Sisällysluettelo I Soveltamisala ja yleistä... 1 II Ylioppilaskunnan toimijat... 1 III Aatteellinen toiminta... 2 IV Talous... 3 V Kunniavaltuuskunta... 5 VI Jatkuvuustoimikunta... 6 VII Erityisiä määräyksiä... 6 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan Hallinto- ja talousohjesääntö I Soveltamisala ja yleistä 1 Soveltamisala Tätä ohjesääntöä sovelletaan kaikkeen ylioppilaskunnan toimintaan sekä soveltuvin osin ylioppilaskunnan enemmistöomistamissa tytäryhtiöissä tai hallintavallan alla olevissa yhteisöissä. 2 Julkisuus Yliopistolaissa säädetään, että ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 :n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Ylioppilaskunta noudattaa täten julkisuusperiaatetta kaikessa toiminnassaan. 3 Hyvän hallinnon periaatteet Ylioppilaskunta noudattaa julkista hallintotehtävää hoitaessaan hallintolakia ja hallintolainkäyttölakia. Edellä mainitun laajennuksena ylioppilaskunnan kaikessa toiminnassa noudatetaan perustuslaissa ja hallintolaissa (434/2003) mainittuja hyvän hallinnon perusteita, joita ovat muun muassa: yhdenvertaisuusperiaate (ketään ei aseteta eriarvoiseen asemaan minkään henkilöön liittyvän asian perusteella) palveluperiaate (ylioppilaskunnan toiminnassa ajatellaan palvelualttiutta sekä palvelun laadukkuutta) neuvontavelvollisuus (jäseniä opastetaan ottamaan yhteyttä oikeaan tahoon, jos se ei ole ylioppilaskunta) hyvän kielenkäytön vaatimus (ylioppilaskunnan viestintä ja päätöksenteko pidetään selväsanaisena) ylioppilaskunta viestii toiminnastaan suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi edustajiston hyväksymän kielistrategian mukaisesti. II Ylioppilaskunnan toimijat 4 Edustajisto Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan päätösvaltaa (Yliopistolaki 558/2009) yhdessä hallituksen kanssa. Edustajiston tehtävät on määritelty ylioppilaskunnan säännöissä. Edustajisto voi erillisellä päätöksellä perustaa valiokuntia, joista määrätään edustajiston työjärjestyksessä. Sivu 1 / 7
5 Hallitus Hallitus käyttää ylioppilaskunnan päätösvaltaa ja hallinto- ja toimeenpanovaltaa (Yliopistolaki 558/2009). Hallituksen tehtävät on määritelty ylioppilaskunnan säännöissä ja hallituksen työjärjestyksessä. Hallitus voi perustaa jaostoja, toimikuntia ja työryhmiä, joista määrätään hallituksen työjärjestyksessä. 6 Taloustoimikunta Taloustoimikunta on Valtioneuvoston asetuksessa yliopistoista (770/2009) mainittu ylioppilaskunnan taloutta koskeva toimielin. Taloustoimikunnan tehtävät ja toimivalta suhteessa hallitukseen määritellään tässä ohjesäännössä. 7 Kunniavaltuuskunta ja jatkuvuustoimikunta Ylioppilaskunnalla on sääntöjen mukaan Kunniavaltuuskunta ja Jatkuvuustoimikunta. Tämä ohjesääntö määrittelee tarkemmin näiden toimielinten toiminnan. 8 Keskusvaalilautakunta Edustajistovaalien toimeenpanoa varten ylioppilaskunnalla on hallituksen asettama keskusvaalilautakunta. Vaalien toimeenpanosta ja keskusvaalilautakunnasta määrätään edustajiston hyväksymässä vaalijärjestyksessä. 9 Henkilöstö Ylioppilaskunnalla on pääsihteeri ja talousjohtaja, toimihenkilöitä sekä muuta henkilökuntaa ylioppilaskunnan tarkoituksen toteuttamista sekä hallinnon ja talouden hoitamista varten. Ylioppilaskunnan johtavat toimihenkilöt ovat pääsihteeri ja talousjohtaja, jotka toimivat työnantajan edustajana suhteessa muuhun henkilöstöön. Hallitus toimii pääsihteerin esimiehenä ja tämä vastaa toimistaan hallitukselle. Taloustoimikunta toimii talousjohtajan esimiehenä ja tämä vastaa toimistaan taloustoimikunnalle ja hallitukselle. Henkilöstön työehdoista määrätään ylioppilaskuntaa sitovassa työehtosopimuksessa ja pääsihteerin ja talousjohtajan työehdoista näiden työsopimuksissa. Aatteellisen toiminnan vakituiset työntekijät ottaa ja vapauttaa tehtävistään ylioppilaskunnan hallitus. Pääsihteerin valitsee edustajisto ylioppilaskunnan sääntöjen mukaisesti. Muun aatteellisen toiminnan henkilöstön ja siviilipalvelusvelvolliset ottaa ja vapauttaa tehtävistään pääsihteeri hallituksen ja talousarvion määrittämissä puitteissa. Muun toiminnan työntekijät ottaa ja vapauttaa tehtävistään talousjohtaja. Ylioppilaskunnan edustajisto ottaa kantaa henkilöstön kokonaismäärään talousarvion hyväksyessään. Henkilöstä työhön otettaessa päätetään tehtävänimikkeestä ja palkkauksesta sekä määritellään työntekijälle toimenkuva. 10 Toiminnan organisoituminen Ylioppilaskunnan toiminta jakaantuu aatteelliseen toimintaan, tukitoimintaan, sijoitustoimintaan ja asuinkiinteistötoimintaan. III Aatteellinen toiminta 11 Tehtävät Ylioppilaskunnan aatteellisen toiminnan tehtävänä on: 1. ylioppilaskunnan edunvalvonta; 2. jäsen- ja järjestöpalveluiden tuottaminen; 3. ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätöksenteon valmistelu; 4. ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätösten toimeenpano. Sivu 2 / 7
12 Esimies Aatteellista toimintaa ja aatteellisen toiminnan henkilöstöä johtaa ylioppilaskunnan pääsihteeri. Pääsihteerin toimintaa valvoo hallitus. 13 Pääsihteeri ja pääsihteerin tehtävät Pääsihteeri on ylioppilaskunnan ylempi toimenhaltija, joka valitaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Pääsihteerin tehtävänä on ylioppilaskunnan säännöissä mainitun lisäksi: 1. antaa aatteellisen toiminnan työskentelyä koskevat määräykset ja ohjeet; 2. vastata aatteellisen toiminnan taloudesta ja sen toteuttamisesta sekä hyväksyä toiminnasta syntyvät menoon sitoutumiset; 3. vastata edustajiston, hallituksen ja keskusvaalilautakunnan sihteerin tehtävien hoitamisesta; 4. huolehtia ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätösten yleisestä valmistelusta, tiedottamisesta ja toimeenpanosta; 5. huolehtia ylioppilaskunnan toiminnan ja hallinnon yleisestä lain- ja sääntöjen mukaisuudesta; 6. huolehtia ylioppilaskunnan luottamushenkilöiden ja toimintaosaston henkilöstön perehdyttämisestä tehtäviinsä; 7. todistaa oikeaksi ja antaa otteet ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten pöytäkirjoista; 8. antaa aatteellisen toiminnan henkilöstön työtodistukset ja todistukset ylioppilaskunnan luottamustehtävissä toimimisesta; 9. huolehtia opiskelijakorttien jakamisesta ylioppilaskunnan jäsenille; 10. valmistella ylioppilaskunnan toimintakertomus. Lisäksi pääsihteeri huolehtii myös muista edustajiston ja hallituksen antamista tehtävistä. Pääsihteeri voi delegoida edellä mainittuja tehtäviä muulle henkilöstölle ylioppilaskunnan säännöstön sallimissa rajoissa. IV Talous 14 Ylioppilaskunnan taloudenhoitoa säätelevät määräykset Ylioppilaskunnan talouden- ja omaisuudenhoidossa tulee noudattaa tämän ohjesäännön määräyksiä sen lisäksi, mitä valtioneuvoston asetuksessa yliopistoista (770/2009), ylioppilaskunnan säännöissä ja muissa ylioppilaskuntaa koskevissa säädöksissä on sanottu. 15 Ylioppilaskunnan kokonaistalous Ylioppilaskunnan taloussääntö koskee ylioppilaskunnan kokonaistaloutta, joka pitää sisällään kaiken ylioppilaskunnan taloudellisen toiminnan, kaikki ylioppilaskunnan saamat tulot ja menot sekä kulloinkin olemassa olevan ylioppilaskunnan omaisuuden kokonaisuudessaan. 16 Ylioppilaskunnan menojen kattaminen Ylioppilaskunnan aatteellisesta toiminnasta aiheutuvat menot tulee kattaa ylioppilaskunnan jäsenten maksettaviksi määrätyillä maksuilla, ylioppilaskunnan omaisuuden tuotoilla ja muilla ylioppilaskunnan varsinaisen toiminnan tuotoilla. Ylioppilaskunnan varsinaista toimintaa (lukuun ottamatta asuinkiinteistötoimintaan liittyviä investointeja) ei saa rahoittaa vieraalla pääomalla. 17 Taloudenhoidon vastuusuhteet ja päätöksenteko Ylioppilaskunnan sääntöjen mukaan - ylioppilaskunnan edustajisto on ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa käyttävä toimielin. - päätös-, hallinto- ja toimeenpanovaltaa käyttävät toimielimet ovat edustajiston valitsemat hallitus ja taloustoimikunta niissä asioissa, joita sääntöjen mukaan ei ole määrätty edustajistolle - taloustoimikunnan tehtävänä on ylioppilaskunnan omaisuuden hallinta ja hoitaminen sekä tässä säännössä määrättyjen asioiden valmistelu ja toimeenpano. Talouden vastuusuhteet on porrastettu seuraavasti: Sivu 3 / 7
Edustajisto - päättää taloudenhoidon puitteista hyväksyessään talousarvion vuosittain sekä taloudenhoidon valvonnasta hyväksyessään tilinpäätöksen - päättää merkittävistä taloudellisista päätöksistä - merkittävillä taloudellisilla päätöksillä tarkoitetaan kiinteistöjen ostamista, myymistä tai kiinnittämistä ja rakennushankkeiden aloittamista tai ylioppilaskunnan varallisuuden merkittävää sitomista. Hallitus - laatii talousarvion ja ohjaa toimintaa talousarvion puitteissa - hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ja vie sen edustajistolle hyväksyttäväksi Taloustoimikunta - toimii hallituksen asiantuntijaneuvonantajana taloudellisissa kysymyksissä - valmistelee Talous- ja omaisuudenhoitopolitiikan linjaukset ja toteuttaa vahvistetun politiikan mukaiset sijoittamista koskevat päätökset - valmistelee hallituksen kanssa edustajistolle päätettäväksi menevät merkittävät taloudelliset päätökset - kokoontuu puheenjohtajan kutsusta vähintään 4 kertaa vuodessa Talousjohtaja - vastaa hallitukselle käytännön taloudenhoidon toteuttamisesta talousarvion ja Taloudenja omaisuudenhoitopolitiikan puitteissa - toimii esimiehenä talous- ja asuntotoimiston henkilökunnalle Pääsihteeri - vastaa aatteellisen toiminnan taloudesta ja sen toteuttamisesta sekä hyväksyy toiminnasta syntyvät menoon sitoutumiset 18 Omaisuudenhoito Ylioppilaskunnan omaisuudenhoidon tavoitteena on turvata taloudelliset edellytykset ylioppilaskunnan aatteelliselle toiminnalle ja varmistaa ylioppilaskunnan sekä sijoitus- että kiinteistöomaisuuden hyvä hoitaminen. Edustajisto vahvistaa Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikan, joka on kolmiosainen sisältäen omaisuudenhoidon pääperiaatteet sekä sijoituspolitiikan että kiinteistöpolitiikan. Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikka päivitetään tarpeen mukaan. 19 Talousarvio Hallituksen tulee vuosittain laatia ja esittää edustajiston käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi ylioppilaskunnan talousarvioesitys. Taloustoimikunta käsittelee talousarvioperusteet. Talousarvioesityksen laativat talousjohtaja talouden, omaisuudenhoidon, rahoituksen, asuinkiinteistötoiminnan ja tukitoiminnan osalta sekä pääsihteeri aatteellisen toiminnan osalta toimintasuunnitelmaan perustuen. 20 Menojen hyväksyminen Hankintojen tulee perustua hyväksyttyyn budjettiin. Ennen laskun tai maksun hyväksymistä ja maksamista laskun aiheellisuus ja oikeellisuus tulee tarkastaa ja vahvistaa tarkastusmerkinnällä. Aatteellisen toiminnan osalta asiatarkastetut laskut hyväksyy pääsihteeri tai hänen sijaisensa. Kiinteistötoimintaan ja taloustoimistoon liittyvät menot hyväksyy talousjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. Talousjohtajan laskuyhteenvedon hyväksyy kerran vuodessa taloustoimikunnan puheenjohtaja. Pääsihteerin laskut hyväksyy talousjohtaja / hallituksen tehtävään nimeämä henkilö. Yllä olevan täydentämiseksi ylioppilaskunnalla tulee olla talousjohtajan laatima voimassa oleva toimiohje laskujen ja maksujen hyväksymistä varten. Sivu 4 / 7
Kukaan ei saa hyväksyä omia menojaan vaan ne osoitetaan esimiehen hyväksyttäväksi. 21 Tilinpäätös Ylioppilaskunnan tilit päätetään kalenterivuosittain. Hallitus ja taloustoimikunta laativat tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat kaikki hallituksen jäsenet. Tilinpäätösasiakirjoihin kuuluu myös ylioppilaskunnan varsinainen toimintakertomus, johon tulee sisällyttää selonteko omaisuudenhoidosta ja hallinnosta sekä myös ylioppilaskunnan konserniin kuuluvien yritysten tilinpäätökset. Hallituksen tulee antaa tilinpäätösasiakirjat ylioppilaskunnan tilintarkastajille tarkastusta varten tilivuotta seuraavan maaliskuun 15. päivään mennessä. 22 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien tulee tehdä tilinpäätökseen merkintä suorittamastaan tarkastuksesta sekä antaa siitä edustajistolle osoitettu tilintarkastuskertomus hallitukselle ja taloustoimikunnalle huhtikuun loppuun mennessä. V Kunniavaltuuskunta 23 Yleistä Sen lisäksi, mitä ylioppilaskunnan säännöissä kunniavaltuuskunnasta säädetään, noudatetaan kunniavaltuuskunnan toiminnassa tätä ohjesääntöä sekä yleistä kokouskäytäntöä. 24 Toimivalta ja tehtävät Kunniavaltuuskunta on neuvoa antava elin, jolla ei ole operatiivista toimivaltaa. Kunniavaltuuskunnan tehtävänä on antaa neuvoja ja tukea ylioppilaskunnan asioissa. 25 Kokoonpano Kunniavaltuuskunnan jäsenet kutsuu ja sen puheenjohtajan nimittää edustajisto. Edustajisto myös vapauttaa kunniavaltuuskunnan jäsenet tehtävästään. Kunniavaltuuskunnan jäsenen tulee olla ylioppilaskunnan nykyinen tai entinen jäsen. Valtuuskuntaan voidaan kutsua muukin henkilö, joka on erittäin ansiokkaasti toiminut ylioppilaskunnan tarkoitusperien hyväksi. Kunniavaltuuskunnan jäsenten tulee edustaa Aalto-yliopiston eri aloja mahdollisimman monipuolisesti. Kunniavaltuuskunta valitsee keskuudestaan kaksi varapuheenjohtajaa. 26 Täydentäminen Edustajisto päättää kunniavaltuuskunnan täydentämisestä hallituksen esityksestä. Hallitus kuulee täydentämisen yhteydessä jatkuvuustoimikuntaa, taloustoimikuntaa ja kunniavaltuuskuntaa. 27 Kokoontuminen Kunniavaltuuskunta kokoontuu vähintään kerran vuodessa tai kun ylioppilaskunnan hallitus pitää sitä tarpeellisena. Kokous on pidettävä neljän (4) viikon kuluessa tätä koskevan pyynnön esittämisestä. Kunniavaltuuskunnan kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtaja. Kunniavaltuuskunnan kokouksissa ovat kunniavaltuuskunnan jäsenten lisäksi puhe- ja läsnäolo-oikeutettuja edustajiston puheenjohtaja, hallitus, pääsihteeri sekä talousjohtaja. Kunniavaltuuskunnan kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä, kaikille kunniavaltuuskunnan jäsenille on tiedotettu kokouksesta ja yli puolet (1/2) sen jäsenistä on läsnä. Kunniavaltuuskunnan sihteerin tehtävien hoitamisesta vastaa ylioppilaskunnan pääsihteeri. Kokouksesta laaditaan laajennettu päätöspöytäkirja, joka toimitetaan kunniavaltuuskunnan jäsenille sekä hallitukselle. Kokouksen sihteeri sekä kokouksen puheenjohtaja varmentavat pöytäkirjan. Sivu 5 / 7
28 Päätöksenteko Kunniavaltuuskunnan kokouksessa asiat päätetään ehdottomalla äänten enemmistöllä. Äänestystavasta päättää puheenjohtaja. Henkilövaali suoritetaan suljettuna lippuäänestyksenä, mikäli vähintään yksi (1) kunniavaltuuskunnan jäsen sitä vaatii. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaalissa kuitenkin arpa. 29 Pöydällepano Ensimmäistä kertaa esillä oleva asia pannaan pöydälle, jos vähintään yksi kolmasosa (1/3) läsnä olevista toimikunnan jäsenistä sitä vaatii. Uudelleen käsiteltäessä asia pannaan pöydälle, jos vähintään kaksi kolmasosaa (2/3) läsnä olevista toimikunnan jäsenistä sitä vaatii. Jos asia uusien selvitysten tai esitysten johdosta esitetään olennaisesti muutetussa muodossa, katsotaan se ensimmäistä kertaa esilläolevaksi. 30 Työryhmät ja työvaliokunta Kunniavaltuuskunta voi tarvittaessa perustaa työryhmiä tai nimetä keskuudestaan työvaliokunnan. Näitä asetettaessa on määrättävä niiden tehtävä, toimikausi, puheenjohtaja sekä jäsenet. VI Jatkuvuustoimikunta 31 Yleistä Sen lisäksi, mitä ylioppilaskunnan säännöissä jatkuvuustoimikunnasta säädetään, noudatetaan jatkuvuustoimikunnan toiminnassa tätä ohjesääntöä sekä yleistä kokouskäytäntöä. 32 Toimivalta ja tehtävät Jatkuvuustoimikunta on neuvoa antava elin, jolla ei ole operatiivista toimivaltaa. Jatkuvuustoimikunnan tehtävänä on erityisesti: ylioppilaskunnan henkisen ja aatteellisen pääoman varjeleminen ja kehittäminen, ylioppilaskunnan toimijoiden tukeminen ja jatkuvuuden edistäminen sekä hyvän hallintotavan ja organisaation kehittämisen tukeminen 33 Kokoonpano Edustajisto valitsee jatkuvuustoimikunnan jäsenet hallituksen esityksestä kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan siten, että puolet on vuosittain erovuorossa. Edustajisto nimittää jatkuvuustoimikunnan puheenjohtajan. Jatkuvuustoimikunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. 34 Kokoontuminen Jatkuvuustoimikunta kokoontuu vähintään kerran lukukaudessa tai kun ylioppilaskunnan hallitus pitää sitä tarpeellisena. Kokous on pidettävä kahden (2) viikon kuluessa tätä koskevan pyynnön esittämisestä. Jatkuvuustoimikunnan kutsuu koolle jatkuvuustoimikunnan puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtaja. Kunniavaltuuskunnan kokouksissa ovat kunniavaltuuskunnan jäsenten lisäksi puhe- ja läsnäolo-oikeutettuja edustajiston puheenjohtaja, hallitus sekä pääsihteeri. VII Erityisiä määräyksiä 35 Ohjesäännön muuttaminen ja voimaantulo Tämän ohjesäännön muuttamisesta voidaan päättää edustajiston kokouksessa enemmistöllä läsnä olevien edustajiston jäsenten äänistä. Sivu 6 / 7
Tämä ohjesääntö kumoaa 1) edustajiston 3.11.2009 (5/2009) hyväksymän hallintoohjesäännön ja 2) edustajiston 29.8.2010 (6/2010) hyväksymän taloussäännön. Tämä ohjesääntö on hyväksytty AYY:n edustajiston kokouksessa X.X.201X (X/201X). Sivu 7 / 7