Yhteistyössä Kymenlaakson ammatilliset kulttuurihistorialliset museot: Kymenlaakson museo, Haminan kaupungin museot, Kouvolan kaupunginmuseo, Miehikkälän museot ja Verlan tehdasmuseo Kymenlaakson museo KOKOELMAOHJELMA vahvistettu 2.5.2011 päivitetty 1.4.2014 1 Kansikuva: Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo.
MUUTOSHISTORIA 4 TIIVISTELMÄ 5 ESIPUHE 6 MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO 7 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS 8 Esineet 8 Kokoelmien kartutus ja henkilökunta 1920-luvulta 2000-luvulle 8 Katariinantorin vaakahuoneesta Langinkosken vesilaitokseen 9 Kokoelmanhallintaa 10 Arkistot ja käsikirjasto 11 KOKOELMIEN NYKYTILA 12 Esineet 12 Esinekokoelmien sisällöllisiä peruspiirteitä 12 Esinekokoelmien hallinta 14 Valokuvat 15 Luettelointi 15 Hankinta 16 Kokoelmien sisällön arviointia 16 Nykytila 17 Museoarkisto 17 Kokoelmien keskeiset sisällöt, luettelointitilanne ja aineiston kartuttaminen tulevaisuudessa 17 Haastattelujen litteroinnit ja av-aineiston varmuuskopiointi 18 PROSESSIKUVAUKSET 18 Esineet 18 Hankinta 18 Lahjoituksista kiittäminen 19 Vastaanottotoimenpiteet 19 Luettelointi 19 Säilytys 20 Esinesiirrot 20 Sisäinen tiedottaminen hankinnoista 21 Merivartiokokoelman esineprosessi 21 Rakennusnäytteiden käsittelyprosessi 21 Valokuvat 21 Lahjoitukset 21 Museon omana dokumentointina kertynyt aineisto 22 Ostot ja toimeksiannot 22 Kuva-kokoelmia koskevien asiakirjojen arkistointi 22 Lahjoituksista kiittäminen 22 Järjestäminen ja seulonta 22 Luettelointi, numerointi ja suojustaminen 22 Säilytys 23 Hankinnoista tiedottaminen 23 Kuva-arkiston digitaalisen kuva-aineiston hallinta 23 Merivartiokokoelman valokuvaprosessi 24 Museoarkisto 25 Mikä on museoarkisto ja mitä siellä säilytetään 25 Museoarkiston aineistojen prosessit 25 Keskeisiä käsitteitä 25 Hankinta 25 Lahjoituksesta kiittäminen 25 Seulonta 25 Järjestäminen 26 Kuvailu ja luettelointi 26 Käsikirjasto 27 Kokoelman muodostus 27 Kokoelmatyö 27 Aineiston hankinta 27 Luettelointi- ja sisällönkuvailu 28 Käyttökuntoon valmistaminen 29 Tilastointi 29 Kokoelmien ylläpito ja poistot 29 Kirjastopalvelut 29
KOKOELMIIN POHJAUTUVA TUTKIMUS 30 KOKOELMIEN TURVALLISUUS 30 ARKISTOJEN PALVELUT ULKOPUOLISILLE 31 ARVOLUOKITUS 32 Esineet 32 Arvoluokituksen tarkoitus 32 Arviointikriteerit 32 Työjärjestys arvoluokitusta tehtäessä 32 Valokuvat 34 Yleistä valokuvien arvoluokituksesta 34 Arviointikriteerit 34 Työjärjestys arvoluokitusta tehtäessä 35 POISTOT 36 Esineet 36 Poistamispäätösten lähtökohdat 36 Toimenpiteet ennen poistoa Kymenlaakson museossa 36 Poistopäätös 37 Poistotavat 37 KOKOELMAYHTEISTYÖN TAVOITTEET 40 Tarkastelunäkökulmat 40 Kartutustapa 41 Keskeiset sisällölliset painopisteet 41 LÄHTEET JA KIRJALLISUUS 44 LIITTEET 44 AV-aineiston luovutuskirja Esineiden luovutuskirja Valokuvien luovutuskirja Arkistoaineiston luovutuskirja Valokuvien vastaanottokirja Valokuvien käyttösopimus Esineiden lainasopimus Poistopöytäkirja yhdelle esineelle Poistopöytäkirja usealle esineelle Poistopöytäkirja yhdelle valokuvalle Poistopöytäkirja usealle valokuvalle Kymenlaakson museon SWOT-analyysi Kooste museoiden SWOT-analyyseistä Henkilörekisteriseloste / WebMusketti Arkistoaineiston tilauslomake Henkilöarkiston järjestämis- ja ryhmittelyperusteet Valokuvat 38 Museoarkisto 38 Arvonmääritys ennen poistoa 38 Poistopäätös 38 Poistotavat 39 ESINELAINAT 39 TALLETUKSET 40
MUUTOSHISTORIA MUUTOSHISTORIA Päivämäärä Sivu Muutokset 1.4.2014 6, 7, 9, 11-15, Pieniä korjauksia kieliasuun. 17-41, 44 1.4.2014 6 Päivitystarpeen seuraava arviointi v. 2015. 1.4.2014 38 Myymällä poistamisessa muotoilu muutettu kategorisesta torjumisesta sitaatiksi ICOM:in eettisistä ohjeista. 1.4.2014 41 Verlan tehdasmuseo ei enää mukana TAKO-yhteistyössä. 1.4.2014 44 Lisätty liitteisiin AV-aineiston luovutuskirja. 1.4.2014 10 Näkin mökin tulipalo ja kokoelma-aseman muutos 1.4.2014 10 Veturin siirto 1.4.2014 10 Satamanosturien tilanteen muutos 1.4.2014 11 Kuva-arkiston historia: Maja Nordgren pyydetty v. 1935 kuva-arkiston hoitajaksi. 1.4.2014 12 Merihistoriallisen arkistoaineistoerän siirto Kotkan keskusarkistosta museon hallintaan. 1.4.2014 13 Karhulan lasikokoelman tilanteen muutos 1.4.2014 14 Hylynosien siirto pois ruutikellarista ja osien dokumentointi 1.4.2014 19 Muutos tekstiilikonservoinnin vastaanottoprosessissa 1.4.2014 19 Objektitietueista ei enää oteta paperitulosteita. 1.4.2014 25 Tekijän täsmentäminen arkistoprosesseissa. 4
TIIVISTELMÄ TIIVISTELMÄ Kymenlaakson museon kokoelmaohjelma on laadittu maakunnan ammatillisten museoiden yhteistyönä. Rakenne ja osa luvuista ovat yhteisiä kaikille osanottajamuseoille, mikä on uusi ratkaisu kokoelmaohjelmissa. Ohjelmassa kuvaillaan kokoelmien historian pääpiirteet, keskeiset työprosessit ja esitellään yhtenäiset tavat kokoelmien arvottamiselle ja kartuttamiselle. Liitteinä ovat uudet, kaikille museoille yhteiset lomakkeet. Museon kokoelmat koostuvat esine- ja valokuvakokoelmista, museoarkistosta ja käsikirjastosta. Kokoelmien kartutus alkoi vuonna 1927, kun Kymenlaakson museoseura aloitti toimintansa. Ensimmäiset vuosikymmenet olivat hiljaisen kasvun aikaa, mutta museon saatua ensimmäisen vakinaisen työntekijänsä vuonna 1971 toiminta vilkastui. Kymmenen vuotta myöhemmin museo sai maakuntamuseon statuksen ja vuosina 2008 2009 sekä Merikeskus Vellamo että Langinkosken esinekokoelmatilojen toinen vaihe valmistuivat. Nykyiset tilat tarjoavat hyvät edellytykset noin 30 000 esineen ja noin 500 000 valokuvan käsittelyyn ja säilytykseen. Työprosessit ovat uusien tilojen myötä muuttuneet ja ohjelmassa ne on sen vuoksi jouduttu monilta osin miettimään uudelleen. Ohjelmassa käydään läpi vaihe vaiheelta museo-objektin saapuminen museoon, sille tehtävät vastaanottotoimet ja museo-objektien säilyttäminen. Valokuvia käsittelevässä luvussa otetaan ensimmäistä kertaa Kymenlaakson museossa kantaa digitaaliseen valokuvaan, mikä on kuva-arkistojen ehkä ajankohtaisin kysymys tällä hetkellä. Tutkimusta, turvallisuutta, arkistopalveluita, lainoja ja talletuksia koskevissa luvuissa tehdään linjanvedot näistä keskeisesti kokoelmatyöhön liittyvistä teemoista. Lainojen ja talletusten osalta kyse on museoiden yhteisistä luvuista, joten ohjelmaa tehtäessä on myös yhtenäistetty käytäntöjä. Arvoluokitus- ja poistoluvuissa otetaan kantaa ajankohtaisiin ja samalla myös herkkiin kysymyksiin. Perinteisesti on katsottu, että kaikki museo-objektit ovat yhtä arvokkaita, eikä kokoelmista milloinkaan poisteta mitään. Kun kokoelmia on ruvettu tarkastelemaan omaa museota laajemmin ja samalla ajallinen etäisyys aiempiin hankintoihin on kasvanut, on käynyt kuitenkin ilmeiseksi, että kokoelmissa on myös sinne kuulumatonta aineistoa. Ohjelman arvoluokitus antaa keinoja tunnistaa kokoelman tärkeimmät osat kiireellisintä käsittelyä varten ja toisaalta ne objektit, joihin ei kannata uhrata enempää työtä. Poistoluvussa taas kerrotaan, miten vältetään virheet esineitä poistettaessa ja miten poistaminen tehdään korrektilla tavalla. Viimeisessä luvussa kerrotaan, millaisena kymenlaaksolaiset museot näkevät kokoelmansa tulevaisuudessa. Kokoelmien painopisteet on jaoteltu kansallisessa kokoelmayhteistyössä käytettävän seitsenkohtaisen jaon mukaan. Painopisteet ohjaavat sekä kokoelmien kartutusta että olemassa olevien kokoelmien arviointia. Painopisteiden aiempaa selkeämpi ja konkreettisempi nimeäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei museokokoelmiin otettaisi jatkossakin muutakin kuin listassa lueteltua aineistoa. Painopisteiden tehtävänä on ennen kaikkea auttaa voimavarojen ohjaamisessa keskeisimpiin aihepiireihin. 5
ESIPUHE ESIPUHE Maakuntamuseoissa eri puolilla Suomea on viime vuosina laadittu tai uusittu kokoelmapoliittisia ohjelmia. Ohjelmien tehtävänä on antaa kokonaiskuva kaikista museon kokoelmista ja hahmotella niiden tulevaisuutta, joten niillä on siten keskeinen merkitys museon kokoelmatyön onnistumiselle. Ohjelmat parantavat kokoelmatyön laatua ja suuntaavat niukkoja resursseja tärkeiksi määriteltyihin kohteisiin. Kokoelmaohjelmat ja erityisesti niiden prosessikuvaukset toimivat myös ohjeina museon uusille työntekijöille. Vuoden 2008 joulukuussa Kymenlaakson museo, Haminan kaupungin museot, Kouvolan kaupunginmuseo, Miehikkälän museot ja Verlan tehdasmuseo, eli Kymenlaakson ammatilliset kulttuurihistorialliset museot, alkoivat hahmotella museoille yhteistä kokoelmaohjelmaa. Yhteistyön tavoitteena oli: Koordinoida kokoelmien kartutusta ja jaetaan kokoelmavastuita museoiden kesken. Työnjaolla nostetaan kokoelmien laatua, kohdennetaan työaikaa oleelliseen ja helpotetaan kokoelmatiloihin kohdistuvaa painetta. Etsiä kokoelmatyöhön yhteisiä toimintatapoja, esimerkkeinä samanlaiset sopimuslomakkeet ja kokoelmien arvoluokitus. Yhdenmukaistaa asiakaspalvelua eri puolilla maakuntaa. Ainoa esikuva maakuntamuseon ja paikallismuseoiden yhteiselle kokoelmaohjelmalle löytyi Länsi-Uudeltamaalta. Jo varhaisessa vaiheessa kuitenkin todettiin, että Kymenlaaksossa yhden ainoan ohjelman sijasta toimivin ratkaisu on välimuoto yhteisine ja museokohtaisine lukuineen. Kokoelmaohjelman rakenne on kaikilla museoilla samanlainen. Yhteisiä lukuja ovat esipuhe, arvoluokitus, poistot, esinelainat, talletukset ja kokoelmayhteistyön tavoitteet. Myös mallilomakkeet ovat yhteisiä. Yhteisissä luvuissa on kuitenkin joitakin museokohtaisia eroja, jotka liittyvät esimerkiksi päätöksentekoon. Tietyt kohdat, kuten museoiden kokoelmahistoriaa ja prosesseja koskevat luvut ovat luonnollisesti kussakin museossa erilaiset. Museokohtaisetkin luvut on esitelty museoiden yhteisessä työryhmässä ja niitä on muokattu kollegoilta saatujen kommenttien pohjalta. Yhteistyössä mukana olleiden museoiden kokoelmaohjelmat löytyvät niiden valmistuttua kunkin museon omilta verkkosivuilta. Käytännössä ohjelma eteni lukuluonnoksista maakunnallisen työryhmän kommentoitavaksi. Luvut koostettiin Kymenlaakson museossa. Ohjelmaa tehtäessä on tutustuttu myös aivan konkreettisesti naapurimuseoiden toimintaan, sillä kokoontumisia on järjestetty eri museoissa. Näin on päästy katsomaan, millaisia tiloja kullakin museolla on kokoelmatyöhön käytettävissä. Työryhmän muodostivat Kymenlaakson museosta Vesa Alén (pj.), Elvi Ikonen ja Marja Salmijärvi (siht.), Haminan kaupungin museoista Anu Kehusmaa ja Minna Tuulas-Inkinen, Kouvolan kaupunginmuseosta Jaana Eklund, Anu Kasnio ja Kimmo Seppänen, Kouvolan kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen tilaajatoimistosta Marju Myllymaa, Miehikkälän museoista Anu Haapala ja Armi Oinonen sekä Verlan tehdasmuseosta Tarja Antikainen. Kokoelmaohjelmat ovat luonteeltaan muuttuvia. Jotkin tässä ohjelmassa hahmotellut käytännöt saattavat osoittautua epäkelvoiksi tai ne voivat olosuhteiden muuttuessa vanhentua. Ohjelmaa korjataan ja muokataan sovituin väliajoin. Vuonna 2011 laadittua ohjelmaa on päivitetty ensimmäisen kerran v. 2013 ja seuraavan kerran päivitystarve arvioidaan v. 2015. Osalle Kymenlaakson ei-ammatillisista museoista on tehty vastaavalla periaatteella omat kokoelmaohjelmansa. 6
MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO Vuonna 1927 perustettu Kymenlaakson museo toimii sekä maakunnallisena keskusmuseona että Kotkan kaupunginmuseona. Toiminta-alueena ovat Kotkan kaupun gin lisäksi Kymenlaakson kunnat eli Hamina, Iitti, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Vuodesta 2008 Kymenlaakson museo on toiminut osana Merikeskus Vellamoa. Museon visio on Kohtaamispaikka Kotkan satamassa. Kymenlaakson museo on osa Kotkan kaupungin kaupunkikehityksen ja kulttuurin vastuualuetta ja se toimii kulttuurilautakunnan alaisuudessa. Toimintaa ohjaavat kaupunginhalli tuksen johtosääntö, kulttuurilautakunnan johtosääntö ja kulttuuripalvelujen vastuualueen toimintasääntö. Toiminta-ajatuksesta, visiosta ja museotyön arvoista muodostuvalla strategiallaan museo tukee Kotkan kaupunkistrategiaa. Museotyötä ohjaavat myös mm. Suomen muinaismuistolaki, museolaki ja museoasetus. Kymenlaakson museon toiminta-ajatuksena on tutkia, tal lentaa ja asettaa näytteille kotkalaista ja kymenlaaksolais ta kulttuuriperintöä. Toiminnallaan museo tukee paikallista identiteettiä ja auttaa alueen asukkaita tuntemaan mennei syyttä, ymmärtämään nykyhetkeä ja arvioimaan tulevaisuut ta. Museotyön arvot: Asiantuntijuus Innovatiivinen ja laadukas toiminta Vuorovaikutus ja yhteistyö paikalliselta tasolta kansainväliselle tasolle Yhteiskunnallinen vastuu ympäristöstä ja kulttuuriperinnön säilyttämisestä Museotyön ammattieettiset arvot toiminnan ohjenuorana Museon osana on myös Merivartiomuseo, jonka kokoelmat on koottu yhteistyössä Rajavartiolaitoksen kanssa. 7
KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Esineet 1 Kokoelmien kartutus ja henkilökunta 1920-luvulta 2000-luvulle Kymenlaakson museoseura aloitti toimintansa vuonna 1927. Seuraavalta vuodelta olevissa yhdistyksen säännöissä määriteltiin ensimmäisen kerran kirjallisesti museon kokoelmatavoitteet: Kymenlaakson museo kerää kaikenlaista muinaisuutta, kulttuurihistoriaa, kansatiedettä, taideteollisuutta, käsitöitä, teollisuutta y.m. aloja valaisevia esineitä, kirjallisia tuotteita j.n.e., sekä säilyttää niitä tieteellistä tutkimusta ja kansan kasvatusta ja sekä opetusta palvellakseen. Kokoelmista vastasi ensimmäisenä vuonna lehtori Ilmari Peitsalo, mutta jo seuraavana vuonna tämä tehtävä siirtyi hammaslääkäri Gösta Winterbäckille, joka hoiti intendentin tehtäviä vapaa-ajallaan aina vuoteen 1959 saakka. Intendenttinä hän pääasiassa valitsi, mitä esineitä kokoelmiin otettiin, mutta museoseura järjesti myös joitakin keräyskampanjoita. Ensimmäinen kampanjoista järjestettiin jo v. 1929, kun filosofian kandidaatti Ina Seppänen etsi kokoelmiin esineitä Kymin, Pyhtään, Vehkalahden, Anjalan, Sippolan ja Ruotsinpyhtään kunnissa. Vuonna 1939 maisteri Hulda Kontturi teki keruumatkan Haapasaareen ja Kuutsaloon. Maisteri Aili Lukkarin keruumatka lähipitäjiin sijoittuu vuoteen 1946. Viimeisen museoseuran aikaisen kokoelmahankintamatkan teki Kymenlaakson Osakunta Haapasaareen vuonna 1964, jonka tuloksena Kymenlaakson museoon saadut lähes 500 esinettä muodostavat nykyisin keskeisen osan kokoelmiin kuuluvista saariston arkiesineistä. Juhani Viisteen vuonna 1934 tekemässä, mutta toteuttamatta jääneessä näyttelysuunnitelmassa on painopisteiksi nimetty Ruotsinsalmen meritaistelu, Ruotsinsalmen merilinnoitus, rannikon ja saariston kansatieteellinen esineistö sekä kartanoiden kulttuurihistoriallinen esineistö. Listasta on luettavissa myös se, mitä museoseurassa pidettiin kokoelmien kannalta tärkeinä alueina 1930-luvun puolivälissä. Museon ensimmäisten parin vuosikymmenen aikana esineitä siis tietoisesti koottiin paitsi Kotkasta, myös saaristosta ja eteläisen ja keskisen Kymenlaakson maaseudulta. Hamina sen sijaan ei kuulunut kartutusalueeseen, sillä sinne oli perustettu oma museo jo vuonna 1922. Kokoelmia koskeva merkittävä linjanmuutos tehtiin 1940-luvun lopulla, kun Kymenlaakson Osakunnan kotiseuturetkillään keräämät esineet ohjattiinkin uusiin paikallismuseoihin eikä Kymenlaakson museoon. Kymenlaakson museon kokoelmien kartutuksen painopiste oli jatkossa entistä korostuneemmin Kotkan kaupungin, rannikon ja saariston esineissä. Työväentalon varastotilaa. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. Alkuvuosikymmenten kiinnostuksen kohteita olivat myös Kotkansaaren edustalla olevat hylyt, joista nostettiin jo 1930-luvulla rungon rakenneosia, tykkejä, takilanosia, ammuksia ja käsiaseita museon kokoelmiin. Oman kokonaisuutensa kartutuksessa muodosti vuonna 1948 löydetty venäläisen sotalaivan Sankt Nikolain hylky. Hylystä nostetuista esineistä, rakenneosista ja tykeistä osa päätyi Kymenlaakson museolle. Varissaaren siirryttyä museoseuran hallintaan 1950-luvun puolivälissä pantiin joukko suurikokoisia hylkylöytöjä esille Varissaaren vanhalle tanssilavalle. 1960-luvulla Varissaareen rakennettiin löytöjä varten kaksi näyttely- ja varastovajaa, jotka edelleen ovat käytössä, tosin hyvin huonokuntoisina. Muinaismuistolain tultua voimaan v. 1963 siirtyivät Sankt Nikolaihin liittyvät tutkimukset ja esinenostot Muinaistieteellisen toimikunnan vastuulle. Museoseuran kauden viimeisinä vuosina (1960 1966) intendenttinä toimi majuri evp. Olli Airola. Kymenlaakson museon historian merkittävin muutos tapahtui vuonna 1967, kun museon ylläpito siirtyi Kymenlaakson museoseuralta Kotkan kaupungille. Tässä yhteydessä myös noin 2 000 esinettä käsittävän esinekokoelman hallinta siirtyi kaupungin museolautakunnan vastuulle. Vuonna 1970 museo sai osa-aikaisen museonhoitajan ja viimein vuonna 1971 vakinaisen amanuenssin viran. Ensimmäisenä amanuenssin tehtävää hoiti Marja-Liisa Ripatti. Toisen museoammatillisen koulutuksen saaneen työntekijän talo sai vuonna 1980 ja seuraavana vuonna maakuntamuseon statuksen. Vuonna 1983 tekstiilikokoelmaa hoitaneen toimistovirkailijan nimike muutettiin tekstiilikonservaattoriksi. Kolme määräaikaisilla sopimuksilla työskennellyttä tutkijaa vakinaistettiin vuonna 1988 ja samalla jaettiin tutkijoille omat vastuualueet, mukaan lukien esinekokoelmat. Vuonna 2000 saatiin museoon toinen konservaattorin toimi. Hänen vastuualueekseen tulivat esinekokoelmat tekstiilejä lukuun ottamatta. 1 pääasiallinen lähde Tiina Mertanen 1997. 8
KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Nimettyinä painopisteinä 1990-luvulla olivat Kotkan historia, saaristo, merenkulku, kymenlaaksolainen teollisuus ja rakennusten osat. Merkittävä uusi osa-alue kokoelmatoimintaan lisättiin v. 1999, kun Rajavartiolaitos ja Kotkan kaupunki sopivat merivartioinnista kertovan museon perustamisesta Kotkaan ja aiheeseen liittyviä esineitä alettiin kerätä museon kokoelmiin. Vuodesta 2008 alkaen Kymenlaakson museoon on kerätty valtakunnallisella tasolla myös koripallohistoriaan liittyviä esineitä. vaattori Ulla Klemelän v. 1991 tekemä varastokartoitus. Kotkan konserttitalon kellarista saatiin käyttöön laajempi varastotila, joka toimi eräänlaisena päävarastona 1990-luvun loppuun saakka. Vaatimattomampia säilytysolosuhteita kestäviä esineitä oli kaupungin käytöstä poistetun vesilaitoksen tiloissa vuodesta 1992 lähtien. Katariinantorin vaakahuoneesta Langinkosken vesilaitokseen Erillisiä esinekokoelmien säilytystiloja museolla ei alkuvuosikymmeninään juuri ollut. Ensimmäinen näyttelytila, Katariinantorin vaakahuone, oli samalla myös säilytystila, esinemäärähän oli tietysti vielä vähäinen. Seuraavassa museorakennuksessa, Palotorninvuorella sijainneessa huvilassa säilytyskalusteina toimivat edelleen näyttelyssä olevat arkut ja kaapit. Lisäksi oli käytettävissä lämmittämätön ulkorakennus isommille esineille. Huvila oli käytössä vuosina 1939 1967. Sodan aikana esineet olivat osittain evakuoituna mm. Wredebyn kartanoon. Museon ylläpidon siirryttyä Kotkan kaupungille Palotorninvuoren rakennukset tyhjennettiin ja esineet siirrettiin Toivo Pekkasen ja Haukkavuoren koulujen väestönsuojiin sekä Palotorninvuoren väestönsuojaan. 1960-luvun lopulta 1990-luvulle museolla oli käytössään useita lyhytaikaisia, olosuhteiltaan puutteellisia varastotiloja (edellä mainittujen lisäksi ainakin Metsolan kansakoulu, KOTEKO, kaupunginsairaalan liinavaatevarasto, Paimenportin vanhainkodin väestönsuoja, VR:n tavara-aseman makasiini, Rautatienkatu 4, Opistokatu 8). Opistokadun tilaa käytettiin 1990-luvulle saakka myös esinekonservointitilana. Pitkäaikaiseksi varastotilaksi jäi pääasiassa hylkyjen rakenneosia sisältävä Ruotsinsalmen linnoituksen aikainen ruutikellari (Puistotie, Katariina), joka mainitaan toimintakertomuksissa ensimmäisen kerran v. 1971. Museotalo Palotorninvuorella vuonna 1966. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. Muutaman vuoden kestäneiden tilapäisjärjestelyiden jälkeen museo sai taas käyttöönsä oman rakennuksen v. 1975, kun entistä kauppaoppilaitosta Kotkankatu 13:ssa ruvettiin peruskorjaamaan museon käyttöön. Korjauksen ajan museon toimisto ja lähivarasto toimivat Kotkan musiikkiopiston käytössä olleessa puutalossa nykyisen Euromarketin tontilla Kotkankatu 13:n vieressä. Peruskorjauksen jälkeen uudet perusnäyttelyt avattiin v. 1981. Esinekokoelmalle oli talon ullakolla sekä lämmitettyjä (tekstiilit) että lämmittämättömiä tiloja. Minkäänlaista suhteellisen kosteuden säätöjärjestelmää ei lämmitetyissäkään tiloissa ollut. Ensimmäisessä kerroksessa oli yksi huone varattu keramiikka- yms. esineiden varastoksi. Talon kellarissa oli tekstiilikonservoinnin työtilat. 1990-luvun alun varastotilanteesta on olemassa konser- Näyttelynäkymä Palotorninvuorelta. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. 9
KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Kymenlaakson Osakunnan Haapasaareen tekemän keräysretken tuloksia. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. Museoveneitä varten oli 1992 2005 säilytys- ja näyttelytilana Kantasataman Länsivarasto. Kun Länsivarasto purettiin Merikeskus Vellamon tieltä, siirrettiin veneet varastohalli P10:een vuosiksi 2005 2008. Hovinsaarella sijaitsevasta Ympäristötalosta (Kotkantie 6) oli vuokrattu varasto merivartioesineille vuosina 2005 2009. Oleellinen muutos kokoelmavarastotiloissa tapahtui v. 2000, kun vesilaitosrakennukseen saneerattiin museolle varastotiloja, joista osa on lämpö- ja kosteusoloiltaan säädeltyjä, sekä työtilat tekstiilikonservoinnille sekä toimisto- ja sosiaalitilat talossa työskentelevälle henkilökunnalle. Tavoitteena oli jatkaa muutostöitä välittömästi rakentamalla esinekonservointitilat sekä lisää varasto- ja työtilaa, mutta rakennushanke toteutettiin vasta vuosina 2008 2009. Kokoelmanhallintaa Huomattava ongelma esineiden käsittelyssä alkuvuosikymmenten aikana oli se, ettei esineistä pidetty diaaria, johon ne olisi kirjattu saapumisjärjestyksessä. Diaarit laadittiin takautuvasti suurina erinä, joten valtaosasta esineitä puuttuvat alkuperätiedot eli hankintapaikka, hankinta-aika ja esineen luovuttaja. Joidenkin esineiden kohdalla alkuperätietoja on kirjattu ilmeisesti muistinvaraisesti ylös, minkä vuoksi näihinkin merkintöihin täytyy suhtautua varauksella. Kokoelmien luetteloinnin aloitti Gösta Winterbäck vuonna 1934 siihenastisella kartunnalla. Luettelointi oli takautuvaa myös 1940- ja 1950-luvulla. Suuremmat inventoinnit tehtiin vuosina 1938 ja 1958, joilta pääosa luettelointitiedoista on. Vuotta 1971 edeltävästä diaarista on kaksi eri-ikäistä versiota, jotka eivät ole kaikin osin yhteneviä. Vuodesta 1971 diaaria on pidetty yllä kartutuksen tahdissa ja esineitä on luetteloitu säännöllisesti. Vuodelta 1973 löytyy selvitys kokoelma- ja varastotilanteesta. Edellisen vuosikymmenen hyvä kokoelmajärjestys ikävä kyllä menetettiin 1980-luvulla mm. kontrolloimattoman kartunnan ja useiden varastomuuttojen vuoksi. Manuaalisesta diaarista luovuttiin vuoden 1995 lopussa ja hankintatiedot ruvettiin kirjaamaan pelkästään juuri käyttöön otettuun museotietojärjestelmä Antikvariaan. Kymenlaakson museoon on liitetty sen olemassaolon aikana kaksi paikallista museota: Steveco Oy:lle kuulunut Ahtausmuseo v. 1990 ja A. Ahlström Osakeyhtiölle kuulunut työläiskotimuseo Näkin mökki v. 1991. Yleisöllä oli mahdollisuus tutustua Ahtausmuseoon vuoteen 2005 saakka, minkä jälkeen siellä olevia esineitä ruvettiin siirtämään Langinkosken esinekokoelmatiloihin. Lopullisesti entisen ahtausmuseon tilat tyhjennettiin syyskuussa 2009. Näkin mökki vaurioitui tulipalossa syyskuussa 2013 ja sen esinekokoelma siirrettiin Kymenlaakson museon kokoelmakeskukseen. Työläiskoti-interiöörinäyttelyä ei enää palauteta Näkin mökkiin vaan esineet arvoluokitetaan ja luokituksen perusteella päätetään jatkotoimista. Museon hallinnassa oli myös v. 1970 rakennettu Oravanmäen tuulimylly Kyminlinnantien varressa. Myllyä ei mainita vuoden 1994 jälkeen enää museon toimintakertomuksissa, mutta myllyyn kerätyt maatalousesineet ovat edelleen museon hallussa. Yksittäisinä suurina esineinä voidaan mainita vielä v. 1983 museolle luovutettu höyryveturi ja v. 2006 museolle luovutetut neljä satamanosturia Kotkan Kantasatamassa. Veturi on v. 2013 lainattuna osaksi Kantasatamassa toimivaa kahvila-ravintola Päätepysäkkiä. Nostureista kolme (nosturit 27, 23 ja 9) on museoitu ja nosturia 35 pidetään yllä toistaiseksi. Nosturi 10 purettiin kesällä 2013. 10
KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Arkistot ja käsikirjasto Tiedot valokuva- ja museoarkistoaineiston kokoamisesta toiminnan alkuvuosikymmeninä eivät ole tarkkoja, mutta aineistoa kertyi jo museoseuran aikana. Valokuvat saivat museoseurassa jo varhain huomiota osakseen, sillä tammikuussa 1935 neiti Maja Nordgreniä pyydettiin museoseuran valokuva-arkiston hoitajaksi 2. Valokuvien karttuminen näyttää vilkastuneen 1960-luvun toisella puoliskolla. Yleiskokoelman vanhin osa eli ns. A-kuvat (noin 1 250 kpl) tulivat museoon mm. lahjoituksina Kotka-seuralta ja yksityisiltä sekä jäljennöskuvaamalla. Näissä A-kuvissa keskeisiä aiheita ovat kaupunki- ja arkkitehtuurikuvat ja saaristo (Suursaari, Lavansaari, Tytärsaari, Seiskari ja Haapasaari). AV-aineiston kertyminenkin alkoi jo Kymenlaakson museoseuran aikana, kun Erkki Ala-Könni ja Vuokko Kivisaari suorittivat Vanhaa Kotkaa -haastattelut 1964 Kotkan kaupungin toimeksiannosta. Vähitellen muistitieto- ym. äänitteitä ja muuta audiovisuaalista aineistoa on karttunut lisää. Vuonna 1971 laadittiin valokuvien luettelointi- sekä käsikirjaston luokittelujärjestelmä ja aloitettiin luettelointi. Museotietojärjestelmä Antikvaria tuli käyttöön vuonna 1995. Lahjoitukset, jäljennöskuvaus ja dokumentointi ovat olleet koko toiminta-ajan valokuva-arkiston pääasialliset kertymistavat. Erkki Ala-Könnin Kotkan kaupungin toimeksiannosta 1964 keräämät ja jäljennöskuvaamat kuvat lahjoitettiin museolle kaupungin kokoelmista 1981. Purettavien rakennusten dokumentoinnin valokuvaamalla museo aloitti vuonna 1969. Työ annettiin tuolloin ulkopuoliselle, koska museolla ei vielä ollut vakinaisia työntekijöitä. Museon omana dokumentointityönä kuvia on sittemmin kertynyt runsaasti: dokumentointikuvausta ovat tehneet mm. rakennustutkija, arkeologi ja museon valokuvaaja. Joistakin suurista lahjoituksista on muodostettu oma kokoelmansa (valokuvaamo Suhosen, valokuvaamo Jutan, Kuva-Salosen ja Gutzeitin kokoelmat). Merivartiomuseon kokoelmaan tuli vuodesta 1999 lähtien paitsi valokuvia myös arkistoja lähdeaineistoa kuten kirjoja ja muita painotuotteita. Itäisen Suomenlahden veneenveistoperinteeseen kohdistuneen Mallikaaresta CAD-suunnitteluun -projektin tuloksena kertyi Puuvene-kokoelmaan venepiirustusten ym. arkistoaineiston lisäksi myös valokuvia ja haastatteluja. Nyt vuonna 2013 museon kuvien kokonaismäärä on arviolta 500 000. Suurimmat kuvien aiheryhmät ovat teollisuus, satama, kaupunki- ja arkkitehtuurikuvat sekä saaristo. Kuvien määrä on moninkertaistunut nopeasti vastaanotettujen isojen lahjoitusten ansiosta: vielä vuonna 1993 kuvia oli arviolta alle 60 000 kappaletta. Vuodesta 1989 museolla on ollut vakituinen valokuvaaja. Hän on tehnyt valokuvausdokumentointia, vastannut museon valokuvaamosta ja valokuvalaboratoriosta ja vuoden 2007 alkuun myös kuva-arkistosta. Museo sai vakituisen arkistotutkijan vuoden 2008 alussa. Arkistotutkijan tehtäviin kuuluu myös käsikirjaston hoito. Museoarkistossa säilytettävää aineistoa on yli 200 hm sekä lisäksi piirustuksia ja karttoja 3. Ulkopuolelta museoarkistoon tulleen aineiston määrä on kuitenkin pieni, sillä aineisto on vuodesta 1991 lähtien pyritty ohjaamaan viranomaisarkistoihin eli arkistolaitokseen tai kotiseutuarkistoon Kotkan keskusarkistossa. Yleiskokoelman arkistoaineiston kartuttamisesta ei ole ollut erityistä suunnitelmaa. Puuvenekokoelmaa ei kartuteta enää aktiivisesti. KYHIKA-kokoelmaa (Kymenlaakson historialliset kartat) laajennetaan edelleen. Sen kartat ovat nähtävissä ja tilattavissa Internetissä. Museoarkiston aineistosta ei ole tehty kuntokartoitusta. Äänitteitä ja muuta av-aineistoa ei ole siirretty modernimmalle tietovälineelle tai muutettu tiedostomuodosta toiseen eikä tuoreutettu (uudelleenkopioitu). Kaikista äänitteistä ei myöskään ole varmuuskopioita eikä kaikkia ole litteroitu tai litterointi on puutteellista. Valokuvaarkistossa työtä on tehty runsaasti vuodesta 1989: dia- ja negatiiviarkistojen vaurioiden tarkistus ja diataskujen vaihto on tehty 1990-luvulla, vanhimpia originaalikuvia siirretty pois käyttökuvien laatikostoista ja korvattu käyttökopioilla. Koska kuvia on viime aikoina kertynyt erittäin suuria määriä, on runsaasti kuva-aineistoa vielä käsittelemättä ja arkistoimatta. Valokuva-arkiston tiloja Kotkankatu 13:ssa. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. 2 Kymenlaakson museoseuran johtokunnan pöytäkirja 13.1.1935, 7, jäljennös. Jäljennökset Kymenlaakson museoseuran arkistosta, Kymenlaakson museon museoarkisto. 3 Suunnitelma kirjastopalveluiden perustamisesta Kotkan museokeskukseen 15.6.2005. 11
KOKOELMIEN NYKYTILA Kuvien ja museoarkistoaineiston säilytystiloista on tietoa vuodesta 1970 lähtien. Suullisesti saadun tiedon mukaan niitä säilytettiin käyttöönotetuissa museotiloissa Heikinkatu 12:ssa. Kotkankatu 13:ssa kuvia säilytettiin aluksi ensimmäisen kerroksen tiloissa, myöhemmin kellarikerroksessa, jonne sijoitettiin paitsi valokuva-arkisto työtiloineen myös valokuvalaboratorio. Kotkankatu 13:n huoneissa oli keskuslämmitys ja lämpö- ja kosteusolosuhteet vaihtelivat myös vuodenajan mukaan. Museoarkiston aineistosta ainakin kartat sijaitsivat Kotkankatu 13:ssa aluksi tekstiilivarastossa. Huonompiin olosuhteisiin museoarkistoaineisto joutui, kun se siirrettiin kirjavarastoon ullakolle. Tämän jälkeen kartat ja joitakin asiakirjoja siirrettiin kirjavarastosta ensimmäisen kerroksen työtiloihin. Kun tekstiilikokoelmat siirrettiin Langinkosken varastoon vuonna 2002, voitiin vielä kirjavarastossa ollut aineisto sijoittaa niiltä vapautuneisiin lämpimiin tiloihin talon sisällä. Merikeskus Vellamoon valmistui Kymenlaakson museolle museo-, valokuva- ja negatiiviarkistotilat, joiden lämpö- ja kosteusolosuhteet ovat säädettävissä. Tilat suunniteltiin arkistolaitoksen arkistotilaohjeiden mukaan. Kotkan kaupungin keskusarkistoon 1990-luvun lopusta lähtien sijoitettuna ollut merihistoriaan liittyvä museoarkistoaineisto on vuoden 2013 kesällä siirretty Merikeskus Vellamon vastaanottotiloihin, josta se järjestämisen ja kevyen puhdistamisen jälkeen kuljetettiin Kymenlaakson museon kokoelmakeskukseen. Museon käsikirjasto todettiin vuoden 1971 toimintakertomuksessa likimain olemattomaksi. Ko. vuonna sitä pystyttiin varojen niukkuuden vuoksi kartuttamaan vain viidellä ostetulla teoksella, lahjoituksena saatiin 22 teosta ja tilattuna museoon tuli vain yksi lehti. Käsikirjastoa on viime vuosikymmenien kuluessa kartutettu ostoilla, ja myös julkaisuvaihtona on teoksia tullut huomattava määrä. Ostoja ovat jossain määrin suunnanneet museon toiminnan painopistealueet, joita esim. 1990-luvulla olivat arkeologia, meriarkeologia ja merihistoria ja rakennustutkimus. Teoksia on tullut kokoelmiin myös lahjoituksina: edellä mainittiin jo merivartiokokoelmaan saatu kirjallisuus. Museolle vuonna 1996 siirtyneen palopäällikkö Matti Kannon merihistoriallisen kokoelman keskeinen osa on kirjat (noin 1 000 nidettä). Kannon kokoelmaan kuuluu myös laivakortistot ja -kuvastot. Merikapteeni Eino Koivistoisen lahjoitus vuonna 1986 käsitti lähes 300 meriaiheista teosta, ja vuonna 2008 perikunta lahjoitti teoksia lisää. Käsikirjaston kirjoista siirrettiin osa käyttöön Langinkoskelle, kun uudet varasto-, konservointi- ym. tilat valmistuivat. Kymenlaakson museon kirjasto on pääosin sijoitettuna Tietokeskus Vellamoon ja toimii käsikirjastoperiaatteella. Museon kirjaston tehtävänä on ensisijaisesti palvella museon henkilökunnan tiedontarpeita, ja se suuntaa hankintoja. Museon ulkopuoliset asiakkaat voivat käyttää kirjastoa mutta eivät saa siitä kotilainoja. Merivartiomuseon kirjat sijoitetaan ao. tutkijan päätöksen mukaisesti museoarkiston tiloihin. Hyllymetreissä kirjamuotoista aineistoa on noin 165 ja lehtiaineistoa noin 23 hyllymetriä 4. Kirjaston kokoelma karttuu vuosittain noin 200 niteellä ja noin kymmenellä aikakauslehtivuosikerralla. Tarvittaessa hankitaan kaksoiskappaleet teoksista, joita työntekijät tarvitsevat jatkuvasti sekä Langinkoskella että Vellamossa. Museon käsikirjaston merkittävimmät aihealueet ovat seuraavat: historia, Kymenlaakson paikallishistoria, merihistoria, arkeologia, meriarkeologia, arkkitehtuuri ja rakennustutkimus, kansatiede ja museologia. KOKOELMIEN NYKYTILA Esineet Esinekokoelmien sisällöllisiä peruspiirteitä Selvitys on tehty tarkastelemalla, miten esinekokoelmat jakaantuvat eri Outline of Cultural Materials - luokitusjärjestelmän mukaisten luokkien kesken. Eksakteja lukumääriä tällä menetelmällä ei voi esittää, koska valtaosa esineistä kuuluu useampaan kuin yhteen luokkaan ja monien esineiden kohdalla valittu luokitus on vielä tällä hetkellä epätarkoituksenmukainen. Kun tarkastelu kuitenkin yhdistetään kokoelmatyössä saatuun subjektiiviseen käsitykseen kokoelmien sisällöstä, saadaan esiin joitakin Kymenlaakson museon esinekokoelmien keskeisiä ominaisuuksia. Kymenlaakson museon kokoelmiin kuuluu noin 30 000 luetteloitua esinettä. Lukumäärältään selkeästi suurin aineistoryhmä ovat vaatteet, asusteet sekä muut ihmisen ulkoasuun liittyvät esineet (ulkonäön hoitaminen, vaatehuolto ja vaatteiden valmistus). Yhdessä kodintekstiilien kanssa ne muodostavat noin 9 000 esineen joukon, mikä on kolmasosa esinekokoelmista. Tekstiilien kokonaismäärästä on noin viidesosa kodintekstiilejä, loput ovat vaatteita. Vaatetuksesta on valtaosa siviili- ja arkivaatetusta, ammatti- ja työvaatteista suurimman ryhmän muodostavat erilaiset rajavartiolaitoksen ja puolustusvoimien virkapuvut. Naisten vaatetus on ennalta arvattavasti laajemmin edustettuna kuin miesten vaatetus. Eri sosiaaliryhmien edustus on melko lailla tasainen. Perinteinen maaseutuelämä elinkeinoineen on niukasti edustettuna kokoelmissa. Elinkeinoista on tallennettu erityisesti kalastusta ja hylkeenpyyntiä maanviljelyn ja karjanhoidon jäädessä lähinnä yksittäisesineiden varaan. Muusta perinteisen maaseutuelämän esineistöstä on kokoelmissa jonkin verran huonekaluja, mitta- ja 4 Suunnitelma kirjastopalveluiden perustamisesta Kotkan museokeskukseen 15.6.2005. 12
KOKOELMIEN NYKYTILA säilytysastioita sekä ruokailuastioita. Arvokkaimman osan tästä ns. kansatieteellisestä aineistosta muodostavat Neuvostoliitolle toisessa maailmansodassa luovutettujen Suomenlahden ulkosaarten esineet, joihin sisältyy kalastuksen ja hylkeenpyynnin lisäksi myös joitakin kirkollisia esineitä sekä tekstiilejä. Teollisuus- ja liikenne-elinkeinoista nousee esiin erityisesti kolme kokonaisuutta: Hallan sahalta vuonna 1986 saatu monipuolinen aineisto, Ahtausmuseon lakkauttamisen myötä Kymenlaakson museoon saatu käsiahtausaineisto ja 1970-luvun alussa saadut Kymijoen uittoyhdistyksen esineet. Etenkin ahtauksen ja uiton kohdalla kokonaisuudet ovat jo edustavia. Toisen tyyppinen, työkalujen sijasta teollisuustuotteista koostuva kokonaisuus on Karhulan lasikokoelma, joka on siirtynyt Kymenlaakson museon hallintaan vuonna 2008. Esineet kuuluvat osin Kymenlaakson museolle ja osan on A. Ahlström Kiinteistöt Oy tallettanut museolle. Aineisto on osin järjestetty ja se sisältää 2 500 3 000 esinettä. Metalliteollisuutta ja -käsityötä kokoelmissa on niukasti, suurimman osan muodostavat Kotka Stevedoringin pajan ja Kotkan kaupungin korjauspajan työkalut. Vähittäiskauppaa edustaa joukko Blyn lyhyttavarakaupan myyntituotteita 1900-luvun puolivälistä. Erikoisuutena voi mainita sen, ettei Kymenlaakson kokoelmissa ole lainkaan kultasepän työkaluja, jotka yleensä ovat tyypillisiä esineitä kaupunkimuseoiden kokoelmissa. Muutenkin monissa museoissa yleiset kaupunkikäsityöammatit ovat niukasti edustettuina. Asumiseen ja arkielämään liittyvät esineet painottuvat vahvasti ruoan nauttimiseen ja tarjoiluun: esinekokoelmiin kuuluu pari tuhatta tällaista esinettä, mm. lautasia, pulloja, juoma-astioita, kahvipannuja ja ruokailuvälineitä. Tässä ryhmässä 1800-luku on laajemmin edustettuna kuin kokoelmissa keskimäärin. Sen sijaan ruoan valmistamiseen liittyvä esineistö painottuu hyvin selvästi 1900-luvulle ja erityisesti kotitalousleivontaan. Kymenlaakson museon kokoelmiin kuuluu myös satoja elintarvikepakkauksia 1960 1970-luvuilta, joista suuri osa tyhjiä ja avaamattomia näytepakkauksia. Toinen asumiseen liittyvä ryhmä on huonekalut ja sisustustekstiilit. Tässäkin ryhmässä on astioiden tavoin keskivertoa enemmän esineitä 1800-luvulta. Huonekaluihin kuuluu jonkin verran talonpoikaisesineitä, lähinnä tuoleja, mutta pääosan muodostavat kuitenkin teollisesti valmistetut huonekalut. Osa huonekaluista liittyy konttorikalusteiden tapaan työympäristöihin, ei asumiseen. Sisustusesineistä erilaiset tekstiilit, kuten pöytäliinat, verhot ja matot, muodostavat valtaosan. Säätyläisten tai yhteiskunnan varakkaimman luokan asumiseen ja elämiseen liittyviä esineitä on kokoelmissa hyvin vähän joitakin sisustustekstiilejä lukuun ottamatta. Sota-aika, sotavoimat ja sodankäynti ovat lukumääräisesti suurehko ryhmä, yli 2 500 esinettä. Keskeisiä esineryhmiä ovat mm. univormut, asiakirjat ja muistoesineet. Toinen maailmansota on luonnollisesti vahvimmin edustettuna, mutta paikallisena erityispiirteenä ovat Ruotsinsalmen meritaistelujen hylyistä, erityisesti Sankt Nikolaista nostetut pienesineet, tykit ja hylynosat. Osa Sankt Nikolain hylystä nostetuista esineistä on Kymenlaakson museon, osa Suomen merimuseon kokoelmissa. Kymenlaakson museoon on tallennettu myös joitakin hylynosien myöhempään hyväksikäyttöön liittyviä esineitä. Toinen lukumääräisesti melko pieni, noin 150 kpl, mutta mielenkiintoinen ryhmä on vuosiin 1917 1918 liittyvä aineisto. Aseita tai sotilasvarusteita ei sen sijaan kuulu kokoelmiin miltään ajanjaksolta kovinkaan paljon. Työturvallisuusjuliste Ahtauskokoelmasta. Kuva: Vesa Alén, Kymenlaakson museo. Liikkumiseen liittyvä esineistö on lähes pelkästään merenkulkuaineistoa, maa- tai ilmaliikenteeseen liittyvää aineistoa ei ole juuri ollenkaan lukuun ottamatta suksia, luistimia ja jääkenkiä. Merenkulkuaineistoa on Yleiskokoelmassa yli 1 000 esinettä, joista suurimman ryhmän muodostavat vapaaehtoiseen meripelastukseen liittyvä aineisto. Poikkeuksellista Kymenlaakson museossa on veneiden suuri määrä: kokoelmiin kuuluu 13
KOKOELMIEN NYKYTILA peräti 20 venettä kumiveneistä vartiolaivaan, suurimpana Vartiomoottorivene 11. Oman tärkeän kokonaisuutensa muodostavat tietysti merivartioesineet, joita on yli 2 000 kappaletta. Yli 2 000 objektin joukon muodostavat kirjat ja erilaiset asiakirjat. Etenkin ensin mainitussa ryhmässä on aineistoa, joka ei nykykäsityksen mukaan edes kuuluisi esinekokoelmiin. Paperiaineiston joukossa on suhteellisen runsaasti työntekoon ja työvoiman järjestäytymiseen liittyviä dokumentteja. Suurinta osaa aineistosta ei ole tietokannassa ajoitettu, mutta yleisesti voidaan todeta, että Kymenlaakson museon kokoelmat painottuvat hyvin selkeästi 1900-luvun alkupuoleen, ehkä vielä erityisesti 1920 1940-lukuihin. 1800-luku näkyy eniten ruokaan liittyvissä esineissä ja huonekaluissa. 1700-luku näkyy lähes pelkästään Ruotsinsalmen hylkylöydöissä. Tekstiileissä aikahajonta on karkeasti seuraava: 1800-luku 20 %, 1900 1950 50 % ja 1950 2010 30 %, eli hajonta on tasaisempi kuin kokoelmissa muutoin. Kun esineen alkuperä on määritelty tietokannassa, se on Kotka, Kymi tai Karhula yli 80 % tapauksista. Käyttöpaikka on kuitenkin määritelty vain kolmasosasta esineistä, joten luku on viitteellinen. Ilmeistä kuitenkin on, että Kotka siihen liitettyine kuntineen dominoi vahvasti Kymenlaakson museon kokoelmia esineiden käyttöpaikasta puhuttaessa. Tässäkin kohden tekstiilien tilanne poikkeaa muista kokoelmista: nykyisen Kotkan alueelta on vain noin 30 40 %, kun Vehkalahdelta, Valkealasta, Iitistä, Elimäeltä ja Haminasta on yhteensä 60 70 % esineistä. Poikkeama liittyy todennäköisesti siihen, että Kymenlaakson museossa on ollut tekstiilikokoelmista vastaava henkilö jo vuodesta 1973. Valtaosasta esineitä ei ole kontekstitietoja tai kontekstitiedot ovat eksyneet erilleen esineestä. Ennen vuotta 1971 hankituista esineistä eikä suuresta osasta sen jälkeenkään hankituista ole tietoa edes hankinta-ajasta tai -paikasta. Yleiskokoelmiin kuuluvat esineet muodostavat vain poikkeuksellisesti minkäänlaisia aihe- tai sisältökokonaisuuksia Esinekokoelmien hallinta Esinekokoelmista huolehtii kokoelmista vastaava intendentti, esinekonservaattori, tekstiilikonservaattori ja museomestari. Lisäksi merihistoriallisella aineistolla merivartiointi mukaan lukien on oma tutkijansa. Kokoelmanhallinnassa käytetään Musketti-museotietojärjestelmää. Esinekokoelmat ovat karttuneet passiivisesti joko yksityishenkilöiden tai organisaatioiden tekeminä lahjoituksina. Esinekokoelmien säilytykseen ja käsittelyyn on käytettävissä kokoelmatiloissa n. 2 200 neliömetriä, johon sisältyvät mm. esineiden vastaanotto karanteeni- ja pakastinhuoneineen, tekstiilikonservaattorin ja esinekonservaattorin työtilat, luetteloinnin työtilat ja kokoelmavarastot. Osa varastotiloista on ilmankosteudeltaan säädeltäviä. Merikeskus Vellamossa säilytetään lämmittämättömässä tilassa joitakin isokokoisia esineitä, mm. veneitä. Varissaaressa olevissa vajoissa säilytetään edelleen valtaosaa museolle kuuluvista, Ruotsinsalmen taistelualueelta nostetuista hylynosista. Esinekokoelmat muodostuvat seuraavista yksittäisistä kokoelmista: Yleiskokoelma, Ahtauskokoelma, Iivar Heinon kokoelma, Emil Suhosen kokoelma, Saaristokokoelma, Opetuskokoelma, Merivartiokokoelma (alakokoelmat Vartiomoottorivene 11 ja vartiolaiva Telkkä) Meriradiokokoelma, Koripallokokoelma ja Näkin mökki. Iivar Heinon kokoelma, Emil Suhosen kokoelma ja Meriradiokokoelma on muodostettu yksittäisten lahjoittajien ympärille, mikä on osoittautunut epätarkoituksenmukaiseksi. Saaristokokoelmankin muodostaminen on ollut epämielekästä, joten sitä ollaan parhaillaan palauttamassa takaisin osaksi Yleiskokoelmaa. Kokoelmien ulkopuolella on joukko eri aikoina museoon tulleita hankintaeriä, joita ei ole diarioitu tai luetteloitu asianmukaisesti. Merkittävin näistä eristä on Ruotsinsalmen taisteluiden hylyistä, pääasiassa Sankt Nikolaista peräisin olevat rakenneosat ja tykit, joita on tullut museon hallintaan niin 1930-, 1940- kuin 1960-luvuilla. Osa hylynosista on dokumentoitu v. 2013. Tällaisten kokonaan kirjanpidon ulkopuolella olevien esineiden lisäksi on eri tavoin välitilaan jääneitä esineitä, kuten esineet, jotka on merkitty diaariin tai esinetietokannan hankintoihin ja jotka siten ovat saaneet esinenumeron, mutta niitä ei ole luetteloitu. joille on annettu esinenumero, mutta esinenumeroa ei ole kirjattu diaariin ja luettelointi on jäänyt kesken, jolloin numerointi on jäänyt täysin irralliseksi. jotka on kirjattu diaariin ja luetteloitu minimaalisin tiedoin, mutta joiden numeromerkintä on tavalla tai toisella hävinnyt ja joita siten on vaikeaa yhdistää diaari- tai luettelointitietoihinsa. joiden numerointia on tuntemattomasta syystä muutettu 1980-luvulla siten, että jo käytetty numero on annettu uudelle esineelle, mutta numeroa ei ole poistettu siitä esineestä, jolle se alun perin kuului. Edellä mainittujen syiden vuoksi riskinä on mm. esineiden tahaton kaksoisluettelointi tai poistaminen kontekstittomina, vaikka kontekstitiedot olisivatkin olemassa. Esineitä on toisaalta myös kadonnut tai tuhoutunut lukuisten varastomuuttojen yhteydessä, eikä näiden tapausten määrästä ole tietoa, koska inventaarioita ei ole tehty. Inventaarioiden tekeminen ei olisi ollut mahdollistakaan sekä lukuisten pienten ja täyteen ahdettujen varastotilojen että em. esinekirjanpidon puutteiden vuoksi. 14
KOKOELMIEN NYKYTILA Ennen tietokantaa käytössä olleiden paperisten luettelointilomakkeiden informaatio on siirretty kokonaisuudessaan tietokantaan, minkä vuoksi kattavat haut ovat mahdollisia. Informaation tallentajat ovat kuitenkin osin olleet ei-ammatillista tilapäistyövoimaa, eikä tallentajalla ole myöskään ollut mahdollisuutta tarkastella esinettä tietoja kirjattaessa, minkä vuoksi siirretyt luettelointitiedot vaativat yleensä korjaamista ja täydentämistä. Informaatio saattaa esimerkiksi olla väärässä kentässä tai puuttua kokonaan (esim. valmistusajankohta, asiasanoitus). Tunnistekuvien linkittäminen tietokantaan alkoi systemaattisesti tammikuussa 2007, mikä on lisännyt olennaisesti tietokannan käytettävyyttä. Tekstiilikokoelman sijaintitietoja alettiin päivittämään tietokantaan 2011 alkaneen varaston inventoinnin yhteydessä. Muiden esineiden kohdalla sijaintitietojen päivittäminen on määrä alkaa vuoden 2014 aikana. Valokuvat Kymenlaakson museon valokuvakokoelmat koostuvat seuraavista kokoelmista: Yleiskokoelma, Gutzeitin kokoelma, Halosen (Valokuvaamo Jutan) kokoelma, Suhosen kokoelma (valokuvaamo), Salosen kokoelma (valokuvaamo), Merivartiokokoelma ja Puuvenekokoelma. Tätä nykyä ei esimerkiksi valokuvaamon lahjoituksesta tehdä erillistä kokoelmaa, vaan kuvat liitetään Yleiskokoelmaan omana hankintaeränään. Syynä tähän on se, että kokoelmien perustaminen yhden valokuvaajan ympärille mutkistaa kokoelmienhallintaa. Valokuvien kokonaismäärä on noin puoli miljoonaa. Luettelointi Luetteloinnin osalta kokoelmissa riittää runsaasti työtä. Yleiskokoelman kuvista yli 51 000 on luetteloitu sähköiseen muotoon siirtämällä diaarien tiedot museotietojärjestelmään. Näitä luettelointietoja pitää tulevaisuudessa tarkentaa. Kuvien digitointi on aloitettu lokakuussa 2010. Luetteloinnin osalta tilanne em. kokoelmissa on seuraava: Kokoelma Kuvia yhteensä Luetteloitu Huomio Yleiskokoelma (mukana ns. A-kuvat eli museon vanhimmat kuvat) 110 000 (arvio) 70 700 Diaareista tietokantaan tallennettujen ensimmäisten noin 50 000 kuvan sekä ns. A-kuvien (1 255 kpl) tiedot tarkennettava. Gutzeitin kokoelma 3 500 (arvio) 2 064 Osa luetteloimatta ja siltä osin kuvat digitoimatta. Halosen kokoelma (Valokuvaamo Jutta) 200 000 (arvio) - Suurin osa henkilökuvia. Ehdot: museolla on mm. ilmainen käyttöoikeus kokoelman aineistoon sisältäen näyttely-, tutkimus- ym. julkaisutoiminnan. Suhosen kokoelma 350? 350 Käyttöoikeus: museon julkaisut ja historiantutkijat. Salosen kokoelma 150 000 (arvio) - Suurin osa negatiiveja, joissa runsaasti kuvia mm. kaupasta, teollisuudesta ja kulttuuritapahtumista. Merivartiokokoelma 3 000 (arvio) 2 570 Puuvenekokoelma 1 267 1 267 YHTEENSÄ 500 000 arvio pyöristettynä 76 951 145% 15
KOKOELMIEN NYKYTILA Hankinta Puuvene- ja merivartiokokoelmaa lukuun ottamatta aineisto on kertynyt kokoelmiin pääasiassa lahjoituksina. Aktiivista kokoelmien kartuttamista ei ole juurikaan tehty ns. vanhojen, ulkopuolelta museoon tulleiden kuvien osalta. Aineiston kertyminen ei siten ole ollut juurikaan suunnattua ja kohdistettua. Poikkeuksena tästä on tietenkin museon henkilöstön tekemä valokuvaus ja esim. näyttelytarkoituksiin tehty tai vaikkapa tavoitteellisesti ulkosaariston kuviin kohdistunut jäljennöskuvaus. laivat (3 153 osumaa). Kuvakokoelman lukumääräisesti suuri koko tai jonkin aihepiirin kuvien iso määrä ei yksin kerro kokoelman laadusta, kattavuudesta ja syvyydestä. Vaikka jokin kuva-aiheen lukumäärä on suuri, voi siinä olla merkittäviä puutteita. Esim. Yleiskokoelman metsätyön ja metsäteollisuuden yhteisessä luokassa kuvamäärä on noin 5 % Yleiskokoelman koosta, mutta yllättäen meillä ei ole juuri lainkaan kuvia metsätyöstä. Vastaavasti pelkkä lukumäärä ei kerro, onko kokoelmissamme kuva jostain työvaiheesta esim. paperiteollisuudessa tai kuvia tietyn tehtaan paperikoneista. Kartoitus pitää todennäköisesti tehdä kuvaluokan (tai esim. asiasanalla tehdyn haun) sisällä tarkemmin ja lisäksi tietäen, mitä etsii eli mitä on tarpeen olla kokoelmissa ja miltä ajalta. Kokoelmien sisällön arviointia Yleiskokoelma Tässä tarkastellaan lyhyesti kokeilumielessä joitakin Yleiskokoelman sisältöluokkia. Kokeillaan, voisiko sellainen tarkastelu palvella valokuvien puolella kokoelmatyön apuna ja suuntaajana. Yleensähän kokoelmien määrällinen ja/tai laadullinen tutkiminen tai havainnointi voi paljastaa kokoelman kattavuuden ja syvyyden. Jo ennakkoon on kuitenkin tiedossa, että Yleiskokoelmasta ei vielä mm. luettelointitietojen epätarkkuuden vuoksi saa mitenkään syvälle käypää tietoa kuvien sisällöstä ja lisäksi iso osa kuvista on kokonaan tallentamatta tietojärjestelmään. Tämä lyhyt selvitys tehtiin toisaalta Outline of Cultural Materials -luokituksen ja asiasanojen avulla, toisaalta arviointi perustui visuaaliseen havaintoon. Ylivoimaisesti suurin Yleiskokoelman kuvaryhmä ovat rakennus- ja maisemakuvat ja siitä tarkemmin Kotkan alueen rakennus- ja maisemakuvat. Seuraavaksi suurimmat kuvaryhmät ovat eri teollisuusalojen kuvat (suurimpana metsätyö ja metsäteollisuus 5 223 osumaa, satamat 3 200 osumaa (sisältää ahtauksen) sekä Ravintoloista ym. ruokailupalveluista löytyy Yleiskokoelmassa 330 kuvaa. Lukumäärä sellaisenaan ei kerro oikeastaan mitään, onko kuvia ravintoloista vähän vai paljon. Vasta hakutuloksen tarkempi tarkastelu paljastaa, että ravintolakuvien osalta Yleiskokoelmamme on varsin puutteellinen Sodanajan olosuhteista (mm. kotirintama) löytyy kuvia vain 247 kpl. Saaristoa tarkoittavilla asiasanoilla (saaristot-asiasanalla, lisäksi YSA:sta poikkeavalla asiasanalla saaristo) löytyi 2 985 kuvaa. Saariston kuvat koskevat etupäässä luovutettuja ulkosaaria ja Haapasaarta; ulkosaarten kuvat ovat lähes kaikki ajalta ennen toista maailmansotaa. Ulkosaarten osalta kokoelmamme on varsin laaja. Yleiskokoelman aineistossa on vain vähän kuvia esim. maatalous- ja kotitaloustyöstä, karjanhoidosta ja muista arkiaskareista. Vielä mainintana, että aineistoa muualta Kymenlaaksosta on melko vähän kaikkien kuvaaiheiden osalta. Lisäksi voidaan todeta, että ajallisesti Yleiskokoelmaan tarvitaan kuvia 1960-luvulta lähtien. Ahtausta Kotkan satamassa 1950-luvulla. Kuva: A. G. Salonen, Kymenlaakson museo. Suursaaren Pohjoisrivin majakka ja sumukello. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. 16
KOKOELMIEN NYKYTILA Gutzeitin kokoelma Gutzeitin kokoelman kuvat ovat 1940-luvulta 1960-luvun alkuun. Kuva-aiheita ovat mm. Hietasen saha, Hovinsaaren saha, Norjan saha, suopatehdas, sulfaattiselluloosatehdas, selluloosavarastot, tulipalot ja sodan aiheuttamat tuhot, paperitehtaan rakennusvaihe, hallintorakennukset, asuinrakennukset, laivat ja vesiliikenne, uitto ja erottelu, tukkivarastot, lastaus, lautatavara, sosiaalitilat, sosiaalinen toiminta, vapaaajan rakennukset (mm. Haikkolainen). Tämänkin kokoelman sisällön tarkkaa arviointia vaikeuttaa se, että lahjoituksesta on vain osa luetteloitu. Puuvenekokoelma Suurimmalla osalla kuvia on tarkkaan esitetyt yhteydet venepiirustuksiin ja veneisiin, mutta kokoelmaan mahtuu myös jokunen niihin liittymätön kuva antamassa tietoa veneistä. Suhosen kokoelma Kuvat esittävät pääasiassa Karhulaa ja Langinkoskea; ateljeekuvia, rakennuksia, kuvia lasitehtaalta, urheiluseuroja, heinäpeltoja ym. Kuvat ovat 1900-luvun ensimmäiseltä puoliskolta. Tällaisen pienen kokoelman pystyy helposti selaamaan ja kuvailemaan sanallisesti. Kokoelman kuvia pitää sitten tarkastella yhdessä muiden kuvakokoelmiemme kanssa, jos halutaan yleiskuva kokoelmiemme kattavuudesta. Nykytila Valokuvissa pitää porautua kuvien luokkia sisemmälle (ks. esimerkit Yleiskokoelmasta), kun halutaan löytää kokoelmien puutteet, aukot ja vahvuudet. Kokoelman tai aihepiirin kuvien lukumäärä kertoo toki jotain kokoelmasta ehkä sen laadustakin mutta on tarpeen myös tietää, ovatko kokoelmat sisällöllisesti ja ajallisesti kattavia, miten ne kattavat painopistealueemme ja tallennusvastuumme ja vastaavatko ne nykyisten ja toivottavasti tulevienkin käyttäjien tiedontarpeita. Puutteita pitää aktiivisesti kartoittaa ja muuttaa hankintakäytäntöjä aktiivisemmiksi. On myös pohdittava, otetaanko ja missä määrin kuvien hankintapolitiikassa huomioon muut museot ja arkistot (kuvat eivät tässä suhteessa ole täysin rinnastettavissa esineisiin). Omaan arkistoon kuvat pyritään hankkimaan mahdollisimman hyvillä oikeuksilla. Jos jättäydymme muiden arkistojen varaan, onko kuvia saatavilla käyttöömme? Museoarkisto Kokoelmien synty ja vaiheet -luvussa on museoarkiston osalta jo aiemmin esitetty kokoelmat ja säilytettävän aineiston hyllymetrimäärä. Aineiston koon esittäminen muilla mitoilla tai tarkasti yksikköinä on käytännössä mahdotonta useasta syystä: museoarkiston aineistoa luetteloitiin museotietojärjestelmä Antikvariassa paitsi arkisto-osasovelluksella myös esineisiin ja lähdeaineistoon. Lisäksi luettelointitavat ovat vaihdelleet: aineistoa on luetteloitu asiakirja kerrallaan, sarjoina ja koko saapunut erä kerrallaan. Musketti-museotietojärjestelmässä museoarkiston aineistojen tiedot ovat esine-osasovelluksessa. Musketin esine-osasovellus ei täysin vastaa arkistoaineistojen luetteloinnin ja kuvailun tarpeita. Kokoelmien keskeiset sisällöt, luettelointitilanne ja aineiston kartuttaminen tulevaisuudessa Koska aineiston esiin saanti museotietojärjestelmästä oli hankalaa, tyydytään Yleiskokoelman osalta sisällön pääpiirteittäiseen arviointiin. Yleiskokoelman aineistoon sisältyy runsaasti karttoja ja karttakopioita valtaosa niistä merikarttoja tai meritaistelujen karttoja. Yleiskokoelman helmiin kuuluu Ruotsinsalmen historiaa käsittelevän ns. Balckin käsikirjoituksen suomennos, jonka on tehnyt Nikolai Vasiljeff. Arkistossamme on myös useita Vasiljeffin kirjoituksia Venäjän vallan ajan Kotkasta. Se, että kyseessä on vain kopiot, ei vähennä niiden arvoa museon tutkimustyön lähteenä. Yleiskokoelman keskeisiin aineistoihin kuuluvat myös haastattelut ja muistelmat, joista osa on sekä äänitteenä että paperimuodossa. Äänitteitä on 221 kappaletta, mm. Erkki Ala-Könnin ja Vuokko Kivisaaren Vanhaa Kotkaa -nauhoitteet vuodelta 1964, Saimi Rantasen Saaristolaisperinteen keruun kasetit vuodelta 1990, Tytti Niemisen Ravintola Kairon historiaa -äänitteet vuodelta 1998, Helen Elomaan Kuutsalon perinnetiedon äänitteet vuosilta 1979 1980, Armi Oinosen suorittama Kuutsalon perinteen ja muistitiedon keruu -projekti vuonna 1995, Nina Nybonnin äänitteet vuodelta 1998 Ruotsinpyhtään ruukin sahatoiminnasta ja Marja Salmijärven tekemät suursaarelaisten haastattelut vuosilta 1999 2000. Yleiskokoelmaan menevä paperiaineisto on lähes kaikki luetteloitu. Museoarkistossa on menneiltä vuosikymmeniltä luetteloitua ja luetteloimattomana aineistoa, jolla ei ole meille merkitystä ja mikä täytyy siirtää muualle (esim. helsinkiläisen taloyhtiön asiakirjat, Säästöpankin arkistoaineisto). Yleiskokoelman tulevassa kartuttamisessa on eduksi, jos aineisto tukee museomme tutkimus- ja näyttelytyötä. Muihin arkistoihin, kuten kotiseutuarkistoi- 17
PROSESSIKUVAUKSET hin, Suomen elinkeinoelämän keskusarkistoon tai arkistolaitokseen kuuluvien aineistojen tarjoukset ohjataan edelleen. Kannon merihistoriallisen kokoelman kortistot ja niihin liittyvät laivakuvastot sekä kirjat muodostavat valmiin kokonaisuuden. Kannon kokoelman kirjat luetteloidaan Kaakkuri-kokoelmatietokantaan. Puuvenekokoelma koostuu venepiirustuksista ja mittakirjoista (yhteensä 247 kpl) sekä haastatteluista (43 kpl). Kaikki hankittu aineisto on luetteloitu. Lähivuosina puuvenekokoelma karttunee vain muutamilla venepiirustuksilla, jos museoon tarjolla olevista veneistä suoritetaan mittaukset ja laaditaan piirustukset veneiden museoinnin sijaan. Merivartiokokoelman luetteloitu arkistoaineisto koostuu mm. ohjesäännöistä, asemien historiikeista ja erilaisista aluspiirustuksista. Merivartiokokoelman aineisto on vuodesta 1996 lähtien pääosin luetteloimatta. Tulevaisuudessa merivartiokokoelma karttuu mm. esineisiin sekä aluksiin liittyvällä aineistolla ja edelleen asemien historiikeilla. KYHIKA-kokoelmaa (Kymenlaakson historialliset kartat) ei enää laajenneta. Asiakkaiden kannalta ajatellen KYHIKA:sta nyt löytyvät kartat ovat kuitenkin mainio vaihtoehto Yleiskokoelman kartoille (esim. Ruotsinsalmen taistelut). Haastattelujen litteroinnit ja av-aineiston varmuuskopiointi Muistitietoaineistossa on eriä, joissa haastatteluprojektin luettelointi on keskeneräinen. Lisäksi kaikkia haastatteluja ei ole litteroitu tai litterointi on epätarkkaa. Kaikkia muistitietoaineistojen litterointeja ei myöskään ole tulostettu. Äänitteistä (edes muistitietoaineistosta) ei yleensä ole varmuuskopioita. Äänitteitä ja muuta av-aineistoa ei ole uudelleenkopioitu (tuoreutettu) eikä siirretty modernimmalle tietovälineelle. Analogisten äänitteiden laatu heikkenee ajan myötä. Jos arkistossamme on esim. oman haastatteluprojektin ainoat äänitteet, on tällaisesta aineistosta huolehdittava tältäkin osin ja selvitettävä digitointimahdollisuudet. PROSESSIKUVAUKSET Esineet Hankinta 1.1. Päätöksenteko Kaikki museon ulkopuolelta tulevat esinekokoelmia koskevat yhteydenotot, kuten lahjoitustarjoukset, esinekokoelmien sisältöä koskevat tiedustelut ja lainauspyynnöt ohjataan esinekokoelmista vastaavalle tutkijalle. Myös päätökset yksittäisistä esinehankinnoista tekee yleensä kokoelmista vastaava intendentti. Kun kyse on ostoista, testamenttilahjoituksista tai sellaisista lahjoituksista, jotka ovat joko lukumääräisesti tai vaatimansa säilytystilan puolesta suuria, tekee päätöksen museotoimenjohtaja. Museotoimenjohtaja tekee päätöksen myös silloin, jos aineiston vastaanotosta koituu museolle huomattavia kuluja. Jos hankinta aiheuttaa olemassa oleville kokoelmille sellaista vaaraa, ettei sitä kohtuullisin keinoin voida poistaa, voivat konservaattorit torjua aineiston liittämisen esinekokoelmiin. Kartutuksen laajempia suuntaviivoja ohjaavat luonnollisesti tässä ohjelmassa määritellyt painopisteet. Ennen hankintapäätöstä on harkittava, sopiiko aineisto museon kokoelmaohjelman tavoitteisiin, yritettävä selvittää esineen käyttö- ja valmistushistorian pääpiirteet ja tarkistettava, onko vastaavaa esinettä jo entuudestaan museon kokoelmissa. Yleensä on myös hyvä nähdä esine ennen päätöstä. Jos päätös on kielteinen, tutkijan on tarpeen vaatiessa ohjattava aineistoa tarjonnut taho kääntymään jonkin toisen museon tai arkiston puoleen. 1.2. Vastaanottoasiakirjat Vastaanottotilanteessa tehdään aina vastaanottoasiakirja. Asiakirja on joko museon oma luovutuskirja tai nimenomaan kyseistä hankintaa varten laadittu asiakirja. Asiakirjassa kerrotaan ainakin, mitä aineistoa se koskee, osapuolten nimet ja yhteystiedot ja mikä on aineiston oikeudellinen asema eli onko kyseessä lahjoitus, osto, talletus tai muu järjestely sekä mahdolliset lisäehdot. Kokoelmanhallintaa mutkistavia ehtoja tulee välttää eikä missään tapauksessa sitoutua pitämään esineitä koko ajan esillä. Asiakirjan allekirjoittavat sekä luovuttaja (tai luovuttajan valtuuttama henkilö) että vastaanottaja. Asiakirjaa tehdään kaksi samansisältöistä kappaletta. (Liite) Esinekokoelmien, valokuva-arkiston ja museoarkiston vastaanottoasiakirjat muodostavat erilliset kokonaisuudet virka-arkistossa. Jos hankintaerä sisältää useita eri aineistotyyppejä (esineitä, valokuvia, arkistoaineistoa), alkuperäinen vastaanottoasiakirja sijoitetaan sen mukaan, mitä aineistotyyppiä on eniten ja muihin vastaanottoasiakirjakansioihin sijoitetaan valokopio asiakirjasta. 18
PROSESSIKUVAUKSET Sellaisessa tilanteessa, että asiakas tulee käymään museossa ennalta ilmoittamatta ja haluaa ehdottomasti jättää mukanaan tuomansa esineen museoon tai uutta, ennalta sovittua käyntiä olisi kohtuutonta pyytää, on Merikeskus Vellamossa käytössä tilapäinen luovutusasiakirja. Asiakirjalla esineen hallinta siirtyy tilapäisesti museolle, mutta se ei korvaa varsinaista vastaanottoasiakirjaa. Jos museolle tarjottu aineistokokonaisuus sisältää paljon esineitä, ei esinevalintaa välttämättä ole mielekästä tehdä ennen vastaanottoa. Tällöin vastaanottoasiakirjaan kirjataan ehto, jonka perusteella museolla on oikeus hävittää itselleen tarpeettomat esineet. Valintojen jälkeen vastaanottoasiakirjaan liitetään tieto siitä, mitkä esineet otettiin kokoelmiin ja mitkä hävitettiin. Tällainen listaus lähetetään myös luovuttajalle tiedoksi. Tarpeettomia esineitä ei pääsääntöisesti sitouduta palauttamaan luovuttajalle. Esineeseen liittyvät kontekstitiedot kirjataan ensisijaisesti vastaanottoasiakirjaan. Jos kontekstitietoa on runsaasti tai se saadaan jälkikäteen, liitetään puhtaaksi kirjoitetut muistiinpanot vastaanottoasiakirjaan. Kun vastaanottoasiakirjoihin sisältyvät tiedot on tallennettu tietokantaan, siirretään ne virka-arkiston lähiarkistoon. Sekundäärisiä verifikaatteja, kuten tulosteita tai valokopioita esineeseen liittyvästä lähdeaineistosta säilytetään kokoelmatiloissa. Lahjoituksista kiittäminen Kun vastaanottoasiakirja on allekirjoitettu ja esineen luovuttajaa haastateltu, lähetetään lahjoittajalle allekirjoitettu kiitoskortti ja sen mukana vapaalippu Merikeskus Vellamoon. Kiitosten lähettämisestä huolehtii esinekokoelmista vastaava intendentti. Jos museon muu henkilökunta on ollut aktiivisesti mukana lahjoitusta tehtäessä, myös heidän allekirjoituksensa pyydetään kiitoskorttiin. kiinnitetään esineeseen tilapäisesti esimerkiksi langalla sidotulla kartonkilapulla tai muulla helposti poistettavalla keinolla. Samalla tehdään tilapäinen inventaariolista, jos hankintaan kuuluvia esineitä ei ole lueteltu vastaanottoasiakirjassa. Kaikki tekstiilit pakastetaan kolmen vuorokauden ajan - 30 C. Pakastusta varten tekstiilit pakataan muoviin. Pakastamisen jälkeen tutkija luetteloi ja valokuvaa tekstiilit. Tekstiilikonservaattori täydentää luettelointitietoja materiaalien ja tekniikoiden osalta sekä tekee kuntokartoituksen Musketin konservointisovellukseen. Tekstiiliin merkitään pysyvä numero kanttinauhalla. Tekstiilit imuroidaan ja tarvittaessa pestään, ennen kuin ne pakataan varastoon. Esineen paikkatieto merkitään tietokantaan. Muiden materiaalien kuin tekstiilien osalta tarkistaa esinekonservaattori aineiston tuhohyönteisten varalta ja tekee tarpeelliset peruspuhdistustoimet. Tämän jälkeen tutkija merkitsee esinenumeron esineeseen punaisella tai valkoisella akryylivärillä tai pehmeällä lyijykynällä. Esineen päänumero on vuosilukupohjainen lukuun ottamatta alla erikseen mainittuja kokoelmia. Neljä ensimmäistä numeroa ovat vuosiluku, jota seuraa vuosittain uudelleen alusta alkava juokseva numerointi. Numero 1:stä alkava juokseva päänumero on Karhulan lasikokoelmassa, opetuskokoelmassa, merivartiokokoelmassa ja meriradiokokoelmassa. Pysyvän numeron merkitsemisen jälkeen esine siirretään tilaan 214 odottamaan luettelointia. Esineitä ei saa siirtää varastotiloihin ennen luettelointia. Poikkeuksen muodostavat suurikokoiset, esimerkiksi kuormalavoilla siirreltävät esineet, joille vastaanottotoimenpiteet ja luettelointi täytyy tehdä tilannekohtaisen harkinnan mukaan. Suuriakaan esineitä ei kuitenkaan siirretä pitkäaikaiseen säilytyspaikkaansa varastossa ennen luettelointia Vastaanottotoimenpiteet Esinelahjoitukset ohjataan ensisijaisesti Kymenlaakson museon esinekokoelmatiloihin Keisarinmajantie 11:een. Jos luovuttaja haluaa tuoda aineiston Merikeskus Vellamoon, toimitaan esineiden käsittelyssä Vellamon yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaan. Aineisto voidaan myös hakea luovuttajan osoittamasta paikasta, jolloin tutkija toimii yhteyshenkilönä. Museomestari ja konservaattorit osallistuvat tarpeen mukaan hankinnan siirtoon. Kokoelmista vastaava intendentti kirjaa hankinnan tietokantaan, jotta hankintaerä saa oman päänumeron. Hankintatietojen lisätietoihin tutkija voi kirjata myös hankinnan perustelut. Mahdollisen karanteenin jälkeen tutkija antaa yksittäisille esineille alanumerot, jotka Luettelointi Kymenlaakson museossa esineiden luettelointiin käytetään Musketti-museotietojärjestelmää. Palvelimien ylläpidosta varmennuspalveluineen vastaa ulkopuolinen yritys. Tietokannassa olevat vanhat luettelointitiedot ovat usein siinä määrin suppeita tai puutteellisia, että jo luetteloidunkin esineen tiedot on syytä aina täydentää ja korjata esinettä käsiteltäessä. Uusien esineiden luetteloinnissa tavoitteena on luetteloida esine kerralla kattavasti. Arvoluokitus tehdään kaikille uusille esineille ja jo kokoelmissa oleville esineille, kun ne tulevat muuten käsiteltäviksi. Jos pitkäaikaiseen näyttelyyn menevää esinettä ei vielä ole luetteloitu tai vanhojen tietojen täydennystä ei ehditä tekemään ennen esineen näyttelyyn 19
PROSESSIKUVAUKSET sijoittamista, siitä on tallennettava vähintään seuraavat tiedot: nimi, mitat, merkinnät, OCM-luokitus, asiasanoitus ja tunnistekuva Paperimuodossa ollut luettelointitieto on jo tallennettu kokoelmatietokantaan, joten digitointi esinekokoelmien kohdalla merkitsee enää sähköisten tunnistekuvien liittämistä aiemmin luetteloituun aineistoon. Tunnistekuvaus tehdään muun luetteloinnin yhteydessä. Jokaiseen esineeseen liitetään vähintään yksi digitaalinen tunnistekuva. Tunnistekuvia otetaan tarvittaessa useita, jos esineessä on merkintöjä, kaikki oleelliset detaljit eivät selviä yhdestä kuvasta tai esine koostuu useammasta osasta. Etusijalla luetteloinnissa ovat seuraavat esineryhmät: 1. Uudet hankinnat. 2. Näyttelyissä käytettävät esineet. 3. Erikseen luetteloitaviksi valitut esineryhmät. Tällaisia ryhmiä voivat olla esimerkiksi määräaikaisella ulkopuolisella rahoituksella luetteloitavat esineet, tilajärjestelyiden vuoksi esille otetut esinekokonaisuudet tai esineryhmät, joihin kohdistuu ulkopuolisten tutkijoiden kiinnostusta. Luetteloitavaksi valittu ryhmä rajataan niin, että työ voidaan tehdä vuoden kuluessa. Säilytys Luetteloinnin ja puhdistamisen jälkeen konservaattorit pakkaavat ja suojaavat esineet asianmukaisesti varastointia varten. Konservaattorit valitsevat säilytyspaikan varastotiloista ja siirtävät esineet, tarvittaessa yhdessä museomestarin kanssa, valittuun paikkaan Luetteloinnin vastuuhenkilö on esinekokoelmista vastaava intendentti lukuun ottamatta merivartiokokoelmaa, katso jäljempänä oleva Merivartiokokoelman esineprosessi -luku. Esinesiirrot Kokoelmaesineitä siirretään aika ajoin joko näyttelyihin, valokuvattavaksi, tutkijoiden tarkasteltavaksi tai muusta vastaavasta syystä. Esineen paikantaa varastoista ensisijaisesti konservaattorit ja toissijaisesti kokoelmista vastaava intendentti. Esineiden pakkauksesta kuljetusta varten ja kuljetustavan valinnasta vastaavat konservaattorit ja käytännön siirtotoimista huolehtii museomestari. Pienesinevarasto Langinkosken esinekokoelmatiloissa. Kuva Vesa Alén, Kymenlaakson museo. Museolle Valkealasta lahjoitettua kirkkovenettä siirretään suojaan. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. 20