KOKOELMAOHJELMA. Kymenlaakson museo. vahvistettu

Transkriptio

1 Yhteistyössä Kymenlaakson ammatilliset kulttuurihistorialliset museot: Kymenlaakson museo, Haminan kaupungin museot, Kouvolan kaupunginmuseo, Miehikkälän museot ja Verlan tehdasmuseo Kymenlaakson museo KOKOELMAOHJELMA vahvistettu Kansikuva: Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo.

2 TIIVISTELMÄ 4 ESIPUHE 5 MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO 6 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS 7 Esineet 7 Kokoelmien kartutus ja henkilökunta 1920-luvulta 2000-luvulle 7 Katariinantorin vaakahuoneesta Langinkosken vesilaitokseen 8 Kokoelmanhallintaa 9 Arkistot ja käsikirjasto 10 KOKOELMIEN NYKYTILA 11 Esineet 11 Esinekokoelmien sisällöllisiä peruspiirteitä 11 Esinekokoelmien hallinta 13 Valokuvat 14 Luettelointi 14 Hankinta 15 Kokoelmien sisällön arviointia 15 Nykytila 16 Museoarkisto 16 Kokoelmien keskeiset sisällöt, luettelointitilanne ja aineiston kartuttaminen tulevaisuudessa 16 Haastattelujen litteroinnit ja av-aineiston varmuuskopiointi 17 PROSESSIKUVAUKSET 17 Esineet 17 Hankinta 17 Lahjoituksista kiittäminen 18 Vastaanottotoimenpiteet 18 Luettelointi 19 Säilytys 19 Esinesiirrot 20 Sisäinen tiedottaminen hankinnoista 20 Merivartiokokoelman esineprosessi 20 Rakennusnäytteiden käsittelyprosessi 20 Valokuvat 20 Lahjoitukset 20 Museon omana dokumentointina kertynyt aineisto 21 Ostot ja toimeksiannot 21 Kuva-kokoelmia koskevien asiakirjojen arkistointi 21 Lahjoituksista kiittäminen 21 Järjestäminen ja seulonta 21 Luettelointi, numerointi ja suojustaminen 22 Säilytys 22 Hankinnoista tiedottaminen 22 Kuva-arkiston digitaalisen kuva-aineiston hallinta 23 Merivartiokokoelman valokuvaprosessi 24 Museoarkisto 24 Mikä on museoarkisto ja mitä siellä säilytetään 24 Museoarkiston aineistojen prosessit 24 Keskeisiä käsitteitä 24 Hankinta 24 Lahjoituksesta kiittäminen 25 Järjestäminen 25 Kuvailu ja luettelointi 25 Käsikirjasto 26 Kokoelman muodostus 26 Kokoelmatyö 26 Aineiston hankinta 26 Luettelointi- ja sisällönkuvailu 27

3 Käyttökuntoon valmistaminen 28 Tilastointi 28 Kokoelmien ylläpito ja poistot 28 Kirjastopalvelut 28 ESINELAINAT 38 TALLETUKSET 39 KOKOELMIIN POHJAUTUVA TUTKIMUS 29 KOKOELMIEN TURVALLISUUS 29 ARKISTOJEN PALVELUT ULKOPUOLISILLE 30 ARVOLUOKITUS 31 Esineet 31 Arvoluokituksen tarkoitus 31 Arviointikriteerit 31 Työjärjestys arvoluokitusta tehtäessä 31 Valokuvat 33 Yleistä valokuvien arvoluokituksesta 33 Arviointikriteerit 33 Työjärjestys arvoluokitusta tehtäessä 34 POISTOT 35 Esineet 35 Poistamispäätösten lähtökohdat 35 Toimenpiteet ennen poistoa Kymenlaakson museossa 36 Poistopäätös 36 Poistotavat 36 KOKOELMAYHTEISTYÖN TAVOITTEET 39 Tarkastelunäkökulmat 39 Kartutustapa 40 Keskeiset sisällölliset painopisteet 40 LÄHTEET JA KIRJALLISUUS 43 LIITTEET 43 Esineiden luovutuskirja Valokuvien luovutuskirja Arkistoaineiston luovutuskirja Valokuvien vastaanottokirja Valokuvien käyttösopimus Esineiden lainasopimus Poistopöytäkirja yhdelle esineelle Poistopöytäkirja usealle esineelle Poistopöytäkirja yhdelle valokuvalle Poistopöytäkirja usealle valokuvalle Kymenlaakson museon SWOT-analyysi Kooste museoiden SWOT-analyyseistä Henkilörekisteriseloste / WebMusketti Arkistoaineiston tilauslomake Henkilöarkiston järjestämis- ja ryhmittelyperusteet Valokuvat 37 Museoarkisto 37 Arvonmääritys ennen poistoa 37 Poistopäätös 37 Poistotavat 38

4 TIIVISTELMÄ TIIVISTELMÄ Kymenlaakson museon kokoelmaohjelma on laadittu maakunnan ammatillisten museoiden yhteistyönä. Rakenne ja osa luvuista ovat yhteisiä kaikille osanottajamuseoille, mikä on uusi ratkaisu kokoelmaohjelmissa. Ohjelmassa kuvaillaan kokoelmien historian pääpiirteet, keskeiset työprosessit ja esitellään yhtenäiset tavat kokoelmien arvottamiselle ja kartuttamiselle. Liitteinä ovat uudet, kaikille museoille yhteiset lomakkeet. Museon kokoelmat koostuvat esine- ja valokuvakokoelmista, museoarkistosta ja käsikirjastosta. Kokoelmien kartutus alkoi vuonna 1927, kun Kymenlaakson museoseura aloitti toimintansa. Ensimmäiset vuosikymmenet olivat hiljaisen kasvun aikaa, mutta museon saatua ensimmäisen vakinaisen työntekijänsä vuonna 1971 toiminta vilkastui. Kymmenen vuotta myöhemmin museo sai maakuntamuseon statuksen ja vuosina sekä Merikeskus Vellamo että Langinkosken esinekokoelmatilojen toinen vaihe valmistuivat. Nykyiset tilat tarjoavat hyvät edellytykset noin esineen ja noin valokuvan käsittelyyn ja säilytykseen. Työprosessit ovat uusien tilojen myötä muuttuneet ja ohjelmassa ne on sen vuoksi jouduttu monilta osin miettimään uudelleen. Ohjelmassa käydään läpi vaihe vaiheelta museo-objektin saapuminen museoon, sille tehtävät vastaanottotoimet ja museo-objektien säilyttäminen. Valokuvia käsittelevässä luvussa otetaan ensimmäistä kertaa Kymenlaakson museossa kantaa digitaaliseen valokuvaan, mikä on kuva-arkistojen ehkä ajankohtaisin kysymys tällä hetkellä. Tutkimusta, turvallisuutta, arkistopalveluita, lainoja ja talletuksia koskevissa luvuissa tehdään linjanvedot näistä keskeisesti kokoelmatyöhön liittyvistä teemoista. Lainojen ja talletusten osalta kyse on museoiden yhteisistä luvuista, joten ohjelmaa tehtäessä on myös yhtenäistetty käytäntöjä. Arvoluokitus- ja poistoluvuissa otetaan kantaa ajankohtaisiin ja samalla myös herkkiin kysymyksiin. Perinteisesti on katsottu, että kaikki museo-objektit ovat yhtä arvokkaita, eikä kokoelmista milloinkaan poisteta mitään. Kun kokoelmia on ruvettu tarkastelemaan omaa museota laajemmin ja samalla ajallinen etäisyys aiempiin hankintoihin on kasvanut, on käynyt kuitenkin ilmeiseksi, että kokoelmissa on myös sinne kuulumatonta aineistoa. Ohjelman arvoluokitus antaa keinoja tunnistaa kokoelman tärkeimmät osat kiireellisintä käsittelyä varten ja toisaalta ne objektit, joihin ei kannata uhrata enempää työtä. Poistoluvussa taas kerrotaan, miten vältetään virheet esineitä poistettaessa ja miten poistaminen tehdään korrektilla tavalla. Viimeisessä luvussa kerrotaan, millaisena kymenlaaksolaiset museot näkevät kokoelmansa tulevaisuudessa. Kokoelmien painopisteet on jaoteltu kansallisessa kokoelmayhteistyössä käytettävän seitsenkohtaisen jaon mukaan. Painopisteet ohjaavat sekä kokoelmien kartutusta että olemassa olevien kokoelmien arviointia. Painopisteiden aiempaa selkeämpi ja konkreettisempi nimeäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei museokokoelmiin otettaisi jatkossakin muutakin kuin listassa lueteltua aineistoa. Painopisteiden tehtävänä on ennen kaikkea auttaa voimavarojen ohjaamisessa keskeisimpiin aihepiireihin. 4

5 ESIPUHE ESIPUHE Maakuntamuseoissa eri puolilla Suomea on viime vuosina laadittu tai uusittu kokoelmapoliittisia ohjelmia. Ohjelmien tehtävänä on antaa kokonaiskuva kaikista museon kokoelmista ja hahmotella niiden tulevaisuutta, joten niillä on siten keskeinen merkitys museon kokoelmatyön onnistumiselle. Ohjelmat parantavat kokoelmatyön laatua ja suuntaavat niukkoja resursseja tärkeiksi määriteltyihin kohteisiin. Kokoelmaohjelmat ja erityisesti niiden prosessikuvaukset toimivat myös ohjeina museon uusille työntekijöille. Vuoden 2008 joulukuussa Kymenlaakson museo, Haminan kaupungin museot, Kouvolan kaupunginmuseo, Miehikkälän museot ja Verlan tehdasmuseo, eli Kymenlaakson ammatilliset kulttuurihistorialliset museot, alkoivat hahmotella museoille yhteistä kokoelmaohjelmaa. Yhteistyöllä haettiin kolmea asiaa: Koordinoida kokoelmien kartutusta ja jaetaan kokoelmavastuita museoiden kesken. Työnjaolla nostetaan kokoelmien laatua, kohdennetaan työaikaa oleelliseen ja helpotetaan kokoelmatiloihin kohdistuvaa painetta. Etsiä kokoelmatyöhön yhteisiä toimintatapoja, esimerkkeinä samanlaiset sopimuslomakkeet ja kokoelmien arvoluokitus. Yhdenmukaistaa asiakaspalvelua eri puolilla maakuntaa. Ainoa esikuva maakuntamuseon ja paikallismuseoiden yhteiselle kokoelmaohjelmalle löytyi Länsi-Uudeltamaalta. Jo varhaisessa vaiheessa kuitenkin todettiin, että Kymenlaaksossa yhden ainoan ohjelman sijasta toimivin ratkaisu on välimuoto yhteisine ja museokohtaisine lukuineen. Kokoelmaohjelman rakenne on kaikilla museoilla samanlainen. Yhteisiä lukuja ovat esipuhe, arvoluokitus, poistot, esinelainat, talletukset ja kokoelmayhteistyön tavoitteet. Myös mallilomakkeet ovat yhteisiä. Yhteisissä luvuissa on kuitenkin joitakin museokohtaisia eroja, jotka liittyvät esimerkiksi päätöksentekoon. Tietyt kohdat, kuten museoiden kokoelmahistoriaa ja prosesseja koskevat luvut ovat luonnollisesti kussakin museossa erilaiset. Museokohtaisetkin luvut on esitelty museoiden yhteisessä työryhmässä ja niitä on muokattu kollegoilta saatujen kommenttien pohjalta. Yhteistyössä mukana olleiden museoiden kokoelmaohjelmat löytyvät niiden valmistuttua kunkin museon omilta verkkosivuilta. Käytännössä ohjelma eteni lukuluonnoksista maakunnallisen työryhmän kommentoitavaksi. Luvut koostettiin Kymenlaakson museossa. Ohjelmaa tehtäessä on tutustuttu myös aivan konkreettisesti naapurimuseoiden toimintaan, sillä kokoontumisia on järjestetty eri museoissa. Näin on päästy katsomaan, millaisia tiloja kullakin museolla on kokoelmatyöhön käytettävissä. Työryhmän muodostivat Kymenlaakson museosta Vesa Alén (pj.), Elvi Ikonen ja Marja Salmijärvi (siht.), Haminan kaupungin museoista Anu Kehusmaa ja Minna Tuulas-Inkinen, Kouvolan kaupunginmuseosta Jaana Eklund, Anu Kasnio ja Kimmo Seppänen, Kouvolan kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen tilaajatoimistosta Marju Myllymaa, Miehikkälän museoista Anu Haapala ja Armi Oinonen sekä Verlan tehdasmuseosta Tarja Antikainen. Kokoelmaohjelmat ovat luonteeltaan muuttuvia. Jotkin tässä ohjelmassa hahmotellut käytännöt saattavat osoittautua epäkelvoiksi tai ne voivat olosuhteiden muuttuessa vanhentua. Tätäkin ohjelmaa korjataan ja muokataan sovituin väliajoin. Ohjelman päivitystarve arvioidaan vuonna Ohjelmaa tai sen perusideaa on tarkoitus laajentaa myös niihin kymenlaaksolaisiin museoihin, joilla ei ole käytettävissään kokopäiväistä, museoammatillista henkilökuntaa. 5

6 MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO MUSEON TOIMINTA-AJATUS JA HALLINTO Vuonna 1927 perustettu Kymenlaakson museo toimii sekä maakunnallisena keskusmuseona että Kotkan kaupunginmuseona. Toiminta-alueena ovat Kotkan kaupungin lisäksi Kymenlaakson kunnat eli Hamina, Iitti, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Vuodesta 2008 Kymenlaakson museo on toiminut osana Merikeskus Vellamoa. Museon visio on Kohtaamispaikka Kotkan satamassa. Kymenlaakson museo on osa Kotkan kaupungin hyvinvointipalvelujen tehtäväaluetta ja se toimii kulttuurilautakunnan alaisuudessa. Toimintaa ohjaavat kaupunginhallituksen johtosääntö, kulttuurilautakunnan johtosääntö ja kulttuuripalvelujen vastuualueen toimintasääntö. Toiminta-ajatuksesta, visiosta ja museotyön arvoista muodostuvalla strategiallaan museo tukee Kotkan kaupunkistrategiaa. Museotyötä ohjaavat myös mm. Suomen muinaismuistolaki, museolaki ja museoasetus. Kymenlaakson museon toiminta-ajatuksena on tutkia, tallentaa ja asettaa näytteille kotkalaista ja kymenlaaksolaista kulttuuriperintöä. Toiminnallaan museo tukee paikallista identiteettiä ja auttaa alueen asukkaita tuntemaan menneisyyttä, ymmärtämään nykyhetkeä ja arvioimaan tulevaisuutta. Museotyön arvot: Asiantuntijuus Innovatiivinen ja laadukas toiminta Vuorovaikutus ja yhteistyö paikalliselta tasolta kansainväliselle tasolle Yhteiskunnallinen vastuu ympäristöstä ja kulttuuriperinnön säilyttämisestä Museotyön ammattieettiset arvot toiminnan ohjenuorana Kymenlaakson museon yhteydessä toimii koripalloperinteen tallennusprojekti, joka tallentaa teemaa kansallisella tasolla. Museon osana on myös Merivartiomuseo, jonka kokoelmat on koottu yhteistyössä Rajavartiolaitoksen kanssa. 6

7 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Esineet 1 Kokoelmien kartutus ja henkilökunta 1920-luvulta 2000-luvulle Kymenlaakson museoseura aloitti toimintansa vuonna Seuraavalta vuodelta olevissa yhdistyksen säännöissä määriteltiin ensimmäisen kerran kirjallisesti museon kokoelmatavoitteet: Kymenlaakson museo kerää kaikenlaista muinaisuutta, kulttuurihistoriaa, kansatiedettä, taideteollisuutta, käsitöitä, teollisuutta y.m. aloja valaisevia esineitä, kirjallisia tuotteita j.n.e., sekä säilyttää niitä tieteellistä tutkimusta ja kansan kasvatusta ja sekä opetusta palvellakseen. Kokoelmista vastasi ensimmäisenä vuonna lehtori Ilmari Peitsalo, mutta jo seuraavana vuonna tämä tehtävä siirtyi hammaslääkäri Gösta Winterbäckille, joka hoiti intendentin tehtäviä vapaa-ajallaan aina vuoteen 1959 saakka. Intendenttinä hän pääasiassa valitsi, mitä esineitä kokoelmiin otettiin, mutta museoseura järjesti myös joitakin keräyskampanjoita. Ensimmäinen kampanjoista järjestettiin jo v. 1929, kun filosofian kandidaatti Ina Seppänen etsi kokoelmiin esineitä Kymin, Pyhtään, Vehkalahden, Anjalan, Sippolan ja Ruotsinpyhtään kunnissa. Vuonna 1939 maisteri Hulda Kontturi teki keruumatkan Haapasaareen ja Kuutsaloon. Maisteri Aili Lukkarin keruumatka lähipitäjiin sijoittuu vuoteen Viimeisen museoseuran aikaisen kokoelmahankintamatkan teki Kymenlaakson Osakunta Haapasaareen vuonna 1964, jonka tuloksena Kymenlaakson museoon saadut lähes 500 esinettä muodostavat nykyisin keskeisen osan kokoelmiin kuuluvista saariston arkiesineistä. Juhani Viisteen vuonna 1934 tekemässä, mutta toteuttamatta jääneessä näyttelysuunnitelmassa on painopisteiksi nimetty Ruotsinsalmen meritaistelu, Ruotsinsalmen merilinnoitus, rannikon ja saariston kansatieteellinen esineistö sekä kartanoiden kulttuurihistoriallinen esineistö. Listasta on luettavissa myös se, mitä museoseurassa pidettiin kokoelmien kannalta tärkeinä alueina 1930-luvun puolivälissä. Museon ensimmäisten parin vuosikymmenen aikana esineitä siis tietoisesti koottiin paitsi Kotkasta, myös saaristosta ja eteläisen ja keskisen Kymenlaakson maaseudulta. Hamina sen sijaan ei kuulunut kartutusalueeseen, sillä sinne oli perustettu oma museo jo vuonna Kokoelmia koskeva merkittävä linjanmuutos tehtiin 1940-luvun lopulla, kun Kymenlaakson Osakunnan kotiseuturetkillään keräämät esineet ohjattiinkin uusiin paikallismuseoihin eikä Kymenlaakson museoon. Kymenlaakson museon kokoelmien kartutuksen painopiste oli jatkossa entistä korostuneemmin Kotkan kaupungin, rannikon ja saariston esineissä. Työväentalon varastotilaa. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. Alkuvuosikymmenten kiinnostuksen kohteita olivat myös Kotkansaaren edustalla olevat hylyt, joista nostettiin jo 1930-luvulla rungon rakenneosia, tykkejä, takilanosia, ammuksia ja käsiaseita museon kokoelmiin. Oman kokonaisuutensa kartutuksessa muodosti vuonna 1948 löydetty venäläisen sotalaivan Sankt Nikolain hylky. Hylystä nostetuista esineistä, rakenneosista ja tykeistä osa päätyi Kymenlaakson museolle. Varissaaren siirryttyä museoseuran hallintaan 1950-luvun puolivälissä pantiin joukko suurikokoisia hylkylöytöjä esille Varissaaren vanhalle tanssilavalle luvulla Varissaareen rakennettiin löytöjä varten kaksi näyttely- ja varastovajaa, jotka edelleen ovat käytössä, tosin hyvin huonokuntoisina. Muinaismuistolain tultua voimaan v siirtyivät Sankt Nikolaihin liittyvät tutkimukset ja esinenostot Muinaistieteellisen toimikunnan vastuulle. Museoseuran kauden viimeisinä vuosina ( ) intendenttinä toimi majuri evp. Olli Airola. Kymenlaakson museon historian merkittävin muutos tapahtui vuonna 1967, kun museon ylläpito siirtyi Kymenlaakson museoseuralta Kotkan kaupungille. Tässä yhteydessä myös noin esinettä käsittävän esinekokoelman hallinta siirtyi kaupungin museolautakunnan vastuulle. Vuonna 1970 museo sai osa-aikaisen museonhoitajan ja viimein vuonna 1971 vakinaisen amanuenssin viran. Ensimmäisenä amanuenssin tehtävää hoiti Marja-Liisa Ripatti. Toisen museoammatillisen koulutuksen saaneen työntekijän talo sai vuonna 1980 ja seuraavana vuonna maakuntamuseon statuksen. Vuonna 1983 tekstiilikokoelmaa hoitaneen toimistovirkailijan nimike muutettiin tekstiilikonservaattoriksi. Kolme määräaikaisilla sopimuksilla työskennellyttä tutkijaa vakinaistettiin vuonna 1988 ja samalla jaettiin tutkijoille omat vastuualueet, mukaan lukien esinekokoelmat. Vuonna 2000 saatiin museoon toinen konservaattorin toimi. Hänen vastuualueekseen tulivat esinekokoelmat tekstiilejä lukuun ottamatta. 1 pääasiallinen lähde Tiina Mertanen

8 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Nimettyinä painopisteinä 1990-luvulla olivat Kotkan historia, saaristo, merenkulku, kymenlaaksolainen teollisuus ja rakennusten osat. Merkittävä uusi osa-alue kokoelmatoimintaan lisättiin v. 1999, kun Rajavartiolaitos ja Kotkan kaupunki sopivat merivartioinnista kertovan museon perustamisesta Kotkaan ja aiheeseen liittyviä esineitä alettiin kerätä museon kokoelmiin. Vuodesta 2008 alkaen Kymenlaakson museoon on kerätty valtakunnallisella tasolla myös koripallohistoriaan liittyviä esineitä. Kotkan konserttitalon kellarista saatiin käyttöön laajempi varastotila, joka toimi eräänlaisena päävarastona 1990-luvun loppuun saakka. Vaatimattomampia säilytysolosuhteita kestäviä esineitä oli kaupungin käytöstä poistetun vesilaitoksen tiloissa vuodesta 1992 lähtien. Katariinantorin vaakahuoneesta Langinkosken vesilaitokseen Erillisiä esinekokoelmien säilytystiloja museolla ei alkuvuosikymmeninään juuri ollut. Ensimmäinen näyttelytila, Katariinantorin vaakahuone, oli samalla myös säilytystila, esinemäärähän oli tietysti vielä vähäinen. Seuraavassa museorakennuksessa, Palotorninvuorella sijainneessa huvilassa säilytyskalusteina toimivat edelleen näyttelyssä olevat arkut ja kaapit. Lisäksi oli käytettävissä lämmittämätön ulkorakennus isommille esineille. Huvila oli käytössä vuosina Sodan aikana esineet olivat osittain evakuoituna mm. Wredebyn kartanoon. Museon ylläpidon siirryttyä Kotkan kaupungille Palotorninvuoren rakennukset tyhjennettiin ja esineet siirrettiin Toivo Pekkasen ja Haukkavuoren koulujen väestönsuojiin sekä Palotorninvuoren väestönsuojaan luvun lopulta 1990-luvulle museolla oli käytössään useita lyhytaikaisia, olosuhteiltaan puutteellisia varastotiloja (edellä mainittujen lisäksi ainakin Metsolan kansakoulu, KOTEKO, kaupunginsairaalan liinavaatevarasto, Paimenportin vanhainkodin väestönsuoja, VR:n tavara-aseman makasiini, Rautatienkatu 4, Opistokatu 8). Opistokadun tilaa käytettiin 1990-luvulle saakka myös esinekonservointitilana. Pitkäaikaiseksi varastotilaksi jäi pääasiassa hylkyjen rakenneosia sisältävä Ruotsinsalmen linnoituksen aikainen ruutikellari (Puistotie, Katariina), joka mainitaan toimintakertomuksissa ensimmäisen kerran v On tosin mahdollista, että ruutikellaria jo ennen tätä olisi käytetty hylynosien säilytyspaikkana. Museotalo Palotorninvuorella vuonna Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. Muutaman vuoden kestäneiden tilapäisjärjestelyiden jälkeen museo sai taas käyttöönsä oman rakennuksen v. 1975, kun entistä kauppaoppilaitosta Kotkankatu 13:ssa ruvettiin peruskorjaamaan museon käyttöön. Korjauksen ajan museon toimisto ja lähivarasto toimivat Kotkan musiikkiopiston käytössä olleessa puutalossa nykyisen Euromarketin tontilla Kotkankatu 13:n vieressä. Peruskorjauksen jälkeen uudet perusnäyttelyt avattiin v Esinekokoelmalle oli talon ullakolla sekä lämmitettyjä (tekstiilit) että lämmittämättömiä tiloja. Minkäänlaista suhteellisen kosteuden säätöjärjestelmää ei lämmitetyissäkään tiloissa ollut. Ensimmäisessä kerroksessa oli yksi huone varattu keramiikka- yms. esineiden varastoksi. Talon kellarissa oli tekstiilikonservoinnin työtilat luvun alun varastotilanteesta on olemassa konservaattori Ulla Klemelän v tekemä varastokartoitus. Näyttelynäkymä Palotorninvuorelta. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. 8

9 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Kymenlaakson Osakunnan Haapasaareen tekemän keräysretken tuloksia. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. Museoveneitä varten oli säilytys- ja näyttelytilana Kantasataman Länsivarasto. Kun Länsivarasto purettiin Merikeskus Vellamon tieltä, siirrettiin veneet varastohalli P10:een vuosiksi Hovinsaarella sijaitsevasta Ympäristötalosta (Kotkantie 6) oli vuokrattu varasto merivartioesineille vuosina on kaksi eri-ikäistä versiota, jotka eivät ole kaikin osin yhteneviä. Vuodesta 1971 diaaria on pidetty yllä kartutuksen tahdissa ja esineitä on luetteloitu säännöllisesti. Vuodelta 1973 löytyy selvitys kokoelma- ja varastotilanteesta. Edellisen vuosikymmenen hyvä kokoelmajärjestys ikävä kyllä menetettiin 1980-luvulla mm. kontrolloimattoman kartunnan ja useiden varastomuuttojen vuoksi. Manuaalisesta diaarista luovuttiin vuoden 1995 lopussa ja hankintatiedot ruvettiin kirjaamaan pelkästään juuri käyttöön otettuun museotietojärjestelmä Antikvariaan. Oleellinen muutos kokoelmavarastotiloissa tapahtui v. 2000, kun vesilaitosrakennukseen saneerattiin museolle varastotiloja, joista osa on lämpö- ja kosteusoloiltaan säädeltyjä, sekä työtilat tekstiilikonservoinnille sekä toimisto- ja sosiaalitilat talossa työskentelevälle henkilökunnalle. Tavoitteena oli jatkaa muutostöitä välittömästi rakentamalla esinekonservointitilat sekä lisää varasto- ja työtilaa, mutta rakennushanke toteutettiin vasta vuosina Kymenlaakson museoon on liitetty sen olemassaolon aikana kaksi paikallista museota: Steveco Oy:lle kuulunut Ahtausmuseo v ja A. Ahlström Osakeyhtiölle kuulunut työläiskotimuseo Näkin mökki v Yleisöllä oli mahdollisuus tutustua Ahtausmuseoon vuoteen 2005 saakka, minkä jälkeen siellä olevia esineitä ruvettiin siirtämään Langinkosken esinekokoelmatiloihin. Lopullisesti entisen ahtausmuseon tilat tyhjennettiin syyskuussa Näkin mökkiin yleisö pääsee edelleen tutustumaan ennakolta sopimalla. Näkin mökin esineet muodostavat oman kokoelmansa ja ne rinnastetaan arvoluokituksessa opetuskokoelmaan. Kokoelmanhallintaa Huomattava ongelma esineiden käsittelyssä alkuvuosikymmenten aikana oli se, ettei esineistä pidetty diaaria, johon ne olisi kirjattu saapumisjärjestyksessä. Diaarit laadittiin takautuvasti suurina erinä, joten valtaosasta esineitä puuttuvat alkuperätiedot eli hankintapaikka, hankinta-aika ja esineen luovuttaja. Joidenkin esineiden kohdalla alkuperätietoja on kirjattu ilmeisesti muistinvaraisesti ylös, minkä vuoksi näihinkin merkintöihin täytyy suhtautua varauksella. Museon hallinnassa oli myös v rakennettu Oravanmäen tuulimylly Kyminlinnantien varressa. Myllyä ei mainita vuoden 1994 jälkeen enää museon toimintakertomuksissa, mutta myllyyn kerätyt maatalousesineet ovat edelleen museon hallussa. Yksittäisinä suurina esineinä voidaan mainita vielä v museolle luovutettu höyryveturi Kotkan rautatieaseman puistossa ja v museolle luovutetut viisi satamanosturia Kotkan Kantasatamassa. Kokoelmien luetteloinnin aloitti Gösta Winterbäck vuonna 1934 siihenastisella kartunnalla. Luettelointi oli takautuvaa myös ja 1950-luvulla. Suuremmat inventoinnit tehtiin vuosina 1938 ja 1958, joilta pääosa luettelointitiedoista on. Vuotta 1971 edeltävästä diaarista 9

10 KOKOELMIEN SYNTY JA KEHITYS Arkistot ja käsikirjasto Tiedot valokuva- ja museoarkistoaineiston kokoamisesta toiminnan alkuvuosikymmeninä eivät ole tarkkoja, mutta aineistoa kertyi jo museoseuran aikana. Valokuvien karttuminen näyttää vilkastuneen 1960-luvun toisella puoliskolla. Yleiskokoelman vanhin osa eli ns. A-kuvat (noin kpl) tulivat museoon mm. lahjoituksina Kotka-seuralta ja yksityisiltä sekä jäljennöskuvaamalla. Näissä A-kuvissa keskeisiä aiheita ovat kaupunki- ja arkkitehtuurikuvat ja saaristo (Suursaari, Lavansaari, Tytärsaari, Seiskari ja Haapasaari). AV-aineiston kertyminenkin alkoi jo Kymenlaakson museoseuran aikana, kun Erkki Ala-Könni ja Vuokko Kivisaari suorittivat Vanhaa Kotkaa -haastattelut 1964 Kotkan kaupungin toimeksiannosta. Vähitellen muistitieto- ym. äänitteitä ja muuta audiovisuaalista aineistoa on karttunut lisää. Vuonna 1971 laadittiin valokuvien luettelointi- sekä käsikirjaston luokittelujärjestelmä ja aloitettiin luettelointi. Museotietojärjestelmä Antikvaria tuli käyttöön vuonna Lahjoitukset, jäljennöskuvaus ja dokumentointi ovat olleet koko toiminta-ajan valokuva-arkiston pääasialliset kertymistavat. Erkki Ala-Könnin Kotkan kaupungin toimeksiannosta 1964 keräämät ja jäljennöskuvaamat kuvat lahjoitettiin museolle kaupungin kokoelmista Purettavien rakennusten dokumentoinnin valokuvaamalla museo aloitti vuonna Työ annettiin tuolloin ulkopuoliselle, koska museolla ei vielä ollut vakinaisia työntekijöitä. Museon omana dokumentointityönä kuvia on sittemmin kertynyt runsaasti: dokumentointikuvausta ovat tehneet mm. rakennustutkija, arkeologi ja museon valokuvaaja. Joistakin suurista lahjoituksista on muodostettu oma kokoelmansa (valokuvaamo Suhosen, valokuvaamo Jutan, Kuva-Salosen ja Gutzeitin kokoelmat). Merivartiomuseon kokoelmaan tuli vuodesta 1999 lähtien paitsi valokuvia myös arkistoja lähdeaineistoa kuten kirjoja ja muita painotuotteita. Itäisen Suomenlahden veneenveistoperinteeseen kohdistuneen Mallikaaresta CAD-suunnitteluun -projektin tuloksena kertyi Puuvene-kokoelmaan venepiirustusten ym. arkistoaineiston lisäksi myös valokuvia ja haastatteluja. Nyt vuonna 2011 museon kuvien kokonaismäärä on arviolta Suurimmat kuvien aiheryhmät ovat teollisuus, satama, kaupunki- ja arkkitehtuurikuvat sekä saaristo. Kuvien määrä on moninkertaistunut nopeasti vastaanotettujen isojen lahjoitusten ansiosta: vielä vuonna 1993 kuvia oli arviolta alle kappaletta. Vuodesta 1989 museolla on ollut vakituinen valokuvaaja. Hän on tehnyt valokuvausdokumentointia, vastannut museon valokuvaamosta ja valokuvalaboratoriosta ja vuoden 2007 alkuun myös kuva-arkistosta. Museo sai vakituisen arkistotutkijan vuoden 2008 alussa. Arkistotutkijan tehtäviin kuuluu myös käsikirjaston hoito. Museoarkistossa säilytettävää aineistoa on yli 200 hm sekä lisäksi piirustuksia ja karttoja 2. Ulkopuolelta museoarkistoon tulleen aineiston määrä on kuitenkin pieni, sillä aineisto on vuodesta 1991 lähtien pyritty ohjaamaan viranomaisarkistoihin eli arkistolaitokseen tai kotiseutuarkistoon Kotkan keskusarkistossa. Yleiskokoelman arkistoaineiston kartuttamisesta ei ole ollut erityistä suunnitelmaa. Puuvenekokoelmaa ei kartuteta enää aktiivisesti. KYHIKA-kokoelmaa (Kymenlaakson historialliset kartat) laajennetaan edelleen. Sen kartat ovat nähtävissä ja tilattavissa Internetissä. Museoarkiston aineistosta ei ole tehty kuntokartoitusta. Äänitteitä ja muuta av-aineistoa ei ole siirretty modernimmalle tietovälineelle tai muutettu tiedostomuodosta toiseen eikä tuoreutettu (uudelleenkopioitu). Kaikista äänitteistä ei myöskään ole varmuuskopioita eikä kaikkia ole litteroitu tai litterointi on puutteellista. Valokuvaarkistossa työtä on tehty runsaasti vuodesta 1989: dia- ja negatiiviarkistojen vaurioiden tarkistus ja diataskujen vaihto on tehty 1990-luvulla, vanhimpia originaalikuvia siirretty pois käyttökuvien laatikostoista ja korvattu käyttökopioilla. Koska kuvia on viime aikoina kertynyt erittäin suuria määriä, on runsaasti kuva-aineistoa vielä käsittelemättä ja arkistoimatta. Valokuva-arkiston tiloja Kotkankatu 13:ssa. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. 2 Suunnitelma kirjastopalveluiden perustamisesta Kotkan museokeskukseen

11 KOKOELMIEN NYKYTILA Kuvien ja museoarkistoaineiston säilytystiloista on tietoa vuodesta 1970 lähtien. Suullisesti saadun tiedon mukaan niitä säilytettiin käyttöönotetuissa museotiloissa Heikinkatu 12:ssa. Kotkankatu 13:ssa kuvia säilytettiin aluksi ensimmäisen kerroksen tiloissa, myöhemmin kellarikerroksessa, jonne sijoitettiin paitsi valokuva-arkisto työtiloineen myös valokuvalaboratorio. Kotkankatu 13:n huoneissa oli keskuslämmitys ja lämpö- ja kosteusolosuhteet vaihtelivat myös vuodenajan mukaan. Museoarkiston aineistosta ainakin kartat sijaitsivat Kotkankatu 13:ssa aluksi tekstiilivarastossa. Huonompiin olosuhteisiin museoarkistoaineisto joutui, kun se siirrettiin kirjavarastoon ullakolle. Tämän jälkeen kartat ja joitakin asiakirjoja siirrettiin kirjavarastosta ensimmäisen kerroksen työtiloihin. Kun tekstiilikokoelmat siirrettiin Langinkosken varastoon vuonna 2002, voitiin vielä kirjavarastossa ollut aineisto sijoittaa niiltä vapautuneisiin lämpimiin tiloihin talon sisällä. 40 hm merihistoriaan liittyvää museoarkistoaineistoa on 1990-luvun lopusta lähtien ollut sijoitettuna kaupunginarkiston arkistotiloihin. Merikeskus Vellamoon valmistui Kymenlaakson museolle museo-, valokuva- ja negatiiviarkistotilat, joiden lämpö- ja kosteusolosuhteet ovat säädettävissä. Tilat suunniteltiin arkistolaitoksen arkistotilaohjeiden mukaan. Museon käsikirjasto todettiin vuoden 1971 toimintakertomuksessa likimain olemattomaksi. Ko. vuonna sitä pystyttiin varojen niukkuuden vuoksi kartuttamaan vain viidellä ostetulla teoksella, lahjoituksena saatiin 22 teosta ja tilattuna museoon tuli vain yksi lehti. Käsikirjastoa on viime vuosikymmenien kuluessa kartutettu ostoilla, ja myös julkaisuvaihtona on teoksia tullut huomattava määrä. Ostoja ovat jossain määrin suunnanneet museon toiminnan painopistealueet, joita esim luvulla olivat arkeologia, meriarkeologia ja merihistoria ja rakennustutkimus. Teoksia on tullut kokoelmiin myös lahjoituksina: edellä mainittiin jo merivartiokokoelmaan saatu kirjallisuus. Museolle vuonna 1996 siirtyneen palopäällikkö Matti Kannon merihistoriallisen kokoelman keskeinen osa on kirjat (noin nidettä). Kannon kokoelmaan kuuluu myös laivakortistot ja -kuvastot. Merikapteeni Eino Koivistoisen lahjoitus vuonna 1986 käsitti lähes 300 meriaiheista teosta, ja vuonna 2008 perikunta lahjoitti teoksia lisää. Käsikirjaston kirjoista siirrettiin osa käyttöön Langinkoskelle, kun uudet varasto-, konservointi- ym. tilat valmistuivat. Kymenlaakson museon kirjasto on pääosin sijoitettuna Tietokeskus Vellamoon ja toimii käsikirjastoperiaatteella. Museon kirjaston tehtävänä on ensisijaisesti palvella museon henkilökunnan tiedontarpeita, ja se suuntaa hankintoja. Museon ulkopuoliset asiakkaat voivat käyttää kirjastoa mutta eivät saa siitä kotilainoja. Merivartiomuseon kirjat sijoitetaan ao. tutkijan päätöksen mukaisesti museoarkiston tiloihin. Hyllymetreissä kirjamuotoista aineistoa on noin 165 ja lehtiaineistoa noin 23 hyllymetriä 3. Kirjaston kokoelma karttuu vuosittain noin 200 niteellä ja noin kymmenellä aikakauslehtivuosikerralla. Tarvittaessa hankitaan kaksoiskappaleet teoksista, joita työntekijät tarvitsevat jatkuvasti sekä Langinkoskella että Vellamossa. Museon käsikirjaston merkittävimmät aihealueet ovat seuraavat: historia, Kymenlaakson paikallishistoria, merihistoria, arkeologia, meriarkeologia, arkkitehtuuri ja rakennustutkimus, kansatiede ja museologia. KOKOELMIEN NYKYTILA Esineet Esinekokoelmien sisällöllisiä peruspiirteitä Selvitys on tehty tarkastelemalla, miten esinekokoelmat jakaantuvat eri Outline of Cultural Materials - luokitusjärjestelmän mukaisten luokkien kesken. Eksakteja lukumääriä tällä menetelmällä ei voi esittää, koska valtaosa esineistä kuuluu useampaan kuin yhteen luokkaan ja monien esineiden kohdalla valittu luokitus on vielä tällä hetkellä epätarkoituksenmukainen. Kun tarkastelu kuitenkin yhdistetään kokoelmatyössä saatuun subjektiiviseen käsitykseen kokoelmien sisällöstä, saadaan esiin joitakin Kymenlaakson museon esinekokoelmien keskeisiä ominaisuuksia. Kymenlaakson museon kokoelmiin kuuluu noin luetteloitua esinettä. Lukumäärältään selkeästi suurin aineistoryhmä ovat vaatteet, asusteet sekä muut ihmisen ulkoasuun liittyvät esineet (ulkonäön hoitaminen, vaatehuolto ja vaatteiden valmistus). Yhdessä kodintekstiilien kanssa ne muodostavat noin esineen joukon, mikä on kolmasosa esinekokoelmista. Tekstiilien kokonaismäärästä on noin viidesosa kodintekstiilejä, loput ovat vaatteita. Vaatetuksesta on valtaosa siviili- ja arkivaatetusta, ammatti- ja työvaatteista suurimman ryhmän muodostavat erilaiset rajavartiolaitoksen ja puolustusvoimien virkapuvut. Naisten vaatetus on ennalta arvattavasti laajemmin edustettuna kuin miesten vaatetus. Eri sosiaaliryhmien edustus on melko lailla tasainen. Tekstiilien joukosta voisi mainita isompina ryhminä yli 300 erilaisen pitsiesineen (kauluksen, liinan jne.) kokonaisuuden, merivartiokokoelman tekstiilit sekä ja 1900-lukujen taitteen vuodevaatteet, joita on edustava kokonaisuus. Perinteinen maaseutuelämä elinkeinoineen on niukasti edustettuna kokoelmissa. Elinkeinoista on tallennettu erityisesti kalastusta ja hylkeenpyyntiä maanviljelyn ja karjanhoidon jäädessä lähinnä yksittäisesineiden varaan. Muusta perinteisen maaseutuelämän esineistöstä on kokoelmissa jonkin verran huonekaluja, mitta- ja 3 Suunnitelma kirjastopalveluiden perustamisesta Kotkan museokeskukseen

12 KOKOELMIEN NYKYTILA säilytysastioita sekä ruokailuastioita. Arvokkaimman osan tästä ns. kansatieteellisestä aineistosta muodostavat Neuvostoliitolle toisessa maailmansodassa luovutettujen Suomenlahden ulkosaarten esineet, joihin sisältyy kalastuksen ja hylkeenpyynnin lisäksi myös joitakin kirkollisia esineitä sekä tekstiilejä. Teollisuus- ja liikenne-elinkeinoista nousee esiin erityisesti kolme kokonaisuutta: Hallan sahalta vuonna 1986 saatu monipuolinen aineisto, Ahtausmuseon lakkauttamisen myötä Kymenlaakson museoon saatu käsiahtausaineisto ja 1970-luvun alussa saadut Kymijoen uittoyhdistyksen esineet. Etenkin ahtauksen ja uiton kohdalla kokonaisuudet ovat jo edustavia. Toisen tyyppinen, työkalujen sijasta teollisuustuotteista koostuva kokonaisuus on entisen Karhulan lasimuseon kokoelma, joka on siirtynyt Kymenlaakson museon hallintaan vuonna Esineet kuuluvat osin Kymenlaakson museolle ja osan on A. Ahlström Osakeyhtiö deponoinut museolle. Aineisto on vielä järjestämättä, mutta se sisältää esinettä. Karhulan lasimuseon lasinvalmistukseen liittyviä työkaluja ja laitteita ei aikanaan luetteloitu museokokoelmaan ja osa niistä on hävinnyt museon lakkauttamisen jälkeen, jäljellä olevat ovat A. Ahlström Osakeyhtiöllä. Metalliteollisuutta ja -käsityötä kokoelmissa on niukasti, suurimman osan muodostavat Kotka Stevedoringin pajan ja Kotkan kaupungin korjauspajan työkalut. Vähittäiskauppaa edustaa joukko Blyn lyhyttavarakaupan myyntituotteita 1900-luvun puolivälistä. Erikoisuutena voi mainita sen, ettei Kymenlaakson kokoelmissa ole lainkaan kultasepän työkaluja, jotka yleensä ovat tyypillisiä esineitä kaupunkimuseoiden kokoelmissa. Muutenkin monissa museoissa yleiset kaupunkikäsityöammatit ovat niukasti edustettuina. Asumiseen ja arkielämään liittyvät esineet painottuvat vahvasti ruoan nauttimiseen ja tarjoiluun: esinekokoelmiin kuuluu pari tuhatta tällaista esinettä, mm. lautasia, pulloja, juoma-astioita, kahvipannuja ja ruokailuvälineitä. Tässä ryhmässä 1800-luku on laajemmin edustettuna kuin kokoelmissa keskimäärin. Sen sijaan ruoan valmistamiseen liittyvä esineistö painottuu hyvin selvästi 1900-luvulle ja erityisesti kotitalousleivontaan. Kymenlaakson museon kokoelmiin kuuluu myös satoja elintarvikepakkauksia luvuilta, joista suuri osa tyhjiä ja avaamattomia näytepakkauksia. Toinen asumiseen liittyvä ryhmä on huonekalut ja sisustustekstiilit. Tässäkin ryhmässä on astioiden tavoin keskivertoa enemmän esineitä 1800-luvulta. Huonekaluihin kuuluu jonkin verran talonpoikaisesineitä, lähinnä tuoleja, mutta pääosan muodostavat kuitenkin teollisesti valmistetut huonekalut. Osa huonekaluista liittyy konttorikalusteiden tapaan työympäristöihin, ei asumiseen. Sisustusesineistä erilaiset tekstiilit, kuten pöytäliinat, verhot ja matot, muodostavat valtaosan. Säätyläisten tai yhteiskunnan varakkaimman luokan asumiseen ja elämiseen liittyviä esineitä on kokoelmissa hyvin vähän joitakin sisustustekstiilejä lukuun ottamatta. Sota-aika, sotavoimat ja sodankäynti ovat lukumääräisesti suurehko ryhmä, yli esinettä. Keskeisiä esineryhmiä ovat mm. univormut, asiakirjat ja muistoesineet. Toinen maailmansota on luonnollisesti vahvimmin edustettuna, mutta paikallisena erityispiirteenä ovat Ruotsinsalmen meritaistelujen hylyistä, erityisesti Sankt Nikolaista nostetut pienesineet, tykit ja hylynosat. Osa Sankt Nikolain hylystä nostetuista esineistä on Kymenlaakson museon, osa Suomen merimuseon kokoelmissa. Kymenlaakson museoon on tallennettu myös joitakin hylynosien myöhempään hyväksikäyttöön liittyviä esineitä. Toinen lukumääräisesti melko pieni, noin 150 kpl, mutta mielenkiintoinen ryhmä on vuosiin liittyvä aineisto. Aseita tai sotilasvarusteita ei sen sijaan kuulu kokoelmiin miltään ajanjaksolta kovinkaan paljon. Työturvallisuusjuliste Ahtauskokoelmasta. Kuva: Vesa Alén, Kymenlaakson museo. Liikkumiseen liittyvä esineistö on lähes pelkästään merenkulkuaineistoa, maa- tai ilmaliikenteeseen liittyvää aineistoa ei ole juuri ollenkaan lukuun ottamatta suksia, luistimia ja jääkenkiä. Merenkulkuaineistoa on Yleiskokoelmassa yli esinettä, joista suurimman ryhmän 12

13 KOKOELMIEN NYKYTILA muodostavat vapaaehtoiseen meripelastukseen liittyvä aineisto. Poikkeuksellista Kymenlaakson museossa on veneiden suuri määrä: kokoelmiin kuuluu peräti 20 venettä kumiveneistä vartiolaivaan, suurimpana Vartiomoottorivene 11. Oman tärkeän kokonaisuutensa muodostavat tietysti merivartioesineet, joita on yli kappaletta. Yli objektin joukon muodostavat kirjat ja erilaiset asiakirjat. Etenkin ensin mainitussa ryhmässä on aineistoa, joka ei nykykäsityksen mukaan edes kuuluisi esinekokoelmiin. Paperiaineiston joukossa on suhteellisen runsaasti työntekoon ja työvoiman järjestäytymiseen liittyviä dokumentteja. Suurinta osaa aineistosta ei ole tietokannassa ajoitettu, mutta yleisesti voidaan todeta, että Kymenlaakson museon kokoelmat painottuvat hyvin selkeästi 1900-luvun alkupuoleen, ehkä vielä erityisesti lukuihin luku näkyy eniten ruokaan liittyvissä esineissä ja huonekaluissa luku näkyy lähes pelkästään Ruotsinsalmen hylkylöydöissä. Tekstiileissä aikahajonta on karkeasti seuraava: 1800-luku 20 %, % ja %, eli hajonta on tasaisempi kuin kokoelmissa muutoin. Kun esineen alkuperä on määritelty tietokannassa, se on Kotka, Kymi tai Karhula yli 80 % tapauksista. Käyttöpaikka on kuitenkin määritelty vain kolmasosasta esineistä, joten luku on viitteellinen. Ilmeistä kuitenkin on, että Kotka siihen liitettyine kuntineen dominoi vahvasti Kymenlaakson museon kokoelmia esineiden käyttöpaikasta puhuttaessa. Tässäkin kohden tekstiilien tilanne poikkeaa muista kokoelmista: nykyisen Kotkan alueelta on vain noin %, kun Vehkalahdelta, Valkealasta, Iitistä, Elimäeltä ja Haminasta on yhteensä % esineistä. Poikkeama liittyy todennäköisesti siihen, että Kymenlaakson museossa on ollut tekstiilikokoelmista vastaava henkilö jo vuodesta Valtaosasta esineitä ei ole kontekstitietoja tai kontekstitiedot ovat eksyneet erilleen esineestä. Ennen vuotta 1971 hankituista esineistä eikä suuresta osasta sen jälkeenkään hankituista ole tietoa edes hankinta-ajasta tai -paikasta. Yleiskokoelmiin kuuluvat esineet muodostavat vain poikkeuksellisesti minkäänlaisia aihe- tai sisältökokonaisuuksia. Esinekokoelmien hallinta Esinekokoelmista huolehtii esinekokoelmista vastaava tutkija, kovien materiaalien konservaattori, tekstiilikonservaattori ja museomestari. Lisäksi merihistoriallisella aineistolla merivartiointi mukaan lukien on oma tutkijansa. Kokoelmanhallinnassa käytetään WebMusketti-museotietojärjestelmää. Esinekokoelmat ovat karttuneet passiivisesti joko yksityishenkilöiden tai organisaatioiden tekeminä lahjoituksina. Esinekokoelmien säilytykseen ja käsittelyyn on käytettävissä Langinkosken kokoelmatiloissa n neliömetriä, johon sisältyvät mm. esineiden vastaanotto karanteeni- ja pakastinhuoneineen, tekstiilikonservaattorin ja kovien materiaalien konservaattorin työtilat, luetteloinnin työtilat ja kokoelmavarastot. Osa varastotiloista on ilmankosteudeltaan säädeltäviä. Merikeskus Vellamossa säilytetään lämmittämättömässä tilassa joitakin isokokoisia esineitä, mm. veneitä. Katariinan kaupunginosassa olevassa ruutikellarissa ja Varissaaressa olevissa vajoissa säilytetään edelleen valtaosaa museolle kuuluvista, Ruotsinsalmen taistelualueelta nostetuista hylynosista. Esinekokoelmat muodostuvat seuraavista yksittäisistä kokoelmista: Yleiskokoelma, Ahtauskokoelma, Iivar Heinon kokoelma, Emil Suhosen kokoelma, Saaristokokoelma, Opetuskokoelma, Merivartiokokoelma (alakokoelmat Vartiomoottorivene 11 ja vartiolaiva Telkkä) Meriradiokokoelma, Koripallokokoelma ja Näkin mökki. Iivar Heinon kokoelma, Emil Suhosen kokoelma ja Meriradiokokoelma on muodostettu yksittäisten lahjoittajien ympärille, mikä on osoittautunut epätarkoituksenmukaiseksi. Saaristokokoelmankin muodostaminen on ollut epämielekästä, joten sitä ollaan parhaillaan palauttamassa takaisin osaksi Yleiskokoelmaa. Museotietojärjestelmän rajoituksista johtuen museoarkistoa hallitaan samalla sovelluksella kuin esinekokoelmiakin. Kokoelmien ulkopuolella on joukko eri aikoina museoon tulleita hankintaeriä, joita ei ole diarioitu tai luetteloitu asianmukaisesti. Merkittävimmät näistä eristä ovat Ruotsinsalmen taisteluiden hylyistä, pääasiassa Sankt Nikolaista peräisin olevat rakenneosat ja tykit, joita on tullut museon hallintaan niin 1930-, kuin 1960-luvuillakin, sekä vuonna 2008 Kymenlaakson museolle siirtynyt lakkautetun Karhulan lasimuseon kokoelma. Näiden suurten erien lisäksi on lukuisa joukko yksittäisiä esineitä, jotka ovat jääneet luetteloimatta. Tällaisten kokonaan kirjanpidon ulkopuolella olevien esineiden lisäksi on eri tavoin välitilaan jääneitä esineitä, kuten esineet, jotka on merkitty diaariin tai esinetietokannan hankintoihin ja jotka siten ovat saaneet esinenumeron, mutta niitä ei ole luetteloitu. joille on annettu esinenumero, mutta esinenumeroa ei ole kirjattu diaariin ja luettelointi on jäänyt kesken, jolloin numerointi on jäänyt täysin irralliseksi. jotka on kirjattu diaariin ja luetteloitu minimaalisin tiedoin, mutta joiden numeromerkintä on tavalla tai toisella hävinnyt ja joita siten on vaikeaa yhdistää diaaritai luettelointitietoihinsa. joiden numerointia on tuntemattomasta syystä muutettu 1980-luvulla siten, että jo käytetty numero on annettu uudelle esineelle, mutta numeroa ei ole poistettu siitä esineestä, jolle se alun perin kuului. 13

14 KOKOELMIEN NYKYTILA Edellä mainittujen syiden vuoksi riskinä on mm. esineiden tahaton kaksoisluettelointi tai poistaminen kontekstittomina, vaikka kontekstitiedot olisivatkin olemassa. Esineitä on toisaalta myös kadonnut tai tuhoutunut lukuisten varastomuuttojen yhteydessä, eikä näiden tapausten määrästä ole tietoa, koska inventaarioita ei ole tehty. Inventaarioiden tekeminen ei olisi ollut mahdollistakaan sekä lukuisten pienten ja täyteen ahdettujen varastotilojen että em. esinekirjanpidon puutteiden vuoksi. Ennen tietokantaa käytössä olleiden paperisten luettelointilomakkeiden informaatio on siirretty kokonaisuudessaan tietokantaan, minkä vuoksi kattavat haut ovat mahdollisia. Informaation tallentajat ovat kuitenkin osin olleet ei-ammatillista tilapäistyövoimaa, eikä tallentajalla ole myöskään ollut mahdollisuutta tarkastella esinettä tietoja kirjattaessa, minkä vuoksi siirretyt luettelointitiedot vaativat yleensä korjaamista ja täydentämistä. Informaatio saattaa esimerkiksi olla väärässä kentässä tai puuttua kokonaan (esim. valmistusajankohta, asiasanoitus). Tunnistekuvien linkittäminen tietokantaan alkoi systemaattisesti tammikuussa 2007, mikä on lisännyt olennaisesti tietokannan käytettävyyttä. Sijaintitietoja ei ole varastotilojen tilapäisyyden vuoksi tallennettu tietokantaan, joten esineet täytyy vielä paikantaa varastosta muistinvaraisesti. Valokuvat Kymenlaakson museon valokuvakokoelmat koostuvat seuraavista kokoelmista: Yleiskokoelma, Gutzeitin kokoelma, Halosen (Valokuvaamo Jutan) kokoelma, Suhosen kokoelma (valokuvaamo), Salosen kokoelma (valokuvaamo), Merivartiokokoelma ja Puuvenekokoelma. Valokuvien kokonaismäärä on noin puoli miljoonaa. Luettelointi Luetteloinnin osalta tilanne em. kokoelmissa on seuraava: Kokoelma Kuvia yhteensä Luetteloitu Huomio Yleiskokoelma (mukana ns. A-kuvat eli museon vanhimmat kuvat) (arvio) Diaareista tietokantaan tallennettujen ensimmäisten noin kuvan sekä ns. A-kuvien (1 255 kpl) tiedot tarkennettava. Gutzeitin kokoelma Asiasanoittamattomia. Halosen kokoelma (Valokuvaamo Jutta) (arvio) - Suurin osa henkilökuvia. Ehdot: museolla on mm. ilmainen käyttöoikeus kokoelman aineistoon sisältäen näyttely-, tutkimus- ym. julkaisutoiminnan. Suhosen kokoelma 350? 350 Käyttöoikeus: museon julkaisut ja historiantutkijat. Salosen kokoelma (arvio) - Suurin osa negatiiveja ilmeisesti, paljon henkilökuvia. Käyttöoikeus: sopimusta ei ole vielä tehty. Merivartiokokoelma (arvio) Puuvenekokoelma YHTEENSÄ arvio pyöristettynä % 14

15 KOKOELMIEN NYKYTILA Luetteloinnin osalta kokoelmissa riittää runsaasti työtä. Yleiskokoelman kuvista yli on luetteloitu sähköiseen muotoon siirtämällä diaarien tiedot museotietojärjestelmään. Näitä luettelointietoja pitää tulevaisuudessa tarkentaa. Kuvien digitointi on aloitettu lokakuussa Tämä lyhyt selvitys tehtiin toisaalta Outline of Cultural Materials -luokituksen ja asiasanojen avulla, toisaalta arviointi perustui visuaaliseen havaintoon. Ylivoimaisesti suurin Yleiskokoelman kuvaryhmä ovat rakennus- ja maisemakuvat ja siitä tarkemmin Kotkan alueen rakennus- ja maisemakuvat. Seuraavaksi suurimmat kuvaryhmät ovat eri teollisuusalojen kuvat (suurimpana metsätyö ja metsäteollisuus osumaa, satamat osumaa (sisältää ahtauksen) sekä laivat (3 153 osumaa). Kuvakokoelman lukumääräisesti suuri koko tai jonkin aihepiirin kuvien iso määrä ei yksin kerro kokoelman laadusta, kattavuudesta ja syvyydestä. Vaikka jokin kuva-aiheen lukumäärä on suuri, voi siinä olla merkittäviä puutteita. Esim. Yleiskokoelman metsätyön ja metsäteollisuuden yhteisessä luokassa kuvamäärä on noin 5 % Yleiskokoelman koosta, mutta yllättäen meillä ei ole juuri lainkaan kuvia metsätyöstä. Vastaavasti pelkkä lukumäärä ei kerro, onko kokoelmissamme kuva jostain työvaiheesta esim. paperiteollisuudessa tai kuvia tietyn tehtaan paperikoneista. Kartoitus pitää todennäköisesti tehdä kuvaluokan (tai esim. asiasanalla tehdyn haun) sisällä tarkemmin ja lisäksi tietäen, mitä etsii eli mitä on tarpeen olla kokoelmissa ja miltä ajalta. Hankinta Puuvene- ja merivartiokokoelmaa lukuun ottamatta aineisto on kertynyt kokoelmiin pääasiassa lahjoituksina. Aktiivista kokoelmien kartuttamista ei ole juurikaan tehty ns. vanhojen, ulkopuolelta museoon tulleiden kuvien osalta. Aineiston kertyminen ei siten ole ollut juurikaan suunnattua ja kohdistettua. Poikkeuksena tästä on tietenkin museon henkilöstön tekemä valokuvaus ja esim. näyttelytarkoituksiin tehty tai vaikkapa tavoitteellisesti ulkosaariston kuviin kohdistunut jäljennöskuvaus. Kokoelmien sisällön arviointia Yleiskokoelma Tässä tarkastellaan lyhyesti kokeilumielessä joitakin Yleiskokoelman sisältöluokkia. Kokeillaan, voisiko sellainen tarkastelu palvella valokuvien puolella kokoelmatyön apuna ja suuntaajana. Yleensähän kokoelmien määrällinen ja/tai laadullinen tutkiminen tai havainnointi voi paljastaa kokoelman kattavuuden ja syvyyden. Jo ennakkoon on kuitenkin tiedossa, että Yleiskokoelmasta ei vielä mm. luettelointitietojen epätarkkuuden vuoksi saa mitenkään syvälle käypää tietoa kuvien sisällöstä ja lisäksi iso osa kuvista on kokonaan tallentamatta tietojärjestelmään. Ravintoloista ym. ruokailupalveluista löytyy Yleiskokoelmassa 330 kuvaa. Lukumäärä sellaisenaan ei kerro oikeastaan mitään, onko kuvia ravintoloista vähän vai paljon. Vasta hakutuloksen tarkempi tarkastelu paljastaa, että ravintolakuvien osalta Yleiskokoelmamme on varsin puutteellinen Sodanajan olosuhteista (mm. kotirintama) löytyy kuvia vain 247 kpl. Saaristoa tarkoittavilla asiasanoilla (saaristot-asiasanalla, lisäksi YSA:sta poikkeavalla asiasanalla saaristo) löytyi kuvaa. Ahtausta Kotkan satamassa 1950-luvulla. Kuva: A. G. Salonen, Kymenlaakson museo. Suursaaren Pohjoisrivin majakka ja sumukello. Kuvaaja tuntematon, Kymenlaakson museo. 15

16 KOKOELMIEN NYKYTILA Saariston kuvat koskevat etupäässä luovutettuja ulkosaaria ja Haapasaarta; ulkosaarten kuvat ovat lähes kaikki ajalta ennen toista maailmansotaa. Ulkosaarten osalta kokoelmamme on varsin laaja. Kuitenkin jos tarkastellaan saaristolle ja merenrannikolle tyypillistä ravinnonhankintaa niin aihepiiriin löytyy yllättäen täydennettävää: merieläinten pyyntiä koskevia kuvia on vain 101 (niistä varsin pieni osa julkaisu- tai näyttelykäyttöön sopivia), kalastusta koskevia kuvia löytyy 477 kpl ja kuvia kalastusvälineistä löytyy noin 140. Yleiskokoelman aineistossa on vain vähän kuvia esim. maatalous- ja kotitaloustyöstä, karjanhoidosta ja muista arkiaskareista. Vielä mainintana, että aineistoa muualta Kymenlaaksosta on melko vähän kaikkien kuva-aiheiden osalta. Lisäksi voidaan todeta, että ajallisesti Yleiskokoelmaan tarvitaan kuvia 1960-luvulta lähtien. Gutzeitin kokoelma Gutzeitin kokoelman kuvat ovat 1940-luvulta 1960-luvun alkuun. Kuva-aiheita ovat mm. Hietasen saha, Hovinsaaren saha, Norjan saha, suopatehdas, sulfaattiselluloosatehdas, selluloosavarastot, tulipalot ja sodan aiheuttamat tuhot, paperitehtaan rakennusvaihe, hallintorakennukset, asuinrakennukset, laivat ja vesiliikenne, uitto ja erottelu, tukkivarastot, lastaus, lautatavara, sosiaalitilat, sosiaalinen toiminta, vapaaajan rakennukset (mm. Haikkolainen). Tämänkin kokoelman sisällön tarkkaa arviointia vaikeuttaa se, että lahjoituksesta on vain osa luetteloitu. Puuvenekokoelma Suurimmalla osalla kuvia on tarkkaan esitetyt yhteydet venepiirustuksiin ja veneisiin, mutta kokoelmaan mahtuu myös jokunen niihin liittymätön kuva antamassa tietoa veneistä. Suhosen kokoelma Kuvat esittävät pääasiassa Karhulaa ja Langinkoskea; ateljeekuvia, rakennuksia, kuvia lasitehtaalta, urheiluseuroja, heinäpeltoja ym. Kuvat ovat 1900-luvun ensimmäiseltä puoliskolta. Tällaisen pienen kokoelman pystyy helposti selaamaan ja kuvailemaan sanallisesti. Kokoelman kuvia pitää sitten tarkastella yhdessä muiden kuvakokoelmiemme kanssa, jos halutaan yleiskuva kokoelmiemme kattavuudesta. Nykytila Valokuvissa pitää porautua kuvien luokkia sisemmälle (ks. esimerkit Yleiskokoelmasta), kun halutaan löytää kokoelmien puutteet, aukot ja vahvuudet. Kokoelman tai aihepiirin kuvien lukumäärä kertoo toki jotain kokoelmasta ehkä sen laadustakin mutta on tarpeen myös tietää, ovatko kokoelmat sisällöllisesti ja ajallisesti kattavia, miten ne kattavat painopistealueemme ja tallennusvastuumme ja vastaavatko ne nykyisten ja toivottavasti tulevienkin käyttäjien tiedontarpeita. Puutteita pitää aktiivisesti kartoittaa ja muuttaa hankintakäytäntöjä aktiivisemmiksi. On myös pohdittava, otetaanko ja missä määrin kuvien hankintapolitiikassa huomioon muut museot ja arkistot (kuvat eivät tässä suhteessa ole täysin rinnastettavissa esineisiin). Omaan arkistoon kuvat pyritään hankkimaan mahdollisimman hyvillä oikeuksilla. Jos jättäydymme muiden arkistojen varaan, onko kuvia saatavilla käyttöömme? Museoarkisto Kokoelmien synty ja vaiheet -luvussa on museoarkiston osalta jo aiemmin esitetty kokoelmat ja säilytettävän aineiston hyllymetrimäärä. Aineiston koon esittäminen muilla mitoilla tai tarkasti yksikköinä on käytännössä mahdotonta useasta syystä: museoarkiston aineistoa luetteloitiin museotietojärjestelmä Antikvariassa paitsi arkisto-osasovelluksella myös esineisiin ja lähdeaineistoon. Lisäksi luettelointitavat ovat vaihdelleet: aineistoa on luetteloitu asiakirja kerrallaan, sarjoina ja koko saapunut erä kerrallaan. Musketti-museotietojärjestelmässä museoarkiston aineistojen tiedot ovat esine-osasovelluksessa. Musketin esine-osasovellus ei täysin vastaa arkistoaineistojen luetteloinnin ja kuvailun tarpeita. Kokoelmien keskeiset sisällöt, luettelointitilanne ja aineiston kartuttaminen tulevaisuudessa Koska aineiston esiin saanti museotietojärjestelmä Antikvarian monista osasovelluksista oli hankalaa, tyydytään Yleiskokoelman osalta sisällön pääpiirteittäiseen arviointiin. Yleiskokoelman aineistoon sisältyy runsaasti karttoja ja karttakopioita valtaosa niistä merikarttoja tai meritaistelujen karttoja. Yleiskokoelman helmiin kuuluu Ruotsinsalmen historiaa käsittelevän ns. Balckin käsikirjoituksen suomennos, jonka on tehnyt Nikolai Vasiljeff. Arkistossamme on myös useita Vasiljeffin kirjoituksia Venäjän vallan ajan Kotkasta. Se, että kyseessä on vain kopiot, ei vähennä niiden arvoa museon tutkimustyön lähteenä. Yleiskokoelman keskeisiin aineistoihin kuuluvat myös haastattelut ja muistelmat, joista osa on sekä äänitteenä että paperimuodossa. Äänitteitä on 221 kappaletta, mm. Erkki Ala-Könnin ja Vuokko Kivisaaren Vanhaa Kotkaa -nauhoitteet vuodelta 1964, Saimi Rantasen Saaristolaisperinteen keruun kasetit vuodelta 1990, Tytti Niemisen Ravintola Kairon historiaa -äänitteet vuodelta 1998, Helen Elomaan Kuutsalon perinnetiedon äänitteet vuosilta , Armi Oinosen suorittama Kuutsalon perinteen ja muistitiedon keruu -projekti vuonna 1995, Nina Nybonnin äänitteet vuodelta 1998 Ruotsinpyhtään ruukin sahatoiminnasta ja Marja Salmijärven tekemät suursaarelaisten haastattelut vuosilta

17 PROSESSIKUVAUKSET Yleiskokoelmaan menevä paperiaineisto on lähes kaikki luetteloitu. Kaupunginarkistossa vielä tätä ohjelmaa laadittaessa säilytyksessä oleva, merihistoriaan liittyvä arkistoaineisto (n. 40 hyllymetriä) aiheuttaa puhdistus- ja järjestämistöitä sekä seulontaa mutta ei juurikaan luettelointityötä. Museoarkistossa on menneiltä vuosikymmeniltä luetteloitua ja luetteloimattomana aineistoa, jolla ei ole meille merkitystä ja mikä täytyy siirtää muualle (esim. helsinkiläisen taloyhtiön asiakirjat, Säästöpankin arkistoaineisto). Yleiskokoelman tulevassa kartuttamisessa on eduksi, jos aineisto tukee museomme tutkimus- ja näyttelytyötä. Muihin arkistoihin, kuten kotiseutuarkistoihin, Suomen elinkeinoelämän keskusarkistoon tai arkistolaitokseen kuuluvien aineistojen tarjoukset ohjataan edelleen. Kannon merihistoriallisen kokoelman kortistot ja niihin liittyvät laivakuvastot sekä kirjat muodostavat valmiin kokonaisuuden. Kannon kokoelman kirjat luetteloidaan Kymi-kokoelmatietokantaan. Puuvenekokoelma koostuu venepiirustuksista ja mittakirjoista (yhteensä 247 kpl) sekä haastatteluista (43 kpl). Kaikki hankittu aineisto on luetteloitu. Lähivuosina puuvenekokoelma karttunee vain muutamilla venepiirustuksilla, kun museoon tarjolla olevista veneistä suoritetaan mittaukset ja laaditaan piirustukset veneiden museoinnin sijaan. Toiminta tapahtuu määrärahojen puitteissa, ja mittaukset sekä piirustukset tekee aiem-min Mallikaaresta CAD-suunnitteluun -projektissa mukana ollut Sami Sareskorpi. Merivartiokokoelman luetteloitu arkistoaineisto koostuu mm. ohjesäännöistä, asemien historiikeista ja erilaisista aluspiirustuksista. Merivartiokokoelman aineisto on vuodesta 1996 lähtien pääosin luetteloimatta. Tulevaisuudessa merivartiokokoelma karttuu mm. esineisiin sekä aluksiin liittyvällä aineistolla ja edelleen asemien historiikeilla. KYHIKA-kokoelmaa (Kymenlaakson historialliset kartat) laajennetaan edelleen. Asiakkaiden kannalta ajatellen KYHIKA:sta jo nyt löytyvät kartat ovat mainio vaihtoehto Yleiskokoelman kartoille (esim. Ruotsinsalmen taistelut). Haastattelujen litteroinnit ja av-aineiston varmuuskopiointi Muistitietoaineistossa on eriä, joissa haastatteluprojektin luettelointi on keskeneräinen. Lisäksi kaikkia haastatteluja ei ole litteroitu tai litterointi on epätarkkaa. Kaikkia muistitietoaineistojen litterointeja ei myöskään ole tulostettu. Äänitteistä (edes muistitietoaineistosta) ei yleensä ole varmuuskopioita. Äänitteitä ja muuta av-aineistoa ei ole uudelleenkopioitu (tuoreutettu) eikä siirretty modernimmalle tietovälineelle. Analogisten äänitteiden laatu heikkenee ajan myötä. Jos arkistossamme on esim. oman haastatteluprojektin ainoat äänitteet, on tällaisesta aineistosta huolehdittava tältäkin osin ja selvitettävä digitointimahdollisuudet. PROSESSIKUVAUKSET Esineet Hankinta 1.1. Päätöksenteko Kaikki museon ulkopuolelta tulevat esinekokoelmia koskevat yhteydenotot, kuten lahjoitustarjoukset, esinekokoelmien sisältöä koskevat tiedustelut ja lainauspyynnöt ohjataan esinekokoelmista vastaavalle tutkijalle. Myös päätökset yksittäisistä esinehankinnoista tekee yleensä esinekokoelmista vastaava tutkija. Kun kyse on ostoista, testamenttilahjoituksista tai sellaisista lahjoituksista, jotka ovat joko lukumääräisesti tai vaatimansa säilytystilan puolesta suuria, tekee päätöksen museotoimenjohtaja. Museotoimenjohtaja tekee päätöksen myös silloin, jos aineiston vastaanotosta koituu museolle huomattavia kuluja. Jos hankinta aiheuttaa olemassa oleville kokoelmille sellaista vaaraa, ettei sitä kohtuullisin keinoin voida poistaa, voivat konservaattorit torjua aineiston liittämisen esinekokoelmiin. Kartutuksen laajempia suuntaviivoja ohjaavat luonnollisesti tässä ohjelmassa määritellyt painopisteet. Ennen hankintapäätöstä on harkittava, sopiiko aineisto museon kokoelmapoliittisiin tavoitteisiin, yritettävä selvittää esineen käyttöhistorian pääpiirteet ja tarkistettava, onko vastaavaa esinettä jo entuudestaan museon kokoelmissa. Yleensä on myös hyvä nähdä esine ennen päätöstä. Jos päätös on kielteinen, tutkijan on tarpeen vaatiessa ohjattava aineistoa tarjonnut taho kääntymään jonkin toisen museon tai arkiston puoleen Vastaanottoasiakirjat Vastaanottotilanteessa tehdään aina vastaanottoasiakirja. Asiakirja on joko museon oma luovutuskirja tai nimenomaan kyseistä hankintaa varten laadittu asiakirja. Asiakirjassa kerrotaan ainakin, mitä aineistoa se koskee, osapuolten nimet ja yhteystiedot ja mikä on aineiston oikeudellinen asema eli onko kyseessä lahjoitus, osto, deponointi tai muu järjestely sekä mahdolliset lisäehdot. Kokoelmanhallintaa mutkistavia ehtoja tulee välttää eikä missään tapauksessa sitoutua pitämään esineitä koko ajan esillä. Asiakirjan allekirjoittavat sekä luovuttaja (tai luovuttajan valtuuttama henkilö) että vastaanottaja. Asiakirjaa tehdään kaksi samansisältöistä kappaletta. (Liite) 17

18 PROSESSIKUVAUKSET Esinekokoelmien, valokuva-arkiston ja museoarkiston vastaanottoasiakirjat muodostavat erilliset kokonaisuudet virka-arkistossa. Jos hankintaerä sisältää useita eri aineistotyyppejä (esineitä, valokuvia, arkistoaineistoa), alkuperäinen vastaanottoasiakirja sijoitetaan sen mukaan, mitä aineistotyyppiä on eniten ja muihin vastaanottoasiakirjakansioihin sijoitetaan valokopio asiakirjasta. Sellaisessa tilanteessa, että asiakas tulee käymään museossa ennalta ilmoittamatta ja haluaa ehdottomasti jättää mukanaan tuomansa esineen museoon tai uutta, ennalta sovittua käyntiä olisi kohtuutonta pyytää, on Merikeskus Vellamossa käytössä tilapäinen luovutusasiakirja. Asiakirjalla esineen hallinta siirtyy tilapäisesti museolle, mutta se ei korvaa varsinaista vastaanottoasiakirjaa. Jos museolle tarjottu aineistokokonaisuus sisältää paljon esineitä, ei esinevalintaa välttämättä ole mielekästä tehdä ennen vastaanottoa. Tällöin vastaanottoasiakirjaan kirjataan ehto, jonka perusteella museolla on oikeus hävittää itselleen tarpeettomat esineet. Valintojen jälkeen vastaanottoasiakirjaan liitetään tieto siitä, mitkä esineet otettiin kokoelmiin ja mitkä hävitettiin. Tällainen listaus lähetetään myös luovuttajalle tiedoksi. Tarpeettomia esineitä ei pääsääntöisesti sitouduta palauttamaan luovuttajalle. Esineeseen liittyvät kontekstitiedot kirjataan ensisijaisesti vastaanottoasiakirjaan. Jos kontekstitietoa on runsaasti tai se saadaan jälkikäteen, liitetään puhtaaksi kirjoitetut muistiinpanot vastaanottoasiakirjaan. Kun vastaanottoasiakirjoihin sisältyvät tiedot on tallennettu tietokantaan, siirretään ne virka-arkiston lähiarkistoon. Sekundäärisiä verifikaatteja, kuten tulosteita tai valokopioita esineeseen liittyvästä lähdeaineistosta säilytetään kokoelmatiloissa. Lahjoituksista kiittäminen Kun vastaanottoasiakirja on allekirjoitettu ja esineen luovuttajaa haastateltu, lähetetään lahjoittajalle allekirjoitettu kiitoskortti ja sen mukana vapaalippu Merikeskus Vellamoon. Kiitosten lähettämisestä huolehtii esinekokoelmista vastaava tutkija. Jos museon muu henkilökunta on ollut aktiivisesti mukana lahjoitusta tehtäessä, myös heidän allekirjoituksensa pyydetään kiitoskorttiin. Vastaanottotoimenpiteet Esinelahjoitukset ohjataan ensisijaisesti Kymenlaakson museon esinekokoelmatiloihin Keisarinmajantie 11:een. Jos luovuttaja haluaa tuoda aineiston Merikeskus Vellamoon, toimitaan esineiden käsittelyssä Vellamon yhteisesti sovittujen käytäntöjen mukaan. Aineisto voidaan myös hakea luovuttajan osoittamasta paikasta, jolloin tutkija toimii yhteyshenkilönä. Museomestari ja konservaattorit osallistuvat tarpeen mukaan hankinnan siirtoon. Esinekokoelmista vastaava tutkija kirjaa hankinnan tietokantaan, jotta hankintaerä saa oman päänumeron. Hankintatietojen lisätietoihin tutkija voi kirjata myös hankinnan perustelut. Mahdollisen karanteenin jälkeen tutkija antaa yksittäisille esineille alanumerot, jotka kiinnitetään esineeseen tilapäisesti esimerkiksi langalla sidotulla kartonkilapulla tai muulla helposti poistettavalla keinolla. Samalla tehdään tilapäinen inventaariolista, jos hankintaan kuuluvia esineitä ei ole lueteltu vastaanottoasiakirjassa. Tekstiilikonservaattorin toimenpiteet tekstiililahjoituksen kohdalla: 1. Kaikki tekstiilit pakastetaan kolmasti -28 C:ssa. Pakastuskertojen välissä on tasausvaihe. Jos esineet ovat pakattuina museoon tuotaessa, ei pakkausta avata ennen pakastusta. Ennen pakastusta tekstiilejä käsitellään vain huoneissa 301, 302 tai 309. Tilassa 309 käsittely rajautuu vain siihen, että pakkaus saadaan pakastimeen. 2. Peruspuhdistus (pääsääntöisesti pesu). 3. Jos lahjoitus sisältää paljon esineitä, esineistä tehdään inventaariolistaus (päänumero tutkijalta) ja esineet numeroidaan tilapäisesti yksittäislangalla kiinnitetyllä paperilapulla. 4. Pysyvä numerointi (käsitelty kanttinauha ommeltuna kiinni, numero tekstiilimerkkauskynällä). 5. Esineet siirretään tilaan 306 odottamaan luettelointia. Muiden materiaalien kuin tekstiilien osalta tarkistaa kovien materiaalien konservaattori aineiston tuhohyönteisten varalta ja tekee tarpeelliset peruspuhdistustoimet. Tämän jälkeen tutkija merkitsee esinenumeron esineeseen punaisella tai valkoisella akryylivärillä tai pehmeällä lyijykynällä. Esineen päänumero on vuosilukupohjainen lukuun ottamatta alla erikseen mainittuja kokoelmia. Neljä ensimmäistä numeroa ovat vuosiluku, jota seuraa vuosittain uudelleen alusta alkava juokseva numerointi. Numero 1:stä alkava juokseva päänumero on opetuskokoelmassa, merivartiokokoelmassa ja meriradiokokoelmassa. Pysyvän numeron merkitsemisen jälkeen esine siirretään tilaan 214 odottamaan luettelointia. Esineitä ei saa siirtää varastotiloihin ennen luettelointia. Poikkeuksen muodostavat suurikokoiset, esimerkiksi kuormalavoilla siirreltävät esineet, joille vastaanottotoimenpiteet ja 18

19 PROSESSIKUVAUKSET Etusijalla luetteloinnissa ovat seuraavat esineryhmät: luettelointi täytyy tehdä tilannekohtaisen harkinnan mukaan. Suuriakaan esineitä ei kuitenkaan siirretä pitkäaikaiseen säilytyspaikkaansa varastossa ennen luettelointia. 1. Uudet hankinnat. 2. Näyttelyissä käytettävät esineet. Luettelointi Kymenlaakson museossa esineiden luettelointiin käytetään WebMusketti-museotietojärjestelmää. Palvelimien ylläpidosta varmennuspalveluineen vastaa ulkopuolinen yritys. Uusista luetteloinneista tai oleellisesti muutetuista luetteloinneista otetaan varmistustulosteet kerran kuukaudessa. Varmistustulosteita säilytetään arkistotiloissa. 3. Erikseen luetteloitaviksi valitut esineryhmät. Tällaisia ryhmiä voivat olla esimerkiksi määräaikaisella ulkopuolisella rahoituksella luetteloitavat esineet, tilajärjestelyiden vuoksi esille otetut esinekokonaisuudet tai esineryhmät, joihin kohdistuu ulkopuolisten tutkijoiden kiinnostusta. Luetteloitavaksi valittu ryhmä rajataan niin, että työ voidaan tehdä vuoden kuluessa. Tietokannassa olevat vanhat luettelointitiedot ovat usein siinä määrin suppeita tai puutteellisia, että jo luetteloidunkin esineen tiedot on syytä aina täydentää ja korjata esinettä käsiteltäessä. Uusien esineiden luetteloinnissa tavoitteena on luetteloida esine kerralla kattavasti. Jos pitkäaikaiseen näyttelyyn menevää esinettä ei vielä ole luetteloitu tai vanhojen tietojen täydennystä ei ehditä tekemään ennen esineen näyttelyyn sijoittamista, siitä on tallennettava vähintään seuraavat tiedot: nimi, mitat, merkinnät, OCM-luokitus, asiasanoitus ja tunnistekuva. Luetteloinnin vastuuhenkilö on esinekokoelmista vastaava tutkija lukuun ottamatta merivartiokokoelmaa, katso jäljempänä oleva Merivartiokokoelman esineprosessi -luku. Paperimuodossa ollut luettelointitieto on jo tallennettu kokoelmatietokantaan, joten digitointi esinekokoelmien kohdalla merkitsee enää sähköisten tunnistekuvien liittämistä aiemmin luetteloituun aineistoon. Tunnistekuvaus tehdään muun luetteloinnin yhteydessä. Jokaiseen esineeseen liitetään vähintään yksi digitaalinen tunnistekuva. Tunnistekuvia otetaan tarvittaessa useita, jos esineessä on merkintöjä, kaikki oleelliset detaljit eivät selviä yhdestä kuvasta tai esine koostuu useammasta osasta. Säilytys Luetteloinnin jälkeen konservaattorit pakkaavat esineet pölyltä suojaaviin laatikoihin tai esineet suojataan Pienesinevarasto Langinkosken esinekokoelmatiloissa. Kuva Vesa Alén, Kymenlaakson museo. Museolle Valkealasta lahjoitettua kirkkovenettä siirretään suojaan. Kuva: Tiina Leinonen, Kymenlaakson museo. 19

20 PROSESSIKUVAUKSET muulla tarkoituksenmukaisella tavalla niiden kestokyvyn mukaan. Konservaattorit valitsevat säilytyspaikan varastotiloista ja siirtävät esineet, tarvittaessa yhdessä museomestarin kanssa, valittuun paikkaan. Esineiden varastopaikkatietoja ryhdytään tallentamaan siinä vaiheessa, kun varastotilojen tilankäyttö alkaa vakiintua varastolaajennuksen aiheuttamien siirtojen jälkeen. Esinesiirrot Jos esineen valinta on onnistunut, sitä siirretään aika ajoin joko näyttelyihin, valokuvattavaksi, tutkijoiden tarkasteltavaksi tai muusta vastaavasta syystä. Esineen paikantaa varastoista ensisijaisesti konservaattorit ja toissijaisesti esinekokoelmista vastaava tutkija. Esineiden pakkauksesta kuljetusta varten ja kuljetustavan valinnasta vastaavat konservaattorit ja käytännön siirtotoimista huolehtii museomestari. Sisäinen tiedottaminen hankinnoista Museon muun henkilökunnan on hyvä tietää, millaista aineistoa museon kokoelmista löytyy. Luettelointiviiveen takia uudet kokoelmaesineet löytyvät tietokannasta vasta kuukausien, jopa yli vuoden kuluttua hankinnasta, joten esinekokoelmista vastaava tutkija tiedottaa säännöllisin väliajoin muulle henkilökunnalle tehdyistä hankinnoista. merivartiokokoelman suhteen seurataan museon yleisiä kokoelmakäytäntöjä. Rakennusnäytteiden käsittelyprosessi Rakennusnäytteet ovat objekteja, joita ei luetteloida osaksi esinekokoelmia, mutta niitä käsitellään osin samoissa tiloissa esinekokoelmien kanssa. Rakennusnäytteet valitsee kohteesta rakennustutkija tai hänen valtuuttamansa henkilö. Näytteet tuodaan ensisijaisesti Langinkosken vastaanottotiloihin. Jos se ei ole mahdollista, näytteet tuodaan Vellamoon ja toimitaan Vellamon vastaanottotilojen käyttösääntöjen mukaan. Näyte-erä varustetaan lapulla, jossa kerrotaan, kuka toi, milloin ja mistä. Kun näytteet on siirretty Langinkoskelle, tarkastaa konservaattori näytteet tuhohyönteisten, homeen yms. varalta ja tekee tarvittavat peruspuhdistustoimenpiteet. Rakennustutkija tai hänen ohjeistamansa henkilö pakkaa näytteet ja vie laatikot tilaan 109 niitä varten varattuihin hyllyihin. Laatikkoon kirjoitetaan, mitä ja mistä näytteet ovat, ajankohta ja sisällysluettelo. Rakennustutkija pitää näytteistä luetteloa, josta näkyvät samat perustiedot kuin laatikoistakin. Toinen kopio on rakennustutkijalla ja toinen varastotilassa. Merivartiokokoelman esineprosessi Merivartiokokoelman kohdalla esineprosessi poikkeaa jonkin verran yleisistä käytännöistä, koska kokoelmalle on nimetty oma vastuututkija. Tähän lukuun on koottu ne työvaiheet, jotka poikkeavat muusta esineprosessista. Kokoelmaa kartutetaan valtaosin Rajavartiolaitokselta saatavilla lahjoituksilla, mikä mahdollistaa muita kokoelmia aktiivisemman ja suunnitelmallisemman kartutustavan. Merivartiokokoelmasta vastaava tutkija pitää säännöllisesti yhteyttä Rajavartiolaitoksen nimeämiin yhteyshenkilöihin, joiden avulla voidaan valita Kymenlaakson museon kokoelmiin esineitä Rajavartiolaitoksen kirjanpidosta poistettavasta aineistosta. Kartutuspäätökset tekee kokoelmasta vastaava tutkija. Jos esineiden kunto antaa aihetta, hän konsultoi ao. konservaattoria ennen aineiston vastaanottamista. Jos kyse on paljon tilaa vievästä aineistosta, merihistorian tutkija varmistaa tilakysymykset esinekokoelmista vastaavalta tutkijalta. Luettelointia ohjaa merihistorian tutkija ja tavoitteena on edelleenkin, että pääosan luetteloinnista tekisi Rajavartiolaitoksen maksama määräaikainen henkilö. Aineiston seulonnan ja kartutuspäätösten tueksi kokoelmasta vastaava tutkija asettaa jonkin vuosittaisen lukumääräisen tavoitetason tai katon kartunnalle. Vuosittainen tavoite voi olla myös laadullinen. Muilta osin Valokuvat Lahjoitukset 1. Ennen aineiston vastaanotosta päättämistä kartoitetaan ainakin seuraavat seikat: sopiiko aineisto museon kokoelmapoliittisiin painopisteisiin sopiiko aineisto museon tyyppiin ja toiminta-alueeseen vai ohjataanko erikoismuseoon tai muulle vastaanottajalle onko aineistolle näkyvissä käyttötarvetta (museo, ulkopuoliset) miten paljon aineistoa on mitä materiaaleja aineistossa on (lasinegatiivien pakkaus ja kuljetus, nitraattinegatiivit itsesyttyviä) aineiston kunto (esimerkiksi filmimateriaalien pilaantuneisuus mahdolliset sijoitusongelmat, jäljennekuvaustyö) onko kuvista saatavana niiden tietosisältöä koskevat tiedot (kuka/mikä, mitä, missä, milloin), tiedot valokuvaajasta ja miltä näyttävät tekijänoikeuskysymykset 2. Jos hankinnasta ei voi päättää välittömästi, otetaan aineisto tilapäisesti museoon tutkittavaksi ja siitä 20