1 Taseri 6.0 Käyttöohje Taseri 6.0 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 1
T A S E R I Y H D I S T Y K S E N K I R J A N P I TO- O H J E L M A Käyttöohje Web-Media Ulvilantie 27f D 22 00350 HELSINKI Puh. 050 517 5386 Email: timo.mattila@web-media.fi Internet: www.web-media.fi Huomautus Tämän asiakirjan sisältämiä tietoja voidaan muuttaa ilman erillistä ilmoitusta. Web-Media ei anna mitään tähän materiaaliin liittyviä takuita sen sopivuudesta johonkin tiettyyn tarkoitukseen. Web-Media ei ole vastuussa tässä materiaalissa olevista virheistä tai satunnaisista tai seurannaisista vahingoista, jotka liittyvät tämän materiaalin toimittamiseen, sisältöön tai käyttämiseen. Microsoft, Windows ja Excel ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Taseri on Web-Median rekisteröity tavaramerkki. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 2
Sisällysluettelo SISÄLLYSLUETTELO ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 YLEISESTI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Opastusvideot ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Ohjelmistosta ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Laitteistovaatimukset ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 Käyttöliittymät -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Ikkunan rakenne ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6 Työkalurivin painikkeet ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6 Varmuuskopiointi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 7 Varmistus Kopiotikulle ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Miten muistitikusta tehdään Kopiotikku? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 Miten teen varmuuskopion Kopiotikulle?---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 Miten palautan varmuuskopion Kopiotikulta? --------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 Teknistä tietoa Kopiotikku varmistuksesta ja palautuksesta------------------------------------------------------------------------------------ 11 Varmistus kansioon ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Moniseuraversion varmuuskopiointi ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 ASENNUS JA KÄYTTÖÖNOTTO -------------------------------------------------------------------------------------- 12 Laitteistovaatimukset------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Asennus yleisesti ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Ohjelman asennus ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Asennustiedosto ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Internetin kautta -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 CD-levyltä --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Asennuksen kulku --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 Ohjelman käynnistäminen ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 14 Ensimmäinen käynnistys ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 Yhdistyksen oma tietokanta ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Yhdistyksen tietokanta mallitietokannasta ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Mallitilikartan muokkaus oman yhdistyksen tarpeisiin ----------------------------------------------------------------------------------------- 15 Yhdistyksen tietokanta käytössä olevasta tietokannasta ------------------------------------------------------------------------------------------- 16 Tietokannan tyhjennys ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Ohjelman rekisteröinti ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17 Miksi rekisteröinti ei onnistunut? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18 Asetukset ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 Asetusikkuna --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19 Ohjauspaneelin asetukset -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20 TILIKARTTA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Yleistä tilikartan muutoksista -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Tilikartta näkymä ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21 Miten luon tuloslaskelman pääotsikot? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22 Miten määrittelen tuloslaskelmaan tilikauden yli-/alijäämän laskennan? ----------------------------------------------------------------------- 24 Miten jaottelen varainhankinnan tuotot ja kulut alaryhmiin? ------------------------------------------------------------------------------------- 25 Miten kiinnitän tilit ryhmiin? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 Mitä tarkoittaa Vertailuluku-valinta? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 Miten lisään tilikarttaan uuden tilin? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 Miten luon tasemallin ryhmät? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 28 Miten määrittelen taseen tilikauden yli-/alijäämän laskennan? ----------------------------------------------------------------------------------- 29 Miten muutan ryhmien järjestystä? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 3
Miten muokkaan tilin nimeä tai numeroa? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30 Miten poistan tilin tilikartasta? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 31 Miten tarkistan, ovatko mallit luotu oikein? --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31 TOSITTEET ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 33 Yleistä tositteista ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 33 Miten syötän tilikauden avausviennit käsin? -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34 Miten siirryn avaustositteesta tilikauden tositteisiin? ---------------------------------------------------------------------------------------------- 35 Miten syötän tositteen tiedot? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35 Huomioita tositteiden syötöstä ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 36 Päivämäärä -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 Tallenna painike -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36 Miten luon tositepohjan nopeuttamaan toistuvia kirjaamisia? ------------------------------------------------------------------------------------ 37 Miten syötän tositteen tositepohjan avulla? --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37 Miten varmistan, että tositteet on syötetty oikein? -------------------------------------------------------------------------------------------------- 38 Miten haen tositetta viennin arvolla tai selitteellä? ------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 Täsmäytys ja tarkistustoiminnot ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 Päiväsaldot -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39 Tilien saldot ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 40 Tilien tarkastelu --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 40 RAPORTIT ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41 Tulostusvalinnat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41 Miten esikatselen raporttia tai tulostan raportin paperille? ---------------------------------------------------------------------------------------- 41 Mitä toimintoja esikatselu sisältää? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Huomioita raporttien tulostuksesta ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Päivämäärärajaus ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Pää- ja päiväkirja ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42 Tuloslaskelma ja tase -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43 TILIKAUDEN VAIHTO ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 44 Yleisesti ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 44 Miten teen tilikauden vaihdon? ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 44 Miten siirrän tilikauden yli-/alijäämän edellisten tilikausien yli-/alijäämä tilille? ------------------------------------------------------------- 46 USEAMPI ERILLINEN KIRJANPITO ---------------------------------------------------------------------------------- 47 Moniseuratuki --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47 Miten otan moniseuratuen käyttöön? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47 Miten valitsen, minkä yhdistyksen kirjanpitoa teen? ----------------------------------------------------------------------------------------------- 48 Miten luon toiselle kirjanpidolle (yhdistykselle) oman tietokannan? ---------------------------------------------------------------------------- 48 Miten rekisteröin toiselle yhdistykselle avatun tietokannan? ------------------------------------------------------------------------------------- 48 USEIN KYSYTTYJÄ KYSYMYKSIÄ ----------------------------------------------------------------------------------- 49 Miten siirrän ohjelman uudelle tietokoneelle? ------------------------------------------------------------------------------------ 49 Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 4
Luku 1 Yleisesti Taseri on yhdistyksille ja seuroille kehitetty sovellus kirjanpitoon. Opastusvideot Tämän käyttöohjeen lisäksi Taseri-ohjelmasta on tehty opastusvideoita. Niihin kannattaa tutustua käyttöohjeen lisäksi, sillä ne ovat kirjoitettua tekstiä havainnollisempia näyttäen tehtävät toimenpiteet vaihe vaiheelta niin kuin ne itse ohjelmalla tehdään. Opastusvideot löytyvät Internetistä osoitteella: http://www.web-media.fi/videot.htm Ohjelmistosta Laitteistovaatimukset Taseri vaatii toimiakseen Windows 8, Windows 7 tai Windows Vista työaseman. Näytön resoluution tulee olla vähintään 1024*768. Tulostimeksi sopii tavanomainen laser- tai mustesuihkutulostin, joka työasemaan on asennettu. Käyttöliittymät Taserin käyttöliittymät muistuttavat tavallisia tietojen tallennukseen luotua toimistosovellusta. Tietoja syötettäessä ja muokattaessa käytössä on tutut toiminnot: uusi, tallenna, poista ja peru. Toiminnot käynnistetään samannäköisistä ja nimisistä havainnollisista painikkeista ja valikoista. Taserin toiminnot saa käynnistettyä hiirellä ja useimmat toiminnot myös näppäimistöllä. Jokaiselle yleisimmin käytetylle toiminnolle on annettu oma pikanäppäin. Lisäksi valikot voi avata näppäinyhdistelmillä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 5
Ikkunan rakenne Tyypillinen Taserin ikkuna koostuu seuraavista osista, jotka on nimetty ja osoitettu vasemman puolen kuvasta viivalla. Ikkunan otsake, jossa on ikoni ja kuvassa teksti Tositepohjat. Valikkorivi, josta löytyy ja käynnistetään ikkunaan liittyvät toiminnot. Valikosta löytyy tavallisesti myös työkalurivin toiminnot ja niiden pikanäppäimet. Työkalurivi, josta löytyy ja käynnistetään ikkunaan liittyviä toimintoja. Listaus tietueista, josta rivin tekstiä klikkaamalla valittu tietue avautuu muokattavaksi. Valittuna / syötettävänä / muutettavana olevan tietueen tiedot näytetään työkalurivin alapuolella. Työkalurivin painikkeet Työkalurivin painikkeen toiminto kohdistuu näytön ensisijaiseen syötettävään tietoon. Esim. Tositteet näkymässä työkalurivin toiminto kohdistuu tosite tason tietoon ja erillinen Lisää vientejä painike kohdistuu tositteeseen liittyviin vienteihin. Uusi: Lisää uuden tietueen. Tallenna: Tallentaa näytöllä olevan tietueen muutokset. Poista: Poistaa näytöllä olevan tietueen. Selaa: Päivittää ikkunan vasemmassa reunassa olevan listan ajan tasalle. Peru: tallennusta. Peruu näytöllä olevaan tietueeseen tehdyt muutokset. Peru painike toimii vain ennen tietueen Sulje: Sulkee näytön. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 6
Varmuuskopiointi Muista tehdä varmuuskopiot säännöllisesti, esim. viikoittain tai aina, kun tietoja on syötetty tai muutettu! Varmuuskopioita voi myös tehdä useammalle kuin yhdelle varmistusvälineelle. Ennen tietokannan varmuuskopiointia on syytä käynnistää Taseri uudestaan ja tehdä kopiointi käynnistyksen jälkeen ennen kuin muita ohjelman toimintoja on käytetty. Varmuuskopioinnin aikana ei saa käyttää muita Taserin toimintoja. Taserissa on kaksi vaihtoehtoista tapaa tehdä varmuuskopio: Kopiotikku tai varmistus kansioon. Web-Media suosittelee Kopiotikun käyttöä varmuuskopiointiin. Varmistus Kopiotikulle Varmistus Kopiotikulle on helppokäyttöinen ohjattu toiminto, jolla tietokannasta saa tehtyä kopion Kopiotikku muistitikulle. Miten muistitikusta tehdään Kopiotikku? Voit tilata valmiin Kopiotikku muistitikun Web-Mediasta tai luoda Kopiotikun myös itse uudesta tyhjästä muistitikusta alla olevilla ohjeilla. Kopiotikku ei sisälly ohjelman hintaan. Kytke muistitikku tietokoneeseen. Windows asetuksista riippuen muistitikun kytkentä tietokoneeseen saattaa avata oheisen kaltaisen ikkunan. Valitse siitä Avaa kansio ja tarkastele tiedostoja. Resurssienhallinta ikkuna avautuu näyttämään liitetyn muistitikun sisällön. (Jos Automaattinen toisto ikkuna ei Windows asetusten vuoksi aukea, avaa Resurssienhallinta muuta kautta ja valitse / avaa kytkettyä muistitikkua vastaava asematunnus / kansio. Klikkaa hiiren oikealla painikkeella muistitikkua vastaavaa asematunnusta / kansiota ja valitse avautuvasta pikavalikosta Nimeä uudelleen. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 7
Kirjoita uudeksi nimeksi KOPIOTIKKU ja hyväksy nimi painamalla lopuksi Enter näppäintä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 8
Miten teen varmuuskopion Kopiotikulle? Käynnistä Taseri ohjelma. Valitse Taserin pääikkunasta valikko Tiedosto / Varmistus Kopiotikulle / Varmuuskopio Kytke muistitikku tietokoneeseen ja klikkaa sen jälkeen Jatka painiketta. Jos näytölle tulee teksti: Sopivaa muistitikkua ei löydy. Silloin tietokone ei joko tunnista muistitikkua lainkaan tai muistitikun nimi ei ole KOPIOTIKKU. Katso käyttöohjeen kohta: Miten muistitikusta tehdään Kopiotikku. Ohjelma kertoo, että sopiva muistitikku on löytynyt ja myös tämän muistitikun asematunnuksen. Suorita kopiointi klikkaamalla Kopioi painiketta. Jos kopiointi onnistuu, kohtaan 3 tulee teksti Kopiointi valmis. (Jos kopiointi ei onnistu, näytölle tulee virheestä kertova teksti.) Tietokannan tiivistys tavallisesti hieman pienentää tietokannan viemää levytilaa. Tiivistys on suositeltavaa tehdä ainakin satunnaisesti. Klikkaa Sulje. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 9
Miten palautan varmuuskopion Kopiotikulta? Käynnistä Taseri ohjelma. Valitse Taserin pääikkunasta valikko Tiedosto / Varmistus Kopiotikulle / Palautus Kytke muistitikku tietokoneeseen ja klikkaa sen jälkeen Jatka painiketta. Jos näytölle tulee teksti: Sopivaa muistitikkua ei löydy. Silloin tietokone ei joko tunnista muistitikkua lainkaan tai muistitikun nimi ei ole KOPIOTIKKU. Katso käyttöohjeen kohta: Miten muistitikusta tehdään Kopiotikku. Ohjelma kertoo, että sopiva muistitikku on löytynyt ja myös tämän muistitikun asematunnuksen. Luettelossa on lista niistä Kopiotikulta löytyvistä päivistä, jolloin varmuuskopioita on tehty. Valitse listalta se päivä, jolta haluat varmuuskopion palauttaa. Ohjelma näyttää luettelossa listan valitulle päivälle löytyvistä varmuuskopioista. Listalla näkyy tietokantatiedoston nimi. Valitse listalta se tiedostonimi, jonka haluat palauttaa. Kun valinta on tehty, ohjelma näyttää palautettavan tiedoston nimen kokonaisuudessaan ja Palauta painike aktivoituu. Klikkaa Palauta painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 10
Tiedosto palautetaan käyttäjän Tiedostot\Taseri kansioon ja se tulee käyttöön, kun käynnistät ohjelman seuraavan kerran. Jos Tiedostot\Taseri kansiossa on jo samanniminen tiedosto kuin palautettava tiedosto, tulee seuraava varmistus kysymys. Vastaa Kyllä, jos haluat korvata olemassa olevan tiedoston varmuuskopiolla. Tiedosto on palautettu käyttöön. Ohjelma sulkeutuu, kun klikkaat OK-painiketta. Käynnistä Taseri uudelleen. Teknistä tietoa Kopiotikku varmistuksesta ja palautuksesta Kopiotikku varmistus ja palautus on pyritty tekemään mahdollisimman selkeäksi ja helppokäyttöiseksi toiminnoksi. Osaavan tietokoneen käyttäjän ja ylläpitäjän on kuitenkin hyvä tietää seuraavat asiat: 1. Varmuuskopion palautus palauttaa tietokannan aina käyttäjän Tiedostot\Taseri kansioon. 2. Kopiotikku on tavallinen muistitikku, jonka nimeksi on annettu KOPIOTIKKU. 3. Jos varmistettava tietokanta on NTFS muotoon alustetulla kiintolevyllä ja tietokantatiedosto on määritelty salatuksi Windowsin sisäisellä salaustoiminnolla (EFS / Suojaa tiedot salaamalla sisältö tiedoston ominaisuuksissa), niin myös Kopiotikun pitää olla alustettu NTFS muotoon. (HUOM: Jos EFS-salausta käytetään, varmista että myös salausavaimesta on olemassa varmuuskopio. Ilman kopiota salausavaimesta, varmuuskopiota ei saa toisella tietokoneella auki.) Varmistus kansioon Varmistus kansioon on Kopiotikulle vaihtoehtoinen varmistustapa, joka vaatii varmistushakemiston määrittelyn Taserin Asetukset ikkunassa.. Tätä toimintoa voidaan käyttää esim. silloin kun varmistukset halutaan ohjata esim. verkkopalvelimen levylle. Varmistus kansioon toiminto tekee tiedostokopion ohjelman asetuksissa määritellystä tietokantatiedostosta asetuksissa määriteltyyn varmistushakemistoon. Asetuksiin voi määritellä varmuuskopiointihakemistoksi minkä tahansa sellaisen aseman, johon tiedostokopiointi onnistuu ilman erillisiä käyttäjän toimenpiteitä. Asetuksissa määritelty varmistushakemisto tulee olla olemassa ennen varmuuskopiointia. Toisin kuin Kopiotikku toiminto, Varmistus kansioon säilyttää tietokannasta ainoastaan yhden kopion siltä hetkellä jolloin varmuuskopiointi on viimeksi suoritettu. Aiemmin tehty kopio ylikirjoitetaan. Varmuuskopiointi ei onnistu CD-levylle suoraan Taseri-ohjelmasta ilman erillistä apuohjelmaa. Tietokannan varmuuskopioinnin voi tehdä myös muilla varmuuskopiointiohjelmilla. Varmuuskopioitavan tiedoston sijainti näkyy Taserin Asetukset ikkunassa kohdassa Tietokanta. Moniseuraversion varmuuskopiointi Moniseuraversion varmuuskopiointi tehdään yhdistyksittäin. Avaa vuorotellen kunkin yhdistyksen tietokanta ja tee varmuuskopio. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 11
Luku 2 Asennus ja käyttöönotto Taseri asennetaan joko CD:ltä tai Internetistä ladatulla asennusohjelmalla. Laitteistovaatimukset Windows 8, Windows 7 tai Windows Vista käyttöjärjestelmä Laser- tai mustesuihkutulostin; mustesuihkutulostimissa huomioi musteen arkistointikelpoisuus. Asennus vaatii kiintolevytilaa n. 10 MT Asennus yleisesti HUOM! Taserin esittelyversio ja rekisteröity versio tarkoittavat samaa ohjelmaa. Esittelyversion mukana ei tule rekisteröintiavainta. Mikäli olet hakenut esittelyversion Internetistä ja toteat ohjelman käyttökelpoiseksi, voit alkaa syöttämään todellisia tietoja heti luotuasi yhdistykselle oman tietokannan. Kun tilaat rekisteröintiavaimen, mitään syöttämistäsi tiedoista ei mene hukkaan. (Kts. Ohjelman rekisteröinti ja Yhdistyksen oma tietokantakappaleet.) Ohjelmaa ei myöskään tarvitse eikä kannata asentaa uudestaan CD:ltä. Lisää vain rekisteröintiavain. Paperitulosteet ovat mahdollisia vasta rekisteröintiavaimen syötön jälkeen. Ohjelman asennus Ennen kuin käynnistät asennusohjelman, sulje kaikki muut avoinna olevat ohjelmat. Näin varmistat, että asennusohjelma pystyy kopioimaan kaikki tarvittavat tiedostot oikeisiin hakemistoihin ja että asennus menee virheettömästi loppuun. Asennustiedosto Asennustiedosto Taseri.msi pitää ladata joko Internetistä tai se pitää olla tilattuna CD-levyllä. Asennustiedosto on molemmissa toimitustavoissa sama. Internetin kautta Voit ladata Taserin asennusohjelman Web-Median kotisivuilta (www.web-media.fi) Taseri.msi tiedoston koneellesi haluamaasi hakemistoon. Tiedoston koko on n. 7 MB. Käynnistä Taseri.msi siitä hakemistosta, johon sen latasit tai jos selainohjelmasi sallii tiedoston suorituksen heti latauksen alkaessa, voit käynnistää asennuksen jo siitä. CD-levyltä Aseta Taserin asennus CD-tietokoneeseen. CD-levyn asettamisen jälkeen avautuu tavallisesti ikkuna, joka näyttää CD-levyllä olevat tiedostot. Käynnistä CD:ltä Taseri.msi niminen tiedosto kaksoisklikkaamalla sitä luettelosta. Mikäli luettelo ei aukea automaattisesti, voit avata sen käsin valitsemalla käynnistä valikosta kohdan Tietokone ja avata sieltä DVD / CD-aseman. Käynnistä CD:ltä Taseri.msi niminen tiedosto. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 12
Asennuksen kulku Jos asennustiedoston avaus / käynnistys näyttää Suojausvaroitus-ilmoituksen, klikkaa Suorita. Klikkaa Seuraava. Voit tarvittaessa vaihtaa asennuskansion Selaa-painikkeen kautta. Suosittelemme kuitenkin asentamaan ohjelman asennuksen ehdottamaan kansioon. Klikkaa Seuraava. Klikkaa Seuraava. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 13
Windows sisältää ns. käyttäjätilien valvonta ominaisuuden. Jos tämä ominaisuus on käytössä, tulee tämän jälkeen ikkuna Käyttäjätilien valvonta ja teksti Tunnistamaton ohjelma haluaa käyttää tietokonetta. Valitse Salli, jolloin asennusohjelma jatkaa asennusta. Asennusohjelma näyttää asennuksen edistymisen ja tämän jälkeen avautuu seuraava ikkuna. Klikkaa Sulje. Ohjelman käynnistäminen Riippumatta asennustavasta, Taseri käynnistetään samalla tavalla. Asennusohjelma tekee ohjelmalle käynnistyskuvakkeen työpöydälle sekä Käynnistä valikkoon. Ensimmäinen käynnistys Riippumatta asennustavasta ensimmäisellä käynnistyskerralla näyttöön tulee tärkeä ilmoitus. Ohjelma avautuu käyttämään esittelytietokantaa, johon ei pidä tallentaa yhdistyksen omia tietoja. Voit tutustua ohjelman toimintoihin esittelytietokannan avulla. Kun haluat aloittaa Taserin käytön yhdistyksen kirjanpitoon, perusta oma tietokanta. Oman tietokannan perustaminen on neuvottu tarkemmin seuraavassa kappaleessa Yhdistyksen oma tietokanta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 14
Yhdistyksen oma tietokanta Yhdistyksen tietokanta mallitietokannasta Yhdistyksen kirjanpidon pohjaksi voit kopioida ns. mallitietokannan, joka sisältää perustilit yhdistykselle sekä niiden pohjalta laaditut tuloslaskelma- ja tasemallit. Taseri luo yhdistyksen oman tietokannan käyttäjän Tiedostot\Taseri kansioon (eli käyttäjän omien työtiedostojen kansiosta löytyy Taseri kansio ja sen alta tietokantatiedosto). Klikkaa Taserin pääikkunassa Tietokanta / Luo tietokanta mallista valikon alta omaan käyttöön sopivin vaihtoehto. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Kirjoita tietokannalle nimi. Nimen pituus saa olla enintään kahdeksan kirjainta. Suositeltava nimi on esim. kuvaava lyhenne yhdistyksen nimestä. Hyväksy nimi OK painikkeella tai jos haluat keskeyttää toiminnon, klikkaa Cancel. Taseri kertoo kopioinnin onnistumisesta. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Ohjelma sulkee itsensä tietokannan vaihtuessa. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Seuraavan käynnistyksen jälkeen mallitilikartta on automaattisesti käytössä. Mallitilikartan muokkaus oman yhdistyksen tarpeisiin Mukana tuleva mallitilikartta on sellaisenaan toimiva, mutta vaatii vähintäänkin tilien uudelleen nimeämistä. Tarkempia neuvoja tilien nimeämisestä ja tuloslaskelma- ja tasemalleista löytyy luvuista 3 ja 5. Suosittelemme, että ennen mallitilikartan muokkausta tulostetaan tilikartta siten kuin se on juuri mallista kopioituna. Tilikartan saa tulostettua Raportit ikkunan Tililuettelo välilehdeltä valitsemalla Tilikartta. Tulosteelta selviää mallitilikartan sisältö, tilien numerointi ja ryhmittely. Esim. Varsinainen toiminta ryhmän alle on tehty malliksi kaksi toiminnanalaa ja näille jaottelu alaryhmiin tuotot ja kulut. Toiminnanalojen tuottotilit Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 15
on nimetty yleisesti esim. Tulotili 1 ja Tulotili 2. Nämä ja muut vastaavat yleisesti nimetyt tilit on syytä nimetä toimintaa kuvaaviksi. Lisäksi mm. kulutilejä täytynee lisätä, jotta kulut saadaan riittävästi eroteltua. Yhdistyksen tietokanta käytössä olevasta tietokannasta Toinen vaihtoehto oman yhdistyksen kirjanpidon aloittamisessa on käyttää pohjana sitä tietokantaa, jota ohjelmassa sillä hetkellä käytetään. Tämä vaihtoehto voi olla hyvä silloin, kun ohjelmaan on ostettu lisälisenssi toisen yhdistyksen kirjanpitoon ja aiemmin tehty tilikartta sopisi myös tämän toisen yhdistyksen käyttöön. Taseri luo kopion tietokannasta käyttäjän Tiedostot\Taseri kansioon (eli käyttäjän omien työtiedostojen kansiosta löytyy Taseri kansio ja sen alta tietokantatiedosto). Sulje kaikki Taserin ikkunat pääikkunaa lukuun ottamatta. Valitse Tietokanta / Luo tietokanta mallista / Kopio nykyisestä valikkotoiminto. Taseri kopioi tietokannan kaikkine tietoineen sisältäen tilikartan ja syötettyjen tositteiden tiedot. Voit tyhjentää tietokannan kun kopio on tehty. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Kirjoita tietokannalle nimi. Nimen pituus saa olla enintään kahdeksan kirjainta. Suositeltava nimi on esim. kuvaava lyhenne yhdistyksen nimestä. Hyväksy nimi OK painikkeella tai jos haluat keskeyttää toiminnon, klikkaa Cancel. Taseri kertoo kopioinnin onnistumisesta. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Ohjelma sulkee itsensä tietokannan vaihtuessa. Hyväksy ilmoitus OK painikkeella. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 16
Tietokannan tyhjennys Taserissa on käskyt tietokannan tyhjentämiseksi turhasta / vanhasta tiedosta. Näitä toimintoja tarvitaan, kun yhdistyksen kirjanpitoa lähdetään tekemään esimerkiksi harjoittelutietokannan pohjalta, joihin on syötetty jotain yhdistyksen toimintaan kuulumattomia tietoja, mutta jossa tilikartta on käyttöön sopiva. HUOM Tietokannan tyhjennystä ei kannata eikä ole tarpeen käyttää, mikäli kirjanpitoa lähdetään tekemään mallitietokannan pohjalta. HUOM Käytä tietokannan tyhjennys käskyjä harkiten. Toimintoa ei voi peruuttaa. Avaa Taserin pääikkuna. Klikkaa Tietokanta / Muokkaa tietokantaa valikkotoimintoa. Kirjoita poistokomento. Käynnistä toiminto OK painikkeella tai jos haluat keskeyttää toiminnon, klikkaa Cancel. Käytössä ovat seuraavat Taseri- eli tietokannan puhdistus / muokkaus komennot: 1. Poista kaikki Poistaa kaikki tositteet, viennit ja tilikartan, eli kaiken mahdollisen. 2. Poista nykyiset tositteet Poistaa nykyisen tilikauden tositteet. (kuluva tilikausi) 3. Poista edelliset tositteet Poistaa edellisen tilikauden tositteet. (vertailutieto) 4. Poista tuloslaskelmamallit Poistaa tuloslaskelmamallit. 5. Poista tasemallit Poistaa tasemallit. 6. Tarkista selitteet Toiminto tarkistaa, että tulosteille tulee tositteiden selitetekstit näkyviin. Ohjelman rekisteröinti Web-Media toimittaa rekisteröintiavaimen käyttöoikeuslisenssiehtojen mukana postitse, sähköpostitse tai verkkokaupan kautta. Tuotepaketissa rekisteröintitiedot ovat kansion viimeisellä sivulla. Avaa Taserin pääikkuna. Klikkaa Rekisteröi painiketta. Valitse ostetun käyttöoikeuden tyyppi ja kirjoita sen jälkeen rekisteröintinimi (yhteisön nimi) ja sille laskettu avain. HUOM! Isot ja pienet kirjaimet huomioidaan avainta laskettaessa, eli kirjoita yhdistyksen nimi ja avain täsmälleen siten kuin ne on lisenssissä kerrottu. Nimi näkyy kaikissa tulosteissa. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 17
Kun rekisteröinti on oikein suoritettu, Rekisteröi kuvake häviää ja tilalle tulee Web-Median logo. Miksi rekisteröinti ei onnistunut? Mikäli rekisteröintiavaimen syöttämisen ja hyväksymisen jälkeen tulee ilmoitus: Ohjelmaa ei ole rekisteröity onnistuneesti ja se toimii esittelytilassa. Esittelytilassa ohjelmalla ei voi tulostaa, tulosteista näkee ainoastaan esikatselukuvan ensimmäisen sivun osalta. Varmista seuraavat asiat: 1. Ohjelmasta on asennettu se versio, johon lisenssi on hankittu. Avain vaihtuu, kun ohjelman pääversionumero vaihtuu (esim. Taseri 5.x.x vaihtuu versioon 6.x.x). Uutta versiota ei voi rekisteröidä vanhan version rekisteröintiavaimella. Avaa Taserin pääikkuna. Klikkaa Tietoja valikkotoimintoa. Katso versionumero ikkunan yläreunasta. Sulje ikkuna. 2. Syötit rekisteröintinimen ja avaimen täsmälleen samoin kuin ne on ilmoitettu. Rekisteröintinimessä isot ja pienet kirjaimet huomioidaan, mitään ei saa lisätä tai poistaa. Jos nimi on laskettu väärin kirjoitetulle nimelle, pyydä uusi avainnumero ohjelman toimittajalta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 18
Asetukset Taserin toimintatapaan vaikutetaan asetuksin. Asetusikkuna Asetukset syötetään erityisen asetusikkunan avulla. Tämä ikkuna avataan Taserin pääikkunan Tiedosto valikosta valitsemalla Asetukset. Asetukset -ikkunaan syötetään kaikki Taserin käyttämä valittavissa oleva perustieto. Asetukset vaikuttavat ohjelman toimintaan. Käyttöoikeus: Ostettu tai Vuokrattu, valitse hankintatavan / lisenssipaperin mukaisesti. Vuokrattu vaihtoehto kysyy myös vuokravuoden avain kentän alla. Nimi: Yhdistyksen nimi, HUOM! isot ja pienet kirjaimet pitää kirjoittaa täsmälleen niin kuin ne on rekisteröintiavaimen yhteydessä ilmoitettu. Tietokanta: Käytettävän tietokantatiedoston hakupolku ja tiedostonimi. Tästä tiedostosta on hyvä pitää ja tehdä uusia varmuuskopioita aina kun uusia tietoja on syötetty. Tämän tiedoston myös Taserin Tietokannan varmuuskopiotoiminto kopioi. Varmistushakemisto: Käytettävän varmistushakemiston hakupolku. Tähän hakemistoon kopioidaan Taserin pääikkunan Tiedosto / Varmistus kansioon / Tietokannan varmuuskopio toiminnolla käytössä oleva tietokanta. Oletuksena a:\. Varmistushakemisto asetuksen pitää päättyä \ merkkiin. Tietokannan nimeä ei voi kopioinnin yhteydessä muuttaa. HUOM! Asetus ei vaikuta Varmistus Kopiotikulle toimintoon. Avain: Ohjelman rekisteröintiavain, jonka Web-Media toimittaa. Avain on sidottu Nimi kenttään ja mikäli avain ei vastaa nimeä, ohjelma toimii ns. esittelyversiotilassa. Web-Media toimittaa rekisteröintiavaimen käyttöoikeus-lisenssiehtojen mukana postitse tai sähköisesti Internetistä. Tulostusmarginaalit: Taserin kaikki tulosteet on suunniteltu tulostettaviksi nykyaikaisilla laser- ja mustesuihkukirjoittimilla siten, että tehokas tulostusalue A4 arkilla olisi mahdollisimman suuri. Joillakin tulostimilla voi kuitenkin olla vaikeuksia tulostaa aivan paperin reunoihin. Joissakin mustesuihkutulostimissa jää varsinkin alamarginaali isoksi. Jos tulosteesta jää jotakin tulostumatta, niin säätämällä marginaaleja asia saadaan korjattua. Marginaaliasetukset annetaan millimetreinä. Tavallisesti marginaalit saavat olla 0. Fonttiasetukset: Taserin kaikkien tulosteiden kirjasinlajia ja kokoa voidaan muuttaa. Koko on rajoitettu välille 8 12. Tulosteet on suunniteltu käyttäen fonttikokoa 10, eikä kaikkia fontteja käytettäessä varattu tila välttämättä riitä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 19
Näytä tilin saldo luettelosta valitaan tili, jonka saldo näytetään tositteiden kirjausikkunassa. Tähän kannattaa valita pankkitili, jolloin pankkitilin saldon näkee kirjausten edetessä näytöllä. Automaattisesti uusi tosite viennin mennessä tasan valinnalla tositteiden syöttö lisää uuden tositteen aina kun tositetta syötettäessä tositteen saldo on tasan. Tilikausi: Tilikausikenttiin syöteteään sekä kuluvan että edellisen tilikauden alku- ja loppupäivämäärä. Kuluvalla tilikaudella tarkoitetaan sitä tilikautta, jolle tositteita halutaan kirjata. Moniseuratuki käytössä valinta tehdään, jos ohjelmaa käytetään useamman kirjanpidon tekemiseen. Katso lisää liitteestä A. Käytä vaihtoehtoista tapaa vientien kirjauksessa valinnalla vientien kirjaus toimii hieman eri tavalla kuin oletustavassa. Tätä voi kokeilla ja palata halutessaan takaisin. HUOM! Vaihtoehtoisessa tavassa selitteen voi kirjoittaa vientikohtaisesti verrattuna oletustapaan, jossa seliteteksti on tositekohtainen. Kun kaikki tiedot on kirjoitettu, klikkaa tallenna painiketta [F3]. Asetusikkuna sulkeutuu automaattisesti. Mikäli nimi ja avain kentät vastaavat toisiaan, pääikkunan otsakeriville tulee annettu seuran nimi näkyviin. Ohjauspaneelin asetukset Windows-käyttöjärjestelmän Ohjauspaneelissa asetettavat Aika- kieli- ja alueasetukset vaikuttavat Taserissa päivämäärien, lukujen ja valuuttasymbolien syöttömuotoihin sekä tulosteiden tulostusasuun. Ohjauspaneelin ulkoasu ja termit vaihtelevat hieman eri Windows-käyttöjärjestelmäversioiden välillä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 20
Luku 3 Tilikartta Taseri kirjanpidossa tilikartta on vapaasti muokattavissa. Tilit kiinnitetään tuloslaskelman ja taseen eriin. Yleistä tilikartan muutoksista Taserissa tilit perustetaan ja kiinnitetään tulos- ja taselaskelman eriin. Tulos- ja taselaskelman pääryhmät määräytyvät kirjanpitoasetuksesta, mutta erottelua voi kirjanpitoasetuksen vaatimusten jälkeen tarkentaa vastaamaan täsmällisemmin yhdistyksen toimintaa. Tuloslaskelma- ja tasekaavojen muotoilu on varmasti vaativin osa Taseria ja kirjanpidon aloittamista. Kirjanpidollisia käytännön neuvoja löytyy alan uudesta kirjallisuudesta. Tilikartta näkymä Klikkaa pääikkunassa Tilikartta painiketta. Yläreunan työkalurivin painikkeilla muokkaat erä- /otsikkotasoa ja tallennat tehdyt muutokset. Vasemman reunan puussa on kiinteät otsikot Tuloslaskelma ja Tase. Avaa tulos- ja taselaskelmamallit kaksoisklikkaamalla näitä otsikoita. Tuloslaskelma ja Tase otsikoiden alle avautuu lista luoduista malleista (jos ne on jo luoto). Alakulman Avaa kaikki painikkeella saa avattua sekä tulos- että taselaskelman (tai laskelmien) rakenteen. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 21
Miten luon tuloslaskelman pääotsikot? Tämä ohje lähtee tilanteesta, jossa tilikartta on täysin tyhjä. Ohjeessa luodaan aatteellisen yhteisön tuloslaskelmakaavan pääotsikot ylhäältä alas: varsinainen toiminta, tuotto-/kulujäämä, varainhankinta, tuotto- /kulujäämä, sijoitus- ja rahoitustoiminta, tuotto-/kulujäämä, satunnaiset erät, yleisavustukset, tilinpäätössiirrot ja tilikauden yli-/alijäämä. Valitse Tuloslaskelma rivi. Lisää uusi malli klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita mallille nimi. Malli tarkoittaa tuloslaskelmaa kokonaisuutena. (Malleja on mahdollista luoda myös rinnakkaisia. Sen vuoksi malli luodaan ja sille annetaan nimi.) Klikkaa mallin nimeä. Tämä on tärkeää, kun lisätään uusi päätason ryhmä. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Varsinainen toiminta. Kirjoittamasi ryhmän nimi näkyy vasemman reunan puussa mallinimen alla sisennettynä. Klikkaa mallin nimeä. Tämä on tärkeää, kun lisätään uusi päätason ryhmä joka tulee samalle tasolle kuin Varsinainen toiminta. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 22
Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Tuotto- /kulujäämä. Kirjoittamasi ryhmän nimi näkyy vasemman reunan puussa mallinimen alla sisennettynä samalle tasolle kuin Varsinainen toiminta Ruksaa Tuotto-/kulujäämä ryhmiin kohta Välisumma. Tämä valinta muodostaa tuloslaskelmalle välisumman rivin yläpuolella olevien tilien saldoista. Tämä kohta on ruksattavissa ainoastaan tuloslaskelman päätason ryhmiin. Seuraavaksi lisätään otsake Varainhankinta. Klikkaa jälleen mallin nimeä. Tämä on tärkeää, kun lisätään uusi päätason ryhmä joka tulee samalle tasolle kuin Varsinainen toiminta ja Tuotto- /kulujäämä. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Eli toista samaa kaavaa jokaiselle päätason otsakkeelle: Klikkaa mallin nimeä, jotta lisättävä ryhmä tulee päätasolle Klikkaa työkaluriviltä Uusi-painiketta ja kirjoita Otsaketekstiksi seuraavan tason otsikko. Jatka näin kunnes malli otsikkotasolla näyttää seuraavalta: Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 23
Miten määrittelen tuloslaskelmaan tilikauden yli-/alijäämän laskennan? Klikkaa tuloslaskelman alin pääryhmä, Tilikauden yli-/alijäämä, valituksi. Klikkaa hiiren oikealla painikkeella Tilit luettelon päällä ja valitse avautuva Lisää tili pikavalikkotoiminto. Kirjoita tilille numero (4 numeroa) ja nimi Tilikauden yli-/alijäämä. Lisää tili klikkaamalla Lisää. Kiinnitä lisätty tili ruksaamalla se Tilit luettelosta. HUOM! Ruksaa vain yksi tili Ruksaa valinta Voitto / Tappio. Voitto / Tappio valinta asetetaan tuloslaskelmamalliin, jotta Taseri osaa siirtää tilikauden voiton taseelle. Ilman tätä asetusta Taseri ei kirjaa tilikauden voittoa. HUOM! Tuloslaskelman Tilikauden yli / alijäämä tilille ei pidä tehdä omia vientejä. Taseri laskee tilikauden yli-/alijäämän automaattisesti. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 24
Miten jaottelen varainhankinnan tuotot ja kulut alaryhmiin? Klikkaa tuloslaskelman pääryhmistä Varainhankinta. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Tuotot. Klikkaa tuloslaskelman pääryhmistä Varainhankinta. Tämä on tärkeää, kun lisätään uusi alaryhmä joka tulee samalle tasolle kuin Tuotot. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Kulut. Voit tarvittaessa edelleen jatkaa jaottelua alaryhmiin. Voit esimerkiksi jakaa Varainhankinta / Kulut alaryhmän edelleen Kevättapahtuma ja Muut varainhankinnan kulut alaryhmiin: Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 25
Miten kiinnitän tilit ryhmiin? Tilit kiinnitetään alimman tason ryhmiin, eli niihin ryhmiin joita ei ole jaettu alaryhmiin. Kuvan esimerkin mukaan tilit pitää kiinnittää alaryhmiin Tuotot ja Kulut mutta ei Varainhankinta-ryhmään. Valitse tuloslaskelman tai taseen ryhmistä se, johon tili kiinnitetään. Rasti Tilit-listalta valittuun ryhmään kuuluvat tilit Tallenna muutokset klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Tallenna painiketta. Mitä tarkoittaa Vertailuluku-valinta? Vertailuluku valinta asettaa sen pääryhmän, jonka perusteella lasketaan suhdeluku muille tuloslaskelman riveille. Suhdeluku näytetään tuloslaskelman laajassa tulostemuodossa. Vertailuluku valintaa ei ole välttämätöntä tehdä. Valitse tuloslaskelman ryhmistä se, joka valitaan vertailuluvuksi. Tämä voi olla esim. jokin tuottojen ryhmä, jolloin tuloslaskelmalla näytetään jokaisen rivin suhteellinen osuus verrattuna tähän valittuun tuottoon. Ruksaa valinta Vertailuluku. Tallenna muutokset klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Tallenna painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 26
Miten lisään tilikarttaan uuden tilin? Valitse tuloslaskelman tai taseen ryhmistä se, johon uusi lisättävä tili kuuluu. Klikkaa hiiren oikealla painikkeella Tilit luettelon päällä ja valitse avautuva Lisää tili pikavalikkotoiminto. Lisättävän tilin tyyppi (tuloslaskelman tai taseen tili) on automaattisesti valittu sen mukaisesti, kumpaan malliin olet tiliä lisäämässä. Kirjoita tilille numero (4 numeroa), nimi ja tarvittaessa kuvausteksti avusteeksi / muistin tueksi tilin tarkoituksesta. Lisää tili klikkaamalla Lisää tai keskeytä lisäys klikkaamalla Peruuta. Lisätty tili tulee valituksi siihen ryhmään johon se lisättiin. Taserin puolesta voit numeroida tilit miten haluat. Selkeyden vuoksi on kuitenkin suositeltavaa, että tilien numerointi järjestetään loogisesti. Esim. taseen vastaavaa puolella käytetään numeroita 1000-1999, vastattavaa puolella 2000-2999 ja tuloslaskelmassa 3000-9999 välillä olevia tilinumeroita. Tuloslaskelman sisällä voi vielä numeroida esim. varsinaisen toiminnan tilit välille 3000-3999, varainhankinnan välille 4000-4999 jne. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 27
Miten luon tasemallin ryhmät? Tämä ohje lähtee tilanteesta, jossa tasemallia ei ole luotu. Ohjeessa luodaan alku lyhennetystä tasekaavasta kirjanpitoasetukset mukaan. Tasemallin rakenne muodostetaan samoin kuin tuloslaskelmassa Valitse Tase rivi. Lisää uusi malli klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita mallille nimi. Malli tarkoittaa tasetta kokonaisuutena. (Malleja on mahdollista luoda myös rinnakkaisia. Sen vuoksi malli luodaan ja sille annetaan nimi.) Malliin luodaan automaattisesti pääryhmät Vastaavaa ja Vastattavaa. Klikkaa taseen pääryhmistä Vastaavaa. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Pysyvät vastaavat. Kirjoittamasi ryhmän nimi näkyy vasemman reunan puussa Vastaavaa ryhmän alla sisennettynä. Klikkaa taseen pääryhmistä Vastaavaa. Tämä on tärkeää, kun lisätään uusi alaryhmä joka tulee samalle tasolle kuin Pysyvät vastaavat. Lisää uusi ryhmä klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 28
Kirjoita otsaketekstiksi (ryhmän nimeksi) Vaihtuvat vastaavat. Kirjoittamasi ryhmän nimi näkyy vasemman reunan puussa Vastaavaa ryhmän alla sisennettynä. Taseen ryhmät ja tilit lisätään samaan tapaan kuin tuloslaskelmaan. Katso lisätietoja edeltävistä käyttöohjeen kappaleista: Miten jaottelen varainhankinnan tuotot ja kulut alaryhmiin? ja Miten kiinnitän tilit ryhmiin?. Miten määrittelen taseen tilikauden yli-/alijäämän laskennan? Kuvassa taseelta on valittuna Vastattavaa puolelta Oma pääoma ryhmästä Tilikauden yli-/alijäämä. Valitse kohtaan Tuloslaskelmamalli se tuloslaskelmamalli, jonka perusteella tilikauden yli-/alijäämä lasketaan. Valitse kohtaan Tilikauden voitto taseella se taseen, jolle tilikauden yli- /alijäämä tuloslaskelmalta tuodaan. Kun taseelta on valittuna ryhmä Tilikauden yli-/alijäämä, tämä sama tili on kiinnitettynä alla olevassa Tilit luettelossa. (Tili on eri tili kuin tuloslaskelmaan valittu tilikauden yli-/alijäämä tili.) Miten muutan ryhmien järjestystä? Valitse tuloslaskelman tai taseen ryhmistä se, jonka järjestystä haluat vaihtaa. Siirrä valittuna olevaa ryhmää ylös- tai alaspäin klikkaamalla Tilit-listan vasemmalla puolella olevia painikkeita ylös. HUOM! Voit siirtää ryhmiä vain pääryhmän sisällä. Jos jokin alaryhmä pitäisi siirtää pääryhmästä toiseen (esim. varainhankinta ryhmästä varsinainen toiminta ryhmään), se pitää tehdä poistamalla alkuperäinen ryhmä ja lisäämällä se uutena oikeaan pääryhmään. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 29
Miten muokkaan tilin nimeä tai numeroa? Tilin nimen tai numeron muutos on tarpeen lähinnä silloin kun Taseri otetaan käyttöön ja yhdistyksen oma tietokanta luodaan mallitietokannan pohjalta. Klikkaa Tilit / Muokkaa tililuetteloa valikkotoimintoa. Tilit on ryhmitelty tuhatlukujen alle. Kaksoisklikkaa muokattavan tilinumeron ryhmäriviä (esim. 1000). Klikkaa listalta muokattavan (tai poistettavan) tilin numeroa. Muuta tilin numero ja nimi sekä tarvittaessa kuvausteksti. Tilille pitää valita tyypiksi joko tuloslaskelma tai tase sen mukaan kumpaan näistä tili kuuluu. Tallenna muutokset klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Tallenna painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 30
Miten poistan tilin tilikartasta? Taseri ei salli sellaisen tilin poistamista, jolle on tehty vientejä kuluvalla tai edellisellä tilikaudella. Klikkaa Tilit / Muokkaa tililuetteloa valikkotoimintoa. Tilit on ryhmitelty tuhatlukujen alle. Kaksoisklikkaa muokattavan tilinumeron ryhmäriviä (esim. 1000). Klikkaa listalta muokattavan (tai poistettavan) tilin numeroa. Klikkaa Poista tili painiketta. Hyväksy poisto klikkaamalla Kyllä. Miten tarkistan, ovatko mallit luotu oikein? Klikkaa Tiedosto / Avaa tarkistusikkuna valikkotoimintoa. Valitse Tuloslaskelmamalli ja Tasemalli luetteloista tarkistettavien mallien nimet. Klikkaa Tarkista. Taseri näyttää luettelon tarkistuksen löytämistä virheistä. Jos Taseri ei löydä virheitä, luettelossa on teksti Tarkistus suoritettu virheettömästi.. Tarkistustoiminto ei ole täydellinen, mutta se löytää useimmat malleihin liittyvät ongelmat, kuten: 1. Onko tilejä valittuna vain alaryhmiin? Taseri ei huomioi pääryhmiin valittuja tilejä. 2. Löytyykö tilejä valittuna riveiltä, joilla on myös Välisumma-valinta? Taseri huomioi ensisijaisesti välisumman ja jättää valitut tilit huomioimatta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 31
3. Onko sama tili kiinnitetty tuloslaskelmaan tai taseelle useampaan kertaan? Tili saa olla tuloslaskelmalla tai taseella vain kerran. 4. Onko kaikki luodut tilit sidottu myös malliin? Jokainen tili pitää olla kiinnitettynä joko tuloslaskelmaan tai taseelle. Mallin koneellisen tarkistamisen lisäksi tuloste on hyvä käydä vähintään ensimmäisellä kerralla myös manuaalisesti läpi. Näin voidaan varmistua, että malli toimii oikein. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 32
Luku 4 Tositteet Tositteet ikkunassa syötetään tilikauden tapahtumat. Yleistä tositteista Klikkaa pääikkunasta Tositteet painiketta. Tositteen perustiedot näytetään ja syötetään Tosite kehyksessä. Tositteen viennit näytetään ja syötetään alla olevassa Tositteen viennit kehyksessä. Yläreunan työkalurivin painikkeilla lisäät tositteita ja tallennat tehdyt muutokset. Kuvan tositenäkymässä on tositteella näkyvissä kerralla enintään 6 debet ja 6 kredit vientiä. Lisää vientejä voit tarvittaessa lisätä klikkaamalla Lisää vientejä painiketta. Vientien alla oleva erotus rivi kertoo summia syöttäessä paljonko tositteen debet ja kredit puoli eroavat toisistaan. Tositeluettelosta tositeriviä klikkaamalla haet tositteen tiedot näytölle. Oikeassa alakulmassa oleva summa kertoo asetuksissa valittuna olevan tilin saldon. Saldo päivittyy tositteen tallennuksen jälkeen. Tiliksi kannattaa valita pankkitili, jolloin päivittäinen saldo tulee tositteita syöttäessä varmistettua. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 33
Miten syötän tilikauden avausviennit käsin? Kun Taserissa tehdään ensimmäisen tilikauden kirjanpitoa, avausviennit pitää syöttää käsin. Seuraavina tilikausina avausviennit tulevat tilikauden vaihdossa edellisen tilikauden päättävältä taseelta automaattisesti. Silloinkin tarvittaessa korjaukset tietoihin tehdään seuraavien ohjeiden mukaan. Klikkaa pääikkunassa Tiedosto / Avausviennit valikkotoimintoa. Tositteet ikkuna avautuu otsikolla Tositteet Avausviennit ja tositeluettelo näyttää ainoastaan avaustositteen (tai on tyhjä, jos avaustositetta ei ole vielä syötetty). Aloita avaustositteen syöttö klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Kirjoita tositteen numeroksi nolla ja päivämääräksi tilikauden ensimmäinen päivä. Valitse debet-puolen tili luettelosta ja kirjoita tilin alkusaldo debet summa kenttään. HUOM! Saat avausviennit edellisen tilikauden päättävästä taseesta. Syötä kaikki vastaavaa puolen tilit ja saldot debet-puolen vienteinä ja kaikki vastattavaa puolen tilit ja saldot kredit-puolen vienteinä. Avausvientien tulee mennä tasan: debet vientien summa = kredit vientien summa, aivan samoin kuin tavallisten tositteidenkin kohdalla. Yksinkertaisena esimerkkinä avausviennit voisivat olla esim. seuraavat: Debet: pankkitili 1000 Kredit: edellisten tilikausien ylijäämä 900 tilikauden yli-/alijäämä 100 Tallenna tosite klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Tallenna painiketta. Avausvientien syöttämisen jälkeen on hyvä varmistaa, että avausviennit tuli syötetyksi oikein. Tämän tarkistuksen voi tehdä tulostamalla taseen laajassa tulostemuodossa. Laajassa muodossa näkyvä alkusaldo tulee olla sama kuin edellisen vuoden hyväksytyn taseen loppusaldo. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 34
Miten siirryn avaustositteesta tilikauden tositteisiin? Sulje Avausviennit ikkuna klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Sulje painiketta. Klikkaa pääikkunasta Tositteet painiketta. Miten syötän tositteen tiedot? Klikkaa yläreunan työkaluriviltä painiketta tai [F2] näppäimellä. Uusi Tositenumeroksi tulee automaattisesti seuraava vapaa numero. Kirjoita tositteen päivämäärä. Taseri ehdottaa automaattisesti viimeisintä päivämäärää, joka tositteista löytyy. + ja näppäimillä voi siirtyä seuraavaan tai edelliseen päivämäärään. Kirjoita tositetason seliteteksti. Tositetason selite tulee oletuksena myös uusien vientien selitteeksi. Tositteen numeron, päivämäärän ja selitteen jälkeen tositteelle tehdään viennit. Yhdelle tositteelle voidaan tehdä tarvittava määrä vientejä. Kun uusi tosite lisätään, näytölle aukeaa automaattisesti tila 6 debet ja 6 kredit viennille. Jos debet tai kredit vientejä tulee yli 6 kappaletta, tositteelle saa tehtyä lisävientejä klikkaamalla Lisää vientejä-painiketta. Voit siirtyä kentissä eteenpäin enterillä [Enter]. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 35
Valitse Debet tili-kenttään se tilinumero tililuettelosta, jolle debet vienti tehdään. Voit syöttää tilinumeron näppäimistöllä tai vaihtoehtoisesti valita tilinumeron avautuvasta luettelosta. Tilinumeroa ei tarvitse syöttää välttämättä täydellisesti sillä esim. ensimmäinen numerolla 2 alkava tilinumero voidaan valita vain kirjoittamalla 2 ja painamalla Enter näppäintä. Tililuettelolistan saa avattua myös näppäinyhdistelmällä [Alt+ ]. Kredit summa ja Kredit tili toimivat vastaavasti kuin Debet summa ja Debet tili. Jos debet tai kredit vientejä tulee yli 6 kappaletta, tositteelle saa tehtyä lisävientejä klikkaamalla Lisää vientejäpainiketta. Kirjoita Debet summa-kenttään viennin arvo. (HUOM! Jos senttien / desimaalien syöttämisessä on ongelmia, niin tarkista Windowsin Ohjauspaneelista numeromuotoiluun liittyvät asetukset. Huomioita tositteiden syötöstä Taserin käyttö on pyritty tekemään mahdollisimman sujuvaksi. Tositteiden syötössä voidaan käyttää Selitettä lukuun ottamatta pelkkää numeronäppäimistöä. Päivämäärä Päivämäärä voidaan syöttää useammassa eri muodossa. Taseri täydentää ja tarkistaa tietyissä muodoissa syötetyt päivämäärät täydelliseen muotoonsa. Syöttäessäsi päivämääräksi esim. 30.8.2014, kokeile kirjoittaa vain 30,8 ja paina Enter näppäintä. Muita tapoja on esim. 30/8 tai 30.8. Lisäksi voit käyttää + ja painikkeita vaihtaaksesi päivämäärää seuraavaan tai edelliseen päivään. Tallenna painike Tallenna painiketta ei tarvitse erikseen painaa, kun syötät useita tositteita peräkkäin. Taseri tallentaa tositteen tiedot automaattisesti myös silloin, kun uusi tosite lisätään tai siirrytään tositteesta toiseen. Jos Taserin Asetukset ikkunassa on ruksattu kohta Automaattisesti uusi tosite vientien mennessä tasan, Taseri luo automaattisesti uuden tositteen aina kun tositteen saldo on 0 ja tili tai summa kentissä painaa Enterpainiketta. Viimeisen tositteen tallennus kannattaa tehdä Tallenna painikkeella, jolloin uutta tositetta ei enää automaattisesti synny. Myös edellisten, jo syötettyjen, tositteiden vienteihin tehdyt korjaukset tulee tallentaa Tallenna-painikkeella. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 36
Miten luon tositepohjan nopeuttamaan toistuvia kirjaamisia? Voit määritellä Taseriin tositepohjia, joilla toistuvien samanlaisten tositteiden kirjaaminen nopeutuu, esim. tilille saapuvan jäsenmaksun viennit voi määritellä tositepohjaksi. Tositepohjaan määritellään valmiiksi seliteteksti ja viennit. Klikkaa Tositteet-ikkunassa Tositepohjat / Muokkaa tositepohjia valikkotoimintoa. Aloita uuden tositepohjan syöttö klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Uusi-painiketta. Anna tositepohjalle kuvaava nimi sekä oletus selitetekstiksi. Pikavalintoja on käytössä neljä. Pikavalinnoiksi valitut tositepohjat tulevat Tositteet ikkunassa alareunaan painikkeiksi. Tositteet ikkunassa pikavalinnat saa käynnistettyä myös Alt+Numero näppäinyhdistelmällä, esim. Alt+1 luo uuden tositteen pikavalinnaksi 1 määritellystä tositepohjasta. Syötä tositepohjaan tilit ja summat samaan tapaan kuin tositteillekin. Miten syötän tositteen tositepohjan avulla? Lisäämäsi tositepohjat näkyvät valikkoriveinä Tositepohjat valikossa. Neljä pikavalinnoiksi määrittelemääsi tositepohjaa näkyy lisäksi painikkeina Tositteet-ikkunan alareunassa. Klikkaa tositepohjan pikavalintaa (tai valitse tositepohja valikosta). Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 37
Tositenumeroksi tulee automaattisesti seuraava vapaa numero. Kirjoita tositteen päivämäärä. Taseri ehdottaa automaattisesti viimeisintä päivämäärää, joka tositteista löytyy. + ja näppäimillä voi siirtyä seuraavaan tai edelliseen päivämäärään. Selite ja viennit summineen tulevat tositepohjan mukaisesti. Tee näihin tarvittavat muutokset. Miten varmistan, että tositteet on syötetty oikein? HUOM! Tositteiden tarkistus tarkistaa tavallisimmat tekniset virheet vienneissä. Toiminto ei tarkista, että vienti olisi asian puolesta kirjattu oikeille tileille. Klikkaa Tositteet-ikkunassa Tiedosto / Tositteiden tarkistus valikkotoimintoa. Klikkaa Tarkista. Toiminnon avulla Taseri tarkistaa seuraavat asiat: Tositteiden päivät kuuluvat tilikauteen Tositteiden debet ja kredit saldo täsmää Vienneille on määrätty tililuetteloon kuuluva tili Tositteiden tarkistus suoritetaan automaattisesti aina, kun Tositteet ikkuna avautuu. Jos tositteista löytyy puutteita, Taseri kysyy halutaanko tositteiden tarkistusikkuna avata. Listalla näkyy tositteen numero ja selite löytyvästä puutteesta. Mikäli puutteita ei ole, näkyy tekstinä Tarkistus suoritettu virheettömästi. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 38
Miten haen tositetta viennin arvolla tai selitteellä? Syötettyjä tositteita voi hakea viennin arvon tai selitetekstin perusteella klikkaamalla Tositteet-ikkunassa Haku-painiketta. Painiketta klikkaamalla avautuu oheinen ikkuna. Kirjoita hakuehdoksi joko viennin arvo tai osa selitetekstistä. Klikkaa Etsi-painiketta. Luetteloon tulee näkyviin hakuehdot täyttävien vientien perusteella löytyneet tositetiedot. Valitse haluttu tosite ja klikkaa Avaa-painiketta. Täsmäytys ja tarkistustoiminnot Tilien saldojen ja tositetietojen selailua varten on luotu kolme täsmäytystä ja tarkistuksia helpottavaa toimintoa. Toiminnot ovat nimeltään Tilien päiväsaldot, Tilien saldot ja Tilien tarkastelu. Klikkaa Tositteet-ikkunassa Tiedosto valikko auki ja valitse toiminto. Seuraavassa käydään läpi näiden toimintojen sisältö. Päiväsaldot Päiväsaldot toiminnolla saat varmistettua esim. pankkitilin päiväkohtaiset saldot vertaamalla niitä tiliotteella näkyviin päiväkohtaisiin saldoihin. Näytöllä näkyvät päivämäärät ja summat eivät päivity automaattisesti kun uusia tositteita lisätään. Uudet summat saa laskettua klikkaamalla Päivitä tiedot painiketta. Näytöllä näkyvät Tilin nimi kohdassa valittuna olevalle tilille tehtyjen vientien päiväkohtaiset yhteissummat. Luettelossa näkyvät ne päivät, joille on vientejä. Sarakkeissa on päivän debet ja kredit vientien summa, niiden erotus sekä kumulatiivinen saldo. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 39
Tilien saldot Tilien saldot toiminnolla näet tilien debet ja kredit vientien summan sekä näiden erotuksena tilin saldon. Summat sisältävät kaikkien kuluvalle tilikaudelle syötettyjen vientien yhteenlasketun arvon. Tilien saldot voit tulostaa Tiedosto Tulosta valikosta [F7]. Näytöllä näkyvät tilien saldot eivät päivity automaattisesti kun uusia tositteita lisätään. Uudet saldot saat laskettua klikkaamalla Päivitä saldot painiketta. Kukin tili näkyy omana rivinään ja tilin tietoina näytetään debet ja kredit kirjausten summa sekä näiden erotus. Ikkunan alareunassa näkyy yhteenvetona kaikkien debet- ja kreditvientien summat sekä näiden erotus. Tilien tulisi olla tasan siten, että Yhteensä sarakkeella erotus on 0. Tilien tarkastelu Tilien tarkastelun voit tulostaa Tiedosto Tulosta valikosta [F7]. Näytöllä näkyvät vientien tiedot eivät päivity automaattisesti, kun vientejä tehdään. Uudet tiedot saat näytölle klikkaamalla Päivitä tiedot painiketta. Näytöllä näkyvät Tilin nimi kohdassa valittuna olevalle tilille tehdyt viennit. Ikkunan alareunassa näkyy yhteenvetona tilin debet- ja kreditvientien summat sekä näiden erotus, tilin saldo. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 40
Luku 5 Raportit Kirjanpidon tulosteet on Taserissa kerätty Raportit toiminnon alle. Klikkaa Taserin pääikkunasta Raportit-painiketta. Tulostusvalinnat Raportit-ikkuna näyttää kuluvan ja edellisen tilikauden päivämäärät. Tulosteen tyyppi valitaan avaamalla oikea välilehti: Päiväkirja, Pääkirja, Tuloslaskelma, Tase tai Tililuettelo. Valittuun tulostetyyppiin liittyvät valinnat ja rajaukset tehdään välilehdelle avautuvassa kehyksessä. Käynnistä tulostus tehdyin valinnoin kehyksen alakulman Tulosta painikkeesta. Miten esikatselen raporttia tai tulostan raportin paperille? Valitse tulosteen tyyppi välilehdellä. Tee raportin rajaukset ja valinnat. Klikkaa Tulosta-painiketta. Valitse Tulosta kenttään Ikkuna. Klikkaa Tulosta-painiketta. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 41
Raportti avautuu esikatselunäkymään. Mitä toimintoja esikatselu sisältää? Sivujen selauspainikeet ensimmäiselle ja edelliselle sivulle. Raportin näytöllä oleva sivun numero ja kokonaissivumäärä. Sivujen selauspainikeet seuraavalle ja viimeiselle sivulle. Esikatseluikkunan sulkeminen. Ei käytettävissä. Tulostus tulostimelle. Esikatselun zoomaus. Huomioita raporttien tulostuksesta Päivämäärärajaus Raporttien tietosisältö kohdistuu ensisijaisesti vain (Taserissa avattuun) kuluvaan tilikauteen. Edellisen tilikauden tiedot näkyvät ainoastaan tuloslaskelmalla ja taseella tilikohtaisina summatietoina. Pää- ja päiväkirja Pääkirja tulostaa valitun ajanjakson tositteet ja viennit tileittäin järjestettynä ja päiväkirja kronologisessa järjestyksessä. Näille raporteille valitaan päivämäärärajat, minkä perusteella tositteet (kausi) valitaan. Raportit saa rajattua myös ainoastaan avausvienteihin. Pääkirjatulosteelle voidaan valita tulostettavaksi myös vain ne tilit, joille on vientejä. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 42
Tuloslaskelma ja tase Tuloslaskelman ja taseen tulostuksessa oletuksena on tileittäin erottelu siten että myös ns. nollarivit tulostetaan. Nämä raportit saa tiivistetympään muotoon tilien osalta joko sisältämään vain ne tilit joille on vientejä (ruksaa valinta Vain tilit, joille vientejä) tai vain ryhmätasolle ilman tilierottelua (ruksi pois valinnasta Erottele tileittäin). Lisäksi raportilta saa poistettua ryhmät, joiden kaikki arvot raportilla ovat nolla (ruksaa valinta Vain ryhmät, joilla arvoja). Tuloslaskelman ja taseen laajamuoto sisältää enemmän tietoja ja vertailulukuja. Suppea muoto sisältää vain valitun jakson kuluvalta tilikaudelta ja edellisen tilikauden vastaavan ajan. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 43
Luku 6 Tilikauden vaihto Tilikauden vaihto tehdään, kun päättyneen tilikauden tilinpäätös on hyväksytty. Yleisesti Tilikauden vaihdos voidaan tehdä, kun edellisen tilikauden kaikki tositteet ja viennit on kirjattu ohjelmaan ja näiden pohjalta laadittu tilinpäätös on hyväksytty. Tarkista ennen tilikauden vaihtoa, että tuloslaskelma ja tase näyttävät oikeat summat, eli ne jotka on hyväksytty, ja lisäksi se että taseessa vastaavaa ja vastattavaa puolet on tasan. Tilikauden vaihtoa ei voi Taserissa perua. Aiempaan tilanteeseen voi palata ainoastaan palauttamalla varmuuskopion, joka pitää olla tehtynä ennen tilikauden vaihtoa. Miten teen tilikauden vaihdon? Tee tilikauden vaihto seuraavien vaiheiden mukaisesti. 1. Varmista, että tilikartta on teknisesti oikein. Katso käyttöohjeen kappale Miten tarkistan, ovatko mallit luotu oikein?. 2. Ota tietokannasta varmuuskopio. Valitse Taserin pääikkunasta valikko Tiedosto / Varmistus Kopiotikulle / Varmuuskopio Katso lisätiedot tietokannan varmistuksesta kappaleesta Miten teen varmuuskopion Kopiotikulle?. 3. Avaa tilikauden vaihtoajo. Valitse varmuuskopion jälkeen Taserin pääikkunasta valikko Tiedosto / Tilikauden vaihtoajo. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 44
4. Vahvista, että tarkistuslista on läpikäyty ja tehty ennen tilikauden vaihtoa. Klikkaa OK tai keskeytä, jos jotain on jäänyt tekemättä. 5. Käynnistä tilikauden vaihto. Tarkista, että tilikausien päivämäärät ovat ne miten kausi on tarkoitus vaihtaa. Valitse tasemalli, jonka perusteella avattavan tilikauden avausviennit tehdään. Klikkaa Tilikauden vaihto. Klikkaa OK. Tilikauden vaihto-ikkuna sulkeutuu. 6. Tarkista tilikauden vaihdon jälkeen avausviennit. Edellisen tilikauden loppusaldojen pitää täsmätä hyväksytyn tilinpäätöksen kanssa. Avatun tilikauden alkusaldojen tulee täsmätä päättyneen tilikauden vuoden loppusaldojen kanssa. 7. Voit tarvittaessa korjata avausvientejä. Katso käyttöohjeen kappale: Miten syötän tilikauden avausviennit käsin?. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 45
Miten siirrän tilikauden yli-/alijäämän edellisten tilikausien yli-/alijäämä tilille? Taserin tilikauden vaihto tekee avausviennit tilikauden viimeisen päivän taseen perusteella uuden tilikauden avausviennit yksi yhteen tilikauden lopun saldoista. Taseri kirjaa siis myös taseen tilikauden yli-/alijäämä tilin saldon sellaisenaan avausvienteihin. Näin tuleekin olla, koska tilinavauksessa tasetilien saldojen on täsmättävä edellisen tilikauden vahvistetun taseen saldoihin. Tilikauden yli-/alijäämä kirjataan tilikauden normaalilla tositteella esim. edellisten tilikausien yli-/alijäämä tilille. Lisää uusi tosite. Kirjoita selitteeksi esim. Tilikauden ylijäämän kirjaus. Tee viennit taseen tilikauden yli-/alijäämä tililtä edellisten tilikausien yli-/alijäämä tilille. Jos päättynyt tilikausi oli ylijäämäinen, tilikauden yli- /alijäämä tili valitaan debet puolelle. Jos päättynyt tilikausi oli alijäämäinen, tilikauden yli- /alijäämä tili valitaan kredit puolelle. Tarkista tämän viennin jälkeen vielä tase. Tilikauden yli-/alijäämä tilillä ollut alkusaldo (20 ) on siirretty edellisten tilikausien yli-/alijäämä tilille. Tilikauden yli-/alijäämä tilin loppusaldo alkaneella tilikaudella (ennen muita vientejä) on nolla. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 46
Liite A Useampi erillinen kirjanpito Taserilla on mahdollista tehdä kirjanpito useammalle yhdistykselle. Kirjanpidot pidetään toisistaan erillään omissa tietokannoissaan. Seuraavassa käydään läpi, miten Taseriin perustetaan useampi erillinen kirjanpito. Moniseuratuki Moniseuratuki on Taserin termi useamman erillisen kirjanpidon toiminnolle. Miten otan moniseuratuen käyttöön? Avaa Taserin Asetukset ikkuna. Rasti kohta Moniseuratuki käytössä. Tallenna asetukset klikkaamalla yläreunan työkaluriviltä Tallenna painiketta. Käynnistä tallennuksen jälkeen Taseri uudelleen. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 47
Miten valitsen, minkä yhdistyksen kirjanpitoa teen? Moniseuratuen aktivoinnin jälkeen Taseri pyytää käynnistyksen yhteydessä valitsemaan tietokannan joka avataan. Taseri avaa kansion, josta edellinen tietokanta on avattu. Avaa tarvittaessa muu kansio. Oletuskansion Taserilla perustetuille tietokannoille on käyttäjän Tiedostot\Taseri, (eli omat työtiedostojen kansiossa oleva Taseri kansio). Valitse tiedoston nimen perusteella avattava tietokanta. Klikkaa Avaa. Miten luon toiselle kirjanpidolle (yhdistykselle) oman tietokannan? Jokaiselle yhdistykselle luodaan oma tietokanta, johon kyseisen yhdistyksen kirjanpito tallentuu. Katso ohjeet tietokannan perustamiseen käyttöohjeen kappaleesta Yhdistyksen oma tietokanta. Anna uudelle tietokannalle yhdistystä kuvaava lyhyt nimi, joka poikkeaa aiemmin luoduista tietokannoista. Miten rekisteröin toiselle yhdistykselle avatun tietokannan? Rekisteröinti on moniseuratukea käytettäessä tietokantakohtainen. Taseri pitää sulkea jokaisen yksittäisen rekisteröinnin jälkeen ja valita uudelleen käynnistettäessä käyttöön aina seuraavan rekisteröitävän yhdistyksen tietokanta. Katso ohjeet tietokannan rekisteröintiin käyttöohjeen kappaleesta Ohjelman rekisteröinti. Web-Media 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 48