Sopimustyöryhmän raportti 11.5.2012 Visa Hiltunen, Tuija Tammelin, Riku Valleala, Pekka Olsbo, Sami Määttä ja Mikko Aro JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO
TAUSTAA Edellinen tutkimusaineistojen hallinnointia käsitellyt työryhmä totesi raportissaan, että Yliopiston varoin hankitut tai yliopistolla palvelussuhteessa aikaansaadut aineelliset tutkimusaineistot kuuluvat yliopistolle. Tämä on lähtökohtana myös nyt kyseessä olevan tutkimusaineistotyöryhmän työlle. Edelleen ongelmaksi tunnistetaan edellisen työryhmän tavoin, että tekijänoikeudelliset kysymykset voivat hämärtää tätä tulkintaa, sillä lähtökohtaisesti tekijänoikeudella suojatut teokset ovat tekijänsä eli tässä tapauksessa tutkijan määräysvallan alaisia. Tutkimusaineistoihin nimittäin sisältyy usein sekä tekijänoikeudella suojattuja että suojaamattomia osia teoskynnyksen ollessa alhainen varsinkin kirjallisten teosten osalta. Usein rajanveto tekijänoikeussuojan kattavuuden osalta on hankalaa ja varsinkin riitatilanteissa tutkijat ovat taipuvaisia tulkitsemaan omaa määräysvaltaansa tutkimusaineistoihinsa laajasti. Yliopiston toiminnan kannalta on keskeistä varmistaa tutkimusaineistojen käytettävyys ja tutkimustoiminnan jatkuvuus. Erityisen tärkeää käytettävyyden varmistaminen on tilanteissa, joissa tutkijaryhmän etenemismahdollisuudet riippuvat siitä, onko koko aiemmin kerätty aineisto tutkijaryhmän käytössä. Toisaalta esimerkiksi väitöskirja-aineistot voivat olla hyvinkin henkilöityneitä tiettyyn tutkijaan eikä muiden tutkijoiden kiinnostus näihin aineistoihin ole aina niin akuuttia. Lähtökohtaisesti kaikkien aineistojen tulisi kuitenkin olla yliopistoyhteisön käytössä. Tutkimusaineistoihin liittyvät kysymykset aktualisoituvat usein tilanteissa, joissa aineiston kerännyt tutkija vaihtaa työpaikkaa tai riitaantuu muiden tutkijoiden kanssa. Ongelmien välttämiseksi tutkimusaineistoja koskevien pelisääntöjen tulisikin olla selvillä jo siinä vaiheessa, kun muutoksia ei vielä ole näköpiirissä. TUTKIMUSAINEISTOJA KÄSITTELEVÄT SOPIMUKSET ERI TILANTEISSA Pääsääntöisesti aineistojen keräämistilanteet voidaan jakaa kahteen osaan riippuen siitä onko osallisena ulkopuolisia organisaatioita. Tutkimukset, joissa ei ole osallisena ulkopuolisia organisaatioita Aineistoa voidaan kerätä pelkästään Jyväskylän yliopiston oman henkilökunnan kesken joko perusrahoituksella tai apurahatyyppisellä rahoituksella, johon ei sisälly tuloksia tai tutkimusaineistoja koskevia velvoitteita. Mukana saattaa olla myös itsenäisiä tutkijoita.
Näissä tilanteissa ei ole välttämättä olemassa mitään kirjallista sopimusta tutkimuksen suorittamisesta tai tutkimusaineistojen käsittelystä vaan asiat jäävät tutkimusryhmän sisäisten käytäntöjen varaan. Tämä sopimukseton tila voi olla ongelmallinen erityisesti pitkään jatkuneiden tutkimusten ja arvokkaiden aineistojen kohdalla. Tällaisia tilanteita varten tutkimusaineistotyöryhmä on laatinut sopimusmallin, jonka pääsääntöisenä sisältönä on todeta, että tutkimushankkeessa kerätty tutkimusaineisto on Jyväskylän yliopiston omistuksessa ja että hankkeeseen osallistuville tutkijoille myönnetään käyttöoikeus aineistoon. Sopimus toimii sekä yliopistoyhteisön että tutkijoiden eduksi, sillä sopimuksella taataan kaikkien osapuolten oikeus käyttää tutkimusaineistoa jatkossa. Sopimusten osapuolina on tarkoitus olla hankkeeseen osallistuvien tutkijoiden sekä yliopiston edustajana toimivan dekaanin. Tutkimukset, joissa on osallisena ulkopuolisia organisaatioita Toinen tilanne koskee tutkimusta, jossa mukana on useita organisaatioita joko tutkimusta suorittamassa, rahoittamassa, aineistoa luovuttamassa tai ostajan ja myyjän rooleissa. Tällöin on tarpeellista laatia sopimus osapuolten välille jo pelkästään osapuolten roolien ja tutkimukseen liittyvän rahaliikenteen selventämiseksi. Näissä organisaatioiden välisissä tutkimushankkeissa tutkimusaineistoja käsitteleviä ehtoja on toistaiseksi näkynyt varsin vähän, mutta estettä tällaisten ehtojen ottamiselle sopimukseen ei ole. Organisaatioiden välisiä sopimuksia tehdään varsin moneen tarkoitukseen ja monenlaisten osapuolten välillä. Tutkimuksen tulosten osalta ei sopimuksissa ole perinteisesti tehty eroa sen suhteen, tarkoitetaanko varsinaisia johtopäätöksiä tai syntyneitä raportteja vai näiden pohjalla olleisiin tutkimusaineistoihin. Näihin kokonaisuuksiin on yleensä viitattu sanalla tulosaineisto, joka on kattanut kaiken tietyn tutkimusprojektin aikana syntyneen materiaalin. Tutkimusaineistojen merkityksen kasvaessa nämä termit on mahdollista eriyttää myös sopimusten tasolla. Seuraavassa tilannetta ja käytössä olevia sopimusehtoja ja niiden kehittämismahdollisuuksia tarkastellaan erikseen tilaajarahoitteisen tutkimuksen (tilaustutkimuksen) ja yhteisrahoitteisen tutkimuksen osalta. Tilaajarahoitteiset tutkimukset Varsinkin yritysten kanssa tehtävissä sopimuksissa on tyypillistä, että tilaaja haluaa omistusoikeuden kaikkiin tutkimuksen tuloksiin. Käytännössä kuitenkin lienee niin, että tilaajaa eivät niinkään kiinnosta itse tutkimusaineistot, vaan vastaukset esitettyihin tutkimuskysymyksiin. Tätä tilannetta vastaamaan ja yliopiston tutkimusaineistoihin kohdistuvan intressin turvaamiseksi tilaustutkimuksen sopimusmallia voitaisiin muokata niin, että tilaajalle luovutettaisiin varsinaiset tutkimustulokset, mutta tutkimuksen suorittamisessa syntyneet tutkimusaineistot jäisivät yliopistolle. Täsmennyksen
jälkeen sopimuksessa todettaisiin, että tilaajalle luovutettavat tutkimustulokset tarkoittaisivat johtopäätöksiä, raportteja, selvityksiä ja niin edelleen, kun taas näiden pohjana ollut tutkimusaineisto eli analysoimaton data, kyselyt ja mittaukset jäisivät lähtökohtaisesti yliopiston omistukseen. Tosiasiallisesti kyseessä voisi olla osin myös vallitsevan käytännön kirjaaminen sopimukseen. Tälläkin hetkellä tilaajarahoitteisen tutkimuksen sopimusmallissa on ehto, jonka mukaan yliopistolla on oikeus käyttää tutkimuksen tulosaineistoa tutkimus- ja opetustarkoituksiin. Vaihtoehtoisesti voidaan myös pitäytyä tässä vanhassa mallissa, jossa puhutaan tulosaineistosta. Voisi olla kuitenkin syytä joka tapauksessa lisätä sopimusmalliin erityisehdot -kohtaan maininta ja esimerkkejä tutkimusaineistoja koskevista ehdoista. Yhteisrahoitteiset tutkimukset Yhteisrahoitteisessa tutkimuksessa lähtökohdat ovat toiset, sillä pääsääntöisesti tuloksen aikaansaanut tai aineiston kerännyt omistaa aikaansaannoksensa. Aineistojen kerääminen voi tapahtua myös useiden osapuolten toimesta, jolloin aineisto on yhteisomistuksessa ja olennainen kysymys on sopia kyseisen aineiston hallinnoinnista, säilyttämisestä ja käyttöoikeudesta. Tällöin avainasemassa on se, että aineisto on tosiasiallisesti käytettävissä. Yhteisrahoitteisten tutkimushankkeiden toteuttamistapa ja osapuolten lukumäärät vaihtelevat suuresti. Iso osa yhteisrahoitteisten tutkimusprojektien sopimuksista tulee kommentoitavaksi isojen konsortioiden koordinaattoreilta ja esimerkiksi EU 7. puiteohjelman sopimuksissa käytetään vakiintuneesti Desca-sopimusmallia. Suurten tutkimuskonsortioiden tarpeisiin on vaikeaa laatia yleispätevää sopimusmallia, mutta esimerkiksi lähinnä kahdenvälisiin hankkeisiin sovellettavaa Jyväskylän yliopiston omaa yhteisrahoitteisen tutkimuksen sopimusmallia voidaan täydentää tutkimusaineistoa käsittelevin ehdoin ja yleisperiaattein. Käytäntöjen vaihdellessa iso osa sopimusehdoista jää niin suurissa kuin pienissä hankkeissa tapauskohtaisesti räätälöitäväksi, joten on tärkeää, että hanketta toteuttavat tutkijat ottavat asian esille sopimuksen valmistelijan kanssa, mikäli tutkimusaineistoa kysymyksiä halutaan säädellä tutkimussopimuksessa. Alla on eritelty yleisellä tasolla kysymyksiä joiden tutkimusaineistoryhmä arvelee nousevan usein esille tutkimusaineistoja koskien. TUTKIMUSAINEISTOJEN SÄILYTTÄMINEN Tutkimuksesta riippuen tulisi pystyä määrittelemään säilytetäänkö aineisto paperi- vai digimuodossa ja missä aineisto säilytetään. Hankkeen keston aikaiset käytännöt tulee erottaa hankkeen jälkeisestä säilytyksestä. Esimerkiksi FSD:ssä säilyttäminen voidaan kirjata sopimukseen. Mikäli tietoja muokataan hankkeen jälkeen (esim. anonymisointi) voidaan tämä kirjata sopimukseen. Tämän osalta myös osapuolten välinen työnjako tulisi määritellä.
Aineistojen käyttö Kuka päättää jatkokäytöstä? Luontevinta on jättää tämä aineistoa säilyttävän tahon tai omistajan päätettäväksi. Onko aineisto kenen tahansa saatavissa, vai tuleeko tarvitsijan esittää riittävät perusteet käyttöluvan saamiseksi? Mikäli jatkokäyttöä suunnitellaan, on tämä tarpeen huomioida jo aineistoa kerätessä tutkittavien informoinnissa ja suostumusten pyytämisessä. Julkisuus ja julkaiseminen Tutkimussopimuksissa pääsääntöisesti sovitaan luottamuksellisen tiedon salassapidosta ja nämä määräykset otetaan huomioon tieteellisiä julkaisuja laadittaessa. Luottamukselliset tiedot ja henkilötietojen suoja tulee huomioida aineistoa käytettäessä ja julkaistaessa. On suositeltavaa, että tutkimusaineistoista sovitaan jo hankkeen varsinaista tutkimussopimusta laadittaessa. Mikäli tämä ei ole mahdollista, voidaan tutkimusaineistojen jatkokäyttöä käsitellä myös hankkeen päätyttyä. Erityisen luontevaa tutkimusaineistojen käytöstä on sopia hankkeen tulosten hyödyntämisestä sopiessa. YHTEENVETO, TULOKSET JA KEHITTÄMISEHDOTUKSET Tällä hetkellä tutkimusaineistoja käsitteleviä kysymyksiä ei juurikaan säädellä yliopistolla solmittavissa sopimuksissa. Tämä koskee niin yhteisrahoitteisia kuin tilaajarahoitteisia tutkimusprojekteja sekä projekteihin liittyen laadittavia oikeuksiensiirtosopimuksia. Epäselvää tilannetta ei välttämättä poista edes se, että organisaatioiden välillä tehdään sopimuksia tutkimusten tuloksista tai tutkimusaineistoista, jos näihin periaatteisiin ei saada sitoutettua tutkijoita. Tällä hetkellä yliopistolla tehdään oikeuksiensiirtosopimuksia tutkimusprojekteihin, joissa on yliopiston ulkopuolisia osallistujia, ja yliopiston tekemä sopimus edellyttää tutkimustulosten oikeuksien siirtämistä tutkijalta yliopistolle. Oikeudet siirretään siinä laajuudessa kuin yliopiston tekemä sopimus edellyttää. Periaatteessa tutkimusaineistojen kohdalla tulisi toimia samanlaisen periaatteen: mikäli yliopisto organisaationa sopii tutkimushankkeessa kerättyjen aineistojen käytöstä,
on nämä oikeudet hankittava myös tutkijoilta riippumatta siitä, sisältyykö tutkimusaineistoihin immateriaalioikeudella suojattua materiaalia. Yliopistolla on välillä mietitty myös kesto-oikeuksiensiirtosopimusten tekemistä erillisten tutkimusprojektikohtaisten oikeuksiensiirtosopimusten sijaan. Kesto-oikeuksiensiirto vähentäisi tehtävien oikeuksiensiirtosopimusten määrää ja täten vapauttaisi resursseja varsinaiseen tutkimustoimintaan. Tapauskohtaisten sopimusten ongelmana on usein se, että niitä ei välttämättä muisteta tehdä aina kun tarve olisi. Tämäkin poistuisi kestosopimukseen siirtymällä. Mikäli kesto-oikeuksiensiirtoihin mennään, tulisi näihin sopimuksiin lisätä maininta myös tutkimusaineistojen omistajuudesta ja tutkijoille myönnettävistä käyttöoikeuksista, jotta epäselvyyksiltä vältytään tulevaisuudessa. Jos kesto-oikeuksiensiirtosopimuksiin ei siirrytä, on syytä tarkentaa nykyään voimassaolevia oikeuksiensiirtosopimuksia tutkimusaineistojen osalta. Tämän lähestymistavan ongelmana on se, että tällöin ne tutkimukset, joissa oikeuksiensiirtosopimusta ei tehdä, jäävät säätelemättä. Mahdollista olisi ottaa tällainen maininta myös henkilöstön työsopimuksiin. Tutkimusaineistoja käsittelevä ehto, joka mahdollistaa aineistojen käytön myös tutkijalle itselleen olisi myös todennäköisesti myös helpommin hyväksyttävissä kuin kaikkia työn tuloksia käsittelevä kestooikeuksiensiirto. LAADITUT SOPIMUKSET JA ASIAKIRJAT Välittömästi käyttöönotettavaksi tutkimusaineistotyöryhmä on valmistellut jo yllä mainitun sopimusmallin tutkimusaineistojen käyttöoikeuksista sopimiseen tilanteessa, jossa tutkimuksen toteuttamiseen ei osallistu ulkopuolista organisaatiota. Tilanteisiin, joissa taustalla on yhteisrahoitteinen tutkimussopimus, on myös laadittu oma sopimusmallinsa JY:n sisäiseen käyttöön. Tämän sopimusmallin käyttö edellyttää, että organisaatioiden välillä on sovittu JY:n omistavan tietyn tutkimusaineiston tai omaavan siihen käyttöoikeuden. Sopimuksella on mahdollisuus tarvittaessa sopia siitä, kuinka aineistoa JY:n sisällä hallinnoidaan ja kenellä on oikeus tätä kyseistä aineistoa käyttää. Näiden käyttötarve voi olennaisesti vähentyä, mikäli yliopisto ryhtyy yllä mainittuihin toimenpiteisiin kokonaisvaltaisemman ratkaisun saavuttamiseksi. Lisäksi on valmisteltu tilaajarahoitteisen tutkimuksen yleiset sopimusehdot sellaiseksi, että ne ottavat huomioon aineistokysymykset. Myös yhteisrahoitteisen tutkimuksen sopimusmallia on päivitetty. Nämä voidaan tarvittaessa ottaa käyttöön nykyisten sopimusmallien sijaan. Ryhmä on myös luonnostellut ehdotuksia konkreettisiksi sopimusehdoiksi, joita voitaisiin soveltaa tapauskohtaisesti tutkimusaineistoja koskien. Sopimusmallit ja sopimusehdot ovat tämän raportin liitteenä.