikissa muodoissa ja on sitoutunut torjumaan kyseiset käytännöt. 2) ISS kilpailee liiketoiminnassa tasapuolisin ehdoin ja pelkästään tarjoamiensa palveluiden ansioilla. 3) Paikallisista käytännöistä riippumatta kaikki henkilökohtaiset maksut, voitto-osuudet tai lahjukset ISS:n ja asiakkaiden, toimittajien tai virkamiesten välillä ovat ankarasti kiellettyjä. 4) Lahjojen tai muiden vastikkeettomien etujen vastaanottaminen liikekumppaneilta on kiellettyä paitsi silloin, kun ne ovat toimintaympäristössä tavanomaisia ja nimellisarvoltaan vähäisiä. Nämä säännöt ovat edelleen korruptionvastaisten periaatteiden perussäännöt. Maailmanlaajuisena palveluiden tuottajana toimimme myös maissa, joissa korruptionvastaista lainsäädäntöä ei ole tai sitä ei panna täytäntöön. Myös silloin ISS:n toimintaohjeet ja nämä periaatteet pysyvät voimassa ja sääntelevät ISS:n henkilöstön toimia. Omena päivässä pitää korruption loitolla Viaton omenan kuva, joka on ommeltu meksikolaisten siivoojien työasuihin, antaa ISS:n sitoutumiselle korruptionvastaiseen toimintaan valtakunnallista näkyvyyttä. Korruptoituneet menettelyt, kuten lahjusten antaminen tilausten saamiseksi, voi joissakin maissa kuulua erottamattomasti liikeneuvotteluihin. Meidän omenasymbolimme osoittaa kuitenkin selvästi, että korruptio ei ole se tapa, jolla ISS hoitaa liiketoimintaansa. Tunnus osoittaa myös, että ISS:llä on ammattiliittohin kuuluvien työntekijöidensä kanssa valtakunnalliset työmarkkinasopimukset ja työntekijät kuuluvat sosiaaliturvarekistereihin. Liiketoimintatapojen muuttaminen on ollut Meksikossa pitkä prosessi, jonka myötä on myös menetetty joitakin asiakkaita. Mutta nyt, kolme vuotta sen jälkeen, kun ISS tuli Meksikon markkinoille, yhteiskuntavastuunsa tuntevat asiakkaamme pitävät toimintatapaamme tervetulleena. Se on myös ollut usein avaintekijä uusien sopimusten saamisessa varsinkin suurilta organisaatioilta. Pähkinänkuoressa tämä toiminta on muuttanut korruptionvastaisen toiminnan liiketoimintamahdollisuudeksi. Tyylikäs punaista omenaa kuvaava tunnus, jota alun perin käytti ISS:n Meksikosta ostama yritys, vastasi ISS:n toimintatapaa niin hyvin, että teimme poikkeuksen ja otimme sen lisäpiirteeksi maailmanlaajuisesti käytettäviin työasuihimme. Samat puhtaan liiketoiminnan periaatteet, tosin ilman näkyvää omenatunnusta, ISS on ottanut käyttöön myös Etelä-Amerikan toiminnoissaan Brasiliassa, Argentiinassa, Uruguayssa ja Chilessä. Omenaa käytettiin ensimmäistä kertaa Meksikon hallituksen vuonna 1996 käynnistämässä kampanjassa, jolloin sen tarkoituksena oli kehottaa yritysmaailmaa torjumaan korruptiota. Omena valittiin, koska espanjankielinen lahjusta tarkoittava sana merkitsee myös suupalaa tai viipaletta toimesta. ISS:n omena on kokonainen, mikä tarkoittaa, että toimimme kunniallisesti ja lahjukset ovat täysin kiellettyjä. 4 2010
1.2 Periaatteiden tarkoitus Maailmanlaajuinen korruptionvastainen toiminta on viime vuosina lisääntynyt ennennäkemättömästi. Tiukat korruptionvastaiset ohjeet ja käytännöt ovat siksi kansainvälisissä yhtiöissä välttämättömiä. ISS:n toimintaohjeissa määriteltyjen perusperiaatteiden pohjalta laadittujen, nyt julkaistavien periaatteiden tarkoituksena on lujittaa ISS:n vankkaa sitoutumista korruption torjuntaan ja lisätä tietoisuutta korruptionvastaisista periaatteista ISS-konsernin sisällä. Näiden periaatteiden tavoitteena on varmistaa, että kaikki esimiehet ja työntekijät ymmärtävät laajasti ja yleisesti periaatteiden sisällön, sen yhteydet konsernin liiketoimintaan ja sitoutumisen, jota periaatteet edellyttävät jokaiselta yksittäiseltä henkilöstön jäseneltä. Näissä periaatteissa annetut esimerkit eivät ole tyhjentäviä, vaan niiden tarkoituksena on kuvata tiettyjä ongelmatilanteita ja sitä, miten periaatteita sovelletaan niihin. 1.3 Rikkomukset ja seuraamukset Korruptio on vakava rikos, ja sen seuraukset ovat usein kauaskantoiset. Seuraamukset vaihtelevat merkittävistä sakoista yksittäisten henkilöiden vankeusrangaistuksiin. Yhtiön maine rehellisenä ja yritysvastuullisena toimijana voi lisäksi merkittävästi vahingoittua. Siksi ISS pitää näiden periaatteiden rikkomista vakavana työntekijän velvollisuuksien laiminlyöntinä, joka johtaa kurinpitotoimiin. Kurinpitotoimiin voi kuulua työsuhteen irtisanominen ja oikeustoimet asianomaisia henkilöitä vastaan. 1.4 Seuranta Nykyisessä toimintaympäristössä ei riitä, että luodaan korruptionvastaiset periaatteet ja toteutetaan niitä, vaan niiden noudattamista on myös seurattava. Kaikki ISS-konsernin johtajat ja esimiehet ovat velvollisia varmistamaan, että kaikki työntekijät tuntevat ISS:n toimintaohjeet ja nämä periaatteet sekä noudattavat niitä. ISS-konsernin sisäinen tarkastus ja lakiasiain osasto tutkivat ja seuraavat näiden periaatteiden noudattamista sisäisten tarkastusten yhteydessä ja tapauskohtaisesti sekä toimivat yhteistyössä konsernin liiketoiminnan moitteettomuudesta vastaavan työryhmän kanssa. Sääntöjemme paikallista täytäntöönpanoa vahvistaa konsernin liiketoiminnan moitteettomuudesta vastaava työryhmä. Työryhmä vastaa mahdollisia rikkomuksia koskevien raporttien tutkimisesta, ja siihen kuuluvat konsernin talousjohtaja, lakiasiain johtaja, henkilöstöjohtaja ja sisäisen tarkastuksen johtaja. 2010 5
1.5 Kysymykset ja raportointi Jos sinulla on kysymyksiä, jotka koskevat sääntöjä yleisesti tai jotain tiettyä liiketointa, voit kääntyä paikallisjohdon, paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston (puh. +45 38 17 00 00) puoleen. Jos epäröit, sinun on aina paras kysyä/pyytää neuvoa ennen kuin toimit. Jos kenen tahansa ISS:n työntekijän tietoon tulee vakava toimintaohjeiden tai näiden periaatteiden rikkomistapaus, hänen on välittömästi raportoitava asiasta sähköpostiosoitteella codeofconduct@group.issworld.com Kaikki yhteydenotot otetaan vakavasti ja ne tarkistetaan huolellisesti ja puolueettomasti. Kaikessa sisäiselle lainopilliselle neuvonantajalle osoitetussa ja hänen kanssaan käytävässä viestinnässä noudatetaan lainopillisen neuvonantajan antamia ohjeita. 1.6 Miten periaatteita luetaan ja sovelletaan Jäljempänä kohdassa 3 Korruptiotyypit on kuvaus korruption eri muodoista ja toteutumistavoista. Jokainen alakohta noudattaa seuraavaa rakennetta: Mitä se on. Kuvaus mahdollisen korruption erityisestä ilmenemismuodosta tai -tavasta. Miten me toimimme. Kuvaus ISS:n toimintaperiaatteesta. Punaiset liput. Punainen lippu on merkki vaarasta, ja kuvattujen esimerkkien ja tilanteiden tulisi herättää epäluuloja sekä edellyttää huomattavaa varovaisuutta. Lopuksi joissakin kohdissa on esimerkkejä ja vinkkejä tueksi ja ohjeeksi siitä, mitä tehdä ja mitä jättää tekemättä, kyseisen kaltaisessa tilanteessa. 6 2010
2. MITÄ KORRUPTIO ON Korruptiosta käytetään määritelmää vastuullisen aseman väärinkäyttö oman edun tavoittelemiseksi 1. Tämä määritelmä ei kata pelkästään rahallista hyötyä, vaan se sisältää myös muut kuin rahalliset edut. Korruptio voi ilmetä monessa eri muodossa ilmeisestä lahjusesimerkistä hienovaraisempiin tapoihin kuten epäasianmukaiset lahjat, lahjoitukset ja voitelurahat. Siksi korruptiota ei ole aina helppo havaita tai tunnistaa, kun sitä esiintyy päivittäisessä liiketoiminnassa. Epävarmoissa tilanteissa tulisi aina miettiä seuraavia seikkoja: Läpinäkyvyys: Voinko huoletta kertoa muille, mitä olen päättänyt? Vaikutus: Vaikuttaako päätökseni asiattomasti johonkin henkilöön tai asiaan? Tasapuolisuus: Voisiko ulkopuolinen henkilö pitää päätöstäni tasapuolisena? Jos et ole varma etkä löydä ratkaisua näistä periaatteista, kysy/pyydä aina neuvoa, ennen kuin toimit. 1 Transparency Internationalin mukaan. 2010 7
3. KORRUPTIOTYYPIT 3.1 Lahjonta Mitä se on Jonkin lahjan, lainan, maksun, palkkion tai muun edun tarjoaminen henkilölle tai vastaanottaminen henkilöltä sellaisen teon aikaansaamiseksi, joka on epärehellinen, laiton tai rikkoo luottamuksen hoidettaessa yrityksen liiketoimintaa 2. Tämän tyyppinen lahjonta on laitonta, vaikka se tehtäisiin kolmannen osapuolen (kuten konsultin, asiamiehen tai välittäjän) välityksellä. Myös vastaavan lahjuksen vastaanottaminen on laitonta. Lahjonta voi toteutua monessa eri muodossa: Käteisenä tai käteistä vastaavina arvoseteleinä. Matkoina ja vieraanvaraisuutena. Arvokkaina lahjoina. Konsulttipalkkioiksi naamioituina maksuina, komissioina, sponsorointina tai lahjoituksina hyväntekeväisyyteen tai poliittisille puolueille, kun todellisena tarkoituksena on vaikuttaa vilpillisesti päätöksentekoon. Miten me toimimme ISS kieltää jyrkästi kaikenlaisten henkilökohtaisten maksujen antamisen tai vastaanottamisen riippumatta siitä, onko toisena osapuolena asiakas, toimittaja vai virkamies, uuden liikesuhteen luomiseksi, nykyisen liikesuhteen säilyttämiseksi tai etujemme edistämiseksi vilpillisin keinoin. Emme myöskään käytä välikäsiä tekemään sellaista, mitä itse emme saa tehdä. Kukaan ISS:n henkilöstöstä ei saa missään olosuhteissa vastaanottaa eikä antaa mitään, mikä voidaan katsoa lahjukseksi. Se on laitonta ja lisäksi se rikkoo ISS:n periaatteita ja murentaa liiketoimintamme uskottavuutta. Punaiset liput Liikesuhteen luominen tai säilyttäminen käyttämällä vilpillisiä rahallisia kannustimia. Tuotteiden tai palvelujen saaminen suotuisin ehdoin sellaista lahjoitusta vastaan, joka on tehty hyväntekeväisyystarkoitukseen, poliittiselle puolueelle tai sponsorointikohteeseen. Palvelun tai liiketoimen toteutuksen nopeuttaminen tai ehtojen parantaminen ylellistä kestitystä tai vieraanvaraisuutta vastaan. Lupien ja hyväksyntöjen saaminen normaalia nopeammin tai paremmin ehdoin käyttämällä asiattomia maksuja tai kannustimia. 3.2 Voitelurahat Mitä se on Voitelurahalla tarkoitetaan tavallisesti tilannetta, jossa pientä rahasummaa tarjotaan matalan tason virkamiehelle sellaisen rutiininomaisen tai välttämättömän toimenpiteen varmistamiseksi tai nopeuttamiseksi, johon maksaja on (lain mukaan) oikeutettu. Tyypillisiä voitelurahan maksutilanteita ovat pienten summien maksamiset virkamiehille viisumin saannin, tavaroiden tullauksen tai virallisen luvan nopean myöntämisen varmistamiseksi. 2 Transparency Internationalin määritelmä lahjonnasta 8 2010
Miten me toimimme ISS kieltää voitelurahan maksamiset lukuun ottamatta poikkeuksellisia tilanteita, joissa ISS:n työntekijä voi joutua vaikeuksiin, mikäli rahaa ei makseta. Työntekijän on aina pyydettävä maksun suhteen ennalta neuvoa esimieheltään tai lainopilliselta neuvonantajalta. Jos tilanteessa ei ole vaihtoehtoja, on toimittava seuraavasti: 1. Vastusta aktiivisesti maksua ja jos sen maksamista ei voi välttää, pidä maksu mahdollisimman pienenä. 2. Merkitse maksutapahtuma tarkoin muistiin. 3. Ilmoita asiasta välittömästi esimiehellesi. Tiedot toimitetaan paikalliselle talousjohtajalle kuukausittain ja ne pidetään konsernin sisäisen tarkastuksen ja lakiasiain osaston saatavilla tarkastusta varten. Voiteluraha on usein helppo tunnistaa. Joissakin tapauksissa se voidaan kuitenkin naamioida perustelluksi kauppatoimeksi. Punaiset liput Maksu on suoritettava käteisenä. Maksusta ei tarjota eikä anneta kuittia. Virkamies ei pysty todistamaan pyydetyn maksun lainmukaisuutta. Voitelumaksut ovat yleisiä kyseisessä maassa. Aiemmissa samantyyppisissä tapauksissa ei ole pyydetty maksua toimenpiteen nopeuttamiseksi. Esimerkkejä 1. ISS on hakenut viranomaiselta lupaa. Asian hallinnollisen käsittelyn aikana asiaa hoitava virkamies pyytää erityistä käsittelymaksua, koska hakemus on hyvin laaja. Vastaus ei ole itsestään selvä, koska maksu voi olla oikeutettu käsiteltäessä laajoja tapauksia. Kyseessä voi kuitenkin olla voitelumaksu prosessin nopeuttamiseksi. On aina syytä tutkia tarkemmin, ovatko virkamiehille maksettavat maksut laillisia ja asianmukaisia vai onko kyseessä voiteluraha. 2. Virkamies uhkaa välittömällä vangitsemisella/pidättämisellä, jos et suorita maksua. Mitä sinun tulisi tehdä? ISS:n työntekijöiden hyvinvointi on yksi ydinarvoistamme, ja jos sinua uhkaa vaara välittömästä vangitsemisesta/pidättämisestä etkä saa yhteyttä esimieheesi, voit suorittaa maksun. Sinun on kuitenkin otettava yhteys esimieheesi ja ilmoitettava hänelle maksusta. 2010 9
3.3 Lahjat ja vieraanvaraisuus Mitä se on Lahjalle on ominaista, että siitä ei odoteta saatavan mitään vastinetta. Vieraanvaraisuus tai tarjoilu ovat tapahtumia ja palveluita, joita yhtiö tarjoaa nykyisille tai potentiaalisille asiakkailleen ja liikekumppaneilleen luodakseen tai vahvistaakseen liikesuhteita. Esimerkkejä vieraanvaraisuudesta ovat päivälliset, kutsut sosiaalisiin tapahtumiin, ilmaiset kuljetukset jne. Kyseisestä liikesuhteesta riippuen lahjat ja vieraanvaraisuus voivat olla hyvin yleisiä ja usein edellytyksenä liiketoimille tai vahvan liikesuhteen pysyvyydelle. ISS:n periaatteisiin ei kuulu kieltää lahjojen ja vieraanvaraisuuden suhteen noudatettavaa yleistä ja kohtuullista käytäntöä. Näiden periaatteiden tarkoitus on antaa ohjeita siitä, mikä on hyväksyttävä käytäntö, koska lahjat ja vieraanvaraisuus voivat myös täyttää lahjonnan tunnusmerkit. Vaikka vaatimattomat lahjat, palvelukset ja vieraanvaraisuuden osoitukset voivat olla tapa vahvistaa liikesuhdetta, mitään lahjaa tai palvelusta ei tule tarjota eikä ottaa vastaan, jos se velvoittaa tai tuntuu velvoittavan vastaanottajan antamaan vastalahjan. Ajattele aina, kenen kanssa olet tekemisissä Näissä periaatteissa erotetaan toisistaan lahjat ja vieraanvaraisuus yksityissektorilla ja lahjat ja vieraanvaraisuus julkisella sektorilla, jolla toimii virkamiehiä. Lahjojen ja vieraanvaraisuuden suhteen osoitettava toleranssi on julkisella sektorilla hyvin vähäinen. Yksityinen sektori Miten me toimimme Älä koskaan ota vastaan äläkä anna rahalahjoja (käteistä tai käteisen vastineita). Vain arvoltaan vaatimattomia ja maassa tai alueella tavanomaisia lahjoja, jotka ovat liiketoiminnan tavoitteiden mukaisia, on hyväksyttävää antaa tai ottaa vastaan. Halvat lahjat erityisissä tilanteissa, kuten jouluna, syntymäpäivinä ja ylennysten tai eläkkeelle jäämisten tms. yhteydessä, ovat sallittuja. Lahjoja ei missään olosuhteissa tule antaa tai ottaa vastaan vastineena luvatuista toimista tai osana tarjouskilpailua tai sopimusneuvotteluja. Tätä sovelletaan myös silloin, kun lahjan antaja tai saaja ei ole suoraan tekemässä päätöstä. Henkilökohtaisia alennuksia ei tule missään tapauksessa ottaa vastaan, ellei alennuksia myönnetä kaikille paikallisen ISS:n työntekijöille, ja silloinkin kaikki alennukset tulee hyväksyä paikallisten allekirjoituksia ja päätöksiä koskevien sääntöjen mukaisesti. Kaikista lahjoista ja vieraanvaraisuuden osoituksista on pidettävä kirjaa ja niistä on raportoitava kirjanpidossa. Punaiset liput Lahja on luonteeltaan henkilökohtainen, esimerkiksi koru. Lahja on osoitettu perheenjäsenelle tai kolmannelle osapuolelle. Sinua pyydetään salaamaan lahja/vieraanvaraisuus työntekijän esimieheltä. Lahja/vieraanvaraisuus on hinnaltaan kallis. 10 2010
Julkinen sektori virkamiehet Kuka on virkamies Laajasti määriteltynä virkamiehiä ovat hallitusten ja julkisten viranomaisten, virastojen ja oikeudellisten yksiköiden viranhaltijat ja työntekijät tasosta riippumatta (mukaan lukien poliittisiin asemiin pyrkivät ehdokkaat, poliittisten puolueiden virkailijat ja työntekijät ja poliittiset puolueet); valtionyhtiöiden viranhaltijat ja työntekijät; minkä tahansa maan palveluksessa julkista tehtävää hoitavat henkilöt (kuten diplomaattisen edustuston työntekijät); ja julkisten kansainvälisten järjestöjen (kuten Maailmanpankki tai Maailman terveysjärjestö) viranhaltijat ja työntekijät. Miten me toimimme Yleissäännön mukaisesti lahjojen tarjoaminen julkishallinnon virkamiehelle (ja heidän perheenjäsenilleen tai läheisille ystävilleen) on kiellettyä. Lahja voidaan antaa julkishallinnon virkamiehelle, hänen perheenjäsenelleen tai hänen läheiselle ystävälleen vain, jos 1. se on paikallisen lain mukaista, 2. se on hyväksymissäännön mukainen, 3. se vastaa paikallista käytäntöä liiketoiminnassa, 4. se ei ole liiallinen, 5. se on satunnainen ja 6. se on tilanteeseen nähden kohtuullinen. Kaikki maksut julkisille viranhaltijoille on raportoitava kirjanpidossa. Osallistuttaessa julkisiin tarjouskilpailuihin on syytä olla erityisen huolellinen ja välttää lahjojen antamista julkisille viranhaltijoille. Erityistä varovaisuutta ja huolellisuutta on noudatettava toimittaessa mahdollisten konsulttien tai kolmansien osapuolten kanssa, jotka toimivat ISS:n puolesta. Tällöin on varmistettava, että kolmannen osapuolen liiketoimintatavat vastaavat ISS:n toimintaohjeita. Katso myös punaiset liput jäljempää kohdasta 3.6 Liikekumppanit välittäjät ja samassa kohdassa olevat raportointivaatimukset. Punaiset liput Lahja ei liity erityiseen tilanteeseen, kuten jouluun, syntymäpäivään, ylennykseen, eläkkeelle jäämiseen tms. Lahja on luonteeltaan henkilökohtainen. Sinua pyydetään salaamaan lahja/vieraanvaraisuus työntekijän esimieheltä. Lahja/vieraanvaraisuus ei ole hinnaltaan vähäinen. 2010 11
Esimerkkejä 1. ISS tarjoaa julkishallinnon virkamiehille koulutusohjelman. Voiko ISS kustantaa kohtuulliset matka- ja majoituskustannukset? Kyllä, mutta kyseiset kustannukset eivät saa koskaan ylittää ISS:n henkilöstöön sisäisesti sovellettavia periaatteita. Lisäksi matkaan liittyvät kustannukset saavat sisältää pelkästään kuljetuksen suoraan virkamiehen työpaikalta paikkaan, jossa ISS:n koulutus suoritetaan. Jos kuluja korvataan, korvaukset on maksettava virkamiehen työnantajalle eikä suoraan virkamiehelle. 2. Voiko ISS:n työntekijä osallistua liikepäivälliselle, jonka yhteistyökumppani maksaa? Kyllä, mikäli päivällinen on liiketoiminnan kannalta tarkoituksenmukainen eikä se ole poikkeuksellisen arvokas. Hankinnoista vastaavien ISS:n työntekijöiden on noudatettava varovaisuutta tällaisissa tilanteissa, raportoitava vieraanvaraisuudesta ennalta esimiehelle ja noudatettava ISS:n hankintakäsikirjan määräyksiä. 3. Yhteistyökumppani tarjoaa ISS:n henkilöstölle mahdollisuutta ostaa kyseisen yrityksen kulutustuotteita alennuksella. Voimmeko ottaa vastaan tarjouksen? Alennus voi merkitä eturistiriitaa. Työntekijän on ilmoitettava tarjouksesta esimiehelleen, jotta mahdollinen ristiriitatilanne voidaan arvioida ennalta. Vain, jos tarjous on yleisesti kaikkien ISS:n työntekijöiden käytettävissä, se voidaan hyväksyä, ja hyväksyjänä voi olla vain paikallinen johtaja. 4. Eräs toimittaja tarjosi minulle jokin aika sitten mahdollisuutta käyttää viikonloppuna hänen vuoristossa sijaitsevaa asuntoaan. Hän kertoo omistavansa paikan ja että hänelle ei koituisi kustannuksia siellä oleskelustani. Voinko mennä? Et. Tämän tarjouksen vastaanottaminen on lahjojen vastaanottamista koskevien ISS:n periaatteiden vastaista, koska lahja on merkittävän arvokas ja se ei ole tavanomainen eikä sellainen, jonka ISS voisi odottaa saavansa toimittajalta. 5. Asiakas, jonka kanssa minulla on liikesuhde, käy toisinaan toimipaikassamme. Voinko tarjota hänelle lounaan? Kyllä, kunhan se ei ole hänen työnantajansa ohjeiden vastaista ja lounaan kustannukset jäävät liikesuhteen laajuus huomioon ottaen kohtuullisiksi. Jos et ole varma asiasta, kysy häneltä: Onko yrityksellänne mitään sitä vastaan, että tarjoan sinulle lounaan? 6. Saanko ottaa vastaan toimittajan edustajan tarjoaman neuvotteluaterian? Useimmissa tapauksissa vaatimattomat ja satunnaiset ateriat voidaan hyväksyä. Ota kuitenkin aina huomioon erityiset olosuhteet ja mahdollisuus, että puolueettomuutesi voi vaarantua tai näyttää muiden silmissä kyseenalaiselta. Keskustele esimiehesi kanssa, jos epäröit. 7. Saammeko antaa lahjan liikekumppanin työntekijälle tiimin palkitsemisen yhteydessä kiitoksena hyvin tehdystä työstä? 12 2010
Monilla lainkäyttöalueilla lahjan antaminen suoraan liikekumppanintyöntekijälle on vastoin sitä tosiseikkaa, että kyseinen toinen yritys on henkilön työnantaja. Sinun on syytä keskustella asiasta ennalta esimiehesi ja paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 3.4 Poliittiset lahjoitukset Mitä se on Poliittiset lahjoitukset ovat lahjoituksia yhdelle tai useammalle poliitikolle, poliittiselle kampanjalle tai puolueelle. Tällaiset lahjoitukset voidaan käsittää yritykseksi saavuttaa kaupallista etua. Miten me toimimme Kaikista poliittisista lahjoituksista päättää ISS:n hallitus. Mitään poliittisia lahjoituksia ei saa antaa suoraan eikä välillisesti ilman ISS:n hallituksen lupaa. 3.5 Hyväntekeväisyys ja sponsorointi Mitä se on Lahjoitukset hyväntekeväisyyteen ovat lahjoituksia, joiden tarkoituksena on auttaa hädänalaisessa tilanteessa olevaa tai olevia. Sponsorointi on lahjoitus, jolla tuetaan henkilöä tai asiaa julkisuuden saavuttamiseksi. Miten me toimimme Yhteisöllinen tuki on osa ISS:n vastuuta ja ottaen huomioon budjetissa määritellyt sitoumukset ja asianmukaiset valtuutukset hyväntekeväisyyden ja sponsoroinnin tyyppiset lahjoitukset ovat hyväksyttäviä, jos ne vastaavat tai tukevat ISS:n arvoja. Hyväntekeväisyyteen tehtyjen lahjoitusten on aina oltava tarkoitukseensa ja kokoonsa nähden tavanomaisia, eikä niitä saa koskaan käyttää tilausten saannin edistämiseksi. Sponsoroinnin on aina oltava liiketoiminnan kannalta tarkoituksenmukaista ja ISS:n sponsorointiohjeiden mukaista. Lahjoituksissa hyväntekeväisyyteen ja sponsoroinnissa on noudatettava varovaisuutta, sillä ne voidaan tulkita lahjuksiksi. Hyväntekeväisyysjärjestön ja sponsoroinnin vastaanottajan toiminnan asianmukaisuus on aina riittävästi tarkistettava ennen päätöstä tuen myöntämisestä. Kaikki lahjoitukset ja sponsoroinnit on hyväksytettävä ennalta aluejohdolla (Regional Management) ja ne on aina toteutettava läpinäkyvästi. Punaiset liput Maksu suoritetaan yksityiselle tilille. Hyväntekeväisyysjärjestö on voittoa tuottava järjestö. Lahjoitus hyväntekeväisyyteen / sponsorointi luovutetaan järjestölle tai yritykselle, jossa liikekumppanilla tai hänen lähisukulaisellaan on valvottavanaan henkilökohtaisia tai kaupallisia etuja. Hyväntekeväisyysjärjestöllä / sponsoroinnin kohteella on yhteys julkiseen laitokseen tai julkisoikeudelliseen henkilöön, jonka kanssa ISS on liikesuhteessa tai haluaa päästä liikesuhteeseen. 2010 13
Esimerkkejä 1. Yhteistyökumppani tarjoaa sinulle sopimusta ehdolla, että teet lahjoituksen liikekumppanin suosimaan hyväntekeväisyystarkoitukseen. Voitko hyväksyä tämän ehdon? Ei, koska lahjoitus tehtäisiin vastapalveluksena sopimuksesta, ja se merkitsisi lahjontaa. Sinun on kohteliaasti kerrottava liikekumppanille, että tämä on vastoin yrityksemme periaatteita. 2. Sinua on pyydetty harkitsemaan ryhtymistä paikallisen jääkiekkojoukkueen sponsoriksi seuraavien kolmen vuoden ajaksi osoittaaksesi tukea yhteisölle, ja olet ymmärtänyt, että sponsorointi on ennakkoehto liiketoiminnan aloittamiselle kunnan kanssa. Onko tämä ongelma? Kyllä, tämä on ongelma, koska sponsoroinnin tavoitteena olisi vaikuttaminen neuvottelutulokseen ja edun saavuttaminen vilpillisin keinoin. 3.6 Yhteistyökumppanit välittäjät Mitä se on Yhteistyökumppanit ovat ISS:n alihankkijoita, asiamiehiä, konsultteja, välittäjiä, välikäsiä ja kaikkia muita kolmansia osapuolia, jotka tekevät työtä ISS:n toimeksiannosta. He voivat myös näyttää työskentelevän julkishallinnon viranomaisten puolesta tai heidän suositteleminaan. Lahjukset kanavoidaan usein yhteistyökumppaneiden kautta. Koska yhteistyökumppanimme edustavat ISS:ää, tilanne on toimintaohjeidemme kannalta haasteellinen. Vastaamme välittäjiemme toiminnasta aivan kuin he olisivat suoraan palveluksessamme. Tiukkoja ISS:n toimintaohjeissa ja näissä periaatteissa määriteltyjä standardeja sovelletaan siksi myös kaikkiin yhteistyökumppaneihimme. Miten me toimimme Rahaa tai mitään arvokasta ei saa antaa yhteistyökumppanille, jos olosuhteet viittaavat siihen, että lahjoitusta voidaan käyttää suoraan tai välillisesti tiettyyn päätökseen vaikuttamiseksi tai asiattoman edun saavuttamiseksi. Tämä koskee erityisesti tilannetta, jossa yhteistyökumppani hoitaa yhteyksiä viranomaisiin ISS:n puolesta tai jos yhteistyökumppani on julkinen laitos. Lisätietoja ISS:n suhtautumisesta julkisiin viranomaisiin on edellä kohdassa 3.3 Lahjat ja vieraanvaraisuus. Erityiset vaatimukset raportoinnista konsernin lakiasiain osastolle Kaikki sopimukset ja neuvottelutulokset ISS:n puolesta suhteita virkamiehiin tai viranomaisiin hoitavien asiamiesten, konsulttien, välimiesten ja muiden sellaisten kanssa asioissa, jotka liittyvät julkisiin hankintasopimuksiin ja tarjouksiin tai hyväksyntöjen, lupien, toimilupien jne. myöntämisiin, täytyy toimittaa konsernin lakiasiain osaston tarkastettavaksi ennen sopimuksen hyväksymistä. Konsernin lakiasiain osastolle toimitettavissa raporteissa on oltava perusteet kyseisen yhteistyökumppanin käytölle ja tiedot ISS:n paikallisen toimipaikan tekemästä yhteistyökumppanin luotettavuusarviosta. 14 2010
Yhteistyökumppanin valinta TEE 1. Tee yhteistyökumppanista luotettavuusarvio ennen sopimuksen tekemistä keiden kanssa olet tekemisissä ja millainen maine heillä on? Ole tiukka tehdessäsi luotettavuusarviota. 2. Varmista, että yhteistyökumppani tuntee ISS:n toimintaohjeet ja nämä periaatteet. 3. Varmista, että i) yhteistyökumppani allekirjoittaa lahjonnan vastaiset sitoumukset ja ii) ISS voi välittömästi purkaa sopimuksen yhteistyökumppanin kanssa ilman sanktioita, jos yhteistyökumppani rikkoo lahjonnan vastaiset sitoumuksensa. 4. Varmista, että asianmukainen sopimus tehdään kirjallisesti yhteistyökumppanin kanssa ja kaikki palvelut on kirjattu huolellisesti ja kattavasti. 5. Varmista, että kaikki viestintä yhteistyökumppanin kanssa dokumentoidaan, mieluiten ISS:n vakioehtojen mukaisesti. 6. Varmista, että yhteistyökumppani ei käytä vielä kolmatta osapuolta, jolle se delegoi tehtäviä tai jolla se teettää niitä alihankintana. 7. Varmista, että yhteistyökumppanilla ei ole suoria yhteyksiä paikallishallintoon tai vastaaviin ulkomaisiin virkamiehiin, jotta asiamiehelle suoritettaviin maksuihin ei kätkeydy välillisiä maksuja kenellekään hallituksen virkamiehelle. 8. Vaadi, että yhteistyökumppanilla on asianmukainen kirjanpito ja arkistot ja että yhtiöllä, tilintarkastajilla tai tutkintaviranomaisilla on oikeus tarkastaa ne. 9. Seuraa yhteistyökumppaneiden käyttäytymistä. 10. Merkitse tarkasti kirjanpitoon kaikki maksut yhteistyökumppaneille ja välimiehille. ÄLÄ 1. Kanavoi asiattomia maksuja yhteistyökumppaneiden kautta. 2. Maksa yhdistettyjä maksuja ja kuluja yhteistyökumppaneille (vaan pyydä tarkat tiedot, joissa eritellään kaikkien yhteistyökumppanille suoritettavien maksujen nimenomainen tarkoitus). 3. Lupaa maksaa mitään ulkomaille suoritettavia maksuja (toisin sanoen maksuja yhteistyökumppanin toimipaikan ulkopuoliseen maahan toiselle lainkäyttöalueelle). Punaiset liput Maassa, jossa yhteistyökumppani toimii, on korruptoituneen maan maine. Yhteistyökumppanilla on suhteita virkamieheen tai virkamies suosittelee sitä. Yhteistyökumppanin maksut tai kulut ovat epäilyttävän suuret (verrattuna paikallisiin markkinakäytäntöihin ja/tai maksuihin, joita muut liiketoimeen osallistuvat ammattilaiset, kuten tilintarkastajat, lakimiehet jne. veloittavat). Palveluita ei ole kirjattu tai määritelty asianmukaisesti. Yhteistyökumppani kieltäytyy allekirjoittamasta lahjonnan vastaista sitoumusta. Yhteistyökumppani pyytää käteismaksua tai maksua toiseen maahan. Yhteistyökumppani pyytää maksua etukäteen tai osittaista maksua välittömästi ennen tietyn sopimuksen tekemistä. Yhteistyökumppanilla on vain vähän tai sillä ei ole lainkaan kokemusta alalta, jota yhteistyökumppani haluaa edustaa. Yhteistyökumppani on vasta perustettu ja sillä on vain vähän suosituksia tai ne puuttuvat kokonaan. Yhteistyökumppanin toimipaikka ei vastaa palkkioiden tasoa tai odotettavissa olevaa ulkoista ilmettä. Vääriä laskuja pyydetään tai tehdään. 2010 15
Esimerkkejä 1. ISS:n pitkäaikainen amerikkalainen yhteistyökumppani tarjoutuu maksamaan pankkisiirtona tililtä, joka on Brittiläisille Neitsytsaarille rekisteröidyn yrityksen nimissä eräässä Tyynenmeren saarten valtiossa sijaitsevassa pankissa. Pitäisikö minun epäillä jotain? Kyllä, on epäilyttävää, jos maksutapahtumaan kuuluu varojen siirto maahan tai maasta taikka yksikköön tai yksiköltä, joka ei liity maksun kohteeseen tai jolla ei ole loogista yhteyttä asiakkaaseen. Myös pyynnöt siirtää rahaa kolmansille osapuolille merkitsee punaista lippua, ja asia on tutkittava liiketoimen laillisuuden varmistamiseksi. Keskustele asiasta esimiehesi, paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 2. Potentiaalinen yhteistyökumppani mainitsee luottamuksellisesti, että hänellä on valtion palveluksessa työskentelevä ystävä, ja jos ISS valitsee hänet, hän saattaa kyetä varmistamaan kaikille ISS:n hakemille luville tavallista nopeamman käsittelyn. Pitäisikö minun epäillä jotain? Kyllä, kerro nämä tiedot välittömästi esimiehellesi, paikalliselle lainopilliselle neuvonantajalle tai konsernin lakiasiain osastolle. Vilpillisten etujen hankkiminen viranomaisilta on hyvin vakava rikos, eikä sitä sallita suoraan eikä välillisesti kolmannen osapuolen kautta. Sinun ei pidä allekirjoittaa mitään sopimuksia kyseisen potentiaalisen yhteistyökumppanin kanssa keskustelematta asiasta esimiehesi, paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 3. Potentiaalinen yhteistyökumppani on sukua virkamiehelle. Pitäisikö minun epäillä jotain? Kyllä. Sukulaisuussuhde joko on ongelma tai se ei ole ongelma, riippuen potentiaalisen yhteistyökumppanin ja virkamiehen suhteesta, virkamiehen asemasta ja kyseisestä maasta. Sinun on aina pohdittava, voiko suhde merkitä ongelmaa. Jos epäröit, keskustele asiasta esimiehesi, paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 4. Saat laskun, jossa maksun vastaanottajana on tuntematon kolmas osapuoli. Pitäisikö sinun epäillä jotain? Kyllä. Sinun on kysyttävä yhteistyökumppaniltasi, kuka kolmas osapuoli on ja miksi maksu on suoritettava hänelle. Jos et saa kysymykseesi tyydyttävää vastausta, kerro tapahtumasta välittömästi esimiehellesi, paikalliselle lainopilliselle neuvonantajalle tai konsernin lakiasiain osastolle. 5. Yhteistyökumppanin kustannukset kasvavat jatkuvasti. Pitäisikö minun epäillä jotain? Kyllä. Yhteistyökumppanin kohtuuttoman suuret kustannukset (tai maksut) voivat olla merkki korruptiosta. Sinun on tutkittava, ovatko kustannukset (tai maksut) perusteltuja ja suhteessa tarjottuihin palveluihin. Jos et ole tyytyväinen yhteistyökumppanisi toimittamiin kirjallisiin perusteisiin, kerro asiasta välittömästi esimiehellesi, paikalliselle lainopilliselle neuvonantajalle tai konsernin lakiasiain osastolle. 6. Vasta valittu ISS:n yhteistyökumppani on pystynyt toistaiseksi toimittamaan virallisia lupia paljon nopeammin kuin edelliset yhteistyökumppanisi. Pitäisikö minun epäillä jotain? 16 2010
Saattaa olla, että uusi yhteistyökumppani on yksinkertaisesti paljon tehokkaampi kuin edellinen yhteistyökumppani, mutta sinun pitäisi olla epäluuloinen ja kysyä yhteistyökumppaniltasi, miten hän pystyy saamaan asiat käsitellyiksi niin nopeasti. Jos epäröit, keskustele aina asiasta esimiehesi, paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 7. Saat tietää, että yksi ISS:n yhteistyökumppaneista tarjoaa ylellisiä päivällisiä omille yhteistyökumppaneilleen, muun muassa virkamiehille. Pitäisikö sinun tehdä jotain? Kyllä, kaikkien ISS:n yhteistyökumppaneiden on noudatettava ISS:n toimintaohjeita ja näitä periaatteita. Sinun on syytä keskustella mahdollisista toimistasi esimiehesi ja paikallisen lainopillisen neuvonantajan tai konsernin lakiasiain osaston kanssa. 3.7 Yhteistyökumppanit toimittajat Mitä se on Toimitusketjuumme kuuluu tuotteita, joita valmistetaan usein toisella puolella maapalloa. Siksi on tärkeää tietää, millaista riskiä toimittajiemme toiminta voi merkitä ISS:lle. Vastuullisena yrityksenä meidän on varmistettava, että teemme yhteistyötä vain sellaisten toimittajien kanssa, joiden eettiset periaatteet vastaavat omiamme. Tämä politiikka koskee myös toimittajiamme. Miten me toimimme Rahaa tai mitään arvokasta ei saa ottaa vastaan potentiaaliselta toimittajalta, jos olosuhteet viittaavat siihen, että lahjoitusta voidaan käyttää suoraan tai välillisesti tiettyyn päätökseen vaikuttamiseksi tai asiattoman edun saavuttamiseksi. Toimittajan valinta 1. Tee toimittajasta luotettavuusarvio ennen sopimuksen tekemistä. Käytä Konsernin toimittajien itsearviointikyselyä. 2. Varmista, että toimittaja tuntee ISS:n toimintaohjeet ja nämä periaatteet ja että ISS:n toimintaohjeiden ja näiden periaatteiden noudattamisvelvoite sisältyy kaikkiin sopimuksiin. 3. Varmista, että kaikki viestintä toimittajan kanssa dokumentoidaan, mieluiten ISS:n vakioehtojen mukaisesti. 4. Varmista, että toimittajan kanssa tehtävä kirjallinen sopimus sisältää oikeuden peruuttaa sopimus siinä tapauksessa, että toimittaja toimii ISS:n toimintaohjeiden tai näiden periaatteiden vastaisesti. 5. Varmista, että toimittaja ei käytä vielä kolmatta osapuolta, jolle se delegoi tehtäviä tai jolla se teettää niitä alihankintana. Punaiset liput Toimittajalla on korruptoituneen toimijan maine. Palveluita ei ole kirjattu tai määritelty asianmukaisesti. Toimittaja pyytää käteismaksua tai maksua toiseen maahan tai kieltäytyy antamasta kuittia. Toimittajan yritys on vasta perustettu ja sillä on vain vähän suosituksia tai ne puuttuvat kokonaan. Vääriä laskuja esitetään. Katso myös kohdasta 3.6 Yhteistyökumppanit välittäjät lisää punaisia lippuja ja esimerkkejä. 2010 17
4. YHTEYDET VIRANOMAISIIN JA TIEDOTTAMINEN Jos paikalliset viranomaiset epäilevät, että ISS, jokin sen tytäryhtiöistä tai joku sen työntekijöistä rikkoo korruption vastaista lainsäädäntöä, seurauksena voi olla tutkinta. Mahdollisella tutkinnalla voi olla yhtiölle vakavat seuraukset, vaikka epäilys osoittautuisikin perusteettomaksi. Siksi on tärkeää, että ISS:n johtajat ovat selvillä ISS:n ja sen työntekijöiden oikeuksista ja velvollisuuksista tutkintatapauksessa, ja tietävät, kehen voi ottaa yhteyttä ja mistä voi saada asianmukaisia ja nopeita neuvoja. Jos tutkinta aloitetaan, ISS:n periaatteisiin kuuluu aina yhteistyö asiaa hoitavien viranomaisten kanssa ja pidättäytyminen häiritsemästä viranomaisten tutkimuksia. Kenen tahansa ISS:n työntekijän, johon viranomaiset ovat ottaneet yhteyttä tai joka on saanut tietää meneillään tai alkamassa olevasta tutkinnasta, on ilmoitettava asiasta välittömästi seuraaville: 1. maakohtainen johto (maajohtaja tai talousjohtaja) 2. paikallinen lainopillinen neuvonantaja 3. konsernin lakiasiain osasto, puh. +45 38 17 00 00. Kaikesta sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta vastaa maakohtainen johto yhteistyössä ISS:n konsernitiedotuksen kanssa. Lisätietoja antaa konsernin viestintäjohtaja. 18 2010
2010 19
ISS A/S Bredgade 30 DK - 1260 Copenhagen Phone: +45 38 17 00 00 Fax: +45 38 17 00 11 www.issworld.com