in4mo Contractor Portaalien yhtenäistämisohjeet Revision 1.0 2016 in4mo Oy Johdanto Jos yrityksenne tekee töitä vakuutusyhtiöiden kanssa ja teillä on useampi kuin yksi vakuutusyhtiön in4mo Building Claims portaali käytössä, teidän tulee varmistaa, että kaikkien niiden sisältämät tiedot ovat identtiset. Tämä on tehtävä ennen in4mo Contractorin käyttöönottoa. Tätä prosessia kutsumme portaalien yhtenäistämiseksi. Nämä selkeät ja yksinkertaiset ohjeet kertovat miten yhtenäistätte Building Claims portaalinne vaiheittain. Vaihe 1 - Toimistoasetukset Aloittakaa varmistamalla, että toimistonne asetukset ovat samanlaiset kussakin käyttämässänne Building Claims portaalissa. Toimistotietojen osalta teidän tulee varmistaa seuraavat asiat: Että kaikki toimipisteenne löytyvät kaikista käyttämistänne Building Claims portaaleista. Että toimipisteidenne nimet ovat identtiset kaikissa käyttämistänne Building Claims portaaleissa. Että kunkin toimipisteen yleiset tiedot, kuten osoite, puhelinnumero, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite jne. ovat samat kaikissa käyttämistänne Building Claims portaaleissa. Kaksi ensimmäistä kohtaa ovat välttämättömiä varmistaa. Jos jokin toimipiste löytyy yhdestä Building Claims portaalista mutta puuttuu toisesta tai jos nimissä on eroavaisuuksia emme voi luoda Contractor portaalianne ollenkaan. Kolmas kohta ei ole yhtä kriittinen, sillä pienet eroavaisuudet osoitteissa, yhteyshenkilöissä yms. ei estä prosessia, mutta saattavat aiheuttaa teille ylimääräistä työtä myöhemmässä vaiheessa, jos niitä ei korjata. Kaikki nämä ovat helposti tarkistettavissa ja muokattavissa portaalien Yrityksen pääkäyttäjä kohdan alla olevassa Toimistot kohdassa, johon valtuutustason 4 omaavilla henkilöillä on pääsy. Kunkin toimiston jäsenten on myös oltava samat eri portaaleissa, mutta käsittelemme tätä eri näkökulmasta seuraavassa vaiheessa. 1
Antakaa meidän selventää seuraavan esimerkin avulla: Huoltoyrityksellä Demo Contractor on käytössään kahden vakuutusyhtiön Building Claims portaalit, BeSafe ja TrustUs. Tarkistaaksemme että kaikki Demo Contractorin toimipisteet löytyvät, sekä että niiden tiedot ovat samat sekä BeSafe:n että TrustUs:n Building Claims portaalissa kirjaudumme kumpaankin portaaliin ja menemme Yrityksen pääkäyttäjä kohtaan ja siellä Toimistot kohtaan. Katsomme niitä vierekkäin (tässä allekkain), jotta eroavaisuuksien huomaaminen olisi helpompaa: Kuva 1: BeSafe portaalin Toimistot kohta Kuva 2: TrustUs portaalin Toimistot kohta Kuten huomaatte, kaikki toimipisteet löytyvät kummastakin portaalista mutta nimissä on eroja. BeSafe portaalissa oleva toimisto Birmingham South on nimeltään Birmingham Solihull TrustUs portaalissa. Päätämme muuttaa Birmingham Solihull nimen Birmingham South:ksi. Kaupungit, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet ovat samat kummassakin portaalissa, joten niitä meidän ei tarvitse muuttaa. Myös Lemington toimiston jäsenten määrissä on eroavaisuuksia. Tämä viittaa siihen, että jäsentietomme ovat virheellisiä, mutta näytämme myöhemmin helpon tavan korjata jäsentietoja. HUOM: Teidän ei tarvitse yhtenäistää tavoitettavuustietoja, palveluita tai erikoisosaamisia portaaleissa. Näitä ylläpidetään edelleen vakuutusyhtiökohtaisesti Contractor ohjelmassa. 2
Vaihe 2 Jäsenasetukset Seuraavaksi teidän tulisi varmistaa, että samat aktiiviset käyttäjät löytyvät kaikista käyttämistänne Building Claims portaaleista. Jos jokin käyttäjä on rekisteröity ja aktiivinen yhdessä portaalissa, tulee hänen olla rekisteröity ja aktiivinen myös muissa portaaleissa. Lisäksi tulee seuraavien tietojen olla aktiivisilla jäsenillä identtiset kaikissa käyttämissänne Building Claims portaaleissa: sähköpostiosoite (tunnetaan myös käyttäjätunnuksena) valtuutustaso status (tavoitettavissa/ ei tavoitettavissa) toimisto puhelinnumero Näkee budjetin-asetukset Kaikki nämä ovat tarkistettavissa Yrityksen pääkäyttäjä kohdan alla olevasta Jäsenet kohdasta. Kyseisessä kohdassa ainut hyväksyttävä eroavaisuus on deaktivoidut jäsenet. Deaktivoituja jäseniä ei tulla viemään in4mo Contractor ohjelmaan, joten ei haittaa, vaikka yhdestä portaalista löytyy deaktivoitu jäsen jota ei ole toisessa portaalissa, tai jos deaktivoitujen jäsenten yhteystiedoissa on eroavaisuuksia. HUOM: Deaktivoituja jäseniä ei tulla viemään in4mo Contractor ohjelmaan. Näin ollen teidän tulee varmistaa, ettei deaktivoitujen jäsenten seassa ole jäseniä jotka mahdollisesti haluatte uudelleenaktivoida myöhemmin. Jos haluatte heidät mukaan in4mo Contractor ohjelmaan tulisi teidän aktivoida heidät ja asettaa heidät Ei tavoitettavissa tilaan. Antakaa meidän selventää Demo Contractor esimerkin avulla: Varmistaaksemme, että kaikki jäsenasetukset ovat oikein kussakin portaalissa menemme portaaleissa Yrityksen pääkäyttäjä kohdassa olevaan Jäsenet kohtaan ja katsomme portaaleja vierekkäin (tässä allekkain) verrataksemme asetuksia. Kuva 3: BeSafe portaalin Jäsenet kohta 3
Kuva 4: TrustUs portaalin Jäsenet kohta Alempaan kuvaan olemme merkinneet ne jäsenasetusten eroavaisuudet, jotka tulisi korjata. Punaiset ruudut näyttävät ne eroavaisuudet/virheet jotka tulee ehdottomasti korjata ennen Contractor ohjelman käyttöönottoa, kun taas siniset ruudut näyttävät ne eroavaisuudet, jotka suosittelemme korjattavan koska korjaamattomina ne mitä todennäköisimmin aiheuttavat sekaannusta ja ylimääräistä työtä teille myöhemmässä vaiheessa. Yllä merkityt eroavaisuudet/virheet vielä selitettynä (ylhäältä alas): Jäsen, joka on deaktivoituna yhdessä portaalissa ja aktiivisena toisessa Jäsen, jolla on portaaleissa eri sähköpostiosoite. Jopa pienet kirjoitusvirheet tai se, että yhdessä portaalissa sähköpostiosoitteessa on isoja kirjaimia, kun taas toisessa se on kirjoitettu pienillä kirjaimilla ovat asioita, jotka tulee korjata. Jäsen, joka on Tavoitettavissa yhdessä portaalissa ja Ei tavoitettavissa toisessa Jäsen, jolla on portaaleissa eri nimi Jäsen, joka kuuluu yhdessä portaalissa eri toimistoon kuin toisessa portaalissa Jäsen, jolla on portaaleissa eri valtuutustaso Saatoitte huomata, että esimerkissämme on vielä yksi eroavaisuus - toisessa portaalissa on jäsen, jota ei ensimmäisessä ole. Koska kyseinen jäsen on deaktivoitu ei tämä tuota ongelmia, häntä ei vain tulla siirtämään uuteen in4mo Contractor portaaliin. 4
Lopuksi Siinä oli kaikki mitä portaalien yhtenäistämiseen tulee. Kun olette varmistaneet, että tässä ohjeessa mainitut tärkeät tiedot ovat identtisiä kaikissa käyttämissänne Building Claims portaaleissa voitte aloittaa in4mo Contractor ohjelman tilaamisen täyttämällä rekisteröintilomakkeen. On myös tärkeää, että te rekisteröidyttyänne pidätte nämä tiedot identtisinä kaikissa käyttämissänne Building Claims portaaleissa siihen asti, että olette täysin siirtyneet käyttämään in4mo Contractor ohjelmaa. Jos tietoja muutetaan yhdessä portaalissa, tulee samat tiedot muuttaa myös muissa portaaleissa. Kun olette siirtyneet käyttämään in4mo Contractor:ia täysin tulee teidän ylläpitää näitä tietoja ainoastaan Contractor portaalissa. Näin olleen tulemme ongelmien välttämiseksi poiskytkemään jäsentenne pääsyn vakuutusyhtiöiden portaaleihin. 5