1 Nimi (y-tunnus) Rekisterinpitäjä Kuopion kaupungin kasvun ja oppimisen lautakunta Osoite Kuopion kaupunki / kasvun ja oppimisen palvelualue 70100 KUOPIO Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Nimi Kasvatusjohtaja Juha Parkkisenniemi Tekninen pääkäyttäjä Hannu Järvelin Osoite 70100 KUOPIO Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) 3 Rekisterin nimi 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 5 Rekisterin tietosisältö AURA, oppilas- ja opiskelijahuollon asiakastietojärjestelmä Rekisterin käyttötarkoitus liittyy oppilas- ja opiskelijahuoltolain (1287/2013) mukaisen kuraattori- ja psykologitoiminnan toteutukseen esiopetuksessa, perusopetuksessa ja 2. asteen oppilaitoksissa. Rekisterin tarkoitus on asiakastietojen laatiminen ja pitäminen asiakassuhteen hoitoa varten sekä tilastollinen käyttö Kuopion kaupungin omaa seurantaa varten ja toimitettavaksi pyydettäessä tilastotietoina Itä-Suomen Aluevirastolle (Henkilötietolaki 7 ). Kuraattoreiden ja psykologien osarekistereissä asiakasta koskevat perustiedot ovat samat. - työntekijän nimi - asiakkaan henkilö- ja perhetiedot - nimet ja henkilötunnus, sukupuoli - yhteystiedot - äidinkieli, muu kieli, kansalaisuus - huoltajuus, asuminen äidin/isän kanssa - huoltajien yhteystiedot - koulunkäyntitiedot - koulun nimi, luokka-aste, opetuspaikka, oppivelvollisuus, opetussuunnitelma, oppilaan pedagogisen tuen muoto - yhteistyötahot - aiemmat - nykyiset
- asiakaskertomus - yhteydenottaja - asiakkaaksi tulon syy - tapaamiset, neuvottelut, konsultaatiot, läsnä olleet - suunnitelmat, toimenpidesuositukset - yhteenvedot, lausunnot, lähetteet, tutkimustulokset - arviointi - asiakirjaliikenne - asiakirjan luovutus: merkinnän tehneen työntekijän nimi, pvm, asiakkaan suostumus, asiakirjan nimi, kohde, luovutuksen peruste (asiayhteys/asiakkaan pyyntö/lakiin perustuva) - saadut asiakirjat: saapumisajankohta, lähde. 6 Säännönmukaiset tietolähteet 1. Asiakkaalta ja huoltajalta 2. Perusopetuksen ja lukion kouluhallintojärjestelmistä (Primus/Wilma) saadaan asiakkaan perustiedot. 3. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23 ) 4. Toiselta toimintayksiköltä saadaan tietoa asiakkaan / huoltajan suostumuksella. 7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset Rekisterin henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä opiskeluhuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 23 ) Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kunnan opetustoimen sisällä edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta. (PL 40, LukioL 32 ) Alaikäinen ja muu vajaavaltainen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä, kehitystasonsa ja muut henkilökohtaiset ominaisuutensa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia salassa pidettäviä opiskeluhuollon tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi hänen etunsa vastaista. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 18, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 ). Rekisteröidyn, hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan tietoja antaa myös muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta ja oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 26 ). Tietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä (nimi, pvm,) Auraan tai manuaalisiin asiakirjoihin.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9 Rekisterin suojauksen periaatteet Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työntekijän palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Istekki Oy:n palvelimella. Henkilöstö on palvelimeen yhteydessä sisäverkon kautta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa työpisteissä ja lukituissa kaapeissa. 10 Tarkastus oikeus Tarkastusoikeuden sisältö Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (HetiL 26 ). Huoltajalla on oikeus tarkastaa lastaan koskevat tiedot (Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 4 ). Lapsi voi tietyissä tapauksissa kieltää huoltajalta oikeuden tarkastaa lasta koskevat tiedot. (Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 18, Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 ). Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. - Eväämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle tai jonkin muun oikeuksille (HetiL 27 ). - Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. - Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800 00521 HELSINKI - Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
Miten toteutetaan Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla asianomaiselle psykologille tai kuraattorille tai psykologi- ja kuraattoripalveluiden palveluesimiehelle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkastetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeudesta päättää: Kasvatusjohtaja Juha Parkkisenniemi 70100 Kuopio Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. 11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista Tiedon korjaamisen sisältö Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (HetiL 29 ). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. - Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800 00521 HELSINKI Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Miten toteutetaan Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti siten, että siitä käy selville mitä tietoa vaatimus koskee. Vaadittaessa tiedon korjaamista tulee esittää sanatarkasti korvaava teksti. Pyyntö osoitetaan asianomaiselle psykologille tai kuraattorille tai palveluesimiehelle. Tiedon korjaamisesta päättää: Kasvatusjohtaja Juha Parkkisenniemi 70100 Kuopio Korjausta tehtäessä vanha tieto jää näkyviin. Korjauksen tekemisestä jää merkintä.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Asiakasasiakirjoissa olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa.