VAKIOSOPIMUS. Korkean tason tieteelliset tapaamiset

VAKIOSOPIMUS Korkean tason tieteelliset tapaamiset CEC Research DG-F1: HM\rm\HPConf\ModelContractV1: 09-11-1999 --1

SOPIMUS NRO Euroopan yhteisö (jäljempänä 'yhteisö'), jota edustaa Euroopan yhteisöjen komissio (jäljempänä 'komissio'), edustajanaan sopimuksen allekirjoittamista varten [täytetään henkilön nimi], tiede-, tutkimus- ja kehityspääosaston pääjohtaja tai tämän valtuuttama edustaja, ja - [sopimuspuolen nimi] ([lyhytnimi]), jonka kotipaikka sijaitsee [valtion nimi] osoitteessa [täydellinen osoite], lakimääräisenä/sääntömääräisenä/valtuutettuna edustajanaan (lakimääräisinä/sääntömääräisinä/valtuutettuina edustajinaan) [edustajan nimi], [edustajan asema], [edustajan nimi], [edustajan asema], OVAT SOPINEET tieteellisiä tapaamisia koskevan hankkeen (jäljempänä 'hanke'), jonka nimi on "[hankkeen nimi]", toteuttamisesta tutkimusta ja teknologista kehittämistä koskevassa erityisohjelmassa "Tutkijavoimavarojen lisääminen ja sosioekonomisen tietopohjan laajentaminen" (jäljempänä 'erityisohjelma') seuraavien ehtojen mukaisesti: --2

1 artikla Sopimuksen kohde Sopimuspuoli 1 suorittaa tämän sopimuksen liitteen I mukaisen työn (jäljempänä 'hanke ), johon kuuluu [lukumäärä] tapahtumaa, jotka ovat [eurooppalaisia konferensseja] [eurooppalaisia kesäkursseja] [EuroLab-kursseja] [eurooppalaisia työpajoja] [suuria konferensseja] [eurooppalaisia PhDtapaamisia] [Eurotron-konferensseja], tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti. Jollei ylivoimaisesta esteestä muuta johdu, sopimuspuoli toteuttaa kaikki tarpeelliset toimenpiteet hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ylivoimaisen esteen ilmetessä sopimuspuoli ilmoittaa asiasta komissiolle välittömästi kirjatulla kirjeellä ja antaa kaikki mahdolliset tiedot kyseisen ylivoimaisen esteen vaikutuksesta hankkeen toteuttamiseen. Tämän sopimuksen osapuolet sopivat toteutettavista toimenpiteistä. 2 artikla Hankkeen kesto 1. Hankkeen kesto on [luku] kuukautta [tämän sopimuksen osapuolista viimeisenä allekirjoittavan allekirjoitusta seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä] [päivämäärä] alkaen. 2. Tämä sopimus tulee voimaan, kun tämän sopimuksen osapuolet ovat allekirjoittaneet sen. Sopimus päättyy päivänä, jona yhteisön rahoitusosuuden viimeinen erä maksetaan. Kuitenkin - tämän sopimuksen 5, 6 ja 8 artiklan - tämän sopimuksen liitteessä II olevan 3 artiklan 4 ja 5 kohdan, 6 artiklan, 9 11 artiklan sekä 14 ja 15 artiklan soveltaminen jatkuu päättymispäivän jälkeenkin kyseisissä artikloissa mahdollisesti asetettujen rajoitusten mukaisesti. 3 artikla Arvioidut kustannukset ja yhteisön rahoitusosuuden enimmäismäärä 1. Hankkeen arvioidut tukikelpoiset kustannukset ovat yhteensä [määrä numeroin] euroa ([määrä sanallisesti] euroa). 2. Yhteisö osallistuu hankkeen tukikelpoisiin kustannuksiin tämän sopimuksen liitteen I mukaisesti EY:ltä haettavaa rahoitusta koskevissa taulukoissa mainitulla tavalla, kuitenkin enintään [määrä numeroin] eurolla ([määrä sanallisesti] eurolla). 3. Yhteisön osuus hankkeen rahoituksesta maksetaan tämän sopimuksen liitteessä II olevassa 3 artiklassa määriteltyjen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti seuraavalle sopimuspuolen pankkitilille: [sopimuspuolen pankkiyhteystiedot]. Hankkeen ensimmäinen ennakko on [määrä numeroin, 80 %/N yhteisön rahoitusosuudesta, jossa N = tapahtumien lukumäärä] euroa ([määrä sanallisesti] euroa). 1 Kursivoituja termejä käytetään tämän sopimuksen liitteessä II olevassa 1 artiklassa määritellyssä merkityksessä. --3

4 artikla Komissiolle toimitettavat hankkeen suoritteet 1. Sopimuspuoli toimittaa komissiolle yhden kappaleen tässä sopimuksessa vaadittuja raportteja, rahoitusselvityksiä ja ilmoituksia osallistumismaksuista sekä kaksi kappaletta tämän sopimuksen liitteessä I julkaisuiksi määriteltyjä julkaisuja tämän sopimuksen liitteessä II olevan 4 artiklan mukaisesti. Kertomukset laaditaan [kieli] kielellä. Hankkeen muiden suoritteiden lukumäärä ja laatimiskieli määrätään liitteessä 1. 2. Jos työt saadaan päätökseen ennen hankkeen keston päättymistä, loppuraportti ja siihen mahdollisesti liittyvä kustannusselvitys laaditaan ajanjaksolta, joka päättyy töiden päättymispäivään. Hankkeen muut suoritteet laaditaan tämän sopimuksen liitteessä I määritellyistä ajanjaksoista. 5 artikla Sovellettava lainsäädäntö ja oikeuspaikka 1. Tähän sopimukseen sovelletaan Belgian kuningaskunnan lainsäädäntöä. 2. Euroopan yhteisöjen ensimmäisen oikeusasteen tuomioistuimella ja muutosta haettaessa Euroopan yhteisöjen tuomioistuimella on yksinomainen toimivalta yhteisön ja sopimuspuolen välisissä erimielisyyksissä, jotka koskevat tämän sopimuksen pätevyyttä, soveltamista ja tulkintaa. 6 artikla Erityisehdot Tähän sopimukseen ei liity erityisehtoja. 7 artikla Muutokset Tämän sopimuksen osapuolten asianmukaisesti valtuutetut edustajat voivat muuttaa sopimusta liitteineen ainoastaan kirjallisesti. Suulliset sopimukset eivät sido osapuolia. Muutoksia koskevat pyynnöt on toimitettava komissiolle vähintään kaksi kuukautta ennen hankkeen keston päättymistä. 8 artikla Loppumääräykset 1. Seuraavat liitteet ovat tämän sopimuksen erottamaton osa: Liite I Töiden kuvaus Liite II Yleiset ehdot 2. Jos liite I ja jokin muu tämän sopimuksen määräys ovat ristiriidassa keskenään, sovelletaan viimeksi mainittua. 9 artikla Allekirjoitukset ja sopimuskieli Tämän sopimuksen osapuolet allekirjoittavat sopimuksen [lukumäärä (vähintään kaksi)] kappaleena [kieli] kielellä. Sopimus on todistusvoimainen vain mainitulla kielellä. --4

Tehty Brysselissä [sopimuspuolen nimi ja lyhytnimi] puolesta: Nimi (kokonaisuudessaan): Asema: Allekirjoitus: (organisaation leima:) Komission puolesta: Nimi: (kokonaisuudessaan) Asema: Allekirjoitus: Päiväys: --5

LIITE II YLEISET EHDOT A OSA: HANKKEEN TOTEUTUS 1 artikla Määritelmät 2 artikla Hankkeen hallinnointi ja koordinoijan sekä paikallisen järjestäjän (paikallisten järjestäjien) asema 3 artikla Yhteisön rahoitusosuus 4 artikla Hankkeen suoritteiden toimittaminen 5 artikla Alihankintasopimukset 6 artikla Vastuu 7 artikla Sopimussuhteen päättyminen B OSA: HENKISTÄ JA TEOLLISTA OMAISUUTTA, JULKISUUTTA JA LUOTTAMUKSELLISUUTTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 8 artikla Tietämyksen omistusoikeus 9 artikla Tietämyksen levitys 10 artikla Julkisuus 11 artikla Luottamuksellisuus C OSA: KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN 12 artikla Tukikelpoiset kustannukset: yleiset periaatteet 13 artikla Välittömät kustannukset 14 artikla Kustannusten oikeellisuus D OSA: TARKASTUKSET 15 artikla Tilintarkastus 16 artikla Hankkeen tekninen valvonta E OSA: MALLI: KUSTANNUSSELVITYS --6

A OSA: HANKKEEN TOTEUTUS 1 artikla Määritelmät 1. 'Päätöksellä' tarkoitetaan yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista sekä tutkimustulosten levittämistä koskevista säännöistä Euroopan yhteisön viidennen puiteohjelman (1998 2002) täytäntöönpanoa varten 22. joulukuuta 1998 tehtyä neuvoston päätöstä 1999/65/EY 2. 2. Asetuksella tarkoitetaan yritysten, tutkimuskeskusten ja korkeakoulujen osallistumista sekä tutkimustulosten levittämistä koskevista säännöistä Euroopan yhteisön viidennen puiteohjelman (1998 2002) täytäntöönpanoa varten tehdyn neuvoston päätöksen 99/65/EY soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä 11. toukokuuta 1999 annettua komission asetusta (EY) N:o 996/99 3. 3. 'Tämän sopimuksen osapuolilla' tarkoitetaan yhteisöä ja sopimuspuolta. 4. Sopimuspuolella tarkoitetaan yhteisön kanssa tämän sopimuksen tehnyttä oikeussubjektia, kansainvälistä järjestöä tai yhteistä tutkimuskeskusta (jäljempänä 'YTK'). 5. Alihankintasopimuksella tarkoitetaan sopimuspuolen ja yhden tai useamman alihankkijan välillä tehtävää sopimusta palvelujen tarjoamisesta tai tavaroiden toimittamisesta hankkeen tarpeisiin. 6. Alihankkijalla tarkoitetaan alihankintasopimuksen tehnyttä oikeussubjektia, kansainvälistä järjestöä tai YTK:ta. 7. Korkean tason tieteellisten konferenssien tyypit: Eurooppalaisella konferenssilla tarkoitetaan korkean tason tieteellistä tapaamista, joka keskittyy polttavimpiin tutkimusaiheisiin ja johon voi osallistua sekä nuoria että tunnettuja ja tunnustettuja tutkijoita. Eurooppalaisessa konferenssihankkeessa kukin tapahtuma kestää tavallisesti enintään 5 päivää. Kunkin tapahtuman osallistujamäärä on tavallisesti enintään 100. Eurooppalaisella kesäkurssilla' annetaan korkean tason koulutusta nuorille tutkijoille. Opetusta antavat kansainvälisesti tunnustetut tutkijat. Kurssilla käsitellään tieteen erityisaiheita ja sillä on selvä ohjelma. Eurooppalainen kesäkurssi kestää tavallisesti enintään kaksi viikkoa ja siinä on tavallisesti enintään 80 osanottajaa. Kurssi järjestetään yleensä sisäoppilaitoksen tyyliin. Tiloissa on tarvittava infrastruktuuri ja siellä on helppo solmia tuttavuuksia ja käydä tieteellisiä keskusteluja, erityisesti nuoret tutkijat voivat tutustua toisiinsa ja luennoijiin. Eurooppalainen kesäkurssi voidaan järjestää mihin tahansa aikaan vuodesta. EuroLab-kurssi on syventävää koulutusta, joka järjestetään yliopistoissa, tutkimuslaitoksissa, tiedekeskuksissa tai teollisuuslaitosten laboratorioissa ja jossa painotetaan käytännön tekniikoita ja tehdään paljon varsinaista laboratorio- tai kenttätyötä. Kurssitettavat ovat tutkijoita, jotka saavat tilaisuuden oppia laitoksen tarjoamia erityisiä tutkimustekniikoita ja -menetelmiä. Luennoijina voivat toimia kurssin järjestävän laitoksen henkilökunta, mutta myös laitoksen ulkopuoliset, esimerkiksi teollisuuslaitoksissa toimivat tutkijat ja asiantuntijat. EuroLab-kurssi kestää tavallisesti enintään kaksi viikkoa ja kurssilla on tavallisesti enintään 30 osanottajaa luennoijat mukaan luettuna. 2 EYVL L 26, 1.2.1999, s. 46. 3 EYVL L 122, 12.5.1999, s. 9. --7

'Eurooppalainen työpaja' on pieni, tavallisesti enintään kaksi viikkoa kestävä tapaaminen, jossa on tavallisesti 30 osanottajaa erittäin dynaamisilta tieteenaloilta ja jossa on tarkoitus analysoida uusimpia tutkimustuloksia sekä keskustella tulevasta kehityksestä ja suunnitella sitä. Suurin osa osallistujista on tutkijoita, jotka ovat julkaisseet uusimmat johtavat artikkelit kyseiseltä alalta. Tulosten levittäminen on tämän tapaamistyypin olennaisia piirteitä. Tarkoituksena on, että koko tiedeyhteisö hyötyy korkean tason pohdinnasta ja tapaamisen aikana kehittyneistä näkemyksistä. Suurten konferenssien tukea myönnetään ainoastaan nuorten tutkijoiden osallistumisen tukemiseen, kun tapahtuman osanottajamäärä on yli 100. Jotta koulutusaspekti olisi voimakas, näiden nuorten tutkijoiden on oltava tapahtumassa aktiivisia ja vähintään esitettävä tutkimustuloksiaan. Eurooppalaiset PhD-tapaamiset ovat muuten samanlaisia kuin eurooppalaiset konferenssit, mutta niiden järjestäjät ovat nuoria tutkijoita ja niihin voivat osallistua vain nuoret tutkijat, ts. koordinoijan, paikallisten järjestäjien, tiedekomitean, kutsuttujen pääpuhujien ja muiden osallistuvien tutkijoiden on oltava nuoria tutkijoita. Eurooppalaisten PhD-tapaamisten tavoitteena on mm. antaa nuorille tutkijoille tilaisuus saada kokemusta tieteellisten konferenssien järjestämisestä sekä tilaisuus keskustella ja kehittää radikaaleja uusia ideoita ilman mitään tieteellistä ennakkosuuntautumista kansainvälisessä ilmapiirissä. Eurooppalaisten PhD-tapaamisten (tämän artiklan 12 kohdassa määritellyn) tiedekomitean ei tarvitse välttämättä koostua kansainvälisesti tunnustetuista tutkijoista. Eurotron-konferenssit (elektroniset eurooppalaiset konferenssit) ovat muuten samanlaisia kuin tavalliset eurooppalaiset konferenssit, mutta tapaaminen tapahtuu kyberavaruudessa. Osanottajat pysyvät kotonaan ja tapaavat virtuaaliympäristössä toisiinsa yhteydessä olevien tietokoneiden välityksellä. 8. Konferenssihankkeella tarkoitetaan kaikkea tämän sopimuksen liitteessä I tarkoitettua työtä. Siitä käytetään nimitystä hanke kaikkialla tässä sopimuksessa. 9. Tapahtumalla tarkoitetaan yhtä tämän artiklan 7 kohdassa kuvatuista varsinaisista tapaamisista. Tapahtumien lukumäärä ja niitä koskevat ehdot määritellään liitteessä I. 10. Hankkeen koordinoijalla' tarkoitetaan tutkijaa, joka vastaa kaikista tieteellisistä näkökohdista ja on konferenssin pääasiallinen järjestäjä. Hän on ainoa yhteyshenkilö ehdotusta koskevassa komission kanssa käytävässä kirjeenvaihdossa ja yleensä myös sopimusta koskevassa kirjeenvaihdossa, jos ehdotus valitaan. 11. 'Paikalliset järjestäjät' edustavat koordinoijaa tapahtuman järjestämispaikoissa ja auttavat useiden tapahtumien järjestämistä eri paikoissa. Paikallisten järjestäjien nimeäminen ei ole pakollista, ja sopimuspuoli voi tehdä tämän työn itse. 12. Tiedekomitea on elin, joka neuvoo sopimuspuolta ja/tai koordinoijaa kaikissa hankkeen tieteellisissä kysymyksissä. Sen jäsenten on oltava konferenssin alalla kansainvälisesti tunnettuja tutkijoita. 13. 'Kutsutut pääpuhujat' ovat kyseisen alan kansainvälisesti tunnettuja asiantuntijoita, jotka kutsutaan tapahtumaan pitämään tapahtumalle suuntaa antava esitys tai luento. Tällainen esitys on tieteelliseltä laadultaan ja ulottuvuudeltaan selvästi tavanomaisia esityksiä korkeatasoisempi. 14. Nuoret tutkijat ovat tutkijoita, joiden ikä on enintään 35 vuotta kyseisen tapahtuman järjestämisajankohtana. Poikkeuksena tähän vakiosääntöön nuoret tutkijat, jotka toimivat järjestäjinä tai ovat kutsuttuja pääpuhujia, voivat käyttää iänmäärityspäivänä sitä päivää, jona ehdotuksen on saavuttava komissioon. Huomioon voidaan ottaa myös pakollinen sotilas- tai siviilipalvelu --8

(tosiasiallinen sotilas- tai siviilipalvelussa vietetty aika) ja lastenhoito (enintään 2 kotona vietettyä vuotta lasta kohti). 15. Muilla osallistuvilla tutkijoilla tarkoitetaan muita tutkijoita kuin koordinaattoria, paikallista järjestäjää, tiedekomiteaa, kutsuttuja pääpuhujia tai nuoria tutkijoita. 16. 'Hankkeen alkamispäivällä' tarkoitetaan tämän sopimuksen 2 artiklan 1 kohdassa mainittua päivää. 17. Hankkeen kestolla tarkoitetaan hankkeen suoritukseen käytettyä aikaa siten kuin se määritellään tämän sopimuksen 2 artiklan 1 kohdassa. 18. 'Hankkeen päättymispäivällä' tarkoitetaan tämän sopimuksen 2 artiklan 2 kohdan 2 alakohdassa mainittua päivää. 19. Hankkeen suoritteilla tarkoitetaan tämän sopimuksen ja tämän liitteen 4 artiklassa mainittuja raportteja ja kustannusselvityksiä sekä kaikkea muuta aineistoa, joka on määritelty hankkeen suoritteeksi tämän sopimuksen liitteessä I. 20. Assosioituneella valtiolla tarkoitetaan valtiota, joka on osapuolena yhteisön kanssa erityisesti Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 170 artiklan nojalla tehdyssä kansainvälisessä sopimuksessa, jonka mukaan kyseinen valtio osallistuu viidennen puiteohjelman rahoittamiseen. 21. Kolmannella maalla tarkoitetaan maata, joka ei ole jäsenvaltio tai assosioitunut valtio. 22. Hallintasuhteen muutoksella tarkoitetaan mitä tahansa asetuksen 5 artiklan 1 kohdan 3 alakohdassa tarkoitettua muutosta sopimuspuoleen kohdistuvassa määräysvallassa. Hallintasuhde voi perustua: - sopimuspuolen osake-enemmistön suoraan tai välilliseen hallintaan tai sopimuspuolen osakkeenomistajien tai osakkaiden äänienemmistöön tai - sopimuspuoleen kohdistuvaan suoraan tai epäsuoraan, tosiasialliseen tai juridiseen päätäntävaltaan. 23. 'Ylivoimaisella esteellä' tarkoitetaan odottamatonta ja ylitsepääsemätöntä estettä, joka vaikuttaa yhden tai useamman sopimuspuolen kykyyn toteuttaa hanke. 24. 'Yhteisön etujen' määrittelyssä otetaan erityisesti huomioon - yhteisön teollisuuden kansainvälisen kilpailukyvyn vahvistamisen tavoite - tavoite luoda sopivia kannustimia työllisyyden ylläpitämiseen ja uusien työpaikkojen luomiseen yhteisössä - kestävän kehityksen tavoite ja pyrkimys kohentaa elämänlaatua yhteisössä - sellaisten muiden yhteisön politiikkojen asettamat vaatimukset, joita tuetaan epäsuorilla TTKtoimilla - yhteisön ja kolmansien maiden tai kansainvälisten järjestöjen väliset tieteellistä ja teknistä yhteistyötä koskevat sopimukset. 25. 'Tietämyksellä' tarkoitetaan Euroopan yhteisön tutkimusta, teknologista kehittämistä ja esittelyä tarkoittavia toimia koskevasta viidennestä puiteohjelmasta (1998 2002) jäljempänä 'viides --9

puiteohjelma') 22. joulukuuta 1998 tehtyyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätökseen N:o 182/1999/EY 4 perustuvan hankkeen tuloksia, mukaan luettuna tieto, sekä tekijänoikeuksia ja oikeuksia, jotka johtuvat patentin, mallioikeuden, kasvilajikkeen suojan tai näitä täydentävän todistuksen tai muun samankaltaisen suojan hakemisesta tai myöntämisestä. 26. Aikaisemmalla taitotiedolla tarkoitetaan tietoa, joka ei kuulu tietämykseen ja joka on sopimuspuolen hallussa ennen sopimuksen tekemistä tai joka hankitaan rinnan sopimuksen tekemisen kanssa ja joka on tarpeen hankkeen toteuttamiseksi, sekä tekijänoikeuksia ja tietämykseen liittyviä oikeuksia, jotka johtuvat patentin, mallioikeuden, kasvilajikkeen suojan tai näitä täydentävän todistuksen tai muun samankaltaisen suojan hakemisesta tai myöntämisestä. 27. 'Hyödyntämisellä' tarkoitetaan tietämyksen suoraa tai välillistä soveltamista tutkimustoiminnassa tai sen soveltamista käyttöä varten. 28. 'Käytöllä' tarkoitetaan tietämyksen suoraa tai epäsuoraa soveltamista tuotteen tai menetelmän luomiseksi ja saattamiseksi markkinoille tai palvelun luomiseksi ja tarjoamiseksi. 29. 'Levityksellä' tarkoitetaan tietämyksen luovuttamista tieteellistä ja teknistä kehitystä edistävään tarkoitukseen millä tahansa sopivalla tavalla, ei kuitenkaan aineiston julkaisemista tietämyksen suojaamiseksi tarvittavien muodollisuuksien täyttämiseksi. 30. Oikeutetulla edulla tarkoitetaan sopimuspuolen etua, erityisesti kaupallista etua, johon voidaan vedota tässä liitteessä tarkoitetuissa tapauksissa, jos sopimuspuoli osoittaa, että kyseisen edun rajoittaminen voi kyseisissä olosuhteissa aiheuttaa tarkkaan määriteltyä ja kohtuutonta vahinkoa, kun otetaan huomioon sen määräyksen tavoitteet, johon sopimuspuoli vetoaa. 31. Tukikelpoisilla kustannuksilla tarkoitetaan tämän liitteen 13 artiklassa lueteltuja kustannuksia, jotka täyttävät tämän liitteen 12 artiklassa luetellut ehdot. 2 artikla Hankkeen hallinnointi ja sopimuspuolen asema 1 Sopimuspuoli a) sopii asianmukaisista järjestelyistä, jotta tämän sopimuksen liitteen I nojalla tehtävä työ voidaan suorittaa asianmukaisesti. Sitä varten se nimeää tämän liitteen 1 artiklan 10 kohdassa tarkoitetun koordinoijan ja tarvittaessa 11 kohdassa tarkoitettuja paikallisia järjestäjiä. Koordinoija ohjaa työskentelyä ja varmistaa, että kaikki työtehtävät hoidetaan asianmukaisesti b) ilmoittaa komissiolle tietämistään tapahtumista, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi hankkeeseen, mukaan luettuina tämän kohdan a alakohdassa mainitun henkilön muuttuminen, hallintasuhteen muutos ja seikat, jotka vaikuttavat päätöksen 3 12 artiklassa tarkoitettuihin osallistumisehtoihin c) säilyttää mahdollisten alihankintasopimusten asianmukaisesti allekirjoitetut alkuperäiskappaleet d) toimittaa komissiolle vähintään kolme kuukautta ennen kutakin tapahtumaa luonnoksen tapahtuman lopulliseksi ohjelmaksi; luonnoksessa mainitaan tämän liitteen 1 artiklan 13 kohdassa tarkoitettujen kutsuttujen pääpuhujien nimet e) varmistaa, että enintään kolmasosa kaikista tapahtuman osanottajista on saman maan kansalaisia 4 EYVL L 26, 1.2.1999, s. 1. --10

f) toimittaa komissiolle tämän sopimuksen ja tämän liitteen 4 artiklassa tarkoitetut raportit sekä mahdolliset kustannusselvitykset. Se toimittaa komissiolle myös hankkeen muut suoritteet, jollei liitteessä I määrätä toisin g) osallistuu sitä koskeviin hankkeen valvonta-, seuranta- ja arviointikokouksiin h) toimittaa komissiolle sen pyytämät yksityiskohtaiset tiedot tämän sopimuksen asianmukaista hallinnointia varten i) ilmoittaa komissiolle liitteen I taulukoissa F 1 ja F 2 esitettyjen määrärahojen siirroista tapahtumien välillä ja menoluokkien välillä tämän liitteen 12 artiklan 5 kohdassa määrättyjen edellytysten mukaisesti. 2. Edellä 1 kohdan g alakohdassa tarkoitetuissa kokouksissa komissiota voivat avustaa riippumattomat asiantuntijat. Komissio toteuttaa tarvittavat järjestelyt sen varmistamiseksi, että nämä asiantuntijat käsittelevät saamiaan tietoja luottamuksellisina. Komissio ilmoittaa etukäteen kokouksiin osallistuvien asiantuntijoiden nimet. Jos sopimuspuoli vastustaa kyseisten henkilöiden osallistumista oikeutettujen etujen perusteella, komissio ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin. 3 artikla Yhteisön rahoitusosuus 1. Yhteisön rahoitusosuus maksetaan seuraavasti: a) Ensimmäinen ennakkomaksu maksetaan 60 päivän kuluessa viimeisen tämän sopimuksen osapuolista viimeisenä allekirjoittavan allekirjoituksen päivämäärästä. Ennakkomaksu on korkeintaan 80 % EY:n kokonaistuesta jaettuna tapahtumien lukumäärällä (N), ts. 1/N x 80 % EY:n rahoitusosuudesta. b) Jos hankkeeseen kuuluu vain yksi tapahtuma, ei muita maksuja suoriteta ennen loppusuoritusta. Jos hankkeeseen kuulu useita tapahtumia, maksetaan jaksottaisia maksueriä joista kunkin määrä on korkeintaan 80 % EY:n kokonaistuesta jaettuna tapahtumien lukumäärällä (N), ts. 1/N x 80 % EY:n rahoitusosuudesta, 60 päivän kuluessa siitä päivästä, jona komissio on hyväksynyt tai sen katsotaan tämän liitteen 4 artiklan 3 kohdan nojalla hyväksyneen kyseistä tapahtumaa koskevan raportin ja siihen liittyvän kustannusselvityksen. Ensimmäisen ennakkomaksun ja jaksottaisten maksuerien yhteismäärä ei saa ylittää tämän sopimuksen 3 artiklan 3 kohdassa mainittua rahoitusosuuden enimmäismäärää vähennettynä takuusummalla, joka on 20 % rahoitusosuuden enimmäismäärästä. c) Yhteisön rahoitusosuuden viimeinen erä maksetaan 60 päivän kuluessa siitä päivästä, jona komissio on hyväksynyt tai sen katsotaan tämän liitteen 4 artiklan 3 kohdan nojalla hyväksyneen loppuraportin ja siihen mahdollisesti liittyvän kustannusselvityksen sekä muut sopimuksessa edellytetyt suoritteet. Edellä ensimmäisen alakohdan a c alakohdassa tarkoitetut maksusuoritukset katsotaan maksetuiksi sinä päivänä, jona komission pankkitiliä veloitetaan. Komissio voi milloin tahansa keskeyttää ensimmäisen alakohdan b ja c alakohdassa tarkoitetun 60 vuorokauden määräajan ilmoittamalla sopimuspuolelle katsovansa tarpeelliseksi tehdä täydentäviä tarkastuksia. Määräajan kuluminen jatkuu välittömästi komission saatettua täydentävät tarkastukset päätökseen. Maksun eräännyttyä sopimuspuoli voi kahden kuukauden kuluessa myöhästyneen maksusuorituksen vastaanottamisesta vaatia viivästyskorkoa, joka on Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaation korko sen kuukauden ensimmäisenä päivänä, jona määräaika on kulunut umpeen, korotettuna 1,5 --11

prosenttiyksiköllä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kolmannen alakohdan määräysten soveltamista. Korko lasketaan ajanjaksolta, joka alkaa määräajan päättymistä seuraavana päivänä ja päättyy maksun tosiasiallisena suorittamispäivänä. 2. Jos komissio epäilee sopimuspuolen syyllistyneen väärinkäytöksiin tai vakaviin talousrikkomuksiin, se voi keskeyttää maksujen suorittamisen. Sopimuspuoleen kohdistuvat sopimusvelvoitteet pysyvät voimassa. 3. Jollei tämän liitteen 15 artiklasta muuta johdu, kaikki maksuerät katsotaan ennakkomaksuiksi hankkeen viimeisen suoritteen hyväksymiseen asti. 4. Jos yhteisön rahoitusosuus mahdolliset mukautukset myös tämän liitteen 15 artiklassa tarkoitetusta tilintarkastuksesta johtuvat mukaan luettuina jää 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuja maksuja pienemmäksi, sopimuspuoli palauttaa erotuksen euroina siihen määräpäivään mennessä, jonka komissio ilmoittaa palauttamista koskevassa kehotuksessa. Kehotus lähetetään saantitodistuslähetyksenä. Jos sopimuspuoli ei palauta kyseistä summaa komission asettamassa määräajassa, siihen lisätään viivästyskorko, joka on Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaation korko sen kuukauden ensimmäisenä päivänä, jona komission asettama määräaika on kulunut umpeen, korotettuna 1,5 prosenttiyksiköllä, paitsi jos korkoa peritään tämän sopimuksen jonkin muun määräyksen nojalla. Korko lasketaan ajanjaksolta, joka alkaa määräajan päättymistä seuraavana päivänä ja päättyy maksun vastaanottopäivänä. Yhteisölle kuuluvien varojen palauttamisesta syntyvät pankkikulut ovat yksinomaan kyseisen sopimuspuolen vastattavia. Komission perintäpäätös, josta on ilmoitettu sopimuspuolelle, joka on velkaa palautettavan summan, on Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 256 artiklan mukainen täytäntöönpanokelpoinen päätös. Komissio voi päättää toteuttaa yhteisölle kuuluvien varojen palauttamisen vähentämällä ne mistä tahansa varoista, jotka yhteisö on velkaa sopimuspuolelle. 5. Sopimuksen päättymispäivän tai sopimuksen purkamisen tai irtisanomisen jälkeen komissio tapauksesta riippuen joko voi vaatia tai vaatii sopimuspuolta tämän liitteen 15 artiklan mukaisesti palauttamaan tälle maksetun yhteisön rahoitusosuuden kokonaisuudessaan, jos tarkastuksen yhteydessä on todettu väärinkäytöksiä tai vakavia talousrikkomuksia. Palautettavaan summaan lisätään korko, joka on 2 prosenttiyksikköä suurempi kuin Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaation korko sen kuukauden ensimmäisenä päivänä, jona kyseinen sopimuspuoli on vastaanottanut varat. Korko lasketaan varojen vastaanottamisen ja niiden palauttamisen väliselle ajanjaksolle. 4 artikla Hankkeen suoritteiden toimittaminen 1. Raporteista sovitaan seuraavaa: a) Seuraavat raportit toimitetaan komission hyväksyttäväksi: (i) tapahtumia koskevat raportit, joissa tarkastellaan kutakin toteutettua tapahtumaa (ii) julkaisut, siten kuin ne on määritelty tämän sopimuksen liitteessä I (iii) loppuraportti, jossa tarkastellaan kaikkea tehtyä työtä, tavoitteita, tuloksia ja johtopäätöksiä ja johon sisältyy yhteenveto kaikista näistä eri tekijöistä. --12

b) Raportit laaditaan komission ohjeiden mukaisesti. Julkaistavien raporttien laadun on oltava riittävä, jotta ne voidaan jäljentää sellaisenaan. 2. Kustannusselvityksistä ja osallistumismaksuja koskevista ilmoituksista sovitaan seuraavaa: a) Seuraavat asiakirjat toimitetaan komissiolle hyväksymistä varten: i) tapahtumaa koskeva kustannusselvitys, joka liitetään kuhunkin tämän artiklan 1 kohdan a alakohdan i alakohdassa tarkoitettuun tapahtumaa koskevaan raporttiin ii) kappale tämän liitteen E-3 osassa olevaa kaavaketta liitettynä kutakin tapahtumaa koskevaan raporttiin ja varustettuna jokaisen sellaisen tutkijan alkuperäisellä allekirjoituksella, jonka osallistumiskustannukset laskutetaan Euroopan yhteisöltä iii) lopullinen kustannusselvitys (tarvittaessa), joka liitetään tämän artiklan 1 kohdan a alakohdan iii alakohdassa tarkoitettuun loppuraporttiin. Lopullinen kustannusselvitys (tarvittaessa) kattaa tämän artiklan 3 kohdan 2 alakohdassa määritellyn ajanjakson. b) Kustannusselvitykset laaditaan euroissa ja sopimuspuolen kirjanpitovaluutassa. Kustannusselvityksiin ja niihin liittyviin maksuihin sovelletaan muunto- ja vaihtokursseja, jotka komissio on julkaissut talousarvion täytäntöönpanoa varten ja jotka ovat voimassa kustannusselvityksen kattaman ajanjakson päättymistä seuraavan kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä. Kustannusselvityksen laatimisajankohdan ja selvitystä vastaavan maksun vastaanottamisen välisiä kurssivoittoja tai -tappioita ei oteta huomioon. c) Raportit laaditaan komission antamien ohjeiden mukaisesti. 3. Sopimuspuoli toimittaa komissiolle tapahtumia koskevat raportit, niihin liittyvät kustannusselvitykset ja ilmoitukset osallistumismaksuista sekä mahdolliset liitteessä I julkaisuiksi määritellyt julkaisut kolmen kuukauden kuluessa kustakin tapahtumasta. Loppuraportti sekä tarvittaessa viimeistä tapahtumaa seuraavan ajanjakson (jäljempänä 'loppuajanjakso') kattava lopullinen kustannusselvitys toimitetaan komissiolle kolmen kuukauden kuluessa hankkeen loppuun saattamisesta. Jos komissio ei esitä asiaa koskevia huomautuksia, hankkeen suoritteet katsotaan hyväksytyiksi kahden kuukauden kuluttua niiden vastaanottamisesta. 4. Jos komissiolle ei toimiteta kustannusselvitystä, tapahtumaa koskevaa raporttia tai hankkeen muuta suoritetta tämän artiklan 3 kohdassa tai tapauksen mukaan liitteessä I määritetyssä määräajassa, komissiolla on oikeus pidättää osa yhteisön rahoitusosuudesta tai erityistapauksissa koko rahoitusosuus seuraavan kustannusselvityksen kattamaan ajanjaksoon asti. Komissio voi päättää jättää suorittamatta viimeisen jakson kustannusten korvauksen, ellei sille toimiteta edellä 3 kohdassa määritetyssä määräajassa seuraavia asiakirjoja: - mahdolliset viimeisen jakson kustannusselvitykset - loppuraportti (-raportit) ja mahdolliset tämän sopimuksen liitteessä I julkaisuiksi määritellyt julkaisut tai hankkeen muut suoritteet. Maksusta voidaan pidättyä kuukauden kuluttua siitä, kun komissio on lähettänyt kirjallisen ilmoituksen, jossa se toteaa, ettei mainittua selvitystä ole saatu. --13

5. Hankkeista, joihin kuuluu vain yksi tapahtuma, ei tarvitse toimittaa tapahtumaa koskevaa raporttia ja tapahtumaa koskevaa kustannusselvitystä, jos sopimuspuoli toimittaa loppuraportin ja lopullisen kustannusselvityksen kolmen kuukauden kuluessa tapahtumasta. 5 artikla - Alihankintasopimukset 1. Sopimuspuoli voi tehdä alihankintasopimuksia, jos se on työn suorittamisen kannalta tarpeen. Elleivät tämän sopimuksen liitteen I määräykset ole riittävän yksityiskohtaisia, komission kirjallinen etukäteissuostumus vaaditaan seuraavissa tapauksissa: (a) kun sopimuspuolen tekemien alihankintasopimusten yhteenlaskettu arvo ylittää 20 % sen arvioiduista tukikelpoisista kustannuksista tai (b) kun alihankkija on sijoittautunut kolmanteen maahan. Jos komissio ei esitä huomautuksia kahden kuukauden kuluessa siitä, kun se on saanut sopimuspuolen toimittaman hakemuksen, hakemus katsotaan hyväksytyksi. 2. Sopimuspuoli huolehtii siitä, että alihankintasopimuksiin sisällytetään alihankkijan velvoite - mainita laskuissa hankkeen viite ja eritellä veloituksen kohteena oleva palvelu tai toimitus yksityiskohtaisesti - suostua tämän liitteen 15 ja 16 artiklassa tarkoitettuihin tarkastuksiin. 6 artikla Vastuu 1. Sopimuspuolten keskinäiseen vastuuseen tämän sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvistä menetyksistä, vahingoista ja kaikenlaisesta haitasta sovelletaan tämän sopimuksen 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua lainsäädäntöä. 2. Sopimuspuoli ryhtyy tarpeellisiin ja kohtuullisiin toimenpiteisiin tehtävien suorittamiseksi. Sopimuspuolet sopivat keskenään ylivoimaisen esteen sattuessa tarvittavista toimenpiteistä. Sopimuspuolet sopivat nimenomaisesti, että mitkään tämän sopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi käytetyn tuotteen tai palvelun viat, joilla on vaikutusta mainittujen velvoitteiden täyttämiseen, myös vuosituhannen vaihtumisesta johtuvat tai siihen liittyvät tuotteiden tai palveluiden toimintahäiriöt, eivät muodosta ylivoimaista estettä. 3. Yhteisö ei vastaa sopimuspuolen toimista tai laiminlyönneistä, jotka liittyvät tämän sopimuksen velvoitteiden täyttämiseen. Se ei vastaa hankkeen tuloksena syntyvän tietämyksen pohjalta kehitettyjen tuotteiden tai palvelujen mahdollisista vioista eikä erityisesti vuosituhannen vaihtumisesta johtuvista tai siihen liittyvistä mainittujen tuotteiden tai palvelujen toimintahäiriöistä. 4. Sopimuspuoli takaa yhteisölle kattavasti ja sitoutuu korvaamaan tälle kustannukset, jotka syntyvät vahingonkorvausvaateista tai menettelyistä, jotka kolmas osapuoli esittää tai käynnistää sellaisen vahingon seurauksena, joka johtuu joko sopimuspuolen toimista tai laiminlyönneistä tämän sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä tai hankkeen tietämyksen pohjalta mahdollisesti luoduista tuotteista tai palveluista, siltä osin kuin sopimuspuoli on sen aiheuttanut tai on vastuussa kyseisestä menetyksestä tai vahingosta. --14

Jos kolmas osapuoli ryhtyy yhteisöä vastaan toimiin, jotka liittyvät tämän sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimuspuolen on avustettava yhteisöä. 5. Jos kolmas osapuoli ryhtyy sopimuspuolta vastaan toimiin, jotka liittyvät tämän sopimuksen toimeenpanoon, komissio voi avustaa tätä kirjallisesta pyynnöstä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 1 kohdan soveltamista. Kyseinen sopimuspuoli vastaa komissiolle tästä koituvista kustannuksista. 7 artikla Sopimussuhteen päättyminen 1. Komissio voi irtisanoa sopimuksen a) sellaisten tärkeiden teknisten tai taloudellisten syiden vuoksi, jotka vaikuttavat olennaisesti hankkeeseen (esimerkiksi kun ylivoimaisen esteen takia keskeytyneen hankkeen jatkaminen osoittautuu mahdottomaksi) b) jos hankkeen tulosten hyödyntämiseen liittyvät mahdollisuudet ovat merkittävästi vähentyneet. Komissio ilmoittaa saantitodistuslähetyksellä sopimuksen irtisanomisajan, joka on enintään kuukausi kirjeen vastaanottamisesta. 2. Komissio ei vastusta sopimuksen irtisanomista 1 kohdassa mainituista syistä, jos sopimuspuoli esittää asiaa koskevan kirjallisen pyynnön. Sopimuksen irtisanominen tulee voimaan - saantitodistuslähetyksenä lähetettävän komission hyväksymisilmoituksen päivämääränä - kuukauden kuluessa irtisanomisilmoituksen vastaanottamisesta, ellei komissio siihen mennessä ole esittänyt kirjallisesti huomautuksia. 3. Komissio voi purkaa välittömästi tämän sopimuksen saantitodistuslähetyksenä toimitettavan kirjeen vastaanottopäivästä alkaen a) jos sopimuspuoli ei ole täyttänyt kaikkia sopimusvelvoitteitaan eikä ole komission kirjallisen pyynnön jälkeen edelleenkään täyttänyt velvoitteitaan kuukauden kuluessa b) kun sopimuspuoleen kohdistuvat hallintasuhteen muutokset saattavat vaikuttaa merkittävästi hankkeeseen tai yhteisön etuun c) jos sopimuspuoli on vararikossa, selvitystilassa, päättää toimintansa, on velka- tai yrityssaneerauksessa tai sopinut akordista velkojien kanssa tai on keskeyttänyt toimintansa taikka on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön tai sääntelyyn perustuvan ja vastaavaan lopputulokseen johtavan menettelyn alainen d) jos havaitaan vakavia talousrikkomuksia. 4. Komissio purkaa välittömästi tämän sopimuksen saantitodistuslähetyksenä toimitettavan kirjeen vastaanottopäivästä alkaen a) jos päätöksen 3 12 artiklan mukaiset hankkeeseen osallistumista koskevat ehdot eivät enää täyty, paitsi jos komissio pitää hanketta välttämättömänä erityisohjelman toteutuksen kannalta b) jos sopimuspuoli on antanut harhaanjohtavia selvityksiä, joista se on vastuussa, tai on tarkoituksella syyllistynyt laiminlyönteihin saadakseen yhteisön rahoitusosuuden tai muun tähän sopimukseen perustuvan etuisuuden. --15

5. Sopimuspuoli ryhtyy toimenpiteisiin sitoumustensa perumiseksi tai pienentämiseksi heti saatuaan komission ilmoituksen sopimussuhteen päättymisestä. Jos sopimussuhde päättyy tämän artiklan 1 kohdan tai 2 kohdan nojalla, yhteisön rahoitusosuus kattaa komission hyväksymiin hankkeen suoritteisiin liittyvät tukikelpoiset kustannukset sekä ennen edellä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivämäärää syntyneet tukikelpoiset kustannukset, joiden osalta sopimuspuoli on ollut hyvässä uskossa. Jos sopimussuhteen päättyy a) tämän artiklan 2 kohdan taikka 3 kohdan b tai d alakohdan nojalla, komissio voi vaatia yhteisön rahoitusosuuden palauttamista kokonaan tai osittain ottaen huomioon suoritetun työn luonteen ja tulokset sekä niiden hyödyllisyyden yhteisön näkökulmasta kyseisessä erityisohjelmassa b) 3 kohdan c alakohdan tai 4 kohdan a alakohdan nojalla, yhteisön rahoitusosuus kattaa ainoastaan komission hyväksymiin hankkeen suoritteisiin liittyvät tukikelpoiset kustannukset, jotka ovat syntyneet ennen sopimuksen päättymiseen johtaneen tapahtuman päivämäärää, sekä kyseisen päivämäärän jälkeen mutta ennen ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivämäärää syntyneet tukikelpoiset kustannukset, joiden osalta sopimuspuoli on ollut hyvässä uskossa c) 3 kohdan a tai e alakohdan taikka 4 kohdan b alakohdan nojalla, komissio voi vaatia yhteisön rahoitusosuuden palauttamista kokonaan tai osittain. Palautettavaan summaan lisätään korko, joka on 2 prosenttiyksikköä suurempi kuin Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaation korko sen kuukauden ensimmäisenä päivänä, jona kyseinen sopimuspuoli on vastaanottanut varat. Korko lasketaan varojen vastaanottamisen ja niiden palauttamisen väliselle ajanjaksolle. 6. Seuraavat määräykset jäävät voimaan huolimatta sopimussuhteen päättymisestä niissä mahdollisesti määrätyin rajoituksin: - tämän sopimuksen 5, 6 ja 8 artikla - tämän liitteen 3 artiklan 4 ja 5 kohta, 6 artikla, 9 11 artikla sekä 14 ja 15 artikla. Sopimuspuoli on velvollinen toimittamaan hankkeen suoritteet, jotka liittyvät ennen sopimuksen päättymistä tehtyihin töihin. --16

B OSA: HENKISTÄ JA TEOLLISTA OMAISUUTTA, JULKISUUTTA JA LUOTTAMUKSELLISUUTTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET 8 artikla - Tietämyksen omistusoikeus Sopimuspuoli antaa komissiolle pyynnöstä ja ilman rojaltia peruuttamattoman oikeuden kääntää, jäljentää, käyttää, julkaista ja jakaa hankkeen yhteydessä tuotettuja asiakirjoja riippumatta niiden tallennusmuodosta. 9 artikla Tietämyksen levitys Komissio huolehtii siitä, että sopimuspuoli levittää levitykseen soveltuvaa tietämystä kaikin soveltuvin keinoin. Tarvittaessa komissio huolehtii itse kyseisen tietämyksen levityksestä. Sopimuspuoli sopii komission kanssa edellytyksistä tietämyksen levittämiseksi kohtuullisen ajanjakson kuluessa ottaen huomioon teollis- ja tekijänoikeuksien kunnioittamisen, luottamuksellisuuden sekä nopean levityksen tuoman hyödyn ja sopimuspuolen oikeutetut edut. 10 artikla - Julkisuus 1. Komissio voi julkaista kaikin soveltuvin keinoin ja niin kauan kuin se katsoo tarpeelliseksi loppuraporttiin sisältyviä yleisiä tietoja, jotka koskevat hankkeen tavoitteita, arvioituja kokonaiskustannuksia, kestoa ja edistymistä sekä yhteisön rahoitusosuutta ja loppuraportissa selostettua tietämystä. Sopimuspuolen virallinen nimi sekä työn suorittavien paikallisten järjestäjien nimet julkaistaan myös, elleivät kyseiset tahot ole etukäteen vastustaneet tätä pakottavien oikeutettujen etujen nojalla. Jos ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut toimenpiteet edellyttävät komission tai sen valtuuttamien edustajien pääsyä sopimuspuolen toimitiloihin, viimeksi mainittu voi evätä pääsyn oikeutettujen etujen nojalla. 2. Kaikissa hankkeen edistymistä tai tietämystä koskevissa tiedotteissa tai julkaisuissa, jotka julkaistaan missä tahansa muodossa tai minkä tahansa median välityksellä (Internet mukaan luettuna), - on seuraava maininta: "Hanke on saanut tukea Euroopan komissiolta (Tutkimuksen pääosasto, tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma, korkean tason tieteelliset tapaamiset)", jota seuraa sopimuksen numero ja - jos aineiston on laatinut sopimuspuoli, mainitaan, että aineistosta vastaa ainoastaan sen laatija, että se ei edusta yhteisön kantaa ja että yhteisö ei ole vastuussa tiedotteeseen tai julkaisuun sisältyvien tietojen mahdollisesta käytöstä. Jos EY:n rahoitusosuus on vähintään yksi kolmasosa tapahtuman kokonaisbudjetista, tapahtuman nimessä on oltava yksi seuraavista eurooppalaisuuden osoittavista merkinnöistä: eurooppalainen konferenssi, eurooppalainen kesäkurssi, EuroLab-kurssi, eurooppalainen työpaja, eurooppalainen PhD-tapaaminen tai Eurotron-konferenssi. Eurooppalaisuuden osoittavaa merkintää ei tarvita suurten konferenssien nimissä. Lisäksi seuraavalla rivillä tapahtuman nimen jälkeen on oltava maininta: "Hanke on saanut tukea Euroopan komissiolta (Tutkimuksen pääosasto, tutkijavoimavaroja koskeva ohjelma, korkean tason tieteelliset tapaamiset)", jota seuraa sopimuksen numero. --17

Jos EY:n rahoitusosuus on enintään yksi kolmasosa tapahtumien kokonaisbudjetista, riittää, että seuraavalla rivillä tapahtuman nimen jälkeen on maininta: "Hanke on saanut tukea Euroopan komissiolta (Tutkimuksen pääosasto, tutkijavoimavaroja koskevaan ohjelma, korkean tason tieteelliset tapaamiset)", jota seuraa sopimuksen numero. Jos tarkoitus on käyttää Euroopan yhteisön tunnusta, noudatetaan voimassa olevia etenkin graafista esitystä koskevia komission sääntöjä. 11 artikla Luottamuksellisuus 1. Komissio ja sopimuspuoli pitävät luottamuksellisina tiedot, tietämyksen, aikaisemman taitotiedon ja asiakirjat, jotka on ilmoitettu tai luovutettu niille luottamuksellisesti tai joiden ilmaiseminen ulkopuolisille saattaisi olla haitallista jommallekummalle osapuolelle, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän liitteen 9 ja 10 artiklan ja muiden tämän sopimuksen mukaisten velvoitteiden soveltamista. Salassapitovelvollisuus lakkaa olemasta voimassa - kun näiden tietojen, tietämyksen, aikaisemman taitotiedon ja asiakirjojen sisältö tulee yleisön saataville laillisesti sellaisen tämän sopimuksen piiriin kuulumattoman työn tai toiminnan yhteydessä, joka ei perustu tämän sopimuksen kattamiin toimenpiteisiin - kun tiedot, tietämys, aikaisempi taitotieto ja asiakirjat luovutetaan ilman salassapitovelvollisuutta tai kun ne luovuttanut osapuoli myöhemmin luopuu salassapitovelvollisuudesta. 2. Kun tämän sopimuksen perusteella luovutetaan 1 kohdassa tarkoitettua tietoa, tietämystä, taustaaineistoa tai asiakirjoja, komission ja sopimuspuolen on varmistettava etukäteen, että vastaanottaja käsittelee niitä luottamuksellisina ja käyttää niitä ainoastaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne toimitettiin. --18

C OSA: KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN 12 artikla Tukikelpoiset kustannukset 1. Tukikelpoiset kustannukset määritellään tämän liitteen 13 artiklassa. Ne täyttävät seuraavat ehdot: - ne ovat hankkeen kannalta tarpeellisia - ne syntyvät hankkeen keston aikana - ne määräytyvät toteutuneiden kustannusten kirjanpitoperiaatteen ja sopimuspuolen sisäisten sääntöjen mukaisesti edellyttäen, että komissio pitää niitä hyväksyttävinä - ne on viety kirjanpitoon viimeistään sopimuksen päättymispäivänä tai ne on ilmoitettu verotuksessa ja - ne eivät sisällä katetta. Rajoittamatta ensimmäisessä alakohdassa olevien määräysten soveltamista - loppuraportin laatimisen kustannukset, jotka ovat aiheutuneet sopimuspuolelle kahden kuukauden kuluessa hankkeen keston päättymisestä, ovat tukikelpoisia. 2. Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia: - käytetyn pääoman tuottoon liittyvät kustannukset - mahdollisia tulevia tappioita tai kustannuksia varten tehdyt varaukset - korkokustannukset - luottotappiovaraukset - sopimuspuolen käyttöön maksutta annetut voimavarat - luontoissuoritusten arvo - tarpeettomat tai harkitsemattomat kustannukset - tuotteiden ja palvelujen markkinointi-, myynti- ja jakelukustannukset - välilliset verot ja maksut, arvonlisävero mukaan luettuna - edustuskulut, lukuun ottamatta edustuskuluja, jotka komissio on hyväksynyt hankkeen toteutuksen kannalta välttämättöminä. 3. Sopimuspuolelle koituvaa kustannusta ei ole mahdollista sisällyttää useampaan kuin yhteen tämän liitteen 13 artiklassa mainittuun tukikelpoisten kustannusten luokkaan. 4. Kunkin tapahtuman tukikelpoiset kustannukset Yhteisön rahoitusosuus on tarkoitettu seuraaville menoluokille: A) enimmillään sata prosenttia nuorten tutkijoiden osallistumiseen liittyvistä kuluista, kun he ovat jonkin jäsenvaltion tai assosioituneen valtion kansalaisia ja toimivat jossakin jäsenvaltiossa tai assosioituneessa valtiossa tapahtuman ajankohtana (matka-, oleskelu- ja osallistumismaksut) B) enimmillään sata prosenttia tutkijoiden osallistumiseen liittyvistä kuluista, kun he ovat jonkin jäsenvaltion tai assosioituneen valtion kansalaisia ja toimivat jäsenvaltioiden ja assosioituneiden valtioiden ulkopuolella tapahtuman ajankohtana (matka-, oleskelu- ja osallistumismaksut) C) enintään 50 prosenttia kutsuttujen pääluennoijien ja tieteellisten järjestäjien osallistujien kuluista, mukaan luettuna mitä tahansa kansalaisuutta olevien tieteellisten konferenssikomiteoiden jäsenten kulut (matka- ja oleskelukulut) D) osa hankkeen järjestämiseen liittyvistä kuluista. Osuuden pitäisi olla sama kuin yhteisön rahoitusta saavien tapahtumien osanottajien määrä verrattuna osanottajien kokonaismäärään. Jos esimerkiksi --19

40 prosenttia osallistujista saa yhteisön rahoitusta, on mahdollista veloittaa enintään 40 prosenttia luokkaan D kuuluvista tukikelpoisista kustannuksista. Menoluokkiin A, B ja C kuuluvien kustannusten ollessa oleskelukustannuksia vain aterioiden ja majoituksen (enintään kolmen tähden hotellissa) kustannukset ovat tukikelpoisia. Menoluokkiin A, B ja C kuuluvien kustannusten ollessa matkakustannuksia vain a) halvin matkalippu seuraavista: turistiluokan lentolippu, toisen luokan junaliput ja linjaautoliput tutkijan työpaikalta tapahtuman paikkakunnalle tai b) todelliset matkakustannukset ovat tukikelpoisia sen mukaan, mikä niistä on edullisin. Kustannukset on osoitettava oikeiksi. Yksityisautolla matkustamisen kustannukset korvataan asianomaisen luokan halvimman junalipun hinnan perusteella käyttäen perusteena lyhyintä reittiä ilman lisämaksuja. Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia: taksimatkojen kustannukset, tapahtuman paikkakunnalla tehtyjen paikallisten matkojen kustannukset ja kaikki muut kustannukset, joita ei mainita tässä artiklassa. Menoluokkiin A, B ja C kuuluvien kustannusten ollessa osallistumismaksuja maksujen on oltava julkisia, ne eivät saa olla korkeampia kuin muilta osallistujilta perityt maksut ja niiden on oltava kohtuulliset verrattuina muiden verrattavien kansainvälisten tapahtumien osallistumismaksuihin. Jos osallistumismaksut kattavat kustannuksia, jotka ovat tukikelpoisia menoluokassa D tai menoluokan A, B tai C oleskelukustannuksina, kyseisiä kustannuksia ei voida sisällyttää mainittuihin menoluokkiin toista kertaa. Toimittaessaan tämän liitteen 4 artiklan 2 kohdan mukaisia kustannusselvityksiä sopimuspuolen on toimitettava komissiolle allekirjoitettu kappale tämän liitteen E-3 osassa olevaa kaavaketta kustakin sellaisesta tutkijasta, jonka kustannukset laskutetaan Euroopan yhteisöltä. Menoluokkaan D kuuluvat kustannukset voivat liittyä tapahtuman pitopaikan vuokraamiseen, julkaisuihin, koulutusmateriaaliin tai tapahtuman sihteeristöön. Kestohyödykkeiden ostamiskustannukset eivät ole tukikelpoisia. 5. Määrärahojen siirrot Tukikelpoisten kustannusten jakautuminen eri menoluokkiin esitetään liitteen I taulukoiden F1 ja F2 mukaisesti ainoastaan ohjeellisena. Sopimuspuoli ilmoittaa komissiolle mahdolliset määrärahojen siirrot menoluokkien välillä tapahtumia koskevissa raporteissa ja loppuraportissa. Siirrolle on kuitenkin pyydettävä komission hyväksyntä etukäteen, jos se muuttaa yhden menoluokan määrärahoja yli 20 prosentilla. Tukikelpoisten kustannusten jakautuminen tapahtumille esitetään liitteen I taulukoiden F1 ja F2 mukaisesti ainoastaan ohjeellisena. Sopimuspuoli ilmoittaa komissiolle mahdolliset määrärahojen siirrot tapahtumien välillä tapahtumia koskevissa raporteissa ja loppuraportissa. Siirrolle on kuitenkin pyydettävä komission hyväksyntä etukäteen, jos se muuttaa yhden tapahtuman määrärahoja yli 20 prosentilla. --20

Tässä kohdassa tarkoitetut määrärahojen siirrot eivät vaikuta tämän sopimuksen 3 artiklassa määriteltyihin hankkeen tukikelpoisiin kokonaiskustannuksiin; siirtojen on oltava tämän artiklan 1 ja 2 kohdan määräysten mukaisia. 13 artikla Välittömät kustannukset 1. Henkilöstö Henkilöstökustannuksista määrätään seuraavaa: a) Sopimukseen voidaan kohdistaa vain hankkeeseen suoraan liittyvien tehtävien todellisten työtuntien kustannukset. Työt suorittavien henkilöiden on - oltava suoraan sopimuspuolen palveluksessa tämän kansallisen lainsäädännön mukaisesti - toimittava yksinomaan sopimuspuolen teknisen valvonnan alaisena ja - saatava työstä sopimuspuolen tavanomaisen käytännön mukainen korvaus edellyttäen, että komissio pitää käytäntöä hyväksyttävänä. Sopimukseen kohdistettavat työtunnit kirjataan hankkeen keston aikana, ja työstä vastaava henkilö tai sopimuspuolen taloushallinnosta vastaava asianmukaisesti valtuutettu henkilö varmentaa työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. b) Henkilöstökuluja ovat - todelliset kustannukset (bruttopalkat ja henkilösivukulut) - keskimääräiset palkkakustannukset, jos ne vastaavat kyseisen sopimuspuolen tavanomaista palkkauskäytäntöä; edellytyksenä on, etteivät keskimääräiset palkkakustannukset eroa merkittävästi todellisista kustannuksista ja että komissio pitää palkkauskäytäntöä hyväksyttävänä. 2. Alihankinnat Lukuun ottamatta 1 kohdan perusteella hankkeeseen kohdistettavia kustannuksia alihankintasopimusten todelliset kustannukset voidaan kohdistaa hankkeeseen, jos - kustannukset ovat syntyneet tämän liitteen 5 artiklan edellytysten mukaisesti - alihankkijat valitaan ja alihankintasopimukset tehdään sopimuspuolen tavanomaisen käytännön mukaisesti - hinnoittelussa noudatetaan markkinahintoja - kustannuksiin liittyvät laskut liitetään vastaaviin kustannusselvityksiin. 3. Kulutushyödykkeet --21

Hankkeeseen voidaan kohdistaa nimenomaisesti hankkeen toteuttamista varten hankittujen ja käyttötarkoituksensa puolesta perusteltujen kulutushyödykkeiden kustannukset, mukaan luettuna erityisesti tietokoneohjelmien lisenssien kustannukset. Nämä kustannukset kattavat tavallisesti hankkeen tukikelpoiset järjestelyihin liittyvät kustannukset, jotka on mainittu menoluokassa D tämän liitteen 12 artiklan 4 kohdassa. 4. Muut erityiskustannukset Muita todellisia erityiskustannuksia ei voida kohdistaa tämän artiklan 1 4 kohdassa mainittuihin tukikelpoisten kustannusten luokkiin. Ne ovat tukikelpoisia vain, jos komissio on ennalta hyväksynyt ne kirjallisesti tai jos niistä on mainittu tämän sopimuksen liitteessä I. Komission suostumus katsotaan annetuksi, jos komissio ei esitä huomautuksia kahden kuukauden kuluessa siitä, kun se on saanut sopimuspuolen hakemuksen. 14 artikla Kustannusten oikeellisuus Tukikelpoiset kustannukset korvataan, kun sopimuspuoli on osoittanut niiden oikeellisuuden. Tätä varten sopimuspuoli tekee säännöllisesti ja sen valtion, johon se on sijoittautunut, normaalin kirjanpitokäytännön mukaisesti kirjaukset hankkeen kirjanpitoon ja säilyttää asiaankuuluvia asiakirjoja, jotka vahvistavat ja osoittavat oikeiksi kustannusselvityksiin sisältyvät kustannukset ja työtunnit. Näiden asiakirjojen on oltava yksityiskohtaisia, täydellisiä ja todenmukaisia. --22

D OSA: TARKASTUKSET 15 artikla Tilintarkastus 1. Komissio tai sen valtuuttama edustaja voi aloittaa tilintarkastuksen milloin tahansa sopimuksen voimassaolon aikana ja viiden vuoden kuluessa kunkin yhteisön rahoitusosuuden tämän liitteen 3 artiklan 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa määritellyn maksuerän maksamispäivästä. Tilintarkastuksen katsotaan alkavan asiaa koskevan, saantitodistuslähetyksenä toimitettavan komission ilmoituksen vastaanottopäivänä. Tarkastus suoritetaan luottamuksellisesti. 2. Komissio tai sen valtuuttama edustaja voi minä tahansa kohtuullisena ajankohtana olla yhteydessä hankkeeseen liittyvään sopimuspuolen henkilöstöön ja tutustua tämän liitteen 14 artiklassa tarkoitettuihin asiakirjoihin sekä atk-tiedostoihin ja laitteistoihin, joita komissio pitää asian kannalta merkityksellisinä. Erityisesti kustannusten tukikelpoisuuden varmistamista varten komissio voi pyytää tarvittavien tietojen luovuttamista sopivassa muodossa. Komissio toteuttaa tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että sen valtuutetut edustajat pitävät luottamuksellisina tietoonsa tulevat tai heille luovutetut tiedot. 3. Tilintarkastuksen aikana tehdyistä huomioista laaditaan alustava raportti. Komissio toimittaa raportin sopimuspuolelle. Tämän on esitettävä mahdolliset asiaa koskevat huomautuksensa kuukauden kuluessa raportin vastaanottamisesta. Loppuraportti toimitetaan sopimuspuolelle. Tämän on esitettävä mahdolliset asiaa koskevat huomautuksensa komissiolle kuukauden kuluessa raportin vastaanottamisesta. Komissio voi päättää olla ottamatta huomioon määräajan päättymisen jälkeen toimitettuja huomautuksia. Tilintarkastuksen tuloksen perusteella komissio toteuttaa tarpeelliseksi katsomansa toimenpiteet, esimerkiksi antaa koko yhteisön rahoituksen tai sen osan palauttamista koskevan määräyksen. 4. Tilintarkastustuomioistuimella on oikeus tarkastaa tähän sopimukseen perustuvan yhteisön rahoitusosuuden käyttö omien menettelytapojensa mukaisesti. 16 artikla Hankkeen tekninen valvonta 1. Komissio ja sen valtuuttamat edustajat voivat aloittaa sopimuksen päättymispäivään asti teknisiä tarkastuksia, joilla varmistetaan, että hanke toteutetaan tai on toteutettu sopimuspuolen ilmoittamissa olosuhteissa. Teknisen tarkastuksen katsotaan alkavan asiaa koskevan, saantitodistuslähetyksenä toimitettavan komission ilmoituksen vastaanottopäivänä. Tarkastus suoritetaan luottamuksellisesti. 2. Komission valtuutetut edustajat voivat käydä työn suorituspaikalla ja heillä on oikeus saada käyttöönsä kaikki työtä koskevat asiakirjat sekä vaatia näiden asiakirjojen luovuttamista tämän liitteen 15 artiklan 2 kohdan mukaisin ehdoin. --23