HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä LEEVI 2 REKISTERINPITÄJÄ Helsingin kaupungin liikuntavirasto PL 4800, 00099 Helsingin kaupunki (käyntiosoite: Paavo Nurmen kuja 1 C) Puhelinvaihde (09) 310 8771 Sähköposti: liikuntavirasto(at)hel.fi 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT Rekisterin vastuuhenkilö on tietohallintopäällikkö Leevi Kuokkanen. 4 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa on tietohallintopäällikkö Leevi Kuokkanen. Helsingin kaupungin liikuntavirasto PL 4800, 00099 Helsingin kaupunki (käyntiosoite: Paavo Nurmen kuja 1 C) Puhelinvaihde (09) 310 8771 Sähköposti: liikuntavirasto(at)hel.fi Yhteyshenkilön tehtävänä on antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkastaa ja oikaista itseään koskevia tietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 :ään. 5 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE LEEVI-tietojärjestelmä on liikuntaviraston hallinnointi, varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä, jossa ylläpidetään asiakkaiden varauksia ja kurssiilmoittautumisia sekä asiakkaiden henkilötunnuksia/ytunnuksia/yhdistysrekisterinumeroita, nimi- ja osoitetietoja. Järjestelmästä siirretään sähköisesti asiakkaiden laskutusaineistoa Helsingin kaupungin taloushallintopalvelun tietojärjestelmään. Talous-
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 2 (5) 6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ hallinnon tietojärjestelmästä tuodaan asiakkaiden suoritustiedot LEEVI -järjestelmään. Asiakassuhde on rekisterin pitämisen peruste. Rekisteri on Helsingin kaupungin liikuntaviraston keskitetty tietovarasto asiakaspalvelun ja varauskohteiden sekä kurssien perustietojen osalta. Asiakkaiden laskut muodostetaan Helsingin kaupungin taloushallintopalvelun tietojärjestelmässä. Taloushallintopalveluissa asiakkaiden osoite- ja laskutiedot siirretään myyntireskontraan maksunseurannan ja perinnän hoitamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 :ään ja henkilötunnuksen käsittely henkilötietolain 13 :ään. Henkilöasiakkaista tallennetaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä, sukupuoli, äidinkieli. Asiakaspostin lähettämistä varten tallennetaan kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti) ja lähetystapa (posti, sähköposti, tekstiviesti). Muita tallennettavia tietoja ovat varausten ja ilmoittautumisten tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista varauksista ja ilmoittautumisista, selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset. Alle 18-vuotiaan lapsen huoltajana toimivan henkilön sekä laitoksen ja yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti. Yhteisöasiakkaista tallennetaan nimi, y-tunnus/yhdistysrekisterinumero, osoite, laskutusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilöiden nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, asiakasryhmä ja asiakaspostin lähettämistä varten kielivalinta (suomi, ruotsi, englanti) sekä lähetystapa (posti, sähköposti, tekstiviesti). Muita tallennettavia tietoja ovat varausten ja ilmoittautumisten tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista varauksista ja ilmoittautumisista, selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset. Käyttäjät voivat käyttöoikeuksiensa puitteissa muodostaa erilaisia asiakasryhmiä. Mikäli asiakas on ilmoittanut markkinointikiellon, asiakasta ei voi liittää viestinnän asiakasryhmiin.
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 3 (5) 7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Tiedot rekisteriin saadaan asiakkaalta ja kaupungin taloushallinnon tietojärjestelmästä. 8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. 9 TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETAN ULKOPUOLELLE 10 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Tietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle. Tietojen saatavuus on suojattu käyttöoikeuksin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Järjestelmään pääsee Helsingin kaupungin työasemaverkon kautta. Verkon käyttö edellyttää pääsyoikeutta, tunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus. Käyttö- tai lukuoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmille on määritelty erikseen luku- ja kirjoitusoikeudet. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat käyttäjien työpisteissä. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työpisteissä lukituissa kaapeissa. Järjestelmä toimii Helsingin kaupungin sisäverkossa tieto Oyj:n tiloissa olevilla palvelimilla. Kyseisiin tiloihin on rajoitettu pääsyoikeus. Sovelluksen toimittajalla (Innofactor Oy) on suojattu etäyhteys palvelimille päivityksiä varten. Laskutusaineistoa siirretään taloushallintopalvelun palvelimelle Helsingin kaupungin sisäverkossa. 11 TARKASTUSOIKEUS Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle.
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 4 (5) Rekisteriin talletettujen tietojen tarkastusoikeutta koskevan pyynnön voi toimittaa Helsingin kaupungin liikuntavirastoon (postiosoite: PL 4800, 00099 Helsingin kaupunki, sähköposti: liikuntavirasto(at)hel.fi) tai esittää henkilökohtaisesti yhteyshenkilölle (käyntiosoite: Paavo Nurmen kuja 1 Aa). Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. 12 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA Rekisteröity voi pyytää tiedon korjaamista rekisterin yhteyshenkilöltä tai vastuuhenkilöltä. Mikäli pyyntöön ei suostuta, liikuntajohtaja antaa asiasta rekisteröidylle kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13 KIELTO-OIKEUS Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 14 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Rekisteröidylle ilmoitetaan kirjallisesti siitä, että häntä koskevia tietoja on rekisteröity järjestelmään. Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin kirjaamossa osoitteessa Pohjoisesplanadi 11 13 ja Helsingin kaupungin internet-sivuilla osoitteessa www.hel.fi/rekisteriseloste. 15 REKISTERIHALLINTO Liikuntavirasto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Liikuntajohtaja on siirtänyt päätösvaltaa rekisterin osalta. Osastopäällikkö päättää ja vastaa - rekisteriselosteen laatimisesta - rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista, rekisteröidyn infor-
HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 5 (5) moinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä - rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Vastuuhenkilö huolehtii siitä, että rekisteritoiminnot toteutetaan säännösten ja määräysten sekä annettujen yleisohjeiden mukaisesti.