sivu 1/5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 OHJESÄÄNTÖ ALAYHDISTYKSISTÄ, AVUSTUKSISTA JA Edustajiston päätös 28.10.2009, 27.1.2010, 29.9.2010, 23.11.2011, 21.11.2012 ja XX.XX.XXXX. Tässä ohjesäännössä tiedekuntajärjestöillä tarkoitetaan tiedekuntien kattojärjestöjä ja Turun Kauppatieteiden ylioppilaat ry.:tä. Luku I Alayhdistysasema 1 Yleistä TYYllä voi olla alayhdistyksiä, joita koskevat tässä ohjesäännössä määritellyt oikeudet ja velvollisuudet. 2 Alayhdistysaseman perusteet Alayhdistysaseman voi hakemuksesta saada yhdistys, jonka jäsenten enemmistö on TYYn jäseniä. Erityisen painavista syistä hallitus voi myöntää alayhdistysaseman myös yhdistykselle, jonka jäsenistä alle puolet on TYYn jäseniä. Yhdistyksen jäsenistä vähintään kymmenen tulee olla TYYn jäseniä, jotta alayhdistysasema voidaan myöntää. Tämä ei koske yhdistyksiä, joilla ei ole henkilöjäseniä. Erityistapauksessa TYYn hallitus voi painavasta syystä myöntää alayhdistysaseman myös yhdistykselle, jossa ei ole kymmentä TYYn jäsentä. Alayhdistyksen toiminnan tulee kohdistua ylioppilaskunnan jäsenistöön ja edistää heidän henkisiä, sosiaalisia tai yhteiskunnallisia pyrkimyksiään. Alayhdistyksen tulee kaikessa toiminnassaan ottaa huomioon yksilön oikeudet ja TYYn yhdenvertaisuutta koskevat tavoitteet. 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 Alayhdistyksen on oltava merkittynä yhdistysrekisteriin tai parhaillaan rekisteröitymässä. 3 Alayhdistysaseman myöntäminen Alayhdistysaseman myöntää ylioppilaskunnan hallitus. Hakemukset käsitellään kaksi kertaa vuodessa ennen tammikuun loppua ja ennen syyskuun loppua. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään joulukuun puoleen väliin mennessä ja elokuun loppuun mennessä. Alayhdistysasemaa haetaan TYYstä saatavalla lomakkeella. Hakemuksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava yhdistyksen hyväksytyt säännöt ja viimeisin vahvistettu toimintasuunnitelma. Jos yhdistyksen rekisteröinti on kesken, tulee sen alayhdistysaseman hakemisen yhteydessä esittää tosite rekisteröintiasiakirjojen toimittamisesta viranomaisille. 4 Alayhdistyksen oikeudet Alayhdistyksellä on oikeus tehdä aloitteita ylioppilaskunnan edustajistolle, hakea ylioppilaskunnalta toiminta- ja projektiavustuksia, käyttää Turun ylioppilaslehden tiedotuspalstaa ja käyttää hyväkseen TYYn alayhdistyksilleen tarjoamia palveluja. TYYn alayhdistyksellä on oikeus toimia ja saada TYYn palveluja sekä suomeksi että englanniksi. Toiminta-avustusta yhdistys voi hakea vasta alayhdistykseksi hyväksymistä seuraavana kalenterivuonna. 5 Alayhdistyksen velvollisuudet Alayhdistyksen on vuosittain joulukuun puoleen väliin mennessä jätettävä
sivu 2/5 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 ylioppilaskunnalle TYYn alayhdistysilmoituslomake täytettynä. Ilmoituksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä. Alayhdistys voi ilmoituksen yhteydessä hakea 8 2 momentissa tarkoitettua toiminta-avustuksen perusosaa ennakkoon maksettavaksi. Tällöin ilmoituksen yhteydessä on toimitettava kyseisen toimikauden toimintasuunnitelma ja tilikauden talousarvio. Alayhdistyksen on vuosittain toimitettava TYYlle edellisen kauden hyväksytty toimintakertomus ja tilinpäätös. Alayhdistyksen sääntöjen muuttuessa tulee yhdistyksen viipymättä toimittaa uudet säännöt TYYlle. 6 Alayhdistysluettelo Hallitus vahvistaa luettelon TYYn alayhdistyksistä vuosittain tammikuun ja syyskuun loppuun mennessä. Yhdistyksiltä, jotka eivät ole jättäneet alayhdistysilmoitusta vaadittuine liitteineen määräaikaan mennessä, voidaan tällöin, hallituksen järjestettyä yhdistyksille tilaisuuden tulla kuulluksi asian suhteen, evätä niiden alayhdistysasema. Hallitus määrittelee, onko alayhdistys ainejärjestö, tiedekuntajärjestö vai muu yhdistys. 7 Alayhdistysaseman epääminen Jos yhdistyksen jäsenrakenne tai toiminta muuttuu merkittävästi siten, etteivät 2 :ssä mainitut ehdot täyty tai jos yhdistys antaa toiminta- tai projektiavustusta hakiessaan virheellisiä tietoja ilmeisessä hyötymistarkoituksessa tai syyllistyy vaalijärjestyksen 57 pykälässä mainittuihin rikkomuksiin, voi hallitus keskeyttää myönnettyjen avustusten maksun tai evätä yhdistyksen alayhdistysaseman ja poistaa sen 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 alayhdistysluettelosta. Lisäksi alayhdistysasema voidaan evätä 6 :ssä mainitusta syystä sekä tapauksessa jossa alayhdistys jättää 5 :ssä mainitut velvollisuutensa täyttämättä. Luku II Avustustoimikunta 8 Jäsenet Avustustoimikuntaan kuuluu puheenjohtaja ja 6-10 varsinaista jäsentä ylioppilaskunnan jäsenten keskuudesta. Toimikunnan puheenjohtajana toimii ylioppilaskunnan hallituksen jäsen. Toimikunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Ylioppilaskunnan edustajiston ja hallituksen puheenjohtajilla sekä pääsihteerillä ja järjestö- ja hallintoasiantuntijalla on toimikunnan kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. Toimikunta on päätösvaltainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja puolet jäsenistä on läsnä. Eronneen tai estyneen jäsenen tilalle hallitus valitsee uuden jäsenen toimikunnan kauden loppuun. Toimikunnan toimintakausi on kalenterivuosi. Toimikunta valitaan joulukuun edustajiston kokouksessa edustajistoryhmien valintatoimikunnalle tekemien esitysten perusteella. 9 Avustustoimikunnan tehtävät Toimikunnan tehtävänä on: 1) Valmistella toiminta-avustusten tarkat pisteytyskriteerit 11 :ssä mainittujen osaalueiden ja näiden alakohtien mukaisesti; 2) Pisteyttää toiminta-avustushakemukset; 3) valmistella muut rahalliset avustuspäätökset, jotka edustajisto toimikunnalle määrää; 4) huolehtia toimintansa riittävästä dokumentoinnista ja raportoinnista edustajistolle;
sivu 3/5 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 5) huolehtia seuraavan toimikunnan kouluttamisen suunnittelusta ja toteuttamisesta; ja 6) perustaa tarvittaessa jaoksia tai määräaikaisia työryhmiä. Avustukset 10 Toiminta-avustus Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää alayhdistyksilleen vuosittain toiminta-avustuksia, joiden tarkoituksena on kannustaa yhdistyksiä aktiivisuuteen. Toiminta-avustusta hakevalla alayhdistyksellä tulee olla vähintään kymmenen TYYn jäsentä lukuun ottamatta niitä järjestöjä joilla ei ole henkilöjäseniä. Yhdistys voi hakea toiminta-avustuksen perusosan suuruista ennakkoavustusta alayhdistysilmoituksen yhteydessä. Ennakko maksetaan alayhdistyksen tilille 6 :ssä mainitun alayhdistysluettelon vahvistamisen jälkeen. Toiminta-avustuksia haetaan TYYn toiminta-avustuslomakkeella. TYY julkaisee toiminta-avustusten pisteytyksen myöntökriteeristön osaalueet ja alakohdat www-sivuillaan. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava alayhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio hakemusta koskevalle vuodelle sekä viimeksi päättyneen tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle. Myöhässä tulleita toimintaavustushakemuksia ei käsitellä. Perustellusta ja hyväksyttävästä syystä hakemuksen täydentämiseen voidaan myöntää lisäaikaa 14.4. asti. Anomus lisäajasta tulee toimittaa TYYn kansliaan toimistosihteerille maaliskuun loppuun mennessä kirjallisesti paperiversiona. Lisäajan myöntämisestä annetaan ilmoitus sitä hakeneelle alayhdistykselle. Mikäli yhdistyksen toiminnan jatkuminen on riippuvainen TYYn toiminta- 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 avustuksesta, voi hallitus määräajan umpeuduttuakin myöntää yhdistykselle toiminta-avustusta määrältään alennettuna. Mikäli yhdistyksen toimintaavustushakemuksen puutteellisuus on seurausta TYYstä johtuvasta teknisestä virheestä, annetaan yhdistykselle ilmoitus mahdollisuudesta korjata tai täydentää hakemusta. Mikäli yhdistys ei toteuta eikä edistä 2 :ssä mainittuja alayhdistyksen tavoitteita, toiminta-avustus voidaan jättää myöntämättä. Jokainen toimintaavustusta hyväksyttävästi hakenut alayhdistys on oikeutettu toimintaavustuksen perusosaan, joka on aine- ja tiedekuntajärjestöille suurempi kuin muille alayhdistyksille. Hakemus on hyväksyttävä vain siinä tapauksessa, että se on toimitettu ajoissa kaikkine vaadittuine liitteineen. Toiminta-avustuksen lisäksi filiaaleissa toimivia alayhdistyksiä tuetaan taloudellisesti erillisellä avustuksella. Puoluepoliittisille alayhdistyksille ei myönnetä toiminta-avustusta. Alayhdistyksen taloutta, hallintoa tai toimintaa koskevien epäselvyyksien tai rikkeiden vuoksi hallitus voi päättää, ettei toiminta-avustusta myönnetä ennen kuin epäselvyydet on korjattu. Myönnetyt toiminta-avustukset maksetaan alayhdistyksen tilille yhdessä tai useammassa erässä. Ensimmäisestä erästä vähennetään jo maksettu perusosa. 11 Hakemusten pisteytys Alayhdistyksille myönnettävä toimintaavustus koostuu kaikille aine- ja tiedekuntajärjestöille myönnettävästä perusosasta sekä toiminnan pisteytyksen perusteella myönnettävästä lisäosasta. Pisteen arvo määräytyy käytettävissä olevan toiminta-avustusbudjetin ja kaikkien jaettujen pisteiden summan osamäärästä. Perusosan määrää edustajisto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän, kuin
sivu 4/5 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kolmella, alennetaan toiminta-avustuksen lisäosaa 60 prosentilla. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän kuin yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kuudella, jätetään toiminta-avustuksen lisäosa myöntämättä. Alayhdistysten toimintaa tarkastellaan kolmella osa-alueella, jotka on esitetty alla. Toiminta-avustuksia käsittelevä avustustoimikunta arvioi hakemusten ja liitteiden perusteella yhdistyksen toimintaa ja pisteyttää kunkin kohdan arvionsa perusteella. Toimintaa arvioitaessa otetaan huomioon sekä toteutunut että suunnitelmissa oleva toiminta. Mikäli yhdistys päivittää jäsenluetteloaan yhdistyslain mukaisesti, annetaan yhdistykselle lisäpisteitä sen mukaan kuinka paljon sillä on jäsenistössään TYYn jäseniä. Opintoasiat Koulutuspoliittinen toiminta Valtakunnallinen yhteistyö Opiskelua tukeva toiminta Yleinen yhdistystoiminta Tiedotus Taloudenpito Toiminnan jatkuvuus Koulutuksiin osallistuminen Ympäristöseikkojen huomioiminen Yhteistyö muiden alayhdistysten kanssa Aktiivisuus TYYn yhdenvertaisuusohjelman huomioiminen Vapaa-aika Juhlat Kulttuuri Liikunta Muu hyvinvointi 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 12 Projektiavustus Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää projektiavustuksia. Alayhdistyksille myönnettävien projektiavustusten tarkoituksena on kannustaa alayhdistyksiä kehittämään uutta toimintaa sekä tukea yhdistysten kannalta merkittäviä projekteja. Projektiavustuksia voidaan poikkeuksellisesti myöntää myös muille TYYn jäsenistä koostuville ryhmille samoin perustein kuin alayhdistyksille. Projektiavustushakemuksen voi jättää milloin tahansa, kuitenkin ennen projektin toteuttamista. Projektiavustuksia myönnetään myös aine- ja tiedekuntajärjestön perustamiseen. Hallitus käsittelee helmikuun, huhtikuun ja syyskuun loppuun sekä marraskuun 15. päivään mennessä jätetyt hakemukset kolmen viikon kuluessa näistä määräajoista. Projektiavustuksia haetaan TYYn projektiavustuslomakkeella. Projektiavustushakemuksen mukana on toimitettava koko hankkeen talousarvio. Lisäksi hakemukseen on liitettävä yhdistyksen talousarvio ja toimintasuunnitelma, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle. Avustusta voidaan myöntää alayhdistyksen projektille tai toiminnalle, joka on kertaluontoista tai yhdistyksen ensimmäistä kertaa toteuttamaa. Lisäksi hakemusta käsiteltäessä katsotaan eduksi jos projekti tai toiminta on innovatiivista. parantaa merkittävästi yhdistyksen toimintaedellytyksiä. tukee TYYn omaa toimintaa tai tavoitteita. parantaa opiskelijoiden yhteiskunnallista asemaa. parantaa opiskelijoiden opiskeluedellytyksiä.
sivu 5/5 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 lisää opiskelijoiden hyvinvointia. mahdollistaa esteettömän ja yhdenvertaisen osallistumisen. kattaa laajasti TYYn jäsenistöä. edistää alayhdistyksen näkyvyyttä oman jäsenistön ulkopuolella tai TYYn näkyvyyttä. edistää eri tahojen yhteistyötä. kannustaa kv-opiskelijoita osallistumaan tapahtumaan. pyrkii minimoimaan ympäristökuormituksensa. Yhdistyksen varallisuus ei vaikuta avustuksen myöntämiseen. Kyseessä olevaa projektia varten järjestetty muu varainhankinta ei vaikuta alentavasti avustuksiin, ellei se kata kaikkia projektista aiheutuvia kuluja. Muu varainhankinta projektiin katsotaan ansioksi ja toimeliaisuuden osoitukseksi. Avustusta ei myönnetä yhdistyksen normaaliksi tai toistuvaksi katsottavaan toimintaan. liiketoiminnan harjoittamiseen tai yhdistyksen varainhankintaan. TYYn arvojen vastaiseen toimintaan. tilaisuuksiin, joihin ei liity erityistä ohjelmaa. toistuviin tapahtumiin. yhdistyksen lehden julkaisemiseen. yhdistyksen jäsenten matkakustannuksiin, majoituksiin tai ruokailuihin (esimerkiksi ekskursioilla). Avustusta voidaan kuitenkin myöntää esimerkiksi puhujan tai vierailijan matkakustannuksien korvaamiseen. tapahtumien ruoka- tai juomatarjoiluihin. 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489 490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 Avustus maksetaan jälkikäteen alayhdistyksen tilille TYYn järjestöasiantuntijalle esitettyjä kuitteja ja selvityksiä vastaan. 13 Erillisavustukset Projektiavustusten lisäksi ylioppilaskunta voi myöntää erillisavustusta. Erillisavustuksia voidaan myöntää toistuvaan toimintaan, joka muuten täyttää projektiavustuksen kriteerit ja on erityisen merkittävää. Erillisavustuksia haetaan samalla lomakkeella ja hakuaikataululla kuin projektiavustuksia. 14 Avustusten myöntäminen Avustusten myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan hallitus. Avustustoimikunta osallistuu avustusesitysten valmisteluun. Avustuspäätöksistä ilmoitetaan ylioppilaskunnan ilmoitustaululla, verkkosivuilla ja tiedottamiseen käytettävällä sähköpostilistalla. 15 Avustusten lunastaminen Projekti- ja erillisavustukset tulee lunastaa viimeistään myöntämispäätöstä seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä. Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää edustajisto. Tämä ohjesääntö astuu voimaan X.X.XXXX.