Code of Conduct Käytännesäännöt 8 6. joulukuuta 2012
Käytännesäännöt I. Johdanto Työntekijöidemme, toimihenkilöidemme ja johtajiemme rehellisyys, luotettavuus ja hyvä arvostelukyky ovat Flint Groupin maineen ja menestyksen kulmakiviä. Flint Group pyrkii olemaan luotettava yrityskansalainen ja toimimaan tavalla, joka kannustaa tehokkaiden suhteiden muodostamiseen yhteisössä, jossa se toimii, kuten myös sen sidosryhmissä. Käytännesäännöt ohjaavat Flint Groupin työntekijöiden 1, toimihenkilöiden, johtajien ja edustajien toimia ja työsuhteita nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, hankkijoiden, työtovereiden, kilpailijoiden, valtion virastojen, itsesääntelyelimien, median ja kaikkien niiden kanssa, joiden kanssa Flint Group on tekemisissä. Käytännesääntöjen tarkoituksena on ilmaista Flint Groupin yleiset eettistä ja oikeudellista käyttäytymistä koskevat standardit. II. Käytännesääntöjen ja lain noudattaminen Flint Groupin menettelytavan mukaan kaikki sen työntekijät noudattavat käytännesääntöjä ja lakia sekä yksityiskohdissa että periaatteen tasolla. Jokaisen työntekijän henkilökohtaisena vastuuna on perehtyä käytännesääntöihin, kuten myös muihin menettelytapastandardeihin ja rajoituksiin, jotka soveltuvat heille annettuihin tehtäviin ja vastuisiin, sekä käyttäytyä niiden mukaisesti. Sen vuoksi Flint Group vaatii vuosittain kaikkia toimihenkilöitä, avaintyöntekijöitä ja muita, mahdollisesti työn luonteen vuoksi nimettyjä henkilöitä, allekirjoittamaan työntekijöiden edustusvakuutuksen eli ERC:n (Employee Representation Certification). Työntekijöiden tulee allekirjoittaa ERC ilmaistakseen, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet käytännesäännöt. Allekirjoituksellaan työntekijät myös vahvistavat, että he noudattavat käytännesääntöjä, tekevät ne selviksi alaisilleen, joiden toiminnasta tai virheistä voisi seurata menettelytaparikkomuksia, ja etteivät he ole tietoisia muista kuin mahdollisesti ERC:ssä julkituomistaan rikkomuksista. Flint Group odottaa myös hankkijoidensa noudattavan kaikkia soveltuvia oikeudellisia velvoitteita. tulee joko ottaa käytäntöön Flint Groupin käytännesäännöt tai omat vastaavat standardinsa. Lisäksi hankkijoiden Flint Group kunnioittaa ja tukee Yhdistyneiden kansakuntien yleismaailmallista ihmisoikeuksien julistuksen periaatteita (http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml) kuten myös Yhdistyneiden kansakuntien Global Compact -aloitetta (http://www.unglobalcompact.org). III. Yritysetiikka Lainsäädännön lisäksi kaikkien Flint Groupin työntekijöiden ja edustajien edellytetään noudattavan korkeita yritys ja henkilökohtaisen etiikan normeja suorittaessaan heille määrättyjä tehtäviä ja vastuita. Tämä edellyttää rehellisyyttä, luotettavuutta ja hyvää arvostelukykyä kaikessa vuorovaikutuksessa muiden Flint Groupin työntekijöiden, julkisen yleisön, yritysyhteisön, asiakkaiden, hankkijoiden sekä valtion ja sääntelyviranomaisten kanssa. Hyvän yritysetiikan mukaan toimiminen saattaa tarkoittaa korkeampia normeja kuin mitä laki edellyttää. Flint Groupin menettelytapana on hallinnoida liiketoimiamme siten, että korkeimpia eettisiä normeja noudatetaan kaikissa operoimissamme maissa, jottei toimihenkilöidemme ja työntekijöidemme luotettavuutta ja rehellisyyttä asetettaisi kyseenalaisiksi. IV. Turvallisuus ja ympäristö Flint Group on sitoutunut harjoittamaan liiketoimintaansa noudattaen kaikkia ympäristö ja työpaikkalakeja sekä asetuksia tavalla, joka osoittaa arvostuksemme työntekijöidemme terveyttä ja turvallisuutta sekä ympäristön suojelua kohtaan. Siksi Flint Group edellyttää kaikkien työntekijöiden tekevän kaikkensa noudattaakseen lakeja ja asetuksia sekä yksityiskohdissa että periaatteen tasolla. 1 Käytännesäännöissä työntekijäksi määritellään tilapäinen ja pysyvä henkilöstö sekä urakoitsijat 2
V. Työolot 1. Työympäristö Sisäisiä ohjelmia avuksi käyttäen Flint Group on sitoutunut tarjoamaan työntekijöilleen, alihankkijoilleen ja vierailijoilleen turvallisen ja terveellisen työympäristön. 2. Pakkotyö Flint Group tuomitsee pakkotyön ja työhön pakottamisen ja noudattaa kaikkia sovellettavia lakeja toimimissaan maissa. 3. Lapsityö Flint Group tunnustaa jokaisen lapsen oikeuden tulla suojelluksi taloudelliselta hyväksikäytöltä ja noudattaa kaikissa toimintamaissaan työntekijän palkkauksen vähimmäisikää määritteleviä lakeja. Tämän lisäksi Flint Group noudattaa kaikkina aikoina YK:n julistusta lasten oikeuksista (http://www.unicef.org/lac/spbarbados/legal/global/general/declaration_child1959.pdf). 4. Syrjinnän vastaiset toimet Flint Group kunnioittaa jokaisen työntekijänsä ihmisarvoa sekä tämän oikeuksia häirinnästä, väärinkäytöksistä ja ruumiillisesta kurituksesta vapaaseen työpaikkaan. Palkkausta, etuuksia, uralla etenemistä, irtisanomisia tai eläkettä koskevat päätökset perustuvat yksinomaan työntekijän kykyyn suorittaa vaadittu työ. Flint Group ei syrji ketään perustuen yksilön ominaisuuksiin, jotka on suojattu soveltuvilla laeilla, ja aina, kun tällaisesta toiminnasta ei ole mainintaa laissa eikä sitä ole laissa ennakoitu, Flint Group varmistaa, ettei syrjintää esiinny rodun, uskonnon, vamman, sukupuolen, siviilisäädyn, mahdollisen äitiyden, uskonnollisten tai poliittisten vakaumusten, iän tai seksuaalisen suuntautumisen vuoksi. 5. Työlainsäädännöt Flint Group noudattaa soveltuvia työllistämislakeja ja asetuksia sekä alan standardeja. Flint Groupin työntekijöille tulee maksaa oikeudenmukaista palkkaa heidän tarjoamistaan palveluista. VI. Luottamukselliset tiedot Flint Group pitää luottamuksellisia tietoja, joihin sillä on omistusoikeus, tärkeänä liiketoiminnan voimavarana, ja kieltää niiden luvattoman käytön tai julkistamisen. Ajoittain Flint Group vastaanottaa luottamuksellisia tietoja muilta yhtiöiltä salassapitosopimuksen piirissä, jolloin sen tulee suojella näitä tietoja sopimuksen velvoittamalla tavalla. Flint Group kunnioittaa muiden yhtiöiden oikeuksia yksityiseen tietoon, ja vaatii työntekijöitään noudattamaan niiden soveltuvien lakien ja asetusten yksityiskohtia ja periaatteita, joilla näitä oikeuksia suojataan. Kaikki Flint Groupia, sen yrityksiä, työntekijöitä, asiakkaita ja hankkijoita koskeva ei julkinen tieto on luottamuksellista. Flint Groupin työntekijöille, toimihenkilöille ja johtajille uskotaan luottamuksellisia tietoja. Tällaista luottamuksellista tietoa saa käyttää vain niille tarkoitettuihin liiketoiminnallisiin päämääriin. Luottamuksellisia tietoja ei saa jakaa kenenkään Flint Groupin ulkopuolisen tahon kanssa, mukaan lukien perhe ja ystävät, tai muut työntekijät, jotka eivät tarvitse näitä tietoja tehtäviensä suorittamiseksi. Flint Groupin työntekijöitä voidaan työsuhteensa aikana vaatia allekirjoittamaan erityisiä luottamuksellisuussopimuksia. Tästä syystä tässä yhteydessä mainittua luetteloa luottamuksellisista tiedoista tulee pitää ohjaavana, muttei tyhjentävänä tai ratkaisevana suhteessa sisältöön tai soveltamisalaan. Flint Groupin työntekijöillä on soveltuvien lakien tai lainkäyttöalueiden rajoissa velvollisuus pitää kaikki tiedot luottamuksellisina myös työsuhteen päätyttyä. Ei tyhjentävä luettelo luottamuksellisista tiedoista: 1. Groupin nykyiset tai ennustetut kaupankäynnin tulokset, ennen kuin ne ovat asetettu julkisesti saataville yhtiön toimesta. 2. Liikesalaisuudet, joihin kuuluvat yrityksen tiedot ja tekniset tiedot, kuten kaavat, ohjelmat, menetelmät, prosessit, tekniikat, kokoelmat tai tiedot, jotka ovat arvokkaita, koska eivät ole yleisesti tiedossa. 3. Kaikki oikeudet keksintöihin tai prosesseihin, jotka Flint Groupin työntekijä on kehittänyt käyttämällä Flint Groupin tiloja tai liikesalaisuustietoa, ovat seurausta työstä Flint Groupille tai liittyvät Flint Groupin liiketoimintaan. 4. Asiakastiedot, tarjoukset, hinnoittelu ja ehdot. 5. Hankkijoiden tiedot, tarjoukset, hinnoittelu ja ehdot. 6. Tuotantoprosessit, kapasiteetit ja tuotto. 7. Yksityiset tiedot kuten asiakaslistat ja asiakkaiden luottamukselliset tiedot. 8. Kaikki Flint Groupia koskeva julkinen viestintä ja mediaviestintä (muut kuin puhtaasti kaupalliset ilmoitukset) tulee hyväksyttää etukäteen pääjohtajalla. 3
VII. Eturistiriidat Flint Groupin työntekijöillä on velvollisuus sitoutua tavoittelemaan Flint Groupin etuja kaikissa tilanteissa. Heidän tulee välttää toimia, joihin voi liittyä, tai joihin näyttää liittyvän, eturistiriita Flint Groupin kanssa. Työntekijöillä ei tule olla mitään taloudellisia tai muita suhteita hankkijoiden, asiakkaiden tai kilpailijoiden kanssa, joista voisi koitua haittaa, tai joista voisi edes vaikuttaa koituvan haittaa, riippumattomille päätöksille joita he ehkä joutuvat tekemään Flint Groupin puolesta. Työntekijöillä on jatkuva velvollisuus ilmoittaa esimiehilleen mistä tahansa tilanteesta, josta voi koitua eturistiriita tai etueroavuus työntekijän ja Flint Groupin välillä. Mahdollisten ristiriitojen ilmaiseminen ennakkoon johtajalle tai esimiehelle on avaintekijä näitä sääntöjä noudatettaessa. Lahjan, viihteen tai muun ylimääräisen palkkion vastaanottaminen tai tarjoaminen on käsiteltävä noudattaen Flint Groupin yleistä menettelytapaa Työntekijöille tarjotut lahjat, viihde tai muut ylimääräiset palkkiot muiden organisaatioiden taholta (http://intranet.flintgrp.com/wmedia/documents/en/flint group hub/regulatory europe/flint_group_gift_policy.pdf). VIII. Kaupallinen lahjonta Flint Group ei suvaitse eri muodoissa esitettyjen maksujen (mukaan lukien lahjat, palvelukset jne.), tarjoamista, tekemistä, pyytämistä tai vastaanottamista, kun niiden tarkoituksena on saada yksilöt palkitsemaan Flint Group liiketoimintamahdollisuuksilla, tekemään liiketoimintaa koskeva päätös Flint Groupin hyväksi tai tavoitteena on, että niiden seurauksena tehtävät suoritetaan epäasianmukaisesti. Flint Groupin tavoitteena on kilpailla markkinoilla tarjoamalla parempia tuotteita ja palveluita sekä kilpailukykyisellä hinnoittelulla. Kaupallinen lahjonta, joka tähtää nykyisen liiketoiminnan jatkamiseen tai uuden liiketoiminnan hankkimiseen, ei ole hyväksyttävää, vaan on kiellettyä tapaukseen katsomatta. Tämän menettelytavan vastaiset toimet johtavat työntekijän sekä kenen tahansa tällaisiin toimiin kannustavan, tukevan tai ne tietoisesti huomiotta jättävän esimiehen kurinpitotoimiin, mukaan lukien irtisanominen. Huomaa, että tällaiset toimet saattavat myös rikkoa niihin soveltuvia lakeja, ja johtaa työntekijän sakko tai vankeusrangaistukseen. Jos työntekijä saa työsuhteensa aikana tietää mistään tahansa kaupallisen lahjonnan muodosta, hänen tulee ilmoittaa asiasta suoraan tarkoituksenmukaiselta tuntuvalle johdon tasolle tai yrityssäännöstön noudattamisesta vastaavalle toimihenkilölle (Corporate Compliance Officer, katso pykälä XVII, eettinen neuvonta ja väärinkäytösten raportointi). Menettelytapa ei kiellä yrityskäytäntönä neuvoteltujen ennakko ostohyvitysten tai ostohyvitysten luovuttamista asiakkaille tai yrityskäytännön mukaista asiakasrahoitusjärjestelyä oikeushenkilöiden tai näiden oikeushenkilöiden omistajien kanssa. IX. Valtion edustajat Lahjojen antaminen tai viihdetilaisuuksien järjestäminen valtion työntekijöille on yleensä lailla tai valtion linjauksilla kiellettyä. Sen vuoksi kenellekään valtion työntekijälle ei saa tarjota lahjoja tai viihdetilaisuuksia missään muodossa, suoraan tai epäsuorasti, ilman Flint Groupin lakiasiainosaston ennakkohyväksyntää. Lisäksi kotimaan tai ulkomaiden valtion virkamiehille ei saa suorittaa maksuja, joiden tarkoituksena on kannustaa heitä laiminlyömään velvollisuuksiaan tai suorittamaan niitä epäasianmukaisesti. Mikäli työntekijälle ei ole selvää, onko tietty valtioon tai valtion virastoon liittyvä tilanne tai toiminta mahdollisesti lainvastainen, hänen tulee ennen mihinkään toimiin ryhtymistä tiedustella asiasta Flint Groupin lakiasiainosastolta. X. Petokset ja rikollinen toiminta Petokset ja muu rikollinen toiminta voivat vaikuttaa huomattavasti Flint Groupin maineeseen ja menestykseen. Siksi Flint Group edellyttää sen työntekijöitä, toimihenkilöitä ja johtajia ilmoittamaan mistä tahansa tiedetystä tai epäillystä petoksesta tai rikollisesta toiminnasta, jotka liittyvät Flint Groupiin tai sen työntekijöihin. Jos kuka tahansa Flint Groupin työntekijä saa tietää epäilyttävästä toiminnasta tai käyttäytymisestä mukaan lukien todelliset tai epäillyt rikkomukset seuraavissa tilanteissa: (Huomaa, että tässä esitetty luettelo ei ole kattava) Kyseenalainen kirjanpito Tilintarkastukseen liittyvät asiat Epäoikeudenmukaiset tai harhaanjohtavat kauppakäytännöt Lainvastaiset toimet Yrityksen sääntöjen ja asetusten vastaiset toimet Rikkomukset käytännesääntöjä kohtaan Asia on ilmoitettava käytännesääntöjen pykälän XVII mukaisesti. 4
XI. Kartellilait ja kilpailun menettelytapoihin liittyvät lait Flint Group noudattaa kaikkia soveltuvia kartellilakeja ja kilpailun menettelytapoihin liittyviä lakeja. Työntekijät eivät saa tarjota kenellekään kilpailijalle tietoja Flint Groupin hinnoista tai näihin hintoihin vaikuttavista sisäisistä asioista. On laitonta tehdä minkäänlaisia sopimuksia kilpailijoiden kanssa koskien hintoja, kustannuksia, ehtoja, asiakkaita, markkinoita, tuotantoa, liiketoimintasuunnitelmia tai muita asioita, mikäli ne voisivat vaikuttaa kilpailuun. Sanaton sopimus hintojen määrittämisestä tai markkinoiden jakamisesta on yhtä lailla laiton kuin suullinen tai kirjallinenkin sopimus. Kyseessä on monimutkainen lainkäytön ala, joten mikäli työntekijälle ei ole selvää, onko tietty tilanne tai toiminta mahdollisesti lainvastainen, hänen tulee ennen mihinkään toimiin ryhtymistä tiedustella asiasta Flint Groupin lakiasiainosastolta. XII. Viralliset tutkinnat Syyttäjillä ja valtion asiamiehillä on laajat valtuudet tutkia mahdollisia lainvastaisuuksia. He voivat koota valamiehistöjä tai haasteasiakirjoja ja pyrkiä haastattelemaan Flint Groupin työntekijöitä tai pyytää näiltä todistajanlausuntoja. Flint Groupin menettelytapaan kuuluu yhteistyön tekeminen valtion tutkijoiden kanssa näiden esittäessä perusteltuja pyyntöjä. Samalla Flint Group on oikeutettu kaikkiin lain suomiin suojakeinoihin, kuten oikeudelliseen edustukseen, jotka tarjotaan henkilöille, jotka ovat tutkittavina tai joita syytetään väärinkäytöksistä. Mikäli jokin valtion tai valtion viraston edustaja ottaa yhteyttä Flint Groupin työntekijään tai pyytää käyttöönsä tietoja tai asiakirjoja tutkintatarkoituksessa, työntekijän tulee tiedustella tutkinnan syitä, välittömästi kerrottava asiasta esimiehelleen tai Flint Groupin lakiasiainosastolle ja vastattava yhteydenottoon Flint Groupin normaalin liiketoimintamenettelyn mukaisesti. Asiaan liittyvä aineisto, mukaan lukien mahdollisesti tutkimukseen liittyvät asiakirjat, toimitetaan soveltuvien lakien niin vaatiessa. Jos tutkimuksesta tai vastaustavasta herää kysymyksiä, työntekijän tulee ottaa yhteyttä Flint Groupin lakiasiainosastoon. XIII. Osallistuminen politiikkaan Flint Groupin menettelytapana on, ettei yrityksen varoja käytetä poliittisten avustusten tekemiseksi ehdokkaille tai poliittisille puolueille. Tämä kielto kattaa paitsi suorat avustukset, myös epäsuoran avun tai tuen ehdokkaille tai poliittisille puolueille ostamalla lippuja erityisillallisille tai varainhankintatapahtumiin tai toimittamalla mitään muuta tavaraa, palvelua tai laitetta poliittiselle puolueelle tai toimikunnalle. Flint Group ei korvaa kenellekään suoraan tai epäsuorasti kuluja, jotka ovat aiheutuneet poliittisesta avustuksesta tai poliittiseen tapahtumaan osallistumisesta. XIV. Liiketoimien ja Flint Groupin tositteiden kirjaaminen Flint Groupin tulee laatia ja pitää kirjat, kuitit, tositteet ja tilit tavalla, joka mahdollistaa niiden riittävän yksityiskohtaisesti, tarkasti ja tasapuolisesti vastaavan Flint Groupin liiketoimien tapahtumia ja varojen laatua. Jokaisen työntekijän tulee säilyttää tarkat ja tasapuoliset asiakirjat liiketoimista, aikaraporteista, kulutileistä ja muista Flint Groupin tositteista. Flint Groupin tulee laatia sisäisen valvonnan järjestelmä ja ylläpitää sitä tavalla, joka tarjoaa kohtuullisen varmuuden siitä, että liiketoimet hyväksytään, suoritetaan ja kirjataan asianmukaisesti. Kaikki Flint Groupin kirjat, tositteet, tilit, omaisuus ja varat tulee pitää tavalla, joka kohtuullisella tarkkuudella vastaa perusteena olevaa liiketointa ja Flint Groupin liiketoiminnan laatua tasapuolisesti ja tarkasti, sekä tapahtuneen liiketoimen kulloisenkin tilikauden asianmukaisesti osoittaen. Merkintöjä, jotka tahallisesti salaavat tai peittävät Flint Groupin liiketoimen todellisen luonteen, ei tehdä. Tältä osin tulee noudattaa seuraavia ohjeita: 1. Salaisia, kirjaamattomia tai kirjanpidon ulkopuolisia varoja tai mitään omaisuutta ei tule ottaa käyttöön mihinkään tarkoitukseen. 2. Vääriä tai tekaistuja kuitteja ei tule maksaa tai luoda. 3. Vääriä tai keinotekoisia merkintöjä ei tule tehdä, eikä myöskään julkaista harhaanjohtavia raportteja. 4. Flint Groupin varat ja velat on tunnistettava ja todennettava Flint Groupin tavanomaisten käytäntöjen ja sillä hetkellä voimassa olevien Yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (Generally Accepted Accounting Principles GAAP) mukaisesti. Mikäli Flint Groupin työntekijä epäilee, että Flint Groupin kirjanpito ja tositteiden kirjaus eivät täytä tässä esitettyjä vaatimuksia, hänen tulee ilmoittaa asiasta suoraan tarkoituksenmukaiselta tuntuvalle johdon tasolle tai yrityssäännöstön noudattamisesta vastaavalle toimihenkilölle (Corporate Compliance Officer, katso pykälä XVII, eettinen neuvonta ja väärinkäytösten raportointi). 5
XV. Flint Groupin varojen käyttö Flint Groupin varoja tulee käyttää vain Flint Groupin harjoittamaan lailliseen liiketoimintaan, kuten pykälän XVI ITmenettelytavoissa määritellään, sekä ainoastaan valtuutettujen työntekijöiden, tai heidän nimeämiensä tahojen toimesta. Tähän sisältyvät sekä aineelliset että aineettomat varat. Aineellisiin varoihin kuuluvat esimerkiksi toimistolaitteet kuten puhelimet, kopiokoneet, tietokoneet, huonekalut, tarvikkeet ja tuotantolaitteet. XVI. Internet ja sähköposti Internet ja sähköposti on annettu Flint Groupin työntekijöille käytettäväksi vain työtehtävien suorittamiseen, ei henkilökohtaiseen käyttöön. Työntekijöiden odotetaan käyttävän resursseja Flint Groupin menettelytapoja ja käytäntöjä kunnioittaen. Menettelytapoihin sisältyvät soveltuessaan Flint Groupin Teknisten resurssien hyväksyttävää käyttöä koskevat menettelytavat (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/it_g02_acceptable_use_of_technology_resources_policy) ja Flint Groupin Sähköpostin ja Internetin käyttöä koskevat menettelytavat (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/it_g03_electronic_mail_and_messaging_policy). Lisäksi käyttäjiä sitovat paikalliset, valtion, liittovaltion ja soveltuen kansainväliset lait ja sopimusvelvoitteet, joihin rajoituksetta sisältyvät Flint Groupin Verkon ja Internet palveluntarjoajan hyväksyttävää käyttöä koskevat menettelytavat. XVII. Eettinen neuvonta ja väärinkäytöksistä raportointi Moniin päivittäisissä liiketoimissa vastaan tuleviin eettisiin kysymyksiin ei ole olemassa helppoja vastauksia. Joissakin tapauksissa oikea toimintatapa on ilmeinen, mutta monimutkaisemmissa tilanteissa työntekijän saattaa olla vaikea päättää, mitä tehdä. Mikäli työntekijä joutuu tekemään vaikean eettisen valinnan, hänelle herää kysymys oikeasta toimintatavasta, tai hän havaitsee epäilyttävää toimintaa tai käyttäytymistä, hänen tulisi keskustella asiasta jonkun muun, kuten esimiehensä, kanssa. Flint Group on myös sitoutunut varmistamaan, että Flint Groupin työntekijät voivat esittää lainvastaisia toimia tai laiminlyöntejä koskevia huolenaiheitaan luottamuksellisesti joutumatta sen johdosta kohtaamaan häirintää tai huonoa tai syrjivää kohtelua, ja että nämä huolenaiheet tutkitaan asianmukaisesti. Flint Group näkee luottamuksellisen raportoinnin tällaisesta käyttäytymisestä olevan tärkeä osa jokaisen Flint Groupin työntekijän toimenkuvaa. Flint Group on ottanut työntekijöilleen käyttöön tällaista raportointia ("ilmiantoja") koskevan virallisen menettelytavan (jos paikallinen laki sen sallii), joka löytyy intranetistä (Koskemattomuusvakuutta koskeva menettelytapa) useilla kielillä (http://intranet.flintgrp.com/en/flint group hub/policies/integrityassurance.php) Mikäli Flint Groupin työntekijä ei tunne voivansa lähestyä omaa esimiestään tai muuta johdon tasoa, hän voi aina ottaa yhteyttä seuraaviin Yrityssäännöstön noudattamisesta vastaaviin toimihenkilöihin kysyäkseen neuvoa. Charles Knott Russell Taylor Puheenjohtaja Senior Vice President - Henkilöstö charles.knott@flintgrp.com russell.taylor@flintgrp.com matkapuh. +31 645 644 051 matkapuh. +44 7872 118 524 Verena Hahn Michelle Domas Vice President - Laki & Hallinto Vice President - Varainhoito verena.hahn@flintgrp.com michelle.domas@flintgrp.com puh. +49 711 9816 593 puh. +1 734 781 4620 matkapuh. +1 734 276 0194 6
Yhteyden yrityssäännöstön noudattamisesta vastaaviin toimihenkilöihin voi saada myös seuraavien henkilöiden kautta: Aasia ja Tyynenmeren alue: Yang Wenxian (Sally) Henkilöstöpäällikkö - Kiina sally.yang@flintgrp.com puh. +86 21 2020 4056 Latinalaisen Amerikan alue: Debbie Guberek Alueellinen henkilöstöpäällikkö - Latinalainen Amerikka debbie.guberek@flintgrp.com puh. + 56 23280414 Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Jokainen väite tutkitaan ja, mikäli se näytetään toteen, ratkaistaan tarvittavilla korjaavilla toimenpiteillä ja/tai rangaistustoimilla. Jos työntekijä päättää ilmaista henkilöllisyytensä, hänelle annetaan palautetta tutkinnan päätyttyä. Flint Group ei hyväksy minkäänlaisia kostotoimia ketään henkilöä vastaan, joka luottamuksellisesti raportoi tietämiään tai epäilemiään rikkomuksia Flint Groupin menettelytapoja kohtaan. XVIII. Käytännesääntöjen hallinnointi ja poikkeukset Käytännesääntöjä hallinnoi ja valvoo Flint Groupin johtokunta. Mikäli käytännesäännöistä herää kysymyksiä, tai niihin liittyen tarvitaan lisätietoja, tulisi ensisijaisesti ottaa yhteys Yrityssäännöstön noudattamisesta vastaaviin toimihenkilöihin. Flint Groupin työntekijöiden, toimihenkilöiden ja johtajien on noudatettava käytännesääntöjä ja edustettava Flint Groupia (ja sen tytäryhtiöitä) vastuullisesti kaikilla alueilla kaikkina aikoina. Yleisesti ottaen käytännesäännöistä ei tehdä poikkeamia tai poikkeuksia. Harvinaisissa ristiriitatilanteissa voidaan käytännesäännöistä kuitenkin hakea poikkeuslupaa. Pääjohtaja päättää poikkeusluvan tapauskohtaisesti. Johtajien ja johtoportaan poikkeusluvat ollessa kyseessä päätöksen voi tehdä vain johtokunta. Johtokunta omaa yksinomaisen ja ehdottoman harkintavallan johtokunnan tai johtoportaan jäsenten tai taloushallinnon ylempien toimihenkilöiden käytännesääntöpoikkeamien tai poikkeuslupien hyväksymiseksi. Tämän käytännesäännöstön tiedetyt tai epäillyt rikkomukset tutkitaan, ja ne johtavat tällaisiin rikkomuksiin syyllistyvän työntekijän sekä tällaisiin rikkomuksiin kannustavan, tukevan tai ne tietoisesti huomiotta jättävän esimiehen kurinpitotoimiin, joihin kuuluu työsuhteen irtisanominen. Flint Groupin johtokunnan tarkastustoimikunnalle toimitettuihin tietoihin kuuluu: 1. Yhteenveto kaikista työntekijöiden edustusvakuutuksien (ERC) kommenteista ja havainnoista 2. Kirjattu aineisto koskemattomuusvakuuskysymyksiin (IA) liittyen - yksityiskohtien ja lopputuloksen raportointi 3. Kaikki vakavat, mitä tahansa kautta tietoon tulleet, petoksia ja rikollista toimintaa koskevat kysymykset Johtokunnan hyväksymä: Puheenjohtaja: Charles F. Knott Päiväys: 6. joulukuuta 2012 7