Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti 3/2014 ARKISTOT Päivälehden Arkisto s.20-23 Arkistorotta Vareksen kokemuksia s.36-39 JÄRJESTELMÄT Profium Sense s.4-5 TAPAHTUMAT Arkistolaki katoaa s.6-7 Ristivetoa DLM:ssä s.8-12 Parlamenttihistoriaverkosto Suomessa s.13-14 Tiedon hallinnointia Brightonissa s.15-17
FAILI 3/2014 Toimitus Päätoimittaja:, Hyvät Neuvot - Besserwisser Oy osmo.palonen@iki.fi Julkaisutoimikunta Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Susanna Kokkinen, Aalto-yliopisto Pekka Lähteenkorva, pj, Urho Kekkosen Arkisto, Juho Rännäli, Tulli Ida Suolahti Helsingin kaupunginarkisto Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa. Valokuvat JPEG- (paras laatu) PNG- tai TIFF-muodossa. vähintään 300 dpi/20x15cm. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta 2013 on 60,00, opiskelijat 11,00 euroa. Tilaushintoihin sisältyy arvonlisävero 10 %. ISSN 1237-2196 Painosmäärä 500 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, 00101 HELSINKI www.liikearkistoyhdistys.fi Puh. 044-5512029 Tilaukset sihteeri@liikearkistoyhdistys.fi Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin 040 546 6999 Ilmoitushinnat 2013 1/1 sivu takakansi 4-väri 1250 1/1 sivu 3. kansi 4-väri 1050 1/1 muut sivut 4-väri 850 ½ muut sivut 4-väri 550 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä. Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@iki.fi tai, Lampaankuja 1 79600 Joroinen Paino: Laine Direct Oy, Rauma 2014 SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS 3 Elämää taloon! JÄRJESTELMÄT Sähköinen arkisto on liiketoimintasovellus 4 Janne Saarela TAPAHTUMAT Arkistolaki uudistuu ja katoaa 6 Pekka Henttonen 8 Ristivetoa Ateenassa DLM:n jäsenkokouksessa Anssi Jääskeläinen Parlamenttihistorian verkosto koolla Suomessa 13 Joni Krekola Tiedon hallinnan esittelyä ylellisessä ympäristössä 15 Juho Rännäli KOULUTUS Mestarikurssilta uutta näkemystä 20 Marika Sarvilahti ARKISTOT Päivälehden arkistossa on tutkijan aarreaitta 22 Pekka Lähteenkorva ARKISTOKOKEMUKSIA Arkistorottana olon ihanuus 26 Vesa Vares IN MEMORIAM Tapio Bragge 26.9.1955 9.8.2014 31 Carl-Magnus Roos TUTKIMUS Keski-Rauska väitteli Georg C. Ehrnroothista 32 Pekka Lähteenkorva Uusia ISO-standardeja asiakirjahallintaan 35 Sari Järn JÄRJESTÖT KAY avaa ovet maailmaan 37 37 38 39 41 42 Päivittäkää yhteystietonne PUHEENJOHTAJALTA JULKAISUT KIRJAT Jos niitä vielä joskus tarvittaisiin Jarmo Luoma-aho LAY:n opaskirja uudistuu Olli Alm Jussi Nuorteva Kleion pauloissa Pekka Henttonen INDEX & SUMMARY Faili 3/2014 Ilmoitukset: Elka s. 38, Profium s. 38, Mamk s. 39, Innofactor s. 43, IITC s. 44, Mamk s. 44 Kansi: The National Archivesin rakennus Kew:ssa Lontoon länsilaidalla on käynyt tutuksi Vesa Varekselle. Kuva TNA Creative Commons. Artikkeleiden kuvat kirjoittajien, ellei muuta mainita. PÄÄKIRJOITUS Elämää taloon! Piipahdin pari päivää sitten entisellä työpaikallani ja siellä entiset kollegat kertoivat, että ensimmäisen vuoden opiskelijat ovat vallanneet talon, siellä on taas elämää. Pitäisiköhän muidenkin työpaikoille saada jostakin näitä ensimmäisen vuoden opiskelijoita, jotka herättäisivät vakiintuneista päivärutiineista. Olisiko paikallaan ottaa töihin enemmän ilmaisia opiskelijaharjoittelijoita, halpoja sivareita tai työvoimatoimiston lähettämiä työhön perehtyjiä. Näin voitaisiin saada ihmisiä, jotka parhaimmillaan ravistelisivat vanhoja rutiineja kysymällä Miksi? Huonommassakin tapauksessa ihmisiä, jotka tekisivät niitä töitä, joita kukaan ei ehdi tehdä tai edes kahvihetkien piristäjiä. Verukkeena sille, miksi näin ei toimita, käytetään useimmiten vanhaa selitystä, jonka mukaan ihmisten perehdyttäminen vie tärkeiltä resursseilta niin paljon aikaa että siinä työt kärsivät. Entä jos sellaisen perehdyttämisaineiston tekeminen, ettei tarvitsisi olla kädestä pitäen ohjaamassa, auttaisi työyhteisöä myös kehittämään omaa työtään, dokumentoimaan ja mallintamaan. Tämän aineiston perusteella voitaisiin sitten miettiä, onko tapamme tehdä enää edes järkevä, tehokas ja parhaita tuloksia tuottava. qqq Liikearkistoyhdistyksen hallitukseen palattuani, olen virallisestikin päässyt Liikkarin tulevaisuuden lähteille ja myös vaikuttamaan siihen. Juuri nyt meillä on kaksi asiaa, joita kannattaa nostaa nyt esille. Vuodesta sataan -oppaan painos hupenee hyvää vauhtia ja uutta, päivitettyä versiota on ryhdytty suunnittelemaan. Tästähän tehtiin jo kysely, mitä uuden oppaan pitää sisältää. Sen tuloksia en nyt tässä esittele muuten kuin että kiinnostus asiaan oli vilkasta. Toinen valmistelussa oleva asia on vuoden 2015 Liikearkistopäivien suunnittelu. Tähän asti on päätetty, että ne pidetään lokakuussa Mikkelissä, ehkä viikolla 42. On myös ajateltu, että samalla viikolla on Mikkelissä muitakin tapahtumia, kuten Kunnallisarkistoyhdistyksen syksyn koulutuspäivä, niin että halukkaat voisivat osallistua molempiin, kun meillä on itse asiassa aika monta yhteistäkin jäsentä ja aika monet asiatkin ovat yhteisiä. Viime vuoden liikearkistopäivien tapaan pyrimme saamaan paikalle jos ei elävänä niin ainakin virtuaalisesti kansainvälisiäkin puhujia. Perästä kuuluu, sanoi torventekijä. qqq Päätoimittajalla on tällaisessa pienessä lehdessä se etu, että hän ehtii nähdä lehteen tulevat jutut ennen niiden julkaisua, koska ne ovat tästä oman koneen ruudulta luettavissa. Siksi niitä voi jo kommentoida ennen julkaisemista. Puheenjohtajan palstalla Jarmo Luoma-aho kirjoittaa seulonnasta ja aineiston valinnasta säästettäväksi ja hävitettäväksi. Ilmoittaudun heti sellaiseksi, joka ei usko arkistonhoitajalla olevan maagisia kykyjä ennustaa, mitä tutkijat tulevaisuudessa tarvitsisivat ja haluaisivat lukea, mitä eivät. On toki ymmärrettävää, ettei kaikkia maailman papereita kannata säilyttää koneellisesti sähkön voimalla ylläpidetyissä, ilmastoltaan vakioiduissa makasiineissa, mutta sähköisessä maailmassa asiat ovat aika tavalla toisin. Niitä paperille kirjoitettuja merkkejä, kun ne säästetään merkkeinä eikä näköispainoksina, mahtuu niille kahdelle neljän teratavun levyille, jotka vastikään tänne kotiarkistoon hankin, 12,8 miljardia täyteen kirjoitettua A4-arkkia. Siihen tallennusjärjestelmään, jonka viime töinäni olin Mamkiin hankkimassa, mahtuisi 500 miljardin A4-arkin verran tekstimuotoista dataa. Kun kaikki tiedämme miltä Adlerkirjoituskoneella tuotettu teksti tai lasertulostimella paperille printattu Arial-kirjaisin näyttää, tuskin niitä tarvitsisi muutamaa esimerkkiä enempää tallettaa. Arkistokokemuksistaan maailman arkistoissa tässä lehdessä kertova tohtori Vesa Vares vakuuttaa, että hänestä oikeiden paperien lukeminen ja löytöjen tekeminen arkistojen kätköistä on aivan eri asia, kuin sähköisten hakujen tulosten tutkiminen. Näin varmaan monesta nykyhetken historiantutkijasta onkin, mutta voimme myös olla melko varmoja siitä, että tyttärenpoikani Urho, nyt 1 vuotta, haluaa varmasti saada tarvitsemansa tiedon nopeammin, luotettavammin ja paremmin muihin tietoihin yhdistettynä kuin tämänhetken historioitsijat tai yhteiskuntatieteilijät saavat arkistojen tutkijanhuoneissa lymytessään. Jos hän nyt sitten tulee äitiinsä, enoonsa, isoisäänsä tai isoenoonsa. FAILI nro 3/2014 2 FAILI nro 3/2014 3
PUHEENJOHTAJALTA Jos niitä vielä joskus tarvittaisiin Jarmo Luoma-aho Puheenjohtaja Liikearkistoyhdistys Työurani aikana ovat monet kellarit tulleet tutuiksi. Visiittieni tarkoituksena on ollut arkistojen katselmointi, eli mitä pitäisi säilyttää ja mitä voisi hävittää. Kun kellarimaailmassa kohtaa asiakirjojen lisäksi kaikkea muuta jemmattua tavaraa, kalusteita, vanhoja tietokoneita, renkaita ja ties mitä, olen joskus pohtinut ihmisten säilyttämisviettiä hiukan syvällisemmin. Kun googlaamalla en saanut pikaista vastausta kysymykseen: miksi ihminen säilyttää jotain, ajattelin laittaa tästä ajatuksiani tämänkertaiseen juttuuni. Asiakirjahallinnan näkökulmakulma on toki vahvasti mukana. Ihmisten säilytysvietin katson saaneen alkunsa miljoonia vuosia sitten Afrikassa. Huonoja aikoja ennakoidessaan ihmiset oppivat varastoimaan ruokaa talteen pahanpäivän varalle. Taisi siinä samalla elimistöömmekin kehittyä ravinnon varastointimekanismi. Onko tämä säilyttämistarve biologisesti sisäänrakennettu meihin? Varastoimmeko kaikkea mahdollista, myös asiakirjoja, periaatteella, jos niitä vielä joskus tarvittaisiin. Sen kummemmin miettimättä, onko turhassa säilyttämisestä mitään järkeä. Me asiakirjahallinnan ammattilaiset toki tiedämme miksi asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka kauan mistäkin syystä. Me edustamme ihmistyyppiä, jonka ihanteena on varastoida tietoa kulutuksen mukaisesti. Mutta on olemassa ihmislaji, jonka varastointimekanismi tuottaa paljon tietoa yli tarpeen. Näitä ylipainoisia arkistoja monet kellarit ovat pullollaan. Ylipainoa saa pois laihduttamalla, ja jottei sitä kerry uudelleen, on mietittävä, mitä suuhunsa laittaa. Arkistonkin saa hoikaksi tehokuurilla mutta pysyviä tuloksia syntyy tiukkaa ohjelmaa noudattamalla. Ihmedieetin nimi on ams tai tos. Mutta hyviä tuloksia saa aikaan pelkällä säilytysaikasuunnitelmallakin, jos tos:n laatiminen koetaan liian raskaaksi. Olennaista olisi kuitenkin, että seulonta olisi jatkuvaa toimintaa ja osa työrutiineja. Toinen hyvä laihdutustapa on sopia pienempikokoisiin vaatteisiin menetelmä. Ei hankita lisää säilytystilaa, vaan vähemmän. Näin on pakko sopeuttaa tiedon tuottaminen tilamitoitukseen. Tämä menetelmä on todettu käytännössä tehokkaaksi laihdutusmenetelmäksi. Entä sitten sähköinen maailma? Muistihan on tunnetusti halpaa, ja tietoa voidaan varastoida sähköisesti yltäkylläisesti yli oman tarpeen. Jotkut ovat jopa julistaneet seulonnan tarpeettomaksi sähköisessä toimintaympäristössä. Tästä huolimatta voidaan edelleen kysyä, onko tässä ylivarastoimisessa järkeä. Eikö se ole sama kuin varastoisi ruokaa 200 vuoden tarvetta varten? Myös sähköisessä maailmassa on hyvä muistuttaa, mikä on seulonnan perusajatus. Amerikkalainen seulontaguru on ilmaissut asian suunnilleen näin: niitä asiakirjoja, joita tarvitaan, on löydyttävä ja kääntäen niitä asiakirjoja, joita ei enää tarvita, ei pidä löytyä. Näin yksinkertaista se on. Asiakirjahallinta on suurelta osin asiakirjojen / tiedon tuhoamista, pysyvästi ei tarvitse säilyttää kuin pieni osa tuotetusta tiedosta. Turhaa tietoa ei tarvita kellareissa eikä levyjen kulmilla. Mikkelin ammattikorkeakoulu on maan johtava sähköisten arkistopalveluiden tuottaja ja kehittäjä. JULKAISUT LAY:n opaskirja uudistuu Olli Alm Tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö Elka Liikearkistoyhdistyksen julkaisemat käytännönläheiset opukset ovat olleet suosittuja ja kaivattuja apuvälineitä yksityisen sektorin asiakirjahallinnossa työskenteleville. Varsinkin vuonna 2000 ilmestynyt Pureeko ajan hammas: arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat sekä sitä täydentämään ja korvaamaan vuonna 2009 julkaistu Vuodesta sataan: sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen ovat kovassa käytössä olevia Sudenpentujen käsikirjoja. Kehitys tosin jatkaa kehittymistään kiihtyvällä vauhdilla, joten viiden vuoden ikään ehtinyt Vuodesta sataan tarvitsee lähiaikoina jo seuraajaa tai vähintäänkin huomattavan kasvojenkohotuksen. LUOTETTAVIA ARKISTOPALVELUITA YRITYKSILLE konsultointi seulonta analoginen säilytys digitaalinen säilytys digitointi tietopalvelu P R O F I U M S E N S E S I S Ä L L Ö N H A L L I N T A Sähköisen arkistoinnin ja dokumentinhallinnan ohjelmisto Ota yhteyttä ja pyydä esittely käytännön toteutuksesta Profium Sensellä esim. Sopimus- tai kuva-arkiston hallinnassa! Referenssiasiakkaitamme ovat mm. Veikkaus Oy ja Tampereen kaupunki. www.profium.com Puh. 09 8559 8000 Yksa-arkistopalvelulla voi hallita sekä viitetietokannat että digitaaliset aineistot. Näin toimivat mm: > Espoon kaupunkitiedon yksikkö > Helsingin kaupunginarkisto > Tampereen ja Turun kaupunginarkistot > Toimihenkilöarkisto > Työväen Arkisto > Urho Kekkosen Arkisto Muita arkistopalvelujamme käyttävät mm. > Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto > Useat muutkin yksityiset keskusarkistot Palvelu toimii SAAS-periaatteella ja se voidaan soveltaa eri tarpeisiin. Ota yhteyttä: arkistopalvelut@mamk.fi www.darcmedia.fi Uusi kirjahanke sai lähtölaukauksensa viime keväänä, kun Kalle Autio sekä allekirjoittanut saivat yhdistyksen hallitukselta toimeksiannon laatia kirjan uudistamista koskevan muistion. Yksi tuohon muistioon kirjatuista lähtökohdista oli se, että kirjan sisältö täytyy suunnitella asiakaslähtöisesti eli tiedustella yhdistyksen jäsenistön toiveita kirjan sisällöstä. Hallitus siirsikin pallon tässä vaiheessa koulutustoimikunnalle, joka sai tehtäväkseen toteuttaa sisältöä koskevan kyselyn ja tehdä esityksen kirjan toteutustavasta. 38 FAILI nro 3/2014 FAILI nro 3/2014 39 e-posti@elka.fi puh. 015 321 340 www.elka.fi
Koulutustoimikunta teki työtä käskettynä, ja niinpä julkaisukysely saatiin lähtemään maailmalle kesäkuun lopulla. Kesälomien takia vastausaikaa haluttiin antaa mahdollisimman paljon, ja kysely suljettiin vasta elokuussa. Itse kyselyssä annettiin ensiksi 12 asiakirjahallintoon kuuluvaa osa-aluetta ja kysyttiin kuinka kiinnostavina vastaaja pitää niitä. Sen jälkeen annettiin vapaan kuvailun kenttä, johon vastaaja sai itse kirjoittaa muita aiheita, joita kirjaan tulisi ottaa. Erikseen kysyttiin vielä säilytysaikasuosituksen parantamisesta sekä kiinnostuksesta osallistua kirjan tekemiseen joko kirjoittajan tai kommentoijan ominaisuudessa. Kaikkiaan kyselyyn saatiin hämmästyttävät 75 vastausta, jota voidaan pitää erinomaisena saavutuksena suhteutettuna yhdistyksen jäsenmäärään. Vastausaktiivisuus kertoo jo itsessään kaksi asiaa: ensinnäkin korkean vastausprosentin ansiosta tuloksia voidaan pitää hyvin luotettavina ja toisekseen jäsenistössä on selvästi kiinnostusta uutta kirjaa kohtaan. Aihealueista ehkä yllättäen tai sitten ei suosituimmaksi nousi sähköinen pitkäaikaissäilytys. Ainakin kyse on todellisesta substanssiasiasta, kun arkistoalasta puhutaan. Seuraavaksi tärkeimmiksi nähtiin tietojärjestelmät asiakirjojen hallinnassa, tiedonhallintasuunnitelmat sekä lainsäädäntö. Tiedonhallintasuunnitelman TOP3 sijoitusta voi selittää tosin se, että vastaajissa ja yhdistyksen jäsenistössä yleensäkin on huomattava määrä julkisella sektorilla työskenteleviä. Monet heistä pitävät Arkistolaitoksen ohjausta liian teoreettisena ja toivovat Liikearkistoyhdistykseltä konkreettisempaa otetta. Mikään kyselyssä mainituista aihealueista ei saanut täystyrmäystä, vaan hajonta oli melko maltillista. Silti paperinen pitkäaikaissäilytys, digitointi ja kehittämisprojektien hallinta voidaan katsoa vähiten kiinnostusta herättäneiksi aiheiksi. Kyselyn lopussa tiedusteltiin vielä vastaajien mielipidettä Liikearkistoyhdistyksen piirissä viime vuosina paljon keskustelua herättäneeseen aiheeseen: tulisiko meidän luoda yritysmaailman yleinen tehtäväluokittelu? Ylivoimainen enemmistö piti yleisen tehtäväluokittelun laatimista hyvänä ja kannattavana ideana. Jonkin verran sivulauseissa esiintyi kuitenkin skeptisyyttä mm. luokittelun laatimisen työläyden, päivittämisen ja yleispätevyyden suhteen. Ja kaiken voi oikeastaan tiivistää yhteen palautteeseen: Hyvin tehdystä on hyötyä, huonosta ei. Tuosta asiasta olen samaa mieltä. Asia jää nyt kirjan toimituskunnan päätettäväksi. Mikäli pätevä tehtäväluokittelu voidaan kustannustehokkaalla tavalla laatia, niin sellainen varmasti tehdään. Mikäli taas tehtäväluokittelusta tulee vuosikausia kestävä Iisakin kirkon rakentaminen, joka viivästyttää koko kirjahanketta, niin silloin siihen ei kannata ryhtyä. Koulutustoimikunnan puolesta haluan lämpimästi kiittää kaikkia kyselyyn vastaajia. Teidän palautteenne ohjaavat meidät varmasti oikealle kurssille uuden oppikirjan laatimisessa. Uskoisin, että kirjaprojektin edistymisestä kerrotaan säännöllisin väliajoin niin Failin sivuilla kuin myös Liikearkistoyhdistyksen LinkedIn sivuilla. KIRJAT Pekka Henttonen Dosentti Tampereen Yliopisto Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva täytti kesällä 60 vuotta. SKS, arkistolaitos ja arkistoyhdistys julkaisivat sen vuoksi juhlakirjan Kleion pauloissa. Akateemista uraa tekevät tutkijat eivät uhraa juhlakirjoihin suurimpia kultajyviään, koska tieteellisen julkaisemisen foorumeita punnitaan yliopistojen rahanjaossa tarkalla vaa alla. Silti tuloksena voi olla kiinnostavia piirtoja eri alueilta. Nuortevan juhlakirja on jaettu viiteen osaan hänen kiinnostuksen kohteidensa mukaan: keskiaika ja oppineisuus, yliopisto, opetus ja tiede, hallintohistoria, kirjat ja kirjailijat, sekä arkistot ja arkistotoimi. Aihepiiri on siis laaja. Artikkeleita on kolmisenkymmentä. Nimekkäät kirjoittajat käsittelevät mm. arvoituksellista viestiä Sipoon kirkon kattotuolissa (Markus Hiekkanen), Suomen Kirkkohistoriallisen Seuran perustamista (Hannu Mustakallio), valtion sinettikomiteaa (John Strömberg), oikeusvaltion periaatteita sodassa (Jukka Lindstedt) sekä Ana-kirjallisuutta ja eri painoksia (Matti Klinge). Omia suosikkejani ovat Tampereen yliopiston taustaa valottava kirjoitus (Pertti Haapala ja Mervi Kaarninen) sekä analyysi byrokratian kritiikistä juhlijan isoisän, pakinoitsija Ollin, tuotannossa (ex-valtionarkistonhoitaja Kari Tarkiainen). Kirjan arkistoja ja arkistotointa käsittelevä osuus on ammatillisesti mielenkiintoisin. Trudy Huskamp Peterson kirjoittaa ICAn roolista Jussi Nuorteva Kleion pauloissa Nuortevan juhlakirjan on toimittanut John Strömberg ja kustantanut SKS. alalla standardien kehittämisessä. Hän toteaa mm. ettei järjestö voinut kehittää kylmän sodan aikana standardeja tai parhaita käytäntöjä millään ammattimaisen arkistonhoidon alueella, mikä kuulostaa väitteenä hieman hurjalta. Keskeinen aihe Huskamp Petersonilla ovat arkistojen saavutettavuusperiaatteet (Principles of Access to Archives), jotka ICA hyväksyi elokuussa 2012, ja joiden soveltamista hän käsittelee esimerkkien avulla. Puuttuvat arkistot ovat Ulla-Maija Peltosen aiheena; asiat, joista arkistot eivät puhu tai jotka ovat arkistossa hiljaa. Puhutteleva on kuvaus Carlo Ginzburgista, joka kävi tuhansia Inkvisition asiakirjoja läpi Venetsian valtionarkistossa. Yhtä äkkiä hän törmäsi kuvaukseen hyvästä noidasta, benendatista. Sana oli outo ja asiakirja erilainen kuin muut. Ginzburg kertoo, että hän luki arkistodokumenttia niin kiihdyksissään, että hän oli pakko keskeyttää lukeminen tutkijasalissa ja lähteä ulos hengittämään. Palattuaan tutkijasaliin hän koki valtavan onnentunteen. Suomalaista arkistohistoriaa ja alan kehitystä käsitellään useammassa kirjoituksessa. Tällaisia tekstejä ei ole koskaan liikaa. Raimo Pohjola ja Päivi Happonen valottavat Sähke-määritysten syntyä. Tekstistä käy ilmi valtionhallinnon linjausten merkitys, konsulttien joskus olennainenkin panos ja eri kehitysprojektien kamppailu samoista vähäisistä määrärahoista. Jari Lybeckin katsaus arkistolaitoksen historiaan ja Jarno Linnolahden muistelma kuluneesta ajasta Joensuun maakunta-arkiston johtajana kertovat arkistolaitoksen ja ympäröivän maailman muutosesta. Lisäksi Mikko Karjalainen valottaa Suomen sodissa 1939-45 menehtyneiden tietokannan kehitystä ja käyttöä, István Kecskeméti asiakirjakokoelmien säilymisen turvaamista eri menetelmin ja Kenth Sjöblom yksityisarkistojen hyväksi tehtyä työtä. FAILI nro 3/2014 40 FAILI nro 3/2014 41
INDEX & SUMMARY FAILI 3/2014 EDITORIAL P. 3 Liveliness into the house - The Editor has visited his former workplace Mikkeli University of Applied Sciences and been told that the liveliness was brought back, when the new students started their first term on the last week of August. He asks should we bring the same kind of liveliness to those organisations where the readers are working by utilising the academic and other practicers, who can ask why, in the best cases. As the editor of Faili Palonen confesses that he can comment the other writers before the publication will be issued. this time he comments Jarmo Luomaaho, who has written in his chairman column about appraisal of records. Palonen does not agree to him when considering of the need to select only small amount of important records to be preserved. Palonen do not think that the current archivists can understand what are the interests of the public and scholars in the future. Palonen suggest to keep all born-digital material as data, not as the picture of a document. Using that Palonen calculates that he can store the data of 12,8 milliard A4 s in the two 4 TB hard disk he just purchased for his home archive. The new storage system he purchased before retirement in the Mikkeli Uni could store the data of 500 milliard A4 s. The examples of typewriting and Arial fonts can be stored separately. SYSTEMS P. 4 Digital archive is a business system, writes Dr. Janne Saarela, MD of Profium Oy. He presents the Sense system, that is an archiving and content management software developed by his company. The Sense system can be scaled from one group and one server, as in the Warner Music Finland to a worldwide service with several distributed nodes as in the installation of the Agence France-Presse (AFP). Profium has been the software supplier of AFP since 2005. Sense is in use in the museums like Vapriikki in Tampere. EVENTS P. 6 Archiving law will be reformed and disappear - Dr. Pekka Henttonen of University of Tampere was participating the seminar organised by the National Archives. The government has inducted a working committee to prepare a new archiving law and in the seminar the review of current proposals was made. The reform means that the former archiving law is goiing to disappear and be replaced by three new acts: the law on preservation of the records belong with the national heritage, the law on the responsibilities and authority of the National Archives when preserving records with permanent retention period and the law on the responsibilities of public authorities as a part of a good information governance. Henttonen estimates that there is a trend to turn the Finnish practises into those used in the Anglo-Saxon countries where records management and archiving are isolated from one another. The word archive is only mentioned in the name of the National Archives. P. 8 Contradictions in the DLM meeting - Dr. Anssi Jääskeläinen of Mikkeli UAS reports about the member meeting of DLM Forum in Athens. P. 13 Network or parliamentary history met in Finland - Dr. Joni Krekola of the Finnish Parliament reports about the meeting, in where one theme was the digitalisation of parliamentary.records and other archiving material. The status of digitisation varies among the European countries. P. 15 Presentation of information governance in a luxury environment - IRMS Fellow Juho Rännäli reports about the IRMS conference organised in May 2014. EDUCATION P. 20 New view from the master class - Mrs. Marika Sarvilahti of the Aalto University reports about the master class of the open cultural heritage and the developments made based on the training in her University. As one result of the course Aalto has already Aalto University Commons: https://www.flickr. com/photos/aaltocommons/ in Flickr ARCHIVES P. 22 The Päivälehti Archives is a treasury for the researcher - Pekka Lähteenkorva, the Director of Urho Kekkonen Archives has visited at the archives that preserves and provides material of the two biggest newspaper Helsingin Sanomat and Ilta-Sanomat as well as the Erkko Family, the owners of the newspaperpublishing company. There are also other material of Sanoma Group like Donald Duck s Finnish versions and private archives of the leading journalists in the group, Lähteenkorva reports. P. 26 The Felicity of the archives rat- Dr, Vesa Vares is writing his experiences besides his home country in Sweden, Germany, UK, USA, Norway and Austria also. He describes himself as fetishist of the sources and thinks that only the original paper documents give the scholar the real feeling of discovery. Vares mentions by name the University Archives of Uppsala, Public Record Office (TNA) in Kew Gardens in the UK and Bundesarchiv in Berlin as his favourites, not to forget the Urho Kekkonen Archives. IN MEMORIAM P. 31 Tapio Bragge 26.9.1955 9.8.2014 - Carl Magnus Roos writes the necrology of his friend and colleague, who was a leading archivist, especially in the City of Helsinki organisation. Bragge was also an active member in many archivists organisations including FBAA. RESEARCH P32 Keski-Rauska defended his Ph.D. thesis about Georg C. Ehrnrooth - Riku Keski-Rauska, of Coalition Party Archives has done research about wellknown right-wing opposition politician Georg C. Ehrnrooth. Report of the work and thesis defence in the Helsinki University is written by Pekka Lähteenkorva. P35 New ISO standards for RM - Sari Järn, a Master student of Mikkeli UAS is preparing her thesis of the new ISO standards for records management. FROM THE CHAIRMAN P. 38 If those are needed someday - The Chairman of FBAA, Jarmo Luomaaho writes about the material he has found during the archival transfers to Elka. He prefers the strict appraisal principle and advises not to preserve those records and documents that are not worth to keep. He cites an American expert: those records that are needed, have to be found, those not needed must not be found. PUBLICATIONS P. 39 Renewal of FBAA guidebook - Mr. Olli Alm of Elka and member of the training committee of FBAA writes about the renewal project of the traditional FBAA guidebook and presents the results of a survey made for the members. BOOKS P.41 Jussi Nuorteva is ensnared by Kleio - Pekka Henttonen, makes review of the book Kleion pauloissa, published by the Finnish Library Society in honor of Dr. Jussi Nuorteva, the Director General of the Finnish National Archive Service, who had his 60th birthday in July. Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä Innofactor Dynasty TM Tiedonohjausjärjestelmä Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä on tarkoitettu julkishallinnon ja yritysten tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen sekä tuottamaan asiakirjan sähköiseen säilyttämiseen tarvittavat luokittelutiedot erilaisiin tietojärjestelmiin. Se korvaa kankeat Excel- ja Word-taulukot ja helpottaa sekä tehostaa asiakirjahallintoa. Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa rajapinnan operatiivisille järjestelmille ja se tukee dokumenttien hallintaa Microsoft SharePointissa kytkettynä Dynasty Docs -tuotteeseen. Käyttäjän on helppo luoda asiakirja malli-pohjasta, ja järjestelmä tuo automaattisesti tarvittavat luokittelutiedot. CERTIFIED BY SÄHKE 2 Uusi SÄHKE2-sertifioitu versio saatavilla. Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2:n vaatimukset ja eamstehtäväluokituksen Monipuoliset raportointiominaisuudet Liittymät tietojärjestelmiin ja XML-muotoisen suunnitelman tuontiin ja vientiin 42 FAILI nro 3/ 2014 43 Innofactor Oyj, Keilaranta 19, 02150 Espoo, Vaihde 010 272 9000, www.innofactor.fi
Sharepoint HPR seminaari 26. 27.11.2014 Crowne Plaza, Helsinki www.sharepoint-hpr.fi Liikearkistoyhdistys kouluttaa: Sosiaalinen media, verkkosivut ja sähköpostit arkistoon Helsingissä 2.10.2014 Seminaarissa pureudutaan sosiaalisen median, verkkosivujen ja sähköpostiviestien maailmaan arkistoinnin näkökulmasta. Asiaa käsitellään nimenomaan yrityksen näkökulmasta eli mitä yrityksen pitäisi tehdä ja voi käytännössä tehdä. Lisätietoja: www.liikearkistoyhdistys.fi Kohti avointa ja kestävää tietoa SEMINAARI Seminaari on osa Sotu ja OSA - hankkeita, jotka toteutetaan Etelä- Savon maakunnan myöntämän Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) ja kansallisen hankerahoituksen tuella. Kiinnostaako kansallinen palveluväylä, Viron X-Road, sähköinen arkistointi vai kenties avoimen lähdekoodin kehitys ja avoin data? Sotu ja OSA hankkeet järjestävät aiheista yhteisen päätösseminaarin 19. 20.11.2014 Mikkelissä, Kampussali A:ssa osoitteessa Patteristonkatu 3, Seminaarissa esiintyy alansa huippuja mm. Virosta, Britanniasta, Ruotsista ja Suomesta. Seminaari on suunnattu kaikille sähköisestä asianhallinnasta, digiarkistoinnista sekä avoimesta ja kestävästä tiedosta ja kehityksestä kiinnostuneille. Lisätietoja, ohjelma ja ilmoittautuminen www.mamk.fi/sotu-osa University of Appl ied Sciences