HELSINGIN SEURAKUNTAYHTYMÄ YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON OHJESÄÄNTÖ Hyväksytty yhteisessä kirkkovaltuustossa 25.4.2002 (muutettu kvsto 11.12.2003/tk 5.2.2004, kvsto 4.11.2004 /tk 12.1.2005 ja kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) Vahvistettu Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulissa 21.8.2002 1 luku Yleistä 1 Tässä ohjesäännössä käytetään jäljempänä seuraavia käsitteitä 1) seurakunta Helsingin seurakuntayhtymään perussäännön mukaan kuuluvat seurakunnat 2) seurakuntayhtymä Helsingin seurakuntayhtymän yhteiset tehtävät ja hallinto 3) Helsingin seurakuntayhtymä seurakunnat ja seurakuntayhtymä 2 luku Kokoonpano 2 Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi 13 jäsentä. KJ 10:10,1 3 Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenten vaali toimitetaan yhteisessä kirkkovaltuustossa siten, että ensiksi valitaan yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja sitten muut jäsenet. (poistettu) KL 11:11; KL 10:2,2 4 Kun edellä 3 :ssä mainitut vaalit on toimitettu, on eri vaalilla valittava jäsenille henkilökohtaiset varajäsenet. (poistettu) 5 Seuraavilla seurakuntayhtymän johtavilla viranhaltijoilla ja muilla viranhaltijoilla on oikeus olla läsnä yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa ja ottaa osaa keskusteluun mutta ei päätöksen tekemiseen: hallintojohtaja keskusrekisterin johtaja kiinteistöjohtaja yhteisen seurakuntatyön johtaja
seurakuntayhtymän lakimies viestintäjohtaja tarkastuspäällikkö Yhteinen kirkkoneuvosto tai sen puheenjohtaja voi kutsua kokoukseen kuultavaksi seurakuntayhtymän tai siihen kuuluvan seurakunnan viranhaltijan tai muun asiantuntijan. KJ 10:11 3 luku Asioiden käsittely 6 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouksista ja koolle kutsumisesta on määräykset kirkkojärjestyksessä. Asioiden käsittelystä säädetään tarkemmin kirkkolaissa ja kirkkojärjestyksessä. KL 11:11; 7:4-6; KJ 7:2-5; KJ 9:1-3 7 Puheenjohtaja määrää asioiden käsittelyjärjestyksen yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. Hän voi itse esittää asioita kirjallisesti. Asioiden valmistelun ja esittelyn suorittaa se viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä on annettu. Esittelijän tulee valmistaa asiasta kirjallinen selonteko, joka ehdotuksineen toimenpiteiksi on ajoissa ennen kokousta toimitettava yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille. Kiireellinen asia voidaan yhteisen kirkkoneuvoston päätöksellä ottaa käsiteltäväksi myös kokouksessa. KL 7:4,2; KL 25:6 ja 9 8 Seurakuntaneuvoston yhteiselle kirkkovaltuustolle tarkoittamat esitykset ja aloitteet on yhteisen kirkkoneuvoston valmisteltava ja lähetettävä yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Jos tällainen esitys tai aloite koskee myös Helsingin seurakuntayhtymän muita seurakuntia, on yhteisen kirkkoneuvoston hankittava niiden seurakuntien seurakuntaneuvostojen lausunnot, joita asia koskee. Jos seurakuntaneuvoston aloite tai esitys kuuluu yhteisen kirkkoneuvoston päätettäviin asioihin, on ratkaisusta tai toimenpiteestä ilmoitettava seurakuntaneuvostolle. KJ 10:14 9 Kokouksen pöytäkirjaa pitää seurakuntayhtymän lakimies. Pöytäkirjaan merkitään suoritetut äänestykset ja tehdyt päätökset sekä puheenjohtajan määräämät muut käsittelyyn liittyvät seikat. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. KJ 7:6 10 Sopimukset, sitoumukset, valtakirjat ja toimituskirjat allekirjoittaa yhteisen kirkkoneuvoston puolesta seurakuntayhtymän lakimies, ellei yhteinen kirkkoneuvosto yksittäistapauksessa toisin päätä. Ilmoituskirjat allekirjoittaa seurakuntayhtymän lakimies ja pöytäkirjanotteen todistaa oikeaksi kirjaaja. KJ 7:6-7
11 Sen lisäksi, mitä kirkkolain 25 luvun 4 :ssä on sanottu, hallintojohtajalla ja lakimiehellä on oikeus ottaa vastaan seurakuntayhtymälle tai sen seurakunnalle tiedoksi annettava haaste tai muu tiedoksianto. 4 luku Tehtävät 12 Yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on kirkkolain mukaisesti 1) johtaa Helsingin seurakuntayhtymän hallintoa sekä Helsingin seurakuntayhtymän talouden ja omaisuuden hoitoa, 2) johtaa perussäännössä seurakuntien yhteiseksi työmuodoksi otettuja seurakunnalliseen toimintaan liittyviä tehtäviä ja työmuotoja, 3) huolehtia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta, 4) valvoa Helsingin seurakuntayhtymän etua, edustaa Helsingin seurakuntayhtymää sekä tehdä sen puolesta sopimukset ja muut oikeustoimet sekä 5) valmistella yhteisessä kirkkovaltuustossa käsiteltävät asiat. Yhteinen kirkkovaltuusto on siirtänyt päätösvallastaan yhteiselle kirkkoneuvostolle seuraavat tehtävät: 1) huolehtia niistä henkilöstöhallinnon tehtävistä, jotka perussäännössä on määrätty seurakuntayhtymän hoidettavaksi, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainituille viranhaltijoille, 2) hyväksyä kirkon työmarkkinalaitoksen ja järjestöjen välisiin suositussopimuksiin perustuvat säännöt, (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) 3) täyttää seurakuntayhtymän virat ja myöntää niistä ero lukuun ottamatta johtavien viranhaltijoiden ja tarkastuspäällikön virkoja; mikäli kysymyksessä on papin tai lehtorin virka, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja pyytää tuomiokapitulia antamaan valitulle määräyksen virkaan, 4) ottaa seurakuntayhtymän viran väliaikaiset haltijat, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainituille viranhaltijoille, 5) myöntää seurakuntayhtymän viranhaltijoille ja työntekijöille virkavapaus ja palkaton työloma, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainituille viranhaltijoille, 6) vahvistaa viran ja tehtävän vaativuusryhmän, tehtäväkohtaisen palkanosan (peruspalkan) ja harkinnanvaraisen palkanosan, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainitulle viranhaltijalle, (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) 7) myöntää seurakuntayhtymän viranhaltijoiden sivutoimiluvat, 8) huolehtia myönnettyjen määrärahojen puitteissa Helsingin seurakuntayhtymän talonrakennus- ja hautausmaa-alueiden rakennustöiden suunnittelusta ja suorittamisesta, 9) hyväksyä Helsingin seurakuntayhtymän sellaisten rakennuskohteiden rakennuspiirustukset kustannusarvioineen, joita koskevia piirustuksia ei ole alistettava kirkkohallituksen vahvistettavaksi tai jos kustannusarvio ei ylitä yhteisen kirkkovaltuuston vahvistamaa määrää eikä se ole hankesuunnitelmaa hyväksyessään pidättänyt määrätyn rakennuksen tai rakennusryhmän piirustusten hyväksymistä itselleen, ja jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainitulle viranhaltijalle. 10) tehdä vähäisiä muutoksia yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymiin piirustuksiin, 11) vahvistaa euromäärä, mihin saakka ohje- tai johtosäännössä mainituilla viranhaltijoilla on oikeus päättää hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä rakennus-, peruskorjaus- ja korjaustöiden urakkasopimusten tekemisestä,
12) päättää edellä 11 -kohdassa mainitun euromäärän ylittävistä hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä rakennus-, peruskorjaus- ja korjaustöiden urakkasopimusten tekemisestä, 13) myydä seurakuntayhtymän ja seurakunnan irtainta omaisuutta, jos omaisuuden arvo ei ylitä yhteisen kirkkovaltuuston vahvistamaa määrää, 14) päättää irtaimen omaisuuden poistamisesta ja poistetun omaisuuden myymisestä ja hävittämisestä, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainituille viranhaltijoille, 15) päättää huoneistojen ja rakennusten vuokraamisesta, jollei ratkaisuvaltaa ole 13 :n mukaan siirretty siinä mainituille viranhaltijoille, 16) vahvistaa seurakuntayhtymälle tulevat muut maksut kuin hautapaikkamaksut, 17) vahvistaa muuhun kuin Helsingin seurakuntayhtymän käyttöön luovutettujen Helsingin seurakuntayhtymän maa- ja vesialueiden, rakennusten ja rakennelmien, huonetilojen, laitosten ja laitteiden käytöstä perittävät vuokrat ja korvaukset, 18) päättää avustusten myöntämisestä, jollei ratkaisuvaltaa ole siirretty 13 :n mukaan siinä mainituille viranhaltijoille, 19) antaa tuomiokapitulin ja muiden viranomaisten pyytämät selitykset ja lausunnot, ellei selityksen tai lausunnon antaminen asian luonteen vuoksi kuulu yhteiselle kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkoneuvosto johtaa lisäksi hautainhoitorahaston hallintoa sekä hautainhoitorahaston talouden ja omaisuuden hoitoa ja hoitaa edellä luetellut tehtävät myös siltä osin kuin ne koskevat hautainhoitorahastoa. Yhteisellä kirkkoneuvostolla on lisäksi kirkkolaissa tai muussa laissa tai kirkkojärjestyksessä säädetyt tehtävät sekä ne toimeenpano- ja hallintotehtävät, joita ei ole säädetty tai määrätty muun viranomaisen tehtäväksi tai jotka asian luonteen vuoksi kuuluvat yhteisen kirkkoneuvoston suoritettaviksi. KL 11:2; 10:1; 11:8; 11:11 5 luku Toimivallan siirtäminen 13 Seurakuntayhtymän johtaja tekee seuraavat ratkaisut: 1) päättää johtavien viranhaltijoiden oikeudesta käyttää omaa autoa tai julkisen liikennevälineen lippua päivittäisiin virkatehtäviin sekä antaa määräyksen heidän kotimaahan suuntautuvista virkamatkoistaan, 2) myöntää johtavien viranhaltijoiden vuosilomat, 3) hyväksyy johtavien viranhaltijoiden koulutussuunnitelmat, 4) myöntää palkattoman virkavapauden johtaville viranhaltijoille, mikäli siitä ei aiheudu seurakuntayhtymälle lisäkustannuksia, 5) määrää johtavien viranhaltijoiden tehtävien hoitamisesta vuosiloman aikana tai heidän ollessaan estyneenä tai esteellisenä sekä 6) määrää yhteisen kirkkovaltuuston nimittämän viranhaltijan käymään osoittamansa lääkärin luona tai sairaalassa viranhaltijan terveyden tutkimista varten, jos se on tarpeen viran hoitamisen edellytysten selvittämiseksi. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja tekee edellisessä kohdassa määrätyt ratkaisut seurakuntayhtymän johtajan osalta. Hallintojohtaja tekee seuraavat ratkaisut: yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 2) päättää pankkitilien avaamisesta ja niiden tilinkäyttövaltuuksista, 3) päättää viran ja tehtävän vaativuusryhmästä ja peruspalkasta yhteisen kirkkoneuvoston määrittelemien linjausten mukaisesti (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010)
4) päättää palveluaikalisistä, mikäli myöntäminen on Helsingin seurakuntayhtymän harkinnassa, sekä myöntää sopimuksiin perustuvat palveluaikalisät, 5) päättää eläke- ja hautausapusääntöihin perustuvien hautausavustuksien ja perhe-eläkkeiden myöntämisestä Helsingin seurakuntayhtymän viranhaltijoille ja työntekijöille, 6) huolehtii Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston rahavarojen hoidosta, säilytyksestä ja sijoittamisesta yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 7) hyväksyy laskujen hyväksyjät Helsingin seurakuntayhtymän talousarvion eri kustannuspaikkojen osalta, 8) vahvistaa henkilöstön kehittämiseen myönnetyn määrärahan jaon, 9) hyväksyy hoitoonohjaussopimuksen mukaiset ratkaisut. Keskusrekisterin johtaja tekee seuraavat ratkaisut: yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 2) antaa luvan haudata hautaan muun kirkkolain 17 luvun 4 :ssä tarkoitetun henkilön, milloin siihen on erityinen syy. (kvsto 11.12.2003/tk 5.2.2004) Kiinteistöjohtaja tekee seuraavat ratkaisut: 1) päättää toimialaansa kuuluvista sekä hautainhoitorahaston hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä niitä koskevista sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 2) hyväksyy Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston rakennuskohteiden sekä muutos- ja peruskorjaustöiden piirustukset, työselitykset ja kustannusarviot yhteisen kirkkovaltuuston määräämissä 3) päättää Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston rakennus-, peruskorjaus- ja korjaustöiden tekemisestä sekä niihin liittyvistä sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 4) päättää Helsingin seurakuntayhtymän puistoalueiden ja hautausmaakortteleiden perustamisesta sekä niihin liittyvistä sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 5) päättää Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston omistamien ja vuokraamien rakennusten, rakennelmien, huoneistojen ja laitteiden hoitoon, huoltoon, ylläpitoon ja käyttöön liittyvistä toimenpiteistä ja niitä koskevista sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 6) päättää vahvistetun metsätaloussuunnitelman tai pakkolunastustoimenpiteen mukaisesta metsän tai muun perustellun syyn vuoksi kaadettavan puuston myynnistä yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 7) päättää Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston omistamien huoneistojen ja rakennusten vuokraamisesta sekä niitä koskevista sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 8) päättää huoneistojen ja rakennusten vuokraamisesta seurakuntayhtymälle ja seurakunnille sekä niitä koskevista sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 9) päättää Helsingin seurakuntayhtymän ja hautainhoitorahaston irtaimen omaisuuden poistamisesta ja poistetun omaisuuden myymisestä ja hävittämisestä yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 10) tekee hautainhoitorahaston varoilla palkatun hautausmailla toimivan henkilökunnan osalta ne päätökset, jotka on määrätty johtavien viranhaltijoiden ratkaistavaksi. Viestintäjohtaja tekee seuraavat ratkaisut: yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä rajoissa.
Yhteisen seurakuntatyön johtaja tekee seuraavat ratkaisut: yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 2) päättää yhteisen seurakuntatyön toimintasuunnitelman ja siihen sisältyvien tehtävämäärittelyjen hyväksymisestä, 3) vahvistaa talousarvion mukaisen toimintamäärärahan jakamisen eri kustannuspaikoille sekä 4) päättää avustusten myöntämisestä talousarviossa yhteisen kirkkoneuvoston käyttöön sekä yhteiselle seurakuntatyölle avustuksiin varatusta määrärahasta yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä rajoissa. (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) Kukin johtava viranhaltija tekee alaisenaan toimivan henkilökunnan osalta seuraavat ratkaisut: 1) päättää oikeudesta käyttää omaa autoa tai julkisen liikennevälineen lippua päivittäisiin virkatehtäviin sekä antaa määräyksen kotimaahan suuntautuvista virkamatkoista, 2) päättää virkapaikasta, 3) päättää sijaisen ottamisesta enintään vuoden ajaksi, 4) päättää tilapäisen viranhaltijan ottamisesta enintään vuoden ajaksi, 5) päättää harjoittelijan ottamisesta sekä palkkion maksamisesta harjoittelijan ohjaajalle työssä oppimisen ohjauksesta tai harjoittelun ohjauksesta yhteisen kirkkoneuvoston vahvistamien periaatteiden mukaisesti, (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) 6) antaa tarpeelliset ohjeet työpäivän alkamisesta ja päättymisestä sekä vapaa-aikojen ja mahdollisten vastaanottoaikojen sijoittelusta virka- ja työehtosopimusten määräysten puitteissa, 7) myöntää vuosilomat, 8) hyväksyy koulutussuunnitelman, 9) myöntää palkattoman virkavapauden tai työloman, mikäli siitä ei aiheudu lisäkustannuksia seurakuntayhtymälle, 10) myöntää lakiin tai sopimukseen perustuvan virkavapauden tai työloman, (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) 11) ottaa ja irtisanoo työsuhteiset työntekijät, joiden vaativuusryhmä on enintään 502, (kvsto 14.10.2010/tk 15.12.2010) 12) vahvistaa viranhaltijan valintapäätöksen, milloin päätös on ollut lääkärintodistuksen tai rikosrekisteriotteen puuttumisen vuoksi ehdollinen, jos lääkärintodistus tai rikosrekisteriote on varaukseton sekä 13) määrää viranhaltijan käymään osoittamansa lääkärin luona tai sairaalassa viranhaltijan terveyden tutkimista varten, jos se on tarpeen viran hoitamisen edellytysten selvittämiseksi. Tarkastuspäällikkö tekee tarkastustoimen osalta seuraavat ratkaisut: 1) päättää hankinnoista ja palvelujen ostosta sekä niitä koskevista sopimuksista yhteisen kirkkoneuvoston määräämissä 2) tekee alaisenaan toimivan tarkastustoimen henkilökunnan osalta ne päätökset, jotka on määrätty johtavien viranhaltijoiden ratkaistaviksi. KL 10:4,2-3 14 Edellä 13 :n mukaan tehdyistä päätöksistä on pidettävä luetteloa. Viranhaltijoiden on toimitettava yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ote päätösluettelosta viiden päivän kuluessa ratkaisun tekemisestä. Yhteisen kirkkoneuvoston tietoon päätös on saatettava sen lähinnä seuraavassa kokouksessa. Jos yhteinen kirkkoneuvosto tai sen puheenjohtaja saattaa ratkaisun yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi, vaatimus tulee ilmoittaa asianomaiselle viranhaltijalle, joka on ratkaissut asian, viimeistään siinä yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa, jossa päätös on saatettu yhteisen kirkkoneuvoston tietoon. Mikäli yhteisen kirkkoneuvoston kokousten väli on normaalia pitempi,
edellä tarkoitettu vaatimus tulee ilmoittaa asian ratkaisseelle viranhaltijalle viiden päivän kuluessa siitä, kun asiaa koskeva päätösluettelon ote tai muu ilmoitus on saatettu yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan tietoon. Yhteinen kirkkoneuvosto voi etukäteen ilmoittaa viranhaltijalle, ettei se tule käyttämään siirtooikeuttaan. KL 10:5; 11:11; KJ 9:5 6 luku Erinäisiä määräyksiä 15 Yhteinen kirkkoneuvosto voi asettaa määräajaksi toimikuntia ja neuvottelukuntia, joiden tehtävän ja toiminta-ajan se määrää. 16 Yhteisen kirkkoneuvoston on vuosittain annettava yhteiselle kirkkovaltuustolle toimintakertomus seurakuntayhtymän edellisen vuoden hallinnosta, taloudesta ja toiminnasta käsiteltäväksi yhteisessä kirkkovaltuustossa samanaikaisesti edellisen vuoden tilinpäätöksen kanssa. Toimintakertomuksessa tulee olla ainakin seuraavat asiat: 1) yleiskatsaus seurakuntatyön olennaisimmista muutoksista ja tapahtumista sekä taloudesta 2) selvitys seurakuntayhtymän hallintoelinten kokoonpanosta ja toiminnasta, selostus yhteisen kirkkovaltuuston tärkeimpien päätösten täytäntöönpanosta sekä luettelo seurakuntien jäsenten ja luottamushenkilöiden aloitteista ja toimenpiteistä niiden johdosta 3) tilastot seurakuntien väestössä tapahtuneista muutoksista 4) henkilöstöä koskevat tiedot 5) selvitys talousarviossa hyväksyttyjen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta 6) selvitys tilikauden tuloksen muodostumisesta ja toiminnan rahoituksesta sekä 7) esitys tuloksen käsittelyä ja talouden tasapainottamista koskeviksi toimenpiteiksi. KJ 9:6, 15:9 Tämä ohjesääntö tulee voimaan tuomiokapitulin vahvistamista seuraavan kuukauden 1. päivänä ja sillä kumotaan tuomiokapitulin 22.5.1996 vahvistama yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö siihen myöhemmin vahvistettuine muutoksineen. Yhteisen kirkkovaltuuston 4.11.2004 tähän ohjesääntöön hyväksymät muutokset tulevat voimaan 1.1.2005. Yhteisen kirkkovaltuuston 14.10.2010 hyväksymät muutokset tulevat voimaan 1.1.2011.