Arvoisa kirkkoneuvoston jäsen! Tyrnävän seurakunnan kirkkoneuvoston kokous pidetään, jos Jumala suo, keskiviikkona 15.02.2017 klo 18 Tyrnävän seurakuntatalossa. Kahvitarjoilu alkaa klo 17.45. Tervetuloa! Käsiteltävät asiat 12 Kokouksen järjestäytyminen 13 Kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonta 14 n jäsenten ja varajäsenten sekä heidän lähipiiriläisten ilmoitukset sidonnaisuuksista 15 n arvio seurakunnan taloudesta vuoden 2016 toimintakertomusta varten 16 Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisointi 17 Ilmoitusasiat 18 Valitusosoitus ja kokouksen päätös Merk. Outi Pohjanen vs. kirkkoherra 1 Pöytäkirjan tarkastus /
Osallistujat Tehtävä Läsnäolo: Outi Pohjanen vs. kirkkoherra, pj, esittelijä. x Toivo Snellman vpj. x Veli-Matti Hietikko jäsen - Anita Junttila jäsen x Kari Karppinen jäsen x Sanna Kokko jäsen - Helena Lithovius jäsen x Seppo Piipari jäsen x Torsti Vuorma jäsen x Muut osallistujat Maarit Rajander-Suoniemi kirkkovaltuuston pj x Nelli Kauppi kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja x Kaisa Suutari talouspäällikkö, esittelijä, x sihteeri 2 Pöytäkirjan tarkastus /
12 Kokouksen järjestäytyminen Laillisuus ja päätösvaltaisuus n päätöksen (20.4.2005, 55) mukaan kutsut on toimitettava jäsenille viimeistään kolmea päivää ennen kokousta, ja kutsuun on liitettävä, mikäli mahdollisista, luettelo ja esityslista käsiteltävistä asioista. Kirkkolain 7. luvun 4. pykälän mukaan kirkkoneuvosto on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Pöytäkirjantarkastajat Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkistetaan välittömästi sen laadinnan jälkeen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Seppo Piipari ja Torsti Vuorma. Kokouksen tarkistettu pöytäkirja on yleisesti nähtävillä 16.2.2017. 1.3.2017. Työjärjestys Noudatetaan esityslistan mukaista työjärjestystä. n päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Seppo Piipari ja Torsti Vuorma. Noudatetaan esityslistan mukaista työjärjestystä. 3 Pöytäkirjan tarkastus /
13 Kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonta Valmistelu: Vt. kirkkoherra Outi Pohjanen, p 044-7372612 n on ennen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanoa tarkastettava päätösten laillisuus (KL 10.luvu 6 ). Tämän se tekee käydessään läpi valtuuston pöytäkirjan. Kirkkovaltuuston 12.1.2017 kokouksen pöytäkirjan nähtävillä olo ja valitusaika päättyy 13.2.2017. Esitys (vt. khra): toteaa, että kirkkovaltuuston 12.1.2017 kokouksen päätökset ovat laillisia ja ne on tehty kirkkoneuvoston valmistelun pohjalta. KN päätös: Päätetty esityksen mukaisesti. 4 Pöytäkirjan tarkastus /
14 n jäsenten ja varajäsenten sekä heidän lähipiiriläistensä ilmoitukset sidonnaisuuksista Valmistelu: Vt. kirkkoherra Outi Pohjanen, p 044-7372612 Tyrnävän seurakunnassa on tilintarkastajan suosituksesta katsottu tarpeelliseksi pyytää ilmoitus kirkkoneuvoston jäsenten, varajäsenten sekä heidän lähipiiriläistensä mahdollisista sidonnaisuuksista, joilla voi olla vaikutusta seurakunnan päätöksenteossa. Näin esimerkiksi esteellisyysasiat voidaan ottaa helposti huomioon kirkkoneuvoston kokouksissa. Ilmoituksen antajan on täydennettävä ilmoitusta kesken toimikauden, mikäli sidonnaisuudet muuttuvat tai ilmenee täydennystarpeita. Ilmoitusta tulee täydentää esimerkiksi silloin, jos henkilön lähipiiri laajenee seurakunnan kannalta merkityksellisesti. Esitys (vt. khra): n jäsenet, varajäsenet sekä valtuuston puheenjohtajisto täyttävät lomakkeen, jolla ilmoitetaan mahdollisista sidonnaisuuksista. Lomakkeet kerätään kokouksessa. Ne, jotka eivät ole läsnä kokouksessa, palauttavat lomakkeen kirkkoneuvoston sihteerille helmikuun aikana. KN päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 5 Pöytäkirjan tarkastus /
15 n arvio seurakunnan taloudesta vuoden 2016 toimintakertomusta varten Valmistelu: Talouspäällikkö Kaisa Suutari, p. 044-7372621 Tyrnävän seurakunnan talous jäi vielä vuonna 2016 alijäämäiseksi 13.736. Suurimpana syynä alijäämään olivat henkilöstökuluihin kirjatut edellisten vuosien oikaisut (yhteensä 21.309 ). Nämä ovat eläke- ja työttömyysvakuutusmaksuista tulleita kuluja, jotka kohdistuvat aiemmille tilikausille eikä niitä ole voitu ennakoida talousarviossa etukäteen. Tulopuolella kirkollisveroa kertyi vuonna 2016 yhteensä 1.221.604. Verotulo laski hieman edellisestä vuodesta (n. 30.000 eli 3%). Vuonna 2016 päättynyttä yhteisöverotuloa kertyi vielä n. 14.000 ja sitä korvaavaa valtionrahoitusta saatiin 131.700. Vuonna 2016 investointeja toteutettiin yhteensä n. 1,6M :n arvosta (Tyrnävän seurakuntatalo, Tyrnävän kirkon aita, Temmeksen kirkon katto). Vuoden 2017 osalta investointeja on suunniteltu n. 40.000 :n arvosta (Tyrnävän seurakuntatalon flyygeli ja Tyrnävän kirkon peruskorjauksen suunnittelu). Vuoden 2017 talousarvio on 16.860 ylijäämäinen. Esitys (tp, vt. khra): hyväksyy oheisen arvion seurakunnan taloudesta vuoden 2016 toimintakertomukseen. KN päätös: Päätetty esityksen mukaisesti. 6 Pöytäkirjan tarkastus /
16 Kirkonkirjojen pidon alueellinen organisointi Valmistelu: Vt. kirkkoherra Outi Pohjanen, p 044-7372612 Kirkkohallituksen yleiskirjeessä 27 / 2015 todettiin, että kirkonkirjojen pito toteutetaan tulevaisuudessa alueellisissa keskusrekistereissä. Keskusrekisterit voivat muodostua seurakuntayhtymään kuuluvista seurakunnista taikka alueellisesti esimerkiksi seurakuntayhtymää laajemman alueen seurakunnista tai muutoin itsenäisistä seurakunnista. Linjaus perustuu seuraaviin nykytilanteesta (v. 2015) tehtyihin johtopäätöksiin: 1) Pienissä kirkkoherranvirastoissa kirkonkirjojen pidon tehtävien hoitamiseen aiheuttavat ongelmia henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Erityisen ongelmallisia ovat odottamattomat, joskus pitkätkin virkavapaat ja työlomat. Työn asiasisältö ja käytettävä tietojärjestelmä edellyttävät aina sekä asiantuntemusta että käyttöoikeuksien luomista. 2) Haasteita tietojärjestelmän käyttäjille tuo digitointiprosessin myötä käyttöön otettava uuden työvälineen hallinta. Ammattitaidon kehittäminen ja palvelutason parantaminen onnistuvat helpommin isommassa yksikössä. 3) Laskelmien mukaan kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat tällä hetkellä suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. 4) Euroopan parlamentin käsittelyssä olevan tietosuoja-asetuksen arvioidaan toteutuessaan lisäävän henkilörekistereihin liittyvää hallinnointia ja toisaalta edellyttävän yhä parempaa henkilötietolainsäädännön tuntemusta. 5) Kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. Kirkkohallituksen täysistunto arvioi, että alueelliset keskusrekisterit ovat parempi vaihtoehto kuin yksi valtakunnallinen keskusrekisteri. Kirkonkirjojenpidossa tarvitaan edelleen paikallista kirkonkirjojen lukuun, paikkakuntien erityispiirteisiin ja historiatietoihin liittyvää asiantuntemusta. Järjestelmällinen muutos laajempiin alueellisiin keskusrekistereihin ei ole mahdollista ennen kuin vanhojen kirkonkirjojen digitointiprosessi ja tietojen tallentaminen järjestelmään on kokonaisuudessaan suoritettu ja tiedot tarkastettu. Siksi hankkeen aikataulu on määritelty siten, että alueellisten keskusrekisterien muodostamiseen ryhdytään viimeistään vuonna 2017, kun digitointiprosessi on valmis. Alueellisen organisoitumisen on suunniteltu tapahtuvan seurakuntien omaehtoisin sopimuksin. Keskusrekisterien tarpeeksi on arvioitu noin 2 4 / hiippakunta. Alueellisesti kirkonkirjojen pidon uudelleen organisointia voidaan ja kannattaa tehdä vapaaehtoiselta pohjalta jo nyt. Useissa tapauksissa kirkonkirjojen pidon uudelleen organisoiminen merkitsee muutosta myös seurakunnan muun toimistotyön järjestämisessä. Tyrnävän seurakunta on ollut kiinnostunut selvittämään, kannattaisiko seurakunnan liittyä kirkonkirjojen pidon osalta johonkin alueellisista keskusrekistereistä. Oulun tuomiokapituli on koonnut kiinnostuneita seurakuntia yhteen keskustelemaan asiasta. 7 Pöytäkirjan tarkastus /
Kapitulin kanta keskusrekistereiden perustamiseen on, että hiippakunnan alueella olisi korkeintaan kolme keskusrekisteriä. Yksi on jo Oulussa, Kokkolassa suunnitelmat ovat jo pitkällä ja Rovaniemi on ilmaissut mielenkiintonsa keskusrekisterin perustamiselle. Käydyissä keskusteluissa on kerrattu keskittämisen edut ja todettu erityisesti vuonna 2018 voimaan tulevan EU:n tietosuoja asetuksen vaatimusten aiheuttamat haasteet hajautetussa keskusrekisteri-mallissa. Siinä tietojen luovutuksen vaatimus aiheuttaa suuren haasteen. Jokaisen seurakunnan kirkkoherra vastaa tietojen luovutuksesta, keskitetyissä rekistereissä rekisterin johtaja. Kirkkohallituksen selvityksen mukaan seurakuntien kulut kirkonkirjojenpitoon tällä hetkellä ovat 3 30 euroa/jäsen. Oulun keskusrekisteri on laskenut, että heidän kulunsa tällä hetkellä ovat 3 euroa/jäsen. Jotta Oulun keskusrekisteri voi palkata lisähenkilökuntaa ja hintataso voidaan säilyttää samana, uusia jäseniä tulee saada kerralla noin 17.000 henkilöä. Oulun keskusrekisteriin liittymisen ehtona on, että seurakunnan digitoidun aineiston tarkastus on saatettu loppuun. Seurakuntalaisia voidaan palvella arkipäivisin klo 9-16 ja tarvittaessa rekisteröinti kyetään tekemään samalle päivälle. Uuden rekisteritoimiston perustamisen vaihtoehtona voisi olla perustaa aluetoimisto (palveluesimiehen johtama), joka toimisi Oulun keskusrekisterin alaisuudessa. Noin neljä pienempää seurakuntaa aikoo jatkaa neuvotteluja Oulun keskusrekisteriin liittymisestä vuoden 2018 alusta. Nykyisellä hinta-arviolla Tyrnävän seurakunnan liittyminen alueelliseen keskusrekisteriin kirkonkirjojen pidon osalta merkitsisi n. 18 000 euron kustannuksia vuosittain. Esitys (vt. khra): keskustelee kirkonkirjojen pidon keskittämisestä Tyrnävän seurakunnan kannalta. KN päätös: keskusteli kirkonkirjojen pidon keskittämisestä. totesi, että keskittäminen on tulevaisuudessa väistämätöntä ja valmistaudumme siihen huolehtimalla digitoidun aineiston tarkastamisen loppuun lähivuosien aikana. Tarkastelemme toimistotyöntekijöiden tehtävien uudelleenjärjestelyä, joihin kuitenkin ryhdytään vasta luonnollisen poistumisen myötä. Muutoksista huolimatta haluamme säilyttää riittävän tasoisen seurakuntalaisten palvelun ja kohtaamisen. 8 Pöytäkirjan tarkastus /
17 Ilmoitusasiat 1. Kirkkohallitus on täysistunnossa 24.1.2017 myöntänyt Tyrnävän seurakunnalle verotulojen täydennystä vuodelle 2017 yhteensä 15 632 euroa. 2. Seuraavat kirkkoneuvoston kokoukset alustavasti: 22.3., 26.4. 3. Seuraava kirkkovaltuuston kokous 5.4. 4. n kokouksissa siirrytään sähköiseen kutsuun. Kutsuttu ilmoittaa, jos haluaa, että esityslista liitteineen tulostetaan kokousta varten seurakunnan puolesta. 18 Valitusosoitus ja kokouksen päätös Kirkkolain 24 luvun mukaiset muutoksenhakuohjeet liitetään pöytäkirjaan. Kokous päättyi klo 19:05. Kokouksen puolesta Outi Pohjanen vs.kirkkoherra pj. Kaisa Suutari pöytäkirjanpitäjä, sihteeri Edellä olevan pöytäkirjan olemme tarkastaneet ja todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi. Seppo Piipari pöytäkirjantarkastaja Torsti Vuorma pöytäkirjantarkastaja Edellä oleva pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa 16.2.-01.03.2017 kirkkoherranviraston aukioloaikoina. Virasto on ollut avoinna ma-pe kello 9.00-14.00 ja lisäksi torstaisin kello 15.00-17.00. Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 16.2. -01.03.2017 Todistetaan Tyrnävän seurakunnan kirkkoherranvirastossa 01.03.2017 Outi Pohjanen vs. kirkkoherra 9 Pöytäkirjan tarkastus /