1 (6) Aika: klo. 18:00 Paikka: Sipoo, Kuntala Iso Kylätie 18 Erätulia valmistelevaan toimikuntaan kutsutaan kaikki Sipoon järjestöt, joiden toimintaa luonto liittyy. Organisaatio Etunimi Puhelin Paikalla 4H Active Movers ry Borgby jf (Linnanpelto) Boxby jf Box-Hangelby marthakrets Endorfinmarthorna Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Eriksnäsin Asukasyhdistys ry Anki Nyberg Tiina Pakkanen Maria Myllylä Elisabeth Eriksson Samira Jaakkola Jarmo Mikkola Etelän Vesimelojat ry Teija Niemi x Etelä-Sipoon Nuorisoseura Exito Hockey rf Exito Hockey rf Gerserby jf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby Byaförening rf Gesterby-Pigby marthakrets Gijomonkai Karateclub Sipoo ry Gumbostrand byförening rf Gumbostrand-Simsalö marthakrets Gumbostrand-Vesterskogen rf Gumbostrand-Vesterskogen rf Hangelby jf Hindsby Allmogeförening rf Hindsby jf Hindsby marthakrets Hukkabasket ry Hukkabasket ry Hukkabasket ry Etelä-Sipoon Nuorisoseura ry ABB Paukkuveikot ry Husaariratsastajat ry HV i Mårtensby rf HV i Paipis rf If Sibbo-Vargarna rf If Sibbo-Vargarna rf If S-V Cykel If S-V Fotboll If S-V Friidrott If S-V Orientering If S-V Skidning If S-V Volleyboll Immersby IK rf Immersby jf Kallbäck-Massby marthakrets Kyrkoby jf (Kirkonkylä) MLL Mårtensby jf (Martinkylä) Nickby jf (Nikkilä) Nickby-Kyrkoby FBK Norra Paipis Idrottsförening rf Norra Paipis jf (Pohjois-Paippinen) Norra Sibbo Ungdomsförening rf Norra-Paipis marthakrets Nuorten voimistelukerho Rysky ry Karl Peltonen Jonas Öhman Jill Öhman Kristian Tillander Kristina Holm Leo Närvänen Viveca Kihlman Sari Lindqvist Maija Lindholm Susanne Martin Lisbeth Lindholm Hed-Mari Björkell Kristiina Mansén Riitta Wahlqvist Kristiina Mansen Marit Siven Yvonne Malin-Hult Kirsi Roine Mikael Åhl Staffan Ahlrgbe Maria Bäkman Markku Sandström Jan-Erik Holmkvist Rita Wickholm Kaj Höglund Jori Lindroos Christina Lindqvist Gunvi Sandström Milla Laurila Micaela Oljemark Ilse Olenius Tom Lindholm x
2 (6) Paipis jf (Paippinen) Partiolippukunta Sipoon hukat Partiolippukunta Sipoon Hukat Puskapartiolaiset Puskapartiolaiset, Ikonen Ossi Scoutkåren Åfararna, Patricia Borgman Sibbo Marthaförening Sibbo marthaförening Elisabet Lundström Sibbo marthaförening Solveig Krogell Sibbo Marthaförening, Lisbeth Lundström Sibbo Sjvf. Henrik Enholm x Sibbo Sjvf. Lasse Karjalainen x Sibbo Skytte Gille Tom Sved x Sibbo Skytte Gille Kristian Torsell x Sibbo Skyttegille rf Elof Juselius Sibbo Skyttegille rf Curt Sjöblom Sibbo Skärgårds jf Sibbo Svenska Pensionärsförening rf Kurt Ragnar Karlsson Sipoon Eläkkeensaaajat ry Juha Huotari Sipoon Eläkkeensaajat ry Juha Huotari x Sipoon Han Moo Do ry Harri Huusko Sipoon Jouset Frej Mattsson Sipoon Kanoottiklubi ry Gabriel Waller Sipoon Kanoottiklubi ry Lasse Mäki-Kahra Sipoon kunta Anne Laitinen x Sipoon kunta Carola Juselius x Sipoon Martat Sipoon Martat, Marja Björkell Sipoon Menomartat Sari Rouvasto-Erikson Sipoon metsästyskoirayhdistys ry Jessica Karlsson Sipoon MLL Eva Kuntsi Sipoon Moottorikerho ry Petri Konttila Sipoon Moottorikerho ry Daisy Ek Sipoon Myyrät -79 ry Kari-Pekka Mankinen Sipoon Reserviläiset, Ossi Ikonen Sipoon Wolf Ry Jari Korpimäki Sipoon Wolf Ry Marko Ikävalko Sipoonkorven Luontoyrittäjät ry Juhana Rytioja X Suomen Uudenmaan piiri pj. Timo Tanner 0504047749 X Suomen Uudenmaan piiri tj. Mauno Mynttinen 0449882108 X Suomen Uudenmaan piiri vpj. Timo Minkkinen 0503952116 X Spjutsund jf Suursuon Tennisseura ry Mika Kesti-Helia Söderkulla Sulkapallo-Badminton rf Christoffer Andersson Södra Paipis marthakrets Ann-Mari Skogster Talman Urheiluseura ry Markus Halme Talman Urheiluseura ry Juha Kopra Taus Träskberga Träskby marthakrets Ritva Wickholm Uf Kamraterna rf Niklas Lindqvist Uf Kamraterna rf Ian Nordman Vänner av Hembygden i Sydöstra Sibbo rf Patrick Lindblad Västra Paipis jf Yhdistys Ådalens If rf Michaela Lindqvist Ådalens If rf Kia Lehmusvuori Åfararna Östersundom jf Östersundom marthakrets Britt-Marie Lindqvist
3 (6) 1. KOKOUKSEN AVAUS JA JÄRJESTÄYTYMINEN Valitaan kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri. Erätulitapahtuman esittely. Suomen Uudenmaan piirin puheenjohtaja Timo Tanner valittiin kokouksen puheenjohtajaksi. Suomen Uudenmaan piirin toiminnanjohtaja Mauno Mynttinen valittiin kokouksen sihteeriksi. Puheenjohtaja Timo Tanner esitteli aikaisempien vuosien Erätulitapahtumia Pover Point esityksellä. 2. TODETAAN KOKOUKSEN OSANOTTAJAT JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokouksen sihteeri toimittaa nimenhuudon ja todetaan paikallaolijat Paikallaolijat (12 henkilöä) esittelivät itsensä ja kertoivat mitä yhteisöä edustavat. Kaikki kirjasivat nimensä osanottajaluetteloon. 3. ERÄTULITOIMIKUNNAN / OSANOTTAJIEN TÄYDENTÄMINEN. Keskustellaan mitä järjestöjä ja yhteisöjä voisi olla kiinnostuneita tulemaan mukaan tapahtumaan. Tapahtumaan osallistuvat yhdistyksen täyttävät ilmoittautumislomakkeen. (Liite 1) Lisättiin Paukkuveikot ry, Sipoon Metsästyskoirayhdistys ry, Sipoon Reserviläiset ry, Sipoon Sjvf jf. 4. TAPAHTUMAN PÄIVÄMÄÄRÄ, AUKIOLOAIKA JA PAIKKA Keskustellaan Erätulitapahtuman päivämäärästä, ajasta ja paikasta. Alustavasti on sovittu Erätulipäiväksi, lauantai xx.11.2017. Sipoon jalkapallojaos oli esittänyt monitoimihallia Erätulien pitopaikaksi. Kokous totesi, ettei halli sovellu oikein hyvin Erätulien järjestämispaikaksi. Sipoon kunnan edustaja Carola Juselius esitteli Sipoonmessut.fi kotisivuilla olevan messualueen videon. Todettiin, että messualue soveltuu oikein hyvin Uudenmaan Erätulet Sipoossa järjestelypaikaksi. Erätulipaikka on Nikkilän Sydän, osoite on Iso Kyläntie 12 Sipoo. Erätulipäiväksi sovittiin, lauantai 25.11.2017 klo 14:00-18:00. Joulun avajaiset Nikkilässä vietetään samanaikaisesti Erätulien yhteydessä. 5. ERÄTULIEN TALOUS Suomen ja Sipoon kunta ovat sopineet tapahtuman talousarvion. Kunta luovuttaa tilat tapahtumaan veloituksetta. Erätulitoimikunnan mukaan hyväksymille järjestöille ei tule mitään paikkakustannuksia, jokainen vastaa ainoastaan omista talkoo-, ruokailu- ym. kuluistaan. Jokainen järjestö voi esitellä tapahtumassa toimintaansa ja myydä omia tuotteitaan toimintansa tukemiseksi. Kenellekään ei makseta korvauksia tai palkkioita. Tapahtumaan on vapaa pääsy, eikä pysäköintimaksuja peritä. Erätulet Sipoo 2017 taloudesta vastaa Suomen ja Sipoon kunta yhdessä tehdyn sopimuksen mukaan. Tilaisuus on kaikille maksuton ja kaikki osallistuvat tapahtumaan talkoo perusteella.
4 (6) 6. ERÄTULIEN OHJELMA Ohjelmaan liittyy mm seuraavia kokonaisuuksia: suojelija, Sipoon kunta esittää suojelijan juhlapuhuja, Sipoon kunta esittää juhlapuhujan fanfaarien puhaltaja juontaja lasten ohjelmaa hirvenlihahuutokauppa tuotemyyntiä erätulien sytyttäjät (jokainen järjestö ja yhteisö, nimeää sytyttäjänsä). ohjelma Sipoon kuntaa / kunnanhallitus / johtoryhmää pyydetään miettimään sopiva suojelija ja juhlapuhuja Uudenmaan Erätulet Sipoossa 2017 tapahtumaan. Aiemmin suojelijana ja juhlapuhujana ollut mm. Tasavallan Presidentti, ministeri, kansanedustaja, ym. Uudenmaan Erätulet Sipoossa 2017 fanfaarin soittajan ja juontajan etsiminen aloitetaan. Uudenmaan Erätulet Sipoossa 2017 hirvenlihan myynti huutokaupalla asiaa selvitetään. 7. ERÄTULIEN TEHTÄVÄT JA VASTUUT, Keskustellaan seuraavista Erätulien tehtävistä ja vastuista: Tapahtumassa tarvitaan kolme rakotulta. Rakotulipuiden pituus on noin kolme metriä. Lisäksi tarvitaan niin sanottuja jätkänkynttilöitä niin monta kuin on tapahtumaan osallistuvia järjestöjä, käytännössä useita kymmeniä. Erätulipuiden ja jätkänkynttilöiden hankinta ja tulien rakennus, nimetään vastuuhenkilöt (liite 2) Uudenmaan Erätulet Sipoo 2017 tehtäviä: Rakotulet ja jätkänkynttilät sekä pönttöjen sorvauspuut hankkii Sipoon Riistanhoitoyhdistys. Ruokailun järjestäjä päätetään myöhemmin. Muita tehtäviä, jotka Sipoon kunta hoitaa Järjestyksen valvonta Liikenteenohjaus Äänentoisto Turvallisuussuunnitelma Pelastussuunnitelma Tarvittavat pöydät, sisätiloissa Lattioiden suojaus Uudenmaan Erätulet Sipoo 2017 tapahtuman rakennustalkoopäiviksi sovittiin, perjantai 24.11.2017 klo 17:00 ja jatketaan tarvittaessa aamupäivän ajan 25.11.2017. Tapahtuman tilat, sisällä ja ulkona, tarvittavat pöydät ja lattiansuojaus näyttelyhallissa. Erä- ja luontoaiheinen näyttely, jokainen järjestö rakentaa ja purkaa oman osastonsa. Tapahtuman jälkeen jokainen hoitaa pois tavaransa ja roskat pois paikaltansa. Ruokailun järjestämisoikeus ja hinta, leipä / levite / juusto + juoma (5 Raasepori 2016) Makkaran myynnin järjestämisoikeus ja hinta ("Lihaisa" makkara 2 Raasepori 2016) Lettujen/vohvelien myynnin järjestämisoikeus ja hinta (Lettu/vohveli 2 Raasepori 2016) Kahvituksen järjestämisoikeus ja hinta (Kahvi ja makea/suolainen 2,50 Raasepori 2016)
5 (6) Järjestyksen valvonta ja vastuuhenkilö Liikenteen ohjauksen vastuuhenkilö ja -ohjaajat 10-16 henkilöä, joilla on VHF-puhelimet Pysäköinnin valvonnan vastuuhenkilö ja ohjaajat Äänentoisto ja vastuuhenkilö tapahtumapaikalla Pelastussuunnitelman laatiminen ja luvat / Suomen 8. TIEDOTUS Tapahtuman järjestely vaatii seuraavia tiedotusasioita: tiedotustilaisuudet lehdistö, radio ja TV yleismainokset (n.3 kpl) niiden paikat ja asentajaryhmät erätuliopasteiden asennus ryhmään nimetään: tiedote Sipoon kunnan www sivuille ja tapahtumakalenteriin merkintä tapahtumasta tiedote SML Uudenmaan piirin www sivuille tietoa tapahtumasta jokaisen mukana olevan tahon tiedottaminen omissa lehdissä ja www sivuilla piirustuskilpailu, kutsukortin kansikuvasta (Sipoon kunnan ala-asteen kouluilla) SML Uudenmaan piirin 200,00 luokka stipendi 6 luokkien haettavaksi Tiedotuksen osalta selvitetään vielä tilannetta. SML toimittaa Sipoon kunnalle esityksen ulkomainoksen tekstityksestä ja ulkoasusta hyväksymistä varten, jonka jälkeen valmistetaan kunnalle 3-4 isoa Uudenmaan Erätulet Sipoossa 2017 ulkomainosta veloituksetta. SML toimittaa myös Sipoon kunnalle Erätulien tarra-mainoksia. Ulkoasu ja tekstitys toimitetaan kuitenkin ensin kunnalle hyväksymistä varten. 9. MUUT ASIAT. Tärkeitä yhteystietoja lomake, Täydennetään tietoja (Liite 3) Tulee vasta myöhemmässä vaiheessa. Käydään läpi sisä- ja ulkotilojen tilavarauksien tämän hetkinen tilanne. (Liite 4) Tulee vasta myöhemmässä vaiheessa. Muita asioita ei ollut
6 (6) 10. SEURAAVA ERÄTULITOIMIKUNNAN KOKOUS Seuraava Erätulikokouspäiväksi sovittiin: Aika: 13.6.2017 klo 18:00, Paikka: Erätulipaikalla, Nikkilän Sydän Iso Kylätie 12 Sipoo 11. KOKOUKSEN PÄÄTÖS. Suomen :n puheenjohtaja Timo Tanner kiitti Sipoon kuntaa ja sen yhteisöjen edustajia vilkkaasta sekä innostuneesta osallistumisesta Uudenmaan Erätulet Sipoo 2017, suunnitteluun ja päätti kokouksen. Timo Tanner Mauno Mynttinen puheenjohtaja toiminnanjohtaja 050 404 7749 044-988 2108 timo.tanner@pp1.inet.fi mauno.mynttinen@metsastajaliitto.fi