-1- DIPAL 30.1.2015 LIITE 1a HUSLABin pysyvä toimintaohje 2015 1. Johdanto HUSLAB on kunnallinen liikelaitos, joka on osa Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän organisaatiota. Liikelaitoksen toiminnasta säädetään kuntalaissa, HUS:n hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. Tällä johtosääntöä täydentävällä toimintaohjeella määritellään HUSLABin keskeiset viranhaltijaorganisaatiota ja hallintoa koskevat järjestelyt sekä toimivaltuudet. 2. Liikelaitoksen toiminta-ajatus HUSLAB hyödyttää toiminta-alueensa ihmisten terveyden- ja sairaanhoitoa tuottamalla tehokkaasti laadukkaita diagnostisia palveluja ja edistämällä niiden vaikuttavaa käyttöä. Lisäksi HUSLABissa luodaan tieteellisen tutkimuksen keinoin uutta tietoa ja sovelletaan sitä sekä koulutetaan uusia laboratorioalan huippuosaajia. 3. Liikelaitoksen organisaatio 3.1 Johtokunta 3.2 Toimitusjohtaja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunta vastaa osaltaan siitä, että liikelaitos toimii valtuuston ja hallituksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden mukaisesti. Johtokunnan tehtävistä on säädetty kuntalaissa ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. Yksityiskohtaisimmin johtokunnan päätöksenteosta, läsnäolo- ja puheoikeudesta johtokunnan kokouksissa ja hallituksen otto-oikeudesta johtokunnan päätöksiin määrätään HUS:n hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä. Toimitusjohtaja johtaa liikelaitoksen toimintaa ja päättää niistä asioista, mitä toimitusjohtajan tehtävistä on määrätty hallintosäännössä ja Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtosäännössä sekä muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille. Toimitusjohtaja huolehtii palvelujen tuottamisesta ja niiden kehittämisestä kustannustehokkaasti sekä tekee niitä koskevia esityksiä ja aloitteita johtokunnalle. Toimitusjohtaja vastaa liikelaitoksen strategisesta suunnittelusta ja palvelusopimusneuvotteluista asiakkaiden kanssa sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelusta. Toimitusjohtaja vastaa liikelaitoksen sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta sekä markkinoinnista. Toimitusjohtaja toimii liikelaitoksen johtavana ylilääkärinä, mikäli hän täyttää HUS:n yliopistosairaalan ylilääkärin pätevyysvaatimukset.
-2-3.3 Johtoryhmä 3.4 Vastuualueet Toimitusjohtaja asettaa liikelaitokselle johtoryhmän. Johtoryhmässä on toimitusjohtajan erikseen nimeämien edustajien lisäksi henkilöstön ja Helsingin yliopiston edustus. Johtoryhmä seuraa palvelujen saatavuutta, laatua ja sairaanhoitoalueiden sekä perusterveydenhuollon kanssa tehtävän yhteistyön sujuvuutta sekä liikelaitoksen taloutta ja muuta toimintaa. Johtoryhmässä sovitaan koko liikelaitosta koskevista yleisistä linjauksista ja vastuualueiden välisestä työnjaosta. Johtoryhmän tehtävänä on lisäksi tukea toimitusjohtajaa strategisessa ja operatiivisessa johtamisessa ja huolehtia päätösten toimeenpanosta ja seurannasta. Johtoryhmässä käsitellään myös liikelaitoksen riskejä koskevat raportit sekä varautumisen ja riskienhallinnan tavoite- ja toimenpideohjelmat. Johtoryhmän kokouksista laaditaan muistiot, jotka julkaistaan intrassa HUSLABin sivuilla. Liikelaitos jakaantuu vastuualueisiin ja vastuuyksiköihin toimitusjohtajan määräämällä tavalla. Vastuualuetta johtaa vastuualueen johtaja, jolla on tukenaan hallinnon vastuualuetta ja EVO, tutkimus ja opetus vastuualuetta lukuunottamatta vastuualueen ohjausryhmä, johon vastuualueen johtaja nimittää tarpeellisen määrän edustajia. Vastuualueen johtaja vastaa vastuualueen koko toiminnasta, kehittämisestä, taloudesta ja henkilöstöstä ja raportoi toiminnasta toimitusjohtajalle. Vastuualuejohtaja on vastuuyksiköiden päälliköiden välitön esimies. Vastuualueet jakaantuvat tarkoituksenmukaisella tavalla vastuuyksiköihin. Vastuuyksiköitä johtaa vastuualueen johtajan alaisuudessa vastuuyksikön päällikkö tai vastuuyksikköryhmän päällikkö. 3.5 Talous-ja yleishallinto Toimitusjohtajan alaisen hallinnon vastuualueen tehtävänä on huolehtia liikelaitoksen hallinto- ja talousprosessien asianmukaisuudesta ja siitä, että toiminnat ja niiden ohjeistus ovat yhdenmukaisia liikelaitosta koskevan kansallisen lainsäädännön ja HUS-yhtymän ohjeiden kanssa. Hallintopalvelut jakautuvat toiminnan kannalta tarkoituksenmukaisiksi ryhmiksi. Liikelaitoksen talouspäällikkö toimii hallinnon vastuualueen talousryhmän esimiehenä ja vastaa liikelaitoksen taloudenpidon asianmukaisuudesta sekä toimintojen kustannusten ja kannattavuuden seurannasta. Talouspäällikkö valmistelee yhdessä vastuualueiden ja muiden toimintayksiköiden kanssa liikelaitoksen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Talouspäällikkö valmistelee liikelaitoksen toimintaa kuvaavat talousraportit ja selvitykset sekä liikelaitoksen tilinpäätöksen toimitusjohtajalle. Talousryhmä huolehtii hankintapäällikön ohjauksessa liikelaitoksen tekemien hankintojen suunnittelusta ja vastaa niiden keskittämisestä, hankintamenettelyn ohjeistamisesta sekä yhteistyöstä HUS-yhtymän muiden liiketoiminta- ja tukipalveluiden kanssa ja huolehtii osaltaan sopimusneuvotteluista liikelaitokselle tavaraa tai palveluksia myyvien tahojen kanssa. Hallinnon vastuualueen henkilöstöryhmä huolehtii liikelaitoksen virkojen ja toimien aukipanosta ja liikelaitoksen vastuuyksiköiden tarpeen mukaan liikelaitoksen henkilöstön rekrytoinnista ja ohjaamisesta eri vastuualueille liikelaitokselle hyväksytyn henkilöstöbudjetin mukaisesti. Henkilöstöryhmä
-3-4 Päätöksenteko vastaa HUSLABin oppilaitosyhteistyöstä sekä työhyvinvoinnin edistämiseen liittyvistä asioista, henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien tuottamien päätösotteiden sekä työsopimusten ja virkamääräysten allekirjoittamisesta HUSLABin puolesta. Henkilöstöryhmän esimiehenä toimii henkilöstöpäällikkö. Henkilöstöpäällikkö esittelee toimitusjohtajalle esitykset virka- ja työehtosopimusten soveltamisesta virka- ja työsuhteisiin liikelaitoksessa, sen jälkeen kun jatketut välittömät neuvottelut pääsopijajärjestöjen kanssa on käyty. Henkilöstöryhmä valmistelee ja esittelee liikelaitoksen henkilöstöhallinnon ohjeet sekä muut henkilöstöä koskevat määräykset ja ohjeet toimitusjohtajan päätettäväksi. Henkilöstöryhmä huolehtii yhteydenpidosta HUS-yhtymän henkilöstöhallintoon sekä HUS-Servis liikelaitokseen. Henkilöstöryhmä huolehtii yhteistoimintaohjeessa määriteltyjen yhteistoimintaelinten toiminnan järjestämisestä ja toimii yhtenä työnantajan edustajana neuvotteluissa henkilöstöjärjestöjen kanssa. Henkilöstöpäällikkö tai hänen sijaisensa päättää HUSLABin luottamusmiesten ja työsuojeluvaltuutettujen matkalaskujen hyväksymisestä. Liikelaitoksen kehittämispäällikkö toimii kehittämisryhmän esimiehenä ja huolehtii liikelaitoksen tuottamien palveluiden laadun kehittämisestä, seurannasta ja arvioinnista sekä riskienhallinnasta ja toiminnan jatkuvasta parantamisesta yhteistyössä toimitusjohtajan ja vastuualueiden johtajien kanssa. Kehittämispäällikön tehtävänä on lisäksi yhdessä liikelaitoksen toimitusjohtajan kanssa suunnitella ja kehittää kansainväliset standardit täyttävää toimintajärjestelmää, jossa on selkeästi määritellyt vastuut, prosessit ja resurssit. Liikelaitoksen tietojärjestelmäpäällikkö vastaa tietohallinnosta, liikelaitoksen tietojärjestelmien käyttöönotosta, kehittämisestä ja operatiivisesta toiminnasta ja toimii tietohallintoryhmän esimiehenä. Tietojärjestelmäpäällikkö vastaa siitä, että potilaat voivat kirjallisen pyynnön perusteella käyttää tarkastusoikeuttaan koskien HUSLABin tietojärjestelmien tietoja ja saada lokirekisterin perusteella tiedon siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja ja, että rekisteritietojen korjaus vaatimukset käsitellään ja korjaukset toteutetaan. Tietojärjestelmäpäällikkö toimii yhteistyössä HUS-Tietohallinnon kanssa. Asiakaspalvelu- ja viestintäryhmä vastaa asiakkuuspäällikön ohjauksessa yhteyksistä HUS-yhtymän ja jäsenkuntien ulkopuolisiin asiakkaisiin sekä seuraa laboratoriopalveluiden markkinoiden kehitystä sekä valmistelee osaltaan liikelaitoksen palvelutarjoukset toimitusjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. Lisäksi asiakaspalvelu- ja viestintäryhmä kehittää liikelaitoksen asiakkuuksien hallintaa ja asiakaspalvelua yhteistyössä toimitusjohtajan ja vastuualueiden johtajien kanssa. Asiakaspalvelu- ja viestintäryhmä toteuttaa liikelaitoksen ulkoisen ja sisäisen tiedotuksen järjestämisen toimitusjohtajan määräämällä tavalla. 4.1 Johtosäännön määräykset Johtokunta hyväksyy liikelaitoksen toimintaohjeet, päättää hinnoitteluperiaatteista, päättää hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4000 000 euroa, päättää alle 500 000 euron pienten hankkeiden investointiohjelmasta,
-4- päättää virkojen perustamisesta tai lakkauttamisesta lukuunottamatta toimitusjohtajan virkaa, päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen, jollei liikelaitoksen toimintaohjeissa ole toisin määrätty, päättää toimitusjohtajan varahenkilöstä ja sijaisesta ja päättää liikelaitoksen johtavan ylilääkärin nimittämisestä. Johtokunta voi siirtää toimivaltaansa toimitusjohtajalle. Toimitusjohtaja päättää johtokunnan antamat ohjeet huomioon ottaen virkaja työehtosopimusten soveltamisesta alaisiinsa työntekijöihin siltä osin, kuin harkintavaltaa on hallituksen päätöksellä jätetty liikelaitokselle, päättää hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa, päättää liikelaitoksen tekemien palvelujen hinnoista johtokunnan hyväksymiä periaatteita noudattaen sekä muista asioista, joita ei ole määrätty valtuustolle, hallitukselle tai johtokunnalle eikä delegoitu muille viran- ja toimenhaltijoille, lukuunottamatta niitä asioita, jotka erikoissairaanhoitolain ja tartuntatautilain mukaan aina kuuluvat laboratorion johtavan ylilääkärin päätettäväksi. Toimitusjohtaja voi edelleen siirtää ratkaisuvaltaansa. 4.2 Johtokunnan ja toimitusjohtajan ratkaisuvallan edelleen siirtäminen 4.3 Henkilöstön valinta ja irtisanominen Vakituiset virat ja toimet täytetään hakumenettelyn perusteella huomioiden hallintosäännön 36 :n ja 37 :n määräykset. Ellei HUS-konsernin määräyksistä muuta johdu, päättää viran tai työsuhteisen palvelussuhteen aukipanosta virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Toimitusjohtaja päättää aukipanosta myös omien välittömien alaistensa osalta. Johtokunta päättää toimitusjohtajan välittömien alaisten ottamisesta virkaan. Toimitusjohtaja päättää hallinnon vastuualueen työntekijöiden ottamisesta työsuhteeseen ja vastuualuejohtajien suorien alaisten ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen. Vastuualueen johtaja päättää välittömiä alaisiaan lukuunottamatta alaisensa henkilökunnan ottamisesta virkaan tai työsuhteeseen sekä virkaan tai toimeen otetun tehtäväkohtaisesta palkasta työn vaativuuden arvioinnin tuottamien perusteiden mukaisesti. Koulutusvirkaan tai työsuhteeseen valinta tapahtuu ao. professorin tai muun lääketieteellisen tiedekunnan määräämän kouluttajan esityksestä. Viranhaltijan ja työsuhteisen palvelussuhteen päättämisestä päättää virkaan tai työsuhteeseen ottava viranhaltija. Ao. välitöntä esimiestä tulee virkaan tai työsuhteeseen ottamisessa taikka palvelussuhteen päättämisessä aina kuulla. 4.4 Henkilöstöhallinnon muu ratkaisuvalta Toimitusjohtaja päättää vastuualueen johtajan varahenkilön ja sijaisen määräämisestä tehtäväkohtaisen palkan korottamisesta sekä tehtävälisän ja harkinnanvaraisen henkilökohtaisenlisän myöntämisestä HUS:n periaatteiden mukaisesti viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä
-5- henkilöstön sijoittumisesta vastuualueille Kukin esimies päättää välittömien alaistensa osalta henkilön ottamisesta määräaikaiseen palvelussuhteeseen talousarvion mukaisesti ja toimitusjohtajan hyväksymiä vastuualueella noudatettavia periaatteita noudattaen vuosiloman myöntämisestä, virkavapaudesta ml. sairausloma ja niiden palkkaeduista, sekä virkaehtosopimuksen määräämistä muista palkallisista vapaapäivistä välittömien alaistensa HUS:n sisäisiin ja ulkoisiin koulutuksiin osallistumisista välittömien alaistensa työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä henkilöstön työsuhdematkalippujen myöntämisestä toimitusjohtajan hyväksymien periaatteiden mukaisesti Talouspäällikkö päättää lisäksi liikelaitoksen henkilöstön oman auton, taksin ja liikelaitoksen kustannuksella hankitun matkakortin käytöstä työtehtävissä liikelaitoksen henkilöstön matkapuhelimen ja muiden mobiililaitteiden käyttöoikeudesta Vastuualueen johtaja päättää lisäksi alaisensa henkilökunnan osalta vastuualueensa henkilöstön sijoittumisesta vastuuyksikköryhmiin / vastuuyksiköihin lähityönjohdon järjestämisestä vastuuyksiössä vastuuyksikön jakautumisesta toiminnallisesti tarkoituksenmukaisiin ryhmiin Vastuualuejohtajan estyneenä ollessa päätökset tekee toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Osastonhoitaja, Myrkytystietokeskuksen vastaava farmaseutti ja vastuualueen johtajan erikseen määräämä henkilö päättää lähityönjohdon piiriin kuuluvan henkilöstön vuosiloman, sairausloman ja sen palkkaetujen myöntämisestä HUS:n sisäisiin koulutuksiin osallistumisista työvuorosuunnitelmien ja tehtyjen työtuntien hyväksymisestä sijaisten palkkaamisesta alle 13 päivää kestävään työsuhteeseen lakisääteisten työlomien ja niiden palkkaetujen myöntämisestä 4.5. Taloushallinnon ratkaisuvalta 4.5.1. Hankintavaltuudet Taloushallinnon ratkaisuvallan käytössä on noudatettava HUS:n taloushallinnon ohjetta ja hankinnoissa lisäksi hankintaohjetta. Johtokunta päättää hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on 500 000 4000 000 euroa. Toimitusjohtaja päättää alle 500 000 euron laitteiden investointiohjelmasta sekä laiteinvestoinneista, ja tavara- ja palveluhankinnoista, joiden kokonaiskustannusarvio on alle 500 000 euroa.
-6- Vastuualueen johtaja päättää hankintaohjelman mukaisista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle 50 000 euroa. Vastuuyksikön päällikkö päättää hankintaohjelman mukaisista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on alle15 000 euroa. Hankintavaltuutta sopimuksen arvon osalta sovelletaan siten, että sopimuksen arvo on sopimuskauden kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassaolevan tai voimassaoloajaltaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä HUS:n hankintaohjeen mukaisesti sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankintojen tulee aina perustua vahvistettuun talousarvioon ja investointiluonteisten hankintojen osalta investointiohjelmaan. 4.5.2. Hankintojen kilpailuttaminen ja tilausvaltuudet Hankintojen kilpailuttamisessa tulee noudattaa hankintalakia, HUS:n hankintaohjetta ja liikelaitoksen omia toimintaohjeita. Arvoltaan yli 50 000 euron hankinnoista laaditaan kannattavuuslaskelma, joka tulee olla toimitusjohtajan hyväksymä ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Oikeus tavaroiden ja palveluiden tilaamiseen perustuu toimitusjohtajan viranhaltijapäätöksellä tekemään valtuutukseen. Tilausten tulee perustua vahvistettuun talousarvioon. Tilausten toteutumista suhteessa talousarvioon seurataan ja raportoidaan. Hankintapäätöksen mukaisten tilausten tekemisestä toimittajilta vastaa liikelaitoksen hallinnon vastuualueen talousryhmä. 4.5.3 Laskujen hyväksyminen Laskun hyväksyjä varmistaa menon tarkoituksenmukaisuuden, laillisuuden ja määrärahan riittävyyden. Itseään tai esimiestään koskevia laskuja ei voi hyväksyä. Laskut hyväksytään siinä toimintayksikössä, jonka toimintaan kohdistuvasta hankinnasta on kyse. Talouspäällikkö ja hänen poissaollessaan hankintapäällikkö hyväksyy HUSLABin käyttämistä tietojärjestelmistä aiheutuvat laskut. Hankintapäällikkö ja hänen poissaollessaan talouspäällikkö hyväksyy hankintasopimuksiin perustuvat laskut. Talouspäällikkö hyväksyy HUSLABin hallinnon vastuualueen muut laskut ja useampaa kuin yhtä vastuualuetta koskevat laskut vastuualueiden HUS-Kiinteistöltä tilaamien pienkorjausten koontilaskun johtokunnan kokous-, koulutus- ja matka- ja vastaavat laskut
-7- laskut, joita edellä ei ole määrätty kenenkään muun hyväksyttäväksi. Toimitusjohtaja määrää vastuualueen johtajan ja talouspäällikön esityksestä erillisellä viranhaltijapäätöksellä yksityiskohtaisemmin laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksyjistä. 4.5.3. Taloushallinnon muu ratkaisuvalta Talouspäällikkö päättää saatavien perinnän lopettamisesta ja saatavien poistosta yksittäistapauksessa enintään 10 000 euron suuruisen maksun, korvauksen tai muun vastaavan saatavan osalta. Talouspäällikkö päättää enintään 5000 euron suuruisen vahingonkorvauksen suorittamisesta lukuunottamatta potilaiden ja vastuualueiden henkilökunnan hävinneen ja rikkoutuneen omaisuuden korvaamisesta. Liikelaitoksen hankintapäällikkö tai hänen poissaollessaan talouspäällikkö päättää käytöstä poistettujen laitteiden hävittämisestä, myynnistä tai lahjoittamisesta vastuuyksikön päällikön esityksestä. 4.6. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Päätösvallan siirtäminen ei poista asianomaisen delegointipäätöksen tehneen johtajan viimekätistä vastuuta ja valvontavelvollisuutta delegoimassaan asiassa. Ensisijainen sisäisen valvonnan vastuu on esimiehillä. Riskienhallinnassa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa HUS:n hallituksen hyväksymää riskienhallintapolitiikkaa. Riskienhallinnalla varmistetaan, että käytettävissä on riittävästi tietoa organisaation olemassaoloa ja toimintaa uhkaavista riskeistä, ja että johdolla on kaikki tarpeellinen tieto merkittävistä riskeistä, suunnitelmat riskien hallitsemiseksi ja riittävät käsittelyjärjestelmät vahinkojen hoitamiseksi. Toimitusjohtaja ja vastuualueen johtaja vastaavat siitä, että heidän alaisissaan yksiköissä on toimiva riskienhallintaprosessi. Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan tulee olla kattavasti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty ja hoidettu. Hyväksytty Diagnostisten palveluiden liikelaitosten johtokunnan kokouksessa 30.1.2015