1 Johdanto Ultimatejaoston toimintaohje 1.1 Taustaa Vuonna 1998 liiton operatiivinen toiminta siirrettiin hallituksen kokouksista eri lajeihin keskittyvien jaostojen vastuulle. Samalla hallituksen jäsenmäärä vähennettiin yhdeksestä jäsenestä nykyiseen viiteen. Aluksi perustettiin kaksi jaostoa, joista toinen keskittyi liitokiekkoilun yksilölajeihin ja toinen joukkuelajeihin, erityisesti ultimateen. Myöhemmin ultimatejaoston junioritoiminta eriytettiin omaksi jaostokseen. Tässä toimintaohjeessa on kuvattu hallituksen hyväksymät periaatteet ultimatejaoston toiminnalle. 1.2 Ultimatejaoston tehtävä ja tavoitteet Ultimatejaoston tehtävänä on suomalaisen ultimateharrastuksen kehittäminen, ultimatepelaajien palveleminen ja ultimaten harrastajamäärän kasvattaminen Suomessa. Tätä tehtävää ultimatejaosto toteuttaa: Järjestämällä Suomen Liitokiekkoliiton nimissä virallisia kilpailuja, kuten ultimaten Suomen mestaruuskilpailut. Pitämällä yllä ultimaten virallisia laji- ja kilpailusääntöjä. Ratkaisemalla tarvittaessa näihin kilpailuihin ja sääntöihin liittyviä erimielisyyksiä. Järjestämällä ultimaten valmentajakoulutusta. Järjestämällä tilaisuuksia ja tapahtumia, joissa lajia ennalta tuntemattomat saavat tietoa ultimatesta. Kokoamalla ja nimeämällä Suomen Liitokiekkoliiton edustusjoukkueet kansainvälisiin turnauksiin. Tiedottamalla toiminnastaan ja päätöksistään seuroille ja niiden jäsenille. Pitämällä yhteyttä lajin kansainvälisiin kattojärjestöihn World Flying Disc Federationiin (WFDF) ja European Flying Disc Federationiin (EFDF) sekä muiden maiden lajiliittoihin. Pitämällä yhteyttä tiedotusvälineisiin sekä muihin yhteisöihin ja yrityksiin.
Ultimatejaoston on toiminnassaan pyrittävä siihen, että ultimate urheilulajina kehittyy jatkuvasti kiinnostavampaan suuntaan sekä pelaajien että lajia seuraavan yleisön näkökulmasta. Jaoston toiminnassa ja ratkaisuissa on alati korostettava urheilullisuutta ja puolueettomuutta. Ainoastaan siten voidaan saavuttaa jäsenistön ja seurojen luottamus. Ultimatejaoston toiminta on järjestettävä niin, että jaoston päätökset on selkeästi kirjattu ja jäsenillä on halutessaan mahdollisuus tutustua niihin. Jaoston on pyrittävä toiminnassaan sellaisiin rakenteisiin, jotka edistävät toiminnan jatkuvuutta ja tekevät asioinnin jaoston kanssa mahdollisimman yksinkertaiseksi seuroille ja jäsenistölle. 2 Jaoston jäsenten valinta ja nimeäminen Ultimatejaosto koostuu puheenjohtajasta sekä kuudesta (6) jaoston jäsenestä. 2.1 Jaoston puheenjohtajan valinta Ultimatejaostossa puhetta johtaa jaoston puheenjohtaja, joka on samalla Suomen Liitokiekkoliiton hallituksen jäsen. Jaoston puheenjohtaja valitaan tehtäväänsä liiton syyskokouksessa, kuten liiton säännöissä on tarkemmin määrätty. Jaoston puheen-johtajan toimikausi on kaksi vuotta. 2.2 Jaoston muiden jäsenten valinta ja nimeäminen Liiton hallitus nimeää jaoston muut jäsenet jaoston uuden puheenjohtajan esityksestä. Puheenjohtaja tekee esityksensä liiton uuden hallituksen astuttua virkaansa, kuitenkin viimeistään tammikuun loppuun mennessä. Puheenjohtaja voi esitystä laatiessaan kuulla liiton ultimatejäsenistön mielipidettä esim. kutsumalla koolle ultimatejäsenistön kokouksen. (Tällaisella kokouksella ei kuitenkaan ole liitossa virallista toimivaltaa, joten sen antama esitys voi olla ainoastaan suosituksenomainen.) Jaoston tavallisen jäsenen toimikausi on kaksivuotinen ja se päättyy liiton hallituksen nimettyä uuden jaoston. 2.3 Jaoston varapuheenjohtajan valinta Järjestäytymiskokouksessaan jaosto valitsee keskuudestaan jaostolle varapuheen-johtajan, joka johtaa puhetta jaostossa puheenjohtajan ollessa estynyt. 3 Jaoston toiminta Jaosto toimii kokoontumalla säännöllisesti keskustelemaan toimivaltaansa kuuluvista asioista, tekemällä päätöksiä ja valvomalla tehtyjen päätösten toteuttamista.
3.1 Kokouskutsut Jaoston puheenjohtaja kutsuu jaoston koolle. Kokouskutsu on lähetettävä jaoston jäsenille viimeistään 14 päivää ennen jaoston kokousta, ellei jaoston edellisessä kokouksessa ole toisin päätetty. Tässä tapauksessa kokouskutsu on lähetettävä edellisestä kokouksesta poissaolleille välittömästi. Kokouskutsu voidaan lähettää myös sähköpostin välityksellä, jos jaoston jäsen on tämän kohdaltaan hyväksynyt. Muussa tapauksessa kutsu toimitetaan postitse tai puheenjohtaja soittaa suoraan kyseiselle jaoston jäsenelle. 3.2 Päätösvaltaisuus Jaosto on päätösvaltainen, mikäli kokouskutsut ovat lähteneet jaoston jäsenille ajoissa ja kokouksessa on läsnä vähintään neljä (4) jaoston jäsentä. 3.3 Äänestykset Jaoston kokouksissa asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. 3.4 Pöytäkirjat Jaoston kokouksista pitää pöytäkirjaa sihteeri, joka valitaan jokaiseen kokoukseen erikseen. Kokouspöytäkirja tarkastetaan seuraavassa jaoston kokouksessa ja sen allekirjoittavat jaoston puheenjohtaja sekä edellisen kokouksen sihteeri. Kokouspöytäkirjat arkistoidaan liiton toimistoon, missä ne ovat pyydettäessä jokaisen liiton jäsenen nähtävissä. 3.5 Jaoston päätöksistä tiedottaminen Jaosto tiedottaa päätöksistään seuroille ja jäsenistölle seuraavasti: jos kyseessä on jaoston toimivaltaan kuuluva asia, josta jäsen tai seura on pyytänyt ratkaisua, vastaamalla kirjallisesti asianomaiselle henkilölle/henkilöille. jos kyseessä on kiireellisesti jäsenistön tietoon saatettava asia, asiasta kirjoitetaan artikkeli liiton WWW-sivuille ja tarvittaessa lähetetään erillinen jäsentiedote. jos kyseessä on kilpailutoimintaan liittyvä asia, otetaan yhteyttä asianosaisten seurojen tai joukkueiden nimeämiin yhteyshenkilöihin sekä tiedotetaan asiasta liiton WWW-sivuilla. jos kyseessä ei ole erityisen kiireellinen asia, siitä tiedotetaan liiton WWW-sivuilla..
3.6 Jaoston toiminnan järjestäminen Jaosto järjestää toimintansa kolmeen vastuualueeseen siten, että jokaisesta vastuualueesta huolehtii yksi työpari, joka muodostuu kahdesta jaoston jäsenestä. Vastuualueet ovat: I Pari: Kilpailutoiminta Liiton järjestämä ultimaten kilpailutoiminta, kuten ultimaten SM-sarja ja ultimaten halli-sm-sarja Laji- ja kilpailusäännöt II Pari: Projektitehtäväpari Kansainvälisten turnausten järjestäminen Suomessa Harrastelijoille ja aloitteleville pelaajille suunnattu toiminta Mahdollinen Cup-turnaus Valmentajakoulutus Maajoukkuetoiminnan järjestäminen ja maajoukkuetoiminnan edellytysten parantaminen III Pari: Tiedotus ja yhteistyö -pari Yhteistyökumppaneiden etsiminen Ultimaten tunnettuuden kehittäminen Suomessa. Yhteydenpito tiedotusvälineisiin sekä yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa. Tiedotusstrategian laadinta. Liiton WWW-sivujen ylläpito ja kehittäminen ultimaten osalta. Yhteydenpito lajin kattojärjestöihin (WFDF, EFDF) SM-turnausten yhteydessä järjestettävät tapahtumat 3.7 Toimintasuunnitelma ja budjetti Jaosto laatii vuosittain hyvissä ajoin, viimeistään kuitenkin 30 päivää ennen liiton syyskokousta seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelman ja budjetin, jotka liiton hallitus hyväksyy.
Astuessaan virkaan uusi jaosto käy läpi voimassaolevan toimintasuunnitelman ja budjetin ja esittää niihin tarvittavat tarkennukset, jotka liiton hallitus niin sopivaksi katsoessaan hyväksyy. Toimintasuunnitelma ja budjetti toimivat tämän jälkeen jaoston toiminnan ensisijaisena ohjenuorana. 3.8 Toimintakertomus Ennen toimintansa päättämistä erovuorossa oleva jaosto laatii kuluneen kalenterivuoden toiminnastaan toimintakertomuksen, joka annetaan liiton hallituksen hyväksyttäväksi. 3.9 Vuosikalenteri Jaosto ylläpitää ns. vuosikalenteria, jossa luetellaan jaostolta kalenterivuoden edetessä vaadittavat säännöllisesti toistuvat toimenpiteet, kuten kilpailukalenterin julkaiseminen, sali- ja kenttävuorojen varaaminen liiton sarjoja varten ym. vastaavat toimenpiteet. 4 Ultimatejaoston toimivalta Ultimatejaosto päättää itsenäisesti oman toimintasuunnitelmansa ja budjettinsa muodostamissa rajoissa sen toimipiiriin kuuluvista asioista. Erityisesti ultimatejaosto ei saa: tehdä liiton ja sen hallituksen puolesta taloudellisia sitoumuksia, jotka ylittävät jaoston budjetissa asetetut toimirajat tehdä viranomaisten, muiden yhteisöjen tai lajin kansainvälisten kattojärjestöjen kanssa sellaisia sopimuksia, jotka luonteensa tai laajuutensa vuoksi kuuluisivat liiton hallituksen käsiteltäväksi 4.1 Jaoston päätöksistä valittaminen Jos liiton jäsen tai jäsenyhdistys on tyytymätön jaoston tekemään päätökseen, voi jäsen tai jäsenyhdistys valittaa päätöksestä liiton hallitukselle. Liiton hallitus voi halutessaan kumota tai muuttaa minkä tahansa jaoston tekemän päätöksen. 5 Jaoston toimintaohjeen muuttaminen Liiton hallitus on hyväksynyt tämän toimintaohjeen kokouksessaan. Hallitus voi muuttaa tätä ohjetta halutessaan omasta tai ultimatejaoston esityksestä.