Rinnakkaisjulkaiseminen ja tutkimusaineistojen hallinnointi työryhmä Tutkimusaineistojen hallinnointiin liittyvä loppuraportti 31.03.2010
2 SISÄLLYS TOIMEKSIANNON YLEISKUVAUS... 3 TIIVISTELMÄ... 4 JOHDANTO... 5 1 Aineistotyypit, jotka voidaan arkistoida seuraavan tutkijapolven käyttöön... 6 2 Arkistot... 7 3 Omistajuus ja luovutusoikeus... 9 4 Periaatteet ja menettelytavat toimenpide-esitykset... 11 LIITTEET... 13 LIITE 1 Tutkimusaineistojen tila- ja hallintatarpeet Jyväskylän yliopistossa... 13
3 TOIMEKSIANNON YLEISKUVAUS Rehtori asetti 22.10.2009 työryhmän, jonka tehtävänä oli rinnakkaisjulkaisemisen aloittamiseksi tehdä esitys artikkeleiden tallennuskäytännöistä sekä kuvata tallennusprosessi, laatia kuvaus rinnakkaisjulkaisemiseen liittyvistä tietojärjestelmistä, tehdä esitys rinnakkaisjulkaisemiseen liittyvistä vastuista ja työnjaosta ja kuvata rinnakkaisjulkaisemiseen liittyvät oikeudelliset ja sopimustekniset velvoitteet ja esittää malli niiden hoitamiseksi. Lisäksi työryhmän tehtävänä on kevään 2010 aikana tutkimusaineistojen osalta määritellä ne aineistotyypit, jotka voidaan arkistoida seuraavan tutkijapolven käyttöön, määritellä ne arkistot (kansalliset ja paikalliset, tieteenalakohtaiset), joihin aineistot voidaan tallentaa, selvittää yleisellä tasolla aineistojen omistajuus ja luovutusoikeus arkistointia ja uudelleen käyttöä varten tehdä esitys periaatteiksi ja menettelytavoiksi tutkimusaineistojen hallintaan Jyväskylän yliopistossa. Tämä loppuraportti keskittyy toimeksiannon jälkimmäiseen tehtävään. Työryhmään nimettiin seuraavat jäsenet: dekaani Petri Karonen, (puheenjohtaja), professori Airi Salminen, yliassistentti Timo Sajavaara, tutkijatohtori Ulla Richardson, erikoistutkija Marja-Liisa Kinnunen, lakimies Anu Ikävalko, julkaisukoordinaattori Pekka Olsbo, kehittämispalveluiden päällikkö Antti Auer sekä sovellussuunnittelija Joonas Kesäniemi, (sihteeri).
4 TIIVISTELMÄ Rahoittajat edellyttävät entistä useammin tutkimustiedon käytettävyyden ja aineistojen arkistoinnin kehittynyttä suunnittelua. Esitettävien toimenpiteiden myötä Jyväskylän yliopiston mahdollisuudet täydentävän rahoituksen hankkimiseen vahvistuvat merkittävästi tulevaisuudessa. Sekä yliopiston että yksittäisten tutkijoiden tieteellinen näkyvyys ja viittausten määrä lisääntyvät, kun tutkimusaineistot ovat helposti käytettävissä ja niihin voidaan viitata yksiselitteisesti. Edelleen kehittynyt tietoinfrastruktuuri helpottaa tutkijoiden työtä tukemalla tiedonhallintaa tutkimushankkeen eri vaiheissa.
5 JOHDANTO Työryhmä kokoontui yhteensä seitsemän kertaa. Työryhmä kuuli työskentelynsä yhteydessä asiantuntijoina seuraavia henkilöitä: JY:n kirjaamon esimies Marja-Liisa Colliander, tutkija Keijo Mäntykoski (Ympäristön tutkimuskeskus), yliassistentti Ville Sarkamo (Asiakirjahallinnan maisteriohjelma) ja dosentti Arja Kuula (Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto). Työryhmän jäsenet ovat tehneet laajoja kyselyitä laitostensa ja lähitieteenalojensa henkilökunnan parissa. Lisäksi tietohallintokeskus laati tammi-helmikuussa 2010 kyselyn tutkimusaineistojen tila- ja hallintatarpeista (Liite 1). Tietoaineistona ja taustamateriaalina käytettiin apuna seuraavia dokumentteja: Jyväskylän yliopiston arkistotoimen johtosääntö (luonnos 29.5.2009), Arkistoyhteistyön raportti 1 1, JY:n Arkistonmuodostussuunnitelma 2, Tutkimuksen tietoaineistot - olennaisen ka sikirja päättäjille 3. Eri yksiköiden ja organisaatioiden arkistointia koskeva tietoisuus vaihtelee paljon. Muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta toiminta on pirstaloitunutta ja ad hoc -tyylistä eikä täytä laatujärjestelmän edellyttämiä vaatimuksia. Myös tärkeimmät rahoittajat vaativat tutkimusaineistojenhallintasuunnitelman. Menettelytapojen parantaminen on välttämätöntä merkittävien tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytyksen takaamiseksi ja käytettävyyden parantamiseksi tulevaisuudessa. Vanhoja aineistoja ei myöskään saa unohtaa, mutta riittämättömistä kuvailutiedoista johtuen niiden asiallinen arkistointi joudutaan todennäköisesti monesti toteuttamaan aineistokohtaisina pelastusprojekteina. 1 Tutkimustoiminta. Asiakirjat, aineistot, dokumentointi. Arkistoyhteistyön raportteja 1. 2 www. https://www.jyu.fi/hallintokeskus/kirjaamo/arkisto/ams/arms, viitattu 30.03.2010 3 www. http://www.csc.fi/csc/julkaisut/oppaat/2010/tutkimuksen-tietoaineistot, viitattu 30.03.2010
1 Aineistotyypit, jotka voidaan arkistoida seuraavan tutkijapolven käyttöön 6 Aineistojen määrittelyssä on huomioitava tieteenalojen väliset merkittävät erot, jotka omalta osaltaan tekevät määrittelytyön haasteelliseksi. Lisäksi aineistotyyppien nimitys ei suoraan kerro kaikkea aineiston muodosta ja luonteesta: esimerkiksi haastatteluaineisto voi olla hyvinkin monimuotoista. Tieteenalakohtaiset erot ovat niin suuret, että seulonnassa ja säilytettävien aineistojen valinnassa (arvonmääritys) on aina käytettävä asiantuntijoina kyseisen tieteenalan substanssiosaajien erityistietämystä. Työryhmä tunnisti seuraavat säilytettävien aineistojen piiriin kuuluvat aineistoryhmät. Esitys liikkuu tarkoituksellisesti ylätasolla, sillä kaikki yksilöinnit liittyvät ennen muuta aineiston ominaisuuksiin, jotka omistaja määrittelee kuvailun yhteydessä. Aineistotyypit ovat seuraavat: Kyselyt Haastattelut Mittaukset Kuvat Äänitteet Videot Dokumentit, asiakirjat, havaintopäiväkirjat Artefaktit, esineet Aineistot voivat olla sekä digitaalisessa että analogisessa muodossa, mikä edelleen asettaa vaatimuksia arkistoinnille ja aineistojen saatavuudelle ja käytettävyydelle. Lisäksi aineistot voidaan jakaa kahteen päätyyppiin: pohjaaineistoihin ja työstöaineistoihin. 4 Digitaalisen aineiston määrä ja suhteellinen osuus kasvaa. Aineistojen hallinnoinnin ja arkistoinnin vaatimuksiin kuuluu muun muassa kuvaileva, tekninen ja pitkäaikaissäilytykseen liittyvä metatieto, joka mahdollistaa aineiston hyödyntämisen myös tulevaisuudessa. Vaikka metatietokuvausten sisältö vaihtelee tieteenaloittain ja aineistotyypeittäin, ydintiedot tulee kuvata yhtenäisesti aineistotyypistä riippumatta. 4 Tutkimustoiminta. Asiakirjat, aineistot, dokumentointi. Arkistoyhteistyön raportteja 1.
7 2 Arkistot Nykytilanteessa tutkimusaineistojen säilyttämisessä ensisijainen säilytyspaikka on Jyväskylän yliopisto ja sen yhteydessä toimivat organisaatiot. JY:n arkistotoimen johtosääntö (luonnos 29.5.2009, 7 ) määrittää yliopiston arkiston muodostuvan päätearkistosta, yksiköiden lähiarkistoista sekä kunkin työntekijän käsiarkistosta. Arkistointikäytännöt vaihtelevat merkittävästi laitosten ja yksilöidenkin välillä. Lisäksi yliopiston kirjaamon yhteydessä toimivan päätearkiston toimintaresurssit, infrastruktuuri ja tilat eivät tällä hetkellä mahdollista tutkimusaineistojen vastaanottamista, aineistojen järjestämistä ja aineistojen uudelleenkäytettävyyttä tyydyttävällä tavalla. Yksiköiden lähiarkistojen ja niihin rinnastettavien arkistojen tila- ja organisointitarpeet ja resurssit ovat selvityksen perusteella varsin erilaisia eri yksiköissä. Jyväskylän yliopiston museolla on mittavia arkistokokonaisuuksia, joihin kuuluu myös tutkimusaineistoja. Museolla on myös asiantuntemusta aineistojen käsittelyssä, mutta sen henkilö- ja tilaresurssit ovat riittämättömät arkistoinnin laajamittaiseen järjestämiseen. Muita mahdollisia arkistoja, jotka mahdollisesti voivat ottaa vastaan tutkimusaineistoja ovat esimerkiksi seuraavat: Kansallisarkisto, CSC, Jyväskylän maakunta-arkisto, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkisto sekä Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto. Valtakunnallisen erityistehtävän omaava Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto ottaa vastaan elektroniseen muotoon tallennettuja kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia, erityisesti yhteiskuntatieteiden alaan, mutta jatkossa enenevässä määrin muidenkin ihmistieteiden alalle kuuluvia tutkimusaineistoja. Yhteistyötä yllämainittujen paikallisten ja kansallisen toimijoiden kanssa on lisättävä esimerkiksi tarkentamalla ja dokumentoimalla kunkin arkiston käyttömahdollisuudet ja arkistointikäytännöt suhteessa erityyppisiin tutkimusaineistoihin. Kuitenkin menestyksellisen toiminnan perustana on, että olemassa olevat aineistot on ainakin auttavasti järjestetty, jolloin niistä on olemassa ainakin inventaariluettelo ja mahdollisuuksien mukaan laajempia meta- ja kuvailutietoja, jotka helpottavat aineistojen käyttämistä ja ylisummaan niiden löytämistä. Aineiston kuvailu tulee mahdollisuuksien mukaan tehdä kansainvälisen tiedeyhteisössä käytössä olevan yhteisen skeeman mukaisesti. Esimerkkinä toimii yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston käyttämä data-aineiston kuvailuun ja koodikirjojen tekemiseen tarkoitettu DDI-formaatti (http://www.ddialliance.org/). Digitaalisen aineistoon liittyviin erityiskysymyksiin ei ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota Jyväskylän yliopiston voimassa olevassa arkistosäännössä eikä sen suunnitellussa päivityksessä (Arkistotoimen johtosääntö, luonnos 29.5.2009).
8 Tietohallintokeskus ylläpitää ja kehittää järjestelmiä, joita voidaan hyödyntää keskitetyn digitaalisen tutkimusaineiston hallinnointiin ja arkistointiin tarkoitetun palvelun tuottamiseen. Järjestelmien kirjo ulottuu loppukäyttäjille tarkoitetuista metatietojen ja monimuotoisen digitaalisen aineiston (kuten esimerkiksi dokumentit, kuvat ja videot) hallinnointiin tarkoitetuista palveluista aina alempien tasojen varmuuskopioituihin levyjärjestelmiin. Uusi palvelu täydentäisi kansallisten ja tieteenalakohtaisten arkistojen tarjoamia palveluja ja sitä voitaisiin käyttää aineiston hallinnointiin jo tutkimusprojektin tai -hankkeen aikana. Digitaalisessa muodossa olevien aineistojen määrä kasvaa nopeasti. Yliopiston tulisi tarjota digitaalisille tutkimusaineistoille keskitettyyn käyttövaltuushallintaan kytketty tietoturvallinen palvelu, joka on käyttäjille kustannuksiltaan niin edullinen, että arvokkaat tutkimusaineistot voidaan edellyttää säilyttäväksi siellä. Nykyisin aineistoja joudutaan kustannussyistä osin säilyttämään varmuuskopioimattomissa ja tietoturvaltaan kyseenalaisissa tallennusvälineissä. Keskitetty palvelu on välttämätön laatutekijä jo rahoittajien aineistojen hallintaan liittyvien vaatimusten takia. Keskitetty palvelu mahdollistaa myös aineistojen auditoitavuuden ja riittävän läpinäkyvyyden, jotka ovat tärkeitä muun muassa tutkimusvilpin ennaltaehkäisemiseksi. 5 Tietojärjestelmiä kuvattaessa lähtökohtana on ollut olemassa olevien järjestelmien hyödyntäminen mahdollisimman pienillä muutoksilla. Näin saadaan minimoitua tietojärjestelmien kehittämiseen tarvittavat resurssit sekä toivottavasti myös uusien järjestelmien ja toiminnallisuuksien loppukäyttäjille aiheuttama muutosvastarinta. Tässä kappaleessa kuvattu lähestymistapa mahdollistaa rinnakkaistallentamisen ja -julkaisemisen aloittamisen. Prosessin kehittämiseen ja virtaviivaistamiseen sekä tehtävien automatisointiin liittyvät muut järjestelmät ja toiminnallisuudet dokumentoidaan osana jatkotoimenpiteissä esitettyä pilotointijaksoa. 5 Murray, B.: Research fraud needn't happen at all. Monitor on Psychology February 2002, Vol 33, No. 2
9 3 Omistajuus ja luovutusoikeus Yliopiston varoin hankitut tai yliopistolla palvelussuhteessa aikaansaadut aineelliset tutkimusaineistot kuuluvat yliopistolle. Tutkimusaineistot voivat kuitenkin sisältää tekijänoikeudella suojattuja osia, mikä rajoittaa aineistojen hyödyntämistä. Tekijänoikeudet kuuluvat lähtökohtaisesti aineiston tehneille henkilöille. Yliopistotutkimuksen yhteydessä tämä tarkoittaa sitä, että tutkijalla on yksinoikeus päättää kaikesta tekijänoikeudellisesti relevantista aineiston käytöstä. Tekijänoikeuden kohteena voi olla kirjallinen tai taiteellinen teos. Olennaista tekijänoikeudellisen suojan saamiseksi on se, että tuote tai tuotos ylittää teoskynnyksen. Teossuojan saaminen edellyttää, että teos on tekijänsä luovan työn omaperäinen tulos. Toisin sanoen kukaan muu samaan työhön ryhtyessään ei olisi voinut päätyä samanlaiseen lopputulokseen. Yliopistolla ei työnantajana ole pääsääntöisesti tekijänoikeutta. Poikkeussäännökset koskevat tietokoneohjelmia ja tietokantoja. Oikeudet tietokoneohjelmiin ja tietokantoihin eivät kuitenkaan siirry korkeakoulun opetus- ja tutkimustyössä itsenäisesti toimivan tekijän luomaan tietokoneohjelmaan eikä siihen välittömästi liittyvään teokseen. Vastaava sääntely koskee tietokantoja. Yliopiston työnantaja asemaan mahdollisesti liittyvät oikeudet tutkimuksessa aikaansaatuihin tutkimusaineistoihin ovat epäselviä. Myöskään yliopiston mahdollisen käyttöoikeuden laajuudesta työnantajana ei ole käytäntöjä. 6 Tekijänoikeusneuvoston (TN) tehtävänä on antaa lausuntoja tekijänoikeuslain soveltamisesta. TN on käsitellyt tutkimusaineistoja ainakin kolmessa lausunnossaan. Kahdessa lausunnossa todetaan erikseen, että tutkimuslomake tai kyselylomake ei ylitä teoskynnystä (Tekijänoikeusneuvoston lausunto 1999:15, ja Tekijänoikeusneuvoston lausunto 1999: 17,). Kolmas lausunto koski laadullista tutkimusaineistoa. TN:n arvioinnin kohteena olleet laadulliset haastattelut ja niiden litteraatiot eivät olleet siinä määrin itsenäisiä ja omaperäisiä, että teoskynnys olisi ylittynyt (Tekijänoikeusneuvoston lausunto 2008:14). Edellä esitetystä ja TN:n lausuntokäytännöstä seuraa, että kunkin tutkimusaineiston osalta tulee tapauskohtaisesti arvioida ylittääkö tutkimusaineisto ns. teoskynnyksen vai ei. Jos aineisto on tekijänoikeudella suojattua, aineiston arkistoimisesta ja edelleen luovuttamisesta tulee sopia tekijän kanssa erikseen. Onkin suositeltavaa sopia jo tutkimuksen alussa tutkimusaineiston käyttöoikeuksista ja aineiston luovuttamisesta arkistointia varten. 6 Kontkanen, P: Tekijänoikeudet yliopistotutkimuksessa ja -opetuksessa. Helsingin yliopisto, 2006.
Jos aineisto on kerätty suoraan tutkittavilta, aineiston luovutettavuuteen vaikuttaa myös miten tutkittavia on informoitu aineiston käytöstä. Tunnisteellisen aineiston käytössä tulee noudattaa henkilötietolain säädöksiä. Ulkopuolisella rahoituksella toteutetuissa hankkeissa (esimerkiksi tilaustutkimus) laaditut sopimukset saattavat estää aineistojen luovutuksen arkistointia varten. 10
11 4 Periaatteet ja menettelytavat toimenpide-esitykset Työryhmä esittää, että 1. tutkimusaineistojen säilyttäminen, hallinta ja uudelleenkäytön edistäminen on integroitava tutkimushankkeisiin ja tutkijoiden työhön. Tutkimusaineistojen hallinta on tärkeä osa tietoinfrastruktuurin ja toiminnan laatua. 2. tutkimusaineistojen hallintaa varten osoitetaan merkittävästi lisäresursseja, so. tietoteknisiä välineitä, soveltuvia tiloja ja henkilöstöä. Tällä tavoin yliopiston kokoama tutkimusaineisto on myös jatkossa tutkijoiden käytettävissä. Organisoimalla toiminta systemaattisesti pystytään edistämään yliopiston laatutyötä ja vakuuttamaan täydentävän rahoituksen hankkeiden rahoittajat yliopiston halusta ja kyvystä aineistojen tietoturvalliseen hallintaan nykyaikaisten vaatimusten mukaisesti. 3. henkilöstölle suunnataan koulutusta tutkimusaineistojen hallinnointiin, arkistointiin ja sen riittävään kuvailuun: a. Tutkijoiden tietoisuutta aineistojen hallinnoinnin tärkeydestä hyvän tutkimuksen tekemiselle on lisättävä b. Tutkijoiden tietoisuutta aineistojen arvosta ja niiden merkityksestä jälkipolville on lisättävä c. Koulutus saatetaan osaksi tutkijakoulutusta ja yhdistetään tutkimusryhmien tutkimustoimintaan d. Koulutuksessa käydään läpi yleisimmät tutkimuseettiset periaatteet ja aineiston säilyttämiseen liittyvät kysymykset, tutkimusrahoittajien ja henkilötietolain vaatimukset sekä aineiston omistusja käyttöoikeuksiin liittyvät tekijät 4. tulevassa arkistosäännössä on otettava huomioon eri aineistotyyppien erityistarpeet sekä kansalliset ja kansainväliset standardit ja käytänteet. 5. luodaan lomakkeet tutkimusaineistojen kuvailuun ja sopimuspohjat aineiston käyttöä koskevaan sopimiseen. Arkistoitava tutkimusaineisto on kuvailtava ja identifioitava laadittavien mallien mukaisesti.
6. perustetaan keskitetty taho (työnimi: tutkimusarkistointikeskus), joka on vastuussa tutkimusaineistojen arkistoinnin laadusta. Se: a. kehittää aineistojen tunnettuutta, käytettävyyttä ja aineistojen auditoitavuutta b. tarjoaa palveluja aineistojen arkistointiin c. tarjoaa tutkimusaineistojen hallinnoinnin koulutusta d. tukee aineistojen hallinnointia (verkkosivustot, lomakkeet, mallipohjat jne.) e. ylläpitää ja kehittää tutkimusaineiston hallinnointiin ja arkistointiin tarkoitettuja järjestelmiä f. ylläpitää ja kehittää metatietoskeemoja g. kehittää analogisten aineistojen digitointia 12 Allekirjoitukset Petri Karonen, (puheenjohtaja) Airi Salminen, Timo Sajavaara Ulla Richardson Marja-Liisa Kinnunen Anu Ikävalko Pekka Olsbo Antti Auer Joonas Kesäniemi, (sihteeri)
13 LIITTEET LIITE 1 Tutkimusaineistojen tila- ja hallintatarpeet Jyväskylän yliopistossa Rehtorin asettaman rinnakkaisjulkaisemisen ja tutkimusaineistojen työryhmän tehtävänä on tehdä esitys periaatteiksi ja menettelytavoiksi tutkimusaineistojen hallintaan Jyväskylän yliopistossa. Tietohallintokeskus teki tammi-helmikuussa 2010 kyselyn tutkimusaineistojen tila- ja hallintatarpeista. Kyselyyn saatiin 23 vastausta eri yksiköistä, jotka edustivat varsin hyvin yliopiston eri tieteenaloja. Millaisia aineistoja on tarve tallentaa ja säilyttää Kyselyn perusteella tallennustarpeita oli monen tyyppisille aineistoille. Selkeimmin esiin nousivat kyselyaineistot, dokumentit sekä video- ja kuvaaineistot. Säilytystarpeet aineistotyypeittäin Muina aineistoina mainittiin erikoisohjelmistojen tuottamat lähde- ja tulosaineistot. Analogiset aineistot ovat tyypillisesti kyselylomakkeita, havaintopäiväkirjoja tai muistiinpanoja sekä dokumentteja. Vaikka kyselyssä selvitettiin tutkimusaineistojen tallennus- ja hallintatarpeita, eroa opetus- ja tutkimusaineistojen välillä on joskus vaikea tai jopa mahdoton tehdä. Aineistojen koko, muoto ja tallennus Aineistojen kokoa koskevan kysymyksen vastausten perusteella ei voida suoraan arvioida tallennettavan datan määrää. Yksittäisissä vastauksissa liikutaan gigoista kymmeniin teratavuihin. Koska aineistot ovat usein hajaantuneet pro-
jektikohtaisesti, eri tallennusvälineille ja yksittäisten henkilöiden levyille, kokonaiskuvaa on vaikea saada. Kaikissa vastauksissa aineistojen ei nähty kasvavan merkittävästi, varsinkaan suhteessa tallennuskapasiteetin kasvuun ja hintaan. Muutamissa vastauksissa kiinnitettiin erityisesti huomiota kuva- ja videoaineistojen nopeaan kasvuun. Aineistojen koon kasvuarvioiden suuret erot liittyivät juuri siihen, miten paljon kuva- ja videoaineistojen aineistot painottuivat vastauksissa. Näiden aineistojen kasvua on myös vaikea ennustaa, koska aineistojen tuottamisen mahdollisuuksien helpottuessa ja halventuessa sekä aineiston teknisen laadun parantuessa, määrät saattavat kasvaa ennakoimattoman nopeasti. Useimmin mainitut aineistoformaatit ovat kuitenkin tilasto- ja taulukkolaskentaohjelmistojen tiedostomuodot (SPSS, SAS, Excel) sekä tietokannat ja tekstitiedostot. Tämä lisäksi mainittiin joukko erityisohjelmistoilla käsiteltäviä tiedostomuotoja mittausaineistoille. Tallennusvälineet digitaalisille aineistoille vaihtelivat keskitetyistä levyjärjestelmistä, nauhoista ja verkkolevyistä DVD-levyihin, työasemien levyihin, ulkoisiin kiintolevyihin ja jopa muistitikkuihin. Analogisia aineistoja oli parhaimmillaan kymmeniä tai jopa satoja hyllymetrejä. Myös analogiset aineistot sijaitsevat usein hajallaan yksittäisten tutkijoiden huoneissa, joten tältäkin osin kokonaisarviointi voi olla yhtä hankalaa kuin digitaalisissa aineistoissa. Aineistojen tietosuojavaatimukset ja säilytys Henkilötietosisältöön liittyviä tietosuojavaatimuksia oli kaikilla ihmistieteiden tutkimusalaan kuuluvilla vastaajilla. Ainakin suurimmissa ja merkittävimmissä aineistoissa tietosuojavaatimukset ja pääsynhallinta on toteutettu suunnitelmallisen prosessin mukaisesti. Toisaalta osasta vastauksista kävi ilmi, että menettelytavat riippuvat yksittäisen tutkimushankkeen tai tutkijan toimenpiteistä. Laatujärjestelmässä aineistojen hallinta oli vastausten perusteella kuvattu vain yhdessä tapauksessa. Muut tietoturvavaatimukset liittyivät aineistojen salaamiseen tutkimusyhteistyön vaatimusten mukaisesti. Vastausten perusteella tehtiin useimmissa tapauksissa sopimukset aineiston käyttöoikeuksista tutkittavien henkilöiden tai organisaatioiden kanssa. Sen sijaan tutkijan tai tutkimusryhmän ja yksikön välillä tehtävien sopimusten osalta käytännöt vaihtelivat enemmän. Aineiston käyttöoikeuksista voidaan myös sopia salassapitosopimuksen (NDA) yhteydessä. Säilytysaikojen osalta tärkeimpien aineistojen säilytysajoiksi arvioitiin vähintään kymmenen vuotta, pitkittäistutkimuksissa kymmeniä vuosia, joissakin tapauksissa säilytystarve on ikuinen. Pitkäaikaistutkimuksissa aineistot ovat 14
tyypillisesti pääosin jatkuvasti aktiivisessa käytössä. Aineistojen uudelleenkäyttömahdollisuuksista on pyritty pääsääntöisesti sopimaan ja entistä enemmän rahoittajat myös edellyttävät uudelleenkäytettävyyttä. Aineistoja on kuvailtu, jos on kuvailtu, hyvin tapauskohtaisesti. Muutamassa tapauksessa on käytetty joko projektissa määriteltyjä tai tieteenalan yleisen käytännön mukaisia kuvauksia ja asiasanoituksia. Tilastoaineistoissa on käytetty muuttujatason luetteloita ja kuvauksia. Kansallisia tai alueellisia säilytyspalveluja käytettiin jo jonkin verran. Mainintoja saivat CSC, Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto, Kansallisarkisto, Keski- Suomen Muistiarkisto sekä HY:n kuva-arkisto Kuvio. Aineistojen digitointitarpeet Vuosien ja vuosikymmenten kuluessa yksiköihin ja yksittäisille tutkijoille on kertynyt aineistoja, joiden tyypillinen säilytyspaikka on pahvilaatikko. Analogisiin aineistoihin kuuluu myös poistuneille tai poistumassa oleville medioille ja formaateille tallennettua materiaalia. Näiden aineistojen uudelleenkäyttö ja ylipäänsä mielekäs taltiointi ja säilytys edellyttävät usein aineiston digitointia. Digitointitarpeita tunnistettiin valtaosassa vastauksista, joskin tarpeet olivat hyvin arvionvaraisia. 15 Arviot aineistojen digitointitarpeista Kyselyssä ei pyritty kartoittamaan digitointitarpeiden laajuutta, mutta esim. yksittäistenkin kuvakokoelmien digitointi saattaa olla pitkä ja paljon manuaalista työtä vaativa projekti. Korvaamattomiakin aineistoja saattaa olla odottamassa kiireistä digitointia.
16 Yhtenäisten ohjeistusten ja tallennusratkaisujen tarve Jonkinlaisen yhteenvetona kyselyssä kysyttiin vastaajien käsitystä yliopiston yhteisten ohjeistusten ja tallennusratkaisujen tarvetta. Puolet vastaajista ilmaisi tarpeen yhtenäisiin käytäntöihin ja infrastruktuuriin. Tallennusratkaisujen osalta kyselyssä ei kysytty kustannuksista ja niiden kohdentumisesta. Vastaajan on luonnollisesti helppo kannattaa yhteisiä ratkaisuja, joissa maksajan oletetaan olevan joku muu kuin vastaaja tai hänen edustamansa laitos. Yhteenveto ja johtopäätökset Yhteenvetona kyselyn tuloksista voidaan todeta, että tutkimusaineistojen tallennuksen ja hallinnan tilanne eri laitoksilla ja tieteenaloilla on kirjava. Tärkeiden aineistojen säilytyksen ja saatavuuden osalta prosessit ja toimintatavat näyttivät olevan suunnitelmallisia, ja ainakin yhdessä tapauksessa osana laatujärjestelmää. Sopimusmenettelyissä oli enemmän kirjavuutta. Kyselyn pienehkön näytteenkin perusteella on arvioitavissa, että suureksi osaksi tutkimusaineistojen tallennus- ja hallintaratkaisut ovat kuitenkin tutkimusryhmä, tutkimushanke- tai tutkijakohtaisia. Tällöin tutkimusaineistot, sekä digitaaliset että analogiset, hajautuvat erilaisiin tallennusratkaisuihin ja fyysisiin tallennuspaikkoihin niin, että kokonaiskuvan saaminen on vaikeaa. Merkittävää aineistojen kasvua odotettiin lähinnä kuva- ja videoaineistoissa, joissa toisaalta opetus- ja tutkimusaineistot muodostavat kokonaisuuden. Digitaalisten aineistojen keskitettyjen ja varmuuskopioitujen tallennusratkaisujen ongelmana on kalleus suhteessa siihen, millä hinnalla kuluttajatason tallennustilaa on saatavissa.
Oman ongelmakokonaisuuden muodostavat erilaiset digitointitarpeet, joista osassa on kyse korvaamattomiksi kuvattujen aineistojen digitoinnista, jotka olisi toteutettava hyvinkin kiireellisesti. Digitointihankkeet ovat kuitenkin useimmiten työläitä ja sitä kautta myös kalliita hankkeita. Kansallisia palveluja on periaatteessa mahdollista käyttää tärkeimmissä kohteissa, mutta käytännössä kansallisen tasonkin pelastushankkeita on kapasiteettiin verrattuna paljon. Kyselyn perusteella annettavana suosituksen voidaan joka tapauksessa esittää, että aineistojen tallennus- ja hallintaratkaisuihin liittyvät periaatteet ja käytännöt käsitellään yliopiston ja yksiköiden laatujärjestelmissä. Tutkimuksen laadun kontrollointiin ja seurantaan liittyy myös aineistojen ja niiden keruu- ja analyysiprosessien ja sitä kautta tutkimustulosten läpinäkyvyys ja auditoitavuus. Tätä kysymystä ei suoranaisesti käsitelty tässä kyselyssä. Tutkimusaineistojen hallintaan tarvittaisiin sellaisia yliopiston yhtenäisiä tallennusratkaisuja, joiden kustannukset ovat kilpailukykyisiä tutkimusryhmien ja tutkijoiden omien tallennusvälinen kanssa. Täytyy kuitenkin muistaa, että varmuuskopioidun tallennuspalvelun kustannukset ovat yksittäistä tallennusvälinettä korkeammat. Todelliset ja laadullisesti kestävät tallennus- ja arkistointikustannukset tulisi kuitenkin ottaa huomioon tutkimushankkeiden ja tutkimusryhmien elinkaaressa. Myös kansallisten säilytyspalvelujen käyttö on syytä ohjeistaa. Sopimuskäytäntöjä olisi syytä yhtenäistää niin, että aineistojen käyttöoikeudet ja uudelleenkäytettävyys tulee varmistettua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Yhtenäiset sopimus- ja toimintakäytännöt helpottaisivat osaltaan hankkeiden riskienhallinta- ja aineistonhallintasuunnitelmien laatimista. 17