Esiselvitys
SOTEMAKU-esiselvitysraportti Viestintä 19.5.2017
Työryhmä: Hanne Rantala, tiedottaja, EPL, puheenjohtaja Anita Huhtamäki, tiedottaja, EPSHP Camilla Juntunen, viestintäpäällikkö, ELY-keskus Miska Kaihlamäki, asiantuntija-assistentti, E-P:n SOTE Soile Kauttio, viestintäasiantuntija, TE-toimisto Reijo Keski-Hynnilä EPSHP, henkilöstöjärjestöjen edustaja Anna Lindholm, tiedottaja, Kaksineuvoinen Minna Lounatvuori, yhteyspäällikkö, Seinäjoki Anu Mäntylä, tiedotusvastaava, Suupohjan LLKY Maria Parkkonen, tiedottaja, JIK ky Tanja Penninkangas, peruspalvelujohtaja, Järvi-Pohjanmaa Iina Åman, Viestintätoimisto Tenho / Tuki- ja osaamiskeskus, ESKOO
Selvityksen teema, tarkoitus ja kohde Viestinnän nykytilan kartoitus: Nykyiset henkilöresurssit ja viestinnän sijoittuminen nykyisissä organisaatioissa Viestintä uudessa maakunnassa Henkilöresurssit Viestinnän toiminnot Viestinnän sijoittuminen organisaatiossa Jatkotoimenpiteet
Tueksi viestinnän sijoittumisen suunnitteluun Viestintä on strateginen toiminto ja osa johtamista. Lähtökohtana tulee olla arvot, avoimuus, luotettavuus ja ajantasaisuus. Jatkovalmistelussa on huomioitava, että viestintä tarvitsee riittävät henkilöresurssit ja oman budjetin. Viestintäyksikkö sijaitsee konsernihallinnossa / järjestäjäorganisaatiossa. Viestinnän tulee olla maakunnan strateginen toiminto. Konsernihallinnossa on viestintäyksikkö, jota johtaa viestintäjohtaja. Viestintäryhmä suosittelee, että viestintä sijoittuu konsernihallinnossa maakuntajohtajan alaisuuteen. Lisäksi viestintäryhmä suosittelee, että viestintäjohtaja olisi johtoryhmän jäsen tai ainakin osallistuisi johtoryhmän työskentelyyn. Viestintävastuut määritellään hallintosäännössä (myös suhteessa palvelukeskukseen / -keskuksiin, yhtiöihin).
Viestinnän tehtäviä uudessa maakunnassa Koko organisaation yhteinen viestintä, hallinnollinen viestintä, päätösviestintä ja konserniviestintä Sisäinen viestintä, viestinnän suunnittelu ja seuranta: - Viestintästrategia, viestinnän budjetointi - Johdon viestinnällinen tukeminen, johtoryhmätyöskentely, asiantuntijatehtävät - Sisäinen osallisuusviestintä - Sähköiset kanavat: intranet, ekstranet; kanavien hallinta ja sisällöntuotanto - Henkilöstö- ja taloushallintoon liittyvä viestintä, henkilöstöinfot, henkilöstölehti - Koulutus ja sparraus, fasilitointi - Viestintään liittyvät hankinnat ja kilpailuttaminen sekä muiden hankintojen viestintä - Mediaseuranta - Sidonnaisuusrekisterin ylläpito Ulkoinen viestintä ja viestinnän suunnittelu: - Lain velvoittama päätöksentekoviestintä - Brändäys, visuaalinen ilme - Sähköiset kanavat: internet, extranet, mahdolliset sosiaalisen median kanavat; kanavien hallinta ja sisällöntuotanto - Mediasuhteet, muut sidosryhmät - Muutosviestintä, kriisiviestintä, poikkeusolojen viestintä - Sähköisen ilmoitustaulun ylläpito
Palvelu- ja asiakasviestintä Markkinointistrategia, markkinoinnin budjetointi, seuranta Brändäys Markkinointiviestinnän toimenpiteet (esitteet, asiakaslehdet, messut, seminaarit ja muut tapahtumat, some, lehti-ilmoittelu ja muu mainonta, Google-näkyvyys Osallistamiseen liittyvät toimenpiteet Verkkopalvelut Asiantuntijoiden viestinnällinen tukeminen Mediasuhteet Sidosryhmäviestintä Valokuvaus, videointi ja kuvankäsittely
Nykyresurssit / uuteen maakuntaan siirtyvä viestinnän henkilöstö Uuteen Etelä-Pohjanmaan maakuntaan siirtyy nykytilan kartoituksen perusteella 5 viestintää pääasiallisena työnään tekevää henkilöä. Näiden lisäksi kahden viestintähenkilön siirtyminen uuteen maakuntaan on epävarmaa. Sivutoimisesti viestintätehtäviä (viestintä määritelty työnkuvassa) hoitavia siirtyy uuteen maakuntaan kyselyn perusteella noin 4,5 htv. Nämä henkilöt tekevät todennäköisesti työtään uudessa maakunnassa oman asiantuntemusalansa yksiköissä, eikä heidän viestinnällinen panoksensa näin hyödytä suoraan uuden maakunnan viestintäyksikköä. Ostopalveluiden osuus nykyisten organisaatioiden viestinnässä on suuri, mikä tulee huomioida määriteltäessä uuden maakunnan henkilöstötarpeita.
Johtopäätökset Uuden maakunnan viestinnän henkilöresurssien tarve on suurempi kuin siihen siirtyvien nykyisten organisaatioiden viestintäresurssit ovat yhteenlaskettuna. Henkilöstöresurssit eivät nykyisellään riitä uuden maakunnan viestinnän tehtävien hoitamiseen. Etelä-Pohjanmaalla päätoimisten, varmasti uuteen maakuntaan siirtyvien viestintähenkilöiden määrä on erittäin vähäinen myös muihin maakuntiin verrattuna. Viestinnän rakentumisen jatkosuunnittelussa täytyy huomioida, että päätoimisia viestijöitä on riittävästi sekä maakunnan konsernihallinnon että sen liikelaitoksen ja osakeyhtiöiden palveluksessa.
Esitys toiminnan henkilöstötarpeiksi Maakunnan resurssitarpeet 1.1.2019 alkaen: Maakunnan konsernihallinnon viestintäyksikössä tarvitaan vähintään kymmenen päätoimista viestintähenkilöä, joista kolme päätoimista viestintähenkilöä keskittyy sote-liikelaitoksen viestintään yksi päätoiminen viestintähenkilö keskittyy pela-liikelaitoksen viestintään Lisäksi EP sote-osakeyhtiössä tarvitaan vähintään kolme päätoimista viestintä-/markkinointihenkilöä. Käytettävissä olevat henkilöresurssit 5 2 6 Epävarmat henkilöresurssit Tarvittavat lisähenkilöresurssit
Tarvittavat lisähenkilöresurssit Tukipalvelu Oy Viestintä? Kunnat viestintä Maakunta konsernirakenne MakuTahe Oy? ICT Oy? Kasvupalvelut Oy viestintä Liikelaitos Liikelaitos viestintä EP Sote Oy viestintä Liikelaitos Tytäryhteisöt: Kiinteistö Oy Seinäjoen Sairaalanrinne Kiinteistö Oy Seinäjoen Kipusiskot Kiinteistö Oy Seinäjoen Terveysteknologiakeskus Kiinteistö Oy Härmän Palvelukeskus Kiinteistö Oy Seinäjoen Y-talo Mediwest Research Center Oy Osakkuusyhteisöt: Seinäjoen Keskuspesula Oy Kiinteistö Oy Seinäjoen Tenavakoti Kiinteistö Oy Ähtärin Sairaalanmäki Kuusiolinna OyOy Järvinet Oy??? Suupohjan Seutupalvelukeskus Oy??? Käytettävissä olevat henkilöresurssit Epävarmat henkilöresurssit Tahe Oy ICT Oy Tilahallinta Oy Seinäjoki, Isokyrö ja Lapua Markkina Sote Oy? Seinäjoen työterveys Oy Kaikki kunnat? Tuottajaorganisaatiot
Henkilöresurssit / Konsernihallinto A A: Osallistuu johtoryhmän työskentelyyn Vastaa viestinnän budjetista Johtaa viestintätiimin työskentelyä B C D E F B: Vastuualueet: sisäinen viestintä, päätösviestintä C: Vastuualueet: Ulkoinen viestintä, maakunnan imago- ja brändityö D-F: Viestintäasiantuntijat, joiden vastuualueet mm. verkkopalvelut, osallisuus, yhteisöviestintä, PR Käytettävissä olevat henkilöresurssit Epävarmat henkilöresurssit Tarvittavat lisähenkilöresurssit
Henkilöresurssit / Sote- ja pelaliikelaitosten viestinnästä vastaavat henkilöt (konsernihallinto) A B C D A-C: Sote-liikelaitoksen markkinointiviestintäasiantuntijat Sisäinen ja ulkoinen viestintä Markkinointiviestintä Osallisuus D: Pela-liikelaitoksen viestintäasiantuntija Sisäinen ja ulkoinen viestintä
Henkilöresurssit / EP Sote Oy A B C A-C: Markkinointiviestinnän asiantuntijat Sisäinen ja ulkoinen viestintä Markkinointiviestintä
Esitys jatkotoimenpiteiksi 1/3 Liikkeenluovutuksen piirissä olevalle henkilöstölle suunnataan kysely, jossa kartoitetaan mahdollista olemassa olevaa viestintäalan osaamista sekä tiedustellaan halukkuutta suuntautua/kouluttautua viestintätehtäviin. Lisäksi kartoitetaan sellaiset tehtävät ja osaamisalat, joiden henkilöresursseissa voisi olla ylitarjontaa uudessa maakunnassa. Myös tämän ryhmän halukkuutta ja kiinnostusta viestintätehtäviin ja alalle kouluttautumiseen selvitetään. Tehdään kartoitus koulutustarpeista ja siihen perustuva koulutussuunnitelma. Kartoitetaan myös organisaatioissa tehtävä sellainen viestintätyö, jota ei ole määritelty henkilöiden työnkuvassa. Uuden organisaation rakenteen hahmotuttua luodaan tiimimalli, jossa viestintätiimiin kuuluvat kaikki viestintää omilla tehtäväalueillaan tekevät henkilöt.
Esitys jatkotoimenpiteiksi 2/3 Viestintäryhmä suosittelee, että uuden maakunnan verkkosivujen toteuttamiseksi perustetaan kiireellisellä aikataululla työryhmä, joka vastaa: Konseptoinnista Mahdollisten kilpailutusten valmistelusta Soveltuvan julkaisujärjestelmän valinnasta Sisällönsiirron ja -tuotannon projektisuunnittelusta Ryhmässä tulee vahva ICT-asiantuntemus. Viestinnän ja osallistamisen asiantuntijoiden tulee olla mukana työssä alusta saakka, ja erillisiä projektiryhmiä voidaan perustaa muun muassa sivuston sisällöntuotantoon ja osallistamiseen liittyen. Viestintäryhmä suosittelee, että uuden maakunnan ilmeen toteuttamiseksi perustetaan työryhmä, joka aloittaa työnsä mahdollisimman pian muuhun maakuntastrategiatyöhön ja siihen liittyviin osioihin (mm. arvojen määrittelyyn) niveltyen.
Esitys jatkotoimenpiteiksi 3/3 Viestintäryhmä jatkaa työtään asiantuntijaryhmänä, joka muun muassa: Osallistuu VATEn aikaisen operatiivisen viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen VM:n ja STM:n viestintäsuosituksen mukaisesti Kartoittaa nykyisten organisaatioiden viestinnän hyvät käytännöt ja arvioi niiden soveltuvuutta uudessa organisaatiossa. Hahmottelee yksityiskohtaisen ehdotuksen olemassa olevien viestinnän henkilöresurssien sijoittumisesta uuden maakunnan organisaation eri viestinnän tehtäviin henkilöiden vahvuuksien, kokemuksen ja kiinnostuksen perusteella. Ehdotus sisältää kuvauksen viestinnän tehtävien vastuu- ja painopistealueista. Luo mallin maakuntakonsernin sisäisen viestintätiimin rakentumisesta ja työtavoista. Luo suuntaviivoja maakunnan konsernihallinnon ja sen liikelaitoksen sekä osakeyhtiöiden viestinnän verkostomaiselle yhteistyölle. Suunnittelee uusia, joustavia viestinnän käytäntöjä uudessa organisaatiossa.