Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 1 (7) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 1/2008 Aika 14.2.2008 klo 14.00 16.20 Paikka Läsnä Esittelijä Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C221 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, EVTEK ammattikorkeakoulu Seppo Saari, dosentti, Tampereen yliopisto, Tapio Variksen varajäsenenä Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Asiantuntijat Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Esityslista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola avasi kokouksen klo 13.00. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin esitellyssä muodossa. 3. Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2007 Vuosi 2007 oli FinELibin strategiakauden 2007-2015 ensimmäinen vuosi. Kaudella 2007-2009 aloitti myös uudella kokoonpanolla FinELibin ohjausryhmä ja konsortioryhmä sekä asiantuntijaryhmät.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 2 (7) Vuonna 2007 juhlittiin FinELibin toiminnan 10-vuotisjuhlia. Juhlat huipentuivat perinteiseen FinELib-päivään 29.5. Kansalliskirjaston organisaatiota uudistettiin vuonna 2007 ja sillä oli vaikutuksia myös FinELibin toimintaan. FinELibin palveluyksiköstä tuli osa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut-tulosaluetta. Vuoden 2007 keväällä toteutettiin FinELibin jäsenkirjastojen asiakkaille suunnattu elektronisten aineistojen käyttäjäkysely. Sillä selvitettiin, minkä tyyppisiä aineistoja opiskelijat, tutkijat ja muut kirjastojen asiakkaat tarvitsevat ja miten he käyttävät e- aineistoja. Lisäksi pyydettiin palautetta tarjolla olevista e-aineistoista sekä kartoitettiin palvelujen kehittämisideoita. Kyselyssä olivat mukana yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten lisäksi ensimmäisen kerran myös yleiset kirjastot. Kysely osoitti selvästi, että e-aineistojen käytöllä on merkittäviä vaikutuksia. E- aineistojen käyttö on helpottanut aineistojen löytymistä ja käsille saamista sekä oman alan seurantaa erityisesti tutkijoiden osalta. Se on myös useissa tapauksissa laajentanut aineistotarjontaa ja säästänyt työaikaa. Yleisten kirjastojen aineistohankinnan volyymi on kasvanut kirjastosektoreista eniten. Artikkelilataukset lähes kaksinkertaistuivat vuodesta 2006. Vuoden 2007 alusta uutena aineistona saatiin konsortion käyttöön yleisten kirjastojen pitkään toivoma Aleksi-viitetietokanta. Myös muihin kotimaisiin hankintoihin (mm. Medic, Kansallisbiografia) tuli mukaan lisää yleisiä kirjastoja. Kasvusta huolimatta aineistojen käyttö ja aineistohankintoihin käytetty rahamäärä on vielä pieni verrattuna muihin kirjastosektoreihin. Yleisten kirjastojen osuus FinELibin e-aineistojen kokonaisrahoituksesta on 3 %. Vuodesta 2006 ammattikorkeakoulujen aineistojen käyttö (artikkelilataukset) kasvoi 25 % ja aineistoihin käytetty rahamäärä 14 %. Aleksi uutena FinELib-aineistona keräsi ammattikorkeakouluista heti 21 tilaajaa. Myös jo aiemmin solmittuihin sopimuksiin tuli mukaan uusia ammattikorkeakouluja. FinELibin kautta lisensioitujen aineistojen käyttö tutkimuslaitoksissa on kasvanut edellisvuodesta vain 4 %. Vuosien 2005 2006 välisenä aikana kasvua oli 5 %. Näyttääkin siltä, että aineistojen käytön määrä tutkimuslaitoksissa on vakiintumassa nykytasolle. Pienille erikoiskirjastoille kuuluminen FinELib-konsortioon antaa mahdollisuuden hyödyntää suuren konsortion neuvotteluetua ja asiantuntemusta aineistojen hinnoittelu- ja sopimusehdoissa. Yliopistot hankkivat edelleen valtaosan FinELib-aineistoista sekä määrällisesti että arvoltaan. Yliopistoissa aineistoja käytetään eniten ja käyttö kasvaa edelleen (31 %). Työ yliopistokirjastojen aineistomäärärahan uudelleen kohdentamiseksi aloitettiin vuonna 2007. Nelli-portaali pyritään integroimaan oppimisalustoihin, mikä helpottaisi opetuksen ja opiskelun sujuvuutta. Turun yliopiston kanssa käynnistettiin Moodleoppimisympäristön ja Nellin integrointipilotti. Shibboleth-tunnistuksen käyttö Nelliportaalissa kasvoi. Vuoden 2007 lopussa Shibboleth oli käytössä 12 yliopiston ja 7 ammattikorkeakoulun Nelli-portaaleissa.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 3 (7) Arja Tuuliniemi esittelee yhdessä FinELibin muiden suunnittelijoiden kanssa raportin vuoden 2007 toiminnasta (liitteet 2-8). Keskustellaan raportista ja tehdään raporttiin tarvittavia lisäyksiä ja muutoksia. Arja Tuuliniemi, Kristiina Hormia-Poutanen, Paula Mikkonen ja Ari Rouvari esittelivät raportin. Ohjausryhmä keskusteli raportista ja esitti siihen muutoksia. Muutokset tehdään raporttiin ennen raportin julkaisemista. Lukuihin 1-2 ohjausryhmä ehdotti tarkennuksia tekstiin. Ohjausryhmä toivoi, että luvussa 3 Asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen näkyy paremmin, miten asiakkaiden tarpeet on otettu huomioon. Raportointiin käyttäjäkyselyn tuloksista toivottiin erottelua tutkijoitten ja opiskelijoiden välillä sekä tulosten vertailua edellisten vuosien kyselyjen tuloksiin. Luvusta 4.1 Aineistojen käyttö käytiin ohjausryhmässä vilkasta keskustelua. Todettiin, että käyttölukuja tulkittaessa on muistettava, että eri kirjastosektoreilla on myös yhteisiä asiakkaita. Porin kaupunginkirjaston opetusministeriön tuella teettämässä opiskelijoiden kirjastonkäytön selvityksessä 2006-2007 kävi ilmi, että ammattikorkeakouluopiskelijoista 58 % käytti ensisijaisena kirjastonaan yleistä kirjastoa ja yliopisto-opiskelijoistakin 43 %. Todettiin, että käytön tilastoinnissa on hyvä erottaa e- rityyppisten aineistojen (viitetietokannat, hakuteokset, lehdet) tilastot toisistaan. Latausten todellisen määrän laskeminen puhutti. Tutkijoiden käyttäytymisessä on yksilökohtaisia eroja, yksi hakee artikkelin kerran ja käyttää sitä sen jälkeen omalta koneeltaan toisen hakiessa saman artikkelin monta kertaa kustantajan palvelimelta. Kansainvälisissä yhteistyöprojekteissa (mm. Project COUNTER) pyritään standardoimaan kustantajien tilastointia. Tilastoita ja lukuja pidettiin hyödyllisinä mutta lukuja avaavia taustatietoja ja analysointia kaivattiin. Kristiina Hormia Poutanen kertoi että palveluyksiköllä ei ole mahdollisuutta tehdä tutkimusta, mutta toivottavaa olisi että tutkimus kiinnostuisi käyttötilastoista tutkimuskohteena. Ari Rouvari kertoi, että Nellin tämän vuoden käyttölukujen oletetaan olevan kaksinkertaiset vuoteen 2007 verrattuna. Keskusteltaessa Nellin käyttöluvuista ilmeni, että käyttölukujen pienuus joidenkin organisaatioiden kohdalla voi johtua siitä että Nelliportaalin kautta paikannetaan aineisto, mutta haut tehdään kustantajan käyttöliittymän kautta. Tunnuslukujen keräämistä pidettiin hyvänä. Aineiston käytön ja hinnan välisestä suhteesta keskusteltiin, onko käytön lisäämisellä hintaa alentava vaikutus. Arja Tuuliniemi selvitti niiden vaikutusta toisiinsa. Käytön ollessa runsasta artikkelikohtainen hinta laskee. Keskustelua käytiin myös siitä, miten tutkija hankkii aineistot joita ei löydy oman kirjaston tilaamista e-aineistoista. Todettiin, että tutkija voi tällöin ottaa yhteyttä kirjastoon tai hankkia aineiston esim. luottokortilla. Digitaalisten palvelujen osaaminen -osiosta Arja Tuuliniemi kertoi, että tekstissä kuvataan asioita ainoastaan palveluyksikön osalta sillä konsortion kirjastojen digitaalisesta osaamisen toteutumisen seuraamiseen ei ole välineitä.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 4 (7) Arja Tuuliniemi esitteli talousosion. Talousraporttia pidettiin yksityiskohtaisena ja informatiivisena. Mauri Ylä-Kotola piti yleisvaikutelmana sitä että hallintokulut ovat suhteellisen pienet verrattuna siihen mitä ne yliopistotoiminnassa yleensä ovat. Päätettiin, että raporttiin kirjataan mikä osuus FinELibin vuodelle 2007 budjetoiduista käyttämättä jääneistä rahoista siirtyi FinELibin käyttöön ja mihin muu osa rahoista käytettiin. Arja Tuuliniemi kertoi että tästä rahasta 50 000 siirtyy FinELibin vuoden 2008 budjettiin. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että Kansalliskirjaston johtokunnan kokouksessa 26.2.2008 tullaan selkiyttämään raportoinnin periaatteita. Päätettiin että vuoden 2007 toimintakertomukseen tulee kirjata vuoden 2006 aineistohankinnasta jäänyt raha ja mikä osa siitä siirtyi vuodelle 2007 FinELibin aineistohankinnan käyttöön. 4. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2008 FinELib-konsortio edistää tutkimuksen laatua ja vaikuttavuutta tarjoamalla elektronisia aineistoja tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön. Yleisten kirjastojen asiakkaille elektronisten aineistojen laaja käyttö mahdollistaisi tiedon saannin toteutumisen kaikkialla Suomessa. FinELibin palveluyksikkö on osa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja ja toimii e-aineistojen hankintaa ja käyttöä edistävänä palvelukeskuksena Suomen kirjastoille. Keskitettyjä palveluja kehitetään yhteistyössä jäsenkirjastojen kanssa, mistä yhtenä osoituksena on konsortion yhteinen strategia vuosille 2007-2015. FinELib pyrkii tehokkaisiin, joustaviin, teknisesti moderneihin ja yksinkertaisiin prosesseihin. Vuoden 2008 toiminnan painopiste on elektronisten aineistojen hankinta ja käyttö muuttuvassa toimintaympäristössä. Opetusministeriön vuosien 2009 2012 toimintaja taloussuunnitelman mukaan korkeakoulujen lukumäärä vähenee siten, että yliopistoja tulee olemaan 15 16 ja ammattikorkeakouluja 20 22. Tutkimuslaitosten osalta on nähtävissä sama suuntaus, toiminnan tehostaminen johtaa organisaatioiden yhdistymisiin. Rakennemuutos näkyy myös yleisissä kirjastoissa. Vuoden 2009 alusta Suomessa tulee olemaan vähintään 60 kuntaa vähemmän kuin vielä vuonna 2008. Muuttuva toimintaympäristö edellyttää, että konsortion on mietittävä uudelleen FinELibin rakenteita, asiakkuudenhallintaa, kustantajien kanssa solmittavia sopimuksia, työprosesseja, aineistojen käyttäjäryhmiä, käyttäjien tunnistautumista sekä konsortion ja palveluyksikön keskinäistä työnjakoa. Vuonna 2008 lisätään kohdennettua viestintää eri kirjastosektoreille ja muille kohderyhmille. Erityisesti yleisille kirjastoille suunnattua tiedotusta kehitetään. Alkuvuodesta 2008 www-sivu-uudistus saatetaan päätökseen. Palveluyksiköllä on vuonna 2008 käytettävissään vähemmän henkilöresursseja ja tästä syystä on mietitty yhteistyössä konsortion jäsenkirjastojen kanssa toiminnan tehostamisen mahdollisuuksia. Vuonna 2008 neuvotellaan sopimusten uudistamisesta sekä jatketaan neuvotteluja muutamasta vuodelta 2007 siirtyneestä aineistosta. Uusia aineistoneuvotteluja ei aloiteta. Palveluyksikkö kerää edelleen vuonna 2008 keskitetysti tilastoja FinELib-aineistojen käytöstä. Tallennettavien tilastoelementtien määrää vähennetään vuoden 2008 alusta lukien, jolloin kootaan kokotekstiaineistoista artikkelilataukset ( downloadit ) ja muista aineistoista haut.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 5 (7) Nelli-portaalin toiminnan painopisteitä vuonna 2008 ovat toimintaympäristön aiheuttamat muutokset, järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen, Nellin integrointi oppimisympäristöihin sekä kansainvälinen yhteistyö IGeLU:n puitteissa. Arja Tuuliniemi, Ari Rouvari ja Kaisa Tamminen esittelevät toimintasuunnitelman (liitteet 9-11). Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. Arja Tuuliniemi esitteli toimintasuunnitelman. Ohjausryhmä keskusteli suunnitelmasta ja ehdotti siihen muutoksia. Toivotut muutokset tehdään toimintasuunnitelmaan ennen sen julkistamista. Toivottiin lisättävän tekstiin selvitystä siitä, miten yliopistojen aseman muuttuminen uuden yliopistolain myötä vaikuttaa FinELibin maksuliikenteeseen. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukonsortioiden asema tulee myös selvittää. Mauri Ylä-Kotola toi esille kysymyksen toimintaympäristöstä, strategiset huippuosaamisen keskittymät, joista paljon puhutaan, katsotaanko ne erityistutkimuslaitoksiksi jos ne tulevat FinELibiin mukaan. Myös Open Accessin ja avoimen yliopiston mukaantulon vaikutukset tuotiin esiin. Hannele Niemi ehdotti että toimintasuunnitelmaan otetaan edellisestä ohjausryhmän kokouksen pöytäkirjasta ote Hannele Hermusen esille nostamista asioita. Hannele Hermunen totesi, että nyt on ensimmäinen vuosi, jolloin korvamerkintää ei ole. Ministeriön kannalta tärkeää on, että on olemassa seurantamekanismit ja raportointi ja että tavoitteet saavutetaan. Tulossopimuksessa mainitaan myös FinELibiä koskevat tavoitteet. Pirkko Nuolijärvi huomautti, että Kansalliskirjaston kansallisesta tehtävästä tulisi muidenkin kuin opetusministeriön olla vastuullisia. Myös Hannele Niemen mukaan opetusministeriötä laajempi ministeriövastuu kansallisista tehtävistä on merkittävä kysymys. Kansallisen tehtävän yhteinen rahoitus tulisi saada laajemmalle pohjalle. Tätä näkemystä kannatettiin yleisesti. Arja esitteli talousosion. Kristiina Hormia Poutanen kertoi että laskentamallia yleiskustannusten kohdentamisesta kehitetään Kansalliskirjastossa. 5. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 5.1. Nelli-portaali Ari Rouvari kertoi rakenteellisesta kehittämisestä, mitä organisaatioiden yhdistymisissä tulee ottaa huomioon Nellin näkökulmasta. Jos kyseessä on aito yhdistyminen, ei Nellin näkökulmasta ole ongelmia.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 6 (7) Federaatio-malleissa on tietyt reunaehdot otettava huomioon, mikäli halutaan tarjota yhteiset Nelli-palvelut kaikille federaation jäsenille. Perusvaatimuksina ovat Shibboleth-autentikointiteknologia, etäproxy ja tietyt asiakkaiden roolitiedot. Ari Rouvari kuvaili myös lyhyesti järjestelmäarkkitehtuurihanketta joka on suunnitteilla Kansalliskirjassa. Hanke koostuu kolmesta osasta: 1) muistiorganisaatioiden yhteinen asiakasliittymä 2) muistiorganisaatioiden yhteinen pitkäaikaissäilytysjärjestelmä 3) kansallinen yhteisluettelo. Kansallisarkiston koordinoima pitkäaikaissäilytyshanke on käynnistymässä. Asiakasliittymähanketta markkinoidaan ja jos siinä saavutetaan konsensus, ollaan valmiita aloittamaan pilotointi vuoden 2009 aikana. Kansallista yhteisluetteloa on jo alettu rakentamaan Aleph-kirjastojärjestelmää testaamalla mutta päätöksiä siitä ei ole tehty. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi taustaa kansallisesta digitaalinen kirjasto - hankkeesta jossa opetusministeriö on vastuullinen ministeriö hankkeen edistämisessä. Mauri Ylä-Kotola totesi rakenteellisesta kehittämisestä että v. 2010 on tarkoitus että Lapin korkeakoulukirjasto aloittaa toimintansa. Korkeakoulukirjasto muodostuisi organisaatioista Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu, Rovaniemen ammattikorkeakoulu ja Lapin yliopiston kirjasto. Uusi yliopistolaki mahdollistaa tämän myös juridisesti. 5.2 Toimintaympäristön muutoksia Arja Tuuliniemi esittelee. Käydään keskustelu aiheesta. Arja Tuuliniemi kertoi julkisuuteen tulleista uusimmista yhdistymishankkeista: Merentutkimuslaitoksen toimintojen jakautumisesta Suomen Ympäristökeskukseen ja Ilmatieteen laitokseen sekä KTL:n ja Stakesin yhdistymisestä. 6. Tiedotusasiat 6.1 FinELib-päivä 9.5.2008. Päivän teemana on toimintaympäristön muutos. 6.2 JISCin (Joint Information Systems Committee) ja British Libraryn toimeksiannosta Britanniassa tehty raportti Google -sukupolven e-aineistojen käytöstä (http://www.ucl.ac.uk/slais/research/ciber/downloads/) 7. Muut asiat Timo Luopajärvi toi esille konsortioryhmältä tulleen viestin vuoden 2007 aineistohankinnan rahan käyttämättä jääneestä osasta. Viesti lisätään pöytäkirjan liitteeksi. Päätettiin, että Mauri Ylä-Kotola ottaa rehtorien neuvostossa esiin perusaineistoaloitteen.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2008 7 (7) 7.1. FinElib-konsortion lausuntoluonnos ohjausryhmän käsittelyyn sekä EUA suositukset Rehtorien neuvosto on pyytänyt lausuntoa Euroopan yliopistoliiton työryhmän laatimiin avointa julkaisemista koskeviin suosituksiin. FinELib-konsortion ohella lausunto on pyydetty yliopistokirjastojen neuvostolta. (liite 6) Kristiina Hormia-Poutanen esittelee lausuntoluonnoksen. Keskustellaan luonnoksesta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. Lausunto päätettiin hyväksyä muutoksitta. 8. Ohjausryhmän seuraava kokous Seuraava ohjausryhmän kokous pidetään 8.5 klo 12.00 15.00. 9. Kokouksen päättäminen LIITTEET Puheenjohtaja päätti kokouksen klo16.20. Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2.1: FinELibin raportti vuoden 2007 toiminnasta Liite 2.2: FinELib-ohjaus-, konsortio- ja asiantuntijaryhmät 2007 2009, työryhmät 2007 Liite 2.3: FinELib-toiminnasta tehdyt tutkimukset 2007 Liite 2.4: Kirjastoverkolle suunnattu koulutus 2007 Liite 2.5: FinELib-henkilöstön pitämät esitelmät ja julkaistut artikkelit 2007 Liite 2.6: FinELib-henkilöstön jäsenyydet 2007 Liite 2.7: FinELibin budjetti/ toteuma 1.1. - 31.12.2007 Liite 3. FinELibin toimintasuunnitelma vuodelle 2008 Liite 4. FinELibin budjetti 2008 Liite 5. FinELibin budjetti vertailu 2007/2008 Liite 6. Lausunto EUA:n suosituksiin