REKISTERISELOSTE JA ASIAKKAAN INFORMOINTI Henkilötietolaki 10 ja 24 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11.3, 12-13, 20.2 ja 21.1 Päivitetty: 19.1.2015 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Lasten ja nuorten lautakunta Postiosoite: Katuosoite: Raatihuoneenk. 9-11 5. krs Postitoimipaikka: 13100 Hämeenlinna Vastuuhenkilö: Tehtävä: Rimpelä Markku tilaajajohtaja 2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Nimi: Tehtävä: Akselin Marja-Liisa palvelujohtaja Puhelin: 03 621 2273 Nimi: Tehtävä: Maunula Tanja pääkäyttäjä Puhelin: 03 621 2782 Järjestelmän ylläpidosta huolehtii vastuuhenkilö sekä pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä. Järjestelmän kehittämisestä vastaa vastuuhenkilö, pääkäyttäjä, varapääkäyttäjä ja käyttäjäyksiköiden edustajista muodostuva tiimi. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 1/6
3. Rekisterien nimet Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto). Sen erillisinä osarekistereinä ovat LASTENSUOJELUILMOITUSTEN REKISTERI LASTENSUOJELUN ASIAKASREKISTERI LASTENSUOJELULAITOKSEN ULKOKUNTALAISTEN ASIAKKAIDEN ASIA- KASREKISTERI KUNNAN ALUEELLE SIJOITETTUJEN LASTEN VALVONTAREKISTERI MONIALAISEN ARVIOINNIN ASIAKASREKISTERI NUORTEN INTENSIIVIPALVELUIDEN ASIAKASREKISTERI OPPILASHUOLLON ASIAKASREKISTERI (perusopetus) OPISKELIJAHUOLLON ASIAKASREKISTERI (2. aste) PERHENEUVOLAN ASIAKASREKISTERI PSYKOSOSIAALISEN TUEN PALVELUIDEN ASIAKASREKISTERI REKISTERI PYYNNÖISTÄ LASTENSUOJELUTARPEEN SELVITTÄMISEKSI VARHAISEN TUEN PALVELUIDEN ASIAKASREKISTERI YKSITYISESTI SIJOITETTUJEN LASTEN REKISTERI Kaupunki hankkii palveluita muilta palveluntuottajilta ja näiden tietojen osalta palveluntuottajat pitävät asiakasrekisteriä kaupungin lukuun. Kaupunki on omien asiakkaidensa osalta rekisterinpitäjä. 4. Asiakasrekistereiden käyttötarkoitus Kukin osarekisteri sisältää oman alueensa palveluiden järjestämisessä tarvittavat asiakastiedot (sosiaalihuollon, lastensuojelun, henkilötutkinnan, adoptioneuvonnan, perheneuvolan, lastensuojelulaitoksen, psykososiaalisen tuen sekä varhaisen tuen palveluiden järjestämiseen). Hallinnossa järjestelmää käytetään asiakasmaksu- ja tilastointitehtävissä. Henkilötietojen käsittelyn yleinen edellytys on asiakassuhde (Henkilötietolaki 8 ). Palvelujen järjestämisestä säädetään seuraavissa laeissa ja niistä annetuissa asetuksissa: Henkilötietolaki (2005/579) Lastensuojelulaki (2007/417) Sosiaalihuoltolaki (1982/710, 2014/1301) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812) Laki lapseksiottamisesta (1985/153) Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 2/6
Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (1983/361) Laki lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen täytäntöönpanosta (1996/619) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (1992/734) 5. Asiakasrekisteriin talletetut tiedot Asiakasrekisteri perustuu Hämeenlinnan kaupungin asukkaiden väestörekisteritietoihin Rekisteriin tallennetuista asiakkaista seuraavat tiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Henkilön perhetiedot Palvelun tarve Hakemustiedot Lastensuojeluilmoitukset Asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat jne.) Päätökset ja tiedoksiannot Laitoksen päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Luettelo asiakastyötä tekevästä henkilöstöstä Rekisteriin tallennetuista resursseista seuraavat tiedot: Sijais- ja tukiperheiden henkilötiedot ja niihin sijoitettujen lasten nimet, henkilötunnukset ja sijoittajakunta Laitosten tiedot Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajoituksin. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tarvittavat tiedot hankitaan pääosin asiakkaalta. Lain sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 12 :n mukaan, sosiaalihuollon asiakkaan ja hänen holhoojansa on annettava tiedot, jotka ovat välttämättömiä sosiaalihuollon toteuttamisessa. Lisäksi tietoja hankitaan Väestörekisterikeskuksesta, Kansaneläkelaitokselta, eläkelaitoksilta, verottajalta, poliisilta, ulosottoviranomaisilta, toisilta kunnilta, sairaaloilta ja erilaisilta järjestöiltä. Väestötietolaki 26 Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 3/6
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14-21 7. Asiakastietojen luovuttaminen Henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeuksista on erikseen lailla säädetty. Rekisteristä luovutetaan tietoja tilastointitarkoitukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Etujen maksua varten tarvittavat tiedot siirretään yhteenvetomuodossa KuntaPro Oy:n kautta pankkijärjestelmään. Siirrettävät tiedot eivät sisällä henkilötietoja. Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11-14 Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta, 668/2008 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 22-24, 26-30 8. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Effica sosiaalitoimen järjestelmän käyttämä väestörekisteriaineisto päivittyy kerran viikossa Väestörekisterikeskuksen kautta ja on sama kaikissa käytössä olevissa asiakashallintajärjestelmissä. Henkilörekisteri on yhteinen niiltä osin kuin sitä käytetään Effica Yksilö- ja Perhehuollon asiakastyön tarpeisiin. Yksilö- ja perhehuollon asiakasrekisterin tietoja yhdistetään henkilötunnuksen avulla paikkatietosidonnaiseen rakennustunnukseen MapInfo-ohjelman avulla. Paikkatietoanalyysejä käytetään toiminnan ja palvelujen kehittämisessä. 9. Asiakastietojen käytön ja suojaamisen yleiset periaatteet Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta sivullisille. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Työntekijöiltä pyydetään kirjallinen vaitiolositoumus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Asiakastietoja voivat käyttää palvelun toteutukseen osallistuvat. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käytössä on Effica Yksilö- ja perhehuolto-ohjelmisto tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla asiakastietojen käyttöä valvotaan seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty asiakasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 4/6
asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Manuaalisesti käsiteltävät asiakastiedot säilytetään lukitussa arkistossa. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Toteuttaminen ja organisointi Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Se osoitetaan yksikön esimiehelle. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin tai käytettävissä oleviin ATK-tulosteisiin tai asiakirjoihin, joilta tiedot on tallennettu. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Tiedot pyydetään asiakkaan asioita hoitavalta henkilöltä. 11. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö Rekisterinpitäjä on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ja Hallintolaki 50-51, 53 ). Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 5/6
Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Se osoitetaan yksikön esimiehelle. Korjauksen tekee niin päätettäessä palveluesimiehen määräämä, asiaa hoitava henkilö. Ohjelman lokitiedostoon jää yksilöity tieto korjauksen tekijästä ja ajankohdasta. Hämeenlinnan kaupunki puhelin (03) 6211 6/6